Dedução de home office: método simplificado ou Form 8829

Tenho direito à dedução de home office sendo autônomo?

Você pode ter direito quando uma parte da sua casa é usada de forma regular e exclusiva para o seu negócio de autônomo, e esse espaço também é o seu local principal de trabalho, um lugar onde você recebe clientes pessoalmente ou uma construção separada (Publication 587; Tax Topic 509). O IRS, a receita federal dos EUA, chama isso de uso comercial da casa. Os mesmos testes valem para as duas formas de calcular o valor: o método simplificado, uma taxa fixa por pé quadrado, ou o Form 8829, que usa os custos reais da casa. Você pode escolher de novo a cada ano. “Casa” pode ser uma casa, um apartamento ou um condomínio, e inclui construções no terreno, como um estúdio separado.

O que torna o caso mais complicado: o espaço também é usado por familiares, visitas ou por um emprego com W-2; o lucro do negócio é pequeno ou há prejuízo, porque o limite de renda pode reduzir a dedução; o negócio começou, terminou ou mudou de lugar durante o ano, e então só conta a parte do ano com uso qualificado; você usou mais de uma casa; ou você pretende vender a casa ou deixou o escritório de fora de declarações anteriores.

Reúna: os pés quadrados do escritório e da casa inteira, o extrato do aluguel ou do financiamento e as contas da casa, a data em que o espaço passou a se qualificar, os documentos da compra se a casa é sua e a declaração do ano passado.

Posso deduzir o home office se tenho um emprego com W-2 e também renda de 1099?

Você pode deduzir o home office do seu trabalho autônomo se ele passar nos testes acima. Na declaração federal, o emprego com W-2 não acrescenta dedução para o mesmo espaço; o seu estado pode tratar o caso de outra forma. O fluxograma do IRS e as instruções do Form 8829 excluem a dedução de espaço usado como empregado, e a 26 U.S.C. 67(h) proíbe as deduções detalhadas diversas, que incluem as despesas de empregado não reembolsadas, em todos os anos após 2017. A Publication 529 lista os poucos grupos restritos, como reservistas das Forças Armadas e artistas de espetáculos qualificados, que ainda podem deduzi-las.

• O negócio paralelo é testado por conta própria. A Publication 587 diz que um escritório pode servir a mais de um negócio ou atividade profissional, cada um testado separadamente, mas não a atividades alheias a um negócio. Ela não diz como o trabalho com W-2 na mesma sala entra no uso exclusivo. Uma sala usada para os dois trabalhos é uma questão de fatos, que você deve resolver antes de pedir a dedução.
• Só a renda do negócio paralelo conta para o limite. O teto é calculado com a renda do próprio negócio no Schedule C, não com o salário do W-2.
• Um W-2 com a caixa “Statutory employee” marcada é informado no Schedule C (instruções do Schedule C). A Publication 587 não diz se a proibição para empregados vale nesse caso, então resolva isso antes de pedir a dedução.

Se o W-2 vem da sua própria corporação S, a empresa pode reembolsar os custos da casa: veja reembolso de despesas do proprietário.

Um cômodo que minha família ou visitas também usam ainda conta?

Um cômodo que você também usa para a família ou para visitas não se qualifica, porque qualquer uso pessoal da área reprova no teste de uso exclusivo (Publication 587).

Uma área menor pode se qualificar se for identificável separadamente e usada só para o negócio, como uma mesa de trabalho bem delimitada dentro de um cômodo maior. Uma mesa de jantar não serve, nem um quarto de hóspedes ou escritório que a família ou as visitas também usam. Só dois usos escapam da regra do uso exclusivo, cada um com suas condições: guardar estoque ou amostras de produtos que você vende, quando a casa é o único local fixo do negócio, e creche em casa (veja creche em casa e o percentual de tempo e espaço).

Se o espaço não se qualifica, móveis e equipamentos do negócio ainda podem ser depreciados ou lançados como despesa, quer o espaço se qualifique ou não (Publication 587). A conta de telefone ou de internet é outra divisão: veja despesas de uso misto.

Como funciona o método simplificado e o que eu perco ao usá-lo?

O método simplificado multiplica os pés quadrados do escritório por $5, contando no máximo 300 pés quadrados, e por isso permite no máximo $1.500 antes do limite de renda (Revenue Procedure 2013-13; instruções do Schedule C). Ele dispensa o cálculo e a comprovação dos custos reais.

1. Meça o escritório, até o limite, e multiplique pela taxa.
2. Compare o resultado com o limite de renda (a renda do negócio vinda do espaço, explicada abaixo) e use o menor valor.
3. Informe o valor no Schedule C, linha 30, com os pés quadrados da casa e do escritório nos campos extras. Nenhum Form 8829 é entregue para essa casa.

O teto abrange todos os seus negócios qualificados naquela casa, e a sua escolha vale para todos eles. Outra pessoa que divide a casa e tem um negócio qualificado próprio faz uma opção separada, com um teto separado; os mesmos pés quadrados não podem ser contados duas vezes, então divida o espaço compartilhado de forma razoável. Se você teve duas casas no ano, só pode usar o método em uma delas (Publication 587).

Se o espaço se qualificou só durante parte do ano, ou se o tamanho do escritório mudou, a área é calculada pela média de 12 meses, e um mês com menos de 15 dias de uso qualificado conta como zero (Publication 587).

O método abre mão de:

• Custos reais da casa, como aluguel, contas de consumo, seguro e reparos. Despesas do negócio sem relação com a casa, como materiais e equipamentos, continuam dedutíveis.
• Depreciação da casa (deduzir parte do custo ao longo de muitos anos). Ela é tratada como zero no ano.
• A parte do negócio nos juros do financiamento e no imposto predial. Esses valores continuam pessoais e só ajudam se você detalhar as deduções (listá-las no Schedule A em vez de usar a dedução padrão).
• Qualquer valor cortado pelo limite de renda. Ele não pode ser levado para os anos seguintes.

Como funciona o Form 8829: quais custos entram e como se calcula o percentual?

O Form 8829 deduz a parte do negócio nos custos reais da casa. O percentual do negócio é a área do escritório dividida pela área total da casa, ou outro método razoável, como cômodos usados divididos pelo total de cômodos quando eles têm tamanho parecido (Publication 587). O total da linha 36 vai para o Schedule C, linha 30 (instruções do Form 8829).

• Uso durante parte do ano: só contam os custos da parte do ano em que o espaço se qualificou.
• Depreciação para proprietários: o proprietário deduz a depreciação da parte do negócio na construção, sem o terreno, calculada sobre o menor valor entre o custo-base ajustado (adjusted basis) e o valor de mercado na data em que o uso comercial começou, em linha reta por 39 anos para uma casa que passa a ser usada no negócio. As casas já usadas no negócio em anos anteriores mantêm o método usado antes (Publication 587).
• Juros do financiamento e imposto predial: quem detalha as deduções move a parte do negócio do Schedule A para o Form 8829. Com a dedução padrão, a parte do negócio só é dedutível pelo Form 8829 (instruções).

Entregue um Form 8829 para cada casa usada no negócio. Se a casa serviu a mais de um negócio, divida a linha 36 entre eles de forma razoável (instruções do Form 8829).

Método simplificado ou Form 8829: qual compensa mais e posso trocar?

Nenhum dos dois ganha sempre, então calcule os dois antes de entregar a declaração. Nos dois casos, a dedução reduz o lucro do Schedule C, que é a base do imposto de renda e do imposto de autônomo (self-employment tax) (instruções do Schedule C). Você pode trocar de um ano para o outro sem autorização do IRS (Revenue Procedure 2013-13).

Um teste rápido para um escritório de 300 pés quadrados ou menos: divida os custos anuais da casa (mais a depreciação, se a casa é sua) pelo total de pés quadrados dela. Se o resultado passar de $5, o Form 8829 dá o valor maior antes do limite de renda. Quem detalha as deduções pode deixar os juros do financiamento e o imposto predial fora do teste, porque o método simplificado os mantém no Schedule A. O Form 8829 move a parte do negócio deles para o Schedule C, onde também pode reduzir o imposto de autônomo, e por isso deixá-los de fora pode subestimar o Form 8829. Para um escritório maior, o teto torna mais provável que o Form 8829 dê o valor maior.

Usar o método simplificado na declaração original entregue no prazo é a própria opção, e ela é irrevogável para aquele ano, então decida antes de entregar. Os anos no método simplificado não reduzem o custo-base (basis) da casa, o custo usado para calcular o ganho na venda; se você voltar ao Form 8829, a depreciação recomeça pela tabela do IRS para o ano em que a casa entrou em uso (Publication 587).

A dedução é limitada pela renda do meu negócio e o que pode ser levado para o ano seguinte?

A dedução de home office é limitada pela renda do seu negócio nos dois métodos. O valor do método simplificado e, no Form 8829, os custos que existem só por causa do escritório (aluguel, contas de consumo, seguro, reparos, depreciação) não podem passar da renda bruta do uso comercial da casa, menos as outras despesas do negócio (26 U.S.C. 280A(c)(5); Publication 587). No Schedule C, o ponto de partida é o lucro antes da dedução de home office, na linha 29.

• Método simplificado: o valor cortado pelo limite é perdido. Os valores levados de anos anteriores do Form 8829 não podem ser usados em um ano no método simplificado e esperam o próximo ano em que você usar o Form 8829 (instruções do Schedule C).
• Form 8829: o valor cortado passa para o próximo ano em que você usar os custos reais e fica sujeito ao limite desse ano, quer você ainda more na mesma casa ou não (instruções do Form 8829).

O Form 8829 aplica o limite em uma ordem fixa. A parte do negócio nos juros do financiamento e no imposto predial de quem detalha as deduções é admitida primeiro, mesmo acima da renda do negócio, porque seria dedutível sem o escritório. Os custos operacionais vêm em seguida e a depreciação por último, então a depreciação é o custo com mais chance de ser empurrado para um ano seguinte. Com a dedução padrão, esses dois custos estão entre os custos operacionais que o limite pode cortar. Se parte da renda do negócio vem de outro lugar que não a sua casa, só conta a parte ganha com o escritório em casa.

Eu alugo minha casa: isso muda algo?

Alugar a casa não muda quem se qualifica: os inquilinos seguem os mesmos testes dos proprietários (Publication 587). Mudam só os valores:

• Form 8829: o percentual do negócio sobre o aluguel que você paga (linha 19), mais outros custos indiretos, como contas de consumo e seguro do inquilino. O inquilino não tem depreciação da construção.
• Método simplificado: a taxa vezes a área. O aluguel não é deduzido separadamente.

O aluguel costuma ser o maior custo da casa, então vale fazer o teste rápido da comparação entre os métodos.

Informo a conta inteira da casa ou só a parte do negócio?

Informe a conta inteira da casa no Form 8829, não só a parte do negócio. O formulário recebe o valor total dos custos que servem à casa toda e aplica o percentual do negócio sozinho. Os custos só do escritório entram pelo valor integral. Se uma conta tem uma parte do negócio diferente do percentual do escritório, informe só essa parte do negócio (instruções do Form 8829). O método simplificado não usa as contas da casa, só os números de pés quadrados.

Por isso a escrituração contábil precisa das contas completas e das medidas, não de uma estimativa mensal da parte do negócio. Para as contas, veja um plano de contas que se encaixa no Schedule C.

Quais registros devo guardar do home office?

Os registros devem mostrar a parte da casa usada no negócio, que você a usa de forma regular e exclusiva como local principal de trabalho ou para receber clientes, e as despesas e a depreciação da parte do negócio. Nenhum sistema específico é exigido. Guarde cheques compensados, recibos e outras provas do que você pagou (Publication 587).

Se a casa é sua, guarde os registros da compra e das melhorias e as suas cópias do Form 8829 por bem mais tempo que o prazo habitual, porque a depreciação e o custo-base voltam a importar em uma venda. Para saber por quanto tempo guardar os registros e ver um sistema para o ano todo, veja guarda de registros para autônomos.

O que acontece quando vendo uma casa em que deduzi um escritório?

Um escritório dentro da casa não divide a venda em uma parte residencial e outra comercial, mas a parte do ganho igual à depreciação depois de 6 de maio de 1997 não pode ser excluída (Publication 523; Publication 587). Essa parte pode ser tributada a até 25% (Topic 409).

• O restante do ganho pode ser excluído, até $250.000 ($500.000 para certos contribuintes que entregam declaração conjunta), se os testes de propriedade e de uso forem cumpridos: veja a exclusão do ganho na venda da casa.
• Os anos no método simplificado não têm depreciação, então não acrescentam nada ao valor tributável.
• Deixar de deduzir a depreciação no Form 8829 não evita a redução do custo-base. O custo-base da casa é reduzido pela depreciação que você poderia ter deduzido, mesmo que não a tenha pedido. Para a parte do ganho que não pode ser excluída, a Publication 587 usa a depreciação efetivamente deduzida quando os registros mostram que ela foi menor que a permitida. Resolva isso antes de uma venda.
• Uma construção separada, como um estúdio, garagem ou celeiro, pode ser tratada como um imóvel separado na venda, e o ganho dela pode não se qualificar para a exclusão: veja a exclusão do ganho na venda da casa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Uma designer freelancer que paga aluguel

Uma designer aluga uma casa de 1.600 pés quadrados e usa um cômodo de 200 pés quadrados só para trabalhar. Aluguel, contas de consumo e seguro somam US$20.000 no ano, e o lucro dela fica bem acima de qualquer um dos dois valores abaixo.

• Simplificado: 200 × US$5 = US$1.000.
• Form 8829: 200 ÷ 1.600 = 12,5%, e 12,5% × US$20.000 = US$2.500.

O custo anual dela é de US$12,50 por pé quadrado, mais que US$5, então o Form 8829 dá o valor maior. Ele também exige as contas e as medidas.

Um desenvolvedor com emprego com W-2 e um negócio paralelo

Um desenvolvedor usa um cômodo de 150 pés quadrados só para um negócio paralelo, em uma casa de 1.500 pés quadrados com aluguel e contas de consumo de US$12.000. O negócio paralelo rende US$600 antes da dedução do escritório. O salário do W-2 não conta para o limite.

• Simplificado: 150 × US$5 = US$750, mas o limite de renda permite só US$600. Os outros US$150 se perdem.
• Form 8829: 10% × US$12.000 = US$1.200. O limite permite US$600 neste ano, e US$600 passam para o próximo ano em que o Form 8829 for usado.

Um proprietário que vende depois de três anos

Um proprietário usou o Form 8829 por três anos e deduziu US$2.400 de depreciação do escritório. A casa é vendida com ganho de US$150.000, e o proprietário, que entrega a declaração como solteiro, cumpre os testes de propriedade e de uso. Os US$2.400 são tributados, mesmo que a exclusão cubra os US$147.600 restantes.

E no seu caso?

• Seu espaço é de uso misto, como a mesa da cozinha ou o quarto de hóspedes, ou você faz os dois trabalhos em um cômodo: se alguma parte se qualifica depende dos fatos, e o método depende da resposta. Peça ajuda com imposto de renda de pessoa física antes de escolher.
• Você tem salário de W-2 e renda de 1099, e o lucro do negócio paralelo é pequeno perto dos custos da casa: o limite decide quanto conta agora e o que passa para o ano seguinte. Revise o caso com ajuda com imposto de renda de pessoa física e veja outras formas legais de reduzir o imposto do negócio.
• O escritório ficou de fora de declarações anteriores: o método simplificado é uma opção feita na declaração original entregue no prazo, e a Revenue Procedure 2013-13 não prevê como optar por ele depois, então uma declaração retificadora geralmente significa o Form 8829. Cada ano tem o seu próprio prazo para pedir restituição: em geral 3 anos da entrega ou 2 anos do pagamento, o que for mais tarde. Veja retificar uma declaração por erros em despesas do negócio e peça ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você pretende vender a casa em breve: a depreciação do escritório e qualquer construção separada mudam o ganho. Veja a exclusão do ganho na venda da casa e peça ajuda com imposto de renda de pessoa física antes de anunciar o imóvel.
• Você tem uma corporação S ou é sócio de uma sociedade: a corporação S pode reembolsar os custos da casa do proprietário: veja reembolso de despesas do proprietário. O sócio pode deduzir despesas da sociedade não reembolsadas, incluindo custos de home office, somente se o contrato de sociedade as exigia; uma planilha na Publication 587 substitui o Form 8829 nesse caso.
• Você aluga a sua casa para a sua própria corporação S para reuniões: veja a regra de Augusta.
• Você tem uma creche em casa: o percentual de tempo e espaço funciona de outra forma: veja a escrituração contábil de uma creche em casa.
• Você teme que a dedução seja questionada: veja despesas do Schedule C que o IRS questiona.