Cobros anticipados y tarjetas de regalo: reserva en Canadá

¿Un cobro anticipado de un cliente es ingreso cuando lo recibo o cuando entrego?

Un negocio canadiense generalmente declara el pago anticipado de un cliente como ingreso del año en que recibe el dinero, no del año en que entrega. El párrafo 12(1)(a) de la Income Tax Act incluye cualquier monto recibido en el curso de un negocio por servicios no prestados o bienes no entregados antes del cierre del año. Una reserva conforme al párrafo 20(1)(m) puede entonces excluir la parte que aún se debe, y la declaración del año siguiente la suma de nuevo.

Los libros de un negocio pueden mantener un cobro anticipado como un pasivo llamado ingresos no devengados (también ingresos diferidos o depósitos de clientes) hasta la entrega. Las normas contables deciden cómo lo muestran los libros, y esta página no lo cubre. La regla fiscal es distinta: empieza al recibir el dinero, y el diferimiento solo proviene de una reserva que se reclama en la declaración y se sigue cada año.

El caso no es sencillo cuando:

• el dinero puede ser reembolsable, una parte puede ser un depósito de garantía, o usted puede quedarse con él entregue o no;
• un solo pago cubre varios años de servicio;
• un programa de tarjetas de regalo o de crédito de tienda deja muchos saldos pequeños al cierre del año;
• el negocio vende comida, bebida o transporte, que tienen su propio tope;
• una declaración anterior reclamó una reserva que nunca se sumó de nuevo, o nunca reclamó ninguna;
• el negocio es una corporación, que sigue las reservas en un anexo que presenta cada año.

Qué reunir: los montos recibidos por cliente y fecha, las fechas de entrega o de uso y lo que queda al cierre del año, un informe de tarjetas de regalo y crédito de tienda con las fechas de emisión, las condiciones de reembolso del contrato, y la reserva del año pasado con el anexo que la respalda.

¿Qué es la reserva por ingresos no devengados y puede mi negocio canadiense reclamarla?

La reserva por ingresos no devengados es una deducción por un monto razonable de bienes que aún se deben entregar, servicios que aún se deben prestar o alquiler cobrado por adelantado que aún no se ha ganado después del cierre del año. El párrafo 20(1)(m) la permite solo para montos descritos en el párrafo 12(1)(a) que se incluyeron en el ingreso de un negocio, en el año o en un año anterior. Un propietario único, una sociedad de personas o una corporación que lleva a cabo un negocio puede reclamarla, salvo que se aplique una de las exclusiones que siguen.

El párrafo 12(1)(e) suma de nuevo al ingreso el monto deducido el año anterior. Por lo tanto, la reserva difiere el ingreso; no lo elimina. Reclamarla es una opción, y el monto que se suma de nuevo coincide con el monto que realmente se dedujo.

¿Qué cobros anticipados califican: bienes no entregados, servicios no prestados, alquiler pagado por adelantado?

Un cobro anticipado califica cuando el negocio todavía tiene algo que entregar, prestar o arrendar después del cierre del año. El párrafo 20(1)(m) enumera cuatro casos.

Dos situaciones no califican, y una tercera puede no calificar:

• Un pago que usted conserva pase lo que pase, o un trabajo hecho al recibirlo o poco después. Las noticias técnicas archivadas de la CRA indican que normalmente se aplica la sección 9 (la regla general de la utilidad) en lugar del párrafo 12(1)(a) cuando el trabajo se hace en lo sustancial al recibir el pago o poco después, o cuando el contrato permite al negocio conservar el pago entregue o no. Entonces el monto completo es ingreso al recibirse, sin reserva. La CRA trata esa elección caso por caso, y sus Technical News No. 32 posteriores admiten que un monto gravado conforme a la sección 9 también podría encajar en el párrafo 12(1)(a). El contrato y el trabajo que aún se debe son los que deciden, así que haga clasificar un pago no reembolsable antes de apoyarse en cualquiera de las dos respuestas.
• Garantías de producto, avales, indemnizaciones, seguros y obligaciones de restauración. La subsección 20(7) prohíbe esta reserva para ellos.
• Alquiler pagado por adelantado de una propiedad de alquiler. El párrafo 20(1)(m) se aplica solo al ingreso de un negocio, y si el alquiler de una propiedad de alquiler es ingreso de un negocio depende de los hechos. Empiece con cómo se grava el ingreso por alquiler.

¿Puedo reclamar los créditos de tienda y las tarjetas de regalo pendientes al cierre del año?

Un negocio declara las ventas de tarjetas de regalo como ingreso del negocio el día de la venta y puede deducir una reserva por las tarjetas que prevé que se canjearán después del cierre del año. La guía T4002 de la CRA y su página de fuentes de ingresos indican que calcular la reserva es una opción y que se suma de nuevo al ingreso del negocio el año siguiente. La CRA cuenta como tarjetas o certificados de regalo las tarjetas, los vales, los recibos y los boletos con valor monetario. El GST/HST sobre las tarjetas de regalo sigue otro calendario: consulte GST/HST sobre depósitos, certificados de regalo y facturas sin pagar.

Tres puntos deciden el monto:

• La reserva es el monto que se prevé que se canjeará, no el saldo total. Las tarjetas que el negocio no espera que se canjeen no suman nada a la reserva.
• Un crédito de tienda que el cliente pagó es lo más parecido a una tarjeta de regalo. Las páginas de la CRA nombran tarjetas y certificados de regalo, no créditos de tienda, así que confirme que encaje.
• Un crédito emitido en lugar de un reembolso por una venta devuelta es otra cuestión. Revierte parte de una venta en vez de vender una tarjeta, y las páginas de la CRA sobre tarjetas de regalo no dicen cómo se reserva. Pida que lo revisen antes de reclamar una reserva por él.

Conserve un informe de cierre de año de cada tarjeta y crédito por fecha de emisión, con el historial de canjes anteriores. Respalda la previsión.

¿Cuánta reserva es razonable y qué pasa con ella el año siguiente?

La ley no fija ningún porcentaje: el párrafo 20(1)(m) permite «un monto razonable». Dos documentos archivados de la CRA, que ya no se actualizan, muestran cómo la CRA ha entendido esa frase.

• Cuando no se aplica ningún tope especial, el Interpretation Bulletin IT-154R (1988) indica que una reserva razonable es normalmente el producto bruto recibido por los bienes o servicios que todavía se deben después del cierre del año. No exige una estimación de la utilidad ni se limita al costo de entregar.
• Las Technical News No. 32 indican que el monto depende de la experiencia previa del negocio y de los servicios que razonablemente espera prestar después del cierre del año, y que debe reducirse cuando sus obligaciones son contingentes.

Para las tarjetas de regalo, la medida de la CRA es el monto que se prevé que se canjeará después del cierre del año.

Cada cierre de año repite los mismos pasos: sumar de nuevo la reserva del año pasado y luego deducir una reserva nueva por lo que aún se debe. Por su redacción, el párrafo 20(1)(m) mira los montos incluidos en el ingreso del año o de un año anterior, por lo que un cobro anticipado que cubre varios años puede llevar una reserva cada año. Las páginas de la CRA citadas aquí no tratan los cobros anticipados de varios años, así que confirme antes de apoyarse en ello. La comida, la bebida y el transporte son la excepción que sigue. La sección de Ejemplo sigue un paquete año por año.

¿Se me aplican las reglas especiales para comida, bebida y transporte?

El tope especial de la subsección 20(6) se aplica solo cuando el cobro anticipado es por comida, bebida o transporte. Reemplaza la reserva normal por un monto que no supera el total incluido en el ingreso de ese año, recibido o por recibir en el año, por comida o bebida no entregada, o transporte no prestado, antes del cierre del año.

El tope mira solo los cobros del propio año. Por eso, un cobro anticipado recibido en un año anterior no respalda una reserva en un año posterior, de modo que el diferimiento dura más o menos un año. Un plan de comidas o un pasaje prepagado queda cubierto. Un depósito de banquete puede quedar cubierto por la parte de comida y bebida; cualquier parte de servicio sigue la regla normal. Una tarjeta de regalo válida solo para una comida o un pasaje también puede quedar cubierta; la página de la CRA sobre tarjetas de regalo no lo dice. Un estudio de yoga o un contratista no se ven afectados.

¿El método de efectivo o el de acumulación cambia la respuesta, y quién no puede reclamar la reserva?

La reserva está pensada para los negocios en base de acumulación (el ingreso se cuenta cuando se gana, no cuando se mueve el dinero). La página de métodos de contabilidad de la CRA indica que los agricultores, los pescadores y los agentes de comisiones que trabajan por cuenta propia pueden usar el método de efectivo o el de acumulación, y que todo el demás ingreso por trabajo independiente debe usar el de acumulación. Para corporaciones y sociedades de personas, consulte contabilidad de efectivo o de acumulación en Canadá.

¿Un depósito o un anticipo de honorarios de un cliente es ingreso gravable cuando lo recibo?

Un depósito pagado a cuenta del precio de bienes o servicios futuros sigue la misma regla: ingreso al recibirlo, con una reserva por la parte que aún se debe. Un depósito con otro fin requiere su propio análisis.

• Un depósito a cuenta del precio (un depósito de contrato): ingreso conforme al párrafo 12(1)(a), con una reserva mientras quede trabajo por hacer.
• Un anticipo de honorarios (retainer) que se mantiene en una cuenta fiduciaria para el cliente: si ya es dinero del negocio y, por tanto, «recibido» conforme al párrafo 12(1)(a), depende de los términos y de las reglas profesionales que apliquen. La ley y las páginas de la CRA citadas aquí no lo resuelven. Pida que lo revisen antes de tratarlo de una u otra forma.
• Un depósito reembolsable cuando regresa un artículo en el que se entregaron bienes (un envase, por ejemplo): el párrafo 12(1)(a)(ii) lo incluye, y el subpárrafo 20(1)(m)(iv) permite una reserva por el reembolso previsto. Las botellas quedan excluidas.
• Un depósito que usted devuelve porque el cliente cancela: fue ingreso al recibirlo. El párrafo 20(1)(m.2) permite una deducción por el reembolso en el año en que lo hace, de modo que un reembolso posterior al cierre del año cae en el año siguiente.
• Un depósito de garantía reembolsable que se mantiene contra daños o pérdidas: los párrafos 12(1)(a) y 20(1)(m) no dicen cómo se trata. Importan el contrato y lo que ocurre con el depósito. No dé por hecha ninguna de las dos respuestas.
• Un depósito o cargo que usted conserva entregue o no: por lo general se grava completo al recibirlo, como en el caso de la sección 9 que se vio arriba. Si un depósito no reembolsable se conserva en cualquier caso, y si además encaja en el párrafo 12(1)(a), depende del contrato y de los hechos.

Para el trabajo aún sin facturar de un profesional, consulte ventas de diciembre cobradas en enero. Para facturas sin pagar y deudas dudosas, consulte cómo dar de baja facturas de clientes sin pagar.

¿Cómo se sigue la reserva de un año a otro en la declaración de una corporación?

Una corporación muestra el saldo de cada reserva en el Schedule 13, que presenta con la T2, y lleva el cambio al Schedule 1. Un pasivo contable por ingresos no devengados y la reserva fiscal son dos cifras distintas que hay que conciliar. Si los libros ya difieren el ingreso, asegúrese de que el diferimiento contable y la reserva fiscal no se apliquen ambos a los mismos dólares: el Schedule 1 tiene líneas separadas para las reservas de los estados financieros (126 y 414), y qué saldos van en cada una se resuelve con los asientos de cierre del año. La conciliación completa está en por qué la utilidad contable difiere del ingreso gravable de la T2.

El saldo inicial de cada año debe ser igual al saldo final del año anterior. Una diferencia suele significar que se omitió o se perdió una reserva. Un propietario único suma de nuevo la reserva del año pasado en la línea 8290 de la Parte 3C del Form T2125 y, conforme a la guía T4002 de la CRA sobre reservas permitidas en otros gastos, deduce la reserva de este año en la línea 9270 de la Parte 4, especificada como reserva. Para los asientos de cierre que la rodean, consulte la lista de verificación de cierre del año de una corporación y los estados financieros de cierre del año y el GIFI.

¿Y si en años anteriores se omitió la reserva o la suma de nuevo?

El párrafo 12(1)(e) suma de nuevo al ingreso de este año una reserva deducida el año pasado, de modo que una declaración que omitió esa suma subestimó el ingreso de ese año. Un año en que nunca se reclamó una reserva que se podía reclamar puede haber declarado demasiado ingreso, pero una reserva tardía solo difiere el ingreso, porque el año siguiente la suma de nuevo. Los años están vinculados, así que revíselos juntos desde el primer cobro anticipado grande. Para saber hasta cuántos años atrás se puede cambiar un año presentado, consulte hasta cuántos años atrás puede la CRA emitir una nueva determinación.

¿Mi provincia cambia la respuesta?

La regla de reserva de esta página es federal. La CRA administra el impuesto provincial y territorial de corporaciones en la T2 para todas las provincias y territorios, excepto Quebec y Alberta.

• Alberta: una corporación con un establecimiento permanente allí presenta una declaración de Alberta, salvo que esté exenta. Alberta indica que su cálculo del ingreso gravable es paralelo al federal, aunque las deducciones discrecionales pueden diferir entre las dos declaraciones.
• Quebec: Quebec tiene su propio impuesto de corporaciones. Revise cómo trata Revenu Québec la reserva antes de apoyarse en esta página.

Ejemplo

Todos los montos están en dólares canadienses y son ilustrativos.

Un estudio de yoga vende paquetes de clases

Un estudio de yoga de Toronto en base de acumulación vende C$40,000 en paquetes de clases en diciembre. Al cierre del año se han tomado C$15,000 en clases y quedan C$25,000.

• Primer año: el estudio incluye los C$40,000 recibidos y deduce una reserva de C$25,000 por las clases que aún debe dar, así que el ingreso de los paquetes es de C$15,000. Si su historial muestra que algunos paquetes vencen sin usarse, una reserva razonable es menor.
• Segundo año: suma de nuevo los C$25,000. Si se dan C$20,000 en clases y quedan C$5,000, deduce una reserva nueva de C$5,000. El ingreso de los paquetes es de C$20,000: los C$25,000 sumados de nuevo, menos la reserva nueva de C$5,000.

Una tienda de regalos con tarjetas de regalo y crédito de tienda

Una tienda de regalos de Vancouver vendió tarjetas de regalo y crédito de tienda prepagado que los clientes pagaron. Al cierre del año, C$12,000 están sin usar. Las ventas fueron ingreso al venderse. Según su historial de canjes, la tienda espera que C$9,000 se canjeen después del cierre del año y C$3,000 no. Al tratar el crédito de tienda pagado como una tarjeta de regalo, puede deducir una reserva por los C$9,000 y suma ese monto de nuevo al ingreso el año siguiente. Un crédito de C$500 dado a un cliente en lugar de un reembolso por una devolución es otra cuestión y no forma parte de esta reserva.

Un contratista de remodelaciones recibe un depósito

Un contratista de remodelaciones de Hamilton recibe un depósito de C$30,000 en noviembre por un trabajo que empieza en marzo. Al cierre del año no se ha hecho ningún trabajo. Si el depósito es un pago a cuenta del precio del contrato, se incluye en el ingreso y el contratista puede deducir una reserva por los servicios aún por prestar; la reserva se suma de nuevo el año siguiente, cuando empieza el trabajo. Si el contrato trata una parte, digamos C$5,000, como un depósito de garantía reembolsable, esa parte es otra cuestión que la ley y las páginas de la CRA citadas aquí no resuelven. El contratista la registra por separado y pide que la revisen antes de tratarla de una u otra forma.

¿Es diferente en su caso?

• Su cierre de año incluye cobros anticipados grandes, un programa de tarjetas de regalo o saldos de crédito de tienda: decidir qué saldos califican, qué tan grande es una reserva razonable y cómo la llevan los libros y la declaración cada año requiere criterio profesional. Consulte ayuda con el registro contable o ayuda con impuestos de corporaciones.
• Las declaraciones anteriores nunca reclamaron una reserva, o nunca sumaron una de nuevo: se afecta el ingreso de más de un año. Consulte ayuda con impuestos de corporaciones, la guía para ponerse al día con libros atrasados y la lista de verificación de cierre del año.
• Usted vende comida, bebida o transporte: el tope de la subsección 20(6) limita la reserva. Consúltelo con ayuda con impuestos de corporaciones.
• Usted cultiva o pesca y usa el método de efectivo: la reserva no está disponible. Consulte contabilidad de efectivo o de acumulación en Canadá.
• Una parte de un depósito puede ser reembolsable, o un anticipo de honorarios está en una cuenta fiduciaria: deciden el contrato y los hechos. Consúltelo con ayuda con impuestos de corporaciones.
• Los clientes no han pagado, o usted dio de baja una factura: consulte cómo dar de baja facturas de clientes sin pagar.
• Necesita saber cuándo vence el GST/HST de un depósito o una tarjeta de regalo: consulte la guía del impuesto sobre las ventas sobre depósitos.
• Usted hizo el trabajo en diciembre y el cliente pagó en enero: consulte ventas de diciembre cobradas en enero.
• Usted paga a otra persona para que asuma obligaciones con clientes que pagaron por adelantado: una elección conjunta por escrito conforme a las subsecciones 20(24) y 20(25) puede permitir una deducción por un pago razonable, y usted deja entonces de reclamar una reserva por esas obligaciones. El receptor incluye el pago como un monto del párrafo 12(1)(a) si lo recibe en el curso de su negocio. Notifique por escrito al Ministro (del Ingreso Nacional) en la más temprana de las fechas límite de presentación de las dos partes para el año del pago. Consúltelo con ayuda con impuestos de corporaciones.
• Usted cobra alquiler por adelantado de una propiedad que le pertenece: consulte cómo se grava el ingreso por alquiler.
• Su corporación está en Quebec o Alberta: corresponde una declaración provincial aparte; empiece con ayuda con impuestos de corporaciones.
• Una empresa de EE. UU. recibe el mismo depósito: consulte el tratamiento en EE. UU. de los cobros anticipados y depósitos de clientes.