Plan de cuentas para el Schedule C y el Form 1120-S

¿Qué es un plan de cuentas y el IRS exige uno?

Un plan de cuentas es la lista de cuentas donde se registra su contabilidad: ingresos, gastos, activos, pasivos y capital del propietario. El IRS no exige una lista ni un sistema en particular. Usted puede elegir cualquier sistema de registros que muestre con claridad sus ingresos y gastos (registros contables del IRS). Si usa un sistema computarizado, conserve una descripción completa del sistema. La Publication 583 indica que esa descripción debe incluir, entre otros elementos, los planes de cuentas y las descripciones detalladas de las cuentas.

Lo que la declaración fija son sus líneas. Cree cuentas de gastos que se sumen a ellas. Usted elige los nombres y los números; no elige la línea a la que alimenta cada cuenta. Los programas contables suelen llamar categorías a las cuentas; esta página usa «cuenta» para ambas. Las tablas siguientes sirven como lista inicial: copie la columna de cuentas y luego agregue subcuentas.

Las líneas dependen de cómo tribute el negocio. Un propietario único, y una LLC de un solo miembro que no ha elegido tributar como corporación, declaran en el Schedule C (instrucciones del Schedule C). Una corporación S declara en el Form 1120-S (IRS). Esta página cubre ambos casos.

Su caso no es sencillo si:

• el negocio tiene dos o más propietarios: una LLC con dos o más miembros es, por defecto, una sociedad de personas y presenta una declaración de sociedad, no el Schedule C (IRS). Las parejas casadas pueden ser una excepción: fuera de una LLC, los cónyuges que son los únicos propietarios, que participan de forma sustancial en el negocio y que presentan una declaración conjunta pueden elegir el estatus de empresa conjunta calificada (qualified joint venture) y cada uno presentar un Schedule C (instrucciones del Schedule C). Además, el IRS acepta el tratamiento de sociedad de personas o de entidad ignorada para una entidad de propiedad exclusiva de cónyuges como bienes gananciales (Rev. Proc. 2002-69). Verifique qué declaración se presentó. Consulte cuentas de capital de una LLC y LLC de cónyuges y familiares;
• el propietario de una LLC de un solo miembro es una persona extranjera: la LLC se ignora para el impuesto sobre la renta, pero se trata como corporación para el Form 5472 y puede tener que presentarlo (instrucciones del Form 5472); consulte presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera;
• usted tiene más de un negocio: la Publication 583 indica que debe llevar un conjunto completo y separado de registros para cada uno;
• usted fabrica o revende bienes: el costo de los bienes vendidos tiene su propia parte en el Schedule C, que se explica en costo de los bienes vendidos;
• el negocio acaba de elegir el estatus S: la elección tiene una fecha de entrada en vigor. La contabilidad anterior a esa fecha alimenta la declaración anterior (por lo general el Schedule C, si hay un solo propietario) y la contabilidad desde esa fecha alimenta el Form 1120-S. El Form 2553 generalmente debe presentarse dentro de 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal en que la elección debe surtir efecto (instrucciones); consulte contabilidad después de una elección S;
• sus categorías superaron las líneas de la declaración, su preparador las reasigna cada año, usted pasó del Schedule C a una corporación S y las cuentas anteriores ya no sirven, o el balance general de una corporación S no coincide con el Schedule L: conviene definir con ayuda con la contabilidad la lista de cuentas y los asientos que hay que recodificar antes de presentar.

Reúna la última declaración (el Schedule C, o el Form 1120-S con sus declaraciones adjuntas), su lista actual de cuentas y un estado de resultados por cuenta del año. Una corporación S también necesita su balance general al cierre del año.

¿Es lo mismo un plan de cuentas que un libro mayor?

No. El plan de cuentas es la lista. El libro mayor contiene todos los asientos registrados en esas cuentas. La Publication 583 describe el libro mayor como un libro con los totales de los diarios, organizado por cuentas. Si cambia la lista, cambian con ella todos los informes que salen del libro mayor.

¿Qué cuentas necesita todo negocio?

Cinco grupos: ingresos, gastos, activos, pasivos y capital del propietario. La Publication 583 describe así la contabilidad por partida doble: las cuentas de ingresos y gastos se cierran al final de cada año fiscal, mientras que las cuentas de activos, pasivos y patrimonio neto siguen abiertas.

Registre los reembolsos y las devoluciones en su propia cuenta de ingresos. La línea 2 del Schedule C y la línea 1b del Form 1120-S los separan de los ingresos brutos (instrucciones del Schedule C; instrucciones del Form 1120-S).

El impuesto sobre las ventas que se cobra al comprador y que usted paga al estado no es un ingreso ni un gasto deducible (instrucciones del Schedule C), así que asígnele una cuenta de pasivo. Consulte cómo registrar el impuesto sobre las ventas y, para los depósitos que llegan netos de comisiones, conciliación de ventas y pagos.

Salvo el inventario, las cuentas del balance general de un propietario único no aparecen en el Schedule C. Aun así importan, porque los préstamos, el equipo y los retiros del propietario son las partidas que deben quedar fuera de los gastos.

¿A qué línea del Schedule C alimenta cada cuenta de gastos?

Cree una cuenta de gastos por cada línea del Schedule C que use, con el nombre de la línea, para que un solo estado de resultados por cuenta se lea directamente en el formulario. Las líneas siguientes provienen de los borradores de lanzamiento anticipado del IRS del Schedule C y de sus instrucciones, que pueden cambiar antes de los formularios finales; confírmelas en el formulario final. El borrador divide los intereses en tres líneas. En una declaración de un año anterior, los intereses tienen dos líneas (hipoteca y otros): use el formulario de ese año.

Los bienes que usted fabrica o revende se costean en la Parte III del Schedule C, no en estas cuentas. Consulte costo de los bienes vendidos.

¿Dónde va un gasto que no tiene una línea propia en el Schedule C?

Va en la Parte V, Otros gastos, la última parte del Schedule C. Las instrucciones indican que se debe enumerar por separado el tipo y el monto de cada gasto, y el total va en las líneas 48 y 27b (instrucciones). Cree una cuenta por cada tipo, todas bajo una cuenta principal llamada «Otros gastos».

Las instrucciones nombran varios tipos que pertenecen allí:

• amortización;
• deudas incobrables que se incluyeron en los ingresos y que son definitivamente incobrables;
• costos de inicio del negocio, que tienen sus propias reglas de deducción y amortización;
• herramientas de tecnología y software, como los servicios por suscripción para administrar el negocio, salvo que el software deba depreciarse o amortizarse;
• compras pequeñas que usted elige deducir conforme a la regla de puerto seguro de minimis, que según las instrucciones solo se deducen en la Parte V (instrucciones); consulte gasto o capitalización de compras pequeñas.

Los cargos bancarios son otro ejemplo común: el formulario no tiene una línea para ellos, y la Publication 334 los incluye entre los otros gastos del negocio que se pueden deducir, por lo que se enumeran aquí por tipo.

Evite una cuenta llamada «Varios». La Parte V pide cada tipo, así que un saldo grande en «Varios» obliga a su preparador a abrir cada transacción. Todo lo que tenga su propia línea va en esa línea, no en la Parte V.

¿En qué se diferencia la lista del Form 1120-S de la del Schedule C?

El Form 1120-S separa el pago a ejecutivos del pago a empleados, nombra menos líneas de gastos y envía todo lo demás a la línea 20 con una declaración adjunta. Tres diferencias determinan la lista de cuentas:

• El pago a ejecutivos es la línea 7 y los demás salarios son la línea 8. Mantenga dos cuentas.
• Los seguros, los honorarios legales y profesionales, los suministros, los viajes, las comidas y los servicios públicos no tienen una línea con nombre. Las instrucciones los enumeran como ejemplos de deducciones de la línea 20, por lo que cada uno recibe su propia cuenta bajo «Otras deducciones» (instrucciones).
• Algunas partidas no están en las líneas 7 a 20: los gastos de alquiler, las deducciones vinculadas a ingresos de cartera, los gastos no deducibles y las partidas que los accionistas calculan por separado, como las donaciones benéficas. Asigne a cada una su propia cuenta para que quede fuera de las líneas ordinarias (instrucciones).

En las filas de beneficios adicionales, la propiedad incluye las acciones que se consideran propias conforme a la sección 318 (por ejemplo, las acciones de un familiar). La prueba de más de 2% considera las acciones en circulación o el poder de voto combinado en cualquier día del año fiscal (instrucciones).

Las líneas 15 y 19 (agotamiento, deducción por edificios comerciales de eficiencia energética) necesitan una cuenta solo si se usan. Los números de línea anteriores son los mismos en el borrador de lanzamiento anticipado del formulario para este año fiscal del IRS, que puede cambiar antes del formulario final.

Una corporación con ingresos totales de $500,000 o más que deduce pagos a ejecutivos también adjunta el Form 1125-E, un detalle del pago de cada ejecutivo. Los ingresos totales son un concepto más amplio que las ventas (instrucciones). Si la corporación fabrica o revende bienes, el costo de los bienes vendidos se informa en el Form 1125-A, no en las líneas 7 a 20 (instrucciones); consulte costo de los bienes vendidos, escrito para el Schedule C.

Los ingresos también tienen un límite. Las líneas 1a a 5 incluyen solo ingresos de comercio o negocio. Los ingresos de alquiler y los ingresos de cartera van a los Schedules K y K-1, y los bienes inmuebles de alquiler también al Form 8825 (instrucciones).

El pago a ejecutivos, las distribuciones y la prueba del Form 1125-E se explican por completo en contabilidad de una corporación S.

¿Qué cuentas de capital y de balance general agrega una corporación S para que el Schedule L coincida con la contabilidad?

Una corporación S necesita una cuenta de balance general por cada línea aplicable del Schedule L, porque el Schedule L, el balance general adjunto a la declaración, debe coincidir con los libros y registros de la corporación (instrucciones). Las corporaciones más pequeñas pueden omitir el Schedule L; la prueba y los detalles están en el Schedule L en una declaración corporativa. Las líneas están en el Form 1120-S.

Tres cuentas importan más para una corporación S que para un propietario único:

• Distribuciones. Una cuenta de capital aparte, que se cierra contra las utilidades retenidas al fin de año. Las distribuciones que no son dividendos van en el Schedule K, línea 16d. Los dividendos pagados con ganancias y utilidades acumuladas van en la línea 17c y en el Form 1099-DIV, no en el Schedule K-1, así que conserve el detalle suficiente para separarlos (instrucciones). Consulte cómo registrar las distribuciones de una corporación S.
• Préstamos de accionistas. El dinero que un accionista presta a la corporación es un pasivo, separado del capital social. El monto de la línea 19 del Schedule L generalmente debe conciliarse con los Schedules K-1 de los accionistas (instrucciones). Consulte préstamos de accionistas a una corporación S.
• Ajustes acumulados. La cuenta del Schedule M-2 registra los ingresos no distribuidos. Las instrucciones recomiendan que toda corporación S la mantenga (instrucciones).

¿Qué tan detallado debe ser el plan de cuentas?

Una cuenta por cada línea de la declaración que use, con subcuentas solo donde actuaría según el detalle. Cada subcuenta debe sumarse a una sola línea.

Si nunca revisa dos cuentas por separado, únalas. Si las revisa, manténgalas como subcuentas de la misma línea. La numeración es opcional; si numera, deje las subcuentas junto a su cuenta principal.

¿Qué debe quedar fuera de los gastos?

Los retiros del propietario, las distribuciones, el capital de los préstamos y los gastos personales no son gastos, aunque lo parezcan en el movimiento del banco. Cada uno tiene su propia cuenta. Un equipo es un activo, salvo que califique para la regla de puerto seguro de minimis, que exige que la contabilidad lo registre como gasto.

Mantenga una cuenta llamada «Por revisar» para lo que aún no pueda ubicar, y vacíela antes de generar el informe de cierre del año. Consulte gastos sin categorizar antes de la temporada de impuestos.

¿Puedo cambiar las categorías a mitad de año o entre años sin cambiar mi método contable?

Con frecuencia sí. Cambiar el nombre, unir o dividir cuentas, o mover un costo entre dos líneas de gastos, normalmente cambia dónde se informa, no cuándo. Un método contable establece cuándo cuentan los ingresos y los gastos, y un cambio en el tratamiento de cualquier partida material, es decir, una que afecte el momento correcto de incluir un ingreso o deducir un gasto, es un cambio de método. Un ajuste que no afecta el momento correcto no lo es y no necesita aprobación del IRS (Publication 538).

Un cambio que modifica el monto deducido, como entre comidas y viajes, es otra cuestión: la línea debe ser la correcta, así que confírmela con su preparador. La contabilidad y la declaración deben usar el mismo método contable (Publication 583). Si cambia la lista a mitad de año, recodifique los meses anteriores para que un solo informe cubra todo el año, y guarde una nota que relacione las cuentas anteriores con las nuevas para comparar entre años.

Reclasificar la contabilidad no cambia una declaración ya presentada. Si al reclasificar ve que un monto de una declaración presentada era incorrecto, es un tema de corrección para su preparador; consulte gastos sin categorizar antes de la temporada de impuestos.

¿Qué informe del plan de cuentas necesita mi preparador al cierre del año?

Un estado de resultados por cuenta de todo el año fiscal, con cada cuenta vinculada a una línea de la declaración. Su preparador también necesita:

1. El mapa de cuenta a línea: una columna del informe o una lista de una página.
2. El detalle de las listas que pide la declaración: la Parte V del Schedule C, o la declaración adjunta de la línea 20 del Form 1120-S, cada una por tipo y monto.
3. La actividad de capital: retiros y aportes, o distribuciones y préstamos de accionistas.
4. Para una corporación S, los balances generales al inicio y al final del año, con los que debe coincidir el Schedule L, y el programa de depreciación.

La lista completa, y lo que ajusta el preparador, está en de la contabilidad a la declaración del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un consultor con una LLC de un solo miembro

Un consultor que tiene una LLC de un solo miembro sin elección corporativa, y por lo tanto presenta el Schedule C, tiene US$120,000 de ingresos y 14 cuentas de gastos. Doce alimentan líneas con nombre del Schedule C: publicidad (8), auto y camión (9), mano de obra contratada (11), depreciación (13), seguros (15), servicios legales y profesionales (17), gastos de oficina (18), alquiler (20b), suministros (22), impuestos y licencias (23), viajes (24a) y servicios públicos (25). Dos no tienen línea: suscripciones de software por US$3,600 y cargos bancarios por US$400. Se enumeran por tipo en la Parte V y suman US$4,000 en la línea 27b. Un solo informe por cuenta da cada línea sin reclasificar.

Una corporación S con US$400,000 de ingresos

El pago a ejecutivos de US$80,000 está en una sola cuenta de compensación de ejecutivos para la línea 7. Otra nómina de US$60,000 está en una cuenta de salarios para la línea 8. Los seguros, los suministros y los servicios públicos no tienen una línea con nombre, así que cada uno se enumera por tipo en la declaración adjunta de la línea 20. Suponga que el pago a ejecutivos es razonable para el trabajo, de modo que una distribución de US$50,000 sigue siendo una distribución y va a la cuenta de distribuciones en el capital. Si se registrara como gasto, subestimaría la utilidad contable en US$50,000, y el preparador tendría que devolverla antes de que la declaración informe el ingreso correcto.

Un propietario único con 60 categorías

El programa contable de un propietario único tiene 60 categorías y la declaración usa unas 20 líneas. Seis categorías de publicidad (anuncios de búsqueda, anuncios en redes sociales, volantes impresos, tarjetas de presentación, patrocinios y anuncios en sitios web) suman US$9,000. Pasan a ser subcuentas de una sola cuenta de «Publicidad» que alimenta la línea 8. Hacer lo mismo con cada línea convierte 60 categorías en unas 20 cuentas.

¿Su caso es distinto?

• Su lista de cuentas necesita reconstruirse, no solo revisarse: sus categorías ya superaron la declaración, su preparador las reasigna cada año, usted acaba de hacer una elección S, el balance general de su corporación S no coincide con el Schedule L, o su contabilidad está atrasada o las declaraciones anteriores usaron categorías equivocadas. Conviene definir con ayuda con la contabilidad la lista de cuentas, las transacciones que hay que recodificar antes de presentar y los saldos iniciales. Consulte también contabilidad después de una elección S, el Schedule L en una declaración corporativa y cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• El negocio tiene dos o más propietarios: los aportes y las distribuciones de un miembro de una LLC se registran en una cuenta de capital, no como retiros de un solo propietario, y el negocio de una pareja casada aún puede presentar el Schedule C: confirme qué declaración se presentó. Consulte cuentas de capital de una LLC, LLC de cónyuges y familiares y cómo configurar la contabilidad de una LLC nueva.
• El propietario de la LLC es una persona extranjera: consulte presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera y ayuda tributaria transfronteriza.
• Usted tiene propiedades de alquiler: use el plan de cuentas de propiedades de alquiler por línea del Schedule E.
• Usted vende bienes: el costo de los bienes vendidos tiene sus propias cuentas.
• Usted informa a inversionistas: consulte plan de cuentas para una startup.
• Los retiros, las distribuciones o los costos personales ya están registrados como gastos: consulte cómo registrar los retiros del propietario y gastos sin categorizar antes de la temporada de impuestos.
• Quiere saber qué gastos cuestiona el IRS o qué aplicación usar: consulte gastos del Schedule C que cuestiona el IRS y una aplicación de contabilidad para el Schedule C.