Cuentas de capital de socios: reconstruir para un 1065 y K-1

¿Cómo calculo la cuenta de capital de cada socio?

La cuenta de capital de cada socio es un saldo corrido: la cifra final del año anterior, más el dinero y los bienes que el socio aportó, más la parte del socio en la ganancia (o menos una pérdida), menos el dinero y los bienes que retiró. El Schedule K-1, Item L, la informa para cada socio con el método de base fiscal (instrucciones del Form 1065).

Los saldos finales de los socios deben sumar el saldo de fin de año del Schedule M-2, el análisis de las cuentas de capital de los socios que contiene la declaración (instrucciones del Form 1065).

Pueden existir dos tipos de cuenta de capital. El Item L informa la cuenta sobre la base fiscal descrita arriba, sin importar lo que diga el acuerdo. El acuerdo también puede exigir cuentas llevadas conforme al reglamento, que cuentan los bienes aportados a su valor justo de mercado (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)). Si las dos difieren, la LLC lleva ambas. Si el acuerdo exige la segunda es algo que deben resolver el acuerdo y un profesional, no esta página.

Una reconstrucción es simple contabilidad cuando los socios están de acuerdo en los montos, la propiedad nunca cambió y los estados de cuenta bancarios están completos. Deja de ser simple cuando los socios discrepan, una participación cambió de manos, entraron bienes, faltan el acuerdo y los papeles de constitución, vencen los K-1 de varios años, llegó un aviso o corre una multa por declaración tardía. Reúna primero: el acuerdo, todos los estados de cuenta bancarios desde el primer depósito, todas las declaraciones y K-1 presentados, los papeles de préstamos y compras, y una lista con fechas de quién fue socio y cuándo.

¿Tenemos que informar las cuentas de capital o hay una excepción para las sociedades de personas pequeñas?

El Item L es obligatorio, salvo que la sociedad de personas responda Yes a la pregunta 4 del Schedule B, que exige cumplir las cuatro condiciones a la vez. Una sociedad de personas que presenta después de la fecha de vencimiento, incluidas las prórrogas, por lo general no puede cumplir la tercera (Form 1065; instrucciones).

Con un Yes, la sociedad de personas no necesita completar los Schedules L, M-1 y M-2 ni el Item L. Los K-1 que se preparan por primera vez después de la fecha de vencimiento, incluidas las prórrogas, no pudieron entregarse a tiempo, así que un año tardío generalmente debe incluir el Item L y los Schedules L, M-1 y M-2. Las cifras provienen del último formulario definitivo; pruebe cada año anterior con su propio formulario. Incluso cuando el Item L es opcional, cada socio es responsable de llevar un registro anual de la base fiscal ajustada de su participación (instrucciones del socio).

¿Qué registros reúno para reconstruir desde el día en que empezó la LLC?

Reúna todo lo que muestre dinero o bienes que pasaron entre los socios y la LLC, además de la declaración de cada año. El reglamento exige registros que establezcan lo que una declaración debe mostrar, conservados mientras su contenido pueda ser relevante para cualquier ley tributaria (26 CFR 1.6001-1). El IRS señala que no hay límite de tiempo para liquidar el impuesto cuando no se presentó una declaración válida (Topic 305).

¿Cómo pongo al día los libros y reconstruyo año por año las cuentas de capital de una LLC con varios miembros?

Trabaje desde el primer año hacia adelante, y que cada año empiece donde terminó el anterior. El capital de un año no se puede cerrar hasta que la ganancia o pérdida de ese año sea correcta, así que primero van los libros.

1. Haga una lista de los socios y de sus fechas. Un socio que ingresó con un aporte de dinero empieza ese año en cero (instrucciones del Form 1065).
2. Obtenga la ganancia o pérdida de cada año sobre la base fiscal. Esta es la contabilidad para ponerse al día: vea cómo ponerse al día con libros atrasados.
3. Reparta cada año según el acuerdo. El acuerdo de sociedad fija la parte de cada socio (26 U.S.C. 704(a)). Si no hay disposición, o si la asignación no tiene efecto económico sustancial, la parte sigue la participación de cada socio en la sociedad de personas según todos los hechos (sección 704(b)).
4. Sume los aportes y reste las distribuciones con los registros bancarios.
5. Calcule el saldo final y páselo a la línea inicial del año siguiente.
6. Verifique el año. Los saldos finales de los socios deben sumar el saldo de fin de año del Schedule M-2, y el total inicial de un año generalmente es igual a los activos de la sociedad de personas sobre la base fiscal menos sus pasivos en esa fecha (instrucciones del Form 1065). Una diferencia indica que falta algo o que está mal registrado: un pago o depósito que nunca se asentó, un préstamo asentado como capital o un activo que no está en los libros.

¿Cómo clasifico lo que cada socio sacó de la cuenta bancaria?

Ponga cada pago a un socio, o en beneficio de un socio, en un solo grupo. Solo algunos reducen el capital.

Dos errores mueven las cifras. Un retiro asentado como sueldo o gasto subestima la ganancia del año. Un préstamo asentado como capital oculta un pasivo.

Si un socio sacó más que otro, eso cambia la cuenta de capital de cada socio, no su parte de la ganancia. Si la diferencia fue acordada o se debe devolver es una pregunta para los socios y para el acuerdo.

Detalles: cómo registrar los retiros del propietario, pagos garantizados frente a retiros de los socios y aporte o préstamo a su LLC.

¿Qué pasa si un socio aportó bienes, ingresó un socio o salió uno?

Cada caso cambia en qué línea del Item L va el monto, y el último cambia el impuesto.

¿Qué pasa si un socio aportó bienes en lugar de efectivo?

En el Item L, los bienes cuentan por la base fiscal ajustada del socio, menos la deuda que los acompaña, y no por su valor (instrucciones del Form 1065). Las cuentas de capital del reglamento usan el valor justo de mercado, así que un acuerdo que las exija mantiene un saldo distinto para los mismos bienes.

Cuando el valor difiere de la base, en cualquier dirección, el Item M pide un detalle de los bienes, la fecha y la ganancia o pérdida latente (built-in) (instrucciones del Form 1065). La LLC debe asignar los ingresos, las ganancias, las pérdidas y las deducciones de esos bienes de modo que reflejen la diferencia (Publication 541), y una pérdida latente solo se toma en cuenta para el socio que aportó el bien (26 U.S.C. 704(c)(1)(C)). Esa asignación es una tarea de preparación de la declaración.

¿Qué pasa si se vendió una participación o ingresó un socio nuevo?

El socio que compra una participación a otro socio asume el capital sobre la base fiscal del vendedor por la parte comprada. Es un "otro aumento" para el comprador y un "otra disminución" para el vendedor (instrucciones del Form 1065). El precio pagado no fija el Item L del comprador; es un pago entre socios, no una operación de la LLC. Un socio nuevo que aporta a la LLC, en cambio, empieza en cero y muestra su aporte.

Cuando las participaciones cambian durante un año, los ingresos del año se reparten con un método que toma en cuenta las participaciones variables de los socios (26 U.S.C. 706(d)). Ese reparto es una decisión de criterio del preparador.

¿Qué pasa si un socio salió?

Una socia que se retira sigue siendo socia para el impuesto sobre la renta hasta que su participación se liquide por completo (Publication 541). Si su cuenta nunca se cerró y no se le pagó todo, es posible que todavía se le deban K-1.

Cuando termina toda una participación, el año de la sociedad de personas se cierra para ese socio (26 U.S.C. 706(c)(2)). Su último K-1 cubre su parte hasta esa fecha, el Item J muestra los porcentajes de justo antes de que saliera (instrucciones del Form 1065), y el formulario K-1 tiene una casilla de Final K-1.

Si solo dos socios eran propietarios de la LLC, el que se queda puede terminar como su único propietario. Una sociedad de personas termina cuando ninguno de sus socios continúa ninguna parte de su negocio dentro de una sociedad de personas, y su año fiscal termina en la fecha de terminación (instrucciones del Form 1065; 26 U.S.C. 708(b)(1)). Su último Form 1065 y sus K-1 vencen el día 15 del 3.er mes después del mes en que termina la sociedad de personas.

Los pagos por liquidar su participación en los bienes de la LLC cuentan como una distribución; los pagos por cuentas por cobrar o plusvalía (goodwill) pueden tratarse de otra manera (Publication 541). Una venta a los demás socios traslada su cuenta de capital a ellos. Un pago superior o inferior a su cuenta de capital cambia el resultado tributario: vea cómo comprar la participación de un socio y cómo registrar la compra de la participación de un socio.

¿Qué pasa si no se encuentran las cifras iniciales ni los papeles de constitución?

Parta de lo que se puede probar y señale lo que no.

• Saldo inicial. Si se presentó un año anterior con K-1, primero verifique qué método usó su Item L. El saldo final sobre la base fiscal es la cifra inicial del año siguiente. Un saldo con otro método, posible hasta el año fiscal 2019, no se traslada sin cambios: vea el párrafo sobre años anteriores más abajo. Si nunca se presentó ningún año, cada socio empieza en cero al ingresar, y los primeros depósitos y los registros de los propios socios muestran los primeros aportes.
• Sin acuerdo escrito. Un acuerdo puede ser verbal, y la ley local llena cualquier silencio (Publication 541). El acuerdo incluye los cambios hechos a la fecha de vencimiento de la declaración, sin contar las prórrogas, así que una cláusula acordada por primera vez después de esa fecha no forma parte del acuerdo para ese año (26 U.S.C. 761(c)). Si un documento escrito ahora solo confirma un acuerdo verbal anterior es una cuestión de hecho.
• Una operación que no puede clasificar. Anótela en "Otro aumento (disminución)", medida por lo general como se mediría la base ajustada de un socio, sin contar la deuda de la sociedad de personas, y adjunte un detalle que explique cada ajuste (instrucciones del Form 1065).
• Vacíos en el historial bancario. Pida copias al banco. Haga una lista de lo que es estimado y por qué, y pida a cada socio que confirme el cuadro. Si no se puede obtener información requerida sin culpa de la sociedad de personas, el IRS dice que se puede enviar una explicación por escrito para pedir una exención por causa razonable (aviso CP162C).

Los años anteriores siguen instrucciones anteriores. Hasta el año fiscal 2019, una sociedad de personas podía informar el Item L sobre la base fiscal, con GAAP o con otro método, con un detalle que nombrara el método (instrucciones de 2019). El método de base fiscal pasó a ser obligatorio para el año fiscal 2020. Para ese año, una sociedad de personas que había informado con otro método pero llevaba en sus libros el capital sobre la base fiscal debía abrir con la base fiscal. Una que no lo había informado ni llevado podía recalcular el saldo inicial con un método elegido, solo para ese año, con un detalle que nombrara el método (instrucciones de 2020).

¿En qué se diferencia una cuenta de capital de la base fiscal de un socio?

Son números distintos, que llevan personas distintas y rara vez coinciden. Las instrucciones del K-1 dicen que el Item L proviene de los libros de la sociedad de personas y no sirve para calcular la base del socio (instrucciones del socio).

Reconstruir las cuentas de capital no reconstruye la base de ningún socio. Un socio que sacó más de lo que aportó puede encontrar que su propio registro de base difiere de la cuenta de capital. Vea cuenta de capital negativa en un K-1.

¿Puedo presentar primero el Form 1065 tardío y corregir después las cuentas de capital?

Omitir el Item L puede sancionarse igual que presentar tarde. El IRS dice que debe incluirse la información que exigen las instrucciones, y el Item L es obligatorio salvo que la pregunta 4 del Schedule B sea Yes. La multa sigue corriendo hasta que se presente la información que falta, por un máximo de 12 meses (aviso CP162C; 26 U.S.C. 6698).

La sociedad de personas debe la multa: un monto fijo por cada persona que fue socia en cualquier momento de ese año, por cada mes o fracción de mes, indexado por inflación según el año en que debía presentarse la declaración (26 U.S.C. 6698). Es de $255 por socio para las declaraciones que vencen en 2026 y de $260 para las que vencen en 2027; las fechas de vencimiento anteriores usan montos menores (IRS: multa por no presentar), y cada año tardío es una multa distinta. Pueden aplicar multas separadas por cada K-1 (instrucciones del Form 1065). Una sociedad de personas pequeña puede calificar para una exención, y la causa razonable puede eximir la multa, pero la declaración igual debe presentarse (aviso CP162C). El alivio se explica en alivio de la multa por un Form 1065 tardío; los montos por año de vencimiento y cómo se cuentan los meses están en multas por declaraciones de negocios tardías.

Hay dos caminos, y ninguna regla elige uno:

• Reconstruir primero, y luego presentar una declaración completa por año.
• Presentar con las cifras que respaldan los registros y corregir después. Las instrucciones del Form 1065 dicen que debe completar cada anotación, sin escribir "See attached" en su lugar, y que pueden cobrarse multas por una declaración incompleta (instrucciones del Form 1065). No describen ninguna forma de marcar una anotación como estimada, así que si conviene presentar de este modo, y cómo, lo deben resolver quien firma y un profesional.

Qué lo decide: cuántos meses ya han corrido, cuántos socios hay, cuánto podrían equivocarse las estimaciones y si ya llegó un aviso. Corregir las cifras después de presentar depende de si la sociedad de personas está bajo las reglas federales de auditoría centralizada, y puede cambiar la declaración de cada socio: vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada. Un Form 1065 no se considera una declaración a menos que lo firme un socio o miembro de la LLC (instrucciones), y quien firma declara que es verdadero, correcto y completo bajo pena de perjurio (Form 1065).

¿Cuándo no debo firmar una cifra reconstruida sin un profesional?

Firme solo cuando los socios estén de acuerdo en los montos, los registros los respalden y no se dé ninguno de los casos siguientes.

Si se aplica alguna fila, los registros reunidos y el cuadro año por año son el punto de partida de quien prepare las declaraciones. La última sección indica adónde va cada caso.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Dos socios iguales, tres años

A y B forman una LLC en el año 1 y cada uno aporta US$20,000. Los estados de cuenta bancarios lo muestran. Con los libros al día, los ingresos de la LLC son US$20,000, US$30,000 y US$40,000 en los años 1 a 3, repartidos en partes iguales. Cada socio retira US$8,000, US$10,000 y US$12,000, en total US$30,000.

Cuenta de capital de cada socio:

Los dos saldos finales suman US$70,000. La comprobación: aportes de US$40,000 más ingresos de US$90,000 menos retiros de US$60,000 dan US$70,000, que coincide con un saldo bancario de US$70,000 si la LLC no tiene nada más ni debe nada. Si el banco tuviera US$62,000, los US$8,000 que faltan indican un pago que salió del banco pero nunca se asentó, o que se asentó en el año equivocado.

Una LLC 60/40 sin acuerdo y una cuenta de US$15,000 por la puesta en marcha

A tiene el 60% y B el 40% por un acuerdo de palabra. En el año 1, A pagó US$15,000 de costos de puesta en marcha con una tarjeta personal. La LLC nunca se los devolvió y no existe pagaré.

Las instrucciones del Form 1065 y la Publication 541 no dan una prueba para distinguir un préstamo de un socio de un aporte, así que deciden los hechos. Un pagaré, mensajes que acuerdan devolver el dinero o pagos reales de devolución apuntan a un préstamo. Si no hay nada de eso y el dinero se quedó en el negocio, apunta a un aporte. Son indicios, no una regla. Vea cuando un socio pagó gastos de la LLC con su dinero para el tratamiento completo.

Un reparto de ganancias 60/40 no hace que el capital sea 60/40. Sin acuerdo, la parte de cada socio sigue los hechos y la ley local, así que un profesional debe confirmar las partes antes de enviar los K-1.

Un socio salió en el año 3

A, B y C tienen un tercio de la LLC cada uno, y cada uno tiene US$30,000 de capital al cierre del año 2. C sale el 30 de junio del año 3. Los libros muestran US$24,000 de ingresos de la LLC hasta esa fecha, así que la parte de C es US$8,000. La LLC no tiene deudas, y C no aportó ni retiró nada más en el año 3. El capital de C justo antes de salir es US$38,000.

• La LLC le paga a C US$38,000 desde su cuenta bancaria. El K-1 de C del año 3 muestra US$30,000 iniciales, US$8,000 de ganancia y US$38,000 retirados, así que el saldo final es cero. Es su último K-1. A y B mantienen abiertas sus cuentas. Si el pago no es de US$38,000, o parte es por cuentas por cobrar o plusvalía (goodwill), las cifras y el impuesto cambian.
• A y B compran la participación de C con su dinero por US$45,000 entre los dos, mitad cada uno. No se mueve efectivo de la LLC. El Item L de C muestra una "otra disminución" de US$38,000 y termina en cero. A y B muestran cada uno un "otro aumento" de US$19,000. El precio de US$45,000 queda fuera de estos saldos; importa para el impuesto de C, no para las cuentas de capital.

¿Su caso es distinto?

• Los socios discrepan sobre quién aportó o retiró qué, o alguno de ustedes sale o entra comprando: las cifras fijan lo que cada parte debe o le deben. Vea cómo comprar la participación de un socio y cómo registrar la compra de la participación de un socio, y ayuda con la contabilidad para los registros que respaldan las cifras.
• Deben enviarse K-1 de varios años que faltan, o llegó un aviso del IRS: vea cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar y alivio de la multa por un Form 1065 tardío, y ayuda con la contabilidad para los libros de cada año.
• No existen acuerdo, papeles de constitución ni cifras iniciales: las participaciones y los saldos pasados dependen de los hechos y de la ley local, así que cuánto retroceder en la reconstrucción es una decisión de criterio: vea ayuda con la contabilidad.
• Los libros mismos están atrasados: el capital de cada año depende de la ganancia de ese año. Empiece con cómo ponerse al día con libros atrasados y ayuda con la contabilidad.
• Un socio vive fuera de EE. UU. o es una empresa extranjera: la sociedad de personas puede tener que retener impuesto y presentar más formularios por ese socio (instrucciones del Form 1065). Vea socios extranjeros y retención de impuestos.
• Ya se presentó una declaración o K-1 con el capital equivocado: vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.
• Un K-1 muestra una cuenta de capital negativa: vea cuenta de capital negativa.
• Quiere llevar las cuentas de aquí en adelante: vea cuentas de capital de los socios y cuentas de patrimonio de una LLC.
• Solo cónyuges o familiares son dueños, o no está seguro de que tribute como sociedad de personas: si presenta una declaración de sociedad de personas depende de los hechos. Vea LLC de cónyuges y familiares y cómo tributan las sociedades de personas.