Resale Certificate: Steuerfrei kaufen, Sales Tax zurückholen

Was ist eine Wiederverkaufsbescheinigung, und wer kann sie nutzen?

Eine Wiederverkaufsbescheinigung ist ein unterschriebenes Formular, mit dem ein Unternehmen seinem Lieferanten erklärt, dass es Waren zum Weiterverkauf einkauft. Der Lieferant berechnet dann auf diesen Verkauf keine Sales Tax. Die Steuer wird aufgeschoben, nicht erlassen: Steuerpflichtig ist der spätere Verkauf an den Endkunden, sofern die Waren steuerpflichtig sind. Regeln zum Wiederverkauf sind Landesrecht der Bundesstaaten. Diese Seite nutzt Texas, New York und Kalifornien als durchgerechnete Beispiele. Für einen anderen Bundesstaat suchen Sie die Seite seiner Steuerbehörde zu Wiederverkaufsbescheinigungen und prüfen das Formular, die verlangte Nummer, den Zeitpunkt der Übergabe und die Frage, ob der Käufer eine Erstattung selbst beantragen kann.

Nutzen kann sie in der Regel nur ein Unternehmen, das die Waren weiterverkauft, in einigen Bundesstaaten auch vermietet. Kalifornien beschränkt Wiederverkaufsbescheinigungen auf Käufer, die gewerblich bewegliche Sachen verkaufen. New York beschränkt Form ST-120 auf in New York registrierte Händler und bestimmte Käufer von außerhalb. Texas verlangt die Texas-Genehmigungsnummer des Käufers. Ob ein Nebengeschäft überhaupt ein Gewerbe ist, ist eine andere Frage: Siehe Wiederverkauf als Hobby oder Gewerbe.

Häufig ist das Problem, dass ein Lieferant bereits Steuer berechnet hat. Bitten Sie ihn zuerst um Erstattung oder Gutschrift. Einige Bundesstaaten lassen Inhaber einer Genehmigung auch beim Staat direkt Anträge stellen, aber nur innerhalb einer Frist. Die ältesten Rechnungen verfallen deshalb zuerst.

Einfach ist der Fall nicht, wenn die Steuer auf Waren schon seit Monaten gezahlt wird, mehrere Lieferanten oder Bundesstaaten beteiligt sind, Artikel im Betrieb genutzt wurden oder ein Schreiben eines Bundesstaates vorliegt. In den drei Beispiel-Bundesstaaten geht die Bescheinigung an den Lieferanten, nicht an den Staat. Texas sagt, senden Sie sie nicht an den Comptroller.

Legen Sie zuerst bereit:

• Ihre Verkäufergenehmigung (Seller's Permit) oder Registrierungsnummer in jedem Bundesstaat.
• Jede Lieferantenrechnung, auf der Steuer ausgewiesen ist.
• Jede versandte Bescheinigung mit Datum.
• Zahlungsnachweise.

Was brauche ich, damit ein Lieferant eine Wiederverkaufsbescheinigung akzeptiert?

Der Lieferant braucht eine vollständige Bescheinigung mit Ihrer Registrierungsnummer des Bundesstaates und einer Beschreibung dessen, was Sie kaufen. Ohne sie muss der Lieferant selbst beweisen, dass der Verkauf zum Weiterverkauf erfolgte, und berechnet deshalb in der Regel Steuer. New York behandelt Verkäufe ohne gültige Bescheinigung als steuerpflichtige Einzelhandelsverkäufe. Kalifornien legt die Beweislast auf den Verkäufer, außer er hat die Bescheinigung rechtzeitig und in gutem Glauben entgegengenommen.

Noch keine Registrierungsnummer? Die meisten Bescheinigungen verlangen eine, mit Ausnahmen. Texas akzeptiert eine Bescheinigung mit dem Vermerk, dass der Antrag auf die Genehmigung noch läuft. Laut Prüfungshandbuch des Comptroller ist sie nur 60 Tage gültig, danach braucht es eine neue mit der endgültigen Nummer. Kalifornien akzeptiert eine ausreichende Erklärung, warum der Käufer keine kalifornische Genehmigung braucht. In Teil 2 von New York gibt ein Käufer, an dessen Heimatort keine Registrierung für Sales Tax oder Mehrwertsteuer nötig ist, seinen Geschäftsort an und schreibt bei der Nummer „not applicable“. Wo Sie sich registrieren müssen, steht in wann Sie Sales Tax erheben müssen. Sonst wird Ware, die vor der Registrierung gekauft wurde, in der Regel besteuert. Hatte ein Käufer in Texas bei der Zahlung keine Genehmigung, muss er die Erstattung über den Verkäufer beantragen.

In Texas und Kalifornien ist eine Genehmigungsnummer allein keine Bescheinigung. Texas sagt, die Genehmigungsnummer eines Kunden oder eine Kopie seiner Genehmigung ersetzt keine Wiederverkaufsbescheinigung. Kalifornien sagt, dass die Angabe einer Genehmigungsnummer oder der Hinweis, ein Verkauf sei nicht steuerpflichtig, einen Verkäufer nicht entlastet, der nicht rechtzeitig eine Bescheinigung entgegengenommen hat. Auf dem Dokument müssen die Worte „for resale“ stehen, nicht „exempt“ oder „non-taxable“.

Der Zeitpunkt zählt. Kalifornien sieht eine Bescheinigung als rechtzeitig an, wenn der Verkäufer sie vor der Rechnungsstellung, innerhalb seines üblichen Abrechnungs- und Zahlungszyklus oder spätestens bei der Lieferung entgegennimmt. Eine verspätete Bescheinigung wirkt nicht rückwirkend. New York schützt einen Händler, der eine vollständige Bescheinigung in gutem Glauben annimmt und sie innerhalb von 90 Tage nach dem Geschäft vorliegen hat. Senden Sie die Bescheinigung mit der Bestellung.

Gebe ich die Wiederverkaufsbescheinigung für jede Bestellung ab oder genügt eine Sammelbescheinigung?

Beides ist möglich: eine Bescheinigung für eine einzelne Bestellung oder eine Sammelbescheinigung (Blanket Certificate) für wiederholte Einkäufe beim selben Lieferanten. Alle drei Beispiel-Bundesstaaten erlauben eine Sammelbescheinigung unter Bedingungen. Sonst braucht jeder Einkauf eine eigene.

Gilt eine Wiederverkaufsbescheinigung auch bei Lieferanten in anderen Bundesstaaten?

Nicht eine für alle Bundesstaaten, aber Formulare für mehrere Staaten decken Gruppen von Bundesstaaten ab. Zwei davon zeigt die Tabelle. Jedes Formular nennt genau einen Verkäufer, Sie füllen also pro Lieferant eines aus, und jeder Bundesstaat entscheidet selbst, was er akzeptiert. Maßgeblich ist meist der Bundesstaat, in den die Ware geliefert wird, nicht der Sitz des Lieferanten. Das Streamlined Board bindet seine Bescheinigung an einen Verkauf, der einem Mitgliedstaat zuzuordnen ist, und New York sagt, Verkäufe mit Lieferung außerhalb des Bundesstaates New York sind steuerfrei.

Welche Nummer einzutragen ist: Nach der Streamlined-Anleitung geben Sie die Nummer des Bundesstaates an, in dem Sie die Befreiung beanspruchen, wenn er eine Registrierung verlangt. Sind Sie dort nicht registriert, geben Sie eine Sales-Tax-ID aus einem beliebigen Bundesstaat an. Der Abschnitt für Käufer von außerhalb bei New York akzeptiert eine Registrierung in einem anderen Bundesstaat, einer kanadischen Provinz oder einem anderen Land.

Für Waren, die direkt an Ihren Kunden in einem anderen Bundesstaat geliefert werden (Streckenlieferung), gelten eigene Regeln. Das Streamlined Board rät Verkäufern, sich bei diesem Bundesstaat zu erkundigen.

Was darf ich mit einer Wiederverkaufsbescheinigung kaufen, und was nicht?

Sie dürfen Waren kaufen, die Sie weiterverkaufen, entweder so, wie Sie sie gekauft haben, oder als Teil von etwas, das Sie verkaufen. Nicht verwenden dürfen Sie die Bescheinigung für Dinge, die Sie verbrauchen oder behalten: Verbrauchsmaterial, Ausstattung, Möbel oder alles, was der Betrieb aufbraucht.

Beispiele der Bundesstaaten:

• Texas: Artikel, die Sie in der gekauften Form oder als fester Bestandteil anderer Ware weiterverkaufen. Sachen, die Sie an einen Kunden vermieten oder verpachten. Eine steuerpflichtige Dienstleistung an Artikeln Ihres Verkaufsbestands. Sachen, die bei einer steuerpflichtigen Dienstleistung verwendet werden, wenn Obhut und Kontrolle auf den Kunden übergehen (FAQ des Comptroller).
• New York: Sachen zum Weiterverkauf in ihrer jetzigen Form oder als körperlicher Bestandteil anderer Sachen sowie zum Weiterverkauf gekaufte Dienstleistungen (ST-120). Bauunternehmer können ST-120 nicht für Materialeinkäufe nutzen. Siehe Bauunternehmer und Sales Tax auf Material.
• Kalifornien: fertige Artikel zum Weiterverkauf, Material, das körperlicher Bestandteil eines Artikels im Verkaufsbestand wird, und Artikel, die nur zur Vorführung oder Ausstellung gehalten werden. Nicht: Artikel, die Sie vor dem Verkauf im Betrieb nutzen, privat nutzen oder als Kapitalanlage halten (Publication 103).

Kennzeichnen Sie bei einer gemischten Bestellung, welche Artikel zum Weiterverkauf bestimmt sind. Texas rät Käufern, deutlich anzugeben, auf welche Artikel der Lieferant keine Steuer erheben soll, und keine Bescheinigung zu verwenden, wenn Zweifel bestehen, ob Sie die Sache weiterverkaufen.

Ich habe etwas aus dem Verkaufsbestand für mich selbst entnommen: Was schulde ich?

Ein Unternehmen, das einen zum Weiterverkauf gekauften Artikel selbst nutzt, schuldet Steuer auf diese Nutzung, in der Regel bemessen nach dem Einkaufspreis, nicht nach dem Preis, zu dem es den Artikel verkauft hätte. Das ist Use Tax (US-Steuer auf die Nutzung von Waren, auf die beim Kauf keine Sales Tax gezahlt wurde).

• Texas: Sie müssen die Steuer bei der Nutzung zahlen, entweder auf den Kaufpreis oder auf den Marktmietwert für den Nutzungszeitraum. Das Beispiel des Comptroller ist ein Besen, den man aus dem Bestand nimmt, um den Laden zu fegen. Sie tragen den Betrag in die Zeile „taxable purchases“ Ihrer Erklärung ein.
• New York: Ein Unternehmen, das Sachen aus dem Warenbestand für den eigenen Gebrauch entnimmt, schuldet Use Tax auf den gezahlten Preis. Ein registriertes Unternehmen meldet sie in seiner Sales-and-Use-Tax-Erklärung.
• Kalifornien: Use Tax auf die Anschaffungskosten der Sache, fällig bei der ersten Lagerung oder Nutzung und zu melden in der Erklärung für diesen Zeitraum. Ein Käufer kann die Bescheinigung nicht rückwirkend widerrufen, um aus der Use Tax eine Sales Tax zu machen.

Waren zum Verkauf zu halten oder sie beim Halten zum Verkauf vorzuführen oder auszustellen, ist keine Nutzung (Texas, Kalifornien). Wie Sie Use Tax melden und zahlen, steht in Use Tax auf betriebliche Einkäufe.

Ein Lieferant hat mir Sales Tax auf Waren berechnet, die ich weiterverkaufe: Wie bekomme ich sie zurück?

Fragen Sie zuerst den Lieferanten. Er hat die Steuer erhoben und an den Staat abgeführt, daher beginnt eine Erstattung meist bei ihm. In einigen Bundesstaaten kann nur der Lieferant sie beim Staat beantragen.

1. Prüfen Sie, ob die Waren die Voraussetzungen erfüllten: Ihr Unternehmen verkauft sie, und die Regeln des Bundesstaates zum Wiederverkauf erfassen sie. Steuer auf Artikel, die Sie genutzt haben, lässt sich auf dieser Grundlage nicht zurückholen.
2. Listen Sie jede Rechnung mit Steuer auf: Lieferant, Datum, Artikel, Preis und Steuer.
3. Senden Sie dem Lieferanten eine ausgefüllte Wiederverkaufsbescheinigung, nur für Waren, die Sie weiterverkauft haben oder noch zum Weiterverkauf halten. Texas erstattet einem Verkäufer erst, wenn er von Ihnen eine Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung erhalten hat. Anderswo reicht eine verspätete Bescheinigung unter Umständen nicht. Kalifornien sagt, sie wirke nicht rückwirkend, der Lieferant muss dann womöglich nachweisen, dass die Waren weiterverkauft wurden. Nach 90 Tage legt New York beiden Seiten die Beweislast dafür auf, dass der Verkauf befreit war.
4. Bitten Sie um eine Erstattung oder eine Gutschrift auf Ihrem Konto. In Texas braucht eine Gutschrift Ihre schriftliche Zustimmung auf Form 89-123.
5. Reagiert der Lieferant nicht, nutzen Sie den direkten Weg im nächsten Abschnitt, wo Ihr Bundesstaat einen erlaubt.
6. Beantragen Sie nur einmal. Auf New Yorks Form AU-11 bestätigt der Antragsteller, dass der Erheber der Steuer sie nicht bereits ganz oder teilweise gutgeschrieben oder erstattet hat.

Kann ich die Erstattung der Sales Tax selbst beim Staat beantragen, und wie lange habe ich Zeit?

In New York kann eine Person, die irrtümlich Steuer gezahlt hat, einen Antrag stellen. In Texas kann ein Käufer, der bei der Zahlung eine Genehmigung hatte, selbst beantragen. Sonst läuft es über den Verkäufer. In Kalifornien läuft Sales Tax über den Einzelhändler. Ein Käufer beantragt direkt nur Use Tax, die ein zur Erhebung verpflichteter Einzelhändler berechnet hat.

Fristen werden je nach Bundesstaat ab Fälligkeit oder Zahlung der Steuer gezählt, nie ab dem Tag, an dem Sie die Berechnung bemerkt haben. Den Zeitpunkt der Steuererklärung des Lieferanten sehen Sie auf Ihrer Rechnung nicht. Zählen Sie daher sicherheitshalber ab dem Rechnungsdatum. Die ältesten Rechnungen laufen zuerst ab.

Kalifornien erlaubt es außerdem einem Einzelhändler, der seinem Lieferanten Steuer gezahlt und den Artikel vor jeder steuerpflichtigen Nutzung weiterverkauft hat, in der Erklärung, die den Weiterverkauf meldet, den Preis ohne Steuer abzuziehen. Regulation 1701 nennt irrtümlich gezahlte Steuer auf Waren, die zum Weiterverkauf gekauft wurden. Wurde der Abzug für diesen Zeitraum versäumt, ist ein Erstattungsantrag nötig. Wer ihn nimmt, schließt eine Erstattung oder Gutschrift an den Lieferanten für diesen Verkauf aus. Nutzen Sie also nur einen Weg. Das ist ein Abzug, keine Erstattung.

Darauf achten:

• Ein unvollständiger Antrag. In Texas läuft die Frist erst dann nicht weiter, wenn der Antrag alle Anforderungen erfüllt.
• Eine laufende Prüfung. Texas rät, den Prüfer zu fragen, ob die Erstattung einbezogen werden kann.
• Eine Ablehnung. Texas gibt 60 Tage ab dem Ablehnungsschreiben, um eine Anhörung zu beantragen oder eine Absichtserklärung zur Umgehung einzureichen. New York gibt 90 Tage, um Einspruch einzulegen (Petition).
• Andere Bundesstaaten. Jeder legt seine Frist selbst fest. Lesen Sie die Erstattungsseite des Bundesstaates, bevor Sie sich auf diese Angaben verlassen.

Ich habe online zum Weiterverkauf gekauft, und die Kasse hat Steuer berechnet: Was nun?

Behandeln Sie es wie bei jedem Lieferanten, der Steuer berechnet hat. Bietet die Website die Möglichkeit, eine Bescheinigung zu hinterlegen, senden Sie sie, bevor die Bestellung abgerechnet wird. Berechnet die Seite trotzdem Steuer, speichern Sie die Bestellbestätigung und die Rechnung mit der Steuer und folgen Sie den oben beschriebenen Schritten zur Erstattung. Fragen Sie in Kalifornien nach, ob es Use Tax war, die ein Verkäufer von außerhalb erhoben hat: Nur dann können Sie selbst bei der CDTFA beantragen. Die Erstattungsfrist läuft weiter, während Sie auf den Lieferanten warten.

Welche Unterlagen braucht ein Antrag auf Erstattung der Sales Tax?

Ein Antrag auf Erstattung der Sales Tax braucht einen Nachweis des Einkaufs, der gezahlten Steuer und des Grundes, warum der Einkauf zum Weiterverkauf berechtigte. Texas, New York und Kalifornien verlangen jeweils diese Nachweise.

• Texas: Der Comptroller kann Rechnungen, Daten, Artikelbeschreibungen, Beträge, ein Verkaufsjournal und das Hauptbuch, Wiederverkaufsbescheinigungen, Zahlungsnachweise, die gezahlten lokalen Steuerbezirke sowie Name und Genehmigungsnummer des Verkäufers verlangen. Mehr als 10 Rechnungen kommen in eine Aufstellung.
• New York: eine unterschriebene Form AU-11, eine Erklärung der Antragsgrundlage und die Belege dazu. Bei großen Mengen wird eine Übersichtstabelle akzeptiert. Ein Vertreter, der für Sie unterschreibt, braucht außerdem Form POA-1.
• Kalifornien: Der Antrag nennt die Gründe, den Betrag und die Berichtszeiträume und wird mit Rechnungen oder Befreiungsbescheinigungen eingereicht.

Führen Sie irrtümlich berechnete Steuer in einer eigenen Zeile, getrennt von den Warenkosten, und versehen Sie jeden Einkauf mit Lieferant, Datum und dem Vermerk, ob eine Bescheinigung gesendet wurde. Kommt eine Erstattung oder Gutschrift an, gleicht sie diese Zeile aus und zählt nicht als Einnahme: Siehe Erstattungen in der Buchhaltung erfassen. Ein Antrag, ein Use-Tax-Eintrag für einen aus dem Bestand entnommenen Artikel und eine Prüfung gehen alle von derselben Liste aus.

Was passiert, wenn ich eine Wiederverkaufsbescheinigung für etwas abgebe, das ich selbst nutze?

Ein Unternehmen, das eine Wiederverkaufsbescheinigung für Artikel abgibt, die es selbst nutzt, schuldet die Steuer. In Texas, New York und Kalifornien kann eine solche Bescheinigung außerdem eine Straftat sein. Jeder Bundesstaat prüft, was der Käufer beim Einkauf wusste. New York und Kalifornien prüfen zusätzlich, ob der Käufer die Steuer hinterziehen wollte. Die Steuer ist in jedem Fall geschuldet. Die strafrechtliche Seite trifft die Person, die unterschreibt.

Beispiel

Die Werte sind Beispielwerte und in US-Dollar angegeben.

Ein Betrieb in Texas zahlte Steuer auf Teile, die er weiterverkauft

Ein Betrieb in Texas mit Sales-Tax-Genehmigung kauft jedes Quartal Teile für US$5.000 zum Weiterverkauf ein. Sechs Quartale lang berechnet der Lieferant auf jede Bestellung US$400 Steuer, weil keine Bescheinigung vorliegt. Der Betrieb sendet eine ausgefüllte Bescheinigung für alle sechs Rechnungen und bittet um Erstattung. Der Lieferant antwortet nicht. Der Betrieb hatte bei der Zahlung eine Genehmigung, und Texas erlaubt einem solchen Käufer, Erklärungen zu ändern, eine Gutschrift zu nehmen oder einen eigenen Antrag zu stellen. Die vierjährige Frist läuft in der Regel ab dem Fälligkeitstermin der jeweiligen Steuer. Der Betrieb listet daher die Rechnungen von der ältesten an auf und stellt die ältesten Anträge zuerst. Insgesamt geht es um US$2.400, abzüglich dessen, was der Comptroller nicht zulässt.

Ein Einzelhändler in New York nutzt einen Schreibtisch, den er zum Weiterverkauf gekauft hat

Ein Einzelhändler in New York kauft mit Form ST-120 einen Schreibtisch für US$750 ohne Steuer, um ihn für US$1.250 zu verkaufen. Dann nutzt er den Schreibtisch in seinem eigenen Büro. Hätte er beim Kauf gewusst, dass er den Schreibtisch nutzen würde, wäre die Abgabe der Bescheinigung ein Missbrauch gewesen: Siehe den Abschnitt zum Missbrauch oben. Use Tax fällt auf die gezahlten US$750 an, nicht auf den Weiterverkaufspreis von US$1.250. Bei einem beispielhaften Satz von 8 % sind das US$60, nicht US$100. In der Regel gilt der Satz am Ort, an dem der Einzelhändler den Schreibtisch erhalten hat, oder am Ort der Nutzung, wenn dieser Satz höher ist. Ein registrierter Einzelhändler meldet sie in seiner Sales-and-Use-Tax-Erklärung.

Ein Online-Händler kauft in fünf Bundesstaaten ein

Ein Online-Händler gibt jährlich US$20.000 bei Lieferanten in Ohio, Utah, Texas, Kalifornien und New York aus. Entscheidend für die Bescheinigung ist, wohin jede Bestellung geliefert wird, nicht, wo der Lieferant sitzt. Waren, die nach Ohio oder Utah geliefert werden, beides Streamlined-Mitgliedstaaten, können die Streamlined-Bescheinigung nutzen, eine pro Lieferant. Waren, die innerhalb von Texas, Kalifornien oder New York geliefert werden, folgen den Regeln dieses Bundesstaates. Die Border-States-Bescheinigung passt für Texas oder Kalifornien, wenn die Genehmigungen des Händlers zu dem passen, was das Formular verlangt. New York verlangt ST-120, mit dem Abschnitt für Käufer von außerhalb nur dann, wenn der Händler sich in New York nicht registrieren muss und einer der zwei Fälle des Formulars zutrifft. Der Händler sendet jede Bescheinigung, bevor die Bestellung abgerechnet wird, und führt ein Protokoll nach Lieferanten.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie zahlen seit Monaten Steuer auf Waren, bei mehreren Lieferanten oder Bundesstaaten: Die Erstattungsfristen unterscheiden sich je nach Bundesstaat, und nur manche Zahlungen können direkt beantragt werden. Welche noch innerhalb einer Frist liegen und wer sie beantragen darf, hängt vom jeweiligen Bundesstaat ab. Wenn die Buchhaltung Einkäufe mit Steuer nie vom Wiederverkaufsbestand getrennt hat, muss die Antragsliste aus Rechnungen und Kontoauszügen neu aufgebaut werden: Siehe Hilfe bei der Buchhaltung und Warenbestand oder Verbrauchsmaterial für kleine Verkäufer.
• Ein Bundesstaat hat Steuer auf genutzte Waren verlangt oder eine Prüfung eröffnet: Siehe Sales-Tax-Prüfungen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um zuerst die Einkaufs- und Entnahmeunterlagen neu aufzubauen.
• Sie sammeln Bescheinigungen Ihrer eigenen Kunden: Siehe Befreiungsbescheinigungen von Kunden.
• Waren kamen ohne Steuer an, und Sie haben sie genutzt: Das ist Use Tax. Siehe Use Tax auf betriebliche Einkäufe.
• Sie sind unsicher, wo Sie sich registrieren müssen: Die Registrierungsregeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat, und die meisten Bescheinigungen verlangen eine Nummer. Siehe wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Sie müssen eine Sales-Tax-Erklärung ändern oder eine Gutschrift nehmen: Siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.
• Sie sind Bauunternehmer und kaufen Material: Siehe Bauunternehmer und Sales Tax auf Material.
• Sie verkaufen online und wollen die Einkommensteuerseite wissen: Siehe Einkommensteuer für Online-Verkäufer.
• Die Waren werden außerhalb der USA weiterverkauft, oder Sie sind ein kanadisches oder anderes Nicht-US-Unternehmen, das US-Waren einkauft: Eine Wiederverkaufsbescheinigung von Texas deckt nur die USA und Mexiko ab. Es können also andere Befreiungen gelten, die diese Seite nicht behandelt. Siehe kanadische Verkäufer mit US-Warenbestand, ausländische Verkäufer und Sales Tax und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.