Rücklage für Kundenanzahlungen, Geschenkkarten und Guthaben

Ist die Anzahlung eines Kunden bei Erhalt oder bei Lieferung Einkommen?

Ein kanadisches Unternehmen weist die Anzahlung eines Kunden in der Regel als Einkommen in dem Jahr aus, in dem es das Geld erhält, nicht in dem Jahr, in dem es liefert. Paragraph 12(1)(a) des Income Tax Act rechnet jeden Betrag zum Einkommen, der im Rahmen eines Geschäftsbetriebs für Leistungen erhalten wurde, die vor dem Jahresende noch nicht erbracht wurden, oder für Waren, die noch nicht geliefert wurden. Eine Rücklage nach Paragraph 20(1)(m) kann dann den noch geschuldeten Teil herausnehmen, und die Erklärung des Folgejahres rechnet ihn wieder hinzu.

In den Büchern kann eine Anzahlung bis zur Lieferung als Verbindlichkeit stehen, als „Unearned Revenue“ (auch Deferred Revenue oder Kundenanzahlung), also als passive Rechnungsabgrenzung. Wie die Bücher sie ausweisen, bestimmen die Rechnungslegungsstandards; das behandelt diese Seite nicht. Die steuerliche Regel ist anders: Sie setzt beim Erhalt an, und der Aufschub entsteht nur durch eine Rücklage, die in der Erklärung geltend gemacht und jedes Jahr fortgeschrieben wird.

Der Fall ist nicht einfach, wenn:

• Das Geld ist möglicherweise rückzahlbar, ein Teil kann eine Kaution sein, oder Sie behalten es, ob Sie liefern oder nicht.
• Eine Zahlung deckt mehrere Jahre Leistung ab.
• Ein Geschenkkarten- oder Guthabenprogramm hinterlässt zum Jahresende viele kleine Salden.
• Das Unternehmen verkauft Speisen, Getränke oder Beförderung, für die eine eigene Obergrenze gilt.
• Eine frühere Erklärung hat eine Rücklage geltend gemacht, die nie wieder hinzugerechnet wurde, oder nie eine geltend gemacht.
• Das Unternehmen ist eine Kapitalgesellschaft, die Rücklagen in einer jedes Jahr eingereichten Aufstellung fortschreibt.

Das sollten Sie bereithalten: Zahlungseingänge je Kunde und Datum, Liefer- oder Nutzungsdaten und was zum Jahresende offen ist, eine Auswertung der Geschenkkarten und Guthaben mit Ausgabedatum, die Rückerstattungsbedingungen des Vertrags sowie die Rücklage des Vorjahres mit der zugehörigen Aufstellung.

Was ist die Rücklage für im Voraus erhaltene Zahlungen, und kann mein kanadisches Unternehmen sie geltend machen?

Die Rücklage für im Voraus erhaltene Zahlungen ist ein Abzug für einen angemessenen Betrag an Waren, die noch zu liefern sind, an Leistungen, die noch zu erbringen sind, oder an im Voraus gezahlter Miete, die nach dem Jahresende noch zu verdienen ist. Paragraph 20(1)(m) erlaubt sie nur für Beträge nach Paragraph 12(1)(a), die im Jahr oder in einem früheren Jahr als Einkommen aus einem Geschäftsbetrieb erfasst wurden. Ein Einzelunternehmer, eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft, die einen Geschäftsbetrieb führt, kann sie geltend machen, sofern unten keine Ausnahme greift.

Paragraph 12(1)(e) rechnet den im Vorjahr abgezogenen Betrag wieder zum Einkommen. Die Rücklage verschiebt das Einkommen also nur, sie beseitigt es nicht. Sie geltend zu machen ist eine Wahl, und die Hinzurechnung entspricht dem tatsächlich abgezogenen Betrag.

Welche Anzahlungen kommen infrage: nicht gelieferte Waren, nicht erbrachte Leistungen, im Voraus gezahlte Miete?

Eine Anzahlung kommt infrage, wenn das Unternehmen nach dem Jahresende noch etwas zu liefern, zu erbringen oder zu überlassen hat. Paragraph 20(1)(m) nennt vier Fälle.

Zwei Situationen kommen nicht infrage, und eine dritte möglicherweise nicht:

• Eine Zahlung, die in jedem Fall behalten wird, oder Arbeit, die bei oder kurz nach Erhalt erledigt ist. Laut den archivierten Technical News der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) gilt anstelle von Paragraph 12(1)(a) in der Regel Abschnitt 9 (die allgemeine Gewinnregel), wenn die Arbeit bei oder kurz nach Erhalt im Wesentlichen erledigt ist oder wenn der Vertrag dem Unternehmen erlaubt, die Zahlung zu behalten, ob es je liefert oder nicht. Der gesamte Betrag ist dann bei Erhalt Einkommen, ohne Rücklage. Die CRA behandelt diese Einordnung von Fall zu Fall, und ihre spätere Technical News No. 32 räumt ein, dass ein nach Abschnitt 9 besteuerter Betrag auch unter Paragraph 12(1)(a) fallen könnte. Der Vertrag und die noch geschuldete Arbeit entscheiden; lassen Sie eine nicht erstattungsfähige Zahlung daher einordnen, bevor Sie sich auf eine der beiden Antworten verlassen.
• Gewährleistungen, Garantien, Freistellungen, Versicherungen und Rekultivierungsverpflichtungen. Unterabschnitt 20(7) schließt diese Rücklage dafür aus.
• Im Voraus gezahlte Miete für ein Mietobjekt. Paragraph 20(1)(m) gilt nur für Einkünfte aus einem Geschäftsbetrieb, und ob die Miete aus einem Mietobjekt Geschäftseinkommen ist, hängt von den Umständen ab. Beginnen Sie mit So werden Mieteinkünfte besteuert.

Kann ich zum Jahresende offene Guthaben und Geschenkkarten geltend machen?

Ein Unternehmen weist Verkäufe von Geschenkkarten am Tag des Verkaufs als Geschäftseinkommen aus und darf eine Rücklage für die Karten abziehen, von denen es erwartet, dass sie nach dem Jahresende eingelöst werden. Laut Guide T4002 und der Seite zu den Einkunftsquellen der CRA ist die Berechnung der Rücklage eine Wahl, und sie wird im Folgejahr wieder zum Geschäftseinkommen hinzugerechnet. Die CRA zählt Karten, Gutscheine, Belege und Tickets mit Geldwert als Geschenkkarten oder Gutscheine. Die GST/HST auf Geschenkkarten folgt einem anderen Zeitplan: siehe GST/HST auf Anzahlungen, Gutscheine und unbezahlte Rechnungen.

Drei Punkte bestimmen den Betrag:

• Die Rücklage ist der Betrag, dessen Einlösung erwartet wird, nicht der gesamte Saldo. Karten, deren Einlösung ein Unternehmen nicht erwartet, erhöhen die Rücklage nicht.
• Ein Guthaben, das der Kunde bezahlt hat, kommt einer Geschenkkarte am nächsten. Die Seiten der CRA nennen Geschenkkarten und Gutscheine, nicht Kundenguthaben; prüfen Sie daher, ob es passt.
• Ein Guthaben, das statt einer Erstattung bei einer Warenrückgabe ausgegeben wird, ist eine andere Frage. Es macht einen Teil eines Verkaufs rückgängig, statt eine Karte zu verkaufen, und die Seiten der CRA zu Geschenkkarten sagen nicht, wie dafür eine Rücklage gebildet wird. Lassen Sie es prüfen, bevor Sie dafür eine Rücklage geltend machen.

Führen Sie zum Jahresende eine Auswertung aller Karten und Guthaben nach Ausgabedatum, mit den bisherigen Einlösungen. Sie stützt die Prognose.

Wie hoch ist eine angemessene Rücklage, und was geschieht im Folgejahr mit ihr?

Das Gesetz nennt keinen Prozentsatz: Paragraph 20(1)(m) erlaubt „einen angemessenen Betrag“. Zwei archivierte Dokumente der CRA, die nicht mehr aktualisiert werden, zeigen, wie die CRA diese Formulierung gelesen hat.

• Wo keine besondere Obergrenze gilt, ist laut Interpretation Bulletin IT-154R (1988) eine angemessene Rücklage normalerweise der Bruttoerlös, der für nach dem Jahresende noch geschuldete Waren oder Leistungen eingegangen ist. Eine Gewinnschätzung wird nicht verlangt, und die Rücklage ist nicht auf die Lieferkosten begrenzt.
• Laut Technical News No. 32 hängt der Betrag von den bisherigen Erfahrungen des Unternehmens und den Leistungen ab, die es nach dem Jahresende voraussichtlich erbringen wird, und er sollte gekürzt werden, wenn die Verpflichtungen bedingt sind.

Bei Geschenkkarten ist der Maßstab der CRA der Betrag, dessen Einlösung nach dem Jahresende erwartet wird.

Jedes Jahresende wiederholt dieselben Schritte: Rücklage des Vorjahres hinzurechnen, dann eine neue Rücklage für das noch Geschuldete abziehen. Nach seinem Wortlaut betrachtet Paragraph 20(1)(m) Beträge, die im Jahr oder in einem früheren Jahr zum Einkommen gehörten. Eine Anzahlung, die mehrere Jahre abdeckt, kann daher jedes Jahr eine Rücklage tragen. Die hier zitierten Seiten der CRA behandeln mehrjährige Anzahlungen nicht; prüfen Sie das also, bevor Sie sich darauf verlassen. Speisen, Getränke und Beförderung bilden unten die Ausnahme. Das Beispiel verfolgt einen Kursblock Jahr für Jahr.

Gelten die Sonderregeln für Speisen, Getränke und Beförderung für mich?

Die besondere Obergrenze in Unterabschnitt 20(6) gilt nur, wenn die Anzahlung für Speisen, Getränke oder Beförderung ist. Sie ersetzt die normale Rücklage durch einen Betrag, der die Gesamtsumme nicht übersteigt, die im Einkommen dieses Jahres erfasst ist, im Jahr erhalten oder fällig geworden, für Speisen oder Getränke, die vor dem Jahresende nicht geliefert wurden, oder für Beförderung, die nicht erbracht wurde.

Die Obergrenze betrachtet nur die Einnahmen des jeweiligen Jahres. Eine in einem früheren Jahr erhaltene Anzahlung stützt daher in einem späteren Jahr keine Rücklage, sodass der Aufschub etwa ein Jahr dauert. Ein Verpflegungsplan oder ein im Voraus bezahlter Fahrpreis ist erfasst. Eine Catering-Anzahlung kann für den Teil für Speisen und Getränke erfasst sein; ein Leistungsanteil folgt der normalen Regel. Eine Geschenkkarte, die nur für eine Mahlzeit oder eine Fahrt gilt, kann ebenfalls erfasst sein; die Seite der CRA zu Geschenkkarten sagt dazu nichts. Ein Yogastudio oder ein Auftragnehmer ist nicht betroffen.

Ändert die Zufluss-Abfluss- oder die periodengerechte Methode die Antwort, und wer kann die Rücklage nicht geltend machen?

Die Rücklage ist für Unternehmen gedacht, die periodengerecht buchen (Einkommen zählt, wenn es verdient ist, nicht wenn Geld fließt). Laut der Seite der CRA zu den Gewinnermittlungsmethoden dürfen Landwirte, Fischer und selbstständige Provisionsvertreter die Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) oder die periodengerechte Methode (Accrual Method) anwenden, während alle anderen Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit periodengerecht erfasst werden müssen. Für Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften siehe Buchführung nach Zahlungseingang oder periodengerecht in Kanada.

Ist die Anzahlung oder der Vorschuss (Retainer) eines Kunden bei Erhalt steuerpflichtiges Einkommen?

Eine Anzahlung auf den Preis von Waren oder Leistungen, die noch kommen, folgt derselben Regel: Einkommen bei Erhalt, mit einer Rücklage für den noch geschuldeten Teil. Eine Anzahlung mit anderem Zweck braucht eine eigene Prüfung.

• Eine Anzahlung auf den Preis (Vertragsanzahlung): Einkommen nach Paragraph 12(1)(a) mit einer Rücklage, solange Arbeit offen ist.
• Ein Vorschuss (Retainer), der für den Kunden auf einem Treuhandkonto liegt: Ob es schon das Geld des Unternehmens ist und damit nach Paragraph 12(1)(a) „erhalten“, hängt von den Bedingungen und etwaigen Berufsregeln ab. Das Gesetz und die hier zitierten Seiten der CRA klären das nicht. Lassen Sie es prüfen, bevor Sie es so oder so behandeln.
• Ein Pfand, das zurückgezahlt wird, wenn ein Behältnis zurückkommt, in dem Waren geliefert wurden (zum Beispiel ein Behälter): Paragraph 12(1)(a)(ii) erfasst es, und Subparagraph 20(1)(m)(iv) erlaubt eine Rücklage für die erwartete Rückzahlung. Flaschen sind ausgenommen.
• Eine Anzahlung, die Sie zurückzahlen, weil der Kunde storniert: Sie war bei Erhalt Einkommen. Paragraph 20(1)(m.2) erlaubt einen Abzug für die Rückzahlung in dem Jahr, in dem Sie sie leisten, eine Rückzahlung nach dem Jahresende fällt also in das spätere Jahr.
• Eine rückzahlbare Kaution als Sicherheit gegen Schäden oder Verlust: Paragraphen 12(1)(a) und 20(1)(m) sagen nicht, wie sie behandelt wird. Auf den Vertrag und darauf, was mit der Kaution geschieht, kommt es an. Gehen Sie von keiner der beiden Antworten aus.
• Eine Anzahlung oder Gebühr, die Sie behalten, ob Sie liefern oder nicht: wird in der Regel bei Erhalt voll besteuert, wie im Fall nach Abschnitt 9 oben. Ob eine nicht erstattungsfähige Anzahlung in jedem Fall behalten wird und ob sie auch unter Paragraph 12(1)(a) fällt, hängt vom Vertrag und den Tatsachen ab.

Zu noch nicht abgerechneten Leistungen von Freiberuflern siehe Dezember-Umsätze, die im Januar bezahlt werden. Zu unbezahlten Rechnungen und zweifelhaften Forderungen siehe Unbezahlte Kundenrechnungen abschreiben.

Wie wird die Rücklage in der Erklärung einer Kapitalgesellschaft von Jahr zu Jahr fortgeschrieben?

Eine Kapitalgesellschaft weist den Saldo jeder Rücklage in Schedule 13 aus, die mit der T2 (kanadische Körperschaftsteuererklärung) eingereicht wird, und überträgt die Veränderung in Schedule 1. Eine Verbindlichkeit in den Büchern für im Voraus erhaltene Zahlungen und die steuerliche Rücklage sind zwei getrennte Zahlen, die abzustimmen sind. Wenn die Bücher den Erlös bereits abgrenzen, achten Sie darauf, dass die Abgrenzung in den Büchern und die steuerliche Rücklage nicht beide auf dieselben Dollar angewendet werden: Schedule 1 hat getrennte Zeilen für Rücklagen aus dem Abschluss (126 und 414), und welche Salden wohin gehören, klären die Buchungen zum Jahresende. Die vollständige Abstimmung steht unter Warum der Buchgewinn vom steuerpflichtigen Einkommen der T2 abweicht.

Der Anfangssaldo jedes Jahres sollte dem Endsaldo des Vorjahres entsprechen. Eine Lücke bedeutet meist, dass eine Rücklage vergessen oder weggelassen wurde. Ein Einzelunternehmer rechnet die Rücklage des Vorjahres in Zeile 8290 in Teil 3C von Form T2125 (Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit) wieder hinzu und zieht die Rücklage dieses Jahres, gemäß dem Guide T4002 der CRA zu zulässigen Rücklagen unter den sonstigen Aufwendungen, in Zeile 9270 in Teil 4 ab, als Rücklage bezeichnet. Zu den Buchungen zum Jahresende drumherum siehe die Checkliste zum Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft und Jahresabschluss und GIFI.

Was ist, wenn frühere Jahre die Rücklage oder die Hinzurechnung versäumt haben?

Paragraph 12(1)(e) rechnet eine im Vorjahr abgezogene Rücklage in diesem Jahr wieder zum Einkommen. Eine Erklärung ohne diese Hinzurechnung wies daher zu wenig Einkommen für dieses Jahr aus. Ein Jahr, in dem eine mögliche Rücklage nie geltend gemacht wurde, hat womöglich zu viel Einkommen ausgewiesen; eine nachträgliche Rücklage verschiebt das Einkommen aber nur, weil das Folgejahr sie wieder hinzurechnet. Die Jahre hängen zusammen, betrachten Sie sie also ab der ersten großen Anzahlung gemeinsam. Wie weit zurück ein eingereichtes Jahr geändert werden kann, steht unter Wie weit die CRA zurück neu veranlagen kann.

Ändert meine Provinz die Antwort?

Die Rücklagenregel auf dieser Seite gilt auf Bundesebene. Die CRA verwaltet die Körperschaftsteuer der Provinzen und Territorien mit der T2 für alle Provinzen und Territorien außer Québec und Alberta.

• Alberta: Eine Kapitalgesellschaft mit einer Betriebsstätte (Permanent Establishment) dort reicht eine Erklärung für Alberta ein, sofern sie nicht befreit ist. Alberta erklärt, dass die Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens der des Bundes entspricht, während sich frei wählbare Abzüge zwischen beiden Erklärungen unterscheiden können.
• Québec: Québec erhebt eine eigene Körperschaftsteuer. Prüfen Sie, wie Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) die Rücklage behandelt, bevor Sie sich auf diese Seite verlassen.

Beispiel

Alle Beträge sind in kanadischen Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Ein Yogastudio verkauft Kursblöcke

Ein Yogastudio in Toronto mit periodengerechter Methode verkauft im Dezember Kursblöcke für C$40.000. Bis zum Jahresende wurden Kurse für C$15.000 besucht, und für C$25.000 stehen noch aus.

• Jahr eins: Das Studio rechnet die erhaltenen C$40.000 zum Einkommen und zieht eine Rücklage von C$25.000 für noch zu gebende Kurse ab, sodass das Einkommen aus den Kursblöcken C$15.000 beträgt. Zeigt seine Erfahrung, dass manche Blöcke ungenutzt verfallen, ist eine angemessene Rücklage niedriger.
• Jahr zwei: Es rechnet die C$25.000 wieder hinzu. Werden Kurse für C$20.000 gegeben und bleiben C$5.000 offen, zieht es eine neue Rücklage von C$5.000 ab. Das Einkommen aus den Kursblöcken beträgt C$20.000: die wieder hinzugerechneten C$25.000 abzüglich der neuen Rücklage von C$5.000.

Ein Geschenkladen hält Geschenkkarten und Guthaben

Ein Geschenkladen in Vancouver hat Geschenkkarten und im Voraus bezahltes Kundenguthaben verkauft, das Kunden bezahlt haben. Zum Jahresende sind C$12.000 unbenutzt. Die Verkäufe waren beim Verkauf Einkommen. Nach seiner Einlösungsgeschichte erwartet der Laden, dass C$9.000 nach dem Jahresende eingelöst werden und C$3.000 nicht. Behandelt er das bezahlte Guthaben wie eine Geschenkkarte, darf er eine Rücklage für die C$9.000 abziehen und rechnet diesen Betrag im Folgejahr wieder zum Einkommen. Ein Guthaben von C$500, das einem Kunden statt einer Erstattung bei einer Rückgabe gegeben wurde, ist eine eigene Frage und nicht Teil dieser Rücklage.

Ein Renovierungsunternehmer nimmt eine Anzahlung

Ein Renovierungsunternehmer in Hamilton erhält im November eine Anzahlung von C$30.000 für einen Auftrag, der im März beginnt. Bis zum Jahresende ist keine Arbeit erledigt. Ist die Anzahlung eine Zahlung auf den Vertragspreis, wird sie zum Einkommen gerechnet, und der Unternehmer darf eine Rücklage für die noch zu erbringenden Leistungen abziehen; die Rücklage wird im Folgejahr, in dem die Arbeit beginnt, wieder hinzugerechnet. Behandelt der Vertrag einen Teil davon, sagen wir C$5.000, als rückzahlbare Kaution, ist dieser Teil eine andere Frage, die das Gesetz und die hier zitierten Seiten der CRA nicht klären. Der Unternehmer bucht ihn getrennt und lässt ihn prüfen, bevor er ihn so oder so behandelt.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Jahresende enthält große Anzahlungen, ein Geschenkkartenprogramm oder Kundenguthaben: Zu entscheiden, welche Salden infrage kommen, wie hoch eine angemessene Rücklage ist und wie Bücher und Erklärung sie jedes Jahr fortschreiben, erfordert fachliches Urteil. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung oder Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Frühere Erklärungen haben nie eine Rücklage geltend gemacht oder nie eine wieder hinzugerechnet: Das Einkommen von mehr als einem Jahr ist betroffen. Siehe Hilfe bei der Körperschaftsteuer, den Ratgeber zum Nachholen überfälliger Buchhaltung und die Checkliste zum Jahresabschluss.
• Sie verkaufen Speisen, Getränke oder Beförderung: Die Obergrenze in Unterabschnitt 20(6) begrenzt die Rücklage. Sprechen Sie das bei der Hilfe bei der Körperschaftsteuer an.
• Sie sind Landwirt oder Fischer und wenden die Zufluss-Abfluss-Methode an: Die Rücklage steht nicht zur Verfügung. Siehe Buchführung nach Zahlungseingang oder periodengerecht in Kanada.
• Ein Teil einer Anzahlung kann rückzahlbar sein, oder ein Vorschuss liegt auf einem Treuhandkonto: Der Vertrag und die Tatsachen entscheiden. Sprechen Sie das bei der Hilfe bei der Körperschaftsteuer an.
• Kunden haben nicht gezahlt, oder Sie haben eine Rechnung abgeschrieben: siehe Unbezahlte Kundenrechnungen abschreiben.
• Sie müssen wissen, wann die GST/HST auf eine Anzahlung oder Geschenkkarte fällig ist: siehe den Ratgeber zur Umsatzsteuer auf Anzahlungen.
• Sie haben die Arbeit im Dezember erledigt, und der Kunde hat im Januar gezahlt: siehe Dezember-Umsätze, die im Januar bezahlt werden.
• Sie zahlen einer anderen Person, damit sie im Voraus bezahlte Kundenverpflichtungen übernimmt: Eine gemeinsame schriftliche Wahl nach Unterabschnitten 20(24) und 20(25) kann einen Abzug für eine angemessene Zahlung erlauben, und Sie machen dann für diese Verpflichtungen keine Rücklage mehr geltend. Der Empfänger rechnet die Zahlung als Betrag nach Paragraph 12(1)(a) zum Einkommen, wenn er sie im Rahmen seines Geschäfts erhält. Teilen Sie das dem Minister schriftlich bis zum früheren der beiden Einreichungstermine der Parteien für das Zahlungsjahr mit. Sprechen Sie das bei der Hilfe bei der Körperschaftsteuer an.
• Sie erhalten Miete im Voraus für eine Immobilie, die Ihnen gehört: siehe So werden Mieteinkünfte besteuert.
• Ihre Kapitalgesellschaft sitzt in Québec oder Alberta: Es gilt eine gesonderte Provinzerklärung; beginnen Sie mit der Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Dieselbe Anzahlung wird von einem US-Unternehmen vereinnahmt: siehe die US-Behandlung von Kundenanzahlungen.