पेरोल की गलती: ज़्यादा वेतन, Form 941-X और W-2c से सुधार

क्या मैं पहले ही चुकाया जा चुका पेरोल रद्द कर सकता हूँ?

पेरोल सिस्टम में किसी रन को रद्द करने की सुविधा हो सकती है, यह सॉफ़्टवेयर की खूबी है; IRS का सुधार मार्गदर्शन इस बारे में कुछ नहीं कहता। कर रिटर्न उस पर चलते हैं जो असल में चुकाया और काटा गया, उस पर नहीं जो पेरोल स्क्रीन दिखाती है, और जमा करने की ज़िम्मेदारियाँ उस तारीख से चलती हैं जब वेतन चुकाया गया, उस तारीख से नहीं जब देनदारी बहीखाते में दर्ज हुई (Publication 15)। इसलिए जैसे ही पैसा कर्मचारी तक पहुँच गया, वेतन चुकाया जा चुका माना जाता है और रिटर्न उसके हिसाब से सुधारे जाते हैं, जैसा नीचे बताया गया है। दोहराया गया रन या गलत रकम भी इसी तरह निपटाई जाती है।

गलती कहाँ है, इससे सुधार तय होता है:

कम चुकाया गया? फ़र्क नए पेरोल में चुका दें। Form 941 उस तिमाही में चुकाए गए वेतन को गिनता है (Form 941 के निर्देश), इसलिए अतिरिक्त भुगतान उसी तिमाही में रिपोर्ट होता है जिसमें वह असल में चुकाया जाए; Form 941-X सिर्फ़ उस चीज़ के लिए है जो मूल रन ने गलत रिपोर्ट की थी। इसे कितनी जल्दी चुकाना है, यह वेतन कानून का सवाल है, जिसके लिए आपके राज्य का श्रम विभाग सही जगह है।

पेरोल की गलती तब सरल नहीं रहती जब:

• वह किसी तिमाही या साल के अंत को पार करती है;
• वह कई कर्मचारियों को प्रभावित करती है, या रिटर्न किसी पेरोल प्रदाता ने फ़ाइल किए थे;
• कर्मचारी पैसा नहीं लौटाएगा, नौकरी छोड़ चुका है, या रकम पर विवाद करता है;
• बहीखाता और फ़ाइल किए गए रिटर्न अब आपस में नहीं मिलते।

कुछ भी बदलने से पहले ये इकट्ठा करें: हर प्रभावित भुगतान तारीख का पे रजिस्टर, बैंक डेबिट, जमा के रिकॉर्ड, फ़ाइल किया गया हर Form 941 और पहले जारी हो चुके Forms W-2।

क्या मैं कर्मचारी से पैसा वापस ले सकता हूँ, या उसके अगले वेतन से काट सकता हूँ?

कर के नियम बताते हैं कि जब कर्मचारी गलती से चुकाया गया वेतन लौटाता है, जैसे न किए गए घंटों का भुगतान, तब रिटर्न कैसे बदलते हैं। वे यह नहीं बताते कि आप वसूली कैसे कर सकते हैं। ज़्यादा भुगतान को आगे के वेतन से काट सकते हैं या नहीं, यह वेतन कानून का सवाल है, और संघीय कानून के साथ राज्य का कानून भी लागू होता है।

सबसे नज़दीकी संघीय सीमा Department of Labor की Fair Labor Standards Act की Handy Reference Guide में है। वह कहती है कि कमी और यूनिफ़ॉर्म जैसी मदों की कटौतियाँ उस हद तक वैध नहीं हैं जहाँ तक वे वेतन को संघीय न्यूनतम वेतन से नीचे ले जाएँ या देय ओवरटाइम घटा दें। वह गाइड ज़्यादा भुगतान की वसूली के बारे में कुछ नहीं कहती। गाइड यह भी जोड़ती है कि संघीय कानून उन राज्य कानूनों को रद्द नहीं करता जो कर्मचारियों की ज़्यादा सुरक्षा करते हैं, इसलिए राज्य के वेतन-भुगतान कानून तय कर सकते हैं कि नियोक्ता ऐसी कटौती कर सकता है या नहीं, कितनी, और किन शर्तों पर। कटौती करने से पहले अपने राज्य के श्रम विभाग से पूछ लें।

कर्मचारी के साथ आप जो भी तय करें, कर का रिकॉर्ड सही रखें:

• भुगतान की तारीख, गलती से चुकाई गई रकम और लौटाई गई रकम लिख लें।
• लिखित में तय करें कि कर्मचारी कितना और कब लौटाएगा। पिछले सालों का वेतन सकल (gross) लौटना चाहिए (नीचे देखें); उसी साल के वेतन के बारे में Publication 15 चुप है, इसलिए दर्ज करें कि आपने क्या तय किया।
• पेरोल में बदलाव, या नकद वापस आ जाना, फ़ाइल किए गए रिटर्न को ठीक नहीं करता। सुधार वापसी से जुड़ा है और Form 941-X पर होता है (Publication 15)।
• अगर कर्मचारी कभी नहीं लौटाता, तो सुधारने के लिए कोई वापसी नहीं है; Publication 15 बिना वसूले ज़्यादा भुगतान के बारे में कुछ नहीं कहती।

अगर ज़्यादा भुगतान उसी साल लौटा दिया जाए, तो पेरोल करों का क्या होता है?

गलती से चुकाया गया वेतन, जो उसी कैलेंडर वर्ष में किसी बाद की तिमाही में लौटा दिया जाए, उस तिमाही के Form 941-X पर सुधारा जाता है जिसमें वह चुकाया गया था। सुधार से लौटाए गए वेतन पर आयकर विथहोल्डिंग और सामाजिक सुरक्षा व Medicare कर वापस मिलते हैं (Publication 15, Wage Repayments)।

1. वापसी दर्ज करें: उसकी तारीख, उसकी रकम और मूल भुगतान की तारीख।
2. प्रभावित हर तिमाही के लिए अलग Form 941-X फ़ाइल करें। वेतन (लाइन 6), काटा गया आयकर (लाइन 7), सामाजिक सुरक्षा वेतन (लाइन 8) और Medicare वेतन (लाइन 12) घटाएँ। समायोजन प्रक्रिया (लाइन 1) इस्तेमाल करें: रिफ़ंड का दावा असल में काटे गए आयकर को वापस नहीं ला सकता। हर बदलाव को लाइन 43 पर समझाएँ और गलती पता चलने की तारीख भरें (Form 941-X के निर्देश)।
3. प्रमाणन पूरे करें। जब सुधार कर्मचारियों से काटे गए सामाजिक सुरक्षा या Medicare कर को घटाता है, तो आप प्रमाणित करते हैं कि कर्मचारी का हिस्सा कर्मचारी को लौटाया या उसकी भरपाई की गई। रिफ़ंड का दावा इसके बजाय कर्मचारी की लिखित सहमति पर टिक सकता है, और जहाँ कर्मचारी मिल नहीं रहा या बयान नहीं देता, वहाँ सिर्फ़ नियोक्ता का हिस्सा सुधारा जाता है (Form 941-X के निर्देश)।
4. साल का Form W-2 सुधरे हुए कुल आँकड़ों के साथ तैयार करें। चूँकि वेतन उसी साल गलती से मिला था, वापसी उस साल का वेतन घटा सकती है (Publication 15)।

अगर गलती और उसकी वापसी उसी तिमाही में हो और उस तिमाही का Form 941 फ़ाइल होने से पहले हो, तो Form 941-X की ज़रूरत नहीं है: Form 941 में सही कुल आँकड़े चले जाते हैं।

अगर कर्मचारी साल खत्म होने के बाद पैसा लौटाए, तो क्या होगा?

एक साल गलती से चुकाया गया और बाद के साल में लौटाया गया वेतन सिर्फ़ सामाजिक सुरक्षा और Medicare कर वापस दिलाता है, उस तिमाही के Form 941-X पर जिसमें वेतन चुकाया गया था। आयकर विथहोल्डिंग जैसा रिपोर्ट हुआ वैसा ही रहता है, और Form W-2c सामाजिक सुरक्षा और Medicare के boxes को सुधारता है (Publication 15; W-2 और W-3 के निर्देश)।

पिछले साल के वेतन की वापसी पर तीन नियम लागू होते हैं:

• सकल (gross) लौटाएँ। W-2 और W-3 के निर्देश कहते हैं कि पिछले साल चुकाए वेतन की इस साल की गई वापसी सकल रकम में होनी चाहिए, शुद्ध रकम में नहीं।
• कर्मचारी का बयान रखें। पिछले साल के कर का कर्मचारी वाला हिस्सा वापस पाने के लिए आप प्रमाणित करते हैं कि आपने कर्मचारी को लौटाया या उसकी भरपाई की, और आपके पास कर्मचारी का लिखित बयान है कि उसने उस पर रिफ़ंड या क्रेडिट का दावा नहीं किया और न करेगा। इसे कम से कम चार साल रखें (Form 941-X के निर्देश)।
• कर्मचारी को बताएँ कि इसका क्या मतलब है। IRS कहती है कि वापसी की रकम $3,000 से ज़्यादा हो तो कर्मचारी उस पर कटौती या क्रेडिट का हकदार हो सकता है, और सिर्फ़ तब जब कर्मचारी ने उस वेतन को आय में तब शामिल किया था जब ऐसा लगता था कि उस पर उसका बिना शर्त अधिकार है (26 USC 1341)। यह कटौती itemized कटौती है; कर्मचारी इसके बजाय क्रेडिट चुन सकता है। उस रकम पर या उससे कम पर, Publication 525 कहती है कि वापसी की कटौती संघीय रिटर्न पर नहीं ली जा सकती; राज्य के रिटर्न अलग हो सकते हैं। उस वेतन पर चुकाया गया कोई भी Additional Medicare Tax वापस पाने के लिए कर्मचारी Form 1040-X फ़ाइल करता है; नियोक्ता उसे नहीं बदलता।

मैंने कर्मचारी के वेतन से ज़्यादा काट लिया। मुझे क्या करना होगा, और कब तक?

कर्मचारी को अतिरिक्त रकम लौटाएँ या उसकी भरपाई करें। अतिरिक्त आयकर या Additional Medicare Tax उस कैलेंडर वर्ष के अंत से पहले लौटाना होगा जिसमें वह काटा गया था, और आपको कर्मचारी की लिखित रसीद रखनी होगी जिसमें तारीख और रकम हो (Publication 15)।

अगर आप कर्मचारी को नहीं लौटाते या उसकी भरपाई नहीं करते, तो आपको हर अतिरिक्त रकम, सामाजिक सुरक्षा और Medicare कर समेत, उस तिमाही के Form 941 के साथ रिपोर्ट करके चुकानी होगी जिसमें आपने ज़्यादा काटा। आयकर के लिए, ज़्यादा वसूली का सुधार तभी मान्य है जब आपने उसी साल कर्मचारी को भी लौटाया हो (IRS: रोज़गार कर में सुधार)।

फ़ाइल हो चुके Form 941 पर रिपोर्ट किया गया अतिरिक्त सामाजिक सुरक्षा या Medicare कर ऊपर बताए Form 941-X के रास्ते पर चलता है: कर्मचारी को लौटाएँ, या दावे पर कर्मचारी की लिखित सहमति रखें, फिर रिटर्न सुधारें।

मैंने कम काटा या कम रिपोर्ट किया। इसे कैसे ठीक करूँ और कर्मचारी से कैसे वसूलूँ?

जब कम काटा गया हो, तो जो कर काटना ज़रूरी था वह नियोक्ता पर देय है, चाहे वह उसे कर्मचारी से वसूले या नहीं। पहले Form 941 की तुलना उससे करें जो उसमें होना चाहिए: लाइन 3 काटा गया या काटा जाना ज़रूरी आयकर रिपोर्ट करती है (Form 941 के निर्देश)। अगर उस तिमाही का Form 941 फ़ाइल नहीं हुआ है, तो पूरी रकम उसी पर रिपोर्ट करें। अगर उसमें सिर्फ़ वह रकम रिपोर्ट हुई जो काटी गई थी, तो उसे Form 941-X पर सुधारें; अगर उसमें पूरी रकम पहले ही रिपोर्ट हो चुकी है, तो उसे दोबारा न बढ़ाएँ, और जो बकाया है उसे चुकाएँ। उसके बाद आप यह कर आगे के वेतन से वसूल सकते हैं या नहीं, यह ऊपर वाला वेतन कानून का सवाल है, और Publication 15 भरपाई को आपके और कर्मचारी के बीच निपटारे का मामला कहती है (Publication 15)। हर डॉलर एक ही बार रिपोर्ट करें: एक ही आयकर को Form 941-X पर भी न गिनें और आगे के वेतन से विथहोल्डिंग के रूप में दोबारा भी नहीं। उसे कैसे रिपोर्ट करें, यह आपके कर तैयारकर्ता का सवाल है।

अगर आप कर वसूलने के बजाय खुद उठाना चुनते हैं, तो Form 941-X के निर्देश उस कर को, जो नियोक्ता वेतन से काटने की जगह कर्मचारी के लिए चुकाता है, कर योग्य अतिरिक्त वेतन मानते हैं। फ़ाइल करने से पहले इसे तय कर लें।

दो सीमाएँ लागू होती हैं:

• आयकर और Additional Medicare Tax कैलेंडर वर्ष के आख़िरी दिन या उससे पहले कर्मचारी से वसूले जाने चाहिए।
• साल खत्म होने के बाद, Form 941-X उस आयकर को नहीं सुधार सकता जो कभी काटा ही नहीं गया, क्योंकि रिटर्न पहले से वही दिखाता है जो असल में काटा गया (Form 941-X के निर्देश)। जो कर नियोक्ता को काटना ज़रूरी था, उसके लिए नियोक्ता ज़िम्मेदार रहता है (26 USC 3403), जब तक कि उस वेतन पर कर्मचारी का अपना कर चुका न दिया गया हो (26 USC 3402(d))। उस सबूत के लिए IRS के फ़ॉर्म Form 4669 और Form 4670 हैं। आयकर विथहोल्डिंग के लिए Form 4670 में जाँच रिपोर्ट भी माँगी जाती है और, अगर कर चुकाया जा चुका है, तो Form 941-X जैसा संशोधित रिटर्न, इसलिए यह रास्ता फ़िट बैठता है या नहीं, यह विशेषज्ञ का फ़ैसला है। जुर्माने और कर में जोड़ी गई रकमों में राहत नहीं मिलती।

कम रिपोर्ट किए गए सामाजिक सुरक्षा और Medicare वेतन का सुधार तब तक Form 941-X पर हो सकता है जब तक सुधार की समय-सीमा खुली है।

मैं Form 941 कैसे सुधारूँ: Form 941-X, समायोजन या दावा, और कब तक?

जब आपको पहले फ़ाइल किए Form 941 में गलती मिले, तो आपको उसे Form 941-X से सुधारना होगा। हर तिमाही के लिए एक फ़ॉर्म फ़ाइल करें, अपने मौजूदा Form 941 से अलग, और हो सके तो e-file करें। अगर आपने Form 941 कभी फ़ाइल ही नहीं किया, तो Form 941-X की जगह वही फ़ाइल करें, और देखें पेरोल करों में पिछड़ना (Form 941-X के निर्देश)। अगर पेरोल प्रदाता आपके रिटर्न फ़ाइल करता है, तो उससे Form 941-X और Form W-2c तैयार करने को कहें: रिटर्न और कर की ज़िम्मेदारी आपकी ही रहती है (Publication 15)।

Part 1 आपसे एक प्रक्रिया चुनने को कहता है:

एक तिमाही की कम और ज़्यादा, दोनों रिपोर्ट की गई रकमें सुधारने के लिए एक ही फ़ॉर्म पर समायोजन प्रक्रिया चाहिए। उसी तिमाही के रिफ़ंड के दावे के लिए कम रिपोर्ट वाले हिस्से का दूसरा फ़ॉर्म चाहिए (IRS: रोज़गार कर में सुधार)।

जब आप पर देय हो तो समय-सीमा। उस तिमाही के Form 941 की देय तारीख तक फ़ाइल करें जिसमें आपको गलती मिली, और फ़ाइल करने तक भुगतान करें:

सप्ताहांत या कानूनी छुट्टी पर पड़ने वाली देय तारीख अगले कार्यदिवस पर चली जाती है।

ज़्यादा रिपोर्ट किए कर की समय-सीमा। IRS सुधार की समय-सीमा को परिसीमा अवधि कहती है: समायोजन उसके खत्म होने से 90 दिन से ज़्यादा पहले फ़ाइल होना चाहिए, और दावा उसके खत्म होने से पहले कभी भी फ़ाइल हो सकता है तथा आखिरी 90 दिनों में ज़रूरी है। ज़्यादा रिपोर्ट किए कर के लिए अवधि Form 941 फ़ाइल होने की तारीख से 3 वर्ष या कर चुकाए जाने की तारीख से 2 वर्ष है, जो भी बाद की हो। कम रिपोर्ट किए कर के लिए यह फ़ाइल करने से 3 वर्ष है। अगले साल के 15 अप्रैल से पहले फ़ाइल हुआ Form 941 और चुकाया गया कर 15 अप्रैल को फ़ाइल और चुकाया हुआ माना जाता है (Form 941-X के निर्देश; 26 USC 6513(c))।

अगर कर्मचारियों को लौटाने या उनकी सहमति मिलने से पहले रिफ़ंड की समय-सीमा खत्म होने वाली है, तो Form 941-X के निर्देश कहते हैं कि दावा लाइन 5 पर कोई box चिह्नित किए बिना फ़ाइल करें और लाइन 43 पर यह लिख दें। IRS दावा मंज़ूर करे, इससे पहले आपको उन्हें लौटाना या उनकी भरपाई करनी होगी और इसे प्रमाणित करना होगा (Form 941-X के निर्देश)।

सालाना फ़ाइल करने वाले Form 944-X इस्तेमाल करते हैं, जो कर देय होने पर गलती मिलने के अगले साल की 31 जनवरी तक देय है (Form 944-X के निर्देश)। Form 940 के लिए कोई X फ़ॉर्म नहीं है: नए Form 940 पर संशोधित रिटर्न वाला box चिह्नित करें (IRS: रोज़गार कर में सुधार)।

मैं Form W-2c और Form W-3c कब फ़ाइल करूँ?

जब कोई सुधार उस साल के वेतन या सामाजिक सुरक्षा और Medicare कर को बदलता है जिसके Forms W-2 पहले ही फ़ाइल हो चुके हैं, तब Form W-2c को Form W-3c के साथ फ़ाइल करें। Publication 15 दोनों को जोड़ती है, और Form 941-X आपसे प्रमाणित करवाता है कि आपने सभी ज़रूरी Forms W-2 और W-2c फ़ाइल कर दिए हैं या करेंगे, भले ही आपका सुधार उन्हें न बदले (Publication 15; Form 941-X के निर्देश)।

• गलती मिलने के बाद जल्द से जल्द फ़ाइल करें और कर्मचारी को एक प्रति दें (W-2 और W-3 के निर्देश)।
• अगर मूल फ़ॉर्म e-file होना ज़रूरी था तो e-file करें। जो Form W-2c ज़रूरी रूप से e-file हुए Form W-2 को सुधारता है, उसे भी e-file करना होगा।
• गलती तब मिली जब कर्मचारी के पास Form W-2 आ चुका था पर वह SSA तक नहीं पहुँचा था: गलत Copy A रद्द करें, नया Form W-2 तैयार करें और कर्मचारी की नई प्रतियों पर "CORRECTED" लिखें।
• पिछले साल से लौटाया गया वेतन: सिर्फ़ सामाजिक सुरक्षा और Medicare का वेतन और कर सुधारें, box 1 या box 2 नहीं।

एक ही साल के भीतर मिली और लौटाई गई गलती के लिए Form W-2c की ज़रूरत नहीं है, क्योंकि उस साल का Form W-2 अभी फ़ाइल नहीं हुआ है। IRS का पृष्ठ Form W-2c के बारे में मौजूदा फ़ॉर्म से जोड़ता है।

साल खत्म होने के बाद आयकर विथहोल्डिंग की कौन-सी गलतियाँ अब भी सुधारी जा सकती हैं?

आयकर विथहोल्डिंग तभी सुधारी जा सकती है जब आपको गलती उसी कैलेंडर वर्ष में मिले जिसमें आपने वेतन चुकाया। पिछले सालों के लिए सिर्फ़ प्रशासनिक गलती, या ऐसे कामगार पर हुई गलती जिसे गलती से ठेकेदार माना गया और जिस पर धारा 3509 की दरों से कर लगा, सुधारी जा सकती है। प्रशासनिक गलती वह है जिसमें Form 941 की लाइन 3 पर रकम वह नहीं है जो असल में काटी गई; Form 941-X के निर्देश सिर्फ़ काटी गई रकम रिपोर्ट करने में गणित या अंकों के उलटफेर की गलतियाँ गिनते हैं (Publication 15; Form 941-X के निर्देश)।

Additional Medicare Tax की विथहोल्डिंग पर भी वही साल-अंत की सीमा लागू होती है। गलत रिपोर्ट हुआ वेतन फिर भी Form 941-X की लाइन 6 पर और Form W-2c पर सुधारा जाता है, सिवाय उस वेतन के जो कर्मचारी ने लौटा दिया।

पेरोल की गलती के बाद मैं बहीखाता कैसे ठीक करूँ?

बहीखाते को नई, तारीख वाली प्रविष्टियों से सुधारें जो अंत में सुधरे हुए रिटर्न से मेल खाएँ। कोई सरकारी स्रोत प्रविष्टियाँ तय नहीं करता, इसलिए यह काम का एक आम तरीका है, कर का नियम नहीं। कर का आधार Form 941-X की लाइन 6 पर तिमाही वेतन का आँकड़ा है, जिसके बारे में IRS कहती है कि वह Form W-2 में और आम तौर पर व्यवसाय की वेतन कटौती में जाता है (Form 941-X के निर्देश)।

पिछले साल के वेतन की वापसी व्यवसाय के अपने आयकर रिटर्न पर कैसे दिखती है, यह अलग सवाल है जिसका जवाब यह पृष्ठ नहीं देता। प्रविष्टियों के लिए देखें पेरोल जर्नल प्रविष्टियाँ, और जो शेष साफ़ नहीं हो रहे उनके लिए देखें पेरोल देनदारियाँ जो साफ़ नहीं होतीं।

क्या मेरी राज्य की पेरोल और बेरोज़गारी रिपोर्टों में भी यही सुधार चाहिए?

संघीय सुधार आपके लिए राज्य की फ़ाइलिंग नहीं बदलता। राज्य का आयकर विथहोल्डिंग, राज्य की बेरोज़गारी वेतन रिपोर्ट और Form W-2 पर राज्य की वेतन जानकारी, हर एक की अपनी एजेंसी और अपनी सुधार प्रक्रिया है, और नियम, फ़ॉर्म और समय-सीमाएँ राज्य के हिसाब से अलग होती हैं। यह पृष्ठ इनमें से कुछ नहीं बताता।

एक संघीय बात मदद करती है। अगर Form W-2 में आपके बदलाव सिर्फ़ राज्य या स्थानीय डेटा के हैं, तो आप Form W-2c की Copy A SSA को नहीं भेजते: आप उसे राज्य या स्थानीय एजेंसी को भेजते हैं और कर्मचारी को एक प्रति देते हैं (W-2 और W-3 के निर्देश)। संशोधन कैसे करें, यह अपने राज्य की कर और कार्यबल एजेंसियों से पूछें।

क्या पेरोल सुधार पर मुझ पर ब्याज या जुर्माना लगेगा?

हमेशा नहीं। कम रिपोर्ट किए कर का सुधार आम तौर पर ब्याज और भुगतान न करने व जमा न करने के जुर्माने से मुक्त होता है, अगर आप:

• उस तिमाही के Form 941 की देय तारीख तक फ़ाइल करते हैं जिसमें आपको गलती मिली;
• लाइन 27 पर दिखाई रकम फ़ाइल करने तक चुका देते हैं;
• गलती पता चलने की तारीख भरते हैं; और
• सुधार के आधार और तथ्य समझाते हैं।

सुधार ब्याज-मुक्त नहीं है अगर कम रिपोर्ट की गई रकमें किसी पिछली अवधि की जाँच में उठाए गए मुद्दे से जुड़ी हैं, अगर आपने जानबूझकर कम रिपोर्ट किया, या अगर आपको भुगतान का नोटिस और माँग या धारा 7436 (कामगार वर्गीकरण) के तहत निर्धारण का नोटिस मिला (Form 941-X के निर्देश; Publication 15)। कम चुकाए गए FUTA कर के लिए ब्याज-मुक्त समायोजन नहीं है (IRS: रोज़गार कर में सुधार)।

जो Form 941-X आप पर देय कर दिखाता है और अपनी देय तारीख के बाद फ़ाइल होता है, उसके साथ संशोधित Schedule B (Form 941, तारीख के हिसाब से आपके कर दायित्व की रिपोर्ट) लगानी होती है, वरना IRS औसत जमा-न-करने का जुर्माना लगा सकती है (Form 941-X के निर्देश)। अगर फ़ाइल करने के बाद जुर्माने का नोटिस आए, तो नोटिस का जवाब अपने स्पष्टीकरण के साथ दें; उसे रिटर्न के साथ न लगाएँ। निर्धारित जुर्मानों या ब्याज को हटाने का अनुरोध Form 941-X से नहीं, Form 843 से करें (Form 843 के बारे में; Form 941-X के निर्देश)। जो व्यक्ति काटा गया कर इकट्ठा करने और जमा करने के लिए ज़िम्मेदार है और जानबूझकर ऐसा नहीं करता, वह न जमा किए कर के बराबर जुर्माने के लिए निजी तौर पर उत्तरदायी हो सकता है (26 USC 6672)। जमा करने के जुर्मानों और कौन ज़िम्मेदार हो सकता है, इसके लिए देखें पेरोल करों में पिछड़ना।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं, अमेरिकी डॉलर में। वे मानते हैं कि कर्मचारी और नियोक्ता, दोनों में से हर एक पर 6.2% सामाजिक सुरक्षा कर और 1.45% Medicare कर है, और कर्मचारी वेतन सीमा (wage base) से नीचे है।

पिछली तिमाही का वेतन उसी साल लौटाया गया

मार्च में पेरोल एक कर्मचारी को US$1,500 की जगह सकल US$3,000 चुका देता है। अतिरिक्त US$1,500 पर वह US$150 आयकर, US$93.00 सामाजिक सुरक्षा कर और US$21.75 Medicare कर काटता है, इसलिए कर्मचारी को अतिरिक्त US$1,235.25 मिलते हैं। नियोक्ता पर उसके बराबर नियोक्ता का कर भी देय होता है और वह उसे जमा करता है। नवंबर में कर्मचारी असल में मिले US$1,235.25 लौटा देता है। उस वेतन पर काटे गए US$264.75 का बोझ कर्मचारी पहले ही उठा चुका है। यह उदाहरण इसे कर्मचारी के हिस्से का निपटारा मानता है; Form 941-X का प्रमाणन फिर भी सही होना चाहिए।

नियोक्ता मार्च की तिमाही के लिए Form 941-X फ़ाइल करता है, समायोजन प्रक्रिया से: वेतन -US$1,500 (लाइन 6), आयकर -US$150 (लाइन 7), सामाजिक सुरक्षा -US$186.00 (लाइन 8, US$1,500 का 12.4%) और Medicare -US$43.50 (लाइन 12, 2.9%)। क्रेडिट US$379.50 है। साल का Form W-2 घटा हुआ वेतन और आयकर दिखाता है।

साल खत्म होने के बाद वापसी

पिछले दिसंबर में पेरोल ने एक कर्मचारी को US$4,000 ज़्यादा चुका दिए, जिन पर US$600 आयकर काटा गया। कर्मचारी मार्च में सकल US$4,000 लौटाता है। दिसंबर की तिमाही का Form 941-X सामाजिक सुरक्षा US$496.00 और Medicare US$116.00 वापस दिलाता है, यानी US$612.00 का सुधार, पर US$600 का आयकर नहीं।

नियोक्ता कर्मचारी के हिस्से (US$306) की भरपाई करता है और कर्मचारी का लिखित बयान रखता है। Form W-2c सिर्फ़ सामाजिक सुरक्षा और Medicare के boxes सुधारता है। US$4,000 पिछले साल के लिए कर्मचारी पर कर योग्य रहते हैं। मान लें कि पिछले साल का रिटर्न फ़ाइल होते समय ऐसा लगता था कि कर्मचारी का उस वेतन पर अधिकार है। चूँकि वापसी US$3,000 से ज़्यादा है, कर्मचारी इस साल के रिटर्न पर उसकी कटौती ले सकता है (अगर वह itemize करता है) या क्रेडिट ले सकता है। इस साल का वेतन घटाया नहीं जाता।

आयकर कम काटा गया

सेटअप की गलती से तीसरी तिमाही में तीन वेतन-भुगतानों में संघीय आयकर US$1,200 कम कटता है, और फ़ाइल किए गए Form 941 में सिर्फ़ वही कर रिपोर्ट हुआ जो असल में काटा गया था। नियोक्ता को यह नवंबर में पता चलता है। वह तीसरी तिमाही के लिए 31 जनवरी तक समायोजन प्रक्रिया से Form 941-X फ़ाइल करता है, और फ़ाइल करने तक US$1,200 चुका देता है। अगर गलती 31 दिसंबर के बाद मिलती, तो Form 941-X काटे गए आयकर को नहीं सुधार पाता, और नियोक्ता उस कर के लिए तब तक ज़िम्मेदार रहता जब तक उस वेतन पर कर्मचारी का अपना कर चुका न दिया जाता।

क्या आपकी स्थिति अलग है?

• गलती कई तिमाहियों या साल के अंत को पार करती है, कई कर्मचारियों पर पड़ती है, पेरोल प्रदाता ने गलत रिटर्न फ़ाइल किए, या पिछले साल का वेतन लौटाया जा रहा है: समायोजन या दावा, कर्मचारी का हिस्सा, कोई भी Form W-2c और बहीखाता, सबको फ़ाइल किए गए रिटर्न से मेल खाना होगा। फ़ाइल करने से पहले इन्हें एक साथ बैठाना होगा; देखें बहीखाता सहायता।
• पिछले साल आयकर काटा जाना चाहिए था और नहीं काटा गया: Form 941-X इसे नहीं सुधार सकता, और नियोक्ता तब तक ज़िम्मेदार रहता है जब तक कर्मचारी का अपना कर न चुका दिया गया हो। इसे साबित करना पेरोल रिकॉर्ड और बहीखाते से शुरू होता है; देखें बहीखाता सहायता।
• कर्मचारी नहीं लौटाएगा, या चुकाई गई रकम पर विवाद करता है: वसूली वेतन कानून का सवाल है, जिसके लिए आपके राज्य का श्रम विभाग सही जगह है; बिना वसूली रकम को बहीखाते में दर्ज करने और रिटर्न से मिलाए रखने में बहीखाता सहायता मदद करती है।
• आपके जमा छूट गए, आपने Form 941 कभी फ़ाइल नहीं किया, या IRS का नोटिस मिला: देखें पेरोल करों में पिछड़ना।
• पेरोल प्रदाता ने कर जमा नहीं किए: देखें पेरोल प्रदाता ने आपके कर नहीं चुकाए।
• Forms W-2 या 1099 कभी फ़ाइल नहीं हुए: देखें देर से फ़ाइल हुए ठेकेदार और कर्मचारी कर फ़ॉर्म।
• कामगारों को ठेकेदार के रूप में भुगतान किया गया: देखें वे ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं।
• S corporation के स्वामी ने विथहोल्डिंग की जगह EFTPS से अतिरिक्त कर चुकाया: देखें EFTPS से चुकाया गया S corporation स्वामी का कर।
• आपने अपनी एकल-सदस्य LLC से खुद को वेतन दिया: देखें अपनी ही एकल-सदस्य LLC से वेतन।
• गलती साल के बीच में पेरोल प्रदाता बदलने के बाद हुई, या आप पेरोल ऐसे सेट करना चाहते हैं कि गलती दोहराई न जाए: देखें पेरोल प्रदाता बदलना और पेरोल सेट करना।