Cước vận chuyển, thuế nhập khẩu, thuế bán hàng trong COGS

Tôi có tính cước vận chuyển, thuế nhập khẩu và thuế bán hàng vào giá vốn hàng tồn kho không?

Có, với hàng hóa bạn mua để bán lại. Giá vốn của hàng mua vào là giá trên hóa đơn trừ chiết khấu thương mại, cộng "chi phí vận chuyển hoặc các khoản cần thiết khác phát sinh để có được quyền sở hữu hàng" (26 CFR 1.471-3(b)). Nhân viên ghi sổ gọi tổng này là giá vốn nhập kho (landed cost). Giá vốn nhập kho của từng mặt hàng đi vào giá vốn hàng bán (COGS) khi mặt hàng được bán, còn hàng vẫn còn trong kho mang phần của mình vào hàng tồn kho cuối kỳ.

Với doanh nghiệp giữ hàng tồn kho theo cách chính thức, ghi một chi phí hàng hóa thành chi phí thông thường sẽ đưa khoản khấu trừ về năm sớm hơn năm hàng được bán. Điều đó khiến lợi nhuận gộp trông lớn hơn thực tế và khiến hàng còn trong kho có giá trị thấp hơn giá vốn. Doanh nghiệp nhỏ có thể dùng một phương pháp khác được phép, nêu ở phần sau.

Một trường hợp không đơn giản khi:

• cước vận chuyển, thuế nhập khẩu hoặc thuế bán hàng trên hàng hóa đã được ghi thành chi phí trong các năm trước;
• hàng về từ nhiều nhà cung cấp hoặc giao từng đợt;
• đại lý hải quan nộp thuế nhập khẩu thay bạn;
• hàng đang trên đường vận chuyển hoặc chưa bán vào cuối năm;
• tổng doanh thu gần hoặc vượt giới hạn doanh nghiệp nhỏ, hoặc bạn không chắc mình thuộc bên nào.

Nếu các tờ khai trước đã ghi các chi phí này thành chi phí, hoặc biên lợi nhuận gộp trông cao hơn mức đáng có, việc sửa có thể vượt ra ngoài năm nay. Phần cuối nêu khi nào nên nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.

Hãy chuẩn bị hóa đơn nhà cung cấp và điều khoản giao hàng, hóa đơn cước vận chuyển và phí đại lý hải quan, chứng từ hải quan cho thấy thuế nhập khẩu, biên lai cho thấy thuế bán hàng đã trả, số lượng đã nhận và đã bán, số lượng đếm được còn trong kho và đang vận chuyển vào cuối năm, và hàng tồn kho cuối kỳ của năm ngoái.

Tôi có tính cước vận chuyển vào giá vốn hàng bán không?

Cước vận chuyển hàng nhập thì có. Cước giao cho khách hàng của bạn thì không.

Publication 334 nói rằng cước vận chuyển hàng nhập (freight-in), cước chuyển phát nhanh hàng nhập (express-in) và cước vận tải nội địa hàng nhập (cartage-in) của hàng hóa bạn mua để bán đều là một phần của giá vốn hàng bán (chapter 6). Điều đó bao gồm cước mà nhà cung cấp cộng vào hóa đơn và cước bạn tự trả cho hãng vận chuyển. Publication 334 liệt kê khoản này ở Part III, line 39, "Other costs"; hướng dẫn giá vốn hàng bán trên Schedule C đi qua từng dòng. Hợp danh hoặc công ty (corporation) khai cùng khoản chi phí này trên Form 1125-A, line 5.

Giao hàng cho khách là chi phí để thực hiện việc bán, không phải chi phí để có được hàng. Các quy định về vốn hóa liệt kê chi phí phân phối trong số những khoản không cộng vào hàng tồn kho (26 CFR 1.263A-1(e)(3)(iii)(A)). Đó là chi phí bán hàng, được khấu trừ như chi phí hoạt động. Ngoại lệ là giao hàng cho bên liên quan: với doanh nghiệp thuộc các quy tắc vốn hóa (vượt giới hạn doanh nghiệp nhỏ, nêu bên dưới), chi phí vận chuyển đó được cộng vào giá vốn của hàng đã bán (26 CFR 1.263A-3(c)(4)(vi)(A)).

Thuế nhập khẩu, thuế quan và phí đại lý hải quan có tính vào giá vốn hàng tồn kho không?

Có, với hàng hóa bạn nhập khẩu để bán lại. Quy định về giá vốn không nêu tên thuế nhập khẩu. Quy định bao gồm các khoản cần thiết khác để có được quyền sở hữu hàng, và thuế nhập khẩu, phí hải quan cùng phí thông quan của đại lý hải quan là những khoản người nhập khẩu trả để nhận hàng (26 CFR 1.471-3(b); Publication 538).

• Bạn trả thuế nhập khẩu hoặc hóa đơn của đại lý hải quan: cộng vào giá vốn của hàng trong lô hàng đó.
• Nhà cung cấp giao hàng đã nộp thuế và tính một mức giá duy nhất: thuế nhập khẩu đã nằm trong giá. Nếu hóa đơn ghi thuế nhập khẩu thành một dòng riêng, nó là một phần của giá vốn như mọi dòng khác.

Hãy giữ chứng từ hải quan cho thấy thuế nhập khẩu trên từng sản phẩm để tính đúng vào từng mặt hàng.

Thuế quan trên thiết bị bạn giữ lại để sử dụng theo một quy tắc khác: xem thuế quan và thuế nhập khẩu trên thiết bị nhập khẩu. Trường hợp công ty Canada giao hàng đã nộp thuế cho khách hàng tại Hoa Kỳ được trình bày trong thuế quan và thuế nhập khẩu khi giao hàng cho khách hàng tại Hoa Kỳ.

Còn bao bì và vật chứa thì sao?

Bao bì bán kèm sản phẩm và người mua giữ lại là một phần giá vốn của sản phẩm. Bao bì chỉ dùng để gửi một đơn hàng thì không.

Quy định tính vào hàng hóa các vật tư trở thành một phần của thứ được bán, gồm cả vật chứa như chai và thùng khi quyền sở hữu chuyển cho người mua cùng với thứ bên trong. Publication 538 loại trừ các vật tư không trở thành một phần của mặt hàng bán. Khi nào khấu trừ vật tư đóng gói mua số lượng lớn được trình bày trong hàng tồn kho hay vật tư.

Tôi có cần tính thuế bán hàng vào giá vốn của hàng tồn kho này không?

Có, nếu bạn đã trả khoản thuế đó. Publication 334 nói rằng thuế bán hàng trên hàng hóa mua để bán lại là một phần giá vốn của hàng hóa (chapter 8). Hướng dẫn Schedule C nói rằng không khấu trừ thuế bán hàng trên các khoản mua của doanh nghiệp như một khoản thuế mà tính vào giá vốn của tài sản. Khoản thuế cộng vào giá trên hóa đơn và đi vào COGS cùng với hàng.

Hãy phân biệt hai loại thuế:

• Thuế bạn đã trả cho nhà cung cấp trên hàng hóa: một phần giá vốn của hàng.
• Thuế áp lên người mua mà bạn thu rồi nộp cho tiểu bang: không phải thu nhập và không phải chi phí, trừ phần nào mà tiểu bang cho bạn giữ lại, phần đó là thu nhập (Publication 334, chapters 5 và 8; hướng dẫn Schedule C).

Việc một tiểu bang có đánh thuế hàng mua để bán lại hay không, và người mua chứng minh việc mua để bán lại ra sao, là quy tắc của tiểu bang. Về việc dùng giấy chứng nhận bán lại hoặc đòi lại khoản thuế nhà cung cấp tính nhầm, xem giấy chứng nhận bán lại và hoàn thuế bán hàng.

Còn khoản nào khác không nằm trong giá vốn nhập kho?

Cước giao cho khách hàng không liên quan và các chi phí bán hàng khác không được tính với bất kỳ ai. Chi phí lưu kho ngoài địa điểm, mua hàng và xử lý hàng không được tính với doanh nghiệp nhỏ.

• Quảng cáo, marketing, các chi phí bán hàng khác và cước giao cho khách hàng không liên quan không được cộng vào hàng tồn kho (26 CFR 1.263A-1(e)(3)(iii)(A)).
• Chi phí lưu kho ngoài địa điểm, mua hàng và xử lý hàng (như đóng gói lại) không bắt buộc tính vào giá vốn hàng đối với người nộp thuế có doanh thu gộp bình quân hằng năm của ba năm trước không quá $32.000.000 và không phải là nơi trú ẩn thuế (tax shelter) (26 U.S.C. 263A(i); 26 CFR 1.263A-1(j)). Vượt giới hạn, người bán lại nhìn chung phải cộng một phần các chi phí này vào hàng tồn kho, với ngoại lệ cho việc lưu kho tại chỗ và xử lý hàng tại cửa hàng bán lẻ đối với hàng bán tại đó (26 CFR 1.263A-3(c)).

Tôi ghi sổ cước vận chuyển cho hàng mua vào và phân bổ cho từng mặt hàng như thế nào?

Nếu bạn ghi hàng tồn kho trong sổ sách, hãy tính mỗi chi phí vào đúng hàng của nó: tính thẳng khi hóa đơn nêu tên mặt hàng, phân bổ đều theo một cách nhất quán khi một hóa đơn bao nhiều mặt hàng.

1. Ghi từng hóa đơn nhà cung cấp theo mặt hàng và số lượng.
2. Ghi hóa đơn cước vận chuyển, thuế nhập khẩu, phí đại lý hải quan và thuế bán hàng vào hàng tồn kho mà chúng liên quan, không ghi vào tài khoản chi phí. Có thể dùng một tài khoản tạm cho đến khi bạn phân bổ.
3. Tính thẳng một chi phí vào mặt hàng khi hóa đơn nêu tên mặt hàng đó, như thuế nhập khẩu của một sản phẩm.
4. Phân bổ chi phí dùng chung, như một hóa đơn cước cho nhiều sản phẩm, theo một cơ sở duy nhất.
5. Chia tổng giá vốn của từng mặt hàng cho số đơn vị đã nhận. Đó là giá vốn nhập kho trên mỗi đơn vị.
6. Khi các đơn vị được bán, chuyển giá vốn nhập kho của chúng sang COGS.

Các bút toán:

Các cơ sở để phân bổ một hóa đơn dùng chung:

Các quy tắc không nêu công thức nào để phân bổ một hóa đơn dùng chung. Với hàng hóa mà doanh nghiệp nhỏ coi là vật tư không phụ (non-incidental materials and supplies), quy định cho phép "nhận diện từng đơn vị (specific identification) hoặc bất kỳ phương pháp hợp lý nào khác" (26 CFR 1.471-1(b)(4)(iii)), và Publication 538 yêu cầu một phương pháp hàng tồn kho phản ánh rõ thu nhập và được dùng giống nhau mỗi năm. Hãy chọn cơ sở khớp với yếu tố tạo ra khoản phí, ghi lại và giữ nhất quán.

Để xác định đơn vị nào đã bán, hãy dùng nhận diện từng đơn vị khi bạn khớp được chi phí với mặt hàng; nếu không thì áp dụng một giả định luồng hàng như nhập trước xuất trước (first-in first-out) (Publication 538).

Cước vận chuyển và thuế nhập khẩu trên hàng chưa bán đến cuối năm được xử lý thế nào?

Cước vận chuyển và thuế nhập khẩu trên hàng chưa bán vẫn nằm trong hàng tồn kho cuối kỳ và đi vào COGS trong năm các đơn vị được bán.

COGS là hàng tồn kho đầu kỳ cộng mua hàng và các chi phí khác, trừ hàng tồn kho cuối kỳ (Publication 334, chương 6). Hàng tồn kho tính theo giá gốc dùng giá trên hóa đơn cộng chi phí vận chuyển và các khoản khác để có được hàng (Publication 538), nên mỗi đơn vị chưa bán được tính theo giá vốn nhập kho của nó. Tính theo riêng giá trên hóa đơn sẽ làm COGS của năm bị tính quá cao. Hàng tồn kho đầu kỳ của năm sau là số cuối kỳ của năm nay, nên các chi phí đó được đưa ra khi các đơn vị được bán. Doanh nghiệp nhỏ bỏ qua việc giữ hàng tồn kho chính thức có thời điểm khác, nêu ở phần tiếp theo.

Hai bẫy cuối năm:

• Hàng đang vận chuyển. Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho chính thức tính hàng đã mua khi quyền sở hữu đã chuyển cho mình, kể cả khi hàng chưa về (26 CFR 1.471-1(a)). Cước vận chuyển và thuế nhập khẩu trên số hàng đó đi cùng hàng. Hãy giữ điều khoản giao hàng của nhà cung cấp để cho thấy quyền sở hữu chuyển khi nào.
• Hóa đơn đến muộn. Một hóa đơn cước hoặc phí đại lý hải quan đến sau cuối năm có thể thuộc về hàng đã nhận. Hãy thu thập chúng trước khi khóa sổ năm.

Doanh nghiệp nhỏ có thể ghi thẳng cước vận chuyển và thuế nhập khẩu thành chi phí không?

Chỉ theo một phương pháp được phép. Người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ, có doanh thu gộp bình quân hằng năm của ba năm trước không quá $32.000.000 và không phải tax shelter, có thể bỏ qua việc giữ hàng tồn kho chính thức, nhưng vẫn phải dùng phương pháp phản ánh rõ thu nhập (Publication 334, chapter 2; 26 CFR 1.471-1(b)). Giới hạn được điều chỉnh theo chỉ số mỗi năm, nên các ấn phẩm của IRS in cho năm trước hiện con số nhỏ hơn (IRB 2025-45). Cách tính doanh thu được trình bày trong hàng tồn kho hay vật tư.

Chỉ phương pháp cuối cùng mới cho phép khấu trừ cước vận chuyển và thuế nhập khẩu khi được trả hoặc phát sinh, và chỉ khi sổ sách ghi chúng thành chi phí. Phương pháp này áp dụng theo từng chi phí: sổ sách có thể giữ giá trên hóa đơn trong hàng tồn kho mà vẫn ghi cước vận chuyển thành chi phí. Nhưng sổ sách dùng kiểm kê hàng để phân bổ chi phí, hoặc báo cáo cho bên cho vay hay cổ đông một con số hàng tồn kho rút ra từ đó, có thể bị hiểu là đã vốn hóa các chi phí này, và khi đó tờ khai phải theo (26 CFR 1.471-1(b)(6)(i) và (iii)). Xem hàng tồn kho hay vật tư để chọn. Việc chuyển từ phương pháp này sang phương pháp khác nhìn chung cần Form 3115, biểu mẫu của IRS để thay đổi phương pháp kế toán (Publication 334).

Khi nào giá vốn nhập kho cần đến chuyên gia?

Khi cước vận chuyển, thuế nhập khẩu hoặc thuế đã bị ghi thành chi phí trong các năm trước, khi doanh thu vượt giới hạn doanh nghiệp nhỏ, hoặc khi một hóa đơn bao nhiều đơn hàng.

• Cước vận chuyển, thuế nhập khẩu hoặc thuế đã bị ghi thành chi phí trong các năm trước. Nếu cùng các chi phí đó đã bị ghi thành chi phí trên hai tờ khai đã nộp trở lên, cách xử lý đó thường là phương pháp kế toán của doanh nghiệp, và đưa chúng vào hàng tồn kho là một thay đổi phương pháp nộp trên Form 3115 kèm điều chỉnh bù trừ theo section 481(a). Thay đổi tự động đi cùng tờ khai của năm thay đổi, nộp đúng hạn kể cả thời gian gia hạn, và một bản có chữ ký gửi IRS National Office trước cùng ngày (Hướng dẫn Form 3115; Publication 334; 26 CFR 1.446-1(e)(2)(ii)(a)). Sai sót của riêng một năm nhìn chung được sửa theo cách khác, nên số tờ khai là điều quan trọng; xem sửa hàng tồn kho bị thiếu trên các tờ khai trước. Nếu các tờ khai trước đã khấu trừ chi phí mà hàng tồn kho đầu kỳ của năm nay cũng bao gồm, cùng một chi phí bị khấu trừ hai lần.
• Doanh thu vượt giới hạn doanh nghiệp nhỏ. Các quy tắc vốn hóa cộng thêm chi phí mua hàng, xử lý hàng và lưu kho ngoài địa điểm, và việc phân bổ chúng cần có phương pháp (26 CFR 1.263A-3).
• Nhiều nhà cung cấp và giao từng đợt. Một hóa đơn cước, một khai báo thuế nhập khẩu hoặc một bản kê của đại lý hải quan có thể bao nhiều đơn hàng. Mỗi chi phí phải đi theo các đơn vị mà nó liên quan, không theo ngày của hóa đơn.
• Nhập khẩu từ công ty liên quan. Các chi phí được tính vào cả giá vốn hàng và trị giá hải quan không được cao hơn khi tính thuế so với khi khai hải quan (26 U.S.C. 1059A); xem hướng dẫn về hàng hóa và thiết bị nhập khẩu.
• Khoản tín dụng của nhà cung cấp và hoàn thuế nhập khẩu. Chiết khấu thương mại phải làm giảm giá vốn (Publication 538). Khoản hoàn thuế nhập khẩu làm giảm giá vốn của hàng còn lại. Với hàng đã bán, IRS chưa công bố hướng dẫn về hoàn thuế quan, nhưng ruling của IRS về các khoản thanh toán cho hàng tồn kho (floor stocks) coi khoản thanh toán gắn với hàng có giá vốn đã nằm trong giá vốn hàng bán là thu nhập theo quy tắc lợi ích thuế (tax benefit rule) (Rev. Rul. 2001-8), và phần giá vốn trước đó không mang lại lợi ích thuế thì được loại trừ (26 U.S.C. 111). CBP giải thích cách người nhập khẩu yêu cầu hoàn thuế IEEPA; hướng dẫn về hàng hóa và thiết bị nhập khẩu nêu cách ghi sổ khoản hoàn thuế quan.

Ví dụ

Mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ và mang tính minh họa.

Lô hàng nhập khẩu 2.000 đơn vị

Một người bán giữ hàng tồn kho chính thức nhập khẩu 2.000 đơn vị để bán lại.

Đến cuối năm đã bán được 1.500 đơn vị. COGS là 1.500 × $11,70 = $17.550, và 500 đơn vị còn trong kho mang $5.850 vào hàng tồn kho cuối kỳ.

Nếu một doanh nghiệp giữ hàng tồn kho chính thức đã ghi $3.400 cước vận chuyển, thuế nhập khẩu và phí đại lý hải quan thành chi phí và chỉ giữ hóa đơn $20.000 trong hàng tồn kho, COGS sẽ là $15.000 cộng khoản chi phí $3.400, tức khoản khấu trừ $18.400, và hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là $5.000. Khoản khấu trừ năm nay cao hơn $850; chênh lệch này đảo ngược khi 500 đơn vị được bán.

Thuế bán hàng trên hàng hóa

Một nhà bán lẻ mua $10.000 hàng và trả $800 thuế bán hàng vì không đưa cho người bán giấy chứng nhận bán lại. Giá vốn của hàng là $10.800, không phải $10.000. Nếu bán được 60%, COGS là $6.480 và $4.320 còn lại trong hàng tồn kho cuối kỳ. Khoản $800 không được khấu trừ riêng như một khoản thuế.

Một hóa đơn cước, hai sản phẩm

Một hóa đơn cước $2.000 bao gồm sản phẩm A (1.000 đơn vị, hóa đơn $30.000) và sản phẩm B (500 đơn vị, hóa đơn $10.000). Phân bổ theo giá trị hóa đơn, A nhận $1.500 ($1,50 mỗi đơn vị) và B nhận $500 ($1,00 mỗi đơn vị), nên giá vốn nhập kho là $31,50 và $21,00 mỗi đơn vị. Nếu hãng vận chuyển tính phí theo trọng lượng và B cồng kềnh, trọng lượng có thể là cơ sở hợp lý hơn.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn nhập khẩu hoặc mua số lượng lớn, cước vận chuyển, thuế nhập khẩu hoặc thuế bán hàng đã bị ghi thành chi phí nhiều năm, hoặc biên lợi nhuận trên tờ khai trông quá đẹp: giá vốn từng sản phẩm, cách phân bổ, giá trị hàng tồn kho cuối năm và mọi điều chỉnh cho các tờ khai trước đều tùy vào hồ sơ có thể cần dựng lại. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán. Nếu các tờ khai trước không khai hàng tồn kho nào, xem sửa hàng tồn kho bị thiếu trên các tờ khai trước.
• Bạn đã trả thuế nhập khẩu trên hàng hóa và mong đợi được hoàn: khoản hoàn liên quan đến đơn vị nào, và thuộc năm nào, tùy vào hồ sơ khai báo hải quan của bạn. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Doanh thu của bạn vượt giới hạn doanh nghiệp nhỏ, hoặc hàng đến từ nhiều nhà cung cấp giao từng đợt: các quy tắc vốn hóa và việc phân bổ giá vốn cần một phương pháp được đặt ra một lần và dùng mỗi năm. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn nhập khẩu thiết bị để giữ lại, hoặc mua từ một công ty liên quan ở nước ngoài: xem thuế quan và thuế nhập khẩu trên thiết bị nhập khẩu.
• Bạn là công ty Canada giao hàng đã nộp thuế cho khách hàng tại Hoa Kỳ: xem thuế quan và thuế nhập khẩu khi giao hàng cho khách hàng tại Hoa Kỳ.
• Hàng của bạn nằm ở trung tâm xử lý đơn hàng của một sàn thương mại: xem phí xử lý đơn hàng và hàng tồn kho.
• Nhà cung cấp tính thuế bán hàng trên hàng mà bạn có thể đã mua để bán lại: xem giấy chứng nhận bán lại và hoàn thuế bán hàng.
• Bạn tự làm ra thứ mình bán: xem giá vốn hàng bán cho sản phẩm thủ công.
• Bạn đang chọn giữa ghi hàng hóa thành chi phí và giữ hàng tồn kho, hoặc đang điền kết quả vào Schedule C: xem hàng tồn kho hay vật tư và giá vốn hàng bán trên Schedule C.
• Doanh nghiệp của bạn nộp thuế tại Canada, hoặc bạn mua hàng bằng đô la Hoa Kỳ cho một doanh nghiệp Canada: xem giá vốn hàng bán và hàng tồn kho của chủ doanh nghiệp một chủ và giá vốn hàng tồn kho bằng đô la Hoa Kỳ trong sổ sách Canada.