Buchhaltung für Start-ups: Was zuerst einrichten, wann auslagern

Welche Buchhaltung braucht ein Start-up mit Risikokapital von Anfang an?

Ein Start-up mit Risikokapital braucht von Anfang an drei Dinge: ein Bankkonto, das nur der Gesellschaft gehört, jede Transaktion in den Büchern und jeden Monat einen Abgleich des Kontoauszugs mit diesen Büchern. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) rät einem neuen Unternehmen, ein eigenes Geschäftskonto zu eröffnen und es monatlich abzustimmen, und die Vorschrift verlangt Bücher, die Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften belegen (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1).

• Nur Konten der Gesellschaft. Kapital, Umsätze und Ausgaben der Gesellschaft laufen über Konten auf den Namen der Gesellschaft. Publication 583 empfiehlt, die Herkunft jeder Einzahlung als Geschäftseinkunft, privates Geld oder Darlehen zu kennzeichnen.
• Doppelte Buchführung. Der IRS lässt dem Unternehmen die Wahl zwischen beiden Systemen. Eine einfache Buchführung erfasst nur Einkünfte und Ausgaben. Eine doppelte Buchführung bucht jede Transaktion auf zwei Konten, sodass die Bücher ausgeglichen sind, und führt Konten für Vermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital, die eine Gesellschaft mit Investorengeld, Anteilen und Darlehen für ihre Bilanz braucht.
• Eine monatliche Abstimmung mit Belegen. Die Salden auf den Bank- und Kartenauszügen stimmen vor dem Monatsabschluss mit den Büchern überein, jeder Unterschied ist erklärt, und Rechnungen, Quittungen und Berichte zur Lohnabrechnung stützen jede Buchung.

Die Buchhaltung wird mit der ersten Finanzierungsrunde unübersichtlich: Investorengeld, Kosten, die Gründer aus eigener Tasche zahlen, Lohnabrechnung, Auftragnehmer und Anteile brauchen jeweils eigene Aufzeichnungen, die unten der Reihe nach behandelt werden. Ein Auslagern lohnt sich zu prüfen bei der ersten Finanzierungsrunde, der ersten Einstellung, dem ersten Auftragnehmer oder dem ersten Investorenbericht (siehe den Abschnitt zum Auslagern). Ist die Runde abgeschlossen, laufen Lohn- oder Auftragnehmerzahlungen und steht ein Investorenbericht an, während die Gründer die Bücher noch selbst führen, lohnt sich professionelle Hilfe jetzt; siehe Buchhaltung und Steuern für Start-ups. Für Bücher, die schon Monate hinterherhinken, siehe Bücher vor der Kapitalaufnahme bereinigen; für die Einrichtung siehe Buchhaltungssoftware für Start-ups vor der Finanzierung.

Legen Sie bereit: die Beteiligungsübersicht (Cap Table), Gründungs- und Anteilsunterlagen, Bank- und Kartenauszüge, Berichte zur Lohnabrechnung, die Liste der Auftragnehmer und die Investorenvereinbarungen.

Was muss vor und nach dem Abschluss der ersten Finanzierungsrunde in Ordnung sein?

Investorengeld sollte auf dem eigenen Konto der Gesellschaft eingehen, und eine Rückzahlung an einen Gründer lässt sich am leichtesten belegen, wenn sie zu einem Beleg passt. Beides hält die Bücher mit der Bank und der Beteiligungsübersicht im Einklang.

• Vor dem Abschluss: Eröffnen Sie das Konto der Gesellschaft, nehmen Sie Ausgaben der Gesellschaft von privaten Karten und listen Sie auf, was jeder Gründer persönlich gezahlt hat, mit dem Beleg.
• Beim Abschluss: Die Überweisung geht auf das Konto der Gesellschaft. Jedes Instrument, ob SAFE (Simple Agreement for Future Equity, Vereinbarung über eine künftige Beteiligung), Wandeldarlehen oder Vorzugsaktien einer Finanzierungsrunde mit fester Bewertung, bekommt eine eigene Buchung, die zur Beteiligungsübersicht passt; siehe Eine Finanzierungsrunde mit fester Bewertung buchen.
• Nach dem Abschluss: Ordnen Sie jede Rückzahlung an einen Gründer Belegen zu, nicht einer ungeklärten Überweisung.

Eine Rückzahlung an einen Gründer, der Arbeitnehmer ist, kann als Lohn behandelt werden, wenn die Kosten nicht rechtzeitig belegt werden. Die Tests der Publication 15 zum Accountable Plan (Erstattungsplan mit Nachweispflicht) gelten für Ausgaben, die ein Arbeitnehmer bei der Arbeit als Arbeitnehmer zahlt. Kosten, die vor der Gründung der Gesellschaft gezahlt wurden, und Geld, das ein Gründer der Gesellschaft geliehen hat, fallen daher nicht darunter. Bringen Sie Daten, Belege und etwaige Darlehensunterlagen zu einem CPA (Certified Public Accountant), bevor Sie diese zurückzahlen (IRS Publication 15). Die Tests, die Fristen und die Buchungen stehen unter Eine C Corporation zahlt Ausgaben der Eigentümer.

Wie gehen Gründervergütung, Lohnabrechnung und Auftragnehmer in die Bücher ein?

Ein Officer (Führungskraft) einer Kapitalgesellschaft, der im Unternehmen arbeitet, ist Arbeitnehmer der Kapitalgesellschaft, die Vergütung für diese Arbeit läuft also in der Regel über die Lohnabrechnung. Die einbehaltene Einkommensteuer und der Arbeitnehmeranteil an der Social-Security- und Medicare-Steuer gehören dem Staat: Ein Officer oder eine andere Person, die für die Abführung verantwortlich ist und sie vorsätzlich unterlässt, kann persönlich 100 % des nicht abgeführten Betrags schulden. Die Festsetzung erfolgt in der Regel innerhalb von 3 Jahre nach dem späteren von zwei Zeitpunkten, der Einreichung der Erklärung oder dem 15. April des Folgejahres (IRS Publication 15; IRS Internal Revenue Manual 5.19.14). Ein Auftragnehmer, der eine US-Person ist, auch ein US-Staatsbürger, der im Ausland arbeitet, übergibt vor der ersten Zahlung eine Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer) und wird auf Form 1099-NEC (Meldung von Vergütungen an Auftragnehmer) gemeldet, sobald die Zahlungen den Schwellenwert erreichen.

Wie viel Sie zahlen und ob ein Gründer auf Gehalt verzichten kann, steht unter Gründergehalt in einer Kapitalgesellschaft mit Risikokapital, die Schritte für die erste Lohnabrechnung unter Lohnabrechnung einrichten.

Ein Zahlender reicht Form 1099-NEC für jeden Nichtarbeitnehmer ein, dem er im Jahr $2.000 oder mehr für Dienstleistungen im Rahmen seines Geschäfts gezahlt hat (IRS-Anleitung). Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft werden in der Regel nicht gemeldet, mit Ausnahmen wie Anwaltskosten. Zahlungen per Kreditkarte oder über ein Zahlungsnetzwerk eines Dritten meldet stattdessen der Zahlungsabwickler auf Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen). Das Formular ist 31. Januar fällig, oder am nächsten Werktag, wenn dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Mit Form W-9 fordert ein Zahlender die Steueridentifikationsnummer einer US-Person an. Gibt ein Auftragnehmer keine an, kann Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) von 24 % gelten. Der Zahlende, der nicht wie verlangt einbehält, kann für den nicht erhobenen Betrag haften, und Form 1099-NEC ist dann ab jedem Betrag Pflicht. Eine ausländische Person übergibt die passende Form W-8 oder Form 8233. Eine Zahlung an sie kann einem Einbehalt und einer anderen Meldung unterliegen. Klären Sie das Formular und den Einbehalt daher vor der ersten Zahlung mit einem Fachmann (Anleitung zu W-9; Allgemeine Anleitung). Mehr unter Welche Auftragnehmer ein Steuerformular bekommen.

Ob jemand Auftragnehmer ist, hängt von den Tatsachen ab, nicht von der Bezeichnung. Investoren können frühe Teammitglieder beanstanden, die als Auftragnehmer bezahlt werden, aber wie Arbeitnehmer arbeiten; siehe Fehleingestufte Auftragnehmer in der Due-Diligence-Prüfung.

Welche Steuerunterlagen hängen von den Büchern ab: 83(b)-Wahlrecht, Aktienoptionen und Forschungssteuergutschrift?

Drei Posten beginnen in den Unterlagen des Start-ups und tauchen später in einer Steuererklärung oder einer Arbeitgebermeldung auf:

Die Schritte zur Einreichung und ob sich eine versäumte oder fehlerhafte 83(b)-Wahl beheben lässt, stehen unter Gründeranteile, die unverfallbar werden; die Unterlagen zu Optionen stehen unter Aktienoptionen nach einer Bewertung gewähren.

Die Wahl zur Anrechnung der Forschungsgutschrift auf Lohnabgaben. Eine Kapitalgesellschaft ist ein begünstigtes kleines Unternehmen (Qualified Small Business), wenn ihre Bruttoeinnahmen im Steuerjahr unter $5 Millionen liegen und sie in keinem Steuerjahr vor dem Zeitraum von fünf Steuerjahren bis zum laufenden Jahr Bruttoeinnahmen hatte. Ein begünstigtes kleines Unternehmen kann auf Form 6765 mit seiner fristgerecht eingereichten Original-Steuererklärung wählen, bis zu $500.000 im Jahr seiner Forschungssteuergutschrift auf den Arbeitgeberanteil an der Lohnsteuer anzurechnen. Das wird auf Form 941 mit Form 8974 geltend gemacht (Anleitung zu Form 6765; Anleitung zu Form 8974). Die übrigen Grenzen und ob die erste Steuererklärung die Wahl treffen sollte, stehen unter Die erste Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft eines Start-ups vor dem Umsatz.

Die Gutschrift ist ein Prozentsatz der begünstigten Forschungsausgaben über einem Basisbetrag und daher viel kleiner als die Ausgaben. Sie hat nichts zum Verrechnen, bis die Gesellschaft Löhne zahlt. Forschung zählt nur, wenn sie einen Vier-Punkte-Test für jede Geschäftskomponente besteht. Die Bücher sollten daher Löhne und Auftragsforschung je Projekt zeigen (Anleitung zu Form 6765). Die Zeile für Forschung und Entwicklung behandelt Der Kontenplan eines Start-ups.

Was schuldet die Kapitalgesellschaft in Delaware jedes Jahr, sodass die Bücher es zurücklegen?

Eine Kapitalgesellschaft in Delaware reicht bis zum 1. März einen Jahresbericht für das Vorjahr ein und zahlt die Franchise Tax (Gebühr für das Recht zur Geschäftstätigkeit im Bundesstaat) spätestens bis zum 1. März, jedes Jahr, ob sie Umsatz hat oder nicht (Delaware Division of Corporations; Delaware Code, §§ 502 und 504). Die Steuer richtet sich nach den genehmigten Aktien oder dem Vermögen, nicht nach den Einkünften.

• Gebühr für den Bericht: $50 für eine nicht befreite inländische Kapitalgesellschaft, online eingereicht.
• Steuer: der niedrigere von zwei Berechnungsbeträgen, nach der Methode der genehmigten Aktien (Minimum $175) und nach der Methode des angenommenen Nennwertkapitals (Minimum $400), bis zu $200.000, mit einem höheren Höchstbetrag für eine als große Kapitalgesellschaft bestimmte Einreicherin (Delaware Code, § 503; Division of Corporations).
• Raten und Verspätungsfolgen: Eine Kapitalgesellschaft, deren Steuer auf $5.000 oder mehr geschätzt wird, zahlt Raten am 1. Juni, 1. September und 1. Dezember und den Rest bis zum 1. März (Delaware Code, § 504). Ein verspäteter Bericht oder eine verspätete Zahlung bringt einen Strafzuschlag und monatliche Zinsen, und eine Gesellschaft kann nach 1 Jahr unbezahlter Steuer oder fehlendem Bericht ihre Gründungsurkunde (Charter) verlieren (Delaware Code, § 510).

In periodengerechten Büchern ist die Rechnung vom 1. März zum Jahresende eine Verbindlichkeit. Legen Sie das Geld in jedem Fall über das Jahr zurück. Ein Start-up, das Millionen von Aktien genehmigt hat, kann einen ersten Bescheid weit über dem Minimum erhalten; lesen Sie Franchise Tax in Delaware, bevor Sie zahlen. Der Bundesstaat, in dem das Team arbeitet, kann eigene Meldungen verlangen; den gesamten Jahreskalender finden Sie unter Steuern einer Delaware C Corporation für Start-ups.

Reicht die Kapitalgesellschaft ohne Umsatz eine Steuererklärung ein, und womit müssen die Bücher übereinstimmen?

Ja. Eine Kapitalgesellschaft in den USA reicht Form 1120 (US-Körperschaftsteuererklärung einer C Corporation) ein, ob sie steuerpflichtige Einkünfte hat oder nicht (IRS-Anleitung zu Form 1120). Die Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft mit Kalenderjahr ist für das Steuerjahr am 15. April 2027 fällig. Form 7004 (Antrag auf Fristverlängerung) verlängert die Einreichung um sechs Monate, nicht aber die Zahlung. Eine erste Steuererklärung ohne Umsatz behandelt Die erste Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft eines Start-ups vor dem Umsatz.

Die Steuererklärung stützt sich auf drei Weisen auf die Bücher:

• Bilanz. Schedule L sollte mit den Büchern der Kapitalgesellschaft übereinstimmen. Ob sie Schedules L, M-1 und M-2 ausfüllen muss, hängt von ihren Einnahmen und ihrem Vermögen ab, was der Ratgeber zur ersten Steuererklärung oben erklärt.
• Gewinnermittlungsmethode. Die steuerpflichtigen Einkünfte werden nach der Methode ermittelt, die in der Buchführung regelmäßig verwendet wird.
• Gründungs- und Anlaufkosten. Sie sind erst ab dem Jahr abziehbar, in dem das Geschäft beginnt, und die Gründung allein legt dieses Datum nicht fest. Abziehbar ist ein begrenzter Betrag, der schrumpft, sobald die Kosten $50.000 übersteigen, und der Rest über 180 Monate ab diesem Monat. Der Abzug gilt als gewählt, sofern die Kapitalgesellschaft nicht in einer fristgerechten Steuererklärung wählt, die Kosten zu aktivieren. Führen Sie die Kosten und das Datum des Geschäftsbeginns daher auf eigenen Konten (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.248-1). Anwalts- und Beratungskosten für den Verkauf von Anteilen, etwa in der Seed-Runde, sind keine Organisationskosten; halten Sie sie getrennt und fragen Sie einen CPA, wie sie behandelt werden.

Was erwarten Investoren jeden Monat, und sollten die Bücher nach Zufluss-Abfluss oder periodengerecht geführt werden?

Das Steuerrecht erlaubt einer C Corporation die Zufluss-Abfluss-Methode in der Regel nur innerhalb einer Grenze für Bruttoeinnahmen. Ob Abschlüsse periodengerecht sein müssen, entscheiden dagegen die Dokumente der Investoren, nicht das Steuerrecht. Prüfen Sie beides, bevor Sie wählen.

Die monatliche Berichterstattung ergibt sich aus den unterschriebenen Investorenvereinbarungen, nicht aus dem Steuerrecht. Lesen Sie die Bedingungen zu den Informationsrechten: Welche Abschlüsse sind fällig, und wie bald nach dem Monatsende? Investoren oder ein Abschlussprüfer können Abschlüsse auf periodengerechter Grundlage verlangen; auch das ergibt sich aus den Beteiligungsunterlagen oder der Prüfung. Publication 583 nennt die zwei Kernabschlüsse: eine Gewinn- und Verlustrechnung für einen Zeitraum und eine Bilanz zu einem Stichtag (IRS). Was in die Board-Unterlagen gehört, steht unter Monatliche Finanzzahlen für Investoren und das Board.

Eine C Corporation darf die Zufluss-Abfluss-Methode für die Steuer in der Regel nur anwenden, wenn ihre durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen $32.000.000 oder weniger betragen, gemessen über drei Steuerjahre oder die Jahre ihres Bestehens, falls weniger (26 U.S.C. 448(c); Revenue Procedure 2025-32). Die Steuererklärung verwendet die Methode, die in der Buchführung regelmäßig verwendet wird, und eine Änderung braucht in der Regel die Zustimmung des IRS (Anleitung zu Form 1120). Ein Start-up, das für Investoren periodengerechte Bücher führt und in der Steuererklärung eine andere Methode will, sollte daher zuerst einen CPA fragen. Siehe Zufluss-Abfluss oder periodengerecht bei kleinen Unternehmen und, wann Umsatz zählt, Umsatzrealisierung bei einem Start-up.

Was verlangen der IRS, Delaware und die Investoren jeweils?

Der IRS verlangt von einem Start-up nicht, die Buchhaltung auszulagern, eine bestimmte Software zu nutzen oder monatliche Abschlüsse zu erstellen; Investorenvereinbarungen können das. Publication 583 sagt, dass das Gesetz außer in wenigen Fällen keine bestimmte Art von Aufzeichnungen vorschreibt (IRS).

Wann sollte ein Start-up seine Buchhaltung auslagern oder einen Buchhaltungsexperten beauftragen?

Der IRS setzt kein Datum. Ein ausgelagerter Buchhaltungs- oder Rechnungswesendienst lohnt sich zu prüfen, wenn ein Ereignis Buchungen und Meldungen hinzufügt, die die Gründer neben dem Produkt nicht aktuell halten können.

Der Umfang der Arbeit richtet sich nach der Zahl der Bank- und Kartenkonten, Lohnabrechnungsläufe, Auftragnehmer und Eigenkapitalvorgänge, danach, wie weit die Bücher hinterherhinken, und danach, wie bald nach dem Monatsende die Abschlüsse fällig sind. Die Kosten stehen unter Kosten der Buchhaltung für Start-ups. Selbst machen, ein Buchhalter oder eine CPA-Kanzlei: siehe Eigene Buchhaltung oder Buchhalter beauftragen, Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA und Einen Buchhaltungsexperten für ein Start-up wählen.

Zahlungen freigeben, Belege sammeln und die Entscheidungen des Boards zu Anteilen und Vergütung bleiben in beiden Fällen bei der Gesellschaft. Wer die Bücher führt, braucht die Beteiligungsübersicht, die Anteilsunterlagen und die Berichte zur Lohnabrechnung.

Was sollten die Bücher dem CPA zum Jahresende übergeben?

Die Bücher sollten genug liefern, damit der CPA Form 1120 und die dazugehörigen Meldungen erstellen kann, ohne das Jahr neu aufzubauen.

Beispiel

Alle Zahlen dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Eine Seed-Runde schließt, nachdem die Gründer Kosten persönlich gezahlt haben

Eine Delaware C Corporation schließt im März eine Seed-Runde über $2.000.000 ab. Vor dem Abschluss haben die Gründer $40.000 an Anlaufkosten mit privaten Karten bezahlt. Die Überweisung geht auf das Konto der Gesellschaft ein und wird anhand der Beteiligungsunterlagen gebucht, passend zur Beteiligungsübersicht. Die $40.000 werden als Kosten geführt, die die Gründer persönlich gezahlt haben, und jede Rückzahlung wird einem Beleg zugeordnet. $36.000 mit Belegen lassen sich daher leicht stützen. Für die übrigen $4.000 gibt es keine Belege. Ob sie zurückgezahlt werden dürfen und wie sie behandelt werden, hängt von den Tatsachen ab und ist daher eine Frage an den CPA der Gesellschaft.

Forschungsausgaben und die Wahl zur Anrechnung auf Lohnabgaben

Ein Start-up vor dem Umsatz mit Lohnabrechnung gibt $600.000 für Forschung aus. Nur ein Teil davon kann als begünstigte Forschung zählen, und die Gutschrift ist ein Anteil an den begünstigten Ausgaben über einem Basisbetrag. Sie kann daher viel kleiner als die Ausgaben oder null sein. Ist die Gesellschaft ein begünstigtes kleines Unternehmen, kann sie wählen, bis zu $500.000 der Gutschrift im Jahr auf die Lohnsteuer anzurechnen. Wie hoch der Betrag auch ist, die Bücher brauchen die Löhne je Projekt aus der Lohnabrechnung und die Zahlungen für Auftragsforschung.

Ein Design-Auftragnehmer erhält $9.000

Ein Start-up zahlt einem Freelance-Designer in den USA, einer Einzelperson und keiner Kapitalgesellschaft, im Jahr $9.000 in drei Banküberweisungen, außerhalb jeder Zahlungskarte und jedes Zahlungsnetzwerks eines Dritten. Es holt vor der ersten Zahlung eine Form W-9 ein. Die Summe liegt über dem Schwellenwert von $2.000, daher reicht das Start-up Form 1099-NEC ein und sendet dem Designer bis zum 1. Februar 2027 eine Kopie, der Frist für Zahlungen im Steuerjahr. Dieselben $9.000, per Zahlungskarte oder über ein Zahlungsnetzwerk eines Dritten gezahlt, würde der Zahlungsabwickler auf Form 1099-K melden, nicht das Start-up auf Form 1099-NEC.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Runde ist abgeschlossen oder steht kurz davor, Lohn- oder Auftragnehmerzahlungen haben begonnen, und der nächste Investorenbericht ist fällig, während die Gründer die Bücher noch selbst führen: Zuerst abzugeben sind die Bankabstimmung, die Lohnabrechnung, die Eigenkapitalbuchungen und der Monatsabschluss, und der CPA reicht auf denselben Büchern ein; siehe Buchhaltung und Steuern für Start-ups.
• Die Bücher hinken hinterher oder liegen in einer Tabellenkalkulation, und eine Finanzierungsrunde ist noch Monate entfernt: Siehe Bücher vor der Kapitalaufnahme bereinigen.
• SAFEs, Wandeldarlehen oder Vorzugsaktien brauchen Buchungen, die zur Beteiligungsübersicht passen: Siehe Eine Finanzierungsrunde mit fester Bewertung buchen.
• Frühe Teammitglieder werden als Auftragnehmer bezahlt und arbeiten wie Arbeitnehmer: Siehe Fehleingestufte Auftragnehmer in der Due-Diligence-Prüfung.
• Ein Bericht in Delaware vom 1. März, eine Form 1120 oder eine Lohnsteuererklärung wurde versäumt, Lohnsteuer wurde einbehalten, aber nicht abgeführt, oder ein Schreiben ist eingetroffen: Strafzuschläge und Zinsen können weiter anwachsen, und eine verantwortliche Person kann nicht abgeführte einbehaltene Lohnsteuer persönlich schulden. Bringen Sie die Schreiben, die Beteiligungsübersicht und die Kontoauszüge zu Buchhaltung und Steuern für Start-ups.
• Ein Gründer oder Investor außerhalb der USA besitzt 25 % oder mehr der Kapitalgesellschaft: Die Bücher sollten jede Zahlung, jedes Darlehen und jeden Zinsbetrag mit diesem Eigentümer festhalten, denn Form 5472 (Meldung zu nahestehenden Personen bei US-Gesellschaften in ausländischem Besitz) meldet Transaktionen mit einer ausländischen nahestehenden Person (IRS-Anleitung); siehe Einreichung für eine C Corporation in ausländischem Besitz.