Frais de repas et de représentation : livres de société et T2

Quelle part d'une facture de repas ou de frais de représentation ma société peut-elle déduire?

Une société peut déduire 50 % du moindre de ce qu'elle a réellement payé ou doit payer et d'un montant raisonnable pour la nourriture, les boissons et les frais de représentation (Loi de l'impôt sur le revenu, article 67.1). Les livres gardent le coût complet. La déclaration T2 réintègre le reste dans l'annexe 1 (guide T4012 de l'ARC).

La Loi de l'impôt sur le revenu (la Loi) ne définit pas le mot « raisonnable ». Une facture somptueuse est réduite deux fois : d'abord à un montant raisonnable, puis à 50 % de ce montant. La réintégration est donc plus élevée que la part habituelle de la facture. Le caractère raisonnable d'un montant dépend des faits.

Dans ce guide, limité signifie que seulement 50 % est déductible, et sans limite signifie que l'article 67.1 ne réduit pas le coût.

La limite vise toute nourriture, boisson ou dépense de représentation : repas de clients et de fournisseurs, cafés, billets, droits d'entrée et pourboires (article 67.1; indications de l'ARC sur les dépenses d'entreprise, rédigées pour les entrepreneurs individuels et les sociétés de personnes). Certains coûts échappent à la limite; la section suivante les énumère. Savoir si un coût est déductible est une autre question : voyez les dépenses d'entreprise que l'ARC accepte.

Ce qui complique un dossier :

• Le grand livre met les coûts limités et sans limite dans un même compte, si bien qu'il faut chercher la réintégration facture par facture.
• Des billets, des soupers de propriétaires ou des frais de congrès côtoient des dîners ordinaires.
• Une facture qui ressemble à un repas peut être un avantage personnel accordé à un actionnaire.
• Plus de six activités du personnel dans l'année, ou des crédits de TPS/TVH demandés en entier et jamais rajustés.
• La société est au Québec ou en Alberta. L'ARC n'administre pas l'impôt des sociétés de ces deux provinces (ARC). Cette page traite seulement de la Loi fédérale et de l'annexe 1.

À réunir : le grand livre de l'année par compte, les reçus avec une note sur les personnes présentes et le motif, les factures qui ont refacturé des coûts à des clients, les dates et les invités des activités du personnel, les registres de paie de tout avantage lié à un repas, et les déclarations de TPS/TVH.

Quels repas et frais de représentation ne sont pas limités?

Les trois cas les plus courants pour une petite société sont un coût refacturé à un client et précisé par écrit, jusqu'à six activités pour tous les employés par année, et un repas qui est un avantage imposable pour un employé. Le tableau reprend la liste de la Loi (article 67.1; ARC).

Deux exceptions étroites touchent rarement une société détenue par son propriétaire-dirigeant : la nourriture et les boissons à un chantier éloigné ou dans un camp de travail de construction ((2)(e), (e.1)), et la nourriture et les boissons d'un camionneur de longue distance pendant une période de déplacement admissible, où 80 % s'applique à la place ((1.1), (5)).

Deux pièges :

• Les activités du personnel se comptent par année civile, non par exercice. Une activité réservée aux propriétaires ou à certains employés, qui laisse de côté les autres employés du même établissement, a peu de chances de convenir. L'alinéa (2)(f) vise six événements ou moins par année civile; un septième jette donc un doute sur le traitement de tous. Faites examiner le dossier par un CPA avant de traiter un événement comme étant sans limite.
• La refacturation exige que le coût soit précisé par écrit au client. Un repas de client que la société paie sans le refacturer est limité. Un repas refacturé dans des honoraires forfaitaires n'est visé que si un document écrit remis au client, comme la facture ou un relevé de dépenses, le précise expressément et que le montant facturé est raisonnable. Pour la TPS/TVH sur les coûts refacturés, voyez la TPS/TVH sur les dépenses refacturées.

Les billets de concert et d'événements sportifs comptent-ils comme frais de représentation?

Oui. La Loi précise que les frais de représentation comprennent les divertissements et les loisirs (paragraphe 67.1(4)). L'ARC range parmi les frais de représentation les billets et les droits d'entrée à un événement de divertissement ou sportif, les pourboires, les droits d'entrée dans un établissement et la location de suites d'accueil (ARC). L'Index général des renseignements financiers (IGRF) classe les billets de théâtre, de concert et d'événements sportifs sous les repas et frais de représentation, poste 8523 (RC4088).

Les billets vont donc dans le compte limité, avec la même part déductible qu'un souper de client. Ils en sortent seulement si une exception du tableau s'applique, par exemple un billet qui est un avantage imposable pour un employé.

Les frais de golf, de pavillon et de club suivent une autre règle et restent hors des comptes de repas; voyez les dépenses d'entreprise que l'ARC accepte. L'annexe 1 a sa propre ligne 120 pour les cotisations et frais de club non déductibles.

Dans quel compte placer les repas et frais de représentation, et faut-il séparer les coûts limités et sans limite?

Séparez selon la règle, non selon le montant. Une société devrait garder le coût complet dans deux comptes de repas : un pour les coûts visés par la limite et un pour les coûts couverts par une exception. La réintégration devient ainsi un seul total tiré du compte limité.

Règles qui gardent la réintégration simple :

• Placez par défaut dans le compte limité. Les achats de restaurant, de café et de billets y vont. Déplacer une facture vers le compte sans limite exige une preuve.
• Inscrivez le coût complet, non la part déductible. Les états financiers montrent ce qui a été dépensé. La réintégration se calcule une seule fois, à la fin de l'exercice.
• Le compte détermine la réintégration, non le code de l'IGRF. Les deux comptes de repas peuvent apparaître sous le poste 8523 de l'IGRF dans les états financiers; la réintégration vient tout de même du compte limité seulement. Un coût refacturé peut figurer sous un autre code. Voyez le plan comptable selon l'IGRF.

Comment réintègre-t-on la part non déductible dans la T2?

La société inscrit la réintégration à l'annexe 1, ligne 121, « Frais de repas et de représentation non déductibles ». L'annexe 1 part du revenu net (de la perte nette) après impôts et éléments extraordinaires selon les états financiers, soit la ligne 9999 de l'annexe 125, et le concilie avec le revenu net aux fins de l'impôt (annexe 1).

1. Faites le total du compte limité pour l'exercice produit, y compris les factures courues à la fin de l'exercice et payées plus tard.
2. Calculez le montant déductible. Pour chaque facture, prenez le moindre du montant payé ou à payer et d'un montant raisonnable, puis additionnez. Le montant déductible est de 50 % de cette somme. Pour des factures raisonnables, c'est la part habituelle du total.
3. Soustrayez-le du total. La différence est la réintégration.
4. Inscrivez-la à la ligne 121. Ne touchez pas au compte sans limite.

Le résultat de l'annexe 1 passe à la ligne 300 de la T2 (T4012). La réintégration augmente le revenu imposable de l'année.

Il s'agit d'une différence permanente : la Loi considère que le montant est la part limitée, de sorte que le reste n'est pas déductible dans une année ultérieure. Pour savoir comment l'annexe 1 concilie le bénéfice comptable et le revenu imposable, voyez le revenu fiscal et le bénéfice comptable.

Le numéro de ligne vient de la plus récente annexe 1 publiée. Les numéros de ligne peuvent changer d'une version du formulaire à l'autre; confirmez-le sur le formulaire de la fin d'exercice produite. Pour les autres étapes de fin d'exercice, voyez la liste de contrôle de fin d'exercice.

Que consigner pour chaque facture : qui, pourquoi et le reçu?

Consignez la date, les personnes, le motif d'affaires et le compte pour chaque facture, et gardez le reçu. Chaque élément appuie un critère de la Loi.

Inscrivez le qui et le pourquoi au moment du paiement; une note reconstituée des mois plus tard vaut moins. Gardez le reçu et la note pendant la période indiquée dans la durée de conservation des registres d'entreprise. Pour une facture sans reçu, voyez les dépenses d'entreprise sans reçu.

Que faire des frais de congrès et des repas en déplacement?

Les repas en déplacement sont limités comme tout autre repas. Les frais de congrès se divisent : la part de nourriture est limitée, et le reste des frais n'est pas limité par cette règle (article 67.1).

• Frais de congrès ou de conférence. Si les frais donnent droit à la nourriture, aux boissons ou aux divertissements et que la facture ne précise pas une part raisonnable pour ces éléments, 50 $ par jour où ils sont fournis est traité comme frais de nourriture et de représentation. Inscrivez ce montant dans le compte limité et le solde comme frais de congrès. Les boissons et rafraîchissements accessoires lors de réunions ou de réceptions ne déclenchent pas cette règle. Si la facture précise une part raisonnable pour la nourriture, inscrivez ce montant dans le compte limité.
• Repas en déplacement. L'ARC indique que la limite s'applique aux repas, aux boissons et aux frais de représentation en voyage (ARC). L'article 67.1 ne pose aucun critère de lieu, donc la limite vaut aussi pour les repas achetés à l'extérieur du Canada.
• Avion, train et autobus. Aucune partie du prix du billet ne compte comme un repas; un billet qui comprend la nourriture n'a donc pas à être divisé. La nourriture et les boissons achetées séparément, ou servies quand le prix du billet ne les comprend pas, sont limitées.

Le nombre de congrès qu'une société peut déduire dans une année relève d'une autre règle; voyez les dépenses d'entreprise que l'ARC accepte.

Comment la limite touche-t-elle les crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH?

Un inscrit à la TPS/TVH qui utilise la méthode normale demande des crédits de taxe sur les intrants (CTI) sur 50 % de la TPS/TVH payée sur un coût de repas ou de frais de représentation lorsque la déduction pour l'impôt sur le revenu est limitée à 50 % (ARC : RC4022). Une société qui utilise la méthode rapide ne peut pas demander de CTI sur ses dépenses d'exploitation, y compris les repas et frais de représentation (RC4022). Une société non inscrite à la TPS/TVH n'a aucun crédit à limiter. Le crédit suit le critère de l'impôt sur le revenu : la Loi sur la taxe d'accise réduit le crédit lorsque l'article 67.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu limite le coût (Loi sur la taxe d'accise, article 236). Un coût qui échappe à la limite de l'impôt sur le revenu n'est pas réduit par cette règle, mais les autres critères du crédit s'appliquent toujours, y compris l'article 170, qui peut refuser le crédit sur un coût acquis exclusivement pour l'usage personnel d'un dirigeant ou d'un employé. Faites vérifier le crédit par un CPA pour tout repas qui est un avantage imposable. La nourriture et les boissons d'un camionneur de longue distance pendant une période de déplacement admissible ont une part différente : le crédit suit la part de 80 % du camionneur. Lorsqu'une facture dépasse un montant raisonnable, les paragraphes 170(2) et 236(1.2) réduisent encore le crédit; faites-le confirmer par un CPA. Cette section traite seulement de la TPS/TVH, non de la TVQ du Québec. Pour les autres coûts qui donnent droit à un crédit partiel ou nul, voyez les dépenses sans CTI ou avec CTI partiel.

Selon la méthode normale, l'ARC permet à un inscrit de choisir l'une de deux façons de demander le crédit :

Dans les deux cas, codez la TPS/TVH d'une facture selon le même partage entre limité et sans limite que la facture, puis vérifiez les autres critères du crédit ci-dessus. La TPS/TVH non demandée ne se récupère pas comme crédit. La Loi sur la taxe d'accise lit l'article 67.1 comme visant le montant dû, taxe comprise (article 236), et la Loi de l'impôt sur le revenu traite un crédit demandé comme une aide gouvernementale (paragraphe 248(16)). La façon de comptabiliser la taxe non demandée et son effet sur la réintégration dépendent donc de la base utilisée; un CPA devrait le confirmer. La réintégration de l'impôt sur le revenu et le rajustement de la TPS/TVH sont des calculs distincts sur des déclarations distinctes.

Et si la société a payé les repas personnels du propriétaire?

Le repas personnel d'un actionnaire n'est pas un repas d'affaires; il n'appartient donc à aucun des deux comptes de repas. (Un repas passé par la paie comme avantage imposable pour un employé correspond à la ligne de l'avantage imposable du tableau ci-dessus.) La Loi permet une déduction seulement pour une dépense engagée en vue de gagner un revenu d'entreprise (alinéa 18(1)a)). Lorsqu'une société paie un coût personnel d'un actionnaire, le montant peut être un avantage que l'actionnaire doit inclure dans son revenu (paragraphe 15(1)).

Dans les livres, sortez le montant des dépenses et inscrivez-le selon sa nature. Il s'agit d'un prêt dans le compte de l'actionnaire seulement si le propriétaire avait une vraie dette à rembourser au moment où l'argent est sorti; sinon, c'est un avantage, et une écriture de journal ne crée pas un prêt à elle seule. Vérifiez aussi tout crédit de TPS/TVH demandé sur ce montant. Voyez les dépenses personnelles payées par la société et le compte de l'actionnaire. Mettre le souper d'un propriétaire dans le compte limité « par prudence » revient quand même à déduire une partie d'un coût personnel. Une facture qui mêle des invités d'affaires et des invités personnels exige une décision sur la part d'affaires avant la clôture des livres. Si l'ARC trouve de tels coûts lors d'une vérification, voyez l'avantage à l'actionnaire relevé lors d'une vérification.

Le cas inverse, un vrai repas d'affaires que le propriétaire a payé personnellement, s'inscrit comme tout autre repas d'affaires; voyez les dépenses d'entreprise payées personnellement.

Exemple

Ces exemples sont en dollars canadiens. La TPS/TVH est exclue sauf indication contraire.

Réintégration de fin d'exercice

Le compte limité d'une société contient 10 000 $ CA de dîners de clients, de cafés et de repas en voyage, tous raisonnables. Le montant déductible est de 5 000 $ CA. La réintégration à l'annexe 1, ligne 121, est de 5 000 $ CA. Le revenu imposable est plus élevé de ce montant avant tout autre rajustement.

Activités du personnel

La société tient deux événements, un barbecue d'été et un souper de décembre, chacun ouvert à tous ses 30 employés à son seul établissement. Ensemble, ils coûtent 4 000 $ CA. En supposant que ce sont les seuls événements du personnel de l'année civile, les deux font partie des six permis; ils vont donc dans le compte sans limite et rien n'est réintégré. Un souper réservé aux propriétaires n'est pas un événement pour tout le personnel : s'il s'agit d'un repas d'affaires justifié, il va dans le compte limité, et un repas personnel reste hors des deux comptes de repas.

Billets de concert

La société achète 2 000 $ CA de billets de concert pour des clients. Les billets sont des frais de représentation; 1 000 $ CA est donc déductible et 1 000 $ CA est réintégré à la ligne 121, avant tout effet de la TVH. Si les billets comportaient 260 $ CA de TVH à 13 %, et que la société est inscrite, utilise la méthode normale et remplit par ailleurs les conditions du crédit, le crédit est limité à 130 $ CA, que la société le demande en entier et le rajuste à la fin de l'exercice ou qu'elle en demande la moitié à chaque période. L'effet des 130 $ CA non demandés sur la ligne 121 est le point ouvert de la section sur la TPS/TVH.

Votre situation est différente?

• Votre grand livre mêle des coûts limités et sans limite, comprend des billets ou des soupers de propriétaires, et la T2 est à produire : la réintégration, toute question d'avantage à l'actionnaire et la structure des comptes exigent l'examen d'un CPA avant la production; voyez l'aide en fiscalité des sociétés.
• Plus de six activités du personnel dans l'année, ou un événement non ouvert à tout le personnel : la réintégration peut changer; obtenez une aide en fiscalité des sociétés avant la production.
• Des crédits de TPS/TVH ont été demandés en entier sur des repas et des billets sans jamais être rajustés, ou demandés sous la méthode rapide : voyez les dépenses sans CTI ou avec CTI partiel, la méthode rapide de la TPS/TVH et l'aide en tenue de livres.
• Les livres sont en retard ou n'ont aucun détail utilisable : voyez le rattrapage de livres en retard, et envisagez l'aide en tenue de livres avant la préparation de la déclaration.
• Les déclarations de sociétés d'années antérieures n'ont jamais été produites : voyez le rattrapage des déclarations de sociétés non produites.
• La société a payé des soupers ou des voyages personnels pour un propriétaire : voyez les dépenses personnelles payées par la société.
• L'ARC a posé des questions sur les repas ou d'autres dépenses : voyez les examens, vérifications et divulgations volontaires et obtenez une aide en fiscalité des sociétés.
• La société est au Québec ou en Alberta : la déclaration provinciale est distincte; obtenez une aide en fiscalité des sociétés pour les deux déclarations.