Refeições e entretenimento na corporação: adição na T2 (Canadá)

Quanto de uma conta de refeição ou entretenimento minha corporação pode deduzir?

No Canadá, uma corporação pode deduzir 50% do menor valor entre o que realmente pagou ou deve e um valor razoável por comida, bebida e entretenimento (Income Tax Act, seção 67.1). A contabilidade registra o custo total. A T2, declaração de imposto de renda de corporação do Canadá, adiciona o restante de volta na Schedule 1 (guia T4012 da CRA, Agência da Receita do Canadá).

A Income Tax Act (a Lei) não define “razoável”. Uma conta exagerada é cortada duas vezes: primeiro para um valor razoável, depois para 50% desse valor, de modo que a adição fica maior do que a parcela usual da conta. Se um valor é razoável depende dos fatos.

Neste guia, com limite significa que apenas 50% é dedutível, e sem limite significa que a seção 67.1 não reduz o custo.

O limite vale para qualquer comida, bebida ou entretenimento: refeições com clientes e fornecedores, café, ingressos, taxas de entrada e gorjetas (seção 67.1; orientação da CRA sobre despesas comerciais, escrita para empresários individuais e sociedades de pessoas). Alguns custos ficam fora dele; a próxima seção os lista. Se um custo é dedutível é outra questão: veja despesas comerciais que a CRA aceita.

O que deixa o caso mais complexo:

• A contabilidade junta custos com limite e sem limite em uma só conta, e a adição precisa ser garimpada despesa por despesa.
• Ingressos, jantares de proprietários ou taxas de conferência ficam ao lado de almoços comuns.
• Uma despesa que parece uma refeição pode ser um benefício pessoal para um acionista.
• Mais de seis eventos para a equipe em um ano, ou créditos de GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá) pedidos integralmente e nunca ajustados.
• A corporação está em Quebec ou Alberta. A CRA não administra o imposto de corporações dessas duas províncias (CRA). Esta página trata apenas da Lei federal e da Schedule 1.

O que reunir: a contabilidade do ano por conta, recibos com a anotação de quem participou e por quê, faturas que repassaram custos a clientes, datas e convidados dos eventos para a equipe, registros da folha de pagamento de qualquer benefício em refeições e as declarações de GST/HST.

Quais refeições e entretenimentos não têm limite?

Os três que mais aparecem em uma corporação pequena são: um custo repassado a um cliente e identificado por escrito, até seis eventos por ano para todos os empregados e uma refeição que é benefício tributável de um empregado. A tabela traz a lista da Lei (seção 67.1; CRA).

Duas exceções estreitas raramente alcançam uma corporação administrada pelo proprietário: comida e bebida em um local de trabalho remoto ou em um alojamento de obra ((2)(e), (e.1)), e comida e bebida de um motorista de caminhão de longa distância durante um período de viagem qualificado, caso em que 80% se aplica em seu lugar ((1.1), (5)).

Duas armadilhas:

• Eventos para a equipe são contados por ano-calendário, não por exercício fiscal. Um evento só para proprietários ou para parte da equipe, deixando de fora outros empregados daquele local, dificilmente se enquadra. O parágrafo (2)(f) cobre seis eventos ou menos em um ano-calendário, então um sétimo deixa em dúvida o tratamento de todos eles. Peça a um CPA (contador público habilitado) que revise antes de tratar qualquer um como sem limite.
• O repasse exige o custo identificado por escrito ao cliente. Uma refeição de cliente que a corporação paga e não repassa tem limite. Uma refeição repassada dentro de um honorário global só se enquadra se um documento escrito ao cliente, como a fatura ou uma planilha de despesas, a identificar especificamente e o valor cobrado for razoável. Para o GST/HST sobre custos repassados, veja GST/HST sobre despesas repassadas.

Ingressos de shows e de eventos esportivos contam como entretenimento?

Sim. A Lei diz que entretenimento inclui diversão e recreação (seção 67.1(4)). A CRA classifica como entretenimento os ingressos e as taxas de entrada de eventos de entretenimento ou esportivos, as gorjetas, as taxas de entrada em casas noturnas e o aluguel de camarotes de hospitalidade (CRA). O índice geral de informações financeiras (GIFI) lista ingressos de teatro, shows e eventos esportivos em refeições e entretenimento, item 8523 (RC4088).

Por isso, os ingressos vão para a conta com limite, com a mesma parcela dedutível de um jantar com cliente. Só saem dela se uma exceção da tabela se aplicar, por exemplo um ingresso que é benefício tributável de um empregado.

Custos de golfe, de alojamentos de clube e de clubes seguem outra regra e ficam fora das contas de refeições; veja despesas comerciais que a CRA aceita. A Schedule 1 tem a própria linha 120 para mensalidades e taxas de clube não dedutíveis.

Em qual conta registro refeições e entretenimento, e devo separar custos com limite e sem limite?

Separe pela regra, não pelo valor. A corporação deve manter o custo total em duas contas de refeições, uma para custos sujeitos ao limite e outra para custos cobertos por uma exceção, de modo que a adição seja um único total da conta com limite.

Regras que mantêm a adição simples:

• Use a conta com limite como padrão. Compras em restaurantes, cafés e de ingressos caem nela. Mover uma despesa para a conta sem limite exige prova.
• Registre o custo total, não a parte dedutível. As demonstrações financeiras mostram o que foi gasto. A adição é calculada uma única vez, no fim do exercício.
• A conta define a adição, não o código do GIFI. As duas contas de refeições podem ser informadas como o item 8523 do GIFI nas demonstrações financeiras; a adição ainda vem somente da conta com limite. Um custo repassado pode ser informado em outro código. Veja plano de contas para o GIFI.

Como a parte não dedutível é adicionada de volta na T2?

A corporação informa a adição na Schedule 1, linha 121, “Non-deductible meals and entertainment expenses” (despesas não dedutíveis com refeições e entretenimento). A Schedule 1 parte do lucro líquido (prejuízo) depois de impostos e itens extraordinários das demonstrações financeiras, linha 9999 da Schedule 125, e o concilia com o lucro líquido para fins fiscais (Schedule 1).

1. Some o total da conta com limite do exercício fiscal que está sendo entregue, incluindo faturas reconhecidas no fim do exercício e pagas depois.
2. Calcule o valor dedutível. Para cada despesa, pegue o menor valor entre o que foi pago ou é devido e um valor razoável, e some tudo. O valor dedutível é 50% dessa soma. Para despesas razoáveis, é a parcela usual do total.
3. Subtraia esse valor do total. A diferença é a adição.
4. Informe-a na linha 121. Não mexa na conta sem limite.

O resultado da Schedule 1 vai para a linha 300 da T2 (T4012). A adição aumenta a renda tributável do ano.

Esta é uma diferença permanente: a Lei considera o valor igual à parcela com limite, então o restante não é dedutível em um ano posterior. Para ver como a Schedule 1 concilia o lucro contábil com a renda tributável, veja renda fiscal versus lucro contábil.

O número da linha vem da Schedule 1 publicada mais recente. Os números das linhas podem mudar entre versões do formulário, então confirme no formulário do fim de exercício que está sendo entregue. Para as outras etapas do fim do exercício, veja o checklist de fechamento do exercício.

O que registro em cada despesa: quem, por quê e o recibo?

Registre a data, as pessoas, o motivo comercial e a conta de cada despesa, e guarde o recibo. Cada item sustenta um teste da Lei.

Anote quem e por quê quando a despesa for paga; uma anotação refeita meses depois é mais fraca. Guarde o recibo e a anotação pelo período indicado em por quanto tempo guardar os registros do negócio. Para uma despesa sem recibo, veja despesas comerciais sem recibos.

O que acontece com taxas de conferência e refeições em viagem?

Refeições em viagem têm limite como qualquer outra refeição. A taxa de conferência é dividida: a parte de alimentação tem limite e o restante da taxa não é limitado por esta regra (seção 67.1).

• Taxa de conferência ou convenção. Se a taxa dá ao participante direito a comida, bebida ou entretenimento e a conta da taxa não identifica uma parte razoável para eles, $50 por dia em que são fornecidos é tratado como comida e entretenimento. Registre esse valor na conta com limite e o saldo como taxa de conferência. Bebidas e lanches ocasionais em reuniões ou recepções não ativam esta regra. Se a fatura identifica uma parte razoável de alimentação, registre esse valor na conta com limite.
• Refeições em viagem. A CRA diz que o limite vale para refeições, bebidas e entretenimento em uma viagem (CRA). A seção 67.1 não tem teste de local, então o limite também vale para refeições compradas fora do Canadá.
• Avião, trem e ônibus. Nenhuma parte da passagem conta como refeição, então uma passagem que inclui comida não precisa de divisão. Comida e bebida compradas à parte, ou servidas quando o preço da passagem não as inclui, têm limite.

Quantas convenções uma corporação pode deduzir em um ano é outra regra; veja despesas comerciais que a CRA aceita.

Como o limite afeta os créditos de imposto sobre insumos do GST/HST?

Um contribuinte registrado no GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá) que usa o método contábil regular pede créditos de imposto sobre insumos (ITCs) sobre 50% do GST/HST de um custo de refeição ou entretenimento quando a dedução do imposto de renda é limitada a 50% (CRA: RC4022). Uma corporação no Quick Method não pode pedir ITCs sobre suas despesas operacionais, incluindo refeições e entretenimento (RC4022). Uma corporação não registrada no GST/HST não tem crédito a limitar. O crédito segue o teste do imposto de renda: a Excise Tax Act reduz o crédito quando a seção 67.1 da Income Tax Act limita o custo (Excise Tax Act, seção 236). Um custo fora do limite do imposto de renda não é cortado por essa regra, mas os outros testes do crédito continuam valendo, incluindo a seção 170, que pode negar o crédito sobre um custo adquirido exclusivamente para uso pessoal de um diretor ou empregado. Peça a um CPA que verifique o crédito de qualquer refeição que seja benefício tributável. A comida e a bebida de um motorista de caminhão de longa distância durante um período de viagem qualificado têm outra parcela: o crédito segue a parcela de 80% do motorista. Quando a conta excede um valor razoável, as seções 170(2) e 236(1.2) reduzem ainda mais o crédito; peça a um CPA que confirme. Esta seção trata apenas do GST/HST, não do QST de Quebec. Para outros custos com crédito parcial ou sem crédito, veja despesas sem ITC ou com ITC parcial.

No método regular, a CRA permite escolher uma de duas formas de pedir o crédito:

Em qualquer dos casos, codifique o GST/HST de uma despesa pela mesma divisão entre com limite e sem limite da própria despesa e depois verifique os outros testes de crédito acima. O GST/HST não pedido não é recuperado como crédito. A Excise Tax Act entende que a seção 67.1 se aplica ao valor devido incluindo o imposto (seção 236), e a Income Tax Act trata um crédito pedido como assistência governamental (seção 248(16)). Assim, como o imposto não pedido é registrado e como ele muda a adição dependem da base usada; um CPA deve confirmar. A adição do imposto de renda e o ajuste do GST/HST são cálculos separados, em declarações separadas.

E se a corporação pagou refeições pessoais do proprietário?

A refeição pessoal de um acionista não é uma refeição de negócios, então não pertence a nenhuma das duas contas de refeições. (Uma refeição processada pela folha de pagamento como benefício tributável de um empregado é a linha de benefício tributável acima.) A Lei só permite dedução de um gasto feito para gerar renda do negócio (seção 18(1)(a)). Quando uma corporação paga um custo pessoal de um acionista, o valor pode ser um benefício que o acionista precisa incluir na renda (seção 15(1)).

Na contabilidade, tire o valor das despesas e registre-o pelo que ele foi. Ele só é um empréstimo na conta do acionista se o proprietário tinha uma dívida real a pagar quando o dinheiro saiu; caso contrário, é um benefício, e um lançamento contábil sozinho não faz dele um empréstimo. Revise também qualquer crédito de GST/HST pedido sobre ele. Veja despesas pessoais pagas pela corporação e conta de empréstimo de acionista. Colocar o jantar de um proprietário na conta com limite “por segurança” ainda deduz parte de um custo pessoal. Uma conta que mistura convidados de negócios e pessoais exige decidir quanto é de negócios antes de fechar a contabilidade. Se a CRA encontrar esses custos em uma auditoria, veja benefício de acionista encontrado em uma auditoria.

O caso inverso, uma refeição de negócios real que o proprietário pagou do próprio bolso, é registrado como qualquer outra refeição de negócios; veja despesas do negócio pagas pessoalmente.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares canadenses. O GST/HST fica de fora, salvo indicação em contrário.

Adição no fim do exercício

A conta com limite de uma corporação tem C$10.000 em almoços com clientes, cafés e refeições de viagem, todos razoáveis. O valor dedutível é C$5.000. A adição na Schedule 1, linha 121, é de C$5.000. A renda tributável fica maior por esse valor, antes de qualquer outro ajuste.

Eventos para a equipe

A corporação faz dois eventos, um churrasco de verão e um jantar de dezembro, cada um aberto a todos os 30 empregados em seu único local de trabalho. Juntos custam C$4.000. Supondo que sejam os únicos eventos para a equipe naquele ano-calendário, ambos ficam dentro do limite de seis, então vão para a conta sem limite e nada é adicionado. Um jantar só para proprietários não é um evento para toda a equipe: se for uma refeição de negócios comprovada, vai para a conta com limite, e uma refeição pessoal fica fora das duas contas de refeições.

Ingressos de show

A corporação compra C$2.000 em ingressos de show para clientes. Os ingressos são entretenimento, então C$1.000 são dedutíveis e C$1.000 são adicionados na linha 121, antes de qualquer efeito do HST. Se os ingressos tivessem C$260 de HST a 13%, e a corporação fosse registrada, usasse o método regular e atendesse aos demais requisitos do crédito, o crédito ficaria limitado a C$130, tanto se a corporação pede o crédito integralmente e ajusta no fim do ano quanto se pede metade a cada período. Como os C$130 não pedidos afetam a linha 121 é o ponto em aberto na seção sobre o GST/HST.

E no seu caso?

• Sua contabilidade mistura custos com e sem limite, inclui ingressos ou jantares de proprietários, e a T2 está para vencer: a adição, qualquer questão de benefício de acionista e a organização das contas precisam da revisão de um CPA antes da entrega; veja ajuda com imposto de corporação.
• Mais de seis eventos para a equipe em um ano, ou um evento não aberto a toda a equipe: a adição pode mudar; busque ajuda com imposto de corporação antes de entregar.
• Créditos de GST/HST foram pedidos integralmente sobre refeições e ingressos e nunca ajustados, ou pedidos no Quick Method: veja despesas sem ITC ou com ITC parcial, o Quick Method do GST/HST e ajuda com escrituração contábil.
• A contabilidade está atrasada ou não tem detalhes utilizáveis: veja como colocar em dia a contabilidade atrasada e considere ajuda com escrituração contábil antes de a declaração ser preparada.
• Declarações de corporação de anos anteriores nunca foram entregues: veja como colocar em dia declarações de corporação não entregues.
• A corporação pagou jantares ou viagens pessoais de um proprietário: veja despesas pessoais pagas pela corporação.
• A CRA perguntou sobre refeições ou outras despesas: veja revisões, auditorias e divulgação voluntária e busque ajuda com imposto de corporação.
• A corporação está em Quebec ou Alberta: a declaração provincial é separada, então busque ajuda com imposto de corporação para as duas declarações.