Bureau à domicile : méthode simplifiée ou formulaire 8829

Ai-je droit à la déduction pour bureau à domicile comme travailleur autonome?

Vous pouvez y avoir droit si une partie de votre domicile sert régulièrement et exclusivement à votre entreprise de travailleur autonome, et si cet espace est aussi votre lieu principal d'activité, un endroit où vous recevez des clients en personne ou un bâtiment distinct (Publication 587; Tax Topic 509). L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, parle d'usage commercial du domicile. Les mêmes critères valent pour les deux façons de calculer le montant : la méthode simplifiée, un taux fixe par pied carré, ou le formulaire 8829, qui reprend vos frais réels de domicile. Vous pouvez choisir de nouveau chaque année. Un « domicile » peut être une maison, un appartement ou un condo, et comprend les constructions du terrain, comme un studio indépendant.

Ce qui rend un cas moins simple : l'espace sert aussi à la famille, à des invités ou à un emploi W-2; le bénéfice de l'entreprise est faible ou négatif (perte), car le plafond lié au revenu peut réduire la déduction; l'entreprise a commencé, pris fin ou déménagé pendant l'année, de sorte que seule la partie de l'année où l'usage était admissible compte; vous avez utilisé plus d'un domicile; ou vous prévoyez vendre le domicile ou avez omis le bureau dans vos déclarations antérieures.

À rassembler : la superficie du bureau et celle de tout le domicile en pieds carrés, le relevé de loyer ou d'hypothèque et les factures du domicile, la date à partir de laquelle l'espace est devenu admissible, les documents d'achat si vous êtes propriétaire, et la déclaration de l'an dernier.

Puis-je déduire un bureau à domicile si j'ai à la fois un emploi W-2 et des revenus 1099?

Vous pouvez déduire un bureau à domicile pour votre travail autonome si ce travail respecte les critères ci-dessus. Sur votre déclaration fédérale, l'emploi W-2 n'ajoute aucune déduction pour le même espace; votre État peut agir autrement. Le schéma de l'IRS et les instructions du formulaire 8829 excluent toute déduction pour un espace utilisé comme employé, et le 26 U.S.C. 67(h) interdit les déductions détaillées diverses, dont les dépenses d'employé non remboursées, pour toutes les années après 2017. La Publication 529 énumère les quelques groupes restreints, comme les réservistes des forces armées américaines et les artistes de la scène admissibles, qui peuvent encore les déduire.

• L'entreprise secondaire est évaluée séparément. La Publication 587 indique qu'un même bureau peut servir plus d'une entreprise ou activité professionnelle, chacune étant évaluée à part, mais non des activités sans lien avec une entreprise ou une profession. Elle ne précise pas comment le travail W-2 fait dans la même pièce compte pour l'usage exclusif. Une pièce utilisée pour les deux emplois est une question de faits à régler avant de réclamer la déduction.
• Seul le revenu de l'entreprise secondaire compte pour le plafond. Le plafond se calcule à partir du revenu propre de l'entreprise à l'annexe C, et non de votre salaire W-2.
• Un formulaire W-2 dont la case « Statutory employee » est cochée (employé à statut légal) est déclaré à l'annexe C (instructions de l'annexe C). La Publication 587 ne dit pas si l'interdiction visant les employés s'y applique; réglez cette question avant de réclamer la déduction.

Si le formulaire W-2 vient de votre propre société de type S, la société peut plutôt vous rembourser les frais de domicile : voir le remboursement des dépenses du propriétaire.

Une pièce que ma famille ou mes invités utilisent aussi est-elle admissible?

Une pièce que vous utilisez aussi pour votre famille ou vos invités n'est pas admissible, car tout usage personnel de l'espace fait échouer le critère de l'usage exclusif (Publication 587).

Un espace plus petit peut être admissible s'il est clairement identifiable et utilisé seulement pour l'entreprise, par exemple un coin bureau bien délimité dans une grande pièce. Une table de salle à manger ne l'est pas, pas plus qu'une chambre d'amis ou une salle de détente que la famille ou des invités utilisent aussi. Seuls deux usages échappent à la règle de l'usage exclusif, chacun avec ses propres conditions : l'entreposage de stocks ou d'échantillons de produits que vous vendez, quand le domicile est le seul lieu fixe de l'entreprise, et la garderie à domicile (voir la garderie à domicile et le pourcentage temps-espace).

Si l'espace ne répond pas aux critères, les meubles et l'équipement d'affaires peuvent quand même être amortis ou passés en charges, que l'espace soit admissible ou non (Publication 587). Une facture de téléphone ou d'Internet se répartit séparément : voir les dépenses à usage mixte.

Comment fonctionne la méthode simplifiée, et à quoi renonce-t-on?

La méthode simplifiée multiplie la superficie du bureau, en pieds carrés, par 5 $, en comptant au plus 300 pieds carrés; elle permet donc au plus 1 500 $ avant le plafond lié au revenu (Revenue Procedure 2013-13; instructions de l'annexe C). Elle remplace le calcul et la preuve des frais réels.

1. Mesurez le bureau, jusqu'à la limite, et multipliez par le taux.
2. Comparez le résultat avec le plafond lié au revenu (le revenu que l'entreprise tire de l'espace, expliqué plus bas) et retenez le plus petit montant.
3. Inscrivez-le à la ligne 30 de l'annexe C, avec la superficie du domicile et celle du bureau, en pieds carrés, dans les espaces prévus. Aucun formulaire 8829 n'est produit pour ce domicile.

Le plafond vise toutes vos entreprises admissibles dans ce domicile, et votre choix s'applique à chacune. Une autre personne qui partage le domicile et qui a sa propre entreprise admissible fait un choix distinct, avec son propre plafond; les mêmes pieds carrés ne peuvent pas être comptés deux fois, alors répartissez l'espace commun de façon raisonnable. Si vous avez deux domiciles dans l'année, vous ne pouvez utiliser la méthode que pour l'un d'eux (Publication 587).

Si l'espace n'a été admissible que pendant une partie de l'année, ou si la taille du bureau a changé, la superficie est établie en moyenne sur 12 mois, et un mois comptant moins de 15 jours d'usage admissible vaut zéro (Publication 587).

Ce à quoi vous renoncez avec cette méthode :

• Les frais réels du domicile, comme le loyer, les services publics, l'assurance et les réparations. Les dépenses d'entreprise sans lien avec le domicile, comme les fournitures et l'équipement, restent déductibles.
• L'amortissement du domicile (déduction d'une partie de son coût sur plusieurs années). Il est considéré comme nul pour l'année.
• Une part professionnelle des intérêts hypothécaires et des taxes foncières. Ils restent personnels et ne servent que si vous détaillez vos déductions (vous les inscrivez à l'annexe A au lieu de prendre la déduction standard).
• Tout montant réduit par le plafond lié au revenu. Il ne peut pas être reporté prospectivement.

Comment fonctionne le formulaire 8829 : quels frais, et comment calcule-t-on le pourcentage?

Le formulaire 8829 déduit la part professionnelle des frais réels du domicile. Le pourcentage professionnel est la superficie du bureau divisée par la superficie totale du domicile, ou une autre méthode raisonnable, comme les pièces utilisées divisées par le nombre total de pièces quand elles sont à peu près de même taille (Publication 587). Le total de la ligne 36 est reporté à la ligne 30 de l'annexe C (instructions du formulaire 8829).

• Utilisation pendant une partie de l'année : seuls comptent les frais de la période où l'espace était admissible.
• Amortissement pour les propriétaires : le propriétaire déduit l'amortissement de la partie professionnelle du bâtiment, sans le terrain, calculé sur le moindre de son coût de base rajusté et de sa valeur à la date où l'usage commercial a commencé, selon la méthode linéaire sur 39 ans pour un domicile nouvellement utilisé à des fins d'affaires. Les domiciles déjà utilisés à des fins d'affaires les années précédentes gardent la méthode employée auparavant (Publication 587).
• Intérêts hypothécaires et taxes foncières : si vous détaillez vos déductions, la part professionnelle passe de l'annexe A au formulaire 8829. Avec la déduction standard, la part professionnelle n'est déductible que par le formulaire 8829 (instructions).

Produisez un formulaire 8829 pour chaque domicile utilisé dans l'entreprise. Si le domicile a servi à plus d'une entreprise, répartissez le total de la ligne 36 entre elles sur une base raisonnable (instructions du formulaire 8829).

Méthode simplifiée ou formulaire 8829 : laquelle est la meilleure, et puis-je changer?

Aucune ne l'emporte à tout coup; calculez donc les deux avant de produire votre déclaration. Dans les deux cas, la déduction réduit le bénéfice de l'annexe C sur lequel se calculent l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome (instructions de l'annexe C). Vous pouvez changer d'une année à l'autre sans l'accord de l'IRS (Revenue Procedure 2013-13).

Un test rapide pour un bureau de 300 pieds carrés ou moins : divisez les frais annuels du domicile (plus l'amortissement, si vous êtes propriétaire) par sa superficie totale en pieds carrés. Si le résultat dépasse 5 $, le formulaire 8829 donne le montant le plus élevé avant le plafond lié au revenu. Si vous détaillez vos déductions, vous pouvez laisser de côté les intérêts hypothécaires et les taxes foncières dans le test, car la méthode simplifiée les garde à l'annexe A. Le formulaire 8829 en reporte la part professionnelle à l'annexe C, où elle peut aussi réduire l'impôt sur le travail autonome; les omettre peut donc sous-estimer le formulaire 8829. Pour un bureau plus grand, le plafond rend le formulaire 8829 plus susceptible de donner le montant le plus élevé.

Utiliser la méthode simplifiée sur une déclaration initiale produite à temps vaut choix, et ce choix est irrévocable pour l'année; décidez donc avant de produire votre déclaration. Les années en méthode simplifiée ne réduisent pas le coût de base du domicile (le coût qui sert à calculer le gain à la vente); si vous revenez au formulaire 8829, l'amortissement reprend selon le tableau de l'IRS correspondant à l'année de mise en service du domicile (Publication 587).

Mon revenu d'entreprise limite-t-il la déduction, et qu'est-ce qui est reporté?

La déduction pour bureau à domicile est limitée par le revenu de votre entreprise dans les deux méthodes. Le montant de la méthode simplifiée, et avec le formulaire 8829 les frais qui n'existent qu'en raison du bureau (loyer, services publics, assurance, réparations, amortissement), ne peuvent dépasser le revenu brut tiré de l'usage commercial du domicile, moins les autres dépenses de l'entreprise (26 U.S.C. 280A(c)(5); Publication 587). À l'annexe C, le point de départ est le bénéfice avant la déduction pour bureau à domicile, à la ligne 29.

• Méthode simplifiée : un montant réduit par le plafond est perdu. Les reports des années antérieures au formulaire 8829 ne peuvent pas servir une année en méthode simplifiée et attendent la prochaine année où vous utilisez le formulaire 8829 (instructions de l'annexe C).
• Formulaire 8829 : le montant réduit est reporté à la prochaine année où vous utilisez les frais réels et il est soumis au plafond de cette année-là, que vous habitiez encore ou non le même domicile (instructions du formulaire 8829).

Le formulaire 8829 applique le plafond dans un ordre établi. La part professionnelle des intérêts hypothécaires et des taxes foncières d'une personne qui détaille ses déductions est admise en premier, même au-delà du revenu d'entreprise, parce qu'elle est déductible sans le bureau. Les frais d'exploitation viennent ensuite et l'amortissement en dernier; l'amortissement est donc le coût le plus susceptible d'être repoussé à une année ultérieure. Avec la déduction standard, ces deux coûts font partie des frais d'exploitation que le plafond peut réduire. Si une partie du revenu d'entreprise provient d'ailleurs que de votre domicile, seule la partie gagnée à partir du bureau à domicile compte.

Je suis locataire : est-ce que cela change quelque chose?

Être locataire ne change pas qui est admissible : les locataires appliquent les mêmes critères que les propriétaires (Publication 587). Seuls les montants diffèrent :

• Formulaire 8829 : le pourcentage professionnel du loyer que vous payez (ligne 19), plus les autres frais indirects, comme les services publics et l'assurance du locataire. Un locataire n'a aucun amortissement sur l'immeuble.
• Méthode simplifiée : le taux multiplié par la superficie. Le loyer n'est pas déduit séparément.

Le loyer est souvent le plus gros coût du domicile; le test rapide de la comparaison des méthodes vaut donc la peine d'être fait.

Dois-je inscrire la facture complète du domicile ou seulement la part professionnelle?

Inscrivez la facture complète du domicile au formulaire 8829, et non seulement la part professionnelle. Il prend le montant total des frais qui concernent tout le domicile et applique lui-même le pourcentage professionnel. Les frais qui visent seulement le bureau s'inscrivent à leur montant complet. Si une facture a une part professionnelle différente du pourcentage du bureau, inscrivez seulement cette part professionnelle (instructions du formulaire 8829). La méthode simplifiée n'utilise aucune facture du domicile, seulement les superficies en pieds carrés.

Les livres doivent donc contenir les factures complètes et les mesures, et non une estimation mensuelle de la part professionnelle. Pour les comptes, voir un plan comptable qui correspond à l'annexe C.

Quels registres dois-je conserver pour le bureau à domicile?

Vos registres doivent montrer la partie du domicile utilisée pour l'entreprise, que vous l'utilisez régulièrement et exclusivement comme lieu principal d'activité ou pour recevoir des clients, ainsi que les dépenses et l'amortissement de la partie professionnelle. Aucun système particulier n'est exigé. Conservez les chèques annulés, les reçus et les autres preuves de ce que vous avez payé (Publication 587).

Si vous êtes propriétaire, conservez les documents d'achat et d'amélioration du domicile et vos copies du formulaire 8829 bien au-delà de la période habituelle, car l'amortissement et le coût de base comptent de nouveau à la vente. Pour savoir combien de temps garder vos registres et comment les tenir toute l'année, voir la tenue des registres pour les travailleurs autonomes.

Que se passe-t-il si je vends un domicile où j'ai déduit un bureau?

Un bureau à l'intérieur du domicile ne divise pas la vente en une partie domicile et une partie entreprise, mais la part du gain égale à l'amortissement pris après 6 mai 1997 ne peut pas être exclue (Publication 523; Publication 587). Cette part peut être imposée à un taux pouvant atteindre 25 % (Topic 409).

• Le reste du gain peut être exclu, jusqu'à 250 000 $ (500 000 $ pour certains déclarants conjoints), si les critères de propriété et d'usage sont respectés : voir l'exclusion pour la vente d'une résidence.
• Les années en méthode simplifiée ne comportent aucun amortissement; elles n'ajoutent donc rien au montant imposable.
• Ne pas prendre l'amortissement au formulaire 8829 n'évite pas la réduction du coût de base. Le coût de base du domicile est réduit de l'amortissement que vous auriez pu prendre, même si vous ne l'avez pas réclamé. Pour la part du gain qui ne peut pas être exclue, la Publication 587 utilise l'amortissement réellement déduit lorsque les registres montrent qu'il était inférieur au montant permis. Réglez cette question avant une vente.
• Un bâtiment distinct, comme un studio, un garage ou une grange, peut être traité comme un bien séparé à la vente, et son gain peut ne pas donner droit à l'exclusion : voir l'exclusion pour la vente d'une résidence.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Une graphiste pigiste locataire

Une graphiste loue un domicile de 1 600 pieds carrés et utilise une pièce de 200 pieds carrés seulement pour son travail. Le loyer, les services publics et l'assurance totalisent 20 000 $ US pour l'année, et son bénéfice dépasse largement l'un ou l'autre des montants ci-dessous.

• Méthode simplifiée : 200 × 5 $ US = 1 000 $ US.
• Formulaire 8829 : 200 ÷ 1 600 = 12,5 %, et 12,5 % × 20 000 $ US = 2 500 $ US.

Son coût annuel est de 12,50 $ US le pied carré, soit plus de 5 $ US; le formulaire 8829 donne donc le montant le plus élevé. Il exige aussi les factures et les mesures.

Un développeur avec un emploi W-2 et une entreprise secondaire

Un développeur utilise une pièce de 150 pieds carrés seulement pour une entreprise secondaire, dans un domicile de 1 500 pieds carrés où le loyer et les services publics totalisent 12 000 $ US. L'entreprise secondaire rapporte 600 $ US avant la déduction pour le bureau. Le salaire W-2 ne compte pas pour le plafond.

• Méthode simplifiée : 150 × 5 $ US = 750 $ US, mais le plafond lié au revenu n'en permet que 600 $ US. Les 150 $ US restants sont perdus.
• Formulaire 8829 : 10 % × 12 000 $ US = 1 200 $ US. Le plafond en permet 600 $ US cette année, et 600 $ US sont reportés à la prochaine année où le formulaire 8829 est utilisé.

Un propriétaire qui vend après trois ans

Un propriétaire a utilisé le formulaire 8829 pendant trois ans et a déduit 2 400 $ US d'amortissement pour le bureau. Le domicile est vendu avec un gain de 150 000 $ US, et le propriétaire, déclarant seul, respecte les critères de propriété et d'usage. Les 2 400 $ US sont imposés même si l'exclusion couvre les 147 600 $ US restants.

Votre situation est différente?

• Votre espace sert à plusieurs usages, comme une table de cuisine ou une chambre d'amis, ou vous faites les deux emplois dans la même pièce : l'admissibilité d'une partie quelconque dépend des faits, et la méthode dépend de la réponse. Obtenez de l'aide en impôt des particuliers avant de choisir.
• Vous avez un salaire W-2 et des revenus 1099, et le bénéfice de l'entreprise secondaire est faible par rapport aux frais du domicile : le plafond détermine la part qui compte maintenant et ce qui est reporté. Faites-le examiner avec l'aide en impôt des particuliers, et voyez d'autres moyens légaux de réduire l'impôt de votre entreprise.
• Le bureau a été omis des déclarations antérieures : la méthode simplifiée se choisit sur une déclaration initiale produite à temps, et la Revenue Procedure 2013-13 ne prévoit aucun moyen de la choisir plus tard; une déclaration modifiée mène donc généralement au formulaire 8829. Chaque année a sa propre date limite de remboursement : généralement 3 ans après la production ou 2 ans après le paiement, selon la dernière de ces dates. Voir la modification d'une déclaration pour corriger des erreurs de dépenses d'entreprise et obtenez de l'aide en impôt des particuliers.
• Vous prévoyez vendre bientôt le domicile : l'amortissement du bureau et tout bâtiment distinct modifient le gain. Voir l'exclusion pour la vente d'une résidence et obtenez de l'aide en impôt des particuliers avant de mettre en vente.
• Vous possédez une société de type S ou êtes associé : une société de type S peut rembourser les frais de domicile d'un propriétaire : voir le remboursement des dépenses du propriétaire. Un associé peut déduire les dépenses non remboursées de la société de personnes, y compris les frais de bureau à domicile, seulement si la convention de société de personnes les exigeait; une feuille de calcul de la Publication 587 remplace le formulaire 8829 à cette fin.
• Vous louez votre domicile à votre propre société de type S pour des réunions : voir la règle Augusta.
• Vous exploitez une garderie à domicile : le pourcentage temps-espace fonctionne différemment : voir les livres d'une garderie à domicile.
• Vous craignez que la déduction soit contestée : voir les dépenses de l'annexe C que l'IRS remet en question.