قيد يومية الرواتب: إجمالي الأجر والاستقطاع وضريبة صاحب العمل

كيف أسجّل قيد يومية كشوف الرواتب لدورة رواتب واحدة؟

يجعل قيد يومية كشوف الرواتب لدورة واحدة مصروفين مدينين: إجمالي الأجور وضرائب الرواتب على صاحب العمل. ويجعل البنك دائنًا بصافي الأجر، وحساب التزام واحدًا دائنًا عن كل ضريبة مستقطعة أو مستحقة. المدين يساوي الدائن. سجّله من سجل الرواتب (payroll register)، وهو تقرير مزوّد الخدمة عن إجمالي أجر كل موظف وخصوماته وصافي أجره في الدورة، لا من الخصم في البنك.

حساب تسوية الرواتب (payroll clearing account) حساب احتجاز مؤقت: يدخله صافي الأجر عند تسجيل الدورة ويخرج منه عند خروج المال من البنك، فينتهي عند الصفر.

إجمالي الأجور هو كل ما كسبه الموظف، لذلك فالضريبة المستقطعة من أجره ليست تكلفة إضافية على النشاط. التكلفة الإضافية هي ضرائب صاحب العمل نفسه فقط. ويسمي IRS ضريبة الدخل المستقطعة وضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare على الموظف «ضرائب الأمانة» (trust fund taxes) لأن صاحب العمل يحتفظ بها لحساب وزارة الخزانة (المنشور 15). ولهذا توضع في حسابات الالتزامات ولا توضع أبدًا في المصروفات. وإذا لم تُسدَّد، يجوز لـIRS أن يفرض على كل شخص مسؤول يمتنع عمدًا عن سدادها، مثل مسؤول تنفيذي أو شريك، غرامة قدرها ⁦100%⁩ من المبلغ غير المسدد بموجب المادة 6672 (المنشور 15، القسم 11). ولدى IRS عمومًا 3 سنوات اعتبارًا من 15 أبريل من السنة التي تلي دفع الأجور، أو من تاريخ التقديم إن كان لاحقًا، لتقدير الغرامة، ولا يوجد حد زمني ما دام الإقرار غير مقدَّم (المادة 6501؛ ويطبّق دليل IRS الداخلي ذلك في IRM 5.7.3). راجع غرامة استرداد ضريبة الأمانة.

القيد ليس بسيطًا عندما:

• يُظهر تقرير مزوّد الخدمة وبنكك ودفاترك مبلغًا مختلفًا لكل منها عن الدورة نفسها.
• لا يتفق النموذج 941 لربع سنة مع إجماليات ⁦W-2⁩ أو مع دفاترك، أو يُظهر تقرير مزوّد الخدمة إيداعًا لا يظهر في حسابك لدى IRS، أو أرسل IRS إشعارًا.
• لم تُسجَّل أشهر سابقة من كشوف الرواتب قط، أو سُجِّلت كمصروف واحد.
• يعمل الموظفون في أكثر من ولاية، لأن كل ولاية تضيف حساباتها الخاصة.
• الخصومات قبل الضريبة أو المزايا الخاضعة للضريبة أو التأمين الصحي لمالك شركة S تجعل إجمالي الأجر في السجل يختلف عن الأجور في النموذج 941.
• أنت مالك. مالك الشركة الذي يعمل في النشاط موظف، لذلك يمر أجره عبر هذا القيد ولا تمر التوزيعات عبره أبدًا. ويذكر المنشور 15 أن المدفوعات للشركاء معفاة من الاستقطاع وضريبة الرواتب، وأن العاملين لحسابهم الخاص ليسوا موظفين عمومًا، لذلك لا يُمرَّر ما يأخذه صاحب المنشأة الفردية أو الشريك لنفسه عبر كشوف الرواتب (المنشور 15).

إذا انطبق أي من الأمور الثلاثة الأولى، فلن يحسم تسجيل الدورة القادمة بشكل صحيح الفترات التي مضت. يجب تتبع كل منها من سجل الرواتب إلى حسابك لدى IRS وإلى الإقرارات. ويوضح القسم الأخير إلى أين تتجه بعد ذلك.

اجمع قبل التسجيل: سجل الرواتب للدورة، وتقرير التزامات الضرائب لدى مزوّد الخدمة، وبنود البنك، والنموذجين 941 و940 المقدَّمين حتى الآن.

ما ضرائب الرواتب التي تُستقطع من الأجر، وما الذي يدفعه صاحب العمل فوق ذلك؟

تُستقطع ضريبة الدخل والضمان الاجتماعي وMedicare من أجر الموظف، ويدفع صاحب العمل مثل الأخيرتين. أما ضريبة البطالة الفيدرالية فعلى صاحب العمل وحده، وكل ولاية تحدد ضريبة البطالة الخاصة بها.

المعدلات وحد الأجور في المنشور 15 والموضوع 751. يتوقف الضمان الاجتماعي عن الموظف عندما تبلغ أجوره الحد، أما Medicare فيستمر طوال السنة. ويقل ائتمان FUTA إذا دُفعت ضريبة الولاية متأخرة أو كانت الولاية من ولايات خفض الائتمان (credit reduction state)، ولا ائتمان على الأجور التي تستثنيها الولاية من ضريبة البطالة لديها، مثل أجور المسؤولين التنفيذيين في الشركات في بعض الولايات (تعليمات النموذج 940).

بعض أجور الأسرة لها بنود أقل. لا يدين صاحب المنشأة الفردية، أو الشراكة التي شركاؤها جميعًا والدا الطفل، بضريبة الضمان الاجتماعي أو Medicare على أجر طفل دون سن 18، ولا بضريبة FUTA على أجر طفل دون سن 21. ولا يدين صاحب المنشأة الفردية بضريبة FUTA على أجر زوجه أو زوجته. ويظل استقطاع ضريبة الدخل ساريًا، ولا تحصل الشركة ولا أي شراكة أخرى على أي من هذه الاستثناءات (المنشور 15، القسم 3؛ توظيف أبنائك).

في المنشور 15، تعني «ضريبة الدخل» ضريبة الدخل الفيدرالية فقط، ويحيل أصحاب العمل إلى إدارة الضرائب في ولايتهم أو محليتهم لمعرفة قواعد الولاية. ولكل من استقطاع الولاية وبطالة الولاية وأي ضريبة محلية حساب التزام خاص به، بالاسم الذي يستخدمه تقرير الضرائب لدى المزوّد. وتأخذ بعض الولايات أيضًا اشتراك عجز أو إجازة مدفوعة من أجر الموظف (كاليفورنيا، نيويورك)، وتأخذ قلة منها جزءًا من ضريبة البطالة (وزارة العمل). وأي مبلغ يُستقطع من الأجر هو التزام لا مصروف على صاحب العمل. ويتغير القيد بحسب الولاية.

الأساس النقدي أم الاستحقاق المحاسبي: بأي تاريخ تُسجَّل الأجور وضرائب الرواتب؟

للقيد البنود نفسها في دفاتر الأساس النقدي ودفاتر أساس الاستحقاق المحاسبي. والفرق في التاريخ فقط. تسجّل دفاتر الأساس النقدي الدورة كلها، الأجور وضريبة صاحب العمل، في تاريخ الدفع. وتسجّل دفاتر أساس الاستحقاق المحاسبي الأجور في الفترة التي أُنجز فيها العمل (المنشور 538).

هذه الأعمدة هي الدفاتر. وقد يختلف الإقرار: يخصم إقرار الأساس النقدي المصروفات في سنة دفعها، ويخصم إقرار أساس الاستحقاق المحاسبي ضرائب التوظيف عمومًا عند دفعها (واستثناء البند المتكرر قد يقدّم ذلك، كما يشرح الرواتب المستحقة في نهاية السنة)، والأجور المستحقة لشخص ذي صلة على الأساس النقدي، مثل المالك، تُخصم عند دفعها فقط (المنشور 538). ويسوّي معدّ إقراراتك هذا الفرق في نهاية السنة.

الضريبة المستقطعة التزام في الدفاتر النقدية أيضًا. تبدأ مهلة الإيداع في تاريخ الدفع، ويبلغ النموذج 941 عن الالتزام بتاريخ دفع الأجور، لا بتاريخ استحقاقه ولا بتاريخ إيداعه (تعليمات النموذج 941؛ المنشور 15). وتتبع أجور النموذج ⁦W-2⁩ السنة التقويمية التي تُدفع فيها (تعليمات ⁦W-2⁩).

فترة الدفع داخل شهر واحد لا تحتاج إلى استحقاق. أما الفترة التي تعبر نهاية شهر أو سنة، فراجع أجور استُحقت في ديسمبر ودُفعت في يناير.

مزوّد الرواتب يسحب مبلغًا واحدًا من البنك. كيف أقسمه؟

قسّم الخصم إلى صافي الأجر وضريبة محتجزة ورسوم المزوّد، مستعينًا بملخص المزوّد للدورة، وطابقه مع قيد السجل. وتسجيل الخصم كله مصروف رواتب واحدًا يضخّم الأجور، ويخفي ضريبة صاحب العمل والرسوم، ولا يترك التزامًا يمكن مقارنته بالإيداعات.

إذا كان المزوّد يرسل قيده إلى دفاترك، فافتحه وقارن كل بند بالجدول في أعلى هذه الصفحة. ابحث عن ضريبة سُجِّلت مصروفًا، ورسوم داخل الأجور، ودائن واحد للبنك عن كل شيء.

1. احصل على ملخص الدورة. يُظهر إجمالي الأجر وكل ضريبة وصافي الأجر والرسوم إذا كان المزوّد يحاسب عليها مع الدورة.
2. سجّل القيد من الجدول في أعلى هذه الصفحة، مع جعل حساب تسوية الرواتب دائنًا بصافي الأجر.
3. قسّم بند البنك. يسوّي صافي الأجر حساب تسوية الرواتب. ويجعل كل مبلغ ضريبي حساب التزامه مدينًا. وتذهب الرسوم إلى حساب مصروف رسوم الرواتب، لا إلى الأجور ولا إلى ضريبة الرواتب.
4. تحقق من التقسيم. يجب أن تجمع الأجزاء مبلغ البنك إلى أقرب سنت، ويجب أن يكون حساب تسوية الرواتب صفرًا بعد كل دورة.
5. تأكد من الإيداعات في حسابك لدى IRS. يُظهر خصم البنك خروج النقد، لا وصول الضريبة إلى IRS. ويظل صاحب العمل مسؤولًا عمومًا عن الإيداعات حتى لو أودعها المزوّد، وينصح IRS بتفعيل رقم Inquiry PIN الذي يتلقاه صاحب العمل عند تسجيل المزوّد له في EFTPS، وهو نظام الإيداع الفيدرالي، لمتابعة الحساب (المنشور 15، القسم 16).

إذا لم يُظهر حسابك لدى IRS ما يقوله تقرير المزوّد، فراجع مزوّد لم يدفع الضرائب.

كيف أسجّل إيداعات الضرائب ومدفوعات النموذجين 941 و940؟

الإيداع يسوّي الالتزامات ولا يكون مصروفًا ثانيًا أبدًا. اجعل كل حساب التزام مدينًا بما أُودع، واجعل البنك دائنًا. ويسجّل القيد نفسه رصيدًا يُدفع مع النموذج 941 أو 940. وإذا كان المزوّد يسحب الضريبة من بنكك مع كل دورة ويودعها لك، فقد سوّى التقسيم أعلاه الالتزامات في الدفاتر، فلا تسجّل الإيداع مرة أخرى عندما يسدده المزوّد. وتبقى مسؤولًا حتى يصل ذلك الإيداع إلى IRS، فتأكد منه في حسابك لدى IRS (المنشور 15، القسم 16).

يودع أصحاب العمل الذين يتجاوزون حد فترة المراجعة السابقة مرتين أسبوعيًا (semiweekly)، ويجب على أي صاحب عمل أن يودع بحلول يوم العمل التالي متى بلغ التزامه 100,000 دولار. ويصبح المودِع الشهري الذي يبلغه مودِعًا مرتين أسبوعيًا من اليوم التالي، لبقية تلك السنة والسنة التي تليها (المنشور 15، القسم 11). والقيد نفسه. وجداول الإيداع ودفع الرصيد الصغير مع النموذج 941 في تشغيل الرواتب بنفسك.

يجب أن تتم الإيداعات الفيدرالية إلكترونيًا (المنشور 15، القسم 11). وتجد مواعيد الاستحقاق أعلاه في المنشور 15 وتعليمات النموذج 941 والنموذج 940. سجّل كل إيداع بتاريخه ومبلغه ورقم تأكيده. وتذهب الغرامات والفوائد على الإيداع المتأخر إلى حساب منفصل كي يبقى مصروف ضريبة الرواتب متطابقًا مع الإقرارات. وللإيداعات الفائتة راجع التأخر في ضرائب الرواتب.

ماذا يجب أن يُظهر كل حساب التزام رواتب بعد الإيداع؟

بعد الإيداع مباشرة، ينبغي ألا يحتوي حساب الالتزام إلا على ضريبة تواريخ الدفع التي لم يغطها الإيداع. ورصيد المودِع الشهري في نهاية الشهر هو ضريبة ذلك الشهر، وينزل إلى الصفر عند خروج الإيداع.

إذا كان المزوّد يسحب الضريبة مع كل دورة، فإن التقسيم أعلاه يسوّي الالتزامات فورًا، فتتوقع أرصدة قريبة من الصفر بعد كل دورة. وعندئذ يكون الفحص في حسابك لدى IRS لا في رصيد الدفاتر. وضريبة FUTA هي الاستثناء من الرصيد الصفري: قد ينتقل مبلغ صغير من ربع إلى آخر حتى يتجاوز الحد (المنشور 15، القسم 14). وقد يعني الرصيد السالب أن المودَع أكثر من المسجَّل، أو أن دورة أُغفلت، أو أن إيداعًا سُجِّل في حساب خاطئ. وللأرصدة التي لا تُسوّى راجع التزامات الرواتب التي لا تُسوّى.

كيف أربط دفاتري بسجل الرواتب والنموذج 941 وإجماليات ⁦W-2⁩؟

ينبغي أن تساوي إجماليات الرواتب في الدفاتر كل ربع سنة سجل الرواتب والنموذج 941. وينبغي أن تتفق النماذج 941 الأربعة كل سنة مع إجماليات النموذج ⁦W-3⁩. ويطابقها IRS وقد يتصل بصاحب العمل عند اختلافها (تعليمات النموذج 941). أما صاحب العمل الذي أبلغه IRS كتابةً بتقديم النموذج 944 فيربط دفاتره بذلك الإقرار السنوي بدلًا منه، وفق أرقام سطوره.

ينبغي أن يتفق إجمالي FUTA السنوي مع النموذج 940: السطر 12 هو الضريبة بعد التعديلات والسطر 13 هو المبلغ المودَع (تعليمات النموذج 940).

في نهاية السنة، قارن النماذج 941 الأربعة بالنموذج ⁦W-3⁩ المقدَّم مع نماذج ⁦W-2⁩ بحلول 1 فبراير 2027. وينبغي أن تطابق ضريبة الدخل المستقطعة الخانة 2 في ⁦W-3⁩، باستثناء ضريبة الدخل التي استقطعها طرف ثالث يدفع الإجازات المرضية، وهي في نماذج ⁦W-2⁩ وليست في السطر 3 من النموذج 941. وينبغي أن تطابق أسطر الأجور الخانتين 3 و5. وينبغي أن تبلغ ضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare في النماذج 941 الأربعة نحو ضعف الخانتين 4 و6 في ⁦W-3⁩، لأن النموذج 941 يشمل حصة صاحب العمل. احتفظ بالتسوية، فقد يتصل بك IRS أو SSA بشأن أي فرق (تعليمات ⁦W-2⁩).

قد يكون الفارق الذي لا يفسره الجدول فرقًا مشروعًا، أو خطأ في مسك الدفاتر (دورة سُجِّلت مرتين، أو أجور في ربع خاطئ)، أو خطأ في الإقرارات (إيداع حُمِّل على ربع خاطئ). اعرف أيها هو قبل تغيير أي شيء (تعليمات ⁦W-2⁩). فهو يحدد هل تصحح القيود، أو تقدم إقرارًا معدَّلًا (النموذج ⁦941-X⁩)، أو كليهما (تعليمات النموذج 941). وتعديلات سنة سابقة لا تدخل في نماذج ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩ للسنة الحالية. لا تُدخل رقمًا تعويضيًا لتجعل الدفاتر تتفق.

ما سجلات الرواتب التي يجب أن أحتفظ بها، ولكم من الوقت؟

احتفظ بجميع سجلات ضرائب التوظيف لمدة أربع سنوات على الأقل. ويسردها المنشور 15، ومنها مبالغ وتواريخ جميع مدفوعات الأجور، وبيانات تعريف كل موظف ونموذج ⁦W-4⁩، وتواريخ ومبالغ وأرقام تأكيد إيداعات الضرائب، ونسخ الإقرارات المقدَّمة.

يحتسب المنشور 583 المدة من تاريخ استحقاق الضريبة أو دفعها، أيهما أحدث. وتحتسبها صفحة IRS عن مسك السجلات من تقديم إقرار الربع الرابع. والأحدث من الاثنين هو الحساب الأكثر أمانًا. وقد تتطلب سجلات بعض الائتمانات وقواعد الولايات مدة أطول؛ راجع الاحتفاظ بسجلات الرواتب.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. جميع الأرقام بالدولار الأمريكي.

موظف واحد ودورة رواتب شهرية واحدة

يكسب موظف 10,000 دولار إجماليًا في الشهر. ضريبة الدخل الفيدرالية المستقطعة 1,000 دولار. والمستقطع للضمان الاجتماعي (⁦6.2%⁩) وMedicare (⁦1.45%⁩) هو 620 دولار و145 دولار، فيكون صافي الأجر 8,235 دولار. ويلتزم صاحب العمل بمثلها، 765 دولار.

إجمالي تكلفة الرواتب 10,765 دولار قبل ضرائب البطالة. وإجمالي الالتزامات الثلاثة 2,530 دولار. ويودعها المودِع الشهري بحلول اليوم الـ15 من الشهر التالي، فيجعل الالتزامات الثلاثة مدينة والبنك دائنًا. وتضيف ضريبة البطالة مدينًا إلى مصروف ضريبة الرواتب ودائنًا إلى حساب مستحق خاص بها. ومع الائتمان الكامل للولاية، تبلغ FUTA نسبة ⁦0.6%⁩ من أول 7,000 دولار، أي 42 دولارًا للموظف الواحد في السنة.

يخصم المزوّد مبلغًا إجماليًا واحدًا

يخصم المزوّد 19,500 دولار في بند واحد. ويُظهر ملخصه إجمالي أجر 18,000 دولار، وضريبة دخل مستقطعة 2,400 دولار، وضمانًا اجتماعيًا على الموظف 1,116 دولار وMedicare 261 دولار، ومقابل صاحب العمل نفسه، ورسومًا قدرها 123 دولار. صافي الأجر 14,223 دولار. وضريبة البطالة ليست في هذا السحب.

يجعل قيد السجل الأجور مدينة بمبلغ 18,000 دولار ومصروف ضريبة الرواتب 1,377 دولار. ويجعل دائنًا تسوية الرواتب 14,223 دولار، وضريبة الدخل المستقطعة 2,400 دولار، والضمان الاجتماعي المستحق 2,232 دولار، وMedicare المستحقة 522 دولار. ثم يُقسَّم بند البنك هكذا:

إذا سُجِّل بدلًا من ذلك كمصروف رواتب واحد، فتُظهر الدفاتر أجورًا قدرها 19,500 دولار مقابل 18,000 دولار في السجل، ولا مصروف ضريبة رواتب، ولا بند رسوم، ولا التزام يمكن مقارنته بالإيداعات.

شركة S على الأساس النقدي تدفع لمالكها

تدفع شركة S، وتعتمد دفاتر الأساس النقدي، لمالكها 60,000 دولار في السنة عبر كشوف الرواتب، بواقع 5,000 دولار شهريًا في آخر يوم من الشهر. وضريبة الدخل المستقطعة 500 دولار شهريًا. ويبلغ المستقطع شهريًا من أجر المالك للضمان الاجتماعي وMedicare 382.50 دولار، وتدين الشركة بمثله.

تُظهر الدفاتر كل شهر أجورًا 5,000 دولار ومصروف ضريبة رواتب 382.50 دولار في شهر الدفع. وتُستثنى ضريبة البطالة. وتبلغ FUTA على أول 7,000 دولار من أجر المالك 42 دولارًا مع الائتمان الكامل للولاية، أو 420 دولار بنسبة ⁦6.0%⁩ إذا كانت الولاية تستثني أجور المسؤولين التنفيذيين من ضريبة البطالة لديها (تعليمات النموذج 940). وهي ليست في النموذج 941. ويجعل القيد الشهري البنك دائنًا بمبلغ 4,117.50 دولار صافي أجر، وضريبة الدخل المستقطعة 500 دولار، والضمان الاجتماعي المستحق 620 دولار، وMedicare المستحقة 145 دولار: 1,265 دولار التزامات في الشهر.

في الربع، الأجور 15,000 دولار والالتزامات الدائنة 3,795 دولار. ويُظهر النموذج 941 الشيء نفسه: السطر 3 1,500 دولار، وضريبة السطر 5a 1,860 دولار، وضريبة السطر 5c 435 دولار، والسطر 5e 2,295 دولار، والسطر 12 3,795 دولار. وبصفتها مودِعًا شهريًا تودع الشركة 1,265 دولار بحلول اليوم الـ15 من كل شهر لاحق. وفي 31 مارس تحتفظ الالتزامات الثلاثة بمبلغ شهر مارس البالغ 1,265 دولار، ويسوّيه إيداع أبريل. وتوزيعات المالك لا تمر عبر هذا القيد أبدًا.

هل يختلف وضعك؟

• تُظهر تقارير مزوّدك وبنكك ودفاترك رقمًا مختلفًا لكل منها، أو لا يتفق النموذج 941 لربع سنة مع إجماليات ⁦W-2⁩: السبب إما الدفاتر وإما إقرار، وما هو يحدد هل تصحح القيود أو تقدم إقرارًا معدَّلًا أو كليهما. تتبّع كل ربع من السجل وتقارير ضرائب المزوّد إلى حسابك لدى IRS وإلى الإقرارات، أو استعن بـمساعدة مسك الدفاتر للقيام بذلك.
• فات المزوّد إيداع أو أرسل IRS إشعارًا: راجع مزوّد لم يدفع الضرائب والتأخر في ضرائب الرواتب. وتحتاج الدفاتر إلى التصحيح نفسه. واستعن بـمساعدة مسك الدفاتر عندما يجب أن تتغير الإقرارات والدفاتر معًا.
• لم تُسجَّل أشهر من الرواتب قط، أو سُجِّلت كمصروف واحد: يجب إعادة بناء الدفاتر من تقارير المزوّد والتحقق منها مقابل حسابك لدى IRS، وقد تحتاج الإقرارات إلى تصحيح. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة، أو لشركة S راجع استكمال دفاتر شركة S المتأخرة. أو استعن بـمساعدة مسك الدفاتر لإعادة بنائها.
• كانت دورة رواتب خاطئة: راجع تصحيح خطأ في كشوف الرواتب.
• استُحقت أجور في ديسمبر ودُفعت في يناير: راجع الرواتب المستحقة في نهاية السنة.
• رصيد التزام رواتب لا يُسوّى: راجع التزامات الرواتب التي لا تُسوّى.
• تغيّر مزوّد الرواتب في منتصف السنة: راجع تغيير مزوّدي الرواتب.
• توظّف أول موظف لك، أو تضعك شركتك على كشوف الرواتب: راجع إعداد كشوف الرواتب.
• تملك شركة S وتدفع لنفسك: راجع راتب مالك شركة S لمعرفة المقدار، ومسك دفاتر شركة S لمعرفة الحسابات.
• لديك موظفون في أكثر من ولاية: راجع موظفون في ولاية أخرى. فكل ضريبة ولاية تحتاج حساب التزام خاصًا بها، وتتضاعف الدفاتر والإقرارات.
• تحتاج القيود نفسها لنشاط في كندا: راجع قيد يومية كشوف الرواتب في كندا.