भोजन और मनोरंजन खर्च: कंपनी के बहीखाते और T2 में वापस जोड़ना

मेरी कंपनी भोजन या मनोरंजन के बिल का कितना हिस्सा कटौती में ले सकती है?

कनाडाई कंपनी खाने-पीने और मनोरंजन के खर्च पर उतनी राशि का 50% कटौती में ले सकती है, जो असल में चुकाई गई या देय राशि और उचित राशि में से कम हो (Income Tax Act, धारा 67.1)। बहीखाते में पूरी लागत दर्ज रहती है। बाकी हिस्सा कंपनी T2 रिटर्न (कंपनी आयकर रिटर्न) के Schedule 1 में वापस जोड़ती है (CRA की गाइड T4012)।

Income Tax Act (आगे "Act") "उचित" की परिभाषा नहीं देता। बहुत महँगे बिल में दो बार कटौती घटती है: पहले उसे उचित राशि तक घटाया जाता है, फिर उसका 50% लिया जाता है। इसलिए वापस जोड़ा जाने वाला हिस्सा बिल के सामान्य अनुपात से बड़ा हो जाता है। कोई राशि उचित है या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर करता है।

इस मार्गदर्शिका में सीमित का मतलब है कि केवल 50% कटौती योग्य है, और बिना सीमा का मतलब है कि धारा 67.1 उस लागत को नहीं घटाती।

यह सीमा हर तरह के खाने-पीने और मनोरंजन पर लागू होती है: ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ भोजन, कॉफ़ी, टिकट, प्रवेश शुल्क और टिप (धारा 67.1; CRA का व्यावसायिक खर्च मार्गदर्शन, जो एकल स्वामियों और साझेदारियों के लिए लिखा गया है)। कुछ खर्च इसके बाहर हैं; अगला भाग उन्हें गिनाता है। कोई खर्च कटौती योग्य है भी या नहीं, यह अलग सवाल है: CRA जो व्यावसायिक खर्च मानती है देखें।

मामला कब आसान नहीं रहता:

• खाता-बही में सीमित और बिना सीमा वाले खर्च एक ही खाते में हैं, इसलिए वापस जोड़ी जाने वाली राशि बिल-दर-बिल खोजनी पड़ती है।
• टिकट, स्वामी के रात्रिभोज या सम्मेलन शुल्क सामान्य दोपहर के भोजन के साथ दर्ज हैं।
• भोजन जैसा दिखने वाला बिल असल में शेयरधारक को मिला निजी लाभ हो सकता है।
• साल में छह से ज़्यादा कर्मचारी कार्यक्रम हुए हैं, या GST/HST क्रेडिट पूरा लिया गया और कभी समायोजित नहीं किया गया।
• कंपनी Quebec या Alberta में है। CRA इन दोनों प्रांतों का कॉर्पोरेट कर प्रशासित नहीं करती (CRA)। यह पृष्ठ केवल संघीय Act और Schedule 1 को कवर करता है।

पहले जमा करें: साल का खाता-बही खाते के हिसाब से, उपस्थित लोगों और कारण के नोट के साथ रसीदें, ग्राहकों को खर्च दोबारा बिल करने वाले चालान, कर्मचारी कार्यक्रमों की तारीखें और आमंत्रित लोग, भोजन पर कर्मचारी के लाभ का पेरोल रिकॉर्ड, और GST/HST रिटर्न।

कौन-से भोजन और मनोरंजन खर्च सीमित नहीं हैं?

छोटी कंपनी में सबसे ज़्यादा तीन मामले आते हैं: ग्राहक को दोबारा बिल किया गया और लिखित में बताया गया खर्च, साल में छह तक सभी कर्मचारियों के कार्यक्रम, और कर्मचारी को मिला कर योग्य लाभ वाला भोजन। तालिका में Act की सूची है (धारा 67.1; CRA)।

दो संकीर्ण अपवाद स्वामी-प्रबंधित कंपनी पर शायद ही लागू होते हैं: दूर-दराज़ कार्यस्थल या निर्माण कार्य शिविर में खाना-पीना ((2)(e), (e.1)), और लंबी दूरी के ट्रक चालक का पात्र यात्रा अवधि में खाना-पीना, जिसमें इसके बजाय 80% लागू होता है ((1.1), (5))।

दो जाल:

• कर्मचारी कार्यक्रम कैलेंडर वर्ष के हिसाब से गिने जाते हैं, वित्त वर्ष के हिसाब से नहीं। जो कार्यक्रम केवल स्वामियों या चुने हुए कर्मचारियों के लिए हो और उसी जगह के बाकी कर्मचारी छूट जाएँ, वह शायद ही इस अपवाद में आए। पैराग्राफ (2)(f) कैलेंडर वर्ष में छह या उससे कम कार्यक्रमों को कवर करता है, इसलिए सातवें कार्यक्रम से सभी के बारे में संदेह खड़ा हो जाता है। किसी को भी बिना सीमा मानने से पहले CPA से जाँच करवाएँ।
• दोबारा बिल करने के लिए लागत का ग्राहक को लिखित में अलग से बताया जाना ज़रूरी है। कंपनी ने ग्राहक के साथ भोजन का खर्च खुद दिया और उसे दोबारा बिल नहीं किया, तो वह सीमित है। एकमुश्त शुल्क में दोबारा बिल किया गया भोजन तभी अपवाद में आता है, जब ग्राहक को दिया गया कोई लिखित दस्तावेज़, जैसे चालान या खर्च की सूची, उसे अलग से बताता हो और वसूली गई राशि उचित हो। दोबारा बिल किए गए खर्च पर GST/HST के लिए दोबारा बिल किए गए खर्चों पर GST/HST देखें।

क्या कॉन्सर्ट और खेल आयोजनों के टिकट मनोरंजन में गिने जाते हैं?

हाँ। Act के अनुसार मनोरंजन में आमोद-प्रमोद और खेल-कूद शामिल हैं (धारा 67.1(4))। CRA मनोरंजन या खेल आयोजन के टिकट और प्रवेश शुल्क, टिप, कवर शुल्क और हॉस्पिटैलिटी सुइट का किराया मनोरंजन की सूची में गिनती है (CRA)। General Index of Financial Information में थिएटर, कॉन्सर्ट और खेल आयोजनों के टिकट भोजन और मनोरंजन के तहत आइटम 8523 में आते हैं (RC4088)।

इसलिए टिकट सीमित खाते में जाते हैं, और उन पर भी उतना ही हिस्सा कटौती योग्य है जितना ग्राहक के रात्रिभोज पर। वे तभी इससे बाहर निकलते हैं, जब तालिका का कोई अपवाद लागू हो, जैसे कर्मचारी को मिला कर योग्य लाभ वाला टिकट।

गोल्फ़, लॉज और क्लब के खर्च पर अलग नियम लागू होता है, और उन्हें भोजन के खातों से बाहर रखा जाता है; CRA जो व्यावसायिक खर्च मानती है देखें। Schedule 1 में गैर-कटौती योग्य क्लब शुल्क के लिए अलग लाइन 120 है।

भोजन और मनोरंजन खर्च किस खाते में जाएँ, और क्या सीमित और बिना सीमा वाले खर्च अलग करने चाहिए?

नियम के हिसाब से बाँटें, रकम के हिसाब से नहीं। कंपनी को पूरी लागत दो भोजन खातों में रखनी चाहिए: एक उन खर्चों के लिए जिन पर सीमा लागू होती है, और एक उनके लिए जिन्हें कोई अपवाद ढकता है। इस तरह वापस जोड़ी जाने वाली राशि सीमित खाते के कुल से एक ही बार निकलती है।

वापस जोड़ने का काम आसान रखने वाले नियम:

• डिफ़ॉल्ट रूप से सीमित खाते में डालें। रेस्तराँ, कैफ़े और टिकट की खरीद वहीं जाती है। बिल को बिना सीमा वाले खाते में ले जाने के लिए सबूत चाहिए।
• पूरी लागत दर्ज करें, सिर्फ़ कटौती योग्य हिस्सा नहीं। वित्तीय विवरण में जितना खर्च हुआ, उतना दिखना चाहिए। वापस जोड़ी जाने वाली राशि वर्षांत पर एक बार निकाली जाती है।
• वापस जोड़ना खाते से तय होता है, GIFI कोड से नहीं। वित्तीय विवरण में दोनों भोजन खाते GIFI आइटम 8523 के तहत दिख सकते हैं; फिर भी वापस जोड़ी जाने वाली राशि केवल सीमित खाते से आती है। दोबारा बिल किया गया खर्च किसी दूसरे कोड के तहत दिख सकता है। GIFI के लिए खातों की सूची देखें।

T2 में गैर-कटौती योग्य हिस्सा कैसे वापस जोड़ा जाता है?

कंपनी वापस जोड़ी जाने वाली राशि Schedule 1 की लाइन 121 पर "Non-deductible meals and entertainment expenses" में भरती है। Schedule 1 वित्तीय विवरण के कर और असाधारण मदों के बाद के शुद्ध आय (हानि) से शुरू होता है, जो Schedule 125 की लाइन 9999 है, और उसे कर के लिए शुद्ध आय से मिलाता है (Schedule 1)।

1. जिस वित्त वर्ष का रिटर्न भर रहे हैं, उसके सीमित खाते का कुल निकालें। वर्षांत पर जमा हुए और बाद में चुकाए गए चालान भी शामिल करें।
2. कटौती योग्य राशि निकालें। हर बिल के लिए चुकाई गई या देय राशि और उचित राशि में से कम को लें, और उन्हें जोड़ें। कटौती योग्य राशि उस जोड़ का 50% है। उचित बिलों के लिए यह कुल का सामान्य हिस्सा होता है।
3. इसे कुल में से घटाएँ। जो अंतर बचे, वही वापस जोड़ी जाने वाली राशि है।
4. इसे लाइन 121 पर भरें। बिना सीमा वाले खाते को न छुएँ।

Schedule 1 का नतीजा T2 की लाइन 300 पर जाता है (T4012)। वापस जोड़ी गई राशि उस साल की कर योग्य आय बढ़ाती है।

यह स्थायी अंतर है: Act राशि को सीमित हिस्से के बराबर मानता है, इसलिए बाकी हिस्सा किसी अगले साल कटौती में नहीं आता। Schedule 1 बही के मुनाफ़े को कर योग्य आय से कैसे मिलाता है, इसके लिए कर योग्य आय बनाम बही का मुनाफ़ा देखें।

लाइन नंबर Schedule 1 के सबसे नए प्रकाशित संस्करण से है। फ़ॉर्म के संस्करण बदलने पर लाइन नंबर बदल सकते हैं, इसलिए जिस वर्षांत का रिटर्न भर रहे हैं, उसके फ़ॉर्म पर इसकी पुष्टि करें। वर्षांत के बाकी चरणों के लिए वर्षांत लेखा समापन चेकलिस्ट देखें।

हर बिल पर क्या दर्ज करूँ: कौन, क्यों और रसीद?

हर बिल के लिए तारीख, लोग, व्यावसायिक कारण और खाता दर्ज करें, और रसीद सँभालकर रखें। हर मद Act की किसी शर्त का सबूत देती है।

बिल चुकाते समय ही "कौन और क्यों" लिख दें; महीनों बाद दोबारा बनाया गया नोट कमज़ोर होता है। रसीद और नोट उतनी अवधि तक रखें जितनी व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में बताई गई है। जिस बिल की रसीद नहीं है, उसके लिए बिना रसीद के व्यावसायिक खर्च देखें।

सम्मेलन शुल्क और यात्रा के दौरान भोजन का क्या होता है?

यात्रा के दौरान भोजन किसी भी दूसरे भोजन की तरह सीमित है। सम्मेलन शुल्क बँटता है: खाने वाला हिस्सा सीमित है, और शुल्क का बाकी हिस्सा इस नियम से सीमित नहीं है (धारा 67.1)।

• सम्मेलन या कन्वेंशन शुल्क। अगर शुल्क के बदले उपस्थित व्यक्ति को खाना, पेय या मनोरंजन मिलता है और शुल्क के खाते में उसका कोई उचित हिस्सा अलग से नहीं बताया गया है, तो जिस हर दिन ये दिए जाते हैं उसके लिए $50 को खाना और मनोरंजन माना जाता है। इस राशि को सीमित खाते में दर्ज करें और बाकी को सम्मेलन शुल्क के रूप में। बैठकों या स्वागत समारोहों में मिलने वाले मामूली पेय और जलपान से यह नियम लागू नहीं होता। अगर चालान में खाने का उचित हिस्सा अलग से बताया गया है, तो वही राशि सीमित खाते में दर्ज करें।
• यात्रा के दौरान भोजन। CRA कहती है कि यात्रा के दौरान भोजन, पेय और मनोरंजन पर सीमा लागू होती है (CRA)। धारा 67.1 में जगह की कोई शर्त नहीं है, इसलिए कनाडा के बाहर खरीदे गए भोजन पर भी सीमा लागू होती है।
• हवाई जहाज़, ट्रेन और बस। किराए का कोई हिस्सा भोजन नहीं गिना जाता, इसलिए खाना शामिल होने वाले किराए को बाँटने की ज़रूरत नहीं। अलग से खरीदा गया खाना-पीना, या वह जो टिकट की कीमत में शामिल न होने पर परोसा गया, सीमित है।

एक साल में कंपनी कितने कन्वेंशन की कटौती ले सकती है, यह अलग नियम है; CRA जो व्यावसायिक खर्च मानती है देखें।

यह सीमा GST/HST इनपुट कर क्रेडिट को कैसे प्रभावित करती है?

सामान्य लेखा पद्धति वाला GST/HST पंजीकृत व्यवसाय (registrant) भोजन या मनोरंजन की लागत पर लगे GST/HST के केवल 50% पर इनपुट कर क्रेडिट (ITC) ले सकता है, जब आयकर कटौती 50% तक सीमित हो (CRA: RC4022)। Quick Method वाली कंपनी अपने परिचालन खर्चों पर, भोजन और मनोरंजन समेत, ITC नहीं ले सकती (RC4022)। GST/HST में पंजीकृत न होने वाली कंपनी के पास सीमित करने के लिए कोई क्रेडिट नहीं होता। क्रेडिट आयकर की कसौटी के साथ चलता है: जहाँ Income Tax Act की धारा 67.1 लागत को सीमित करती है, वहाँ Excise Tax Act क्रेडिट घटाता है (Excise Tax Act, धारा 236)। आयकर सीमा से बाहर की लागत इस नियम से नहीं घटती, लेकिन क्रेडिट की बाकी शर्तें फिर भी लागू रहती हैं, जिनमें धारा 170 भी है; यह उस लागत पर क्रेडिट रोक सकती है जो केवल किसी अधिकारी या कर्मचारी के निजी इस्तेमाल के लिए खरीदी गई हो। जो भोजन कर योग्य लाभ है, उस पर क्रेडिट की जाँच CPA से करवाएँ। लंबी दूरी के ट्रक चालक के यात्रा अवधि में खाने-पीने का हिस्सा अलग है: क्रेडिट चालक के 80% हिस्से के अनुसार चलता है। जब बिल उचित राशि से ज़्यादा हो, तब धारा 170(2) और 236(1.2) क्रेडिट को और घटाती हैं; CPA से पुष्टि करवाएँ। यह भाग केवल GST/HST को कवर करता है, Quebec के QST को नहीं। जिन दूसरे खर्चों पर क्रेडिट आंशिक या शून्य है, उनके लिए बिना या आंशिक ITC वाले खर्च देखें।

सामान्य पद्धति में CRA पंजीकृत व्यवसाय को क्रेडिट लेने के दो तरीकों में से एक चुनने देती है:

किसी भी तरीके में, बिल पर लगे GST/HST को बिल के उसी सीमित या बिना सीमा वाले बँटवारे के हिसाब से कोड करें, फिर ऊपर बताई क्रेडिट की बाकी शर्तें जाँचें। जो GST/HST क्लेम नहीं किया गया, वह क्रेडिट के रूप में वापस नहीं मिलता। Excise Tax Act धारा 67.1 को कर समेत देय राशि पर लागू मानता है (धारा 236), और Income Tax Act लिए गए क्रेडिट को सरकारी सहायता मानता है (धारा 248(16))। इसलिए क्लेम न किए गए कर को बहीखाते में कैसे दर्ज करें और वह वापस जोड़ी जाने वाली राशि को कैसे बदलता है, यह इस्तेमाल किए गए आधार पर निर्भर करता है; CPA से पुष्टि करवाएँ। आयकर में वापस जोड़ना और GST/HST समायोजन अलग-अलग रिटर्न पर अलग-अलग गणनाएँ हैं।

अगर कंपनी ने स्वामी का निजी भोजन चुकाया हो, तो क्या करें?

शेयरधारक का निजी भोजन व्यावसायिक भोजन नहीं है, इसलिए वह किसी भी भोजन खाते में नहीं जाता। (जो भोजन कर्मचारी के कर योग्य लाभ के रूप में पेरोल से गुज़रा हो, वह ऊपर की तालिका की कर योग्य लाभ वाली पंक्ति है।) Act कटौती केवल उस खर्च की देता है जो व्यावसायिक आय कमाने के लिए किया गया हो (धारा 18(1)(a))। जब कंपनी शेयरधारक का निजी खर्च चुकाती है, तो वह राशि ऐसा लाभ हो सकती है जिसे शेयरधारक को अपनी आय में जोड़ना पड़े (धारा 15(1))।

बहीखाते में राशि को खर्चों से बाहर निकालें और उसे वैसे दर्ज करें जैसी वह असल में थी। वह शेयरधारक खाते में ऋण तभी है जब पैसा निकलते समय स्वामी पर सचमुच चुकाने का कर्ज़ था; वरना वह लाभ है, और सिर्फ़ जर्नल एंट्री से वह ऋण नहीं बन जाती। उस पर लिया गया कोई GST/HST क्रेडिट भी जाँचें। कंपनी द्वारा चुकाए गए निजी खर्च और शेयरधारक ऋण खाता देखें। स्वामी के रात्रिभोज को "सुरक्षा के लिए" सीमित खाते में डालना भी निजी लागत के एक हिस्से पर कटौती क्लेम करना है। जिस बिल में व्यावसायिक और निजी मेहमान मिले हों, उसमें बही बंद करने से पहले तय करना पड़ता है कि कितना हिस्सा व्यावसायिक है। अगर CRA ऑडिट में ऐसे खर्च पकड़ती है, तो ऑडिट में पकड़ा गया शेयरधारक लाभ देखें।

उलटा मामला, यानी स्वामी ने असली व्यावसायिक भोजन अपनी जेब से चुकाया, किसी भी दूसरे व्यावसायिक भोजन की तरह दर्ज होता है; निजी तौर पर चुकाए गए व्यावसायिक खर्च देखें।

उदाहरण

ये उदाहरण कनाडाई डॉलर में हैं। जब तक बताया न जाए, GST/HST शामिल नहीं है।

वर्षांत पर वापस जोड़ी जाने वाली राशि

एक कंपनी के सीमित खाते में ग्राहकों के साथ दोपहर के भोजन, कॉफ़ी और यात्रा के भोजन के C$10,000 हैं, सभी उचित। कटौती योग्य राशि C$5,000 है। Schedule 1 की लाइन 121 पर वापस जोड़ी जाने वाली राशि C$5,000 है। किसी और समायोजन से पहले कर योग्य आय उतनी ही बढ़ जाती है।

कर्मचारी कार्यक्रम

कंपनी दो कार्यक्रम करती है, गर्मियों का बारबेक्यू और दिसंबर का रात्रिभोज, और दोनों उसके एक कार्यस्थल के सभी 30 कर्मचारियों के लिए खुले हैं। दोनों की कुल लागत C$4,000 है। मान लें उस कैलेंडर वर्ष में केवल यही कर्मचारी कार्यक्रम हुए, तो दोनों छह के भीतर आते हैं, इसलिए वे बिना सीमा वाले खाते में जाते हैं और कुछ भी वापस नहीं जोड़ा जाता। केवल स्वामियों का रात्रिभोज सभी कर्मचारियों का कार्यक्रम नहीं है: अगर वह प्रमाणित व्यावसायिक भोजन है तो सीमित खाते में जाता है, और अगर निजी है तो दोनों भोजन खातों से बाहर रहता है।

कॉन्सर्ट के टिकट

कंपनी ग्राहकों के लिए C$2,000 के कॉन्सर्ट टिकट खरीदती है। टिकट मनोरंजन हैं, इसलिए C$1,000 कटौती योग्य है और C$1,000 लाइन 121 पर वापस जोड़ा जाता है, HST के असर से पहले। अगर टिकटों पर 13% की दर से C$260 HST लगा था, और कंपनी पंजीकृत है, सामान्य पद्धति इस्तेमाल करती है और बाकी शर्तों पर भी क्रेडिट की पात्र है, तो क्रेडिट C$130 तक सीमित है, चाहे कंपनी पूरा क्रेडिट लेकर वर्षांत पर समायोजित करे या हर अवधि में आधा ले। क्लेम न किए गए C$130 का लाइन 121 पर क्या असर पड़ता है, यह GST/HST वाले भाग में खुला सवाल है।

आपकी स्थिति अलग है?

• आपके खाता-बही में सीमित और बिना सीमा वाले खर्च मिले हैं, उसमें टिकट या स्वामी के रात्रिभोज हैं, और T2 की तारीख़ पास है: वापस जोड़ी जाने वाली राशि, शेयरधारक लाभ का कोई भी सवाल और खातों की व्यवस्था, रिटर्न भरने से पहले CPA की समीक्षा माँगते हैं; कॉर्पोरेट कर सहायता देखें।
• साल में छह से ज़्यादा कर्मचारी कार्यक्रम हुए हैं, या कोई कार्यक्रम सभी कर्मचारियों के लिए खुला नहीं था: वापस जोड़ी जाने वाली राशि बदल सकती है; रिटर्न भरने से पहले कॉर्पोरेट कर सहायता लें।
• भोजन और टिकटों पर GST/HST क्रेडिट पूरा लिया गया और कभी समायोजित नहीं किया गया, या Quick Method पर रहते हुए लिया गया: बिना या आंशिक ITC वाले खर्च, GST/HST Quick Method और बहीखाता सहायता देखें।
• बहीखाता पीछे चल रहा है या उसमें काम लायक ब्योरा नहीं है: बकाया बहीखाते को पूरा करना देखें, और रिटर्न तैयार होने से पहले बहीखाता सहायता पर विचार करें।
• पिछले सालों के कॉर्पोरेट रिटर्न कभी फ़ाइल नहीं किए गए: फ़ाइल न किए गए कॉर्पोरेट रिटर्न पूरे करना देखें।
• कंपनी ने स्वामी के निजी रात्रिभोज या यात्राओं का खर्च चुकाया: कंपनी द्वारा चुकाए गए निजी खर्च देखें।
• CRA ने भोजन या दूसरे खर्चों के बारे में पूछा है: समीक्षा, ऑडिट और स्वैच्छिक प्रकटीकरण देखें और कॉर्पोरेट कर सहायता लें।
• कंपनी Quebec या Alberta में है: प्रांतीय रिटर्न अलग है, इसलिए दोनों रिटर्न के लिए कॉर्पोरेट कर सहायता लें।