Kontenplan für Schedule C und Form 1120-S aufbauen

Was ist ein Kontenplan, und schreibt der IRS ihn vor?

Ein Kontenplan ist die Liste der Konten, auf die Ihre Buchhaltung bucht: Erträge, Aufwendungen, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital des Eigentümers. Der IRS schreibt keine bestimmte Liste und kein bestimmtes System vor. Sie dürfen jedes Aufzeichnungssystem wählen, das Ihre Einnahmen und Ausgaben klar zeigt (IRS: Führen von Aufzeichnungen). Wenn Sie ein computergestütztes System nutzen, bewahren Sie eine vollständige Beschreibung davon auf. Nach Publication 583 muss diese Beschreibung unter anderem Kontenpläne und genaue Kontenbeschreibungen enthalten.

Festgelegt sind nur die Zeilen der Steuererklärung. Richten Sie Aufwandskonten ein, die auf diese Zeilen aufsummiert werden. Namen und Nummern wählen Sie selbst, die Zeile, die ein Konto speist, nicht. Buchhaltungssoftware nennt Konten oft Kategorien; dieser Ratgeber sagt für beides Konto. Die Tabellen unten dienen als Startliste: Übernehmen Sie die Spalte „Konto“ und fügen Sie dann Unterkonten hinzu.

Welche Zeilen gelten, hängt davon ab, wie das Unternehmen besteuert wird. Ein Einzelunternehmer und eine LLC mit einem Mitglied, die sich nicht für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden hat, erklären auf Schedule C (Anleitung zu Schedule C). Eine S Corporation erklärt auf Form 1120-S (IRS). Dieser Ratgeber ordnet beide zu.

Ihr Fall ist nicht einfach, wenn:

• das Unternehmen zwei oder mehr Eigentümer hat: Eine LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern ist standardmäßig eine Personengesellschaft und reicht eine Erklärung als Personengesellschaft ein, nicht Schedule C (IRS). Bei Ehepaaren gibt es Ausnahmen: Außerhalb einer LLC können Ehepartner, die die einzigen Eigentümer sind, beide aktiv mitarbeiten und gemeinsam veranlagt werden, den Status Qualified Joint Venture wählen und jeweils ein eigenes Schedule C einreichen (Anleitung zu Schedule C). Der IRS erkennt außerdem die Behandlung als Personengesellschaft oder als steuerlich nicht eigenständige Einheit (Disregarded Entity) für ein Unternehmen an, das nur Ehepartnern als Gemeinschaftsgut gehört (Rev. Proc. 2002-69). Prüfen Sie, welche Erklärung eingereicht wurde. Siehe Eigenkapitalkonten einer LLC und LLCs von Ehepartnern und Familien;
• der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied ein Ausländer ist: Die LLC bleibt für die Einkommensteuer unbeachtet, gilt aber für Form 5472 als Kapitalgesellschaft und muss diese Form unter Umständen einreichen (Anleitung zu Form 5472); siehe Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz;
• Sie mehr als ein Unternehmen besitzen: Nach Publication 583 führen Sie für jedes einen vollständigen, getrennten Satz von Aufzeichnungen;
• Sie Waren herstellen oder weiterverkaufen: Der Wareneinsatz (Cost of Goods Sold) hat in Schedule C einen eigenen Teil, behandelt in Wareneinsatz;
• das Unternehmen gerade die S-Wahl getroffen hat: Die Wahl hat ein Wirksamkeitsdatum. Buchungen davor gehören zur alten Erklärung (bei einem Unternehmen mit einem Eigentümer meist Schedule C), Buchungen ab diesem Datum zu Form 1120-S. Form 2553 (Wahl als S Corporation) ist in der Regel innerhalb von 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres fällig, ab dem die Wahl gelten soll (Anleitung); siehe Buchhaltung nach einer S-Wahl;
• Ihre Kategorien über die Zeilen der Steuererklärung hinausgewachsen sind, Ihr Steuererklärungsersteller sie jedes Jahr neu zuordnet, Sie von Schedule C zu einer S Corporation gewechselt haben und die alten Konten nicht mehr passen, oder die Bilanz einer S Corporation nicht mit Schedule L übereinstimmt: Dann lohnt es sich, die Kontenliste und die vor der Einreichung umzubuchenden Posten mit Hilfe bei der Buchhaltung zu klären.

Legen Sie bereit: die letzte Steuererklärung (Schedule C oder Form 1120-S mit den beigefügten Aufstellungen), Ihre aktuelle Kontenliste und eine Gewinn- und Verlustrechnung nach Konten für das Jahr. Eine S Corporation braucht zusätzlich die Bilanz zum Jahresende.

Ist ein Kontenplan dasselbe wie ein Hauptbuch?

Nein. Der Kontenplan ist die Liste. Das Hauptbuch enthält jede Buchung auf diesen Konten. Publication 583 beschreibt das Hauptbuch als Buch mit den Summen aus den Journalen, nach Konten geordnet. Wenn Sie die Liste ändern, ändert sich jeder Bericht, der aus dem Hauptbuch entsteht.

Welche Konten braucht jedes Unternehmen?

Fünf Gruppen: Erträge, Aufwendungen, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital des Eigentümers. Publication 583 beschreibt die doppelte Buchführung so: Ertrags- und Aufwandskonten werden am Ende jedes Steuerjahres abgeschlossen, Konten für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Reinvermögen bleiben offen.

Führen Sie Erstattungen und Rücksendungen auf einem eigenen Ertragskonto. Schedule C, Zeile 2, und Form 1120-S, Zeile 1b, trennen sie von den Bruttoeinnahmen (Anleitung zu Schedule C; Anleitung zu Form 1120-S).

Sales Tax (US-Umsatzsteuer auf Verkäufe), die dem Käufer auferlegt ist und die Sie einziehen und an den Bundesstaat abführen, ist weder Ertrag noch abziehbare Ausgabe (Anleitung zu Schedule C). Legen Sie dafür ein Verbindlichkeitskonto an. Siehe Sales Tax buchen und, für Einzahlungen, die abzüglich Gebühren eingehen, Umsätze und Auszahlungen abstimmen.

Bis auf den Warenbestand erscheinen die Bilanzkonten eines Einzelunternehmers nicht auf Schedule C. Sie sind trotzdem wichtig, denn Darlehen, Ausrüstung und Entnahmen des Eigentümers sind genau die Posten, die aus den Ausgaben herausbleiben müssen.

Welche Zeile von Schedule C speist welches Aufwandskonto?

Richten Sie für jede Zeile von Schedule C, die Sie nutzen, ein Aufwandskonto ein und benennen Sie es nach der Zeile. Dann liest sich ein Bericht nach Konten direkt auf das Formular ab. Die Zeilen unten stammen aus den Vorabentwürfen des IRS für Schedule C und die zugehörige Anleitung. Sie können sich bis zu den endgültigen Formularen noch ändern; prüfen Sie sie am endgültigen Formular. Der Entwurf teilt die Zinsen auf drei Zeilen auf. Für eine Erklärung eines früheren Jahres gibt es zwei Zinszeilen (Hypothek und sonstige): Nehmen Sie das Formular des jeweiligen Jahres.

Waren, die Sie herstellen oder weiterverkaufen, werden in Teil III von Schedule C berechnet, nicht in diesen Konten. Siehe Wareneinsatz.

Wohin kommt eine Ausgabe, für die Schedule C keine eigene Zeile hat?

Sie kommt in Teil V, Sonstige Ausgaben, den letzten Teil von Schedule C. Die Anleitung sagt, Sie führen Art und Betrag jeder Ausgabe einzeln auf, und die Summe kommt in die Zeilen 48 und 27b (Anleitung). Richten Sie ein Konto je Art ein, alle unter einem übergeordneten Konto „Sonstige Ausgaben“.

Die Anleitung nennt mehrere Arten, die dorthin gehören:

• Amortisation (Amortization);
• uneinbringliche Forderungen, die im Einkommen enthalten waren und endgültig wertlos sind;
• Gründungskosten des Unternehmens, für die eigene Abzugs- und Amortisationsregeln gelten;
• technische Hilfsmittel und Software, etwa Abonnements zur Verwaltung des Unternehmens, es sei denn, die Software muss abgeschrieben oder amortisiert werden;
• Kleinanschaffungen, die Sie nach der De-Minimis-Vereinfachungsregel (De Minimis Safe Harbor) abziehen wollen; die Anleitung sagt, sie nur in Teil V abzuziehen (Anleitung); siehe Kleinanschaffungen: Aufwand oder Aktivierung.

Bankgebühren sind ein weiteres häufiges Beispiel: Das Formular hat dafür keine Zeile, und Publication 334 nennt sie unter den sonstigen abziehbaren Betriebsausgaben, deshalb werden sie hier nach Art aufgeführt.

Vermeiden Sie ein Konto namens „Sonstiges“. Teil V verlangt jede Art einzeln. Ein großer Saldo auf „Sonstiges“ heißt, dass Ihr Steuererklärungsersteller jede Buchung darin öffnen muss. Was eine eigene Zeile hat, gehört auf diese Zeile, nicht in Teil V.

Worin unterscheidet sich die Liste für Form 1120-S von Schedule C?

Form 1120-S trennt die Vergütung der Officers von den Löhnen der übrigen Arbeitnehmer, nennt weniger Aufwandszeilen und leitet alles andere mit einer beigefügten Aufstellung in Zeile 20. Drei Unterschiede bestimmen die Kontenliste:

• Die Vergütung der Officers steht in Zeile 7, die übrigen Löhne in Zeile 8. Führen Sie zwei Konten.
• Versicherung, Rechts- und Beratungskosten, Material, Reisen, Mahlzeiten und Nebenkosten haben keine eigene Zeile. Die Anleitung nennt sie als Beispiele für Abzüge in Zeile 20, deshalb bekommt jeder Posten ein eigenes Konto unter „Sonstige Abzüge“ (Anleitung).
• Manche Posten stehen gar nicht in den Zeilen 7 bis 20: Mietaufwand, Abzüge im Zusammenhang mit Kapitaleinkünften, nicht abziehbare Ausgaben und Posten, die die Aktionäre selbst ermitteln, etwa Spenden. Geben Sie jedem ein eigenes Konto, damit er aus den gewöhnlichen Zeilen herausbleibt (Anleitung).

In den Zeilen zu Nebenleistungen zählen die Eigentumsverhältnisse Anteile, die nach Section 318 als gehalten gelten (zum Beispiel die Anteile eines Familienmitglieds). Der Test „mehr als 2 %“ bezieht sich auf ausstehende Anteile oder zusammengerechnete Stimmrechte an einem beliebigen Tag des Steuerjahres (Anleitung).

Für die Zeilen 15 und 19 (Substanzabzug, Abzug für energieeffiziente Gewerbegebäude) brauchen Sie nur dann ein Konto, wenn Sie sie nutzen. Die obigen Zeilennummern sind im Vorabentwurf des IRS für dieses Steuerjahr dieselben; er kann sich bis zum endgültigen Formular noch ändern.

Eine Kapitalgesellschaft mit Gesamteinnahmen von $500.000 oder mehr, die Officer-Vergütungen abzieht, legt außerdem Form 1125-E bei, eine Aufstellung der Vergütung jedes Officers. Die Gesamteinnahmen (Total Receipts) sind weiter gefasst als der Umsatz (Anleitung). Wenn die Kapitalgesellschaft Waren herstellt oder weiterverkauft, wird der Wareneinsatz auf Form 1125-A gemeldet, nicht in den Zeilen 7 bis 20 (Anleitung); siehe Wareneinsatz, geschrieben für Schedule C.

Auch bei den Erträgen gibt es eine Grenze. Die Zeilen 1a bis 5 nehmen nur Einkünfte aus dem Gewerbe oder Geschäft auf. Mieteinkünfte und Kapitaleinkünfte gehören in Schedule K und Schedule K-1, vermietete Immobilien zusätzlich in Form 8825 (Anleitung).

Officer-Vergütung, Ausschüttungen und der Test für Form 1125-E sind ausführlich in Buchhaltung für eine S Corporation behandelt.

Welche Eigenkapital- und Bilanzkonten braucht eine S Corporation zusätzlich, damit Schedule L mit der Buchhaltung übereinstimmt?

Eine S Corporation braucht für jede Zeile von Schedule L, die auf sie zutrifft, ein Bilanzkonto. Schedule L ist die Bilanz, die der Steuererklärung beigefügt wird, und sie sollte mit den Büchern und Unterlagen der Kapitalgesellschaft übereinstimmen (Anleitung). Kleinere Kapitalgesellschaften dürfen Schedule L auslassen; der Test und die Einzelheiten stehen in Schedule L in der Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft. Die Zeilen finden Sie auf Form 1120-S.

Drei Konten sind für eine S Corporation wichtiger als für einen Einzelunternehmer:

• Ausschüttungen. Ein eigenes Eigenkapitalkonto, das zum Jahresende auf die Gewinnrücklagen abgeschlossen wird. Ausschüttungen, die keine Dividenden sind, gehören in Schedule K, Zeile 16d. Dividenden aus angesammelten Gewinnen und Rücklagen (Earnings and Profits) gehören in Zeile 17c und Form 1099-DIV, nicht in Schedule K-1; halten Sie deshalb genug Details bereit, um beides zu trennen (Anleitung). Siehe Ausschüttungen einer S Corporation buchen.
• Gesellschafterdarlehen. Geld, das ein Aktionär der Kapitalgesellschaft leiht, ist eine Verbindlichkeit und wird getrennt vom Grundkapital geführt. Der Betrag in Schedule L, Zeile 19, sollte in der Regel mit den Schedules K-1 der Aktionäre übereinstimmen (Anleitung). Siehe Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.
• Angepasstes Konto der Ausschüttungsgrundlage (Accumulated Adjustments). Das Konto in Schedule M-2 verfolgt das noch nicht ausgeschüttete Einkommen. Die Anleitung empfiehlt, dass jede S Corporation es führt (Anleitung).

Wie detailliert sollte der Kontenplan sein?

Ein Konto je Zeile der Steuererklärung, die Sie nutzen, und Unterkonten nur dort, wo Sie aus den Details etwas ableiten. Jedes Unterkonto muss auf genau eine Zeile aufsummiert werden.

Wenn Sie zwei Konten nie getrennt betrachten, fassen Sie sie zusammen. Wenn doch, führen Sie sie als Unterkonten derselben Zeile. Nummerierung ist freiwillig; wenn Sie nummerieren, stellen Sie Unterkonten neben ihr übergeordnetes Konto.

Was muss aus den Ausgaben herausbleiben?

Entnahmen des Eigentümers, Ausschüttungen, Darlehenstilgungen und private Ausgaben sind keine Ausgaben, egal wie sie im Bankfeed aussehen. Jede dieser Arten hat ein eigenes Konto. Ausrüstung ist ein Vermögenswert, es sei denn, sie fällt unter die De-Minimis-Vereinfachungsregel (De Minimis Safe Harbor), die verlangt, dass die Buchhaltung sie als Aufwand erfasst.

Führen Sie ein Konto „Zu prüfen“ für alles, was Sie noch nicht einordnen können, und leeren Sie es, bevor Sie den Jahresbericht erstellen. Siehe Nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuersaison.

Kann ich Kategorien mitten im Jahr oder von Jahr zu Jahr ändern, ohne meine Gewinnermittlungsmethode zu ändern?

Oft ja. Wenn Sie Konten umbenennen, zusammenfassen oder aufteilen oder eine Ausgabe zwischen zwei Aufwandszeilen verschieben, ändert sich in der Regel, wo sie gemeldet wird, nicht wann. Eine Gewinnermittlungsmethode legt fest, wann Einnahmen und Ausgaben zählen. Die Änderung der Behandlung eines wesentlichen Postens, also eines Postens, der den richtigen Zeitpunkt für die Erfassung von Einkommen oder den Abzug einer Ausgabe berührt, ist ein Methodenwechsel. Eine Anpassung, die den richtigen Zeitpunkt nicht berührt, ist keiner und braucht keine Genehmigung des IRS (Publication 538).

Eine Verschiebung, die den abgezogenen Betrag ändert, etwa zwischen Mahlzeiten und Reisen, ist eine andere Frage: Die Zeile muss stimmen, klären Sie sie also mit Ihrem Steuererklärungsersteller. Buchhaltung und Steuererklärung müssen dieselbe Gewinnermittlungsmethode verwenden (Publication 583). Wenn Sie die Liste mitten im Jahr ändern, buchen Sie die früheren Monate um, damit ein Bericht das ganze Jahr abdeckt, und führen Sie eine Notiz, die alte Konten den neuen zuordnet, für den Vergleich von Jahr zu Jahr.

Wenn Sie die Buchhaltung neu ordnen, ändert sich eine bereits eingereichte Steuererklärung nicht. Zeigt die neue Ordnung, dass ein Betrag in einer eingereichten Erklärung falsch war, ist das ein Berichtigungsfall für Ihren Steuererklärungsersteller; siehe Nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuersaison.

Welchen Bericht aus dem Kontenplan braucht mein Steuererklärungsersteller zum Jahresende?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung nach Konten für das ganze Steuerjahr, in der jedes Konto einer Zeile der Steuererklärung zugeordnet ist. Außerdem braucht Ihr Steuererklärungsersteller:

1. Die Zuordnung von Konten zu Zeilen: als Spalte im Bericht oder als einseitige Liste.
2. Die Einzelnachweise zu den Listen, die die Steuererklärung verlangt: Schedule C, Teil V, oder die Aufstellung zu Zeile 20 von Form 1120-S, jeweils nach Art und Betrag.
3. Die Bewegungen im Eigenkapital: Entnahmen und Einlagen oder Ausschüttungen und Gesellschafterdarlehen.
4. Bei einer S Corporation die Bilanzen zu Beginn und Ende des Jahres, mit denen Schedule L übereinstimmen sollte, sowie den Abschreibungsplan.

Die vollständige Liste und was der Steuererklärungsersteller anpasst, steht in Von der Buchhaltung zur Unternehmenssteuererklärung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Ein Berater mit einer LLC mit einem Mitglied

Ein Berater, dem eine LLC mit einem Mitglied ohne Wahl der Besteuerung als Kapitalgesellschaft gehört und der deshalb Schedule C einreicht, hat Einnahmen von US$120.000 und 14 Aufwandskonten. Zwölf speisen benannte Zeilen von Schedule C: Werbung (8), Fahrzeug (9), Fremdleistungen (11), Abschreibung (13), Versicherung (15), Rechts- und Beratungskosten (17), Bürobedarf (18), Miete (20b), Material (22), Steuern und Lizenzen (23), Reisen (24a) und Nebenkosten (25). Zwei haben keine eigene Zeile: Software-Abonnements mit US$3.600 und Bankgebühren mit US$400. Sie werden in Teil V nach Art aufgeführt und ergeben in Zeile 27b zusammen US$4.000. Ein Bericht nach Konten liefert jede Zeile, ohne dass etwas neu eingeordnet werden muss.

Eine S Corporation mit US$400.000 Einnahmen

Die Officer-Vergütung von US$80.000 steht auf einem Konto für Zeile 7. Die übrigen Lohnkosten von US$60.000 stehen auf einem Lohnkonto für Zeile 8. Versicherung, Material und Nebenkosten haben keine eigene Zeile, deshalb wird jeder Posten nach Art in der Aufstellung zu Zeile 20 aufgeführt. Angenommen, die Officer-Vergütung ist für die Arbeit angemessen: Dann bleibt eine Ausschüttung von US$50.000 eine Ausschüttung und wird auf das Ausschüttungskonto im Eigenkapital gebucht. Würde sie als Aufwand gebucht, fiele der Buchgewinn um US$50.000 zu niedrig aus, und der Steuererklärungsersteller müsste sie zurückbuchen, bevor die Steuererklärung das richtige Einkommen zeigt.

Ein Einzelunternehmer mit 60 Kategorien

Die Software eines Einzelunternehmers hat 60 Kategorien, und die Steuererklärung nutzt etwa 20 Zeilen. Sechs Werbekategorien (Suchmaschinenwerbung, Werbung in sozialen Netzwerken, Flyer, Visitenkarten, Sponsoring und Webseitenwerbung) ergeben zusammen US$9.000. Sie werden Unterkonten eines einzigen Kontos „Werbung“, das Zeile 8 speist. Wenn Sie das bei jeder Zeile tun, werden aus 60 Kategorien etwa 20 Konten.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Kontenliste muss neu aufgebaut werden, nicht nur gelesen: Ihre Kategorien sind über die Steuererklärung hinausgewachsen, Ihr Steuererklärungsersteller ordnet sie jedes Jahr neu zu, Sie haben gerade die S-Wahl getroffen, die Bilanz Ihrer S Corporation stimmt nicht mit Schedule L überein, Ihre Buchhaltung ist im Rückstand oder frühere Erklärungen haben die falschen Kategorien verwendet. Die Kontenliste, die vor der Einreichung umzubuchenden Posten und die Eröffnungssalden lohnt es sich, mit Hilfe bei der Buchhaltung zu klären. Siehe auch Buchhaltung nach einer S-Wahl, Schedule L in der Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft und Überfällige Buchhaltung nachholen.
• Das Unternehmen hat zwei oder mehr Eigentümer: Einlagen und Ausschüttungen eines LLC-Mitglieds werden auf einem Kapitalkonto geführt, nicht als Entnahmen eines einzelnen Eigentümers, und das Unternehmen eines Ehepaars kann trotzdem Schedule C einreichen: Prüfen Sie, welche Erklärung eingereicht wurde. Siehe Eigenkapitalkonten einer LLC, LLCs von Ehepartnern und Familien und Buchhaltung für eine neue LLC einrichten.
• Der Eigentümer der LLC ist ein Ausländer: siehe Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie besitzen vermietete Immobilien: nutzen Sie den Kontenplan für Vermietung nach Zeilen von Schedule E.
• Sie verkaufen Waren: der Wareneinsatz hat eigene Konten.
• Sie berichten an Investoren: siehe Kontenplan für ein Start-up.
• Entnahmen, Ausschüttungen oder private Kosten sind bereits als Ausgaben gebucht: siehe Entnahmen des Eigentümers buchen und Nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuersaison.
• Sie wollen wissen, welche Ausgaben der IRS hinterfragt, oder welche App Sie nutzen sollen: siehe Ausgaben in Schedule C, die der IRS hinterfragt und Buchhaltungs-App für Schedule C.