Flete, aranceles e impuesto sobre las ventas en el COGS

¿Incluyo el envío, los aranceles y el impuesto sobre las ventas en el costo de mi inventario?

Sí, en los bienes que compra para revender. El costo de la mercancía comprada es el precio de la factura menos los descuentos comerciales, más «transporte u otros cargos necesarios incurridos para obtener la posesión de los bienes» (26 CFR 1.471-3(b)). Los responsables contables llaman costo de llegada (landed cost) a ese total. El costo de llegada de cada artículo llega al costo de los bienes vendidos (COGS) cuando el artículo se vende, y los artículos que aún están en existencia llevan el suyo al inventario final.

En un negocio que lleva un inventario formal, registrar un costo de la mercancía como gasto ordinario adelanta su deducción a un año anterior a aquel en que se venden los bienes. Hace que la utilidad bruta parezca mayor de lo que es y deja la mercancía en existencia valuada en menos de lo que costó. Un negocio pequeño puede usar otro método permitido, que se explica más abajo.

Un caso no es sencillo cuando:

• el flete, los aranceles o el impuesto sobre las ventas del inventario se registraron como gasto en años anteriores;
• la mercancía llega de varios proveedores o en envíos parciales;
• un agente de aduanas paga el arancel por usted;
• hay bienes en tránsito o sin vender al cierre del año;
• los ingresos brutos están cerca del límite de pequeño negocio o lo superan, o no está seguro de en qué lado se encuentra.

Si las declaraciones anteriores registraron estos costos como gasto, o el margen bruto se ve más alto de lo que debería, la corrección puede alcanzar más allá de este año. La última sección indica cuándo conviene obtener ayuda con la contabilidad.

Reúna las facturas de los proveedores y las condiciones de envío, las facturas de flete y de agentes de aduanas, los documentos de aduana que muestran el arancel, los recibos que muestran el impuesto sobre las ventas pagado, las unidades recibidas y vendidas, un conteo de las unidades en existencia y en tránsito al cierre del año, y el inventario final del año pasado.

¿Incluyo los costos de envío en el COGS?

El envío de entrada, sí. El envío a sus clientes, no.

La Publication 334 dice que el flete de entrada, el envío exprés de entrada y el acarreo de entrada de la mercancía que compra para vender forman parte del costo de los bienes vendidos (capítulo 6). Eso abarca el flete que el proveedor agrega a la factura y el flete que usted paga directamente a un transportista. La Publication 334 lo ubica en la Part III, línea 39, «Otros costos»; la guía del costo de los bienes vendidos en el Schedule C recorre las líneas. Una sociedad de personas o una corporación anota el mismo costo en el Form 1125-A, línea 5.

La entrega a un cliente es un costo de realizar la venta, no de adquirir los bienes. El reglamento de capitalización incluye los costos de distribución entre los que no se suman al inventario (26 CFR 1.263A-1(e)(3)(iii)(A)). Es un gasto de venta, que se deduce como gasto operativo. La excepción es la entrega a una persona relacionada: en un negocio sujeto a las reglas de capitalización (por encima del límite de pequeño negocio, más adelante), ese costo de transporte se suma al costo de los bienes vendidos (26 CFR 1.263A-3(c)(4)(vi)(A)).

¿Los aranceles de importación, las tarifas y los honorarios del agente de aduanas van en el costo del inventario?

Sí, en los bienes que importa para revender. El reglamento del costo no menciona el arancel. Abarca otros cargos necesarios para obtener la posesión de los bienes, y el arancel, las tarifas de aduana y los honorarios de despacho del agente de aduanas son lo que paga un importador para tomar posesión (26 CFR 1.471-3(b); Publication 538).

• Usted paga el arancel o una factura del agente de aduanas: súmelo al costo de los bienes de ese envío.
• El proveedor envía con el arancel pagado y factura un solo precio: el arancel ya está dentro del precio. Si la factura muestra el arancel en una línea aparte, forma parte del costo como cualquier otra línea.

Conserve los documentos de aduana que muestran el arancel de cada producto para poder cargarlo al artículo correcto.

Los aranceles sobre equipo que usted conserva y usa siguen otra regla: vea aranceles y derechos sobre equipo importado. El caso de una corporación canadiense que envía con aranceles pagados a clientes de EE. UU. se explica en aranceles y derechos al enviar a clientes de EE. UU..

¿Y el empaque y los envases?

El empaque que se vende con el producto, y que el comprador conserva, forma parte de su costo. El empaque que solo se usa para enviar un pedido, no.

El reglamento cuenta como mercancía los suministros que pasan a formar parte de lo que se vende, incluidos envases como botellas y estuches cuando la propiedad pasa al comprador junto con el contenido. La Publication 538 deja fuera los suministros que no pasan a formar parte del artículo que se vende. Cuándo deducir los suministros de envío comprados al por mayor se explica en inventario o suministros.

¿Debo incluir el impuesto sobre las ventas en el costo de este inventario?

Sí, si lo pagó. La Publication 334 dice que el impuesto sobre las ventas de la mercancía comprada para reventa forma parte del costo de la mercancía (capítulo 8). Las instrucciones del Schedule C indican no deducir como impuesto el impuesto sobre las ventas de las compras del negocio y tratarlo como parte del costo del bien. El impuesto se suma al precio de la factura y llega al COGS junto con los bienes.

Mantenga separados dos impuestos:

• Impuesto que usted pagó a un proveedor por la mercancía: forma parte del costo de la mercancía.
• Impuesto que recae sobre el comprador y que usted cobra y entrega al estado: no es ingreso ni gasto, salvo la parte que el estado le deja conservar, que sí es ingreso (Publication 334, capítulos 5 y 8; instrucciones del Schedule C).

Si un estado grava la mercancía comprada para reventa, y cómo documenta el comprador que es para reventa, son reglas estatales. Para usar un certificado de reventa o recuperar el impuesto que un proveedor cobró por error, vea certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.

¿Qué más queda fuera del costo de llegada?

La entrega a clientes no relacionados y otros costos de venta quedan fuera para todos. El almacenamiento fuera del sitio y los costos de compras y manejo quedan fuera para un negocio pequeño.

• La publicidad, el marketing, otros costos de venta y la entrega a clientes no relacionados no se suman al inventario (26 CFR 1.263A-1(e)(3)(iii)(A)).
• Los costos de almacenamiento fuera del sitio, de compras y de manejo (como el reempaque) no se exigen en el costo de la mercancía para un contribuyente cuyos ingresos brutos anuales promedio de los tres años anteriores no superan $32,000,000 y que no es un refugio fiscal (26 U.S.C. 263A(i); 26 CFR 1.263A-1(j)). Por encima del límite, un revendedor en general debe sumar una parte de ellos a la mercancía, con excepciones para el almacenamiento en el mismo sitio y para el manejo en una tienda minorista de los bienes que se venden allí (26 CFR 1.263A-3(c)).

¿Cómo registro los costos de envío de las compras de inventario y los reparto entre los artículos?

Si lleva la mercancía en sus libros, cargue cada costo a la mercancía a la que pertenece: de forma directa cuando la factura nombra el artículo, con un reparto uniforme cuando una factura cubre varios.

1. Registre cada factura de proveedor por artículo y cantidad.
2. Asiente las facturas de flete, aranceles, agente de aduanas e impuesto sobre las ventas en la mercancía con la que se relacionan, no en una cuenta de gastos. Una cuenta de retención sirve hasta que las asigne.
3. Cargue un costo directamente a un artículo cuando la factura lo nombra, como el arancel de un solo producto.
4. Reparta un costo compartido, como una factura de flete para varios productos, con una sola base.
5. Divida el costo total de cada artículo entre las unidades recibidas. Ese es su costo de llegada por unidad.
6. Cuando se venden las unidades, pase su costo de llegada al COGS.

Los asientos:

Bases para repartir una factura compartida:

Las reglas no indican ninguna fórmula para repartir una factura compartida. Para la mercancía que un negocio pequeño trata como materiales y suministros no incidentales, el reglamento permite la «identificación específica o cualquier otro método razonable» (26 CFR 1.471-1(b)(4)(iii)), y la Publication 538 exige un método de inventario que refleje con claridad el ingreso y se use de la misma manera todos los años. Elija la base que corresponda a lo que originó el cargo, anótela y manténgala.

Para decir qué unidades se vendieron, use la identificación específica cuando pueda relacionar los costos con los artículos; de lo contrario, se aplica un supuesto de flujo como primero en entrar, primero en salir (Publication 538).

¿Qué pasa con el flete y los aranceles de la mercancía que no he vendido al cierre del año?

El flete y los aranceles de la mercancía sin vender se quedan en el inventario final y llegan al COGS en el año en que se venden las unidades.

El COGS es el inventario inicial más las compras y otros costos, menos el inventario final (Publication 334, capítulo 6). El inventario valuado al costo usa el precio de la factura más el transporte y otros cargos para adquirir los bienes (Publication 538), de modo que cada unidad sin vender se cuenta a su costo de llegada. Contarla solo al precio de la factura sobrestima el COGS del año. El inventario inicial del año siguiente es la cifra final de este año, por lo que esos costos salen cuando se venden las unidades. Un negocio pequeño que omite un inventario formal tiene otro calendario, que se explica a continuación.

Dos trampas del cierre del año:

• Mercancía en tránsito. Un negocio que lleva un inventario formal incluye los bienes comprados una vez que la propiedad (title) pasó a él, aunque todavía no hayan llegado (26 CFR 1.471-1(a)). El flete y los aranceles de esos bienes los acompañan. Conserve las condiciones de envío del proveedor para demostrar cuándo pasó la propiedad.
• Facturas tardías. Una factura de flete o de agente de aduanas que llega después del cierre del año puede corresponder a bienes ya recibidos. Reúnalas antes de cerrar el año.

¿Puede un negocio pequeño registrar el flete y los aranceles directamente como gasto?

Solo con un método permitido. Un contribuyente de pequeño negocio, con ingresos brutos anuales promedio de no más de $32,000,000 en los tres años anteriores y que no sea un refugio fiscal, puede omitir un inventario formal, pero debe usar igualmente un método que refleje con claridad el ingreso (Publication 334, capítulo 2; 26 CFR 1.471-1(b)). El límite se ajusta cada año, así que las publicaciones del IRS impresas para un año anterior muestran una cifra menor (IRB 2025-45). Cómo se cuentan los ingresos se explica en inventario o suministros.

Solo el último método puede permitir deducir el flete y los aranceles cuando se pagan o se incurren, y solo si los libros los registran como gasto. Funciona costo por costo: los libros pueden mantener el costo de la factura en la mercancía y aun así registrar el flete como gasto. Pero los libros que usan un conteo de la mercancía para asignar el costo, o que informan a un prestamista o a los accionistas una cifra de mercancía tomada de él, pueden interpretarse como capitalización de esos costos, y la declaración debe entonces seguir ese tratamiento (26 CFR 1.471-1(b)(6)(i) y (iii)). Para elegir, vea inventario o suministros. Pasar de un método a otro en general requiere el Form 3115, el formulario del IRS para un cambio de método contable (Publication 334).

¿Cuándo necesita un profesional el costo de llegada?

Cuando el flete, los aranceles o el impuesto se registraron como gasto en años anteriores, cuando los ingresos pasan el límite de pequeño negocio o cuando una factura cubre muchos pedidos.

• El flete, los aranceles o el impuesto se registraron como gasto en años anteriores. Si los mismos costos se registraron como gasto en dos o más declaraciones presentadas, ese tratamiento suele ser el método contable del negocio, y pasarlos a la mercancía es un cambio de método que se presenta en el Form 3115 con un ajuste de recuperación de la sección 481(a). Un cambio automático va con la declaración del año del cambio, presentada a tiempo incluidas las prórrogas, y una copia firmada va a la oficina nacional del IRS (National Office) a más tardar en esa misma fecha (instrucciones del Form 3115; Publication 334; 26 CFR 1.446-1(e)(2)(ii)(a)). El error de un solo año en general se corrige de otra forma, por lo que importa el número de declaraciones; vea cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores. Si las declaraciones anteriores dedujeron costos que el inventario inicial de este año también incluye, el mismo costo se deduce dos veces.
• Los ingresos superan el límite de pequeño negocio. Las reglas de capitalización suman los costos de compras, manejo y almacenamiento fuera del sitio, y asignarlos requiere un método (26 CFR 1.263A-3).
• Muchos proveedores y envíos parciales. Una factura de flete, una declaración de importación o un estado de cuenta del agente de aduanas puede cubrir varios pedidos. Cada costo debe seguir a las unidades con las que se relaciona, no a la fecha de la factura.
• Importaciones de una empresa relacionada. Los costos que se cuentan tanto en el costo de la mercancía como en su valor aduanero no pueden ser mayores para efectos fiscales que para la aduana (26 U.S.C. 1059A); vea la guía de bienes y equipo importados.
• Créditos de proveedores y reembolsos de aranceles. Los descuentos comerciales deben reducir el costo (Publication 538). Un reembolso de aranceles reduce el costo de los bienes que aún están en existencia. Para los bienes ya vendidos, el IRS no ha publicado orientación sobre reembolsos de aranceles, pero su resolución sobre pagos de existencias en piso (floor stocks) trata como ingreso, según la regla del beneficio fiscal, los pagos vinculados con bienes cuyo costo ya estaba en el costo de los bienes vendidos (Rev. Rul. 2001-8), y la parte del costo anterior que no dio ningún beneficio fiscal se excluye (26 U.S.C. 111). La CBP explica cómo reclaman los importadores los reembolsos de aranceles de la IEEPA; la guía de bienes y equipo importados explica cómo se registra un reembolso de aranceles.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas.

Una importación de 2,000 unidades

Un vendedor que lleva un inventario formal importa 2,000 unidades para revenderlas.

Al cierre del año se han vendido 1,500 unidades. El COGS es 1,500 × $11.70 = $17,550, y las 500 unidades en existencia llevan $5,850 al inventario final.

Si un negocio que lleva un inventario formal hubiera registrado como gasto los $3,400 de flete, aranceles y honorarios del agente de aduanas, y solo los $20,000 de la factura se mantuvieran en la mercancía, el COGS sería $15,000 más el gasto de $3,400, una deducción de $18,400, y el inventario final sería $5,000. La deducción de este año es $850 más alta de lo debido; la diferencia se revierte cuando se venden las 500 unidades.

Impuesto sobre las ventas de la mercancía

Un minorista compra $10,000 de mercancía y paga $800 de impuesto sobre las ventas porque no entregó al vendedor un certificado de reventa. El costo de la mercancía es $10,800, no $10,000. Si se vende 60%, el COGS es $6,480 y $4,320 quedan en el inventario final. Los $800 no se deducen por separado como impuesto.

Una factura de flete, dos productos

Una factura de flete de $2,000 cubre el producto A (1,000 unidades, $30,000 en facturas) y el producto B (500 unidades, $10,000 en facturas). Repartido por valor de la factura, A recibe $1,500 ($1.50 por unidad) y B recibe $500 ($1.00 por unidad), de modo que los costos de llegada son $31.50 y $21.00 por unidad. Si el transportista cobró por peso y B es voluminoso, el peso puede ser la base más razonable.

¿Es distinto en su caso?

• Importa o compra al por mayor, el flete, los aranceles o el impuesto sobre las ventas se registraron como gasto durante años, o el margen de una declaración se ve demasiado bueno: el costo de cada producto, el método de reparto, el valor de la mercancía al cierre del año y cualquier corrección de declaraciones anteriores dependen de registros que quizá haya que reconstruir. Obtenga ayuda con la contabilidad. Si las declaraciones anteriores no mostraron inventario alguno, vea cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores.
• Pagó aranceles por mercancía y espera un reembolso: qué unidades abarca el reembolso, y el año al que corresponde, dependen de sus registros de importación. Obtenga ayuda con la contabilidad.
• Sus ingresos brutos superan el límite de pequeño negocio, o la mercancía viene de muchos proveedores en envíos parciales: las reglas de capitalización y el reparto del costo necesitan un método definido una vez y usado todos los años. Obtenga ayuda con la contabilidad.
• Importa equipo que conserva, o compra a una empresa relacionada en el extranjero: vea aranceles y derechos sobre equipo importado.
• Es una corporación canadiense que envía con aranceles pagados a clientes de EE. UU.: vea aranceles y derechos al enviar a clientes de EE. UU..
• Su mercancía está en un centro de distribución de un marketplace: vea tarifas de distribución e inventario.
• Un proveedor cobró impuesto sobre las ventas por mercancía que usted pudo comprar para reventa: vea certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.
• Usted fabrica lo que vende: vea costo de los bienes vendidos de productos artesanales.
• Está eligiendo entre registrar la mercancía como gasto o mantener inventario, o anotando el resultado en el Schedule C: vea inventario o suministros y costo de los bienes vendidos en el Schedule C.
• Su negocio presenta en Canadá, o compra mercancía en dólares estadounidenses para un negocio canadiense: vea costo de los bienes vendidos e inventario de un propietario único y costo de inventario en dólares estadounidenses en libros canadienses.