خطأ في كشوف الرواتب: استرداد الأجر الزائد والنموذجان ⁦941-X⁩ و⁦W-2c⁩

هل أستطيع إلغاء كشف رواتب دُفع بالفعل؟

إمكانية إلغاء دورة رواتب مسألة تتعلق بميزة في البرنامج، ولا يقول إرشاد IRS للتصحيح شيئًا عنها. فالإقرارات الضريبية تتبع ما دُفع واستُقطع فعلًا، لا ما تعرضه شاشة كشوف الرواتب، وتبدأ واجبات الإيداع من تاريخ دفع الأجور لا من وقت تسجيل الالتزام في الدفاتر (المنشور 15). فمتى وصل المال إلى الموظف، فقد دُفعت الأجور وتُصحَّح الإقرارات لتطابقها، كما يلي. ويُعالَج التشغيل المكرر أو المبلغ الخاطئ بالطريقة نفسها.

موضع الخطأ هو ما يحدد التصحيح:

هل دفعت أقل مما يجب؟ ادفع الفرق في كشف رواتب جديد. فالنموذج 941 يحتسب الأجور التي دفعتها خلال الربع (تعليمات النموذج 941)، فيُصرَّح بالأجر الإضافي في الربع الذي يُدفع فيه فعلًا؛ والنموذج ⁦941-X⁩ خاص بما أخطأ التشغيل الأصلي في الإبلاغ عنه. وسرعة الدفع المطلوبة مسألة من قانون الأجور تُسأل عنها إدارة العمل في ولايتك.

يكون خطأ كشف الرواتب غير بسيط إذا:

• امتد عبر ربعين أو عبر نهاية السنة؛
• شمل عدة موظفين، أو كان مزوّد كشوف الرواتب هو من قدّم الإقرارات؛
• رفض الموظف الرد، أو غادر، أو نازع في المبلغ؛
• لم تعد الدفاتر والإقرارات المقدَّمة متطابقة.

اجمع قبل أن تغيّر أي شيء: سجل الرواتب لكل تاريخ دفع متأثر، والخصومات من الحساب البنكي، وسجلات الإيداع، وكل نموذج 941 قُدِّم، ونماذج ⁦W-2⁩ الصادرة فعلًا.

هل أستطيع استرداد المال من الموظف أو خصمه من راتبه القادم؟

تبيّن قواعد الضريبة كيف تتغير الإقرارات حين يرد الموظف أجورًا دُفعت بالخطأ، مثل أجر عن ساعات لم تُعمل. ولا تبيّن كيف يجوز لك أن تحصّل المبلغ. وهل تستطيع خصم الدفع الزائد من الأجر اللاحق مسألة من قانون الأجور، وينطبق قانون الولاية كما ينطبق القانون الفيدرالي.

أقرب حد فيدرالي موجود في الدليل المرجعي الموجز لوزارة العمل لقانون معايير العمل العادلة. وهو يقول إن الخصومات عن بنود مثل العجز والزي الموحد غير قانونية بالقدر الذي تدفع فيه الأجر دون الحد الأدنى الفيدرالي للأجور أو تخفّض أجر العمل الإضافي المستحق. ولا يقول الدليل شيئًا عن استرداد الدفعات الزائدة. ويضيف أن القانون الفيدرالي لا يلغي قوانين الولايات التي تحمي الموظفين أكثر، فقد تقيّد قوانين دفع الأجور في الولاية هل يجوز لصاحب العمل أن يخصم دفعة زائدة، وكم، وبأي شروط. راجع إدارة العمل في ولايتك قبل أن تخصم.

مهما اتفقت مع الموظف، أبقِ السجل الضريبي سليمًا:

• دوّن تاريخ الدفع، والمبلغ المدفوع بالخطأ، والمبلغ المردود.
• اتفق كتابةً على المبلغ الذي يرده الموظف ومتى. يجب أن ترجع أجور السنوات السابقة بالمبلغ الإجمالي (انظر أدناه)؛ والمنشور 15 ساكت عن أجور السنة نفسها، فسجّل ما اتفقتما عليه.
• تعديل كشف الرواتب، أو عودة النقد، لا يصحّح الإقرارات المقدَّمة. فالتصحيح مرتبط بالرد ويتم في النموذج ⁦941-X⁩ (المنشور 15).
• إذا لم يرد الموظف المبلغ أبدًا، فلا يوجد رد يُصحَّح؛ والمنشور 15 لا يتناول الدفع الزائد غير المسترد.

ماذا يحدث لضرائب الرواتب إذا رُدّ الدفع الزائد في السنة نفسها؟

الأجور المدفوعة بالخطأ والمردودة في السنة التقويمية نفسها، في ربع لاحق، تُصحَّح في النموذج ⁦941-X⁩ للربع الذي دُفعت فيه. ويسترد التصحيح استقطاع ضريبة الدخل وضريبتي الضمان الاجتماعي وMedicare على الأجور المردودة (المنشور 15، رد الأجور).

1. سجّل الرد: تاريخه ومبلغه وتاريخ الدفع الأصلي.
2. قدّم نموذج ⁦941-X⁩ مستقلًا لكل ربع متأثر. اخفض الأجور (السطر 6)، وضريبة الدخل المستقطعة (السطر 7)، وأجور الضمان الاجتماعي (السطر 8)، وأجور Medicare (السطر 12). واستخدم عملية التعديل (السطر 1): فطلب الاسترداد لا يسترد ضريبة دخل استُقطعت فعلًا. اشرح كل تغيير في السطر 43 وأدخل تاريخ اكتشاف الخطأ (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩).
3. أكمل الشهادات المطلوبة. فحين يخفّض التصحيح ضريبة الضمان الاجتماعي أو Medicare المستقطعة من الموظفين، تشهد بأن حصة الموظف رُدّت إليه أو عُوّض عنها. ويمكن أن يقوم طلب الاسترداد بدلًا من ذلك على موافقة الموظف الكتابية، وحين لا يمكن العثور على موظف أو لا يقدّم بيانًا، تُصحَّح حصة صاحب العمل وحدها (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩).
4. أعدّ النموذج ⁦W-2⁩ للسنة بالمجاميع المصحَّحة. ولأن الأجور استُلمت بالخطأ في السنة نفسها، يمكن أن يخفّض الرد أجور تلك السنة (المنشور 15).

إذا وقع الخطأ ورده في الربع نفسه قبل تقديم النموذج 941 لذلك الربع، فلا حاجة إلى النموذج ⁦941-X⁩: يحمل النموذج 941 المجاميع الصحيحة.

ماذا لو رد الموظف المبلغ بعد انتهاء السنة؟

الأجور المدفوعة بالخطأ في سنة والمردودة في سنة لاحقة يُسترد منها ضريبتا الضمان الاجتماعي وMedicare فقط، في النموذج ⁦941-X⁩ للربع الذي دُفعت فيه الأجور. وتبقى ضريبة الدخل المستقطعة كما أُبلغ عنها، ويصحّح النموذج ⁦W-2c⁩ خانتي الضمان الاجتماعي وMedicare (المنشور 15؛ تعليمات ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩).

تنطبق ثلاث قواعد على رد أجور سنة سابقة:

• ارددها بمبلغها الإجمالي. تقول تعليمات ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩ إن الرد الذي يتم هذه السنة عن أجور دُفعت في سنة سابقة يجب أن يكون بالمبلغ الإجمالي لا الصافي.
• احتفظ ببيان الموظف. لاسترداد حصة الموظف من ضريبة السنة السابقة، تشهد بأنك رددت إلى الموظف أو عوّضته، وتحتفظ ببيان كتابي منه بأنه لم يطالب ولن يطالب باسترداد أو ائتمان عنها. احتفظ به أربع سنوات على الأقل (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩).
• أخبر الموظف بما يعنيه ذلك. يقول IRS إن الموظف قد يستحق خصمًا أو ائتمانًا عن الرد إذا زاد على 3,000 دولار، وفقط إذا أدرج الأجر في دخله حين بدا أن له حقًا غير مقيَّد فيه (⁦26 USC 1341⁩). والخصم خصم مفصَّل؛ وللموظف أن يختار ائتمانًا بدلًا منه. وعند هذا المبلغ أو دونه، يقول المنشور 525 إن الرد لا يُخصم في الإقرار الفيدرالي؛ وقد تختلف إقرارات الولايات. ولاسترداد أي ضريبة Medicare إضافية دُفعت على تلك الأجور، يقدّم الموظف النموذج ⁦1040-X⁩؛ ولا يعدّلها صاحب العمل.

استقطعت من أجر موظف أكثر من اللازم. ماذا يجب أن أفعل، وبحلول متى؟

ردّ إلى الموظف الزيادة أو عوّضه عنها. ويجب رد ضريبة الدخل أو ضريبة Medicare الإضافية الزائدة قبل نهاية السنة التقويمية التي استُقطعت فيها، وتحتفظ بإيصال كتابي من الموظف يبيّن التاريخ والمبلغ (المنشور 15).

وإذا لم ترد إلى الموظف ولم تعوّضه، فعليك أن تصرّح بكل مبلغ زائد وتدفعه، ومنه ضريبتا الضمان الاجتماعي وMedicare، مع النموذج 941 للربع الذي استقطعت فيه الزيادة. وبالنسبة إلى ضريبة الدخل، لا يُسمح بتصحيح التحصيل الزائد إلا إذا رددت إلى الموظف في السنة نفسها أيضًا (IRS: تصحيح ضرائب التوظيف).

وضريبة الضمان الاجتماعي أو Medicare الزائدة التي سبق التصريح بها في نموذج 941 مقدَّم تتبع مسار النموذج ⁦941-X⁩ أعلاه: ردّ إلى الموظف، أو احتفظ بموافقته الكتابية على المطالبة، ثم صحّح الإقرار.

استقطعت أو صرّحت بأقل من اللازم. كيف أصحّح ذلك وأحصّل من الموظف؟

حين يُستقطع أقل من اللازم، يدين صاحب العمل بالضريبة التي كان مطلوبًا منه استقطاعها، سواء حصّلها من الموظف أم لا. قارن أولًا النموذج 941 بما ينبغي أن يظهر فيه: فالسطر 3 يُبلغ عن ضريبة الدخل المستقطعة أو المطلوب استقطاعها (تعليمات النموذج 941). وإذا لم يُقدَّم النموذج 941 للربع، فصرّح بالمبلغ كاملًا فيه. وإذا كان قد أبلغ عن المستقطع فقط، فصحّحه في النموذج ⁦941-X⁩؛ وإذا كان قد أبلغ عن المبلغ كاملًا، فلا تزده مرة أخرى، وادفع أي رصيد. وهل يجوز لك بعد ذلك استرداد الضريبة من الأجر اللاحق هي مسألة قانون الأجور المذكورة أعلاه، ويصف المنشور 15 التعويض بأنه أمر يُسوّى بينك وبين الموظف (المنشور 15). صرّح بكل دولار مرة واحدة: لا تحسب ضريبة الدخل نفسها في النموذج ⁦941-X⁩ ثم مرة أخرى استقطاعًا من أجر لاحق. وكيفية التصريح بذلك أمر لمعدّ إقراراتك.

وإذا اخترت أن تتحمل الضريبة بدل استردادها، فإن تعليمات النموذج ⁦941-X⁩ تعامل الضريبة التي يدفعها صاحب العمل عن موظف بدلًا من خصمها من أجره أجورًا إضافية خاضعة للضريبة. فاحسم ذلك قبل أن تقدّم.

ينطبق حدّان:

• ضريبة الدخل وضريبة Medicare الإضافية يجب استردادهما من الموظف في آخر يوم من السنة التقويمية أو قبله.
• بعد انتهاء السنة، لا يستطيع النموذج ⁦941-X⁩ تصحيح ضريبة دخل لم تُستقطع قط، لأن الإقرار يبيّن أصلًا ما استُقطع فعلًا (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩). ويبقى صاحب العمل مسؤولًا عن الضريبة التي كان مطلوبًا منه استقطاعها (⁦26 USC 3403⁩)، ما لم تُدفع ضريبة الموظف نفسه على تلك الأجور (⁦26 USC 3402(d)⁩). ونماذج IRS لإثبات ذلك هي النموذج 4669 والنموذج 4670. وبالنسبة إلى استقطاع ضريبة الدخل، يطلب النموذج 4670 أيضًا تقرير فحص، وإن دُفعت الضريبة، إقرارًا معدَّلًا مثل النموذج ⁦941-X⁩، فكون هذا المسار مناسبًا قرار مختص. ولا يُعفى من الغرامات والإضافات الضريبية.

أجور الضمان الاجتماعي وMedicare المصرَّح بها بأقل من حقيقتها تُصحَّح في النموذج ⁦941-X⁩ ما دام موعد التصحيح مفتوحًا.

كيف أصحّح النموذج 941: النموذج ⁦941-X⁩، تعديل أم مطالبة، وبحلول متى؟

حين تكتشف خطأ في نموذج 941 قدّمته بالفعل، عليك تصحيحه بالنموذج ⁦941-X⁩. قدّم نموذجًا واحدًا لكل ربع، منفصلًا عن النموذج 941 الحالي، وقدّمه إلكترونيًا إن استطعت. وإذا لم تقدّم النموذج 941 أصلًا، فقدّمه بدلًا من النموذج ⁦941-X⁩، وراجع التأخر في ضرائب الرواتب (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩). وإذا كان مزوّد كشوف الرواتب يقدّم إقراراتك، فاطلب منه إعداد النموذج ⁦941-X⁩ والنموذج ⁦W-2c⁩: فأنت تظل مسؤولًا عن الإقرارات والضريبة (المنشور 15).

يطلب منك الجزء 1 اختيار عملية واحدة:

تصحيح مبالغ مصرَّح بها بأقل وبأكثر في ربع واحد يتطلب عملية التعديل في نموذج واحد. أما طلب الاسترداد للربع نفسه فيحتاج إلى نموذج ثانٍ للجزء المصرَّح به بأقل (IRS: تصحيح ضرائب التوظيف).

الموعد النهائي حين تدين بمبلغ. قدّم بحلول موعد استحقاق النموذج 941 للربع الذي اكتشفت فيه الخطأ، وادفع بحلول وقت التقديم:

الموعد الذي يصادف عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية ينتقل إلى يوم العمل التالي.

الموعد النهائي للضريبة المصرَّح بها بأكثر من حقيقتها. يسمي IRS موعد التصحيح مدة التقادم: ينبغي تقديم التعديل قبل انتهائها بأكثر من 90 يومًا، ويمكن تقديم المطالبة في أي وقت قبل انتهائها وهي واجبة خلال آخر 90 يومًا. ومدة الضريبة المصرَّح بها بأكثر من حقيقتها هي 3 سنوات من تاريخ تقديم النموذج 941 أو سنتان ⁦(2)⁩ من تاريخ دفع الضريبة، أيهما أبعد. وللضريبة المصرَّح بها بأقل من حقيقتها هي 3 سنوات من التقديم. وإذا قُدِّم النموذج 941 ودُفعت الضريبة قبل 15 أبريل من السنة التالية، فيُعتبر التقديم والدفع كأنهما تمّا في 15 أبريل (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩؛ ⁦26 USC 6513(c)⁩).

وإذا كان موعد الاسترداد على وشك الانتهاء قبل أن يُردّ للموظفين أو يوافقوا، فتقول تعليمات النموذج ⁦941-X⁩ أن تقدّم المطالبة دون وضع علامة في أي خانة في السطر 5 وأن تذكر ذلك في السطر 43. ويجب أن ترد إليهم أو تعوّضهم وتشهد بذلك قبل أن يسمح IRS بالمطالبة (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩).

ويستخدم مقدّمو الإقرار السنوي النموذج ⁦944-X⁩، ويُستحق بحلول 31 يناير من السنة التالية للسنة التي اكتشفوا فيها الخطأ حين يدينون بضريبة (تعليمات النموذج ⁦944-X⁩). وليس للنموذج 940 نموذج X: ضع علامة في خانة الإقرار المعدَّل في نموذج 940 جديد (IRS: تصحيح ضرائب التوظيف).

متى أقدّم أيضًا النموذج ⁦W-2c⁩ والنموذج ⁦W-3c⁩؟

قدّم النموذج ⁦W-2c⁩ مع النموذج ⁦W-3c⁩ حين يغيّر تصحيح الأجور أو ضريبتي الضمان الاجتماعي وMedicare لسنة قُدّمت نماذج ⁦W-2⁩ الخاصة بها بالفعل. ويربط المنشور 15 بين الاثنين، ويطلب النموذج ⁦941-X⁩ أن تشهد بأنك قدّمت أو ستقدّم كل نماذج ⁦W-2⁩ و⁦W-2c⁩ المطلوبة، حتى لو لم يغيّرها تصحيحك (المنشور 15؛ تعليمات النموذج ⁦941-X⁩).

• قدّم في أقرب وقت ممكن بعد اكتشاف الخطأ، وأعطِ الموظف نسخة (تعليمات ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩).
• قدّم إلكترونيًا إذا كان الأصل واجب التقديم إلكترونيًا. النموذج ⁦W-2c⁩ الذي يصحّح نموذج ⁦W-2⁩ واجب التقديم إلكترونيًا يجب تقديمه إلكترونيًا أيضًا.
• اكتُشف الخطأ بعد أن صار النموذج ⁦W-2⁩ مع الموظف وقبل أن يصل إلى إدارة الضمان الاجتماعي الأمريكية (SSA): أبطل النسخة A الخاطئة، وأعدّ نموذج ⁦W-2⁩ جديدًا، وضع على نسخ الموظف الجديدة علامة «CORRECTED».
• أجور سنة سابقة مردودة: صحّح أجور وضريبتي الضمان الاجتماعي وMedicare فقط، لا الخانة 1 ولا الخانة 2.

والخطأ المكتشف والمردود داخل سنة واحدة لا يحتاج إلى النموذج ⁦W-2c⁩، لأن النموذج ⁦W-2⁩ لتلك السنة لم يُقدَّم بعد. وتربط صفحة IRS عن النموذج ⁦W-2c⁩ بالنموذج الحالي.

أي أخطاء استقطاع ضريبة الدخل ما زال تصحيحها ممكنًا بعد انتهاء السنة؟

لا يمكن تصحيح استقطاع ضريبة الدخل إلا إذا اكتشفت الخطأ في السنة التقويمية نفسها التي دفعت فيها الأجور. وللسنوات السابقة، لا يمكن تصحيح إلا الخطأ الإداري، أو الخطأ في عامل عُومل خطأً كمقاول وفُرضت عليه ضريبة بمعدلات المادة 3509. والخطأ الإداري هو أن المبلغ في النموذج 941، السطر 3، ليس المبلغ المستقطع فعلًا؛ وتعدّ تعليمات النموذج ⁦941-X⁩ فقط أخطاء الحساب أو قلب الأرقام في الإبلاغ عن المبلغ المستقطع (المنشور 15؛ تعليمات النموذج ⁦941-X⁩).

وينطبق حد نهاية السنة نفسه على استقطاع ضريبة Medicare الإضافية. أما الأجور المصرَّح بها خطأً فتُصحَّح مع ذلك في النموذج ⁦941-X⁩، السطر 6، وفي النموذج ⁦W-2c⁩، باستثناء الأجور التي ردّها الموظف.

كيف أصحّح الدفاتر بعد خطأ في كشوف الرواتب؟

صحّح الدفاتر بقيود جديدة مؤرخة تنتهي مطابقة للإقرارات المصحَّحة. ولا يحدد أي مصدر حكومي القيود، فهذه طريقة عمل شائعة لا قاعدة ضريبية. والمرجع الضريبي هو رقم الأجور الربع سنوي في النموذج ⁦941-X⁩، السطر 6، الذي يقول IRS إنه يغذي النموذج ⁦W-2⁩ وعادةً خصم الأجور في النشاط (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩).

أما كيف يظهر رد أجور سنة سابقة في إقرار ضريبة دخل النشاط نفسه فسؤال منفصل لا تجيب عنه هذه الصفحة. وللاطلاع على القيود نفسها راجع قيود اليومية لكشوف الرواتب، وللأرصدة التي لا تُصفَّى راجع التزامات الرواتب التي لا تُصفَّى.

هل تحتاج تقارير الرواتب والبطالة في ولايتي إلى التصحيح نفسه؟

التصحيح الفيدرالي لا يغيّر عنك إقرارًا في الولاية. فاستقطاع ضريبة دخل الولاية وتقارير أجور تأمين البطالة في الولاية ومعلومات أجور الولاية في النموذج ⁦W-2⁩ لكل منها جهتها وعملية تصحيحها، وتتفاوت القواعد والنماذج والمواعيد بين الولايات. ولا تذكر هذه الصفحة شيئًا منها.

وتفيد نقطة فيدرالية واحدة. إذا كانت تغييراتك الوحيدة على النموذج ⁦W-2⁩ في بيانات الولاية أو البلدية، فلا ترسل النسخة A من النموذج ⁦W-2c⁩ إلى SSA: بل ترسلها إلى جهة الولاية أو البلدية وتعطي الموظف نسخة (تعليمات ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩). واسأل جهات الضرائب والقوى العاملة في ولايتك كيف تعدّل.

هل أدين بفوائد أو غرامة على تصحيح كشوف الرواتب؟

ليس دائمًا. فتصحيح الضريبة المصرَّح بها بأقل من حقيقتها يخلو عادةً من الفوائد ومن غرامتي التأخر في السداد والتأخر في الإيداع إذا:

• قدّمت بحلول موعد استحقاق النموذج 941 للربع الذي اكتشفت فيه الخطأ؛
• دفعت المبلغ المبيّن في السطر 27 بحلول وقت التقديم؛
• أدخلت تاريخ اكتشاف الخطأ؛
• شرحت أسس التصحيح ووقائعه.

لا يخلو التصحيح من الفوائد إذا كانت المبالغ المصرَّح بها بأقل من حقيقتها تتصل بمسألة أُثيرت في فحص لفترة سابقة، أو إذا صرّحت بأقل عن علم، أو إذا تلقيت إشعار مطالبة بالدفع أو إشعار تحديد بموجب المادة 7436 (تصنيف العاملين) (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩؛ المنشور 15). وضريبة FUTA المدفوعة بأقل من حقيقتها ليس لها تعديل معفى من الفوائد (IRS: تصحيح ضرائب التوظيف).

والنموذج ⁦941-X⁩ الذي يبيّن ضريبة تدين بها ويُقدَّم بعد موعده يجب أن يرفق به Schedule B (النموذج 941، تقرير التزامك الضريبي بالتاريخ) معدَّلًا، وإلا فقد يقدّر IRS غرامة تأخر في الإيداع بمتوسط (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩). وإذا وصل إشعار غرامة بعد التقديم، فرُدّ على الإشعار بتفسيرك؛ ولا ترفق تفسيرًا بالإقرار. واستخدم النموذج 843، لا النموذج ⁦941-X⁩، لطلب إلغاء الغرامات أو الفوائد المقدَّرة (عن النموذج 843؛ تعليمات النموذج ⁦941-X⁩). ومن يُطلب منه جمع الضريبة المستقطعة وتوريدها ويتخلف عمدًا عن ذلك قد يكون مسؤولًا شخصيًا عن غرامة تساوي الضريبة غير المورَّدة (⁦26 USC 6672⁩). ولغرامات الإيداع ومن يجوز أن يكون مسؤولًا، راجع التأخر في ضرائب الرواتب.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية، بالدولار الأمريكي. وهي تفترض ضريبة ضمان اجتماعي ⁦6.2%⁩ وضريبة Medicare 1.45% على كل من الموظف وصاحب العمل، وموظفًا دون حد الأجور.

رد في السنة نفسها عن ربع سابق

في مارس يدفع كشف رواتب لموظف 3,000 دولار إجمالًا بدل 1,500 دولار. وعلى 1,500 دولار الزائدة يستقطع 150 دولارًا ضريبة دخل، و93.00 دولارًا ضريبة ضمان اجتماعي، و21.75 دولارًا ضريبة Medicare، فيتلقى الموظف 1,235.25 دولار زيادة. ويدين صاحب العمل أيضًا بالضريبة المقابلة عليه ويودعها. وفي نوفمبر يرد الموظف 1,235.25 دولار التي استلمها فعلًا. وكان الموظف قد تحمّل بالفعل 264.75 دولار المستقطعة على تلك الأجور. يعامل هذا المثال ذلك على أنه تسوية لحصة الموظف؛ ويجب مع ذلك أن تكون شهادة النموذج ⁦941-X⁩ صحيحة.

يقدّم صاحب العمل النموذج ⁦941-X⁩ لربع مارس بعملية التعديل: تخفيض الأجور بمقدار 1,500 دولار (السطر 6)، وضريبة الدخل بمقدار 150 دولارًا (السطر 7)، والضمان الاجتماعي بمقدار 186.00 دولارًا (السطر 8، أي ⁦12.4%⁩ من 1,500 دولار)، وMedicare بمقدار 43.50 دولارًا (السطر 12، أي ⁦2.9%⁩). ويبلغ الائتمان 379.50 دولار. ويُظهر النموذج ⁦W-2⁩ للسنة الأجور وضريبة الدخل بعد التخفيض.

رد بعد انتهاء السنة

في ديسمبر الماضي دفع كشف رواتب لموظف 4,000 دولار زائدة، استُقطعت عليها 600 دولار ضريبة دخل. ويرد الموظف 4,000 دولار إجمالًا في مارس. ويسترد النموذج ⁦941-X⁩ لربع ديسمبر ضريبة الضمان الاجتماعي 496.00 دولار وMedicare 116.00 دولار، أي تصحيحًا قدره 612.00 دولار، دون ضريبة الدخل البالغة 600 دولار.

ويعوّض صاحب العمل الموظف عن حصته (306 دولارات) ويحتفظ ببيان الموظف الكتابي. ويصحّح النموذج ⁦W-2c⁩ خانتي الضمان الاجتماعي وMedicare فقط. وتبقى 4,000 دولار خاضعة للضريبة على الموظف عن السنة الماضية. افترض أنه حين قُدِّم إقرار السنة الماضية بدا أن للموظف حقًا في الأجر. ولأن الرد يزيد على 3,000 دولار، يجوز للموظف أن يخصمه (إن فصّل الخصومات) أو أن يأخذ ائتمانًا في إقرار هذه السنة. ولا تُخفَّض أجور هذه السنة.

ضريبة دخل مستقطعة بأقل من اللازم

يستقطع خطأ في الإعداد 1,200 دولار أقل من ضريبة الدخل الفيدرالية عبر ثلاثة كشوف رواتب في الربع الثالث، وأبلغ النموذج 941 المقدَّم عن الضريبة المستقطعة فعلًا فقط. ويكتشفه صاحب العمل في نوفمبر. فيقدّم النموذج ⁦941-X⁩ للربع الثالث بحلول 31 يناير بعملية التعديل، ويدفع 1,200 دولار بحلول وقت التقديم. ولو اكتُشف الخطأ بعد 31 ديسمبر، لما استطاع النموذج ⁦941-X⁩ تصحيح ضريبة الدخل المستقطعة، ولبقي صاحب العمل مسؤولًا عن الضريبة ما لم تُدفع ضريبة الموظف نفسه على تلك الأجور.

هل وضعك مختلف؟

• الخطأ يمتد عبر أرباع أو نهاية السنة، أو يطال عدة موظفين، أو قدّم مزوّد كشوف الرواتب إقرارات خاطئة، أو تُرد أجور سنة سابقة: يجب أن يتطابق التعديل أو المطالبة وحصة الموظف وأي نموذج ⁦W-2c⁩ والدفاتر مع الإقرارات المقدَّمة. وينبغي ترتيبها كلها قبل التقديم؛ راجع خدمة مسك الدفاتر.
• كان ينبغي استقطاع ضريبة الدخل في سنة سابقة ولم تُستقطع: لا يستطيع النموذج ⁦941-X⁩ تصحيحها، ويظل صاحب العمل مسؤولًا ما لم تُدفع ضريبة الموظف نفسه. ويبدأ إثبات ذلك بسجلات الرواتب والدفاتر؛ راجع خدمة مسك الدفاتر.
• لا يرد الموظف المبلغ، أو ينازع فيما دُفع: التحصيل مسألة من قانون الأجور لإدارة العمل في ولايتك؛ أما قيد المبلغ غير المسترد وإبقاء الإقرارات متطابقة فمن خدمة مسك الدفاتر.
• فاتتك إيداعات، أو لم تقدّم النموذج 941 قط، أو وصلك إشعار من IRS: راجع التأخر في ضرائب الرواتب.
• لم يودع مزوّد كشوف الرواتب الضرائب: راجع مزوّد كشوف الرواتب لم يدفع ضرائبك.
• لم تُقدَّم النماذج ⁦W-2⁩ أو 1099 قط: راجع النماذج الضريبية المتأخرة للمقاولين والموظفين.
• دُفع للعاملين كمقاولين: راجع المقاولون الذين قد يكونون موظفين.
• دفع مالك شركة S ضريبة إضافية عبر EFTPS بدل استقطاعها: راجع ضريبة مالك شركة S المدفوعة عبر EFTPS.
• دفعت لنفسك أجورًا من LLC بعضو واحد تملكها: راجع أجور من LLC بعضو واحد تملكها.
• جاء الخطأ بعد تغيير مزوّد كشوف الرواتب في منتصف السنة، أو تريد إعداد كشوف الرواتب بحيث لا يتكرر: راجع تغيير مزوّد كشوف الرواتب وإعداد كشوف الرواتب.