Wareneinsatz (COGS) bei handgefertigten Produkten: Was zählt

Was zählt als Wareneinsatz, wenn ein Unternehmen herstellt, was es verkauft?

Der Wareneinsatz (Cost of Goods Sold, COGS) ist das, was die in diesem Jahr verkauften Stücke in der Herstellung gekostet haben. Bei förmlicher Bestandsführung werden unverkaufte Stücke bis zum Verkauf zu Kosten angesetzt, nie zum Verkaufspreis. Für selbst hergestellte Waren nennt die Verordnung Rohstoffe und Material, direkte Lohnkosten und die indirekten Produktionskosten, die zur Herstellung nötig sind; die Kosten des Verkaufs lässt sie außen vor (26 CFR 1.471-3). In Schedule C ist die Summe der Bestand zu Jahresbeginn plus die Produktionskosten des Jahres, abzüglich des Bestands am Jahresende (Part III).

Ein Kleinunternehmen (Small Business Taxpayer, Steuerpflichtiger unter der Umsatzgrenze) mit der Methode nur für Materialien hält nur Material im Wareneinsatz und zieht Löhne, Miete und Nebenkosten als normale Betriebsausgaben ab; die Abschnitte unten zeigen beide Wege.

Der Fall eines Herstellers ist nicht einfach, wenn:

• frühere Erklärungen unverkaufte Stücke nie erfasst haben oder Ihr Rohgewinn zu hoch oder zu niedrig wirkt;
• ein Helfer, ein zweiter Vertriebskanal oder der Großhandel hinzugekommen ist;
• die Produktionsfläche Teil Ihrer Wohnung ist oder mit anderen geteilt wird;
• das Unternehmen eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft ist, die die Zahl statt in Schedule C auf Form 1125-A ausweist;
• Einkaufsunterlagen fehlen.

Sammeln Sie die Materialeinkäufe nach Monaten mit Rechnungen, Lohnunterlagen für alle, die bei der Herstellung helfen, eine datierte Zählung zum Jahresende, bewertet zu Kosten, den Schlussbestand des Vorjahres, Miet- und Nebenkostenrechnungen für die Produktionsfläche und die Umsätze nach Vertriebskanal. Wo jede Zahl in Schedule C steht, zeigt der Ratgeber zum Wareneinsatz in Schedule C. Wenn einer der obigen Fälle auf Sie zutrifft, führt Sie der letzte Abschnitt zur Hilfe bei der Buchhaltung.

Zählen Rohstoffe und Verpackung, die mit dem Produkt geliefert wird?

Rohstoffe zählen, und Verpackung ebenfalls, wenn sie zu dem gehört, was der Kunde kauft. Publication 334 rechnet Behälter und Verpackungen, die ein fester Bestandteil des Produkts sind, zum Wareneinsatz; Verpackung, die nicht dazugehört, ist ein Versand- oder Vertriebsaufwand. Das Glas einer Kerze oder ein Beutel Kaffee, der im Regal verkauft wird, gehört meist zum Produkt; ein Versandumschlag, der nur dazu dient, eine Bestellung zu verschicken, ist ein Versandaufwand. Wo die Grenze verläuft, hängt von den Umständen ab.

Im Warenbestand umfasst die Verordnung Rohstoffe und Material, die körperlich Teil der Ware werden, sowie Behälter wie Flaschen und Kisten, wenn das Eigentum samt Inhalt auf den Käufer übergeht (26 CFR 1.471-1). Material, das nicht bei der Herstellung des Produkts verbraucht wird, ziehen Sie bei Verbrauch als Betriebsausgabe ab (Publication 334). Mehr zur Verpackung sowie zu Fracht, Zoll und Sales Tax auf zugekaufte Materialien finden Sie unter Einstandskosten im Wareneinsatz.

Zählt Ihre eigene Zeit als Lohn, und was ist mit einem Helfer, den Sie bezahlen?

Die eigene Arbeitszeit eines Einzelunternehmers zählt nicht. Der Lohn eines Helfers zählt, wenn der Helfer das Produkt herstellt und Sie eine förmliche Bestandsführung haben; bei der Methode nur für Materialien ist er stattdessen eine normale Betriebsausgabe. Schedule C Zeile 37 sagt, dass Beträge, die Sie an sich selbst zahlen, nicht einzubeziehen sind (Schedule C). Bei einer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft ist die Vergütung der Eigentümer eine eigene Frage für einen Fachmann (siehe den letzten Abschnitt); Löhne an einen Arbeitnehmer, der das Produkt herstellt, sind direkte Lohnkosten (26 CFR 1.471-11).

Publication 334 rechnet die Löhne von Arbeitnehmern ein, die ihre Zeit für das Produkt aufwenden, oder den bestimmbaren Teil ihrer Löhne, wenn sie nur teilweise daran arbeiten. Die Aktivierungsverordnung, die ein Kleinunternehmen nicht erfasst, zählt auch Vertragsarbeitnehmer und selbstständige Auftragnehmer zu den Lohnkosten, und sie wie die Verordnung zum Warenbestand von Herstellern rechnen Lohnsteuern auf die Vergütung dazu (26 CFR 1.263A-1; 26 CFR 1.471-11). Wie ein kleiner Hersteller die Vergütung eines Auftragnehmers behandelt, ist eine Einzelfallentscheidung.

Lohn für Arbeit, die nicht der Herstellung dient, etwa für den Betrieb eines Stands oder die Buchführung, ist ein Vertriebs- oder Verwaltungsaufwand (Publication 334). Ob ein Helfer Arbeitnehmer oder Auftragnehmer ist, ist eine getrennte Frage; siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein können.

Was ist mit Miete für Atelier oder Küche, Nebenkosten, Werkzeug und Anlagen?

Miete für Atelier oder Küche, Nebenkosten und Versicherung sind Gemeinkosten der Produktion, und wie sie in Ihre Erklärung gelangen, hängt von Ihrer Bestandsmethode ab. Publication 334 nennt Miete, Heizung, Licht, Strom, Versicherung, Abschreibung, Steuern und Instandhaltung als Gemeinkosten, die in den Wareneinsatz gehören, wenn sie unmittelbar und notwendig für die Produktion anfallen. Wenn die Fläche auch eine Verkaufstheke oder ein Büro enthält, gehört nur der Anteil der Produktion dazu.

• Förmliche Bestandsführung: Die Gemeinkosten der Produktion gehören zu den Kosten, ein Teil davon steckt also im Wert zum Jahresende, solange Stücke unverkauft sind (26 CFR 1.471-3).
• Methode nur für Materialien bei einem Kleinunternehmen: Nur direktes Material zählt zu den Bestandskosten. Löhne, Miete, Nebenkosten und Abschreibung ziehen Sie daher als normale Betriebsausgaben ab, statt sie im Bestand mitzuführen (26 CFR 1.471-1).

Fläche in Ihrer Wohnung. Bei förmlicher Bestandsführung ist der Produktionsanteil der Wohnkosten ein Bestandskostenanteil, der in Part III berechnet wird, und die Anleitung zu Form 8829 sagt, dass diese Fläche im Formular entfällt. Bei der Methode nur für Materialien ist es eine Frage der betrieblichen Nutzung der Wohnung. Sie setzt in der Regel Räume voraus, die ausschließlich und regelmäßig für das Geschäft genutzt werden; eine Küche, die auch der Haushalt nutzt, qualifiziert sich deshalb möglicherweise nicht (Anleitung zu Form 8829). Der Ratgeber zum Homeoffice behandelt den Rest der Wohnung.

Werkzeug und Anlagen. Ein Brennofen, Backofen, Röster oder eine Nähmaschine ist eine Anlage, die über Abschreibung oder ein Wahlrecht zum sofortigen Abzug zurückfließt, kein Material. Siehe Anlagen im ersten Jahr abschreiben.

Sollten fertige Gemälde, Kerzen oder Beutel Kaffee als Bestandsvermögen in der Buchhaltung stehen?

Ja, sobald Sie einen Warenbestand führen: Unverkaufte fertige Stücke sind Warenbestand, bewertet zu Kosten und nie zu dem Preis, den Sie sich erhoffen. In der Buchhaltung stehen sie zu Kosten auf einem Bestandskonto, und die Kosten eines Stücks wandern erst beim Verkauf in den Wareneinsatz. Publication 538 führt Rohstoffe, unfertige Erzeugnisse (Work in Process) und Fertigerzeugnisse als Warenbestand auf, und Schedule C Zeile 33 fragt, wie Sie den Schlussbestand bewertet haben: zu Kosten, nach dem Niederstwertprinzip (Lower of Cost or Market, ein niedrigerer aktueller Wert) oder nach einer anderen Methode (Anleitung).

Bei förmlicher Bestandsführung bleiben Stücke, die bei einer Galerie oder einem Geschäft zum Verkauf für Sie liegen, in Ihrem Warenbestand, bis das Eigentum auf den Käufer übergeht (26 CFR 1.471-1).

Ein Kleinunternehmen kann auf eine förmliche Bestandsführung verzichten, indem es den Bestand als nicht nebensächliches Material und Verbrauchsmaterial behandelt oder seinen eigenen Büchern folgt (Publication 334). Wer sich für einen Warenbestand entscheidet, kommt in der Regel auch zu einer periodengerechten Methode (Accrual Method) für Einkäufe und Verkäufe (Publication 334). Wer die Bilanzierung des Warenbestands ändert, muss in der Regel Form 3115 (Antrag auf Änderung der Gewinnermittlungsmethode) mit der Erklärung für das Jahr der Änderung einreichen, und eine unterschriebene Kopie geht bis zum Tag der Einreichung der Erklärung an den IRS (Anleitung zu Form 3115). Bei der Methode nur für Materialien gelangen die Kosten in den Wareneinsatz in dem späteren der beiden Jahre, in dem das Stück an einen Kunden geht oder die Kosten gezahlt oder fällig werden (26 CFR 1.471-1). Welcher Weg passt und was jeder für das Jahr bedeutet, in dem die Kosten den Gewinn erreichen, steht im Ratgeber zu Material und Verbrauchsmaterial oder Warenbestand.

Führen Sie Rohstoffe, unfertige Erzeugnisse und Fertigerzeugnisse getrennt?

Die Erklärung braucht nur eine Summe, aber mit getrennter Erfassung finden Sie am Zähltag die Kosten jeder Stufe:

Eine Zählung zum Jahresende erfasst alle drei. Die Verordnung nennt es als nicht regelkonforme Methoden, vorhandenen Bestand wegzulassen oder unfertige Erzeugnisse mit einem symbolischen oder unter ihrem richtigen Wert liegenden Betrag zu führen (26 CFR 1.471-2). Publication 334 empfiehlt ein Zählblatt mit Beschreibung, Menge, Stückpreis und Wert jedes Postens sowie einem Vermerk, wer gezählt und wer bewertet hat.

Gelten die Regeln, die jedem Stück Gemeinkosten zuschlagen, für einen kleinen Hersteller, und was ist die Ausnahme für Künstler?

Ein Kleinunternehmen muss die zusätzliche Schicht an Gemeinkosten, die diese Regeln verlangen, nicht hinzufügen. Die einheitlichen Aktivierungsregeln (Uniform Capitalization Rules) verlangen von einem Hersteller, seine direkten Kosten und einen Teil seiner indirekten Kosten den Kosten jedes Stücks zuzuschlagen, statt sie sofort abzuziehen (Publication 538). Sie erfassen Kosten über die Produktionsgemeinkosten hinaus, die eine förmliche Bestandsführung ohnehin enthält, etwa Einkauf, Handhabung und Lagerung, nicht aber Marketing, Verkauf oder Vertrieb (26 CFR 1.263A-1; 26 CFR 1.471-11).

Die Grenze wird jedes Jahr angepasst, daher zeigen IRS-Veröffentlichungen aus einem früheren Jahr einen niedrigeren Wert. Die Ausnahme entfernt nur diese zusätzliche Schicht. Eine förmliche Bestandsführung enthält weiterhin Produktionsgemeinkosten wie Miete und Nebenkosten, und Sie bewerten Ihren Bestand weiterhin Jahr für Jahr auf dieselbe Weise zu Kosten (Publication 538).

Die Ausnahme für Künstler. Das Gesetz erfasst eine Einzelperson, die als Künstler und nicht als Arbeitnehmer tätig ist und durch eigene Arbeit ein Bild, Gemälde, eine Skulptur, Statue, Radierung, Zeichnung, Karikatur, ein Grafikdesign oder eine Originaldruck-Auflage schafft, beurteilt nach Originalität und Einzigartigkeit und danach, ob der ästhetische Wert den Gebrauchswert überwiegt. Nur Ausgaben, die im Jahr ohnehin abziehbar sind, qualifizieren sich, und Druck, Fotoplatten, Film und ähnliche Kosten gehören nicht dazu (26 U.S.C. 263A(h)). Für eine Kapitalgesellschaft, die dem Künstler und seiner Familie gehört, gibt es eine enge Regel; zu Personengesellschaften sagt das Gesetz nichts. Lebensmittel und Gebrauchsgegenstände passen nicht eindeutig, und ein Stück zwischen Kunst und Handwerk ist eine Tatsachenfrage. Für ein Kleinunternehmen bringt die Ausnahme wenig; sie ist hauptsächlich für Künstler wichtig, deren Bruttoeinnahmen über der Grenze liegen.

Welches praktikable System erfasst die Kosten eines Stücks, je Charge oder je Stück?

Addieren Sie, was das Stück oder die Charge gekostet hat, und teilen Sie durch die Zahl der fertigen Einheiten. Nehmen Sie für Unikate wie Gemälde und Auftragsarbeiten eine Karte je Stück und für wiederholte Durchläufe wie eine Röstung, einen Kerzenguss oder eine Ofenladung ein Blatt je Charge.

1. Führen Sie das verwendete Material zu Ihrem Einkaufspreis auf: Rechnungspreis abzüglich Mengenrabatten, zuzüglich Eingangsfracht (26 CFR 1.471-3).
2. Addieren Sie die direkten Lohnkosten für dieses Stück oder diese Charge, einschließlich Lohnsteuern auf die Vergütung der Helfer, wenn Ihre Methode Lohnkosten einbezieht. Die Methode nur für Materialien tut das nicht.
3. Addieren Sie den Produktionsanteil von Fläche, Nebenkosten und Anlagen, wenn Ihre Methode sie einbezieht.
4. Teilen Sie durch die Zahl der fertigen Einheiten.

Wenn Sie die tatsächlichen Kosten einem Stück zuordnen können, nutzen Sie die Einzelzuordnung (Specific Identification). Wenn Einheiten desselben Artikels vermischt sind und sich nicht Rechnungen zuordnen lassen, nehmen Sie eine Annahme wie First-in First-out (FIFO), bei der die ältesten Kosten als zuerst verkauft gelten (Publication 538). Für die Preisgestaltung möchten Sie vielleicht Ihre eigenen Stunden in die Stückkosten einrechnen; für die Erklärung bleiben sie außen vor.

Was ist mit beschädigten Stücken, Mustern, Geschenken und Stücken, die Sie behalten?

Stücke, die Sie behalten, verschenken, beschädigen oder als Muster nutzen, verlassen den Warenbestand jeweils auf andere Weise:

• Stücke, die Sie behalten oder an die Familie geben. Ihre Kosten werden aus den Einkäufen herausgenommen, damit sie nicht im Wareneinsatz stehen (Publication 334).
• Beschädigte oder unverkäufliche Stücke. Bei förmlicher Bestandsführung dürfen Waren, die Sie wegen Beschädigung, Mängeln oder eines Stilwechsels nicht zu normalen Preisen verkaufen können, unter den Kosten bewertet werden; die Beweislast liegt bei Ihnen, ein Nachweis über das Schicksal jedes Stücks ist also wichtig (26 CFR 1.471-2). Die 30-Tage-Regel und den Nachweis behandelt unverkaufte oder veraltete Bestände abschreiben.
• Spenden an gemeinnützige Organisationen. Spenden sind in der Regel keine Betriebsausgaben (Publication 334). Ein Stück, dessen Kosten im Anfangsbestand standen, wird aus dem Anfangsbestand genommen und nicht aus dem Wareneinsatz; ein Stück, das im selben Jahr gekauft und verschenkt wird, bleibt im Wareneinsatz, ohne gesonderten Abzug. Die Abzugsregeln stehen in unverkaufte oder veraltete Bestände abschreiben.
• Muster und Geschäftsgeschenke. Der Abzug für Geschäftsgeschenke ist auf $25 je Person und Jahr begrenzt (Publication 463). Weder Publication 334 noch Publication 463 sagt, wie ein Geschenk oder ein kostenloses Muster Ihres eigenen Produkts zwischen Wareneinsatz und dieser Grenze aufgeteilt wird. Halten Sie Kosten, Menge und Empfänger fest; die Behandlung ist eine Einzelfallentscheidung, die Sie vor Jahresende mit der Hilfe bei der Buchhaltung klären sollten.

Woran scheitert der Wareneinsatz eines Herstellers in einer Erklärung, und wann braucht er einen Fachmann?

Das sind die üblichen Fehler:

• Unverkaufte Stücke zum Preis bewertet. Der Gewinn ist um den Aufschlag auf jedes unverkaufte Stück zu hoch.
• Eigene Vergütung in der Zeile für Lohnkosten. Zeile 37 ist für andere gedacht.
• Vertriebskosten im Wareneinsatz. Versand, Gebühren und Marketing senken den Rohgewinn und verfälschen jede Margenprüfung.
• Bestand oder unfertige Erzeugnisse fehlen in der Zählung. Der Wareneinsatz ist um diesen Betrag zu hoch.
• Ein Anfangsbestand, der vom Schlussbestand des Vorjahres abweicht. Schedule C Zeile 35 braucht eine beigefügte Erläuterung (Schedule C).
• Unterschiedliche Behandlung von Jahr zu Jahr. Bestandsmethoden müssen einheitlich sein, und wer die Behandlung eines wesentlichen Postens ändert, muss in der Regel Form 3115 einreichen (Publication 538; Publication 334).

Ein Rohgewinn, der weit von dem abweicht, was Ihre Preise erwarten lassen, kann bedeuten, dass Umsätze, Einkäufe, Bestand oder andere Kosten falsch ermittelt wurden. Die Prüfung steht im Ratgeber zum Wareneinsatz in Schedule C.

Ein Fall braucht das Urteil eines Fachmanns, wenn frühere Erklärungen keinen Warenbestand zeigten, der Anfangsbestand nicht zum Schlussbestand des Vorjahres passt, Unterlagen fehlen oder das Unternehmen eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft ist. Falsche frühere Erklärungen müssen unter Umständen berichtigt werden, nicht nur der Wert dieses Jahres.

Beispiel

Alle Zahlen sind in US-Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Eine Töpferin mit Helfer

Eine Töpferin in Ohio verkauft Tassen für $40.000. Ton, Glasur und die Verkaufskartons, in denen die Tassen verkauft werden, kosten $6.000, und ein Helfer, der Tassen dreht und glasiert, erhält $4.000 Lohn. Bei förmlicher Bestandsführung sind alle $10.000 Wareneinsatz; bei der Methode nur für Materialien sind es nur die $6.000, und der Lohn ist eine normale Betriebsausgabe in einer anderen Zeile. Ihre eigene Zeit ist in keinem Fall eine Kostenposition. Ihre Versandetiketten, Standgebühren und Marktplatzgebühren sind Ausgaben in anderen Zeilen. Hat sie alles verkauft, was sie hergestellt hat, und zu Beginn und Ende des Jahres keinen Bestand gehalten, beträgt der Rohgewinn bei förmlicher Bestandsführung $30.000. Ein Bestand am Anfang oder Ende des Jahres verändert die Zahl.

Eine Rösterin mit Bohnen am Jahresende

Eine Kaffeerösterin in Oregon beginnt das Jahr mit Bohnen im Wert von $4.000 zu Kosten, kauft und bezahlt weitere $33.000 und zählt am Jahresende $5.000. Der Wareneinsatz für die Bohnen beträgt $32.000: $4.000 plus $33.000, abzüglich $5.000. Die Lohnkosten fürs Rösten und der Mietanteil für den Röstraum werden je nach ihrer Methode gesondert hinzugerechnet oder abgezogen.

Eine Malerin mit unverkauften Leinwänden

Eine Malerin hat am Jahresende 12 fertige, unverkaufte Leinwände. Sie haben $1.500 an Leinwand, Keilrahmen und Farbe gekostet, und sie zeichnet sie mit $12.000 aus. Ihr Schlussbestand beträgt $1.500. Würde sie den Preis von $12.000 ansetzen, wäre der Schlussbestand um $10.500 zu hoch, der Wareneinsatz um denselben Betrag zu niedrig und der Gewinn um $10.500 zu hoch. Eine Leinwand, die sie in ihrer eigenen Wohnung aufhängt, wird aus dem Warenbestand genommen. Wenn frühere Erklärungen für solche Leinwände keinen Warenbestand zeigten, müssen diese Jahre unter Umständen berichtigt werden; siehe fehlenden Warenbestand in früheren Erklärungen korrigieren.

Anders in Ihrem Fall?

• Frühere Erklärungen zeigten keinen Warenbestand, oder der Anfangsbestand dieses Jahres weicht vom Schlussbestand des Vorjahres ab: Die früheren Erklärungen müssen unter Umständen berichtigt werden. Siehe fehlenden Warenbestand in früheren Erklärungen korrigieren und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um Zählung und Kosten neu aufzubauen.
• Ihr Rohgewinn wirkt zu hoch oder zu niedrig, oder Sie haben einen Helfer, einen zweiten Vertriebskanal oder den Großhandel hinzugenommen: Welche Kosten über den Rohgewinn gehören und was Ihr Bestand zum Jahresende wert ist, sind Einzelfallentscheidungen, die Sie mit der Hilfe bei der Buchhaltung klären sollten. Für Onlineverkäufe siehe Buchhaltung für einen Onlineshop und Einkommensteuer für Onlinehändler.
• Sie haben keine Einkaufsunterlagen oder Zählungen: Siehe Warenbestand und Wareneinsatz ohne Unterlagen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Zahlen neu aufzubauen.
• Sie entscheiden, ob Sie Material beim Kauf abziehen oder bis zum Verkauf halten: Siehe Material und Verbrauchsmaterial oder Warenbestand. Eine Änderung der Methode bedeutet in der Regel, Form 3115 einzureichen; klären Sie sie daher zuerst mit der Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie verkaufen auf Kunsthandwerksmärkten oder nehmen Auftragsarbeiten an: Siehe Sales Tax für Kunsthandwerksmärkte und Verkäufer handgefertigter Waren.
• Sie sind nicht sicher, ob das Handwerk ein Geschäft ist: Siehe Geschäftsverluste.
• Ihr Unternehmen ist eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, oder ein Eigentümer wird für die Herstellung bezahlt: Die Erklärung verwendet Form 1125-A, und ob die Vergütung des Eigentümers in den Wareneinsatz gehört, hängt von der Rechtsform und der Art der Vergütung ab. Siehe sich selbst bezahlen und welche Erklärungen Ihr Unternehmen einreicht und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um es zu klären.