Chi phí ăn uống, giải trí: ghi sổ công ty và cộng lại trên T2

Công ty được khấu trừ bao nhiêu trong hóa đơn ăn uống hoặc giải trí?

Công ty tại Canada được khấu trừ 50% của số nhỏ hơn giữa khoản thực tế đã trả hoặc còn nợ và mức hợp lý cho đồ ăn, thức uống và giải trí (Income Tax Act, section 67.1). Sổ sách vẫn ghi toàn bộ chi phí. Tờ khai T2 cộng lại phần còn lại trên Schedule 1 (hướng dẫn T4012 của CRA).

Income Tax Act không định nghĩa thế nào là "hợp lý". Hóa đơn quá xa xỉ bị cắt hai lần: trước hết xuống mức hợp lý, sau đó còn 50% của mức đó. Vì vậy khoản cộng lại lớn hơn phần thông thường của hóa đơn. Mức nào là hợp lý tùy theo từng trường hợp cụ thể.

Trong hướng dẫn này, bị giới hạn nghĩa là chỉ được khấu trừ 50%, còn không giới hạn nghĩa là section 67.1 không cắt giảm chi phí đó.

Giới hạn áp dụng cho mọi khoản đồ ăn, thức uống hoặc giải trí: bữa ăn với khách hàng và nhà cung cấp, cà phê, vé, phí vào cửa và tiền boa (section 67.1; hướng dẫn về chi phí kinh doanh của CRA, viết cho chủ doanh nghiệp một chủ và hợp danh). Một số chi phí nằm ngoài giới hạn; phần tiếp theo liệt kê các khoản đó. Việc một chi phí có được khấu trừ hay không là câu hỏi riêng: hãy xem chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận.

Điều làm trường hợp trở nên phức tạp:

• Sổ cái ghi chi phí bị giới hạn và không giới hạn trong cùng một tài khoản, nên phải dò từng hóa đơn để tìm khoản cộng lại.
• Vé, bữa tối của chủ sở hữu hoặc phí hội nghị nằm chung với các bữa trưa thông thường.
• Hóa đơn trông như bữa ăn nhưng có thể là lợi ích cá nhân của cổ đông.
• Có hơn sáu sự kiện nhân viên trong một năm, hoặc đã xin đủ tín thuế GST/HST nhưng chưa bao giờ điều chỉnh.
• Công ty đặt tại Quebec hoặc Alberta. CRA không quản lý thuế công ty của hai tỉnh bang này (CRA). Trang này chỉ nói về Income Tax Act liên bang và Schedule 1.

Cần chuẩn bị: sổ cái của năm theo từng tài khoản, biên lai có ghi ai tham dự và vì sao, hóa đơn đã tính lại chi phí cho khách hàng, ngày và danh sách khách mời của các sự kiện nhân viên, hồ sơ tiền lương của mọi bữa ăn là lợi ích, và các tờ khai GST/HST.

Chi phí ăn uống và giải trí nào không bị giới hạn?

Ba trường hợp thường gặp nhất ở một công ty nhỏ tại Canada là: chi phí tính lại cho khách hàng và được ghi rõ bằng văn bản, tối đa sáu sự kiện dành cho toàn bộ nhân viên mỗi năm, và bữa ăn là lợi ích chịu thuế của nhân viên. Bảng dưới đây nêu danh sách trong Income Tax Act (section 67.1; CRA).

Hai ngoại lệ hẹp hiếm khi áp dụng cho công ty do chủ sở hữu trực tiếp điều hành: đồ ăn, thức uống tại địa điểm làm việc xa xôi hoặc khu lán trại xây dựng ((2)(e), (e.1)), và đồ ăn, thức uống của tài xế xe tải đường dài trong kỳ đi đường đủ điều kiện, trường hợp này áp dụng mức 80% thay vì mức thông thường ((1.1), (5)).

Hai cái bẫy:

• Sự kiện nhân viên được đếm theo năm dương lịch, không phải theo năm tài chính. Sự kiện chỉ dành cho chủ sở hữu hoặc một số nhân viên được chọn, bỏ ra ngoài các nhân viên khác tại địa điểm đó, khó có thể đáp ứng điều kiện. Paragraph (2)(f) bao gồm tối đa sáu sự kiện trong một năm dương lịch, nên sự kiện thứ bảy khiến cách xử lý của tất cả các sự kiện trở nên không chắc chắn. Hãy nhờ CPA xem xét trước khi xếp bất kỳ khoản nào vào nhóm không giới hạn.
• Tính lại chi phí cho khách hàng phải được ghi rõ bằng văn bản gửi khách hàng. Bữa ăn với khách hàng mà công ty trả và không tính lại cho khách hàng thì bị giới hạn. Bữa ăn tính lại trong một khoản phí trọn gói chỉ đủ điều kiện nếu có văn bản gửi khách hàng, như hóa đơn hoặc bảng kê chi phí, ghi rõ khoản đó, và số tiền tính là hợp lý. Về GST/HST trên chi phí tính lại, hãy xem GST/HST trên chi phí tính lại và khoản chi hộ.

Vé xem hòa nhạc và thể thao có được tính là giải trí không?

Có. Income Tax Act nêu rằng giải trí bao gồm các hoạt động vui chơi và giải trí (section 67.1(4)). CRA xếp vé và phí vào cửa của sự kiện giải trí hoặc thể thao, tiền boa, phí vào cửa quán và tiền thuê phòng tiếp khách vào nhóm giải trí (CRA). Chỉ số thông tin tài chính chung (GIFI) xếp vé xem kịch, hòa nhạc và thi đấu thể thao vào mục chi phí ăn uống và giải trí, item 8523 (RC4088).

Vì vậy vé được ghi vào tài khoản bị giới hạn, với cùng tỷ lệ được khấu trừ như bữa tối với khách hàng. Vé chỉ ra khỏi tài khoản này nếu một ngoại lệ trong bảng phù hợp, ví dụ vé là lợi ích chịu thuế của nhân viên.

Chi phí chơi golf, nhà nghỉ và câu lạc bộ theo quy tắc khác và không đưa vào tài khoản ăn uống; hãy xem chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận. Schedule 1 có line 120 riêng cho hội phí và phí câu lạc bộ không được khấu trừ.

Chi phí ăn uống và giải trí nên ghi vào tài khoản nào, và có nên tách khoản bị giới hạn khỏi khoản không giới hạn không?

Hãy tách theo quy tắc, không theo số tiền. Công ty nên ghi toàn bộ chi phí vào hai tài khoản ăn uống: một tài khoản cho chi phí chịu giới hạn và một tài khoản cho chi phí thuộc diện ngoại lệ, để khoản cộng lại là một con số duy nhất từ tài khoản bị giới hạn.

Các quy tắc giúp khoản cộng lại đơn giản:

• Mặc định ghi vào tài khoản bị giới hạn. Chi phí nhà hàng, quán cà phê và vé đều vào tài khoản này. Muốn chuyển một hóa đơn sang tài khoản không giới hạn thì phải có bằng chứng.
• Ghi toàn bộ chi phí, không ghi phần được khấu trừ. Báo cáo tài chính cho thấy số tiền thực chi. Khoản cộng lại được tính một lần, vào cuối năm.
• Tài khoản quyết định khoản cộng lại, mã GIFI thì không. Cả hai tài khoản ăn uống đều có thể báo cáo dưới GIFI item 8523 trên báo cáo tài chính; khoản cộng lại vẫn chỉ lấy từ tài khoản bị giới hạn. Chi phí tính lại cho khách hàng có thể báo cáo dưới mã khác. Xem hệ thống tài khoản kế toán theo GIFI.

Khoản không được khấu trừ được cộng lại trên T2 như thế nào?

Công ty nhập khoản cộng lại vào Schedule 1, line 121, "Non-deductible meals and entertainment expenses". Schedule 1 bắt đầu từ thu nhập ròng (lỗ ròng) sau thuế và các khoản bất thường trên báo cáo tài chính, tức line 9999 của Schedule 125, rồi đối chiếu sang thu nhập ròng để tính thuế (Schedule 1).

1. Cộng tổng tài khoản bị giới hạn của kỳ tài chính đang khai, kể cả hóa đơn được ghi nhận cuối năm và trả sau.
2. Tính số tiền được khấu trừ. Với từng hóa đơn, lấy số nhỏ hơn giữa khoản đã trả hoặc phải trả và mức hợp lý, rồi cộng các số đó lại. Số được khấu trừ là 50% của tổng này. Với các hóa đơn hợp lý, đó chính là tỷ lệ thông thường của tổng chi phí.
3. Lấy tổng trừ đi số được khấu trừ. Phần chênh lệch là khoản cộng lại.
4. Nhập vào line 121. Không đụng đến tài khoản không giới hạn.

Kết quả của Schedule 1 chuyển sang line 300 của T2 (T4012). Khoản cộng lại làm tăng thu nhập chịu thuế của năm.

Đây là chênh lệch vĩnh viễn: Income Tax Act coi số tiền được khấu trừ chỉ là phần bị giới hạn, nên phần còn lại không được khấu trừ ở các năm sau. Về cách Schedule 1 đối chiếu lợi nhuận sổ sách với thu nhập chịu thuế, hãy xem thu nhập chịu thuế so với lợi nhuận sổ sách.

Số line lấy từ Schedule 1 mới nhất đã công bố. Số line có thể thay đổi giữa các phiên bản biểu mẫu, nên hãy xác nhận trên biểu mẫu của kỳ cuối năm đang khai. Về các bước cuối năm khác, hãy xem danh sách việc cần làm khi đóng sổ cuối năm.

Mỗi hóa đơn cần ghi gì: ai, vì sao và biên lai?

Với mỗi hóa đơn, hãy ghi ngày, những người tham dự, lý do kinh doanh và tài khoản, đồng thời giữ biên lai. Mỗi mục hỗ trợ một điều kiện trong Income Tax Act.

Hãy ghi ai và vì sao ngay khi thanh toán hóa đơn; ghi chú dựng lại nhiều tháng sau có sức nặng yếu hơn. Giữ biên lai và ghi chú trong thời hạn nêu ở thời gian giữ hồ sơ kinh doanh. Với hóa đơn không có biên lai, hãy xem chi phí kinh doanh không có biên lai.

Phí hội nghị và bữa ăn khi đi công tác được xử lý ra sao?

Bữa ăn khi đi công tác bị giới hạn như mọi bữa ăn khác. Phí hội nghị được tách ra: phần đồ ăn bị giới hạn, phần còn lại của phí không bị quy tắc này giới hạn (section 67.1).

• Phí hội nghị hoặc đại hội. Nếu phí cho người tham dự quyền dùng đồ ăn, thức uống hoặc giải trí và hóa đơn của khoản phí không nêu rõ phần hợp lý cho các mục đó, thì $50 cho mỗi ngày được cung cấp sẽ được coi là đồ ăn và giải trí. Hãy ghi số tiền đó vào tài khoản bị giới hạn và phần còn lại là phí hội nghị. Đồ uống và đồ ăn nhẹ phát sinh tại các buổi họp hoặc tiệc chiêu đãi không làm phát sinh quy tắc này. Nếu hóa đơn nêu rõ phần đồ ăn hợp lý, hãy ghi số tiền đó vào tài khoản bị giới hạn.
• Bữa ăn khi đi công tác. CRA cho biết giới hạn áp dụng cho bữa ăn, đồ uống và giải trí trong chuyến đi (CRA). Section 67.1 không có điều kiện về địa điểm, nên giới hạn cũng áp dụng cho bữa ăn mua bên ngoài Canada.
• Máy bay, tàu hỏa và xe buýt. Không phần nào của giá vé được tính là bữa ăn, nên giá vé đã gồm đồ ăn không cần tách. Đồ ăn, thức uống mua riêng, hoặc được phục vụ khi giá vé không gồm các khoản đó, thì bị giới hạn.

Số hội nghị mà công ty được khấu trừ trong một năm là quy tắc riêng; hãy xem chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận.

Giới hạn ảnh hưởng thế nào đến tín thuế đầu vào GST/HST?

Người đăng ký GST/HST dùng phương pháp kế toán thông thường được xin tín thuế đầu vào (ITC) trên 50% số GST/HST của chi phí ăn uống hoặc giải trí khi khoản khấu trừ thuế thu nhập bị giới hạn ở 50% (CRA: RC4022). Công ty dùng Quick Method không được xin ITC trên chi phí hoạt động, kể cả chi phí ăn uống và giải trí (RC4022). Công ty không đăng ký GST/HST thì không có tín thuế nào để giới hạn. Tín thuế đi theo điều kiện của thuế thu nhập: Excise Tax Act giảm tín thuế khi section 67.1 của Income Tax Act giới hạn chi phí (Excise Tax Act, section 236). Chi phí nằm ngoài giới hạn thuế thu nhập không bị cắt theo quy tắc đó, nhưng các điều kiện khác của tín thuế vẫn áp dụng, trong đó có section 170, có thể từ chối tín thuế đối với chi phí mua hoàn toàn cho mục đích cá nhân của cán bộ điều hành hoặc nhân viên. Hãy nhờ CPA kiểm tra tín thuế của mọi bữa ăn là lợi ích chịu thuế. Đồ ăn, thức uống của tài xế xe tải đường dài trong kỳ đi đường đủ điều kiện có tỷ lệ khác: tín thuế đi theo mức 80% của tài xế. Khi hóa đơn vượt quá mức hợp lý, sections 170(2) và 236(1.2) cắt tín thuế thêm nữa; hãy nhờ CPA xác nhận. Phần này chỉ nói về GST/HST, không nói về QST của Quebec. Về các chi phí khác chỉ được một phần tín thuế hoặc không được, hãy xem chi phí không được hoặc chỉ được một phần ITC.

Với phương pháp thông thường, CRA cho người đăng ký chọn một trong hai cách xin tín thuế:

Dù chọn cách nào, hãy mã hóa GST/HST của hóa đơn theo cùng cách tách bị giới hạn hay không giới hạn như hóa đơn đó, rồi kiểm tra các điều kiện tín thuế khác nêu trên. Phần GST/HST không xin không được thu hồi dưới dạng tín thuế. Excise Tax Act hiểu section 67.1 áp dụng cho số tiền phải trả đã gồm thuế (section 236), còn Income Tax Act coi tín thuế đã xin là hỗ trợ của chính phủ (section 248(16)). Vì vậy cách ghi sổ phần thuế không xin và tác động của nó đến khoản cộng lại phụ thuộc vào cơ sở được dùng; hãy nhờ CPA xác nhận. Khoản cộng lại thuế thu nhập và khoản điều chỉnh GST/HST là hai phép tính riêng trên hai tờ khai riêng.

Nếu công ty trả bữa ăn cá nhân cho chủ sở hữu thì sao?

Bữa ăn cá nhân của cổ đông không phải bữa ăn công việc, nên không thuộc tài khoản ăn uống nào. (Bữa ăn đưa qua bảng lương như lợi ích chịu thuế của nhân viên là dòng lợi ích chịu thuế ở bảng trên.) Income Tax Act chỉ cho khấu trừ khoản chi để tạo ra thu nhập kinh doanh (section 18(1)(a)). Khi công ty trả chi phí cá nhân của cổ đông, số tiền đó có thể là lợi ích mà cổ đông phải tính vào thu nhập (section 15(1)).

Trong sổ sách, hãy chuyển số tiền ra khỏi chi phí và ghi đúng bản chất của nó. Chỉ ghi là khoản vay trong tài khoản cổ đông nếu chủ sở hữu thực sự có khoản nợ phải trả khi tiền được chi ra; nếu không, đó là một lợi ích, và một bút toán không biến nó thành khoản vay. Hãy xem lại cả tín thuế GST/HST đã xin cho khoản đó. Xem chi phí cá nhân do công ty trả và tài khoản khoản vay của cổ đông. Ghi bữa tối của chủ sở hữu vào tài khoản bị giới hạn "cho an toàn" vẫn là xin khấu trừ một phần chi phí cá nhân. Hóa đơn lẫn khách kinh doanh và khách cá nhân cần quyết định phần kinh doanh là bao nhiêu trước khi đóng sổ. Nếu CRA phát hiện các chi phí này khi kiểm tra thuế, hãy xem lợi ích cổ đông bị phát hiện khi kiểm tra thuế.

Trường hợp ngược lại, bữa ăn công việc thực sự do chủ sở hữu tự trả, được ghi như mọi bữa ăn công việc khác; hãy xem chi phí kinh doanh do chủ sở hữu trả bằng tiền cá nhân.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Canada. GST/HST không được tính trừ khi có nêu.

Khoản cộng lại cuối năm

Tài khoản bị giới hạn của một công ty có C$10.000 tiền bữa trưa với khách hàng, cà phê và bữa ăn khi đi công tác, tất cả đều hợp lý. Số được khấu trừ là C$5.000. Khoản cộng lại trên Schedule 1, line 121 là C$5.000. Thu nhập chịu thuế cao hơn đúng số tiền đó trước mọi điều chỉnh khác.

Sự kiện nhân viên

Công ty tổ chức hai sự kiện, một buổi tiệc nướng mùa hè và một bữa tối tháng 12, mỗi sự kiện mở cho toàn bộ 30 nhân viên tại nơi làm việc duy nhất của công ty. Tổng chi phí là C$4.000. Giả sử đây là những sự kiện nhân viên duy nhất trong năm dương lịch đó, cả hai nằm trong giới hạn sáu sự kiện, nên được ghi vào tài khoản không giới hạn và không có gì phải cộng lại. Bữa tối chỉ dành cho chủ sở hữu không phải sự kiện của toàn bộ nhân viên: nếu là bữa ăn công việc có hồ sơ chứng minh thì ghi vào tài khoản bị giới hạn, còn bữa ăn cá nhân thì không ghi vào tài khoản ăn uống nào.

Vé hòa nhạc

Công ty mua C$2.000 vé hòa nhạc cho khách hàng. Vé là chi phí giải trí, nên C$1.000 được khấu trừ và C$1.000 được cộng lại trên line 121, trước khi tính ảnh hưởng của HST. Nếu vé có C$260 HST ở mức 13%, và công ty đã đăng ký, dùng phương pháp thông thường và đáp ứng các điều kiện còn lại để xin tín thuế, thì tín thuế bị giới hạn ở C$130, dù công ty xin đủ rồi điều chỉnh cuối năm hay xin một nửa mỗi kỳ. Khoản C$130 không xin ảnh hưởng đến line 121 ra sao là điểm còn bỏ ngỏ trong phần về GST/HST.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sổ cái của bạn ghi lẫn chi phí bị giới hạn và không giới hạn, có vé hoặc bữa tối của chủ sở hữu, và T2 sắp đến hạn: khoản cộng lại, mọi câu hỏi về lợi ích cổ đông và cách thiết lập tài khoản cần CPA xem xét trước khi nộp; hãy xem hỗ trợ thuế công ty.
• Có hơn sáu sự kiện nhân viên trong một năm, hoặc có sự kiện không mở cho toàn bộ nhân viên: khoản cộng lại có thể thay đổi; hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty trước khi nộp.
• Đã xin đủ tín thuế GST/HST cho bữa ăn và vé mà chưa điều chỉnh, hoặc đã xin tín thuế khi đang dùng Quick Method: hãy xem chi phí không được hoặc chỉ được một phần ITC, Quick Method của GST/HST và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách bị trễ hoặc không có chi tiết dùng được: hãy xem bắt kịp sổ sách quá hạn, và cân nhắc hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi chuẩn bị tờ khai.
• Tờ khai công ty của các năm trước chưa được nộp: hãy xem bắt kịp các tờ khai công ty chưa nộp.
• Công ty đã trả bữa tối hoặc chuyến đi cá nhân cho chủ sở hữu: hãy xem chi phí cá nhân do công ty trả.
• CRA đã hỏi về chi phí ăn uống hoặc chi phí khác: hãy xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo và nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Công ty đặt tại Quebec hoặc Alberta: tờ khai cấp tỉnh bang là tờ khai riêng, vì vậy hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty cho cả hai tờ khai.