Fracht, Zoll, Sales Tax im Wareneinsatz: Einstandskosten

Rechne ich Versand, Zoll und Sales Tax in die Kosten meines Warenbestands ein?

Ja, bei Waren, die Sie zum Weiterverkauf kaufen. Die Kosten gekaufter Ware sind der Rechnungspreis abzüglich Handelsrabatten, zuzüglich „Transport oder anderer notwendiger Kosten, die beim Erwerb des Besitzes der Ware anfallen“ (26 CFR 1.471-3(b)). Buchhalter nennen diese Summe Einstandskosten (Landed Cost). Die Einstandskosten jedes Artikels erreichen den Wareneinsatz (Cost of Goods Sold, COGS), wenn der Artikel verkauft wird, und Artikel, die noch am Lager sind, tragen sie in den Endbestand.

Bei einem Unternehmen, das einen förmlichen Warenbestand führt, verlegt die Buchung von Warenkosten als gewöhnlicher Aufwand den Abzug in ein früheres Jahr als das, in dem die Ware verkauft wird. Der Rohgewinn sieht dann größer aus, als er ist, und die Ware am Lager ist weniger wert, als sie gekostet hat. Ein kleines Unternehmen darf eine andere zulässige Methode nutzen, die unten behandelt wird.

Ihr Fall ist nicht einfach, wenn:

• Fracht, Zoll oder Sales Tax auf Ware in früheren Jahren als Aufwand gebucht wurden;
• Ware von mehreren Lieferanten oder in Teillieferungen eintrifft;
• ein Zollagent den Zoll für Sie bezahlt;
• Waren am Jahresende unterwegs oder unverkauft sind;
• die Bruttoeinnahmen nahe an oder über der Grenze für kleine Unternehmen liegen oder Sie nicht sicher sind, auf welcher Seite Sie stehen.

Haben frühere Steuererklärungen diese Kosten als Aufwand abgezogen oder wirkt die Bruttomarge höher, als sie sein sollte, kann die Korrektur über das laufende Jahr hinausreichen. Der letzte Abschnitt sagt, wann Sie Hilfe bei der Buchhaltung holen sollten.

Legen Sie bereit: Lieferantenrechnungen und Lieferbedingungen, Fracht- und Zollagent-Rechnungen, die Zollunterlagen mit dem Zoll, Belege über gezahlte Sales Tax, die Zahl der erhaltenen und verkauften Einheiten, eine Zählung der Einheiten am Lager und unterwegs zum Jahresende und den Endbestand des Vorjahres.

Rechne ich Versandkosten in den Wareneinsatz ein?

Eingangsversand ja. Versand an Ihre Kunden nein.

Publication 334 sagt, dass Freight-in, Express-in und Cartage-in auf Handelsware, die Sie zum Verkauf kaufen, alle zum Wareneinsatz gehören (Kapitel 6). Das umfasst Fracht, die der Lieferant der Rechnung hinzufügt, und Fracht, die Sie selbst einem Spediteur zahlen. Publication 334 führt sie unter Teil III, Zeile 39, „Other costs“ (sonstige Kosten), auf; der Leitfaden zum Wareneinsatz in Schedule C geht die Zeilen durch. Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft trägt dieselben Kosten in Form 1125-A, Zeile 5, ein.

Die Lieferung an einen Kunden ist ein Kostenpunkt des Verkaufs, nicht des Erwerbs der Ware. Die Aktivierungsvorschriften führen Vertriebskosten unter denen auf, die nicht zum Warenbestand hinzugerechnet werden (26 CFR 1.263A-1(e)(3)(iii)(A)). Sie sind Vertriebskosten und werden als betriebliche Ausgabe abgezogen. Die Ausnahme ist die Lieferung an eine nahestehende Person: Bei einem Unternehmen, das unter die Aktivierungsvorschriften fällt (über der Grenze für kleine Unternehmen, siehe unten), gehören diese Transportkosten zu den Kosten der verkauften Ware (26 CFR 1.263A-3(c)(4)(vi)(A)).

Gehören Einfuhrzölle und Gebühren des Zollagenten in die Kosten des Warenbestands?

Ja, bei Waren, die Sie zum Weiterverkauf einführen. Die Kostenvorschrift nennt den Zoll nicht. Sie erfasst andere notwendige Kosten, um in den Besitz der Ware zu gelangen, und Zoll, Zollgebühren und die Abfertigungsgebühr eines Zollagenten sind das, was ein Importeur zahlt, um die Ware zu übernehmen (26 CFR 1.471-3(b); Publication 538).

• Sie zahlen den Zoll oder eine Rechnung des Zollagenten: Rechnen Sie ihn zu den Kosten der Ware dieser Lieferung.
• Der Lieferant liefert verzollt und stellt einen Preis in Rechnung: Der Zoll steckt dann bereits im Preis. Zeigt die Rechnung den Zoll als eigene Zeile, gehört er wie jede andere Zeile zu den Kosten.

Bewahren Sie die Zollunterlagen auf, die den Zoll je Produkt zeigen, damit Sie ihn dem richtigen Artikel zuordnen können.

Zölle auf Ausrüstung, die Sie behalten und nutzen, folgen einer anderen Regel: siehe Zölle und Abgaben auf importierte Ausrüstung. Eine kanadische Kapitalgesellschaft, die verzollt an Kunden in den USA liefert, behandelt der Ratgeber Zölle und Abgaben beim Versand an Kunden in den USA.

Was gilt für Verpackung und Behälter?

Verpackung, die mit dem Produkt verkauft wird und die der Käufer behält, gehört zu seinen Kosten. Verpackung, die nur dazu dient, eine Bestellung zu versenden, nicht.

Die Vorschrift rechnet Material zum Warenbestand, das Teil dessen wird, was verkauft wird, einschließlich Behältern wie Flaschen und Gehäusen, wenn das Eigentum mit dem Inhalt auf den Käufer übergeht. Publication 538 lässt Material aus, das nicht Teil des Verkaufsartikels wird. Wann Versandmaterial abzuziehen ist, das in großen Mengen gekauft wurde, behandelt der Ratgeber Warenbestand oder Verbrauchsmaterial.

Muss ich die Sales Tax in die Kosten dieses Warenbestands einrechnen?

Ja, wenn Sie sie gezahlt haben. Publication 334 sagt, dass die Sales Tax auf Handelsware, die zum Weiterverkauf gekauft wird, Teil der Kosten der Ware ist (Kapitel 8). Die Anleitung zu Schedule C sagt, dass Sie Sales Tax auf betriebliche Einkäufe nicht als Steuer abziehen, sondern als Teil der Kosten des Vermögenswerts behandeln. Die Steuer kommt zum Rechnungspreis hinzu und erreicht mit der Ware den Wareneinsatz.

Halten Sie zwei Steuern auseinander:

• Steuer, die Sie einem Lieferanten auf Ware gezahlt haben: Teil der Kosten der Ware.
• Steuer, die dem Käufer auferlegt ist und die Sie einziehen und an den Bundesstaat abführen: weder Einkommen noch Ausgabe, außer einem Teil, den der Bundesstaat Sie behalten lässt; dieser ist Einkommen (Publication 334, Kapitel 5 und 8; Anleitung zu Schedule C).

Ob ein Bundesstaat Ware besteuert, die zum Weiterverkauf gekauft wird, und wie ein Käufer belegt, dass sie zum Weiterverkauf bestimmt ist, regeln die Bundesstaaten. Zur Verwendung einer Wiederverkaufsbescheinigung oder zur Rückforderung von Steuer, die ein Lieferant irrtümlich berechnet hat, siehe Wiederverkaufsbescheinigungen und Erstattungen von Sales Tax.

Was bleibt sonst noch aus den Einstandskosten draußen?

Lieferungen an fremde Kunden und andere Vertriebskosten bleiben für alle draußen. Externe Lagerung sowie Einkauf und Handhabung bleiben bei einem kleinen Unternehmen draußen.

• Werbung, Marketing, andere Vertriebskosten und Lieferungen an fremde Kunden werden nicht zum Warenbestand hinzugerechnet (26 CFR 1.263A-1(e)(3)(iii)(A)).
• Kosten für externe Lagerung, Einkauf und Handhabung (etwa Umverpacken) müssen bei einem Steuerpflichtigen, dessen durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen der drei Vorjahre höchstens $32.000.000 betragen und der keine Steuergestaltung (Tax Shelter) ist, nicht in die Kosten der Ware einbezogen werden (26 U.S.C. 263A(i); 26 CFR 1.263A-1(j)). Über der Grenze muss ein Wiederverkäufer in der Regel einen Teil davon zur Ware hinzurechnen, mit Ausnahmen für die Lagerung am Standort und für die Handhabung in einem Ladengeschäft für dort verkaufte Waren (26 CFR 1.263A-3(c)).

Wie buche ich Versandkosten für Wareneinkäufe und verteile sie auf die Artikel?

Wenn Sie Ware in Ihren Büchern führen, ordnen Sie jede Kostenart der Ware zu, zu der sie gehört: direkt, wenn die Rechnung den Artikel nennt, nach einer gleichbleibenden Verteilung, wenn eine Rechnung mehrere abdeckt.

1. Erfassen Sie jede Lieferantenrechnung nach Artikel und Menge.
2. Buchen Sie Rechnungen für Fracht, Zoll, Zollagent und Sales Tax auf die Ware, zu der sie gehören, nicht auf ein Aufwandskonto. Ein Sammelkonto genügt, bis Sie sie zuordnen.
3. Ordnen Sie einem Artikel eine Kostenart direkt zu, wenn die Rechnung ihn nennt, etwa den Zoll auf ein einzelnes Produkt.
4. Verteilen Sie gemeinsame Kosten, etwa eine Frachtrechnung für mehrere Produkte, nach einer einzigen Grundlage.
5. Teilen Sie die gesamten Kosten jedes Artikels durch die erhaltenen Einheiten. Das sind seine Einstandskosten je Einheit.
6. Wenn Einheiten verkauft werden, buchen Sie ihre Einstandskosten in den Wareneinsatz um.

Die Buchungen:

Grundlagen für die Verteilung einer gemeinsamen Rechnung:

Die Vorschriften nennen keine Formel für die Verteilung einer gemeinsamen Rechnung. Für Ware, die ein kleines Unternehmen als nicht nebensächliche Materialien und Verbrauchsmaterial (Non-incidental Materials and Supplies) behandelt, erlaubt die Vorschrift „Einzelzuordnung oder jede andere angemessene Methode“ (26 CFR 1.471-1(b)(4)(iii)), und Publication 538 verlangt eine Bewertungsmethode für den Warenbestand, die den Gewinn klar abbildet und jedes Jahr gleich angewendet wird. Wählen Sie die Grundlage, die dem entspricht, was die Kosten verursacht hat, halten Sie sie schriftlich fest und behalten Sie sie bei.

Um zu bestimmen, welche Einheiten verkauft wurden, nutzen Sie die Einzelzuordnung (Specific Identification), wenn Sie Kosten Artikeln zuordnen können; andernfalls gilt eine Verbrauchsfolge wie First-in-first-out (Publication 538).

Was geschieht mit Fracht und Zoll auf Ware, die ich zum Jahresende nicht verkauft habe?

Fracht und Zoll auf Ware, die Sie nicht verkauft haben, bleiben im Endbestand und erreichen den Wareneinsatz in dem Jahr, in dem die Einheiten verkauft werden.

Der Wareneinsatz ist der Anfangsbestand plus Einkäufe und andere Kosten, minus Endbestand (Publication 334, Kapitel 6). Ein zu Anschaffungskosten bewerteter Warenbestand nutzt den Rechnungspreis plus Transport und andere Kosten für den Erwerb der Ware (Publication 538), sodass jede unverkaufte Einheit mit ihren Einstandskosten gezählt wird. Wer sie nur zum Rechnungspreis zählt, überhöht den Wareneinsatz des Jahres. Der Anfangsbestand des nächsten Jahres ist der Endbestand dieses Jahres, sodass diese Kosten wegfallen, wenn die Einheiten verkauft werden. Ein kleines Unternehmen, das auf einen förmlichen Warenbestand verzichtet, hat einen anderen Zeitpunkt, der als Nächstes behandelt wird.

Zwei Fallen zum Jahresende:

• Ware unterwegs. Ein Unternehmen, das einen förmlichen Warenbestand führt, nimmt gekaufte Waren auf, sobald das Eigentum auf es übergegangen ist, auch wenn sie noch nicht eingetroffen sind (26 CFR 1.471-1(a)). Fracht und Zoll auf diese Waren gehen mit ihnen. Bewahren Sie die Lieferbedingungen des Lieferanten auf, um zu zeigen, wann das Eigentum überging.
• Späte Rechnungen. Eine Fracht- oder Zollagent-Rechnung, die nach dem Jahresende eintrifft, kann zu Waren gehören, die schon eingegangen sind. Sammeln Sie sie, bevor Sie das Jahr abschließen.

Darf ein kleines Unternehmen Fracht und Zoll einfach als Aufwand abziehen?

Nur nach einer zulässigen Methode. Ein kleines Unternehmen, dessen durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen der drei Vorjahre höchstens $32.000.000 betragen und das keine Steuergestaltung (Tax Shelter) ist, darf auf einen förmlichen Warenbestand verzichten, muss aber weiterhin eine Methode nutzen, die den Gewinn klar abbildet (Publication 334, Kapitel 2; 26 CFR 1.471-1(b)). Die Grenze wird jedes Jahr angepasst, daher nennen IRS-Publikationen, die für ein früheres Jahr gedruckt wurden, einen niedrigeren Wert (IRB 2025-45). Wie Einnahmen gezählt werden, steht unter Warenbestand oder Verbrauchsmaterial.

Nur die letzte Methode kann Fracht und Zoll abziehbar machen, wenn sie gezahlt werden oder anfallen, und nur wenn die Bücher sie als Aufwand buchen. Sie arbeitet Kostenart für Kostenart: Die Bücher können Rechnungskosten in der Ware führen und die Fracht trotzdem als Aufwand buchen. Bücher aber, die mit einer Bestandszählung Kosten zuordnen oder daraus einen Bestandswert an einen Kreditgeber oder Aktionäre melden, können so verstanden werden, dass sie diese Kosten aktivieren, und die Steuererklärung muss dann folgen (26 CFR 1.471-1(b)(6)(i) und (iii)). Zur Wahl siehe Warenbestand oder Verbrauchsmaterial. Der Wechsel von einer Methode zur anderen braucht in der Regel Form 3115, das IRS-Formular für einen Methodenwechsel (Publication 334).

Wann brauchen Einstandskosten einen Fachmann?

Wenn Fracht, Zoll oder Steuer in früheren Jahren als Aufwand gebucht wurden, wenn die Einnahmen über die Grenze für kleine Unternehmen steigen oder wenn eine Rechnung viele Bestellungen abdeckt.

• Fracht, Zoll oder Steuer wurden in früheren Jahren als Aufwand gebucht. Wurden dieselben Kosten in zwei oder mehr eingereichten Steuererklärungen als Aufwand abgezogen, ist diese Behandlung in der Regel die Gewinnermittlungsmethode des Unternehmens, und die Verschiebung in die Ware ist ein Methodenwechsel auf Form 3115 mit einer Ausgleichsanpassung nach Abschnitt 481(a). Ein automatischer Wechsel geht mit der Steuererklärung für das Jahr des Wechsels ein, fristgerecht eingereicht einschließlich Fristverlängerungen, und eine unterschriebene Kopie geht bis zum selben Termin an das National Office des IRS (Anleitung zu Form 3115; Publication 334; 26 CFR 1.446-1(e)(2)(ii)(a)). Ein Ausrutscher in einem einzelnen Jahr wird in der Regel anders korrigiert, daher kommt es auf die Zahl der Steuererklärungen an; siehe fehlenden Warenbestand in früheren Steuererklärungen korrigieren. Haben frühere Steuererklärungen Kosten abgezogen, die auch im Anfangsbestand dieses Jahres stecken, wird dieselbe Ausgabe doppelt abgezogen.
• Einnahmen über der Grenze für kleine Unternehmen. Die Aktivierungsvorschriften rechnen Einkaufs-, Handhabungs- und Kosten für externe Lagerung hinzu, und ihre Zuordnung braucht eine Methode (26 CFR 1.263A-3).
• Viele Lieferanten und Teillieferungen. Eine Frachtrechnung, eine Zollanmeldung oder eine Abrechnung des Zollagenten kann mehrere Bestellungen abdecken. Jede Kostenart muss den Einheiten folgen, auf die sie sich bezieht, nicht dem Datum der Rechnung.
• Importe von einem nahestehenden Unternehmen. Kosten, die sowohl in den Kosten der Ware als auch in ihrem Zollwert gezählt werden, dürfen steuerlich nicht höher sein als zollrechtlich (26 U.S.C. 1059A); siehe den Ratgeber zu importierten Waren und Ausrüstung.
• Gutschriften von Lieferanten und Zollerstattungen. Handelsrabatte müssen die Kosten mindern (Publication 538). Eine Erstattung von Zoll mindert die Kosten der Ware, die noch am Lager ist. Für bereits verkaufte Ware hat der IRS keine Hinweise zu Zollerstattungen veröffentlicht, aber seine Verwaltungsanweisung zu Floor-Stocks-Zahlungen behandelt Zahlungen, die an Waren geknüpft sind, deren Kosten schon im Wareneinsatz standen, nach der Tax-Benefit-Regel als Einkommen (Rev. Rul. 2001-8), und der Teil der früheren Kosten, der keinen steuerlichen Vorteil brachte, ist ausgenommen (26 U.S.C. 111). Die CBP erklärt, wie Importeure Erstattungen von IEEPA-Zöllen beantragen; wie eine Zollerstattung gebucht wird, behandelt der Ratgeber zu importierten Waren und Ausrüstung.

Beispiel

Alle Beträge sind in US-Dollar angegeben und dienen der Veranschaulichung.

Ein Import von 2.000 Einheiten

Ein Verkäufer, der einen förmlichen Warenbestand führt, importiert 2.000 Einheiten zum Weiterverkauf.

Bis zum Jahresende sind 1.500 Einheiten verkauft. Der Wareneinsatz beträgt 1.500 × $11,70 = $17.550, und die 500 Einheiten am Lager tragen $5.850 in den Endbestand.

Hätte ein Unternehmen mit förmlichem Warenbestand die $3.400 an Fracht, Zoll und Gebühren des Zollagenten als Aufwand gebucht und nur die Rechnung über $20.000 als Ware geführt, läge der Wareneinsatz bei $15.000 plus dem Aufwand von $3.400, also einem Abzug von $18.400, und der Endbestand bei $5.000. Der Abzug dieses Jahres ist um $850 zu hoch; der Unterschied kehrt sich um, wenn die 500 Einheiten verkauft werden.

Sales Tax auf Ware

Ein Händler kauft Ware für $10.000 und zahlt $800 Sales Tax, weil er dem Verkäufer keine Wiederverkaufsbescheinigung gegeben hat. Die Kosten der Ware betragen $10.800, nicht $10.000. Werden 60 % davon verkauft, beträgt der Wareneinsatz $6.480, und $4.320 bleiben im Endbestand. Die $800 werden nicht für sich als Steuer abgezogen.

Eine Frachtrechnung, zwei Produkte

Eine Frachtrechnung über $2.000 deckt Produkt A (1.000 Einheiten, $30.000 Rechnungen) und Produkt B (500 Einheiten, $10.000 Rechnungen) ab. Nach Rechnungswert verteilt, entfallen auf A $1.500 ($1,50 je Einheit) und auf B $500 ($1,00 je Einheit); die Einstandskosten betragen damit $31,50 und $21,00 je Einheit. Hat der Spediteur nach Gewicht abgerechnet und ist B sperrig, kann das Gewicht die angemessenere Grundlage sein.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie importieren oder kaufen in großen Mengen, Fracht, Zoll oder Sales Tax wurden jahrelang als Aufwand gebucht, oder die Marge in einer Steuererklärung sieht zu gut aus: Die Kosten jedes Produkts, die Verteilungsmethode, der Wert des Bestands zum Jahresende und jede Korrektur früherer Steuererklärungen hängen von Unterlagen ab, die womöglich neu aufgebaut werden müssen. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung. Zeigten frühere Steuererklärungen überhaupt keinen Warenbestand, siehe fehlenden Warenbestand in früheren Steuererklärungen korrigieren.
• Sie haben Zoll auf Ware gezahlt und erwarten eine Erstattung: Auf welche Einheiten sich die Erstattung bezieht und in welches Jahr sie gehört, hängt von Ihren Einfuhrunterlagen ab. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Bruttoeinnahmen liegen über der Grenze für kleine Unternehmen, oder die Ware kommt von vielen Lieferanten in Teillieferungen: Die Aktivierungsvorschriften und die Kostenverteilung brauchen eine Methode, die einmal festgelegt und jedes Jahr angewendet wird. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie importieren Ausrüstung, die Sie behalten, oder kaufen bei einem nahestehenden Unternehmen im Ausland: siehe Zölle und Abgaben auf importierte Ausrüstung.
• Sie sind eine kanadische Kapitalgesellschaft und liefern verzollt an Kunden in den USA: siehe Zölle und Abgaben beim Versand an Kunden in den USA.
• Ihre Ware lagert in einem Fulfillment-Center eines Marktplatzes: siehe Fulfillment-Gebühren und Warenbestand.
• Ein Lieferant hat Ihnen Sales Tax auf Ware berechnet, die Sie zum Weiterverkauf hätten kaufen können: siehe Wiederverkaufsbescheinigungen und Erstattungen von Sales Tax.
• Sie stellen her, was Sie verkaufen: siehe Wareneinsatz für handgefertigte Produkte.
• Sie wählen zwischen Ware als Aufwand buchen und Warenbestand führen, oder tragen das Ergebnis in Schedule C ein: siehe Warenbestand oder Verbrauchsmaterial und Wareneinsatz in Schedule C.
• Ihr Unternehmen reicht in Kanada ein, oder Sie kaufen Ware in US-Dollar für ein kanadisches Unternehmen: siehe Wareneinsatz und Warenbestand bei einem Einzelunternehmer und Einstandskosten in US-Dollar in kanadischen Büchern.