Deducción por oficina en casa: método simplificado o Form 8829

¿Califico para la deducción por oficina en casa como trabajador independiente?

Es posible que califique si usa una parte de su vivienda de forma regular y exclusiva para su negocio independiente, y ese espacio es además su lugar principal de negocio, un lugar donde se reúne en persona con clientes o una construcción separada (Publication 587; Tax Topic 509). El IRS lo llama uso comercial de su vivienda. Las mismas pruebas se aplican a las dos formas de calcular el monto: el método simplificado, una tarifa fija por pie cuadrado, o el Form 8829, que usa los costos reales de su vivienda. Puede elegir de nuevo cada año. Una «vivienda» puede ser una casa, un apartamento o un condominio, e incluye construcciones del terreno, como un estudio independiente.

Qué hace que un caso no sea sencillo: el espacio también lo usan familiares, invitados o un empleo con W-2; la ganancia del negocio es pequeña o hay pérdida, porque el límite de ingresos puede reducir la deducción; el negocio empezó, terminó o se mudó durante el año, así que solo cuenta la parte del año con uso que califica; usó más de una vivienda; o piensa vender la vivienda o no incluyó la oficina en declaraciones anteriores.

Reúna: los pies cuadrados de la oficina y de toda la vivienda, el estado de cuenta del alquiler o de la hipoteca y las facturas del hogar, la fecha desde la que el espacio empezó a calificar, los documentos de compra si es propietario y la declaración del año pasado.

¿Puedo deducir una oficina en casa si tengo un empleo con W-2 y también ingresos del Form 1099?

Puede deducir una oficina en casa por su trabajo independiente si ese trabajo cumple las pruebas anteriores. En su declaración federal, el empleo con W-2 no suma ninguna deducción por el mismo espacio; su estado puede tener reglas distintas. El diagrama de flujo del IRS y las instrucciones del Form 8829 excluyen la deducción por un espacio usado como empleado, y el 26 U.S.C. 67(h) prohíbe las deducciones detalladas misceláneas, que incluyen los gastos de empleado no reembolsados, en todos los años posteriores a 2017. La Publication 529 enumera los pocos grupos específicos, como los reservistas de las Fuerzas Armadas y los artistas escénicos calificados, que todavía pueden deducirlos.

• El negocio adicional se evalúa por separado. La Publication 587 dice que una misma oficina puede servir a más de un negocio, cada uno evaluado por separado, pero no a actividades ajenas a un negocio. No dice cómo cuenta el trabajo con W-2 hecho en la misma habitación para el uso exclusivo. Si usa una habitación para ambos trabajos, es una cuestión de hechos que debe resolver antes de reclamar la deducción.
• Solo los ingresos del negocio adicional cuentan para el límite. El tope se calcula con los ingresos propios del negocio en el Schedule C, no con sus salarios del W-2.
• Un W-2 con la casilla «Statutory employee» marcada se declara en el Schedule C (instrucciones del Schedule C). La Publication 587 no dice si la exclusión de empleados se aplica en ese caso, así que resuélvalo antes de reclamar la deducción.

Si el W-2 proviene de su propia corporación S, la empresa puede reembolsarle los costos del hogar: vea reembolso de gastos del propietario.

¿Cuenta una habitación que también usan mi familia o mis invitados?

Una habitación que también usa para familiares o invitados no califica, porque cualquier uso personal del área incumple la prueba de uso exclusivo (Publication 587).

Un área más pequeña puede calificar si se puede identificar por separado y se usa solo para el negocio, como una zona de escritorio bien definida dentro de una habitación más grande. Una mesa de comedor no cumple, y tampoco un cuarto de huéspedes o un estudio que también usan familiares o invitados. Solo dos usos quedan fuera de la regla de uso exclusivo, cada uno con sus propias condiciones: almacenar inventario o muestras de producto que usted vende, cuando la vivienda es el único lugar fijo del negocio, y la guardería en casa (vea guardería en casa y porcentaje de tiempo y espacio).

Si el espacio no cumple, los muebles y equipos del negocio aún se pueden depreciar o deducir como gasto, califique o no el espacio (Publication 587). Una factura de teléfono o de internet es una división aparte: vea gastos de uso mixto.

¿Cómo funciona el método simplificado y a qué renuncio?

El método simplificado multiplica los pies cuadrados de la oficina por $5, con un máximo de 300 pies cuadrados, así que permite como máximo $1,500 antes del límite de ingresos (Revenue Procedure 2013-13; instrucciones del Schedule C). Reemplaza el cálculo y la comprobación de los costos reales.

1. Mida la oficina, hasta el límite, y multiplique por la tarifa.
2. Compare el resultado con el límite de ingresos (los ingresos del negocio generados desde ese espacio, que se explican más abajo) y use el número menor.
3. Anótelo en el Schedule C, línea 30, con los pies cuadrados de la vivienda y de la oficina en los espacios adicionales. No se presenta el Form 8829 para esa vivienda.

El tope cubre todos sus negocios propios que califican en esa vivienda, y su elección se aplica a todos. Otra persona que comparta la vivienda y tenga un negocio propio que califique hace una elección aparte con su propio tope; los mismos pies cuadrados no se pueden contar dos veces, así que divida el espacio compartido de forma razonable. Si tuvo dos viviendas en el año, puede usar el método en una sola (Publication 587).

Si el espacio calificó solo durante parte del año, o el tamaño de la oficina cambió, el área se promedia en 12 meses, y un mes con menos de 15 días de uso que califica cuenta como cero (Publication 587).

El método renuncia a lo siguiente:

• Los costos reales de la vivienda, como alquiler, servicios públicos, seguro y reparaciones. Los gastos del negocio que no tienen que ver con la vivienda, como suministros y equipo, siguen siendo deducibles.
• La depreciación de la vivienda (deducir parte de su costo a lo largo de muchos años). Se trata como cero en ese año.
• Una parte comercial de los intereses hipotecarios y los impuestos sobre bienes inmuebles. Siguen siendo gastos personales y solo ayudan si detalla sus deducciones (las enumera en el Schedule A en lugar de tomar la deducción estándar).
• Cualquier monto recortado por el límite de ingresos. No se puede arrastrar a años futuros.

¿Cómo funciona el Form 8829: qué costos incluye y cómo se calcula el porcentaje?

El Form 8829 deduce la parte comercial de los costos reales de la vivienda. El porcentaje comercial es el área de la oficina dividida entre el área total de la vivienda, u otro método razonable, como las habitaciones usadas divididas entre el total de habitaciones cuando son de tamaño parecido (Publication 587). El total de la línea 36 pasa al Schedule C, línea 30 (instrucciones del Form 8829).

• Uso durante parte del año: solo cuentan los costos de la parte del año en que el espacio calificó.
• Depreciación para propietarios: el propietario deduce la depreciación de la parte comercial del edificio, no del terreno, calculada sobre el menor entre su base ajustada y su valor cuando comenzó el uso comercial, en línea recta durante 39 años para una vivienda que se destina por primera vez al uso comercial. Las viviendas usadas para el negocio en años anteriores conservan el método que usaron antes (Publication 587).
• Intereses hipotecarios e impuestos sobre bienes inmuebles: quien detalla deducciones traslada la parte comercial del Schedule A al Form 8829. Con la deducción estándar, la parte comercial solo es deducible mediante el Form 8829 (instrucciones).

Presente un Form 8829 por cada vivienda usada en el negocio. Si la vivienda sirvió a más de un negocio, divida la línea 36 entre ellos con una base razonable (instrucciones del Form 8829).

Método simplificado o Form 8829: ¿cuál conviene más y puedo cambiar?

Ninguno gana siempre, así que calcule los dos antes de presentar. En ambos casos la deducción reduce la ganancia del Schedule C sobre la que se calculan el impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente (instrucciones del Schedule C). Puede cambiar de un año a otro sin permiso del IRS (Revenue Procedure 2013-13).

Una prueba rápida para una oficina de 300 pies cuadrados o menos: divida los costos anuales de la vivienda (más la depreciación, si es propietario) entre sus pies cuadrados totales. Si el resultado es mayor que $5, el Form 8829 da la cifra mayor antes del límite de ingresos. Quien detalla deducciones puede dejar fuera de la prueba los intereses hipotecarios y los impuestos sobre bienes inmuebles, porque el método simplificado los mantiene en el Schedule A. El Form 8829 traslada su parte comercial al Schedule C, donde también puede reducir el impuesto por trabajo independiente, así que dejarlos fuera puede subestimar el Form 8829. Para una oficina más grande, el tope hace más probable que el Form 8829 sea mayor.

Usar el método simplificado en una declaración original presentada a tiempo es la elección, y es irrevocable para ese año, así que decida antes de presentar. Los años con método simplificado no reducen la base de la vivienda (el costo que se usa para calcular la ganancia cuando se vende); si vuelve al Form 8829, la depreciación se reanuda con la tabla del IRS según el año en que la vivienda se puso en servicio (Publication 587).

¿Me limitan mis ingresos del negocio la deducción y qué se arrastra?

La deducción por oficina en casa está limitada por los ingresos de su negocio en ambos métodos. El monto simplificado y, con el Form 8829, los costos que existen solo por la oficina (alquiler, servicios públicos, seguro, reparaciones, depreciación) no pueden exceder los ingresos brutos del uso comercial de la vivienda, menos los demás gastos del negocio (26 U.S.C. 280A(c)(5); Publication 587). En el Schedule C el punto de partida es la ganancia antes de la deducción por oficina en casa, línea 29.

• Método simplificado: el monto recortado por el límite se pierde. Los arrastres de años anteriores con el Form 8829 no se pueden usar en un año con método simplificado y esperan hasta el próximo año en que use el Form 8829 (instrucciones del Schedule C).
• Form 8829: el monto recortado se arrastra al próximo año en que use los gastos reales y queda sujeto al límite de ese año, aunque ya no viva en la misma vivienda (instrucciones del Form 8829).

El Form 8829 aplica el límite en un orden fijo. Primero se permite la parte comercial de los intereses hipotecarios y de los impuestos sobre bienes inmuebles de quien detalla deducciones, incluso por encima de los ingresos del negocio, porque son deducibles sin la oficina. Después van los costos operativos y al final la depreciación, de modo que la depreciación es el costo con más probabilidad de pasar a un año posterior. Con la deducción estándar, esos dos costos están entre los costos operativos que el límite puede recortar. Si parte de los ingresos del negocio proviene de un lugar distinto de su vivienda, solo cuenta la parte que se gana desde la oficina en casa.

Alquilo mi vivienda: ¿cambia algo?

Alquilar su vivienda no cambia quién califica: los inquilinos siguen las mismas pruebas que los propietarios (Publication 587). Solo cambian los montos:

• Form 8829: el porcentaje comercial del alquiler que paga (línea 19), más otros costos indirectos, como servicios públicos y seguro de inquilino. Un inquilino no tiene depreciación del edificio.
• Método simplificado: la tarifa por el área. El alquiler no se deduce por separado.

El alquiler suele ser el mayor costo de la vivienda, así que vale la pena hacer la prueba rápida de la comparación de métodos.

¿Anoto la factura completa de la vivienda o solo la parte comercial?

Anote la factura completa de la vivienda en el Form 8829, no solo la parte comercial. El formulario toma el monto total de los costos que sirven a toda la vivienda y aplica él mismo el porcentaje comercial. Los costos solo de la oficina se anotan por su monto completo. Si una factura tiene una parte comercial distinta del porcentaje de la oficina, anote solo esa parte comercial (instrucciones del Form 8829). El método simplificado no usa facturas de la vivienda, solo los pies cuadrados.

Por eso la contabilidad necesita las facturas completas y las mediciones, no un cálculo mensual aproximado de la parte comercial. Para las cuentas, vea un catálogo de cuentas que corresponde al Schedule C.

¿Qué registros debo conservar para la oficina en casa?

Los registros deben mostrar qué parte de la vivienda se usa para el negocio, que la usa de forma regular y exclusiva como lugar principal de negocio o para reunirse con clientes, y los gastos y la depreciación de la parte comercial. No se exige ningún sistema en particular. Conserve los cheques cancelados, los recibos y otras pruebas de lo que pagó (Publication 587).

Si es propietario, conserve los documentos de compra y de mejoras de la vivienda y sus copias del Form 8829 mucho más allá del plazo habitual, porque la depreciación y la base vuelven a importar al vender. Para saber cuánto tiempo guardar los registros y cómo llevar un sistema durante el año, vea registros para trabajadores independientes.

¿Qué pasa si vendo una vivienda en la que deduje una oficina?

Una oficina dentro de la vivienda no divide la venta en una parte de vivienda y una parte de negocio, pero la parte de la ganancia igual a la depreciación posterior al 6 de mayo de 1997 no se puede excluir (Publication 523; Publication 587). Esa parte puede tributar a una tasa de hasta 25% (Topic 409).

• El resto de la ganancia se puede excluir, hasta $250,000 ($500,000 para ciertos contribuyentes que declaran en conjunto), si se cumplen las pruebas de propiedad y de uso: vea la exclusión por venta de vivienda.
• Los años con método simplificado no tienen depreciación, así que no suman nada al monto gravable.
• Omitir la depreciación en el Form 8829 no evita la reducción de la base. La base de la vivienda se reduce por la depreciación que pudo haber tomado, aunque no la haya reclamado. Para la parte de la ganancia que no se puede excluir, la Publication 587 usa la depreciación realmente deducida cuando los registros muestran que fue menor que la permitida. Resuelva esto antes de vender.
• Una construcción separada, como un estudio, un garaje o un granero, puede tratarse como propiedad aparte en una venta, y su ganancia podría no calificar para la exclusión: vea la exclusión por venta de vivienda.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una diseñadora freelance que alquila

Una diseñadora alquila una vivienda de 1,600 pies cuadrados y usa una habitación de 200 pies cuadrados solo para trabajar. El alquiler, los servicios públicos y el seguro suman US$20,000 en el año, y su ganancia es mucho mayor que cualquiera de las dos cifras de abajo.

• Método simplificado: 200 × US$5 = US$1,000.
• Form 8829: 200 ÷ 1,600 = 12.5%, y 12.5% × US$20,000 = US$2,500.

Su costo anual es de US$12.50 por pie cuadrado, más de US$5, así que el Form 8829 da el monto mayor. También exige las facturas y las mediciones.

Un programador con un empleo con W-2 y un negocio adicional

Un programador usa una habitación de 150 pies cuadrados solo para un negocio adicional, en una vivienda de 1,500 pies cuadrados con alquiler y servicios públicos de US$12,000. El negocio adicional gana US$600 antes de la deducción por la oficina. Los salarios del W-2 no cuentan para el límite.

• Método simplificado: 150 × US$5 = US$750, pero el límite de ingresos permite solo US$600. Los otros US$150 se pierden.
• Form 8829: 10% × US$12,000 = US$1,200. El límite permite US$600 este año, y US$600 se arrastran al próximo año en que se use el Form 8829.

Un propietario que vende después de tres años

Un propietario usó el Form 8829 durante tres años y dedujo US$2,400 de depreciación por la oficina. La vivienda se vende con una ganancia de US$150,000, y el propietario, que declara como soltero, cumple las pruebas de propiedad y de uso. Los US$2,400 tributan aunque la exclusión cubra los US$147,600 restantes.

¿Su caso es distinto?

• Su espacio es de uso mixto, como la mesa de la cocina o un cuarto de huéspedes, o hace ambos trabajos en una sola habitación: que alguna parte califique depende de los hechos, y el método depende de la respuesta. Obtenga ayuda con impuestos personales antes de elegir.
• Tiene sueldo con W-2 e ingresos del Form 1099, y la ganancia del negocio adicional es pequeña frente a los costos de la vivienda: el límite decide cuánto cuenta ahora y qué se arrastra. Revíselo con ayuda con impuestos personales y vea otras formas legales de reducir el impuesto del negocio.
• La oficina no se incluyó en declaraciones anteriores: el método simplificado se elige en una declaración original presentada a tiempo, y el Revenue Procedure 2013-13 no indica ninguna forma de elegirlo después, así que una declaración enmendada por lo general implica el Form 8829. Cada año tiene su propia fecha límite para solicitar un reembolso: por lo general 3 años desde la presentación o 2 años desde el pago, lo que ocurra después. Vea enmendar una declaración por errores en gastos del negocio y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Piensa vender la vivienda pronto: la depreciación de la oficina y cualquier construcción separada cambian la ganancia. Vea la exclusión por venta de vivienda y obtenga ayuda con impuestos personales antes de publicar el anuncio de venta.
• Es dueño de una corporación S o es socio: una corporación S puede reembolsar al propietario los costos del hogar: vea reembolso de gastos del propietario. Un socio puede deducir los gastos de la sociedad que no le reembolsaron, incluidos los costos de la oficina en casa, solo si el acuerdo de sociedad los exigía; para eso, una hoja de trabajo de la Publication 587 reemplaza el Form 8829.
• Alquila su vivienda a su propia corporación S para reuniones: vea la regla de Augusta.
• Tiene una guardería en casa: el porcentaje de tiempo y espacio funciona de otra manera: vea contabilidad de una guardería en casa.
• Le preocupa que cuestionen la deducción: vea gastos del Schedule C que el IRS cuestiona.