Comidas y entretenimiento en la contabilidad y en la T2

¿Qué parte de una cuenta de comida o entretenimiento puede deducir mi corporación?

Una corporación puede deducir 50% del menor entre lo que realmente pagó o debe y un monto razonable por comida, bebida y entretenimiento (Income Tax Act, sección 67.1). La contabilidad registra el costo completo. La T2 suma de nuevo el resto en el Schedule 1 (guía T4012 de la CRA).

La Income Tax Act (la Ley) no define «razonable». Una cuenta excesiva se reduce dos veces: primero a un monto razonable y luego a 50% de ese monto, por lo que el ajuste es mayor que la parte habitual de la cuenta. Que un monto sea razonable depende de los hechos.

En esta guía, con límite significa que solo se deduce 50%, y sin límite significa que la sección 67.1 no reduce el costo.

El límite cubre cualquier comida, bebida o entretenimiento: comidas con clientes y proveedores, café, entradas, cargos de entrada y propinas (sección 67.1; orientación de la CRA sobre gastos de negocio, escrita para propietarios únicos y sociedades de personas). Algunos costos quedan fuera; la siguiente sección los enumera. Si un costo es deducible o no es otra pregunta: vea gastos de negocio que acepta la CRA.

Qué vuelve complicado un caso:

• El libro contable mezcla costos con límite y sin límite en una sola cuenta, así que hay que buscar el ajuste gasto por gasto.
• Entradas, cenas de propietarios o cuotas de conferencias aparecen junto a almuerzos comunes.
• Un gasto que parece una comida puede ser un beneficio personal para un accionista.
• Más de seis eventos del personal en un año, o créditos de GST/HST reclamados por completo y nunca ajustados.
• La corporación está en Quebec o Alberta. La CRA no administra el impuesto corporativo de esas dos provincias (CRA). Esta página cubre solo la Income Tax Act federal y el Schedule 1.

Qué reunir: el libro contable del año por cuenta, recibos con una nota de quién asistió y por qué, facturas que refacturaron costos a clientes, fechas e invitados de los eventos del personal, registros de nómina de cualquier beneficio de comidas y las declaraciones de GST/HST.

¿Qué comidas y entretenimiento no tienen límite?

Los tres casos que más se dan en una corporación pequeña son un costo refacturado a un cliente e identificado por escrito, hasta seis eventos al año para todo el personal y una comida que es un beneficio gravable para un empleado. La tabla muestra la lista de la Ley (sección 67.1; CRA).

Dos excepciones limitadas rara vez alcanzan a una corporación administrada por sus propietarios: la comida y bebida en un sitio de trabajo remoto o en un campamento de obra ((2)(e), (e.1)), y la comida y bebida de un conductor de camión de larga distancia durante un período de viaje elegible, donde se aplica en su lugar 80% ((1.1), (5)).

Dos trampas:

• Los eventos del personal se cuentan por año calendario, no por ejercicio fiscal. Un evento solo para propietarios o para personal seleccionado, que deja fuera a otros empleados de ese lugar, difícilmente encaja. El párrafo (2)(f) cubre seis o menos eventos en un año calendario, así que un séptimo deja en duda el tratamiento de todos. Pida a un CPA que lo revise antes de tratar alguno como sin límite.
• La refacturación exige que el costo se identifique por escrito al cliente. Una comida de un cliente que la corporación paga y no refactura tiene límite. Una comida refacturada dentro de una tarifa global encaja solo si un escrito al cliente, como la factura o un detalle de gastos, la identifica específicamente y el monto cobrado es razonable. Para el GST/HST sobre costos refacturados, vea GST/HST sobre gastos refacturados.

¿Las entradas a conciertos y eventos deportivos cuentan como entretenimiento?

Sí. La Ley dice que el entretenimiento incluye la diversión y la recreación (sección 67.1(4)). La CRA enumera como entretenimiento las entradas y los cargos de acceso a un evento de entretenimiento o deportivo, las propinas, los cargos de entrada y los alquileres de salas de hospitalidad (CRA). El índice general de información financiera (General Index of Financial Information) incluye las entradas a teatro, conciertos y eventos deportivos en comidas y entretenimiento, concepto 8523 (RC4088).

Por eso las entradas van en la cuenta con límite, con la misma parte deducible que una cena con un cliente. Salen de ella solo si encaja una excepción de la tabla, por ejemplo una entrada que es un beneficio gravable para un empleado.

Los costos de golf, de albergues recreativos y de clubes siguen otra regla y quedan fuera de las cuentas de comidas; vea gastos de negocio que acepta la CRA. El Schedule 1 tiene su propia línea 120 para cuotas y cargos no deducibles de clubes.

¿En qué cuenta van las comidas y el entretenimiento, y debo separar los costos con límite de los que no lo tienen?

Sepárelos por regla, no por monto. Una corporación debe llevar el costo completo en dos cuentas de comidas, una para los costos a los que se aplica el límite y otra para los costos cubiertos por una excepción, de modo que el ajuste sea un solo total tomado de la cuenta con límite.

Reglas que mantienen sencillo el ajuste:

• Use por defecto la cuenta con límite. Las compras en restaurantes, cafés y entradas van ahí. Pasar un gasto a la cuenta sin límite exige pruebas.
• Registre el costo completo, no la parte deducible. Los estados financieros muestran lo que se gastó. El ajuste se calcula una sola vez, al cierre del ejercicio.
• La cuenta decide el ajuste, no el código GIFI. Ambas cuentas de comidas pueden reportarse con el concepto 8523 del GIFI en los estados financieros; el ajuste sigue saliendo solo de la cuenta con límite. Un costo refacturado puede reportarse con otro código. Vea el plan de cuentas para el GIFI.

¿Cómo se suma de nuevo la parte no deducible en la T2?

La corporación anota el ajuste en la línea 121 del Schedule 1, "Non-deductible meals and entertainment expenses" (gastos no deducibles de comidas y entretenimiento). El Schedule 1 parte del ingreso neto (pérdida) después de impuestos y partidas extraordinarias en los estados financieros, línea 9999 del Schedule 125, y lo concilia con el ingreso neto para efectos fiscales (Schedule 1).

1. Sume la cuenta con límite del ejercicio fiscal que se presenta, incluidas las facturas acumuladas al cierre y pagadas después.
2. Calcule el monto deducible. Para cada gasto, tome el menor entre lo pagado o por pagar y un monto razonable, y sume esos montos. El monto deducible es 50% de esa suma. Si los gastos son razonables, es la parte habitual del total.
3. Réstelo del total. La diferencia es el ajuste.
4. Anótelo en la línea 121. No toque la cuenta sin límite.

El resultado del Schedule 1 pasa a la línea 300 de la T2 (T4012). El ajuste aumenta el ingreso gravable del año.

Es una diferencia permanente: la Ley considera que el monto es la parte con límite, por lo que el resto no se deduce en un año posterior. Para ver cómo el Schedule 1 concilia la utilidad contable con el ingreso gravable, vea ingreso fiscal frente a utilidad contable.

El número de línea corresponde al Schedule 1 publicado más reciente. Los números de línea pueden cambiar entre versiones del formulario, así que confírmelo en el formulario del cierre que va a presentar. Para los demás pasos del cierre, vea la lista de verificación del cierre del ejercicio.

¿Qué debo anotar de cada gasto: quién, por qué y el recibo?

Anote la fecha, las personas, el motivo del negocio y la cuenta de cada gasto, y conserve el recibo. Cada dato respalda una prueba de la Ley.

Anote el quién y el porqué cuando se pague el gasto; una nota reconstruida meses después es más débil. Conserve el recibo y la nota durante el período indicado en cuánto tiempo conservar los registros del negocio. Para un gasto sin recibo, vea gastos de negocio sin recibos.

¿Qué pasa con las cuotas de conferencias y las comidas en viaje?

Las comidas en un viaje tienen límite como cualquier otra comida. La cuota de una conferencia se divide: la parte de comida tiene límite y el resto de la cuota no queda limitado por esta regla (sección 67.1).

• Cuota de conferencia o convención. Si la cuota da derecho al asistente a comida, bebida o entretenimiento y la cuenta de la cuota no identifica una parte razonable para ellos, se tratan como comida y entretenimiento $50 por cada día en que se proporcionan. Registre ese monto en la cuenta con límite y el saldo como cuota de la conferencia. Las bebidas y refrigerios ocasionales en reuniones o recepciones no activan esta regla. Si la factura identifica una parte razonable de comida, registre ese monto en la cuenta con límite.
• Comidas durante un viaje. La CRA dice que el límite se aplica a las comidas, bebidas y entretenimiento durante un viaje (CRA). La sección 67.1 no tiene una prueba de ubicación, así que el límite también se aplica a las comidas compradas fuera de Canadá.
• Avión, tren y autobús. Ninguna parte del pasaje cuenta como comida, así que un pasaje que incluye comida no necesita división. La comida y la bebida compradas por separado, o servidas cuando el precio del boleto no las incluye, tienen límite.

Cuántas convenciones puede deducir una corporación en un año es otra regla; vea gastos de negocio que acepta la CRA.

¿Cómo afecta el límite a los créditos fiscales por insumos de GST/HST?

Un registrante de GST/HST que usa el método de contabilidad regular reclama créditos fiscales por insumos (ITC) sobre 50% del GST/HST de un costo de comida o entretenimiento cuando la deducción del impuesto sobre la renta se limita a 50% (CRA: RC4022). Una corporación que usa el Quick Method (método simplificado de GST/HST) no puede reclamar ITC sobre sus gastos operativos, incluidas las comidas y el entretenimiento (RC4022). Una corporación no registrada para GST/HST no tiene crédito que limitar. El crédito sigue la prueba del impuesto sobre la renta: la Excise Tax Act reduce el crédito cuando la sección 67.1 de la Income Tax Act limita el costo (Excise Tax Act, sección 236). Un costo fuera del límite del impuesto sobre la renta no se reduce por esa regla, pero siguen aplicando las demás pruebas del crédito, incluida la sección 170, que puede negar el crédito sobre un costo adquirido exclusivamente para uso personal de un ejecutivo o empleado. Pida a un CPA que revise el crédito de cualquier comida que sea un beneficio gravable. La comida y la bebida de un conductor de camión de larga distancia durante un período de viaje elegible tienen otra proporción: el crédito sigue la proporción de 80% del conductor. Cuando un gasto supera un monto razonable, las secciones 170(2) y 236(1.2) reducen aún más el crédito; pida a un CPA que lo confirme. Esta sección cubre solo el GST/HST, no el QST de Quebec. Para otros costos con crédito parcial o sin crédito, vea gastos sin ITC o con ITC parcial.

Con el método regular, la CRA permite al registrante elegir una de dos formas de reclamar:

De cualquier forma, codifique el GST/HST de un gasto con la misma división con límite o sin límite que el gasto, y luego verifique las demás pruebas del crédito indicadas arriba. El GST/HST no reclamado no se recupera como crédito. La Excise Tax Act entiende que la sección 67.1 se aplica al monto adeudado incluido el impuesto (sección 236), y la Income Tax Act trata un crédito reclamado como asistencia gubernamental (sección 248(16)). Por eso, cómo se registra el impuesto no reclamado y cómo cambia el ajuste dependen de la base utilizada; un CPA debe confirmarlo. El ajuste del impuesto sobre la renta y el ajuste del GST/HST son cálculos separados en declaraciones separadas.

¿Y si la corporación pagó las comidas personales del propietario?

La comida personal de un accionista no es una comida de negocio, así que no va en ninguna de las dos cuentas de comidas. (Una comida procesada por nómina como beneficio gravable para un empleado es la fila de beneficio gravable de arriba.) La Ley permite una deducción solo por un gasto hecho para generar ingresos del negocio (sección 18(1)(a)). Cuando una corporación paga un costo personal de un accionista, el monto puede ser un beneficio que el accionista debe incluir en su ingreso (sección 15(1)).

En los libros, saque el monto de los gastos y regístrelo según lo que fue. Es un préstamo en la cuenta del accionista solo si el propietario tenía una deuda real que pagar cuando salió el dinero; de lo contrario es un beneficio, y un asiento contable por sí solo no lo convierte en préstamo. Revise también cualquier crédito de GST/HST reclamado sobre él. Vea gastos personales pagados por la corporación y cuenta de préstamo del accionista. Poner la cena de un propietario en la cuenta con límite «por si acaso» sigue reclamando una deducción sobre parte de un costo personal. Un gasto que mezcla invitados de negocio y personales exige decidir cuánto es de negocio antes de cerrar los libros. Si la CRA encuentra estos costos en una auditoría, vea beneficio para el accionista detectado en una auditoría.

El caso inverso, una comida de negocio real que el propietario pagó personalmente, se registra como cualquier otra comida de negocio; vea gastos de negocio pagados personalmente.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares canadienses. El GST/HST se omite salvo que se indique.

Ajuste al cierre del ejercicio

La cuenta con límite de una corporación tiene C$10,000 en almuerzos con clientes, cafés y comidas de viaje, todos razonables. El monto deducible es C$5,000. El ajuste en la línea 121 del Schedule 1 es C$5,000. El ingreso gravable es mayor por ese monto antes de cualquier otro ajuste.

Eventos del personal

La corporación organiza dos eventos, una parrillada de verano y una cena de diciembre, cada uno abierto a los 30 empleados de su único lugar de trabajo. Juntos cuestan C$4,000. Suponiendo que son los únicos eventos del personal de ese año calendario, ambos están dentro de los seis, así que van en la cuenta sin límite y no se suma nada. Una cena solo para propietarios no es un evento para todo el personal: si es una comida de negocio respaldada, va en la cuenta con límite, y una personal queda fuera de ambas cuentas de comidas.

Entradas a conciertos

La corporación compra C$2,000 en entradas de concierto para clientes. Las entradas son entretenimiento, así que C$1,000 es deducible y C$1,000 se suma de nuevo en la línea 121, antes de cualquier efecto del HST. Si las entradas llevaron C$260 de HST a 13%, y la corporación está registrada, usa el método regular y por lo demás califica para el crédito, el crédito se limita a C$130, ya sea que la corporación reclame todo y ajuste al cierre del ejercicio o reclame la mitad en cada período. Cómo afectan los C$130 no reclamados a la línea 121 es el punto abierto de la sección de GST/HST.

¿Su caso es distinto?

• Su libro mezcla costos con límite y sin límite, incluye entradas o cenas de propietarios, y la T2 vence pronto: el ajuste, cualquier duda sobre beneficios al accionista y la configuración de las cuentas necesitan la revisión de un CPA antes de presentar; vea ayuda con impuestos corporativos.
• Más de seis eventos del personal en un año, o un evento no abierto a todo el personal: el ajuste puede cambiar; obtenga ayuda con impuestos corporativos antes de presentar.
• Se reclamaron créditos de GST/HST por completo en comidas y entradas y nunca se ajustaron, o se reclamaron con el Quick Method: vea gastos sin ITC o con ITC parcial, el Quick Method de GST/HST y ayuda con la contabilidad.
• Los libros están atrasados o no tienen detalle utilizable: vea cómo ponerse al día con libros atrasados y considere ayuda con la contabilidad antes de que se prepare la declaración.
• Nunca se presentaron las declaraciones corporativas de años anteriores: vea cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.
• La corporación pagó cenas o viajes personales de un propietario: vea gastos personales pagados por la corporación.
• La CRA preguntó por comidas u otros gastos: vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• La corporación está en Quebec o Alberta: la declaración provincial es aparte, así que obtenga ayuda con impuestos corporativos para ambas declaraciones.