LLC con elección S: ¿mismos libros o un archivo contable nuevo?

¿Puedo seguir con la contabilidad de mi LLC después de la elección S, o necesito un archivo, un EIN o una cuenta bancaria nuevos?

La contabilidad de una LLC normalmente continúa en el mismo archivo después de la elección S. La LLC es la misma entidad legal, y el IRS acepta cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y los gastos. Lo que cambia es la identidad fiscal desde la fecha de entrada en vigor del Form 2553: la contabilidad necesita un corte con fecha, cuentas de patrimonio nuevas y nómina para el propietario. Marcar un tipo de negocio en el software contable no crea ni cambia la elección; solo la crea un Form 2553 que el IRS acepte (instrucciones), firmado por un ejecutivo de la corporación con el consentimiento de todos los accionistas.

El caso no es sencillo cuando:

• Una LLC con varios miembros tratada como sociedad de personas se convierte: la sociedad termina y su capital pasa a ser acciones.
• La LLC ya eligió tributar como corporación (Form 8832): esta página supone un declarante con un solo propietario o una sociedad de personas. Vea cómo pasar de corporación C a corporación S.
• Un miembro es una sociedad de personas, una corporación o un extranjero no residente, o los derechos de los miembros a las distribuciones son distintos: el IRS incluye estos casos entre sus pruebas para ser corporación S.
• La fecha de entrada en vigor cae a mitad de año, y el año se reparte entre dos declaraciones.
• Hay facturas por cobrar o por pagar sin saldar en la fecha de corte, o la LLC usa el método de efectivo: el método contable decide qué declaración las informa.
• El IRS no aceptó la elección, o aceptó una fecha posterior a la que usted pidió.
• El propietario ha hecho retiros desde la fecha de entrada en vigor porque el formulario se presentó después de esa fecha.
• Las deudas de la LLC superan la base fiscal de sus activos: en el canje que se describe más abajo puede surgir una ganancia.
• La contabilidad anterior no concilia.

Si alguno de estos casos aplica, vea la última sección para obtener ayuda antes de fijar el patrimonio inicial.

Reúna esto antes de cambiar nada:

• El Form 2553, la carta de aceptación del IRS (CP261) y la carta del EIN de la LLC
• La fecha de entrada en vigor y la participación de cada propietario
• El último balance general anterior a esa fecha y la declaración del año anterior
• Aportes, préstamos y retiros del propietario durante el año, y los registros de nómina, si los hay

¿Desde qué fecha empieza la contabilidad de la corporación?

La contabilidad de la corporación empieza en la fecha del Item E del Form 2553, tal como la aceptó el IRS. La carta de aceptación (CP261) la confirma, y el primer Form 1120-S la repite en la casilla titulada «S election effective date» (formulario). En general, el Form 2553 debe presentarse dentro de 2 meses y 15 días después del inicio del año fiscal en que la elección debe entrar en vigor, o en cualquier momento del año anterior (instrucciones). Si la fecha de entrada en vigor cae a mitad de año, las instrucciones cuentan ese plazo desde la fecha anotada en el Item E.

Esa fecha puede ser anterior al día en que usted presenta: un formulario presentado en marzo puede entrar en vigor el 1 de enero anterior. El efectivo que el propietario retiró desde entonces se registra como salarios, una distribución o un préstamo, y el pago por el trabajo del propietario son salarios desde esa fecha; vea nómina de una corporación S que nunca se ejecutó.

Las normas tributarias consideran que la elección empieza al comienzo de la fecha de entrada en vigor, y que la transferencia de los activos y las deudas del negocio anterior a la corporación se hizo inmediatamente antes del cierre del día anterior. Por eso la contabilidad anterior termina el día previo y la de la corporación empieza en la fecha de entrada en vigor: con fecha del 1 de julio, el corte es el 30 de junio.

¿Qué pasa con los ingresos ganados antes de la fecha de entrada en vigor?

La declaración que la LLC usaba antes informa el período anterior a la fecha de entrada en vigor. Qué declaración informa una factura por cobrar o por pagar en la fecha de corte depende del método contable y de las reglas del canje, no de cuándo se hizo el trabajo: un negocio con método de efectivo incluye el ingreso cuando lo recibe, y uno con método de acumulación, en general, cuando lo gana. Las instrucciones del Form 2553 indican no presentar el Form 1120-S por ningún año anterior a la entrada en vigor de la elección, y seguir presentando la declaración anterior hasta entonces.

Para efectos fiscales, el cambio es un canje. Se considera que una sociedad de personas aporta todos sus activos y deudas a la corporación a cambio de acciones y luego distribuye esas acciones a sus socios, y que el propietario de una LLC de un solo miembro las aporta a cambio de acciones (reglamento, párrafo (g)(1); el Revenue Ruling 2004-59 llega al mismo resultado para una conversión bajo la ley estatal). El resultado lo deciden las normas tributarias, no la contabilidad, y depende de sus cifras. Vea cómo cambiar la estructura de su negocio.

¿Cómo cambian las cuentas de patrimonio?

El patrimonio de la LLC en la fecha de corte pasa a ser el patrimonio inicial de la corporación, y los retiros del propietario terminan. El IRS no prescribe nombres de cuentas; el balance general del Form 1120-S muestra capital social, capital pagado adicional y utilidades retenidas en las líneas 22 a 24.

Elija un método y aplíquelo a todos los propietarios. En cualquier caso, la cuenta de ajustes acumulados del Schedule M-2, un registro fiscal, es cero el primer día del primer año como corporación S.

El patrimonio inicial no es una cifra de relleno. Debe ser igual a los activos menos los pasivos en la fecha de corte. Si se ingresan saldos sin el patrimonio correspondiente, la diferencia queda en Opening Balance Equity (saldo inicial de patrimonio); averigüe qué es en lugar de pasarla al capital social. Vea saldo inicial de patrimonio.

Defina cuántas acciones tiene cada accionista antes de la primera declaración. Los ingresos se asignan según las acciones que se tienen cada día, y todas las acciones deben tener derechos idénticos sobre las distribuciones y el producto de la liquidación. Registre la distribución real de cada accionista en su propia línea; los pagos que difieren en fecha o monto reciben el «appropriate tax effect» según el mismo reglamento y requieren la revisión de un preparador. Más información en cómo registrar distribuciones y cuentas de patrimonio de una LLC.

¿Qué saldos iniciales pasan a la corporación, y qué espera el primer Form 1120-S?

Todos los saldos al cierre del día de corte pasan a la corporación, porque esta empieza con los activos y las deudas que tenía la LLC. El preparador necesita:

• Saldos conciliados de bancos y tarjetas
• Cuentas por cobrar, cuentas por pagar y gastos pagados por adelantado
• Activos fijos con su costo, la fecha en que se pusieron en servicio y la depreciación acumulada, tomados de la declaración anterior
• Préstamos del negocio, separados de los préstamos entre los propietarios y la LLC
• Base fiscal y valor justo de mercado de cada activo en la fecha de corte: si el canje cumple los requisitos de la sección 351, una declaración que los enumere se adjunta al Form 1040 del propietario o al Form 1065 final de la sociedad de personas, y al primer Form 1120-S de la corporación

El primer Form 1120-S vence el día 15 del 3.er mes después de que termine el año fiscal de la corporación (instrucciones).

¿Qué cambia en la nómina?

Desde la fecha de entrada en vigor, un propietario que trabaja en el negocio y recibe un pago por ello, o tiene derecho a recibirlo, es empleado de la corporación, y ese pago son salarios. La Publication 15 trata como empleados a los ejecutivos de una corporación que trabajan en un negocio constituido como corporación, y el IRS indica que sus pagos por servicios son salarios aunque también sean accionistas.

Los retiros hechos antes de la fecha de entrada en vigor siguen siendo retiros.

Lo que ahora debe manejar la corporación:

• Nómina con el EIN de la corporación, el mismo número que usa la elección. Una LLC de un solo miembro ya usa su propio EIN para los impuestos de nómina.
• Retención del impuesto sobre la renta y de los impuestos del Seguro Social y Medicare, con los Forms 941 y 940 (IRS), y un Form W-2 para el propietario (Publication 15).
• Una persona responsable, como un ejecutivo de la corporación, que a sabiendas no retenga o no remita estos impuestos puede ser responsable personalmente de la totalidad de los impuestos retenidos y no pagados: el impuesto sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleado.
• Compensación razonable antes de las distribuciones que no son salarios. El IRS puede reclasificar como salarios los pagos a un accionista-empleado.
• El seguro médico que la corporación paga a un propietario con más de 2% se informa como salarios en el Form W-2 del propietario; vea seguro médico para propietarios.
• Cuentas estatales de nómina, donde su estado las exija. La Publication 15 señala que la mayoría de los empleadores paga tanto un impuesto federal como uno estatal por desempleo; consulte a la autoridad tributaria de su estado antes de la primera nómina.

Cuánto sueldo es razonable: sueldo del propietario de una corporación S. Configuración: cómo ejecutar la nómina por su cuenta. Elección en vigor pero sin nómina ejecutada: nómina de una corporación S que nunca se ejecutó.

¿Cómo registro el dinero del propietario después de la elección?

Registre cada transferencia por lo que es, no por como la llame el banco. Las instrucciones del Form 1120-S tratan los pagos a un ejecutivo como salarios en la medida en que sean compensación razonable, y el IRS enumera casos judiciales en los que pagos llamados préstamos o distribuciones a propietarios que trabajan se trataron como salarios.

¿La elección cambia la LLC en sí, su registro estatal o sus impuestos estatales?

La LLC sigue siendo una LLC. El Form 2553 es una elección fiscal federal; el IRS describe a la LLC como una estructura creada por la ley estatal que él clasifica por separado. El impuesto estatal es otra cuestión, y los estados difieren. Nueva York es un ejemplo:

• El estado de Nueva York no trata automáticamente a una corporación S federal como corporación S de Nueva York, salvo que la ley lo exija; la empresa presenta el Form CT-6 para elegirlo (Nueva York).
• La ciudad de Nueva York no tiene elección de corporación S y no reconoce la del estado; una corporación S federal que hace negocios en la ciudad generalmente está sujeta a su impuesto general sobre corporaciones (Departamento de Finanzas de la ciudad).

Revise cómo trata su estado el tema antes de la primera declaración estatal, y antes de dar por hecho que terminan las presentaciones estatales que ya tenía la LLC. Vea cómo tributan las corporaciones S para los estados.

¿Y si la elección se presentó tarde o nunca se aceptó?

Mientras el IRS no acepte la elección, la fecha de entrada en vigor no está definida, y por lo tanto tampoco la fecha de corte. La clasificación presunta como corporación se aplica a una elección S presentada a tiempo; una presentada tarde necesita alivio. Si el IRS aceptó una fecha posterior a la que usted pidió, el aviso CP261 indica que el Form 2553 no se presentó a tiempo para la fecha solicitada y que puede haber alivio conforme al Revenue Procedure 2013-30. Mientras tanto:

• Un enfoque prudente hasta que se confirme la fecha: mantenga el pago al propietario, las distribuciones y los préstamos en cuentas separadas, y deje abiertas las cuentas de patrimonio anteriores.
• En un período que la elección no cubre, en general siguen el estado civil para efectos de la declaración y el tratamiento del pago al propietario anteriores, salvo que más adelante se conceda el alivio. Defina su postura de presentación antes de que venza la declaración de ese período: el alivio para una LLC que además necesita el estatus de corporación depende de que todas las declaraciones requeridas se hayan presentado a tiempo y de forma coherente con el estatus S, o de que la declaración del primer año aún no haya vencido (instrucciones; Rev. Proc. 2013-30, sección 5.03). Una declaración presentada a la manera anterior puede impedir el alivio, así que consulte a un profesional antes de presentar una.

Cómo saber si el IRS aceptó el formulario y cómo funciona el alivio: alivio por una elección de corporación S tardía. Si la elección se aceptó pero el negocio siguió presentando el Schedule C, vea corporación S declarada en el Schedule C.

¿Cuándo debo depurar el archivo anterior antes del cambio?

Depure el archivo anterior antes de fijar los saldos iniciales. Cuando se exige el Schedule L, el balance general del primer Form 1120-S debe coincidir con la contabilidad; en cualquier caso, un error que quede en el archivo anterior pasa a ser un error en el patrimonio inicial. Este orden lo sugiere la práctica contable, no una regla del IRS:

1. Concilie todas las cuentas bancarias y de tarjeta hasta la fecha de corte.
2. Saque los cargos personales; vea fondos mezclados.
3. Ponga los retiros, los aportes y los préstamos del propietario en cuentas propias.
4. Haga una lista de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los gastos pagados por adelantado en la fecha de corte, y deje en cero Opening Balance Equity.
5. Guarde los informes del archivo anterior a la fecha de corte para el Schedule C final o el Form 1065 final.

Después elija cómo continuar. El IRS no prescribe ninguna de las dos formas.

La explicación completa de la decisión está en depurar o empezar de cero y en la lista de verificación de depuración.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses.

Una LLC de consultoría con un propietario elige el 1 de julio

Suponga que el propietario usa el método de acumulación tanto en la contabilidad como en el Schedule C, sin diferencias entre la contabilidad y lo fiscal. La LLC empieza el año sin patrimonio. De enero a junio gana US$60,000 de utilidad, que se informa en el Schedule C del propietario con impuesto por trabajo independiente, y el propietario retira US$15,000. El 30 de junio la contabilidad muestra efectivo por US$40,000, cuentas por cobrar por US$10,000 y cuentas por pagar por US$5,000, de modo que el patrimonio es de US$45,000.

El 1 de julio, los US$45,000 de patrimonio del propietario se abren aquí como capital social y capital pagado, y los retiros terminan. Los US$10,000 que deben los clientes ya están en la utilidad del Schedule C, así que cobrarlos en julio solo los pasa de cuentas por cobrar a efectivo. Con el método de efectivo, todavía no estarían en esa utilidad, y las reglas del canje decidirían qué declaración los informa. De julio a diciembre, la utilidad es de la corporación y se informa en el Form 1120-S, con los salarios del propietario en la nómina.

Una LLC de diseño con dos miembros elige el 1 de enero

Las cuentas de capital de los miembros son de US$60,000 y US$40,000, y pasan a ser accionistas con 60% y 40%. El último Form 1065 de la sociedad de personas cubre el año anterior, que termina el 31 de diciembre. El 1 de enero la contabilidad muestra US$100,000 de capital social y capital pagado, con una participación por accionista. Una distribución de US$20,000 pagada en esas proporciones se registra como US$12,000 y US$8,000, un asiento por accionista, que coincide con los pagos reales.

Los retiros pasan a ser salarios y distribuciones

Antes de la elección, el propietario retiraba US$4,000 al mes. Después, suponga que la nómina registra US$2,500 de salarios brutos al mes y descuenta de esa cantidad el impuesto sobre la renta y la parte del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare, mientras que la parte del empleador es un costo aparte de la empresa. Los otros US$1,500 son una distribución registrada en el patrimonio. El salario es solo ilustrativo: el pago razonable depende del trabajo.

¿Su caso es distinto?

• La elección está presentada pero la fecha de entrada en vigor, los saldos iniciales o su división entre salarios y distribuciones no están claros, una sociedad de personas se está convirtiendo, o ya se presentó una declaración a la manera anterior por un período que usted quería que cubriera la elección: la fecha de corte, el patrimonio inicial y si la nómina y el primer Form 1120-S pueden armarse con la contabilidad existente dependen de sus documentos, no de una regla general. Obtenga ayuda con la contabilidad antes de construir la nómina o una declaración sobre esa base.
• Todavía está decidiendo si elegir: vea si conviene elegir ser corporación S.
• El Form 2553 se presentó tarde, se rechazó o nunca se confirmó: vea alivio por una elección de corporación S tardía.
• Un propietario es extranjero no residente, o no está seguro de la residencia fiscal en EE. UU. de un propietario: vea si conviene elegir ser corporación S para saber quién puede elegir, y ayuda tributaria transfronteriza.
• La LLC ya eligió tributar como corporación (Form 8832): vea cómo pasar de corporación C a corporación S.
• Quiere las cuentas y los asientos completos de una corporación S: vea contabilidad de una corporación S, y cómo tributan las corporaciones S para la declaración.
• La contabilidad está atrasada varios meses o mezclada con gastos personales: vea contabilidad atrasada de una corporación S y ayuda con la contabilidad.
• Usted es propietario de más de una LLC: vea contabilidad de varias empresas.
• Antes de la elección, usted se pagó salarios W-2 desde una LLC de un solo miembro: vea salarios de su propia LLC de un solo miembro.