Frete, tarifas e imposto sobre vendas no CMV: custo do estoque

Incluo frete, tarifa e imposto sobre vendas no custo do meu estoque?

Sim, para as mercadorias que você compra para revender. O custo do estoque comprado é o preço da fatura menos descontos comerciais, mais “transporte ou outros encargos necessários incorridos para obter a posse das mercadorias” (26 CFR 1.471-3(b)). Quem faz a escrituração chama esse total de custo total de aquisição (landed cost). O custo total de aquisição de cada item chega ao custo das mercadorias vendidas (CMV) quando o item é vendido, e os itens ainda em mãos levam o seu para o estoque final.

Para um negócio que mantém um inventário formal, lançar um custo do estoque como despesa comum adianta sua dedução para um ano anterior ao da venda das mercadorias. Isso faz o lucro bruto parecer maior do que é e deixa o estoque em mãos valendo menos do que custou. Uma pequena empresa pode usar outro método permitido, tratado abaixo.

O caso deixa de ser simples quando:

• frete, tarifa ou imposto sobre vendas do estoque foram lançados como despesa em anos anteriores;
• o estoque chega de vários fornecedores ou em remessas parciais;
• um despachante aduaneiro paga a tarifa por você;
• há mercadorias em trânsito ou não vendidas no fim do ano;
• a receita bruta está perto ou acima do limite de pequena empresa, ou você não tem certeza de que lado está.

Se declarações anteriores lançaram esses custos como despesa, ou se a margem bruta parece maior do que deveria, a correção pode ir além deste ano. A última seção diz quando buscar ajuda com a escrituração contábil.

Reúna as faturas dos fornecedores e as condições de envio, as contas de frete e de despachante, a documentação aduaneira que mostra a tarifa, os recibos do imposto sobre vendas pago, as unidades recebidas e vendidas, a contagem das unidades em mãos e em trânsito no fim do ano e o estoque final do ano passado.

Incluo os custos de frete no CMV?

O frete de entrada, sim. O frete até os seus clientes, não.

A Publication 334 diz que frete de entrada (freight-in), entrega expressa de entrada e carreto de entrada das mercadorias que você compra para vender fazem parte do custo das mercadorias vendidas (capítulo 6). Isso abrange o frete que o fornecedor acrescenta à fatura e o frete que você paga diretamente a uma transportadora. A Publication 334 o lista na Parte III, linha 39, “Outros custos”; o guia do custo das mercadorias vendidas no Schedule C percorre as linhas. Uma sociedade de pessoas ou corporação lança o mesmo custo no Form 1125-A, linha 5.

A entrega a um cliente é um custo de realizar a venda, não de adquirir as mercadorias. Os regulamentos de capitalização listam os custos de distribuição entre os que não são somados ao inventário (26 CFR 1.263A-1(e)(3)(iii)(A)). É uma despesa de venda, deduzida como despesa operacional. A exceção é a entrega a uma pessoa relacionada: para um negócio sujeito às regras de capitalização (acima do limite de pequena empresa, abaixo), esse custo de transporte entra no custo das mercadorias vendidas (26 CFR 1.263A-3(c)(4)(vi)(A)).

Tarifas de importação e honorários de despachante aduaneiro entram no custo do estoque?

Sim, para as mercadorias que você importa para revender. O regulamento de custos não cita a tarifa. Ele abrange outros encargos necessários para obter a posse das mercadorias, e tarifa, taxas aduaneiras e a taxa de desembaraço do despachante são o que um importador paga para tomar posse (26 CFR 1.471-3(b); Publication 538).

• Você paga a tarifa ou uma conta de despachante: some-a ao custo das mercadorias daquela remessa.
• O fornecedor envia com a tarifa paga e cobra um único preço: a tarifa já está dentro do preço. Se a fatura mostra a tarifa em uma linha própria, ela faz parte do custo como qualquer outra linha.

Guarde a documentação aduaneira que mostra a tarifa de cada produto, para lançá-la no item certo.

Tarifas sobre equipamentos que você mantém e usa seguem outra regra: veja tarifas sobre equipamentos importados. O caso de uma corporação canadense que envia com a tarifa paga a clientes nos EUA está em tarifas ao enviar para clientes nos EUA.

E as embalagens e os recipientes?

A embalagem vendida com o produto, que o comprador fica, faz parte do custo dele. A embalagem usada só para enviar um pedido não faz.

O regulamento considera estoque os materiais que passam a fazer parte do que é vendido, incluindo recipientes como garrafas e estojos quando a propriedade passa ao comprador junto com o conteúdo. A Publication 538 deixa de fora os materiais que não passam a fazer parte do item à venda. Quando deduzir materiais de envio comprados em grande quantidade está em estoque ou materiais.

Preciso incluir o imposto sobre vendas no custo deste estoque?

Sim, se você o pagou. A Publication 334 diz que o imposto sobre vendas das mercadorias compradas para revenda faz parte do custo delas (capítulo 8). As instruções do Schedule C dizem para não deduzir como imposto o imposto sobre vendas das compras do negócio e para tratá-lo como parte do custo do bem. O imposto se soma ao preço da fatura e chega ao CMV junto com as mercadorias.

Mantenha dois impostos separados:

• Imposto que você pagou a um fornecedor no estoque: faz parte do custo do estoque.
• Imposto cobrado do comprador que você recolhe e repassa ao estado: não é renda nem despesa, exceto a parte que o estado deixa você ficar, que é renda (Publication 334, capítulos 5 e 8; instruções do Schedule C).

Se um estado tributa o estoque comprado para revenda, e como o comprador documenta que é para revenda, são regras estaduais. Para usar um certificado de revenda ou recuperar um imposto cobrado por engano por um fornecedor, veja certificados de revenda e restituições de imposto sobre vendas.

O que mais fica fora do custo total de aquisição?

A entrega a clientes sem relação com você e os demais custos de venda ficam de fora para todos. Armazenagem fora do local, compras e manuseio ficam de fora para uma pequena empresa.

• Publicidade, marketing, outros custos de venda e entrega a clientes sem relação com você não são somados ao inventário (26 CFR 1.263A-1(e)(3)(iii)(A)).
• Custos de armazenagem fora do local, de compras e de manuseio (como a reembalagem) não precisam entrar no custo do estoque de um contribuinte cuja receita bruta média anual dos três anos anteriores não passe de $32.000.000 e que não seja um abrigo fiscal (tax shelter) (26 U.S.C. 263A(i); 26 CFR 1.263A-1(j)). Acima do limite, um revendedor geralmente deve somar parte deles ao estoque, com exceções para armazenagem no local e para o manuseio em uma loja de varejo de mercadorias vendidas ali (26 CFR 1.263A-3(c)).

Como registro os custos de frete das compras de estoque e os rateio entre os itens?

Se você mantém o estoque na escrituração, lance cada custo no estoque a que pertence: diretamente quando a conta cita o item, por um rateio constante quando uma única conta cobre vários.

1. Registre cada fatura de fornecedor por item e quantidade.
2. Lance as contas de frete, tarifa, despachante e imposto sobre vendas no estoque a que se referem, não em uma conta de despesa. Uma conta transitória serve até você ratear.
3. Lance um custo diretamente em um item quando a conta o cita, como a tarifa de um único produto.
4. Rateie um custo compartilhado, como uma conta de frete para vários produtos, por uma única base.
5. Divida o custo total de cada item pelas unidades recebidas. Esse é o custo total de aquisição por unidade.
6. Quando as unidades são vendidas, passe o custo total de aquisição delas para o CMV.

Os lançamentos:

Bases para ratear uma conta compartilhada:

As regras não indicam fórmula para ratear uma conta compartilhada. Para o estoque que uma pequena empresa trata como materiais e suprimentos não acessórios (non-incidental), o regulamento permite “identificação específica ou qualquer outro método razoável” (26 CFR 1.471-1(b)(4)(iii)), e a Publication 538 exige um método de inventário que reflita com clareza a renda e seja usado do mesmo modo todo ano. Escolha a base que corresponde ao que gerou a cobrança, escreva-a e mantenha-a.

Para dizer quais unidades foram vendidas, use a identificação específica quando for possível ligar custos a itens; caso contrário, vale uma suposição de fluxo, como primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) (Publication 538).

O que acontece com o frete e a tarifa do estoque que não vendi até o fim do ano?

O frete e a tarifa do estoque não vendido ficam no estoque final e chegam ao CMV no ano em que as unidades são vendidas.

O CMV é o estoque inicial mais as compras e outros custos, menos o estoque final (Publication 334, capítulo 6). O inventário avaliado pelo custo usa o preço da fatura mais transporte e outros encargos para adquirir as mercadorias (Publication 538), então cada unidade não vendida é contada pelo seu custo total de aquisição. Contá-la só pelo preço da fatura superestima o CMV do ano. O estoque inicial do ano seguinte é o valor final deste ano, então esses custos saem quando as unidades são vendidas. Uma pequena empresa que dispensa um inventário formal tem outro momento de dedução, tratado a seguir.

Duas armadilhas do fim do ano:

• Estoque em trânsito. Um negócio que mantém um inventário formal inclui as mercadorias compradas quando a propriedade (title) passa para ele, mesmo que elas ainda não tenham chegado (26 CFR 1.471-1(a)). O frete e a tarifa dessas mercadorias vão com elas. Guarde as condições de envio do fornecedor para mostrar quando a propriedade passou.
• Contas atrasadas. Uma conta de frete ou de despachante que chega depois do fim do ano pode pertencer a mercadorias já recebidas. Reúna-as antes de fechar o ano.

Uma pequena empresa pode simplesmente lançar o frete e a tarifa como despesa?

Só por um método permitido. Um contribuinte de pequena empresa, com receita bruta média anual dos três anos anteriores de no máximo $32.000.000 e que não seja um abrigo fiscal (tax shelter), pode dispensar um inventário formal, mas ainda deve usar um método que reflita com clareza a renda (Publication 334, capítulo 2; 26 CFR 1.471-1(b)). O limite é reajustado todo ano, então as publicações do IRS impressas para um ano anterior mostram um valor menor (IRB 2025-45). Como a receita é contada está em estoque ou materiais.

Só o último método pode permitir deduzir o frete e a tarifa quando pagos ou incorridos, e só se a escrituração os lançar como despesa. Ele funciona custo a custo: a escrituração pode manter o custo da fatura no estoque e ainda lançar o frete como despesa. Mas uma escrituração que usa uma contagem de estoque para alocar custos, ou que informa a um banco ou a acionistas um valor de estoque tirado dela, pode ser entendida como capitalizadora desses custos, e a declaração então deve acompanhá-la (26 CFR 1.471-1(b)(6)(i) e (iii)). Veja estoque ou materiais para escolher. Mudar de um método para outro geralmente exige o Form 3115, o formulário do IRS para uma mudança de método contábil (Publication 334).

Quando o custo total de aquisição exige um profissional?

Quando frete, tarifa ou imposto foram lançados como despesa em anos anteriores, quando a receita passa do limite de pequena empresa ou quando uma única conta cobre muitos pedidos.

• Frete, tarifa ou imposto foram lançados como despesa em anos anteriores. Se os mesmos custos foram lançados como despesa em duas ou mais declarações entregues, esse tratamento geralmente é o método contábil do negócio, e passá-los para o estoque é uma mudança de método pedida no Form 3115 com um ajuste de compensação da seção 481(a). Uma mudança automática vai com a declaração do ano da mudança, entregue no prazo, prorrogações incluídas, e uma cópia assinada vai para o National Office do IRS até a mesma data (instruções do Form 3115; Publication 334; 26 CFR 1.446-1(e)(2)(ii)(a)). O deslize de um único ano geralmente é corrigido de outra forma, então o número de declarações importa; veja como corrigir estoque ausente de declarações anteriores. Se declarações anteriores deduziram custos que o estoque inicial deste ano também inclui, o mesmo custo é deduzido duas vezes.
• Receita acima do limite de pequena empresa. As regras de capitalização somam custos de compras, de manuseio e de armazenagem fora do local, e alocá-los exige um método (26 CFR 1.263A-3).
• Muitos fornecedores e remessas parciais. Uma conta de frete, um registro de tarifa ou um extrato de despachante pode cobrir vários pedidos. Cada custo deve acompanhar as unidades a que se refere, não a data da conta.
• Importações de uma empresa relacionada. Custos contados tanto no custo do estoque quanto no valor aduaneiro não podem ser maiores para fins de imposto do que para fins aduaneiros (26 U.S.C. 1059A); veja o guia de mercadorias e equipamentos importados.
• Créditos de fornecedores e restituições de tarifas. Descontos comerciais devem reduzir o custo (Publication 538). Uma restituição de tarifa reduz o custo das mercadorias ainda em mãos. Para mercadorias já vendidas, o IRS não publicou orientação sobre restituições de tarifas, mas seu parecer sobre pagamentos de estoques existentes (floor stocks) trata pagamentos ligados a mercadorias cujo custo já estava no custo das mercadorias vendidas como renda, pela regra do benefício fiscal (Rev. Rul. 2001-8), e a parte do custo anterior que não deu benefício fiscal fica excluída (26 U.S.C. 111). A CBP explica como os importadores pedem as restituições de tarifas da IEEPA; o guia de mercadorias e equipamentos importados trata de como registrar uma restituição de tarifa.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos.

Uma importação de 2.000 unidades

Um vendedor que mantém um inventário formal importa 2.000 unidades para revender.

No fim do ano, 1.500 unidades foram vendidas. O CMV é 1.500 × US$11,70 = US$17.550, e as 500 unidades em mãos levam US$5.850 para o estoque final.

Se um negócio que mantém um inventário formal tivesse lançado como despesa os US$3.400 de frete, tarifa e honorários de despachante e mantido no estoque só a fatura de US$20.000, o CMV seria de US$15.000 mais a despesa de US$3.400, uma dedução de US$18.400, e o estoque final seria de US$5.000. A dedução deste ano fica US$850 alta demais; a diferença se reverte quando as 500 unidades forem vendidas.

Imposto sobre vendas no estoque

Um varejista compra US$10.000 de estoque e paga US$800 de imposto sobre vendas porque não deu ao vendedor um certificado de revenda. O custo do estoque é US$10.800, não US$10.000. Se 60% dele for vendido, o CMV é US$6.480 e US$4.320 ficam no estoque final. Os US$800 não são deduzidos à parte como imposto.

Uma conta de frete, dois produtos

Uma conta de frete de US$2.000 cobre o produto A (1.000 unidades, US$30.000 em faturas) e o produto B (500 unidades, US$10.000 em faturas). Rateado pelo valor da fatura, A fica com US$1.500 (US$1,50 por unidade) e B com US$500 (US$1,00 por unidade), então os custos totais de aquisição são US$31,50 e US$21,00 por unidade. Se a transportadora cobrou por peso e B é volumoso, o peso pode ser a base mais razoável.

E no seu caso?

• Você importa ou compra em grande quantidade, frete, tarifa ou imposto sobre vendas foram lançados como despesa por anos, ou a margem de uma declaração parece boa demais: o custo de cada produto, o método de rateio, o valor do estoque no fim do ano e qualquer correção de declarações anteriores dependem de registros que talvez precisem ser reconstruídos. Procure ajuda com a escrituração contábil. Se declarações anteriores não mostraram nenhum inventário, veja como corrigir estoque ausente de declarações anteriores.
• Você pagou tarifa no estoque e espera uma restituição: a que unidades a restituição se refere, e o ano a que ela pertence, dependem dos seus registros de entrada. Procure ajuda com a escrituração contábil.
• Sua receita bruta está acima do limite de pequena empresa, ou o estoque vem de muitos fornecedores em remessas parciais: as regras de capitalização e o rateio do custo exigem um método definido uma vez e usado todo ano. Procure ajuda com a escrituração contábil.
• Você importa equipamentos que mantém, ou compra de uma empresa relacionada no exterior: veja tarifas sobre equipamentos importados.
• Você é uma corporação canadense que envia com a tarifa paga a clientes nos EUA: veja tarifas ao enviar para clientes nos EUA.
• Seu estoque fica em um centro de distribuição de um marketplace: veja taxas de distribuição e estoque.
• Um fornecedor cobrou imposto sobre vendas de um estoque que você poderia ter comprado para revenda: veja certificados de revenda e restituições de imposto sobre vendas.
• Você fabrica o que vende: veja custo das mercadorias vendidas de produtos artesanais.
• Você está escolhendo entre lançar o estoque como despesa e mantê-lo como inventário, ou lançando o resultado no Schedule C: veja estoque ou materiais e custo das mercadorias vendidas no Schedule C.
• Seu negócio declara no Canadá, ou você compra estoque em dólares americanos para um negócio canadense: veja custo das mercadorias vendidas e estoque de um empresário individual e custo de estoque em dólares americanos na escrituração canadense.