Dự phòng doanh thu chưa thực hiện: tiền trả trước, thẻ quà tặng

Tiền khách trả trước là thu nhập khi tôi nhận tiền hay khi tôi giao hàng?

Doanh nghiệp tại Canada thường khai khoản khách hàng trả trước là thu nhập của năm nhận tiền, không phải năm giao hàng. Paragraph 12(1)(a) của Income Tax Act tính vào thu nhập mọi khoản tiền nhận trong quá trình kinh doanh cho dịch vụ chưa thực hiện hoặc hàng hóa chưa giao trước ngày cuối năm. Sau đó, khoản dự phòng theo paragraph 20(1)(m) có thể loại phần còn nợ ra khỏi thu nhập, và tờ khai của năm sau sẽ cộng khoản đó lại.

Sổ sách kinh doanh có thể ghi khoản trả trước là một khoản phải trả gọi là doanh thu chưa thực hiện (còn gọi là deferred revenue hoặc tiền đặt cọc của khách hàng) cho đến khi giao hàng. Chuẩn mực kế toán quyết định sổ sách trình bày khoản này thế nào, và trang này không bàn đến phần đó. Quy tắc thuế thì khác: thuế bắt đầu tính từ lúc nhận tiền, và việc hoãn chỉ có được qua khoản dự phòng khai trên tờ khai và được theo dõi mỗi năm.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• Khoản tiền có thể được hoàn lại, một phần có thể là tiền đặt cọc bảo đảm, hoặc bạn giữ tiền dù có giao hàng hay không.
• Một khoản thanh toán trả cho dịch vụ kéo dài nhiều năm.
• Chương trình thẻ quà tặng hoặc tín dụng cửa hàng để lại nhiều số dư nhỏ vào cuối năm.
• Doanh nghiệp bán thực phẩm, đồ uống hoặc dịch vụ vận chuyển, vốn có mức giới hạn riêng.
• Một tờ khai trước đã khai khoản dự phòng nhưng chưa bao giờ cộng lại, hoặc chưa từng khai khoản dự phòng nào.
• Doanh nghiệp là công ty, vốn theo dõi các khoản dự phòng trên một schedule nộp mỗi năm.

Cần chuẩn bị: số tiền đã nhận theo từng khách hàng và ngày nhận, ngày giao hoặc ngày sử dụng và phần còn lại vào cuối năm, báo cáo thẻ quà tặng và tín dụng cửa hàng kèm ngày phát hành, điều khoản hoàn tiền của hợp đồng, và khoản dự phòng năm trước cùng schedule chứng minh cho khoản đó.

Dự phòng doanh thu chưa thực hiện là gì, và doanh nghiệp Canada của tôi có được lập không?

Dự phòng doanh thu chưa thực hiện là khoản khấu trừ cho một số tiền hợp lý ứng với hàng hóa còn phải giao, dịch vụ còn phải thực hiện, hoặc tiền thuê nhận trước còn phải được hưởng sau ngày cuối năm. Paragraph 20(1)(m) chỉ cho phép khoản này đối với các khoản thuộc paragraph 12(1)(a) đã được tính vào thu nhập từ hoạt động kinh doanh, trong năm đó hoặc năm trước. Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh hoặc công ty đang kinh doanh đều có thể lập khoản này, trừ khi thuộc một trường hợp loại trừ dưới đây.

Paragraph 12(1)(e) cộng khoản đã trừ của năm trước trở lại vào thu nhập. Vì vậy khoản dự phòng chỉ hoãn thu nhập, không xóa thu nhập. Việc lập dự phòng là một lựa chọn, và khoản cộng lại khớp với số tiền thực tế đã trừ.

Khoản trả trước nào đủ điều kiện: hàng hóa chưa giao, dịch vụ chưa thực hiện, tiền thuê trả trước?

Một khoản trả trước đủ điều kiện khi doanh nghiệp vẫn còn phải giao, thực hiện hoặc cho thuê một thứ gì đó sau ngày cuối năm. Paragraph 20(1)(m) nêu bốn trường hợp.

Hai tình huống không đủ điều kiện, và một tình huống thứ ba có thể không đủ:

• Khoản thanh toán được giữ dù có chuyện gì xảy ra, hoặc công việc đã làm xong ngay khi nhận hoặc ngay sau đó. Bản tin kỹ thuật đã lưu trữ của CRA cho biết section 9 (quy tắc chung về lợi nhuận) thường được áp dụng thay cho paragraph 12(1)(a) khi công việc về cơ bản đã xong ngay khi nhận tiền hoặc ngay sau đó, hoặc khi hợp đồng cho phép doanh nghiệp giữ khoản thanh toán dù có giao hàng hay không. Khi đó toàn bộ số tiền là thu nhập khi nhận, không có dự phòng. CRA xem việc chọn quy tắc này là tùy từng trường hợp, và Technical News No. 32 sau đó của CRA thừa nhận rằng một khoản chịu thuế theo section 9 cũng có thể thuộc paragraph 12(1)(a). Hợp đồng và phần công việc còn nợ vẫn là yếu tố quyết định, vì vậy hãy nhờ phân loại khoản thanh toán không hoàn lại trước khi dựa vào một trong hai cách hiểu.
• Bảo hành, bảo đảm, bồi thường, bảo hiểm và nghĩa vụ phục hồi môi trường. Subsection 20(7) cấm lập dự phòng này cho các khoản đó.
• Tiền thuê trả trước của bất động sản cho thuê. Paragraph 20(1)(m) chỉ áp dụng cho thu nhập từ hoạt động kinh doanh, và việc tiền thuê từ bất động sản cho thuê có phải thu nhập kinh doanh hay không tùy vào các sự kiện thực tế. Hãy bắt đầu từ cách đánh thuế thu nhập cho thuê nhà.

Tôi có được lập dự phòng cho tín dụng cửa hàng và thẻ quà tặng còn lại cuối năm không?

Doanh nghiệp khai doanh số bán thẻ quà tặng là thu nhập kinh doanh vào ngày bán, và được trừ một khoản dự phòng cho những thẻ dự kiến sẽ được sử dụng sau ngày cuối năm. Guide T4002 của CRA và trang nguồn thu nhập cho biết việc tính khoản dự phòng là một lựa chọn và khoản đó được cộng lại vào thu nhập kinh doanh của năm sau. CRA coi thẻ, phiếu, biên nhận và vé có giá trị bằng tiền là thẻ quà tặng hoặc phiếu quà tặng. GST/HST trên thẻ quà tặng theo một mốc thời gian khác: xem GST/HST trên tiền đặt cọc, phiếu quà tặng và hóa đơn chưa thanh toán.

Ba điểm quyết định số tiền dự phòng:

• Khoản dự phòng là số tiền dự kiến sẽ được sử dụng, không phải toàn bộ số dư. Những thẻ doanh nghiệp không kỳ vọng sẽ được sử dụng thì không làm tăng khoản dự phòng.
• Tín dụng cửa hàng mà khách hàng đã trả tiền gần giống thẻ quà tặng nhất. Các trang của CRA nêu thẻ quà tặng và phiếu quà tặng chứ không nêu tín dụng cửa hàng, nên hãy xác nhận xem có phù hợp không.
• Tín dụng cấp thay cho việc hoàn tiền một đơn hàng bị trả lại là một câu hỏi khác. Khoản này hoàn lại một phần của lần bán chứ không phải bán một thẻ, và các trang về thẻ quà tặng của CRA không nói cách lập dự phòng cho khoản này. Hãy nhờ xem xét trước khi lập dự phòng cho khoản đó.

Hãy giữ báo cáo cuối năm về mọi thẻ và tín dụng theo ngày phát hành, kèm lịch sử sử dụng trước đây. Báo cáo này hỗ trợ cho mức dự kiến.

Mức dự phòng nào là hợp lý, và khoản đó được xử lý ra sao ở năm sau?

Luật không đặt tỷ lệ phần trăm: paragraph 20(1)(m) cho phép "a reasonable amount" (một số tiền hợp lý). Hai tài liệu đã lưu trữ của CRA, không còn được cập nhật, cho thấy CRA từng hiểu cụm từ này thế nào.

• Khi không có giới hạn đặc biệt nào áp dụng, Interpretation Bulletin IT-154R (1988) cho biết khoản dự phòng hợp lý thường là tổng số tiền thu được cho hàng hóa hoặc dịch vụ còn nợ sau ngày cuối năm. Khoản này không đòi hỏi ước tính lợi nhuận và không bị giới hạn ở chi phí giao hàng.
• Technical News No. 32 cho biết số tiền phụ thuộc vào kinh nghiệm trước đây của doanh nghiệp và các dịch vụ doanh nghiệp có cơ sở để dự kiến cung cấp sau ngày cuối năm, và nên được giảm bớt khi nghĩa vụ còn phụ thuộc điều kiện.

Đối với thẻ quà tặng, thước đo của CRA là số tiền dự kiến sẽ được sử dụng sau ngày cuối năm.

Mỗi cuối năm lặp lại cùng các bước: cộng lại khoản dự phòng của năm trước, rồi trừ một khoản dự phòng mới cho phần còn nợ. Theo câu chữ của luật, paragraph 20(1)(m) xét các khoản đã tính vào thu nhập của năm đó hoặc năm trước, nên một khoản trả trước bao phủ nhiều năm có thể có dự phòng ở mỗi năm. Các trang của CRA được dẫn ở đây không đề cập đến khoản trả trước nhiều năm, vì vậy hãy xác nhận trước khi dựa vào cách này. Thực phẩm, đồ uống và vận chuyển là ngoại lệ nêu dưới đây. Phần Ví dụ theo dõi một gói lớp học qua từng năm.

Các quy tắc đặc biệt cho thực phẩm, đồ uống và vận chuyển có áp dụng cho tôi không?

Mức giới hạn đặc biệt trong subsection 20(6) chỉ áp dụng khi khoản trả trước là cho thực phẩm, đồ uống hoặc vận chuyển. Mức này thay khoản dự phòng thông thường bằng một số tiền không vượt quá tổng số được tính vào thu nhập của năm đó, đã nhận hoặc phải thu trong năm, cho thực phẩm hay đồ uống chưa giao, hoặc dịch vụ vận chuyển chưa cung cấp, trước ngày cuối năm.

Mức giới hạn chỉ xét các khoản nhận trong chính năm đó. Vì vậy khoản trả trước nhận ở năm trước không hỗ trợ khoản dự phòng ở năm sau, và việc hoãn kéo dài khoảng một năm. Gói bữa ăn hoặc tiền vé trả trước thuộc diện này. Tiền đặt cọc tiệc có thể thuộc diện này đối với phần thực phẩm và đồ uống; phần dịch vụ còn lại theo quy tắc thông thường. Thẻ quà tặng chỉ dùng cho một bữa ăn hoặc một chuyến đi cũng có thể thuộc diện này; trang về thẻ quà tặng của CRA không nêu rõ. Studio yoga hoặc nhà thầu không bị ảnh hưởng.

Phương pháp tiền mặt hay dồn tích có làm đổi câu trả lời không, và ai không được lập dự phòng?

Khoản dự phòng được thiết kế cho doanh nghiệp dùng cơ sở dồn tích (thu nhập được tính khi phát sinh, không phải khi tiền đi qua tay). Trang phương pháp kế toán của CRA cho biết nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh có thể dùng phương pháp tiền mặt hoặc dồn tích, còn mọi thu nhập tự kinh doanh khác phải dùng phương pháp dồn tích. Đối với công ty và hợp danh, xem kế toán tiền mặt hay dồn tích tại Canada.

Tiền đặt cọc hoặc tiền thuê dịch vụ (retainer) của khách hàng có phải thu nhập chịu thuế khi tôi nhận không?

Tiền đặt cọc trả vào giá hàng hóa hoặc dịch vụ sắp đến theo cùng một quy tắc: là thu nhập khi nhận, kèm khoản dự phòng cho phần còn nợ. Tiền đặt cọc có mục đích khác cần được xem xét riêng.

• Tiền đặt cọc trả vào giá (tiền đặt cọc hợp đồng): là thu nhập theo paragraph 12(1)(a), kèm dự phòng khi công việc còn dở.
• Tiền retainer giữ trong tài khoản ủy thác cho khách hàng: việc đó đã là tiền của doanh nghiệp hay chưa, và do đó có được "nhận" theo paragraph 12(1)(a) hay không, tùy vào điều khoản và quy định nghề nghiệp. Luật và các trang CRA được dẫn ở đây không giải quyết điều này. Hãy nhờ xem xét trước khi xử lý theo cách nào.
• Tiền đặt cọc được hoàn lại khi vật dụng chứa hàng hóa được trả lại (ví dụ một thùng chứa): paragraph 12(1)(a)(ii) tính khoản này vào thu nhập, và subparagraph 20(1)(m)(iv) cho phép lập dự phòng cho khoản hoàn trả dự kiến. Chai bị loại trừ.
• Tiền đặt cọc bạn hoàn lại vì khách hàng hủy: khoản này là thu nhập khi nhận. Paragraph 20(1)(m.2) cho phép trừ khoản hoàn trả trong năm bạn hoàn trả, nên khoản hoàn trả sau ngày cuối năm thuộc năm sau.
• Tiền đặt cọc bảo đảm có thể hoàn lại, giữ để bảo đảm cho thiệt hại hoặc mất mát: paragraph 12(1)(a) và 20(1)(m) không nói cách xử lý khoản này. Hợp đồng và việc khoản đặt cọc sau cùng được xử lý ra sao là yếu tố quan trọng. Đừng mặc định theo cách nào.
• Tiền đặt cọc hoặc phí bạn giữ dù có giao hàng hay không: thường bị đánh thuế toàn bộ khi nhận, như trường hợp section 9 ở trên. Việc khoản đặt cọc không hoàn lại có được giữ trong mọi trường hợp hay không, và có thuộc paragraph 12(1)(a) hay không, tùy vào hợp đồng và các sự kiện thực tế.

Về công việc chưa lập hóa đơn của người hành nghề chuyên môn, xem doanh số tháng 12 nhận tiền vào tháng 1. Về hóa đơn chưa thanh toán và nợ khó đòi, xem xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa thanh toán.

Khoản dự phòng được theo dõi qua từng năm trên tờ khai của công ty như thế nào?

Công ty ghi số dư của từng khoản dự phòng trên Schedule 13, nộp cùng tờ khai T2, và chuyển phần thay đổi sang Schedule 1. Khoản phải trả về doanh thu chưa thực hiện trong sổ sách và khoản dự phòng thuế là hai con số riêng cần đối chiếu. Nếu sổ sách đã hoãn doanh thu, hãy bảo đảm khoản hoãn theo sổ sách và khoản dự phòng thuế không cùng áp dụng cho cùng những đồng tiền đó: Schedule 1 có các line riêng cho dự phòng từ báo cáo tài chính (126 và 414), và số dư nào ghi ở đâu được chốt cùng các bút toán cuối năm. Phần đối chiếu đầy đủ nằm trong vì sao lợi nhuận theo sổ sách khác thu nhập chịu thuế trên tờ khai T2.

Số dư đầu kỳ của mỗi năm phải bằng số dư cuối kỳ của năm trước. Nếu có chênh lệch, thường là một khoản dự phòng đã bị bỏ sót hoặc bị bỏ đi. Chủ doanh nghiệp một chủ cộng lại khoản dự phòng năm trước ở line 8290 trong Part 3C của Form T2125 và, theo Guide T4002 của CRA về các khoản dự phòng được phép trong chi phí khác, trừ khoản dự phòng năm nay ở line 9270 trong Part 4, ghi rõ là khoản dự phòng. Về các bút toán cuối năm liên quan, xem danh sách kiểm tra khóa sổ cuối năm của công ty và báo cáo tài chính cuối năm và GIFI.

Nếu các năm trước bỏ sót khoản dự phòng hoặc khoản cộng lại thì sao?

Paragraph 12(1)(e) cộng khoản dự phòng đã trừ năm ngoái trở lại vào thu nhập năm nay, nên tờ khai bỏ sót khoản cộng lại đã khai thiếu thu nhập của năm đó. Một năm chưa từng lập khoản dự phòng mà lẽ ra được lập có thể đã khai thừa thu nhập, nhưng khoản dự phòng nộp muộn chỉ hoãn thu nhập, vì năm sau sẽ cộng lại. Các năm có liên quan với nhau, nên hãy xem chúng cùng lúc, bắt đầu từ khoản trả trước lớn đầu tiên. Về việc có thể thay đổi một năm đã nộp tờ khai lùi về bao xa, xem CRA có thể ấn định lại lùi về bao xa.

Tỉnh bang của tôi có làm thay đổi câu trả lời không?

Quy tắc dự phòng trên trang này là quy tắc liên bang. CRA quản lý thuế công ty cấp tỉnh bang và vùng lãnh thổ trên tờ khai T2 cho mọi tỉnh bang và vùng lãnh thổ, trừ Quebec và Alberta.

• Alberta: công ty có cơ sở thường trú tại đó phải nộp tờ khai Alberta trừ khi được miễn. Alberta cho biết cách tính thu nhập chịu thuế của Alberta song song với cách tính liên bang, trong khi các khoản khấu trừ tùy chọn có thể khác nhau giữa hai tờ khai.
• Quebec: Quebec có thuế công ty riêng. Hãy kiểm tra cách Revenu Québec xử lý khoản dự phòng trước khi dựa vào trang này.

Ví dụ

Tất cả số tiền đều bằng đô la Canada và mang tính minh họa.

Một studio yoga bán gói lớp học

Một studio yoga ở Toronto dùng cơ sở dồn tích bán gói lớp học trị giá C$40.000 trong tháng 12. Đến cuối năm, các lớp trị giá C$15.000 đã được học và còn lại C$25.000.

• Năm thứ nhất: studio tính vào thu nhập C$40.000 đã nhận và trừ khoản dự phòng C$25.000 cho các lớp còn phải dạy, nên thu nhập từ các gói là C$15.000. Nếu lịch sử cho thấy một số gói hết hạn mà không dùng, khoản dự phòng hợp lý sẽ thấp hơn.
• Năm thứ hai: studio cộng lại C$25.000. Nếu các lớp trị giá C$20.000 đã được dạy và còn C$5.000, studio trừ một khoản dự phòng mới C$5.000. Thu nhập từ các gói là C$20.000: C$25.000 cộng lại, trừ C$5.000 dự phòng mới.

Một cửa hàng quà tặng giữ thẻ quà tặng và tín dụng cửa hàng

Một cửa hàng quà tặng ở Vancouver đã bán thẻ quà tặng và tín dụng cửa hàng trả trước mà khách hàng đã trả tiền. C$12.000 chưa dùng vào cuối năm. Các lần bán là thu nhập khi bán. Dựa trên lịch sử sử dụng, cửa hàng dự kiến C$9.000 sẽ được dùng sau ngày cuối năm và C$3.000 sẽ không. Coi tín dụng cửa hàng đã trả tiền như thẻ quà tặng, cửa hàng có thể trừ khoản dự phòng cho C$9.000 và cộng lại số tiền đó vào thu nhập năm sau. Khoản tín dụng C$500 cấp cho khách thay cho việc hoàn tiền đơn hàng trả lại là một câu hỏi riêng và không nằm trong khoản dự phòng này.

Một nhà thầu cải tạo nhà nhận tiền đặt cọc

Một nhà thầu cải tạo nhà ở Hamilton nhận tiền đặt cọc C$30.000 vào tháng 11 cho công trình bắt đầu vào tháng 3. Đến cuối năm chưa có công việc nào được thực hiện. Nếu tiền đặt cọc là khoản trả vào giá hợp đồng, khoản này được tính vào thu nhập và nhà thầu có thể trừ khoản dự phòng cho dịch vụ còn phải thực hiện; khoản dự phòng được cộng lại vào năm sau, khi công việc bắt đầu. Nếu hợp đồng coi một phần, chẳng hạn C$5.000, là tiền đặt cọc bảo đảm có thể hoàn lại, phần đó là một câu hỏi khác mà luật và các trang CRA được dẫn ở đây không giải quyết. Nhà thầu ghi riêng khoản đó và nhờ xem xét trước khi xử lý theo cách nào.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Cuối năm bạn có nhiều khoản trả trước lớn, chương trình thẻ quà tặng hoặc số dư tín dụng cửa hàng: việc xác định số dư nào đủ điều kiện, mức dự phòng nào là hợp lý và sổ sách cùng tờ khai chuyển khoản đó qua từng năm ra sao đòi hỏi phán đoán chuyên môn. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán hoặc hỗ trợ thuế công ty.
• Các tờ khai trước chưa bao giờ lập khoản dự phòng, hoặc chưa bao giờ cộng lại: thu nhập của nhiều hơn một năm bị ảnh hưởng. Xem hỗ trợ thuế công ty, hướng dẫn bổ sung sổ sách quá hạn và danh sách kiểm tra khóa sổ cuối năm.
• Bạn bán thực phẩm, đồ uống hoặc dịch vụ vận chuyển: mức giới hạn trong subsection 20(6) hạn chế khoản dự phòng. Hãy trao đổi với hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn làm nông hoặc đánh cá và dùng phương pháp tiền mặt: không được lập khoản dự phòng. Xem kế toán tiền mặt hay dồn tích tại Canada.
• Một phần tiền đặt cọc có thể được hoàn lại, hoặc tiền retainer nằm trong tài khoản ủy thác: hợp đồng và các sự kiện thực tế quyết định. Hãy trao đổi với hỗ trợ thuế công ty.
• Khách hàng chưa trả tiền, hoặc bạn đã xóa sổ một hóa đơn: xem xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa thanh toán.
• Bạn cần biết khi nào phải nộp GST/HST cho tiền đặt cọc hoặc thẻ quà tặng: xem hướng dẫn thuế bán hàng về tiền đặt cọc.
• Bạn làm việc trong tháng 12 và khách hàng trả tiền vào tháng 1: xem doanh số tháng 12 nhận tiền vào tháng 1.
• Bạn trả tiền cho người khác để tiếp nhận nghĩa vụ với khách hàng đã trả trước: lựa chọn chung bằng văn bản theo subsection 20(24) và 20(25) có thể cho phép trừ một khoản thanh toán hợp lý, và khi đó bạn ngừng lập dự phòng cho các nghĩa vụ đó. Bên nhận tính khoản thanh toán vào thu nhập như một khoản theo paragraph 12(1)(a) nếu nhận trong quá trình kinh doanh. Hãy thông báo bằng văn bản cho Minister (Bộ trưởng) chậm nhất vào hạn nộp tờ khai sớm hơn của hai bên cho năm thanh toán. Hãy trao đổi với hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn thu tiền thuê trả trước của bất động sản bạn sở hữu: xem cách đánh thuế thu nhập cho thuê nhà.
• Công ty của bạn ở Quebec hoặc Alberta: áp dụng một tờ khai cấp tỉnh bang riêng; hãy bắt đầu từ hỗ trợ thuế công ty.
• Cùng một khoản đặt cọc do doanh nghiệp tại Hoa Kỳ nhận: xem cách Hoa Kỳ xử lý tiền trả trước và tiền đặt cọc của khách hàng.