Bewirtung und Unterhaltung: Buchung und Hinzurechnung in der T2

Wie viel einer Bewirtungs- oder Unterhaltungsrechnung kann meine Kapitalgesellschaft abziehen?

Eine kanadische Kapitalgesellschaft kann für Essen, Getränke und Unterhaltung 50 % des niedrigeren Betrags aus dem tatsächlich gezahlten oder geschuldeten Betrag und einem angemessenen Betrag abziehen (Income Tax Act, Abschnitt 67.1). Die Bücher erfassen die vollen Kosten. Die T2-Erklärung (kanadische Körperschaftsteuererklärung) rechnet den Rest in Schedule 1 wieder hinzu (CRA-Leitfaden T4012). CRA steht für Canada Revenue Agency, die kanadische Steuerbehörde.

Der Income Tax Act (im Folgenden „das Gesetz“) definiert „angemessen“ nicht. Eine überhöhte Rechnung wird zweimal gekürzt: zuerst auf einen angemessenen Betrag, dann auf 50 % davon. Die Hinzurechnung ist dann größer als der übliche Anteil der Rechnung. Ob ein Betrag angemessen ist, hängt von den Umständen ab.

In diesem Ratgeber bedeutet begrenzt, dass nur 50 % abzugsfähig sind. Ohne Begrenzung bedeutet, dass Abschnitt 67.1 die Kosten nicht kürzt.

Die Begrenzung gilt für alle Kosten für Essen, Getränke oder Unterhaltung: Essen mit Kunden und Lieferanten, Kaffee, Eintrittskarten, Eintrittsgelder und Trinkgelder (Abschnitt 67.1; CRA-Hinweise zu Betriebsausgaben, geschrieben für Einzelunternehmer und Personengesellschaften). Manche Kosten liegen außerhalb der Begrenzung; der nächste Abschnitt listet sie auf. Ob Kosten überhaupt abzugsfähig sind, ist eine eigene Frage: Siehe Betriebsausgaben, die die CRA akzeptiert.

Was einen Fall nicht einfach macht:

• Das Hauptbuch erfasst begrenzte und unbegrenzte Kosten auf einem Konto, sodass die Hinzurechnung Rechnung für Rechnung gesucht werden muss.
• Eintrittskarten, Essen der Eigentümer oder Konferenzgebühren stehen neben gewöhnlichen Mittagessen.
• Eine Rechnung, die wie ein Essen aussieht, kann ein persönlicher Vorteil für einen Aktionär sein.
• Mehr als sechs Mitarbeiterveranstaltungen in einem Jahr, oder GST/HST-Vorsteuerabzüge wurden in voller Höhe geltend gemacht und nie angepasst.
• Die Kapitalgesellschaft hat ihren Sitz in Québec oder Alberta. Die CRA verwaltet die Körperschaftsteuer dieser beiden Provinzen nicht (CRA). Diese Seite behandelt nur den bundesweiten Income Tax Act und Schedule 1.

Das sollten Sie bereithalten: das Hauptbuch des Jahres nach Konten, Belege mit einer Notiz, wer teilgenommen hat und warum, Rechnungen, mit denen Kosten an Kunden weiterberechnet wurden, Datum und Eingeladene bei Mitarbeiterveranstaltungen, Lohnunterlagen zu allen Essensvorteilen und die GST/HST-Erklärungen.

Welche Bewirtung und Unterhaltung ist nicht begrenzt?

Am häufigsten kommen bei einer kleinen Kapitalgesellschaft drei Fälle vor: Kosten, die einem Kunden weiterberechnet und schriftlich ausgewiesen werden, bis zu sechs Veranstaltungen im Jahr für die gesamte Belegschaft und ein Essen, das für einen Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger Vorteil ist. Die Tabelle zeigt die Liste des Gesetzes (Abschnitt 67.1; CRA).

Zwei enge Ausnahmen betreffen eine eigentümergeführte Kapitalgesellschaft selten: Essen und Getränke an einem abgelegenen Arbeitsplatz oder in einem Baucamp ((2)(e), (e.1)) sowie Essen und Getränke eines Fernfahrers im Lkw-Fernverkehr während eines begünstigten Reisezeitraums, wofür stattdessen 80 % gelten ((1.1), (5)).

Zwei Fallstricke:

• Mitarbeiterveranstaltungen werden pro Kalenderjahr gezählt, nicht pro Geschäftsjahr. Eine Veranstaltung nur für Eigentümer oder ausgewählte Mitarbeiter, bei der andere Arbeitnehmer an dieser Betriebsstätte ausgeschlossen sind, passt voraussichtlich nicht. Absatz (2)(f) erfasst höchstens sechs Veranstaltungen im Kalenderjahr; bei einer siebten ist daher die Behandlung aller Veranstaltungen zweifelhaft. Lassen Sie einen CPA (Certified Public Accountant) prüfen, bevor Sie eine davon als „ohne Begrenzung“ behandeln.
• Beim Weiterberechnen müssen die Kosten dem Kunden schriftlich ausgewiesen werden. Ein Kundenessen, das die Kapitalgesellschaft zahlt und nicht weiterberechnet, ist begrenzt. Ein Essen, das in einer Pauschalgebühr weiterberechnet wird, passt nur dann, wenn ein Schreiben an den Kunden, etwa die Rechnung oder eine Aufstellung der Auslagen, es einzeln ausweist und der berechnete Betrag angemessen ist. Zur GST/HST auf weiterberechnete Kosten siehe GST/HST auf weiterberechnete Auslagen.

Zählen Konzert- und Sportkarten als Unterhaltung?

Ja. Nach dem Gesetz umfasst Unterhaltung auch Vergnügen und Freizeitgestaltung (Abschnitt 67.1(4)). Die CRA nennt als Unterhaltung Eintrittskarten und Eintrittsgelder für Unterhaltungs- oder Sportveranstaltungen, Trinkgelder, Eintrittsgelder in Lokale und Mieten für Hospitality-Suiten (CRA). Der General Index of Financial Information führt Theater-, Konzert- und Sportkarten unter Bewirtung und Unterhaltung, Position 8523 (RC4088).

Eintrittskarten gehören deshalb auf das Konto für begrenzte Kosten; abzugsfähig ist derselbe Anteil wie bei einem Abendessen mit Kunden. Sie verlassen es nur, wenn eine Ausnahme aus der Tabelle passt, zum Beispiel eine Karte, die für einen Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger Vorteil ist.

Kosten für Golf, Lodge und Clubs folgen einer anderen Regel und gehören nicht auf die Bewirtungskonten; siehe Betriebsausgaben, die die CRA akzeptiert. Schedule 1 hat mit Zeile 120 eine eigene Zeile für nicht abzugsfähige Clubbeiträge und Gebühren.

Auf welches Konto gehören Bewirtung und Unterhaltung, und sollte ich begrenzte und unbegrenzte Kosten trennen?

Trennen Sie nach der Regel, nicht nach dem Betrag. Eine Kapitalgesellschaft sollte die vollen Kosten auf zwei Bewirtungskonten führen, eines für Kosten, auf die die Begrenzung gilt, und eines für Kosten, die unter eine Ausnahme fallen. So ergibt sich die Hinzurechnung als eine Summe aus dem Konto für begrenzte Kosten.

Regeln, die die Hinzurechnung einfach halten:

• Buchen Sie standardmäßig auf das Konto für begrenzte Kosten. Restaurant-, Café- und Ticketkäufe gehören dorthin. Eine Rechnung auf das Konto ohne Begrenzung zu verschieben, erfordert einen Nachweis.
• Buchen Sie die vollen Kosten, nicht den abzugsfähigen Teil. Der Jahresabschluss zeigt, was ausgegeben wurde. Die Hinzurechnung wird einmal zum Jahresende berechnet.
• Das Konto entscheidet über die Hinzurechnung, nicht der GIFI-Code. Beide Bewirtungskonten können im Jahresabschluss unter GIFI-Position 8523 ausgewiesen werden; die Hinzurechnung stammt weiterhin nur aus dem Konto für begrenzte Kosten. Weiterberechnete Kosten können unter einem anderen Code erscheinen. Siehe Kontenplan für GIFI.

Wie wird der nicht abzugsfähige Teil in der T2 hinzugerechnet?

Die Kapitalgesellschaft trägt die Hinzurechnung in Schedule 1, Zeile 121, „Nicht abzugsfähige Bewirtungs- und Unterhaltungskosten“ ein. Schedule 1 geht vom Nettoeinkommen (Verlust) nach Steuern und außerordentlichen Posten laut Jahresabschluss aus, Zeile 9999 von Schedule 125, und leitet daraus das Nettoeinkommen für steuerliche Zwecke ab (Schedule 1).

1. Summieren Sie das Konto für begrenzte Kosten für das Geschäftsjahr, für das Sie einreichen, einschließlich der zum Jahresende abgegrenzten und später bezahlten Rechnungen.
2. Berechnen Sie den abzugsfähigen Betrag. Nehmen Sie für jede Rechnung den niedrigeren Betrag aus dem gezahlten oder geschuldeten Betrag und einem angemessenen Betrag und addieren Sie diese Beträge. Abzugsfähig sind 50 % dieser Summe. Bei angemessenen Rechnungen ist das der übliche Anteil an der Gesamtsumme.
3. Ziehen Sie ihn von der Gesamtsumme ab. Die Differenz ist die Hinzurechnung.
4. Tragen Sie sie in Zeile 121 ein. Lassen Sie das Konto ohne Begrenzung unberührt.

Das Ergebnis von Schedule 1 geht in Zeile 300 der T2-Erklärung (T4012). Die Hinzurechnung erhöht das steuerpflichtige Einkommen des Jahres.

Das ist ein dauerhafter Unterschied: Das Gesetz stellt den Betrag fiktiv auf den begrenzten Anteil, sodass der Rest in einem späteren Jahr nicht abzugsfähig ist. Wie Schedule 1 den Buchgewinn mit dem steuerpflichtigen Einkommen abstimmt, steht unter steuerliches Einkommen im Vergleich zum Buchgewinn.

Die Zeilennummer stammt aus der aktuellen veröffentlichten Schedule 1. Zeilennummern können sich zwischen Formularversionen ändern; prüfen Sie sie deshalb auf dem Formular für das Geschäftsjahr, für das Sie einreichen. Die übrigen Schritte zum Jahresende finden Sie in der Checkliste für den Jahresabschluss.

Was halte ich bei jeder Rechnung fest: wer, warum und der Beleg?

Halten Sie bei jeder Rechnung Datum, Personen, geschäftlichen Anlass und Konto fest und bewahren Sie den Beleg auf. Jede Angabe stützt eine Voraussetzung im Gesetz.

Notieren Sie das Wer und Warum, wenn die Rechnung bezahlt wird; eine Monate später rekonstruierte Notiz ist schwächer. Bewahren Sie Beleg und Notiz so lange auf, wie unter wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind beschrieben. Für eine Rechnung ohne Beleg siehe Betriebsausgaben ohne Belege.

Was gilt für Konferenzgebühren und Essen auf Reisen?

Essen auf Reisen ist wie jedes andere Essen begrenzt. Eine Konferenzgebühr wird aufgeteilt: Der Teil für Essen ist begrenzt, der Rest der Gebühr unterliegt dieser Regel nicht (Abschnitt 67.1).

• Konferenz- oder Kongressgebühr. Berechtigt die Gebühr den Teilnehmer zu Essen, Getränken oder Unterhaltung und weist die Rechnung dafür keinen angemessenen Teil aus, gelten $50 für jeden Tag, an dem sie gestellt werden, als Essen und Unterhaltung. Buchen Sie diesen Betrag auf das Konto für begrenzte Kosten und den Rest als Konferenzgebühr. Nebenbei gereichte Getränke und Erfrischungen bei Besprechungen oder Empfängen lösen diese Regel nicht aus. Weist die Rechnung einen angemessenen Teil für Essen aus, buchen Sie diesen Betrag auf das Konto für begrenzte Kosten.
• Essen auf Reisen. Die CRA sagt, dass die Begrenzung für Essen, Getränke und Unterhaltung auf einer Reise gilt (CRA). Abschnitt 67.1 kennt keine Ortsbedingung, deshalb gilt die Begrenzung auch für Essen, das außerhalb Kanadas gekauft wird.
• Flugzeug, Zug und Bus. Kein Teil des Fahrpreises gilt als Essen, ein Fahrpreis mit Verpflegung braucht also keine Aufteilung. Essen und Getränke, die gesondert gekauft oder serviert werden, obwohl der Ticketpreis sie nicht enthält, sind begrenzt.

Wie viele Kongresse eine Kapitalgesellschaft in einem Jahr abziehen kann, ist eine eigene Regel; siehe Betriebsausgaben, die die CRA akzeptiert.

Wie wirkt sich die Begrenzung auf den GST/HST-Vorsteuerabzug aus?

Ein GST/HST-Registrierter, der die reguläre Abrechnungsmethode anwendet, beantragt Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits, ITCs) auf 50 % der GST/HST auf Bewirtungs- oder Unterhaltungskosten, wenn der Abzug bei der Einkommensteuer auf 50 % begrenzt ist (CRA: RC4022). Eine Kapitalgesellschaft, die die Quick Method nutzt, kann auf ihre laufenden Betriebsausgaben, einschließlich Bewirtung und Unterhaltung, keine Vorsteuerabzüge beantragen (RC4022). Eine Kapitalgesellschaft, die nicht für die GST/HST registriert ist, hat keinen Vorsteuerabzug, der begrenzt werden könnte. Der Vorsteuerabzug folgt der Prüfung bei der Einkommensteuer: Der Excise Tax Act kürzt den Vorsteuerabzug, wenn Abschnitt 67.1 des Income Tax Act die Kosten begrenzt (Excise Tax Act, Abschnitt 236). Kosten außerhalb der Begrenzung bei der Einkommensteuer werden durch diese Regel nicht gekürzt, doch die übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gelten weiter, darunter Abschnitt 170, der den Vorsteuerabzug versagen kann, wenn Kosten ausschließlich für den persönlichen Gebrauch eines Officers (Führungskraft) oder Arbeitnehmers angeschafft wurden. Lassen Sie den Vorsteuerabzug bei jedem Essen, das ein steuerpflichtiger Vorteil ist, von einem CPA prüfen. Für Essen und Getränke eines Fernfahrers im Lkw-Fernverkehr während eines begünstigten Reisezeitraums gilt ein anderer Anteil: Der Vorsteuerabzug folgt dem Anteil des Fahrers von 80 %. Übersteigt eine Rechnung einen angemessenen Betrag, kürzen die Abschnitte 170(2) und 236(1.2) den Vorsteuerabzug weiter; lassen Sie dies von einem CPA bestätigen. Dieser Abschnitt behandelt nur die GST/HST, nicht die QST von Québec. Weitere Kosten mit teilweisem oder ohne Vorsteuerabzug finden Sie unter Kosten ohne oder mit teilweisem Vorsteuerabzug.

Bei der regulären Methode lässt die CRA einem Registrierten zwei Wege, den Vorsteuerabzug geltend zu machen:

In beiden Fällen kodieren Sie die GST/HST einer Rechnung nach derselben Aufteilung in begrenzt oder ohne Begrenzung wie die Rechnung selbst und prüfen dann die übrigen oben genannten Voraussetzungen. Die nicht geltend gemachte GST/HST lässt sich nicht als Vorsteuerabzug zurückholen. Der Excise Tax Act versteht Abschnitt 67.1 so, dass er auf den fälligen Betrag einschließlich der Steuer anzuwenden ist (Abschnitt 236), und der Income Tax Act behandelt einen geltend gemachten Vorsteuerabzug als staatliche Förderung (Abschnitt 248(16)). Wie die nicht geltend gemachte Steuer gebucht wird und wie sie die Hinzurechnung verändert, hängt daher von der verwendeten Bemessungsgrundlage ab; ein CPA sollte das bestätigen. Die Hinzurechnung bei der Einkommensteuer und die Anpassung der GST/HST sind getrennte Berechnungen in getrennten Erklärungen.

Was gilt, wenn die Kapitalgesellschaft persönliche Mahlzeiten des Eigentümers bezahlt hat?

Die persönliche Mahlzeit eines Aktionärs ist kein geschäftliches Essen und gehört deshalb auf keines der beiden Bewirtungskonten. (Ein Essen, das über die Lohnabrechnung als steuerpflichtiger Vorteil für einen Arbeitnehmer läuft, ist die Zeile für steuerpflichtige Vorteile oben.) Das Gesetz erlaubt einen Abzug nur für Ausgaben, die getätigt wurden, um Geschäftseinkünfte zu erzielen (Abschnitt 18(1)(a)). Wenn eine Kapitalgesellschaft private Kosten eines Aktionärs bezahlt, kann der Betrag ein Vorteil sein, den der Aktionär als Einkommen angeben muss (Abschnitt 15(1)).

Nehmen Sie den Betrag in den Büchern aus den Aufwendungen heraus und erfassen Sie ihn so, wie er tatsächlich war. Er ist nur dann ein Darlehen auf dem Gesellschafterkonto, wenn der Eigentümer beim Abfluss des Geldes eine echte Schuld zurückzahlen musste; andernfalls ist er ein Vorteil, und eine Buchung allein macht daraus kein Darlehen. Prüfen Sie auch einen darauf geltend gemachten GST/HST-Vorsteuerabzug. Siehe private Ausgaben, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat und Gesellschafterkonto. Wer das Abendessen eines Eigentümers „zur Sicherheit“ auf das Konto für begrenzte Kosten bucht, macht trotzdem einen Abzug auf einen Teil privater Kosten geltend. Bei einer Rechnung mit geschäftlichen und privaten Gästen muss vor dem Abschluss der Bücher entschieden werden, welcher Teil geschäftlich ist. Wenn die CRA solche Kosten bei einer Prüfung findet, siehe Vorteil für den Aktionär bei einer Prüfung entdeckt.

Der umgekehrte Fall, ein echtes geschäftliches Essen, das der Eigentümer privat bezahlt hat, wird wie jedes andere geschäftliche Essen gebucht; siehe privat bezahlte Betriebsausgaben.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden kanadische Dollar. Die GST/HST bleibt außen vor, sofern nichts anderes angegeben ist.

Hinzurechnung zum Jahresende

Auf dem Konto für begrenzte Kosten einer Kapitalgesellschaft liegen C$10.000 für Mittagessen mit Kunden, Kaffee und Essen auf Reisen, alle angemessen. Der abzugsfähige Betrag beträgt C$5.000. Die Hinzurechnung in Schedule 1, Zeile 121 beträgt C$5.000. Das steuerpflichtige Einkommen liegt vor weiteren Anpassungen um diesen Betrag höher.

Mitarbeiterveranstaltungen

Die Kapitalgesellschaft veranstaltet zwei Events, ein Sommergrillen und ein Dinner im Dezember, jeweils offen für alle 30 Arbeitnehmer an ihrer einzigen Betriebsstätte. Zusammen kosten sie C$4.000. Wenn dies die einzigen Mitarbeiterveranstaltungen des Kalenderjahres sind, liegen beide innerhalb der sechs und kommen auf das Konto ohne Begrenzung; nichts wird hinzugerechnet. Ein Abendessen nur für die Eigentümer ist keine Veranstaltung für die gesamte Belegschaft: Ist es ein belegtes geschäftliches Essen, kommt es auf das Konto für begrenzte Kosten, und ein privates bleibt außerhalb beider Bewirtungskonten.

Konzertkarten

Die Kapitalgesellschaft kauft für C$2.000 Konzertkarten für Kunden. Die Karten sind Unterhaltung, daher sind C$1.000 abzugsfähig und C$1.000 werden in Zeile 121 hinzugerechnet, vor jeder Auswirkung der HST. Trugen die Karten C$260 HST zu 13 %, und ist die Kapitalgesellschaft registriert, nutzt die reguläre Methode und erfüllt im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, ist der Vorsteuerabzug auf C$130 begrenzt, ob sie ihn in voller Höhe geltend macht und zum Jahresende anpasst oder in jeder Periode die Hälfte geltend macht. Wie sich die nicht geltend gemachten C$130 auf Zeile 121 auswirken, ist der offene Punkt im Abschnitt zur GST/HST.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Hauptbuch vermischt begrenzte und unbegrenzte Kosten, enthält Eintrittskarten oder Essen der Eigentümer, und die T2 ist fällig: Die Hinzurechnung, eine mögliche Frage zum Vorteil für den Aktionär und die Kontenstruktur brauchen vor der Einreichung die Prüfung durch einen CPA; siehe Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Mehr als sechs Mitarbeiterveranstaltungen in einem Jahr, oder eine Veranstaltung, die nicht allen Mitarbeitern offenstand: Die Hinzurechnung kann sich ändern; holen Sie sich vor der Einreichung Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die GST/HST-Vorsteuerabzüge auf Essen und Eintrittskarten wurden in voller Höhe geltend gemacht und nie angepasst, oder sie wurden bei der Quick Method geltend gemacht: siehe Kosten ohne oder mit teilweisem Vorsteuerabzug, die GST/HST Quick Method und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Bücher sind im Rückstand oder haben keine brauchbaren Details: siehe überfällige Buchhaltung nachholen und erwägen Sie Hilfe bei der Buchhaltung, bevor die Erklärung erstellt wird.
• Körperschaftsteuererklärungen früherer Jahre wurden nie eingereicht: siehe nicht eingereichte Körperschaftsteuererklärungen nachholen.
• Die Kapitalgesellschaft hat private Abendessen oder Reisen für einen Eigentümer bezahlt: siehe private Ausgaben, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat.
• Die CRA hat nach Bewirtung oder anderen Ausgaben gefragt: siehe Überprüfungen, Prüfungen und freiwillige Offenlegung und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Kapitalgesellschaft hat ihren Sitz in Québec oder Alberta: Die Provinzerklärung ist getrennt, daher holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer für beide Erklärungen.