W-2-Lohn von der eigenen LLC mit einem Mitglied: erlaubt?

Darf der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied W-2-Lohn erhalten?

Nein, es sei denn, die LLC hat sich für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden. Eine US-LLC mit einem Mitglied bleibt bei der Einkommensteuer unberücksichtigt, und nach der Verordnung ist sie nicht der Arbeitgeber ihres Eigentümers. Der Eigentümer ist daher bei der Lohnsteuer kein Arbeitnehmer der LLC (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(iv); IRS: LLCs mit einem Mitglied). Der Eigentümer ist selbstständig. Gegenüber ihren übrigen Arbeitnehmern ist die LLC ein eigener Arbeitgeber; dazu mehr weiter unten.

Ein Fall ist mehr als eine Formalität, wenn Folgendes zutrifft:

• Die Lohnabrechnung wurde bereits durchgeführt. Unter der EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) der LLC gibt es Einzahlungen, vierteljährliche Lohnsteuererklärungen (Form 941), eine Form W-2 und oft auch die jährliche Erklärung zur Bundessteuer für die Arbeitslosenversicherung (Form 940). Jedes dieser Dokumente braucht eine eigene Korrektur (Form 941-X für die vierteljährlichen Erklärungen, Form W-2c für die Form W-2).
• Eine S-Wahl deckt möglicherweise einen Teil dieser Zeiträume ab, oder Sie wissen nicht, ob eine eingereicht oder akzeptiert wurde. Eine Wahl ändert die Antwort erst ab ihrem Wirksamkeitsdatum, nie davor.
• Die LLC hat auch echte Arbeitnehmer. Deren Lohnabrechnung bleibt bestehen, die Korrektur darf also nur die Vergütung des Eigentümers entfernen.

Trifft einer dieser Punkte zu, klären Sie für jeden Zahltag, welcher Weg gilt, bevor Sie etwas einreichen: Eine falsche Korrektur erzeugt einen zweiten Satz falscher Einreichungen.

Beginnen Sie damit, die Lohnberichte, die Form 941 und Form W-2 sowie eventuelle Form 2553 oder Form 8832 zusammenzutragen. Die vollständige Liste steht gegen Ende.

Warum will meine Lohn-App mich als Arbeitnehmer abrechnen?

Die Einstellung einer Lohn-App ändert nichts daran, wie der IRS die LLC einstuft. Maßgeblich sind nur die Eigentumsverhältnisse der LLC und eine eventuelle Wahl (IRS). Ein Eigentümer, der in einer S Corporation arbeitet, ist deren Arbeitnehmer. Die Einstellung passt also zu diesem Fall, aber nicht zu einer Disregarded Entity mit einem Mitglied (siehe den Abschnitt zur S Corporation weiter unten).

Klären Sie vor dem nächsten Zahltag, ob die LLC Form 2553 oder Form 8832 eingereicht hat und ob der IRS sie akzeptiert hat. Wurde keine von beiden eingereicht, behandelt die Verordnung den Eigentümer nicht als Arbeitnehmer der LLC. Eine Lohnabrechnung für den Eigentümer passt dann nicht zum steuerlichen Status der LLC, was auch immer die App zulässt. Wenn der Eigentümer nicht sagen kann, ob eine Wahl eingereicht wurde, behandeln Sie das als offen und suchen Sie zuerst die Einreichung und alle IRS-Schreiben.

Wie wird der Eigentümer einer LLC stattdessen vergütet: mit Entnahmen statt Lohn?

Der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied, die eine Disregarded Entity ist, wird durch Entnahmen vergütet. Der gesamte Gewinn der LLC wird beim Eigentümer besteuert, ob er entnommen wird oder nicht, und niemand behält Steuern von einer Entnahme ein.

Ich habe für mich selbst bereits eine Lohnabrechnung durchgeführt: Was wurde eingereicht, und was muss korrigiert werden?

Deckte keine Wahl diese Zahltage ab, braucht jede Einreichung, die die Vergütung des Eigentümers enthielt, eine eigene Korrektur; nichts davon korrigiert sich von selbst. Zahltage ab dem Wirksamkeitsdatum einer wirksamen S-Wahl sind kein Fehler (siehe den Abschnitt zur S Corporation weiter unten); korrigiert werden nur die früheren Zahltage.

Wie lange Sie Zeit haben. Zu viel gemeldete Steuer auf einer eingereichten Form 941 können Sie innerhalb von 3 Jahre nach Einreichung der Form 941 oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer, je nachdem, was später eintritt korrigieren. Ein Quartal außerhalb dieser Frist sollte eine Fachperson prüfen.

Wie die Steuer zurückkommt. Als Guthaben auf der laufenden Form 941 oder als Erstattungsantrag; Lohnabrechnungsfehler korrigieren behandelt beide Wege und ihre Fristen.

Was das Formular verlangt. Form 941-X verlangt außerdem, dass die LLC bestätigt, Form W-2 oder Form W-2c eingereicht zu haben, und dass sie Rückzahlung, Erstattung oder Zustimmung für den einbehaltenen Arbeitnehmeranteil an der Social-Security- und Medicare-Steuer bestätigt (IRS). Wie diese Zeilen gelten, wenn der „Arbeitnehmer“ der Eigentümer ist, sollte eine Fachperson prüfen.

Die Einbehaltung der Einkommensteuer ist die Falle. Der Einbehalt der Bundeseinkommensteuer lässt sich in der Regel nur korrigieren, wenn der Fehler im selben Kalenderjahr entdeckt wird, in dem der Lohn gezahlt wurde. Eine zu viel erhobene Steuer lässt sich nur korrigieren, wenn der Betrag im selben Jahr auch zurückgezahlt wird. Für frühere Jahre kann Form 941-X die tatsächlich einbehaltene Einkommensteuer nicht ändern, außer bei Verwaltungsfehlern und in Fällen, in denen die Sätze nach Abschnitt 3509 gelten. Der Lohn und die Form W-2 müssen trotzdem korrigiert werden (IRS). Laut Anleitung kann der Arbeitnehmer den tatsächlich einbehaltenen Betrag, der in den Lohnunterlagen oder auf der Form W-2 steht, nutzen, um in der persönlichen Steuererklärung eine Gutschrift zu beantragen. Einen Eigentümer, der nie Arbeitnehmer war, behandelt die Anleitung nicht. Wie diese Gutschrift hier funktioniert, sollte eine Fachperson prüfen, bevor die persönliche Steuererklärung endgültig ist.

Die Lohnabrechnung beenden. Laut Anleitung zu Form 941 muss ein Arbeitgeber, der einmal eine solche Erklärung eingereicht hat, sie in jedem Quartal einreichen, auch ohne Lohn, bis er eine Abschlusserklärung (Zeile 17) einreicht oder eine Ausnahme gilt (IRS). Form 940 hat ein eigenes Feld für die Abschlusserklärung (IRS). Eine LLC, deren korrigierte Erklärungen überhaupt keinen Lohn mehr ausweisen, behandelt die Anleitung nicht. Wie die Konten in diesem Fall zu schließen sind, sollte eine Fachperson prüfen.

Die Buchhaltung. Die Vergütung des Eigentümers wird in der Buchhaltung aus Löhnen und Lohnsteueraufwand in eine Entnahme des Eigentümers umgebucht. Social-Security- und Medicare-Steuer, die als Guthaben oder Erstattung zurückkommt, ist eine Forderung, kein Aufwand. Einbehaltene Einkommensteuer, die Form 941-X nicht ändern kann, sollten Sie erst dann als Forderung buchen, wenn geklärt ist, wie sie in der persönlichen Steuererklärung geltend gemacht wird; das ist der oben genannte offene Punkt. Zur allgemeinen Methode siehe Lohnabrechnungsfehler korrigieren.

Ich habe von meiner eigenen LLC eine Form W-2 erhalten: Wie reiche ich meine Steuererklärung ein?

Klären Sie, welcher Weg gilt, bringen Sie die Lohneinreichungen der LLC damit in Einklang und reichen Sie dann die persönliche Steuererklärung ein. Die Anleitung zu Form 1040 sagt Arbeitnehmern mit einer falschen Form W-2, sie sollten beim Arbeitgeber eine neue anfordern (IRS); hier ist der Arbeitgeber die eigene LLC des Eigentümers.

1. Klären Sie den Weg. Ohne wirksame S-Wahl oder Wahl der Besteuerung als Kapitalgesellschaft war die Zahlung kein Lohn. Mit wirksamer Wahl war sie ab diesem Datum Lohn (nächster Abschnitt). Eine Wahl der Besteuerung als Kapitalgesellschaft allein macht die LLC zu einer C Corporation (eigenständig besteuerte US-Kapitalgesellschaft), die in der Regel Form 1120 (US-Körperschaftsteuererklärung einer C Corporation) einreicht. Eine S-Wahl führt dazu, dass sie Form 1120-S (US-Steuererklärung einer S Corporation) einreicht (IRS: Form 1120; IRS: Form 2553).
2. Reichen Sie die Korrekturen ein, wenn keine Wahl die Zahlung abdeckt, passend zu dem, was eingereicht wurde: Form 941-X oder 944-X sowie Form W-2c für eine Form W-2, die bereits an die SSA gesendet wurde, wie in der Tabelle oben.
3. Melden Sie den gesamten Gewinn in Schedule C mit Schedule SE, wenn keine Wahl die Zahlung abdeckt. Die Zahlung ist kein Abzug für Löhne (IRS).
4. Korrigieren Sie eine bereits eingereichte Erklärung. Wenn keine Wahl die Zahlung abdeckt und die Steuererklärung die Form W-2 in Zeile 1a gemeldet oder die Zahlung als Lohn abgezogen hat, braucht sie möglicherweise Form 1040-X (Änderungserklärung), der die Form W-2c beigefügt ist (IRS).
5. Deckt eine Wahl die Zahlung ab, bleibt die Form W-2 gültig: Der Betrag aus Feld 1 kommt in Zeile 1a (IRS), und die LLC reicht Form 1120 oder Form 1120-S ein, wie in Schritt 1. Wie viel Sie dem Eigentümer einer S Corporation zahlen sollten, steht unter Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Macht eine S-Wahl den W-2-Lohn korrekt, und ab welchem Datum?

Nur ab dem Wirksamkeitsdatum der Wahl, nie davor. Eine S-Wahl steht nicht jedem Eigentümer offen: Eine S Corporation darf keinen Aktionär haben, der nicht in den USA ansässiger Ausländer ist (IRS). Ein Eigentümer, auf den das zutrifft, kann den W-2-Lohn daher nicht mit einer S-Wahl korrekt machen. Eine berechtigte LLC, die Form 2553 rechtzeitig einreicht, wird ab dem Wirksamkeitsdatum als Kapitalgesellschaft behandelt und braucht nicht zusätzlich Form 8832 (IRS).

• Rechtzeitig heißt: höchstens 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres, in dem die Wahl wirksam wird, oder jederzeit im Jahr davor. Für eine bestehende Gesellschaft mit Kalenderjahr ist das der 15. März des Jahres, in dem die Wahl wirksam wird, oder der nächste Werktag, wenn dieser Tag auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag fällt (26 USC 7503). Ein rechtzeitig eingereichtes Formular kann am ersten Tag des Jahres wirksam werden, sodass die Lohnabrechnung ab diesem Tag auch dann richtig sein kann, wenn das Formular erst Wochen später eingereicht wurde.
• Verspätet eingereichte Formulare können für eine vereinfachte Entlastung (Simplified Relief) infrage kommen, wenn sie innerhalb von 3 Jahre und 75 Tage nach dem beabsichtigten Wirksamkeitsdatum beantragt werden, die LLC einen triftigen Grund (Reasonable Cause) nachweist und nach Entdeckung des Fehlers sorgfältig gehandelt hat und die Eigentümer ihre Einkünfte im Einklang mit der Wahl melden. Bei einer LLC verlangt die Anleitung außerdem, dass jede Form 1120-S rechtzeitig eingereicht wurde oder die Form 1120-S des ersten Jahres noch nicht fällig ist. Das Revenue Procedure ergänzt, dass keine Erklärung eingereicht wurde, die dem S-Status widerspricht; das ist bei Schedule C des Eigentümers für ein betroffenes Jahr in der Regel der Fall. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, muss die Gesellschaft in der Regel eine Private Letter Ruling (verbindliche Auskunft des IRS) beantragen und eine Gebühr zahlen (IRS; Rev. Proc. 2013-30, Abschnitt 5.03). Siehe Entlastung bei verspäteter S-Wahl.
• Eine Wahl mit Form 8832 (Besteuerung als Kapitalgesellschaft ohne S-Status) kann in der Regel nicht früher als 75 Tage vor der Einreichung und nicht später als 12 Monate danach wirksam werden (26 CFR 301.7701-3(c)).
• Die Annahme zeigt sich an einem IRS-Schreiben, in der Regel innerhalb von 60 Tagen. Kommt innerhalb von 2 Monaten nach der Einreichung keines, sagt die Anleitung, Sie sollten den IRS anrufen. Als anderer Nachweis der Einreichung gelten ein rechtzeitig abgestempelter Beleg über Einschreiben (Certified oder Registered Mail) oder der entsprechende Beleg eines benannten privaten Zustelldienstes oder eine Kopie mit dem Vermerk der Annahme oder einem Eingangsdatum des IRS (IRS).
• Frühere Zeiträume bleiben, wie sie waren. Der IRS weist die Gesellschaft an, für kein Jahr vor dem Wirksamwerden der Wahl Form 1120-S einzureichen (IRS).
• Die Wahl lässt sich schwer rückgängig machen. Sie bleibt in Kraft, bis sie beendet oder widerrufen wird, und eine neue S-Wahl braucht in der Regel die Zustimmung des IRS vor dem fünften Steuerjahr nach dem Jahr der Beendigung (IRS). Das Ende des S-Status lässt die LLC in der Regel als C Corporation besteuert zurück, nicht wieder in Schedule C. Wieder eine Disregarded Entity zu werden, erfordert eine Wahl mit Form 8832, ist in der Regel für 60 Monate gesperrt, nachdem eine frühere Wahl der Einstufung wirksam wurde, und gilt als Liquidation der Kapitalgesellschaft (26 CFR 301.7701-3).

Eine Wahl nur zu treffen, um die vergangene Lohnabrechnung richtig zu machen, ist eine steuerliche Entscheidung und keine Formalität: Bei einer bestehenden LLC gilt die Wahl so, als brächte der Eigentümer das Vermögen und die Verbindlichkeiten der LLC gegen Anteile in eine Kapitalgesellschaft ein (26 CFR 301.7701-3(g)). Siehe Lohnt sich eine S-Wahl?.

Welche Lohnabrechnung ist nötig, wenn ich die S-Wahl treffe?

Ab dem Wirksamkeitsdatum ist ein Eigentümer, der im Unternehmen arbeitet, ein Arbeitnehmer und muss ein angemessenes Gehalt erhalten, bevor Ausschüttungen erfolgen, die kein Lohn sind. Der IRS kann andere Zahlungen an den Eigentümer als Lohn einstufen (IRS).

Die LLC führt die Lohnabrechnung dann unter ihrem eigenen Namen und ihrer EIN durch: Einbehalt und rechtzeitige Einzahlungen, Form 941 und Form 940 sowie Form W-2 und Form W-3 (26 CFR 301.7701-2).

Schritte zur Einrichtung und Fälligkeitstermine finden Sie unter Lohnabrechnung einrichten und Lohnabrechnung selbst durchführen. Wie viel Sie zahlen sollten, steht unter Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Führt die LLC weiter die Lohnabrechnung für ihre echten Arbeitnehmer durch?

Ja. Für ihre Arbeitnehmer ist die LLC ein eigener Arbeitgeber: Sie verwendet ihren eigenen Namen und ihre EIN für den Einbehalt, die Social-Security- und Medicare-Steuer, die Arbeitslosenversicherung, Form 941 und Form 940 sowie Form W-2 (26 CFR 301.7701-2; IRS). Solange die LLC eine Disregarded Entity ist, kann der Eigentümer in Schedule C abziehen, was sie diesen Arbeitnehmern zahlt, einschließlich des Arbeitgeberanteils an deren Lohnsteuern.

Form 941 fasst alle Personen zusammen. Eine Form 941-X darf nur den Lohn und die Steuer des Eigentümers entfernen, daher muss das Lohnjournal jede Person getrennt ausweisen.

Was brauche ich, bevor ich die Lohneinreichungen korrigiere?

• Lohnberichte für jeden Zahltag, mit getrennt geführten Zeilen für den Eigentümer und für echte Arbeitnehmer.
• Jede Form 941 (oder Form 944) in der eingereichten Fassung und den Nachweis jeder Einzahlung.
• Form 940 sowie Form W-2 und Form W-3 in der eingereichten Fassung, mit dem Datum, an dem sie an die SSA gingen.
• Das EIN-Bestätigungsschreiben der LLC sowie den Namen und die EIN, die bei den Einreichungen verwendet wurden.
• Form 2553 oder Form 8832, den Nachweis der Einreichung und jedes IRS-Schreiben, das die Wahl akzeptiert.
• Kontoauszüge, die zeigen, was auf dem Konto des Eigentümers eingegangen ist.
• Die persönlichen Steuererklärungen des Eigentümers für diese Jahre (Zeile 1a und Schedule C).
• Jedes IRS-Schreiben oder jede Mitteilung zu den Lohnkonten der LLC.
• Registrierungen und Berichte der Lohnkonten beim Bundesstaat.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Lohnabrechnung lief das ganze Jahr ohne Wahl

Eine US-LLC mit einem Mitglied erzielt $80.000 Gewinn vor jeder Zahlung an ihre Eigentümerin. Die Eigentümerin zahlt sich über eine Lohn-App $3.000 im Monat aus, also $36.000 im Jahr. Die App reicht die vier Form 941 ein und sendet ihre Form W-2 an die SSA. Ohne Wahl sind diese Zahlungen Entnahmen, kein Lohn. Ihre Schedule C weist den vollen Betrag von $80.000 aus, und Schedule SE ermittelt die Selbstständigensteuer aus ihrem Gewinn, nicht aus den $36.000, die sie entnommen hat. Für die vier vierteljährlichen Form 941 braucht sie Form 941-X, für die Form W-2 eine Form W-2c. Hat die App Einkommensteuer einbehalten und entdeckt sie den Fehler erst nach Jahresende, kann Form 941-X diesen Einbehalt nicht ändern. Wie er in ihre Steuererklärung gelangt, sollte sie daher vor der Einreichung mit einer Fachperson klären.

Dieselbe Eigentümerin mit einer Wahl, die am 1. Januar wirksam wird

Im Februar reicht sie Form 2553 mit dem Wirksamkeitsdatum 1. Januar desselben Jahres ein, und der IRS akzeptiert sie. Die Lohnabrechnung, die sie ab dem 1. Januar durchgeführt hat, ist dann die Lohnabrechnung für eine Arbeitnehmerin einer S Corporation. Hat sie auch im Vorjahr eine Lohnabrechnung durchgeführt, war das kein Lohn, weil keine Wahl dafür galt. Ob $3.000 im Monat ein angemessenes Gehalt für ihre Arbeit sind, ist eine eigene Frage.

Eine Form W-2 mit einbehaltener Steuer trifft ein

Eine Form W-2 über $36.000 von ihrer eigenen LLC weist $2.500 einbehaltene Einkommensteuer aus. Gilt für dieses Jahr keine Wahl, ist die Form W-2 falsch: Die LLC reicht eine Form W-2c und Form 941-X ein, ihre Steuererklärung meldet den vollen Gewinn in Schedule C, und die $2.500 sollte nach den oben genannten Einbehaltsregeln eine Fachperson prüfen, bevor die Steuererklärung endgültig ist.

Anders in Ihrem Fall?

• Für den Eigentümer existieren bereits eine Form W-2 oder Form 941: Die Lohneinreichungen, die Buchhaltung und die persönliche Steuererklärung müssen alle übereinstimmen, und der Weg hängt von den Daten der Wahl ab. Beginnen Sie mit Lohnabrechnungsfehler korrigieren. Die Vergütung des Eigentümers in der Buchhaltung aus dem Lohn umzubuchen (Entnahmen des Eigentümers buchen), ist Buchhaltung. Klären Sie den Weg, bevor Sie Korrekturen einreichen, und halten Sie die Zeilen des Eigentümers getrennt von denen echter Arbeitnehmer, wenn die LLC auch solche hat.
• Einkommensteuer wurde in einem früheren Jahr von der Vergütung des Eigentümers einbehalten, oder die Lohnabrechnung lief über mehrere Jahre: Korrekturfrist, Einbehaltsregel und persönliche Steuererklärungen greifen ineinander. Stellen Sie jedes Jahr dar, bevor Sie etwas einreichen. Die Buchhaltung für diese Jahre ist Buchhaltung.
• Sie glauben, dass eine S-Wahl eingereicht wurde, haben aber kein Bestätigungsschreiben: Siehe Entlastung bei verspäteter S-Wahl. Die davon betroffenen Zahltage fallen unter Buchhaltung.
• Sie haben ein IRS-Schreiben zu den Lohnkonten erhalten: Siehe Rückstand bei Lohnsteuern; dort steht auch, wer für nicht gezahlte Lohnsteuer persönlich haften kann.
• Der Eigentümer ist weder US-Staatsbürger noch in den USA ansässig: Eine S-Wahl steht möglicherweise nicht offen, und die Einreichung unterscheidet sich. Siehe Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum.
• Die LLC hat zwei oder mehr Eigentümer: Siehe Vergütung bei der LLC.
• Die LLC hat sich für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft oder S Corporation entschieden: Siehe Besteuerung von LLCs und Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.
• Die LLC ist eine S Corporation und hat nie eine Lohnabrechnung für Sie durchgeführt: Siehe Lohnabrechnung der S Corporation nie durchgeführt.