GST/HST: Kaution, offene Rechnung, Gutschein, Forderungsausfall

Wird GST/HST auf eine unbezahlte Rechnung geschuldet?

Ja, wenn Sie GST/HST-Registrierter sind. GST/HST wird zum früheren von zwei Tagen geschuldet: dem Tag, an dem Sie die Zahlung erhalten, oder dem Tag, an dem die Zahlung fällig ist. Die Steuer auf eine unbezahlte Rechnung wird daher normalerweise gemeldet und abgeführt, bevor der Kunde zahlt (Excise Tax Act s. 168). Die Steuer erst bei Zahlung des Kunden zu melden, entspricht dieser Regel nicht. Verspätet gemeldete Steuer wird ab ihrem ursprünglichen Fälligkeitstag verzinst (s. 280). Ein Einzelunternehmer schuldet sie persönlich, die Komplementäre haften gemeinsam für die Steuer einer Personengesellschaft (s. 272.1(5)), und auch die Direktoren einer Kapitalgesellschaft können in Anspruch genommen werden, sobald die Voraussetzungen des Gesetzes für die Einziehung erfüllt sind; Sorgfalt ist ein Verteidigungsgrund, und die Haftung endet zwei Jahre nachdem sie zuletzt Direktor waren (s. 323).

Die Zahlung ist am frühesten der folgenden Tage fällig: dem Tag, an dem Sie die Rechnung zuerst ausstellen, oder dem Datum auf der Rechnung; dem Tag, an dem Sie die Rechnung ohne unangemessene Verzögerung hätten ausstellen müssen; und einem Datum, an dem der Kunde nach einer schriftlichen Vereinbarung zahlen muss (s. 152(1)). Bei Miete oder Lizenz nach einer schriftlichen Vereinbarung ist die Zahlung nur an dem Tag fällig, den die Vereinbarung verlangt (s. 152(2)). Die CRA ergänzt, dass die Steuer auf bezahlte und unbezahlte Rechnungen für die Periode gemeldet wird, in der Sie die Rechnung ausstellen (RC4022).

Einfach ist ein Fall nicht mehr, wenn Geld vor der Arbeit eintraf und eine Kaution oder eine Zahlung sein kann, wenn Waren auf Raten verkauft werden, wenn ein Vertrag einen Teil des Preises zurückhält, wenn ein Kunde nie zahlt oder wenn Sie Steuer auf einen Verkauf bereits abgeführt haben, der später erstattet wurde oder nie bezahlt wurde, denn die Korrektur hängt davon ab, in welcher Erklärung die Steuer stand. Sammeln Sie Rechnungen mit Datum und Bedingungen, schriftliche Vereinbarungen, Kautionsvereinbarungen, das Kundenkonto, Abschreibungsbelege und die eingereichten Erklärungen der betroffenen Perioden.

In welche GST/HST-Erklärung gehört eine Rechnung?

Normalerweise in die Periode, die das Rechnungsdatum enthält, auch wenn die Zahlung später kommt, es sei denn, Sie wurden früher bezahlt oder eine Vereinbarung verlangte eine frühere Zahlung (s. 225: die Periode, in der die Steuer einziehbar wurde). Monatliche und vierteljährliche Einreicher reichen die Erklärung ein und zahlen 1 Monat nach Ende der Periode. Die meisten jährlichen Einreicher reichen ein und zahlen 3 Monate nach dem Geschäftsjahresende; ein Einzelunternehmer mit Geschäftseinkünften und Jahresende am 31. Dezember zahlt bis zum 30. April und reicht bis zum 15. Juni ein (CRA-Fristen). In beiden Fällen kann ein Unternehmen Steuer abführen, bevor es sie eingenommen hat.

Berichtsperiode und Steuerjahr der Einkommensteuer sind getrennte Fragen. Wenn sie nicht übereinstimmen, lesen Sie GST/HST-Berichtsperiode und Geschäftsjahr, und für das Einkommensjahr im Dezember verkauft, im Januar bezahlt.

Berechnen Sie GST/HST, wenn ein Kunde eine Kaution zahlt?

Nicht auf eine echte Kaution, also Geld, das als Sicherheit für die eigene Leistung des Kunden gehalten wird. Ein Registrierter erhebt auf eine Kaution keine GST/HST und erhebt sie, wenn die Kaution auf den Preis angerechnet wird (RC4022). Geld, das tatsächlich Teil des Preises ist, wird besteuert, wenn es gezahlt wird oder fällig ist; der Test steht im nächsten Abschnitt. Das Gesetz behandelt eine Kaution, ob erstattbar oder nicht, als noch nicht auf den Preis gezahlt, bis der Lieferant sie anrechnet (s. 168(9)).

Der Preis selbst wird weiterhin nach den üblichen Regeln fällig, etwa zum Rechnungsdatum. Eine erstattbare Kaution, die einfach zurückgegeben wird, hat nach einem CRA-Memorandum, das nicht an spätere gesetzliche Änderungen angepasst wurde, keine steuerlichen Folgen (memorandum). Für Kautionen auf Mehrwegbehälter gelten in RC4022 gesonderte Regeln. Wie Sie eine Kaution buchen und wann sie zum Ertrag wird, lesen Sie unter Kundenanzahlungen und noch nicht erwirtschaftete Erlöse.

Worin unterscheidet sich eine Kaution von einer Teilzahlung, einer Ratenzahlung oder einer Kundenanzahlung?

Das Memorandum der CRA zu Kautionen definiert eine Kaution als einen Betrag, der als Sicherheit für die eigene Leistung des Kunden gegeben wird (300-6-8). Jeder Teil des Preises, ob als Teilzahlung, Ratenzahlung oder Kundenanzahlung bezeichnet, wird besteuert, wenn er gezahlt wird oder fällig ist (s. 168(2); 300-6-7). Beide Memoranden weisen darauf hin, dass sie nicht an spätere gesetzliche Änderungen angepasst wurden. Das Gesetz definiert „Kaution“ nicht, und RC4022 trennt beide nicht, daher ist dies ein Ermessenspunkt: Der Wortlaut des Vertrags, ob das Geld erstattbar ist und was es sichert oder bezahlt, sind die Tatsachen, die entscheiden.

Wer jede Vorauszahlung als Kaution behandelt, kann Steuer für die Periode, in der das Geld eintraf, ungemeldet lassen; ist das geschehen, lesen Sie eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren.

Was geschieht mit der GST/HST, wenn der Kunde die Kaution verliert?

Eine verfallene Kaution ist steuerpflichtig. Verfällt ein Betrag, weil eine Vereinbarung über eine steuerpflichtige Leistung verletzt, geändert oder beendet wird, behandelt das Gesetz ihn als Zahlung für die Leistung, einschließlich der Steuer (s. 182). Der Lieferant stellt nichts zusätzlich in Rechnung: Er multipliziert den verfallenen Betrag mit einem Steuerbruchteil (RC4022) und meldet das Ergebnis für die Periode des Verfalls, da die Steuer zu diesem Zeitpunkt als eingenommen gilt (s. 182(1)(b)).

Die Regel erfasst eine Leistung, die steuerpflichtig und nicht nullbesteuert gewesen wäre (zum Nullsatz besteuert, etwa viele Ausfuhren; siehe befreit, nullbesteuert und nicht steuerbar). Sie kann auch andere Beträge erfassen, die gezahlt werden oder verfallen, weil die Vereinbarung endet, etwa eine Stornogebühr. Ein Kunde, der Registrierter ist, kann den Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) für die im verfallenen Betrag enthaltene Steuer geltend machen können (RC4022); siehe GST/HST einreichen und Vorsteuerabzug geltend machen.

Berechnen Sie GST/HST auf einen Geschenkgutschein oder ein Kundenguthaben?

Ein Geschenkgutschein, der die Bedingungen der CRA erfüllt (siehe unten), trägt beim Verkauf keine GST/HST; die Steuer fällt an, wenn er eingelöst wird. Das Gesetz behandelt den Verkauf eines Geschenkgutscheins gegen Entgelt als keine Leistung und einen als Zahlung gegebenen Geschenkgutschein als Geld (s. 181.2). Bei der Einlösung berechnen Sie die Steuer auf den vollen Preis des Artikels und ziehen den Gutschein dann wie Bargeld ab (RC4022).

Das Policy Statement der CRA nennt fünf Bedingungen für einen Geschenkgutschein: einen Geldwert, Verkauf gegen Entgelt, Annahme als Zahlung für Leistungen des Ausstellers, keine Bedingung außer der Vorlage und keinen eigenen Wert. Ein Gutschein, der einen Mindesteinkauf voraussetzt, erfüllt sie nicht; dann wird beim Verkauf Steuer erhoben, und bei der Einlösung gilt er als Kupon (P-202). Das Statement weist darauf hin, dass es spätere gesetzliche Änderungen möglicherweise nicht berücksichtigt.

Weder RC4022 noch P-202 behandelt Kundenguthaben, daher ist dies eine Auslegung des Gesetzes und keine ausdrückliche Position der CRA. Ein Guthaben, das anstelle einer Erstattung für einen zurückgegebenen Verkauf gegeben wird, kann unter die Regel zum Preisnachlass in s. 232(2) fallen (nächster Abschnitt); ein gegen Bargeld verkauftes Guthaben kann die Bedingungen eines Geschenkgutscheins erfüllen. Was gilt, hängt davon ab, wie das Guthaben entstanden ist.

Wie passe ich die GST/HST bei einer Erstattung oder Rückgabe an, und was ist eine Gutschrift?

Wenn Sie den Preis eines Verkaufs aus irgendeinem Grund senken, dürfen Sie die Steuer auf den gesenkten Betrag anpassen, erstatten oder gutschreiben (s. 232(2)). Das gilt auch für eine noch nicht bezahlte Rechnung: Vereinbaren Sie mit dem Kunden, den Preis zu senken oder zu streichen, mindern Sie die berechnete Steuer mit einer Gutschrift, ohne die unten genannten Bedingungen für uneinbringliche Forderungen. Ein Kunde, der einfach nicht zahlt, ist eine uneinbringliche Forderung. Stehen Sie und der Kunde einander nicht wie fremde Dritte gegenüber, kann s. 155 einen Preis unter dem Marktwert zum Marktwert besteuern. Die Regel zur Gutschrift gilt nicht, wenn die Rechnung selbst einen Nachlass für frühe Zahlung vorsieht oder einen Zuschlag für späte Zahlung hinzufügt: Das fällige Entgelt gilt dann als der Rechnungsbetrag (s. 161; s. 232(4)). Eine Gutschrift (Credit Note) hält die Anpassung fest. Sie stellen eine aus, oder der Kunde stellt eine Lastschriftanzeige (Debit Note) aus, und Sie ziehen die Steuer in der Berichtsperiode ab, in der die Gutschrift ausgestellt oder die Lastschriftanzeige erhalten wird, soweit die Steuer in einer Erklärung enthalten war. Sie gehen nicht in die Periode des ursprünglichen Verkaufs zurück.

Eine Gutschrift oder Lastschriftanzeige muss Folgendes enthalten (Regulations):

• Die Angabe, dass es sich um eine Gutschrift oder eine Lastschriftanzeige handelt.
• Name und GST/HST-Registrierungsnummer des Lieferanten.
• Den Namen des Kunden oder seines Vertreters.
• Das Ausstellungsdatum.
• Die Steueranpassung oder die Angabe, dass der Gesamtbetrag sie enthält, mit Steuersatz und Gesamtbetrag je Satz oder Leistung.

Die Anpassung muss innerhalb von 4 Jahre nach Ende der Berichtsperiode erfolgen, in der der Preis gesenkt wurde. Ein Kunde, der einen Vorsteuerabzug geltend gemacht hat, rechnet ihn wieder hinzu. Erstatten Sie einen Teil des Preises und behalten den Rest als Gebühr für die Rücknahme ein, passen Sie nur den entsprechenden Anteil der Steuer an (RC4022). Nutzen Sie die Quick Method, mindern Sie stattdessen Ihre Einnahmen aus begünstigten Leistungen um die Gutschrift, für die Periode, in der Sie dem Kunden gutschreiben oder zahlen (RC4058).

Fälschlich berechnete Steuer, die kein Preisnachlass ist, unterliegt einer gesonderten Regel mit einer kürzeren Frist von 2 Jahre (s. 232(1)); siehe falschen GST/HST-Satz berechnet.

Der Kunde zahlt nie: Wann kann ich die GST/HST als uneinbringliche Forderung abziehen?

Ein Lieferant darf die Steuer auf einen unbezahlten Verkauf abziehen, sobald er die Forderung abschreibt, aber nur, wenn alle Bedingungen in s. 231 erfüllt sind:

1. Der Verkauf war steuerpflichtig und nicht nullbesteuert, an einen Kunden, mit dem Sie wie unter fremden Dritten handeln. Nahestehende Personen handeln nicht wie fremde Dritte, dazu gehören eine Kapitalgesellschaft und die Person, die sie kontrolliert, sowie ein Gesellschafter und die Personengesellschaft (s. 126); für andere ist es eine Tatsachenfrage. Ein Preis, den Sie mit dem Kunden zu senken vereinbaren, ist eine Gutschrift (siehe oben), keine uneinbringliche Forderung.
2. Es steht fest, dass der Preis und die Steuer ganz oder teilweise uneinbringlich geworden sind, und Sie schreiben sie in Ihren Geschäftsbüchern ab. Das Gesetz nennt keine Zahl von Tagen.
3. Die Steuer wurde in der Erklärung für die Periode gemeldet, in der sie einziehbar wurde, und jeder in dieser Erklärung geschuldete Betrag wurde gezahlt.
4. Der Abzug wird in einer Erklärung geltend gemacht, die innerhalb von 4 Jahre nach dem Fälligkeitstag der Erklärung für die Periode eingereicht wird, in der Sie die Forderung abgeschrieben haben.

Der Abzug ist A × B ÷ C. A ist die Steuer auf den Verkauf. B ist der unbezahlte Preis, einschließlich Steuer und anwendbarer Provinzsteuer, den Sie abgeschrieben haben. C ist der Gesamtpreis einschließlich Steuer und Provinzsteuer. Anwendbare Provinzsteuer ist eine auf denselben Verkauf erhobene Provinzumsatzsteuer, etwa die PST in Manitoba im Beispiel von RC4022; die HST hat keinen gesonderten Provinzanteil (s. 231(5)). Nehmen Sie den Abzug in der Nettosteuer für die Periode vor, die die Abschreibung enthält, oder für eine spätere Periode, in Zeile 107 der CRA-Erklärung (RC4022; Arbeitsblatt zur Erklärung).

Nutzen Sie die Quick Method, können Sie die Nettosteuer in der Regel nicht für uneinbringliche Forderungen aus Verkäufen anpassen, die in die Berechnung nach der Quick Method einfließen; die Zeilen 107 und 104 gelten nur für Leistungen außerhalb dieser Berechnung (RC4058). Zur einkommensteuerlichen Abschreibung, zur Rückstellung für zweifelhafte Forderungen und zu den Buchungen lesen Sie unbezahlte Kundenrechnungen abschreiben.

Ich vereinnahme eine uneinbringliche Forderung später: Was rechne ich wieder hinzu?

Sie rechnen einen Anteil der Steuer für die Periode hinzu, in der Sie das Geld zurückerhalten. Der Zuschlag ist A × B ÷ C, wobei A der zurückerhaltene Betrag ist, B die Steuer auf den ursprünglichen Verkauf und C der Gesamtpreis einschließlich Steuer und Provinzsteuer (s. 231(3)). Die CRA weist Registrierte an, ihn in Zeile 104 der CRA-Erklärung einzutragen (RC4022). Bei vollständiger Erholung der Forderung wird die gesamte abgezogene Steuer wieder hinzugerechnet.

Wie verändern Verkäufe unter Eigentumsvorbehalt und Ratenverkäufe den Zeitpunkt?

Bei einem Warenverkauf wird die Steuer auf jeden Teil des Preises, der bis zum letzten Tag des Monats nach dem Monat, in dem Besitz oder Eigentum erstmals übergeht, weder gezahlt noch fällig ist, an diesem letzten Tag fällig (s. 168(3)(a)). Bei Waren, die auf Probe, in Kommission oder mit Rückgaberecht geliefert werden, zählt der Monat, in dem der Kunde das Eigentum erwirbt oder sie weiterverkauft (s. 168(3)(b)). Beim Verkauf unter Eigentumsvorbehalt übergibt der Verkäufer die Waren, behält aber das Eigentum, bis Bedingungen wie die vollständige Zahlung erfüllt sind. Beim Ratenverkauf geht das Eigentum zu Beginn über, und der Käufer zahlt über einen längeren Zeitraum (RC4022).

Dieselbe Regel zum Folgemonat gilt für eine schriftliche Vereinbarung über Bau, Umbau, Änderung oder Reparatur von Grundstücken oder einem Schiff, die voraussichtlich mehr als drei Monate dauert, gerechnet ab der im Wesentlichen abgeschlossenen Arbeit. Ein Teil des Preises, den der Kunde nach einem Gesetz oder einer schriftlichen Vereinbarung über Bau, Umbau, Änderung oder Reparatur bis zur zufriedenstellenden Ausführung der Arbeit zurückhält, wird besteuert, wenn er gezahlt wird oder fällig wird (s. 168(7)). Wann ein Einbehalt fällig wird und wie er gebucht wird, steht unter Baueinbehalte und Subunternehmer.

Beispiel

Diese Beispiele dienen nur der Veranschaulichung; die Beträge sind in kanadischen Dollar.

Eine Rechnung, die nach Quartalsende bezahlt wird

Ein Bauunternehmer in Ontario stellt am 20. Dezember C$10.000 zuzüglich HST von C$1.300 in Rechnung. Der Kunde zahlt am 10. Februar. Weder ein Vertragsdatum noch eine frühere Zahlung gilt, daher war die HST am Rechnungsdatum fällig und gehört in die Erklärung für die Periode, die den 20. Dezember enthält. Für einen vierteljährlichen Einreicher, dessen Quartal am 31. Dezember endet, ist diese Erklärung am 31. Januar fällig. In der Erklärung, die den Februar abdeckt, wird nichts hinzugefügt.

Eine Kaution, die verfällt

Ein Fotograf in Alberta nimmt für einen Auftrag über C$5.000 eine Kaution von C$500. Solange die Kaution als Sicherheit gehalten wird, wird darauf keine GST erhoben. Wird der Auftrag ausgeführt, beträgt die GST auf den vollen Preis C$250, gemeldet, wenn jeder Teil des Preises gezahlt wird oder fällig wird, je nachdem was früher eintritt; eine Kaution gilt erst als gezahlt, wenn sie angerechnet wird. Stellt der Fotograf bei der Buchung die vollen C$5.000 in Rechnung, ist die GST am Rechnungsdatum fällig. Storniert der Kunde stattdessen und verliert die Kaution, bevor eine Rechnung über den Preis gestellt wurde, meldet der Fotograf für die Periode des Verfalls GST von 5/105 von C$500, also rund C$23,81. Die Steuer wird aus den C$500 genommen; dem Kunden wird nichts weiter berechnet.

Nennt der Vertrag die C$500 stattdessen den ersten Teil des Preises von C$5.000, ist es keine Kaution. Die GST von C$25 auf diesen Teil ist fällig, wenn er gezahlt wird.

Eine uneinbringliche Forderung, dann eine teilweise Erholung

Ein Kunde in Ontario zahlt eine Rechnung über C$5.650 (C$5.000 zuzüglich C$650 HST) nie. Das Unternehmen hat die HST gemeldet und abgeführt, handelt gegenüber dem Kunden wie unter fremden Dritten und schreibt den gesamten Betrag in seinen Büchern ab. Der Abzug beträgt 650 × 5.650 ÷ 5.650, also C$650, in der Nettosteuer für die Periode der Abschreibung oder eine spätere, in einer innerhalb der Frist eingereichten Erklärung. Zahlt der Kunde später C$1.130, rechnet das Unternehmen für die Periode dieser Zahlung 650 × 1.130 ÷ 5.650, also C$130, wieder hinzu.

Anders in Ihrem Fall?

• Geld traf vor der Arbeit ein, und Sie können nicht sagen, ob es eine Kaution war: Der Vertrag und das, was das Geld sichert, entscheiden. Lassen Sie die Vereinbarungen und das Kundenkonto mit Hilfe bei der Buchhaltung prüfen, und lesen Sie für die Ertragsseite Kundenanzahlungen und noch nicht erwirtschaftete Erlöse.
• Sie melden GST/HST bisher, wenn Kunden zahlen, nicht wenn Sie fakturieren: Frühere Erklärungen können zu niedrig sein und ab ihren ursprünglichen Fälligkeitstagen Zinsen auslösen. Lesen Sie eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren und bauen Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung die Unterlagen nach Rechnungsdatum neu auf.
• Eine Rechnung ist lange unbezahlt, oder eine Forderung wurde in den Büchern abgeschrieben, aber die Steuer nie gemeldet: Der Abzug für uneinbringliche Forderungen hängt von den oben genannten Bedingungen und der Frist ab. Lassen Sie die Forderung mit Hilfe bei der Buchhaltung und dem Ratgeber zur Abschreibung prüfen.
• Sie haben Steuer auf Verkäufe abgeführt, die erstattet oder nie eingezogen wurden, oder frühere Erklärungen wirken falsch: lesen Sie eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren, und lassen Sie sich mit Hilfe bei der Buchhaltung die Kundenunterlagen dahinter neu aufbauen.
• Ihre Buchhaltung ist im Rückstand, und es gibt keine saubere Liste unbezahlter Rechnungen: lesen Sie überfällige Buchhaltung nachholen.
• Sie nutzen die Quick Method: Anpassungen für uneinbringliche Forderungen und Gutschriften funktionieren dort anders. Lesen Sie den Ratgeber zur Quick Method.
• Sie sind registriert, haben aber nie Steuer berechnet: lesen Sie registriert, aber keine GST/HST berechnet.
• Ihre Preise enthalten die Steuer bereits: lesen Sie Preise einschließlich Steuer und GST/HST.
• Sie sind in Québec oder einer Provinz mit eigener Umsatzsteuer: Ein Unternehmen mit Sitz in Québec reicht seine GST/HST bei Revenu Québec auf dessen Formularen ein, nicht mit den oben genannten Zeilen der CRA (RC4058). QST und PST haben eigene Regeln zu Zeitpunkt, Vorsteuerabzug und uneinbringlichen Forderungen, die diese Seite nicht behandelt. Beginnen Sie mit Provinzumsatzsteuer.