Home-Office-Abzug in den USA: Pauschale oder Form 8829

Kann ich als Selbstständiger in den USA ein Home Office absetzen?

Sie können ein Home Office absetzen, wenn Sie einen Teil Ihrer Wohnung regelmäßig und ausschließlich für Ihr selbstständiges Geschäft nutzen und dieser Raum zugleich Ihr Hauptgeschäftssitz ist, ein Ort, an dem Sie Kunden persönlich treffen, oder ein separates Gebäude (Publication 587; Tax Topic 509). Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) nennt das „Business Use of Your Home“, die geschäftliche Nutzung Ihres Wohnraums. Für beide Berechnungswege gelten dieselben Voraussetzungen: die vereinfachte Methode mit einem festen Satz pro Quadratfuß oder Form 8829 mit Ihren tatsächlichen Wohnkosten. Sie können jedes Jahr neu wählen. Als „Home“ gelten Haus, Wohnung und Eigentumswohnung sowie Gebäude auf dem Grundstück, zum Beispiel ein freistehendes Atelier.

Was einen Fall nicht einfach macht: Der Raum wird auch von Familie, Gästen oder für einen W-2-Job genutzt; Ihr Geschäftsgewinn ist klein oder negativ, weil die Einkommensgrenze den Abzug kürzen kann; das Geschäft wurde im Jahr gegründet, beendet oder verlegt, sodass nur der Teil des Jahres mit qualifizierender Nutzung zählt; Sie haben mehr als eine Wohnung genutzt; oder Sie wollen das Haus verkaufen oder haben das Büro in früheren Erklärungen nicht angesetzt.

Das sollten Sie bereithalten: die Quadratfuß von Büro und Gesamtwohnung, die Miet- oder Hypothekenabrechnung und die Rechnungen für die Wohnung, das Datum, ab dem der Raum die Voraussetzungen erfüllte, bei Eigentum die Kaufunterlagen und die Steuererklärung des Vorjahres.

Kann ich ein Home Office absetzen, wenn ich einen W-2-Job und 1099-Einkünfte habe?

Sie können ein Home Office für Ihre selbstständige Arbeit absetzen, wenn diese Arbeit die oben genannten Voraussetzungen erfüllt. In Ihrer Bundessteuererklärung bringt der W-2-Job für denselben Raum keinen zusätzlichen Abzug; Ihr Bundesstaat kann abweichen. Das Ablaufschema des IRS und die Anleitung zu Form 8829 schließen einen Abzug für Räume aus, die Sie als Arbeitnehmer nutzen. 26 U.S.C. 67(h) untersagt für alle Jahre nach 2017 sonstige Abzüge unter den Itemized Deductions (Einzelabzüge statt Standardabzug), zu denen nicht erstattete Ausgaben von Arbeitnehmern gehören. Publication 529 nennt die wenigen eng gefassten Gruppen, etwa Reservisten der Streitkräfte und qualifizierte darstellende Künstler, die sie weiterhin abziehen dürfen.

• Das Nebengeschäft wird für sich geprüft. Laut Publication 587 kann ein Büro mehreren Geschäften dienen, die jeweils einzeln geprüft werden, nicht aber Tätigkeiten ohne Bezug zu einem Geschäft. Die Publikation sagt nicht, wie W-2-Arbeit im selben Raum bei der ausschließlichen Nutzung zählt. Wird ein Raum für beide Jobs genutzt, ist das eine Tatsachenfrage, die Sie vor dem Abzug klären sollten.
• Nur das Einkommen des Nebengeschäfts zählt für die Grenze. Die Obergrenze richtet sich nach den eigenen Einkünften des Geschäfts in Schedule C, nicht nach Ihrem W-2-Lohn.
• Ein W-2 mit angekreuztem Feld „Statutory employee“ wird in Schedule C gemeldet (Anleitung zu Schedule C). Publication 587 sagt nicht, ob der Ausschluss für Arbeitnehmer hierfür gilt. Klären Sie das vor dem Abzug.

Stammt das W-2 von Ihrer eigenen S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden), kann die Gesellschaft stattdessen die Wohnkosten erstatten: siehe Erstattung von Eigentümerausgaben.

Zählt ein Raum, den auch Familie oder Gäste nutzen?

Ein Raum, den Sie auch für Familie oder Gäste nutzen, qualifiziert sich nicht, denn jede private Nutzung des Bereichs verletzt die Voraussetzung der ausschließlichen Nutzung (Publication 587).

Ein kleinerer Bereich kann sich qualifizieren, wenn er klar abgrenzbar ist und nur für das Geschäft dient, etwa ein festgelegter Schreibtischbereich in einem größeren Zimmer. Ein Esstisch scheidet aus, ebenso ein Gästezimmer oder Arbeitszimmer, das Familie oder Gäste mitnutzen. Nur zwei Nutzungen sind von der Regel der ausschließlichen Nutzung ausgenommen, jeweils mit eigenen Bedingungen: die Lagerung von Waren oder Produktmustern, die Sie verkaufen, wenn die Wohnung der einzige feste Geschäftsort ist, und die Kinderbetreuung zu Hause (siehe Kinderbetreuung zu Hause und Time-Space-Prozentsatz).

Erfüllt der Raum die Voraussetzungen nicht, können Büromöbel und Geräte trotzdem abgeschrieben oder sofort als Aufwand angesetzt werden, unabhängig davon, ob der Raum qualifiziert (Publication 587). Eine Telefon- oder Internetrechnung ist eine eigene Aufteilung: siehe gemischt genutzte Ausgaben.

Wie funktioniert die vereinfachte Methode, und worauf verzichte ich?

Bei der vereinfachten Methode wird die Bürofläche in Quadratfuß mit $5 multipliziert, wobei höchstens 300 Quadratfuß zählen. Vor der Einkommensgrenze sind daher höchstens $1.500 möglich (Revenue Procedure 2013-13; Anleitung zu Schedule C). Sie ersetzt die Berechnung und den Nachweis der tatsächlichen Kosten.

1. Messen Sie das Büro bis zur Obergrenze und multiplizieren Sie mit dem Satz.
2. Vergleichen Sie das Ergebnis mit der Einkommensgrenze (dem Geschäftseinkommen aus dem Raum, siehe unten) und nehmen Sie die kleinere Zahl.
3. Tragen Sie den Betrag in Schedule C, Zeile 30, ein und nennen Sie in den zusätzlichen Eingabefeldern die Quadratfuß von Wohnung und Büro. Für diese Wohnung wird keine Form 8829 eingereicht.

Die Obergrenze gilt für alle Ihre eigenen qualifizierenden Geschäfte in dieser Wohnung, und Ihre Wahl gilt für alle zusammen. Wer die Wohnung mit Ihnen teilt und ein eigenes qualifizierendes Geschäft hat, trifft eine eigene Wahl mit eigener Obergrenze; dieselben Quadratfuß dürfen nicht doppelt gezählt werden, teilen Sie gemeinsam genutzte Flächen daher vernünftig auf. Bei zwei Wohnungen im Jahr können Sie die Methode nur für eine nutzen (Publication 587).

Erfüllte der Raum die Voraussetzungen nur für einen Teil des Jahres oder änderte sich die Bürogröße, wird die Fläche über 12 Monate gemittelt, und ein Monat mit weniger als 15 Tagen qualifizierender Nutzung zählt als null (Publication 587).

Die Methode verzichtet auf Folgendes:

• Tatsächliche Wohnkosten wie Miete, Nebenkosten, Versicherung und Reparaturen. Geschäftsausgaben ohne Bezug zur Wohnung, etwa für Material und Geräte, bleiben absetzbar.
• Abschreibung auf die Wohnung (Verteilung eines Teils der Anschaffungskosten über viele Jahre). Sie wird für das Jahr mit null angesetzt.
• Einen geschäftlichen Anteil an Hypothekenzinsen und Grundsteuer. Diese bleiben privat und helfen nur, wenn Sie Einzelabzüge ansetzen (Abzüge in Schedule A auflisten statt des Standardabzugs).
• Jeden Betrag, den die Einkommensgrenze kürzt. Er kann nicht vorgetragen werden.

Wie funktioniert Form 8829: Welche Kosten zählen, und wie wird der Prozentsatz berechnet?

Form 8829 setzt den geschäftlichen Anteil der tatsächlichen Wohnkosten ab. Der Geschäftsanteil ist die Bürofläche geteilt durch die Gesamtfläche der Wohnung, oder eine andere vernünftige Methode, etwa die genutzten Zimmer geteilt durch alle Zimmer, wenn die Zimmer etwa gleich groß sind (Publication 587). Die Summe in Zeile 36 geht in Schedule C, Zeile 30 (Anleitung zu Form 8829).

• Nutzung nur für einen Teil des Jahres: Es zählen nur die Kosten aus dem Teil des Jahres, in dem der Raum die Voraussetzungen erfüllte.
• Abschreibung bei Eigentümern: Ein Eigentümer setzt die Abschreibung auf den geschäftlich genutzten Teil des Gebäudes ab, nicht auf das Grundstück. Sie wird auf den niedrigeren Betrag aus angepassten Anschaffungskosten und Marktwert bei Beginn der geschäftlichen Nutzung berechnet, linear über 39 Jahre bei einer Wohnung, die neu geschäftlich genutzt wird. Für Wohnungen, die schon in früheren Jahren geschäftlich genutzt wurden, bleibt die bisherige Methode (Publication 587).
• Hypothekenzinsen und Grundsteuer: Wer Einzelabzüge ansetzt, verschiebt den geschäftlichen Anteil von Schedule A in Form 8829. Mit dem Standardabzug ist der geschäftliche Anteil nur über Form 8829 absetzbar (Anleitung).

Reichen Sie für jede geschäftlich genutzte Wohnung eine eigene Form 8829 ein. Diente die Wohnung mehr als einem Geschäft, teilen Sie die Summe aus Zeile 36 auf diese nach vernünftigem Maßstab auf (Anleitung zu Form 8829).

Vereinfachte Methode oder Form 8829: Was ist besser, und kann ich wechseln?

Keine Methode gewinnt immer, rechnen Sie daher vor der Einreichung beides durch. In beiden Fällen senkt der Abzug den Gewinn in Schedule C, auf dem Einkommensteuer und Selbstständigensteuer berechnet werden (Anleitung zu Schedule C). Sie können von Jahr zu Jahr ohne Zustimmung des IRS wechseln (Revenue Procedure 2013-13).

Ein Schnelltest für ein Büro von 300 Quadratfuß oder weniger: Teilen Sie die jährlichen Kosten der Wohnung (bei Eigentum zuzüglich Abschreibung) durch ihre Gesamtfläche in Quadratfuß. Liegt das Ergebnis über $5, liefert Form 8829 vor der Einkommensgrenze den höheren Betrag. Wer Einzelabzüge ansetzt, kann Hypothekenzinsen und Grundsteuer aus dem Test herauslassen, weil die vereinfachte Methode sie in Schedule A belässt. Form 8829 verschiebt ihren geschäftlichen Anteil nach Schedule C, wo er auch die Selbstständigensteuer senken kann; lässt man sie weg, kann Form 8829 daher zu niedrig erscheinen. Bei einem größeren Büro macht die Obergrenze es wahrscheinlicher, dass Form 8829 mehr ergibt.

Die Anwendung der vereinfachten Methode in einer fristgerecht eingereichten Originalerklärung ist die Wahl, und sie ist für dieses Jahr unwiderruflich. Entscheiden Sie also vor der Einreichung. Jahre mit der vereinfachten Methode mindern die Anschaffungskosten der Wohnung (Basis) nicht; das ist der Wert, aus dem sich beim Verkauf der Gewinn ergibt. Kehren Sie zu Form 8829 zurück, beginnt die Abschreibung wieder nach der IRS-Tabelle für das Jahr der Inbetriebnahme der Wohnung (Publication 587).

Begrenzt mein Geschäftseinkommen den Abzug, und was wird vorgetragen?

Der Home-Office-Abzug ist bei beiden Methoden durch Ihr Geschäftseinkommen begrenzt. Der Betrag der vereinfachten Methode und bei Form 8829 die Kosten, die nur wegen des Büros anfallen (Miete, Nebenkosten, Versicherung, Reparaturen, Abschreibung), dürfen die Bruttoeinkünfte aus der geschäftlichen Nutzung der Wohnung abzüglich der übrigen Geschäftsausgaben nicht übersteigen (26 U.S.C. 280A(c)(5); Publication 587). In Schedule C ist Ausgangspunkt der Gewinn vor dem Home-Office-Abzug, Zeile 29.

• Vereinfachte Methode: Ein von der Grenze gekürzter Betrag geht verloren. Vorträge aus früheren Jahren mit Form 8829 lassen sich in einem Jahr mit der vereinfachten Methode nicht nutzen und warten auf das nächste Jahr mit Form 8829 (Anleitung zu Schedule C).
• Form 8829: Der gekürzte Betrag wird in das nächste Jahr vorgetragen, in dem Sie tatsächliche Kosten ansetzen, und unterliegt der Grenze dieses Jahres, auch wenn Sie nicht mehr in derselben Wohnung leben (Anleitung zu Form 8829).

Form 8829 wendet die Grenze in einer festen Reihenfolge an. Der geschäftliche Anteil von Hypothekenzinsen und Grundsteuer wird bei Einzelabzügen zuerst zugelassen, auch über das Geschäftseinkommen hinaus, weil er auch ohne Büro absetzbar ist. Danach folgen die Betriebskosten und zuletzt die Abschreibung; sie wird daher am ehesten in ein späteres Jahr verschoben. Mit dem Standardabzug gehören diese beiden Kostenarten zu den Betriebskosten, die die Grenze kürzen kann. Stammt ein Teil des Geschäftseinkommens nicht aus Ihrer Wohnung, zählt nur der Teil, der im Home Office erwirtschaftet wird.

Ich miete meine Wohnung: Ändert das etwas?

Die Miete ändert nichts daran, wer sich qualifiziert: Mieter folgen denselben Voraussetzungen wie Eigentümer (Publication 587). Nur die Beträge unterscheiden sich:

• Form 8829: der Geschäftsanteil der gezahlten Miete (Zeile 19) plus weitere indirekte Kosten wie Nebenkosten und Hausratversicherung für Mieter. Ein Mieter hat keine Abschreibung auf das Gebäude.
• Vereinfachte Methode: der Satz mal Fläche. Die Miete wird nicht gesondert abgezogen.

Die Miete ist oft der größte Wohnkostenposten, daher lohnt sich der Schnelltest im Methodenvergleich.

Trage ich die gesamte Rechnung für die Wohnung ein oder nur den Geschäftsanteil?

Tragen Sie in Form 8829 die gesamte Rechnung für die Wohnung ein, nicht nur den Geschäftsanteil. Das Formular übernimmt den vollen Betrag der Kosten, die die ganze Wohnung betreffen, und wendet den Geschäftsanteil selbst an. Kosten allein für das Büro tragen Sie in voller Höhe ein. Hat eine Rechnung einen geschäftlichen Anteil, der vom Büroanteil abweicht, tragen Sie nur diesen geschäftlichen Teil ein (Anleitung zu Form 8829). Die vereinfachte Methode braucht keine Rechnungen für die Wohnung, nur die Quadratfuß-Angaben.

Ihre Buchhaltung braucht also die vollständigen Rechnungen und die Messwerte, keine monatliche Schätzung des Geschäftsanteils. Zu den Konten siehe einen Kontenplan, der zu Schedule C passt.

Welche Unterlagen bewahre ich für das Home Office auf?

Die Unterlagen müssen zeigen, welcher Teil der Wohnung geschäftlich genutzt wird, dass Sie ihn regelmäßig und ausschließlich als Hauptgeschäftssitz oder für Kundentermine nutzen, sowie die Ausgaben und die Abschreibung für den geschäftlichen Teil. Ein bestimmtes System ist nicht vorgeschrieben. Bewahren Sie entwertete Schecks, Belege und andere Nachweise Ihrer Zahlungen auf (Publication 587).

Als Eigentümer bewahren Sie die Kauf- und Verbesserungsunterlagen der Wohnung und Ihre Kopien von Form 8829 weit über die übliche Frist hinaus auf, denn Abschreibung und Anschaffungskosten spielen beim Verkauf wieder eine Rolle. Zur Aufbewahrungsdauer und zu einem Ablagesystem für das ganze Jahr siehe Aufzeichnungen für Selbstständige.

Was passiert, wenn ich ein Haus verkaufe, in dem ich ein Büro abgesetzt habe?

Ein Büro im Haus teilt den Verkauf nicht in einen Wohn- und einen Geschäftsteil auf. Der Teil des Gewinns, der der Abschreibung nach 6. Mai 1997 entspricht, kann aber nicht ausgenommen werden (Publication 523; Publication 587). Dieser Teil kann mit bis zu 25 % besteuert werden (Topic 409).

• Der übrige Gewinn kann bis zu $250.000 ausgenommen werden ($500.000 für bestimmte gemeinsam Veranlagte), wenn die Anforderungen an Eigentum und Nutzung erfüllt sind: siehe den Freibetrag beim Hausverkauf.
• Jahre mit der vereinfachten Methode enthalten keine Abschreibung und erhöhen daher den steuerpflichtigen Betrag nicht.
• Wer bei Form 8829 auf die Abschreibung verzichtet, vermeidet die Minderung der Anschaffungskosten nicht. Die Basis der Wohnung wird um die Abschreibung gemindert, die Sie hätten ansetzen können, auch wenn Sie sie nicht geltend gemacht haben. Für den Teil des Gewinns, der nicht ausgenommen werden kann, legt Publication 587 die tatsächlich abgezogene Abschreibung zugrunde, wenn die Unterlagen zeigen, dass sie niedriger war als zulässig. Klären Sie das vor einem Verkauf.
• Ein separates Gebäude wie ein Atelier, eine Garage oder eine Scheune kann beim Verkauf als eigenes Objekt behandelt werden, und sein Gewinn qualifiziert sich möglicherweise nicht für den Freibetrag: siehe den Freibetrag beim Hausverkauf.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine freiberufliche Designerin zur Miete

Eine Designerin mietet eine Wohnung mit 1.600 Quadratfuß und nutzt ein Zimmer mit 200 Quadratfuß nur zum Arbeiten. Miete, Nebenkosten und Versicherung betragen im Jahr zusammen US$20.000, und ihr Gewinn liegt deutlich über beiden Beträgen unten.

• Vereinfachte Methode: 200 × US$5 = US$1.000.
• Form 8829: 200 ÷ 1.600 = 12,5 %, und 12,5 % × US$20.000 = US$2.500.

Ihre jährlichen Kosten liegen bei US$12,50 pro Quadratfuß, also über US$5; Form 8829 ergibt daher den höheren Betrag. Sie braucht dafür aber die Rechnungen und die Messwerte.

Ein Entwickler mit W-2-Job und Nebengeschäft

Ein Entwickler nutzt ein Zimmer mit 150 Quadratfuß nur für ein Nebengeschäft, in einer Wohnung mit 1.500 Quadratfuß und US$12.000 Miete und Nebenkosten. Das Nebengeschäft erwirtschaftet vor dem Büroabzug US$600. Der W-2-Lohn zählt für die Grenze nicht.

• Vereinfachte Methode: 150 × US$5 = US$750, die Einkommensgrenze erlaubt aber nur US$600. Die übrigen US$150 gehen verloren.
• Form 8829: 10 % × US$12.000 = US$1.200. Die Grenze erlaubt in diesem Jahr US$600, und US$600 werden in das nächste Jahr vorgetragen, in dem Form 8829 genutzt wird.

Ein Eigentümer, der nach drei Jahren verkauft

Ein Eigentümer nutzte drei Jahre lang Form 8829 und setzte US$2.400 Abschreibung für das Büro ab. Das Haus wird mit einem Gewinn von US$150.000 verkauft, und der Eigentümer, ein Alleinveranlagter, erfüllt die Anforderungen an Eigentum und Nutzung. Die US$2.400 werden besteuert, obwohl der Freibetrag die restlichen US$147.600 abdeckt.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Raum wird gemischt genutzt, etwa als Küchentisch oder Gästezimmer, oder Sie erledigen beide Jobs in einem Zimmer: Ob ein Teil sich qualifiziert, hängt von den Tatsachen ab, und die Methode hängt von der Antwort ab. Holen Sie Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen ein, bevor Sie wählen.
• Sie haben W-2-Lohn und 1099-Einkünfte, und der Gewinn des Nebengeschäfts ist im Vergleich zu den Wohnkosten klein: Die Grenze entscheidet, wie viel jetzt zählt und was vorgetragen wird. Lassen Sie das mit Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen prüfen und lesen Sie weitere legale Wege, die Steuer auf Geschäftseinkünfte zu senken.
• Das Büro fehlte in früheren Erklärungen: Die vereinfachte Methode wird in einer fristgerecht eingereichten Originalerklärung gewählt, und Revenue Procedure 2013-13 nennt keinen Weg, sie später zu wählen. Eine geänderte Erklärung bedeutet daher in der Regel Form 8829. Für jedes Jahr gilt eine eigene Frist für die Erstattung: in der Regel 3 Jahre ab Einreichung oder 2 Jahre ab Zahlung, je nachdem, was später liegt. Siehe Änderung einer Erklärung bei Fehlern bei Geschäftsausgaben und holen Sie Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen ein.
• Sie wollen das Haus bald verkaufen: Die Büroabschreibung und ein separates Gebäude verändern den Gewinn. Siehe den Freibetrag beim Hausverkauf und holen Sie Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen ein, bevor Sie das Haus anbieten.
• Sie besitzen eine S Corporation oder sind Gesellschafter: Eine S Corporation kann einem Eigentümer Wohnkosten erstatten: siehe Erstattung von Eigentümerausgaben. Ein Gesellschafter darf nicht erstattete Gesellschaftsausgaben, einschließlich Home-Office-Kosten, nur absetzen, wenn der Gesellschaftsvertrag sie verlangte; dafür ersetzt ein Arbeitsblatt in Publication 587 die Form 8829.
• Sie vermieten Ihr Haus für Besprechungen an Ihre eigene S Corporation: siehe die Augusta-Regel.
• Sie betreiben eine Kinderbetreuung zu Hause: Der Time-Space-Prozentsatz funktioniert anders: siehe Buchhaltung für Kinderbetreuung zu Hause.
• Sie befürchten, dass der Abzug hinterfragt wird: siehe Ausgaben in Schedule C, die der IRS hinterfragt.