Comptes de capital : reconstituer pour un 1065 et des K-1 tardifs

Comment calculer le compte de capital de chaque associé?

Le compte de capital de chaque associé est un solde courant : le solde final de l'an dernier, plus l'argent et les biens apportés par l'associé, plus sa part du revenu (ou moins une perte), moins l'argent et les biens retirés. L'annexe K-1, rubrique L, le déclare pour chaque associé selon la méthode du coût de base fiscal (instructions du formulaire 1065).

Les soldes de fin des associés devraient totaliser le solde de fin d'année de l'annexe M-2, l'analyse des comptes de capital des associés que contient la déclaration (instructions du formulaire 1065).

Deux sortes de comptes de capital peuvent exister. La rubrique L déclare le compte selon le coût de base fiscal décrit ci-dessus, quoi que dise la convention. Une convention peut aussi exiger des comptes tenus selon le règlement, qui comptent les biens apportés à leur juste valeur marchande (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)). Lorsque les deux diffèrent, la LLC tient les deux. Savoir si la convention exige le second relève de la convention et d'un professionnel, pas de cette page.

Une reconstitution est de la tenue de livres ordinaire lorsque les associés s'entendent sur les montants, que la propriété n'a jamais changé et que les relevés bancaires sont complets. Elle ne l'est plus lorsque les associés sont en désaccord, qu'une participation a changé de mains, que des biens ont été apportés, que la convention et les documents de constitution sont introuvables, que plusieurs années de K-1 sont dues, qu'un avis est arrivé ou qu'une pénalité pour déclaration tardive court. À rassembler d'abord : la convention, chaque relevé bancaire depuis le premier dépôt, chaque déclaration produite et chaque K-1, les documents de prêts et d'achats, et une liste datée de qui était associé à quel moment.

Devons-nous déclarer les comptes de capital, ou y a-t-il une exception pour les petites sociétés de personnes?

La rubrique L est obligatoire, sauf si la société de personnes répond Oui à la question 4 de l'annexe B, qui exige les quatre conditions à la fois. Une société de personnes qui produit après la date d'échéance, prolongations comprises, ne peut généralement pas remplir la troisième (formulaire 1065; instructions).

Avec un Oui, la société de personnes n'a pas à remplir les annexes L, M-1 et M-2 ni la rubrique L. Les K-1 préparés pour la première fois après la date d'échéance, prolongations comprises, n'ont pas pu être remis à temps; une année tardive doit donc généralement comprendre la rubrique L et les annexes L, M-1 et M-2. Les chiffres viennent du plus récent formulaire définitif; vérifiez chaque année antérieure selon son propre formulaire. Même lorsque la rubrique L est facultative, chaque associé doit tenir un registre annuel du coût de base fiscal rajusté de sa participation (instructions de l'associé).

Quels registres rassembler pour reconstituer depuis le début de la LLC?

Rassemblez tout ce qui montre de l'argent ou des biens qui circulent entre les associés et la LLC, ainsi que la déclaration de chaque année. Le règlement exige des registres qui établissent ce qu'une déclaration doit montrer, conservés aussi longtemps que leur contenu peut avoir de l'importance pour une loi fiscale (26 CFR 1.6001-1). L'IRS précise qu'il n'y a pas de limite de temps pour établir l'impôt lorsqu'aucune déclaration valide n'a été produite (Topic 305).

Comment rattraper les livres et reconstituer, année par année, les comptes de capital d'une LLC à plusieurs membres?

Travaillez de la première année vers l'avant, chaque année partant de la fin de la précédente. Le capital d'une année ne peut pas être terminé tant que le bénéfice ou la perte de cette année n'est pas exact; les livres passent donc en premier.

1. Dressez la liste des associés et de leurs dates. Un associé arrivé en apportant de l'argent commence cette année-là à zéro (instructions du formulaire 1065).
2. Établissez le revenu ou la perte de chaque année selon le coût de base fiscal. C'est la tenue de livres de rattrapage : voyez rattraper des livres en retard.
3. Répartissez chaque année selon la convention. La convention de société de personnes fixe la part de chaque associé (26 U.S.C. 704(a)). En l'absence de clause, ou si la répartition n'a pas d'effet économique substantiel, la part suit la participation de chaque associé dans la société de personnes selon l'ensemble des faits (article 704(b)).
4. Ajoutez les apports et soustrayez les distributions à partir des relevés bancaires.
5. Calculez le solde de fin et reportez-le à la ligne de début de l'an prochain.
6. Vérifiez l'année. Les soldes de fin des associés devraient totaliser le solde de fin d'année de l'annexe M-2, et le total de début d'une année égale généralement l'actif de la société de personnes selon le coût de base fiscal, moins son passif à cette date (instructions du formulaire 1065). Un écart signifie qu'il manque quelque chose ou que quelque chose est mal classé : un paiement ou un dépôt jamais inscrit, un prêt inscrit comme capital, ou un actif absent des livres.

Comment trier ce que chaque associé a retiré du compte bancaire?

Classez chaque paiement fait à un associé, ou à son avantage, dans une catégorie. Seules certaines réduisent le capital.

Deux erreurs faussent les chiffres. Un retrait inscrit comme salaire ou dépense sous-estime le bénéfice de l'année. Un prêt inscrit comme capital cache un passif.

Si un associé a retiré plus qu'un autre, cela change le compte de capital de chaque associé, pas sa part des bénéfices. Savoir si l'écart était convenu ou doit être remboursé est une question pour les associés et la convention.

Détails : inscrire les retraits du propriétaire, paiements garantis et retraits d'associés et apport ou prêt à votre LLC.

Et si un associé a apporté des biens, qu'un associé est arrivé ou qu'un associé est parti?

Chaque cas change la ligne de la rubrique L qui porte le montant, et le dernier change l'impôt.

Et si un associé a apporté des biens plutôt que de l'argent?

À la rubrique L, les biens comptent à leur coût de base fiscal rajusté pour l'associé, moins la dette qui les accompagne, et non à leur valeur (instructions du formulaire 1065). Les comptes de capital du règlement utilisent la juste valeur marchande; une convention qui les exige tient donc un solde différent pour les mêmes biens.

Lorsque la valeur diffère du coût de base, dans un sens ou dans l'autre, la rubrique M demande un état des biens, de la date et du gain ou de la perte latents (instructions du formulaire 1065). La LLC doit répartir le revenu, les gains, les pertes et les déductions liés à ces biens pour tenir compte de l'écart (Publication 541), et une perte latente n'est prise en compte que pour l'associé qui a fait l'apport (26 U.S.C. 704(c)(1)(C)). Cette répartition relève de la préparation de la déclaration.

Et si une participation a été vendue ou qu'un nouvel associé est arrivé?

Un associé qui achète la participation d'un autre associé reprend le capital du vendeur selon le coût de base fiscal pour la partie achetée. C'est une « autre augmentation » pour l'acheteur et une « autre diminution » pour le vendeur (instructions du formulaire 1065). Le prix payé ne fixe pas la rubrique L de l'acheteur; c'est un paiement entre associés, pas une opération de la LLC. Un nouvel associé qui fait plutôt un apport à la LLC commence à zéro et montre l'apport.

Lorsque les parts changent en cours d'année, le revenu de l'année est réparti selon une méthode qui tient compte de la variation des participations des associés (26 U.S.C. 706(d)). Cette répartition relève du jugement du préparateur.

Et si un associé est parti?

Un associé qui se retire reste un associé aux fins de l'impôt sur le revenu jusqu'à la liquidation complète de sa participation (Publication 541). Si son compte n'a jamais été fermé et qu'elle n'a pas été payée en entier, des K-1 peuvent encore lui être dus.

Lorsqu'une participation entière prend fin, l'année de la société de personnes se termine pour cet associé (26 U.S.C. 706(c)(2)). Son dernier K-1 couvre sa part jusqu'à cette date, la rubrique J indique les pourcentages de juste avant son départ (instructions du formulaire 1065), et le formulaire K-1 comporte une case K-1 final.

Si deux associés seulement possédaient la LLC, celui qui reste peut en devenir le seul propriétaire. Une société de personnes prend fin lorsque plus aucune partie de son entreprise n'est poursuivie par l'un de ses associés au sein d'une société de personnes, et son année d'imposition se termine à la date de cette fin (instructions du formulaire 1065; 26 U.S.C. 708(b)(1)). Son dernier formulaire 1065 et ses derniers K-1 sont dus le 15e jour du 3e mois suivant le mois au cours duquel la société de personnes prend fin.

Les paiements de liquidation de sa participation dans les biens de la LLC comptent comme une distribution; les paiements pour des créances ou l'achalandage peuvent être traités différemment (Publication 541). Une vente aux autres associés leur transfère plutôt son compte de capital. Un paiement supérieur ou inférieur à son compte de capital change le résultat fiscal : voyez racheter la part d'un associé et inscrire le rachat de la part d'un associé.

Et si les soldes d'ouverture ou les documents de constitution sont introuvables?

Partez de ce qui peut être prouvé et marquez ce qui ne peut pas l'être.

• Solde d'ouverture. Si une année antérieure a été produite avec des K-1, vérifiez d'abord quelle méthode sa rubrique L a utilisée. Un solde de fin selon le coût de base fiscal est le solde de début de l'année suivante. Un solde selon une autre méthode, possible jusqu'à l'année d'imposition 2019, ne se reporte pas tel quel : voyez le paragraphe sur les années plus anciennes plus bas. Si aucune année n'a jamais été produite, chaque associé commence à zéro à son arrivée, et les premiers dépôts ainsi que les registres des associés montrent les premiers apports.
• Aucune convention écrite. Une convention peut être verbale, et la loi locale comble tout silence (Publication 541). La convention comprend les modifications faites au plus tard à la date d'échéance de la déclaration, prolongations non comprises; une clause convenue après cette date n'en fait donc pas partie pour cette année-là (26 U.S.C. 761(c)). Savoir si un document rédigé maintenant ne fait que confirmer une entente verbale antérieure est une question de fait.
• Une opération impossible à classer. Inscrivez-la à « Autre augmentation (diminution) », mesurée généralement comme le serait le coût de base rajusté d'un associé, sans tenir compte de la dette de la société de personnes, et joignez un état expliquant chaque ajustement (instructions du formulaire 1065).
• Des trous dans l'historique bancaire. Demandez des copies à la banque. Dressez la liste de ce qui est estimé et pourquoi, et faites confirmer le tableau par chaque associé. Si des renseignements exigés ne peuvent pas être obtenus sans faute de la société de personnes, l'IRS indique qu'elle peut envoyer une explication écrite pour demander une dispense pour motif raisonnable (avis CP162C).

Les années plus anciennes suivent d'anciennes instructions. Jusqu'à l'année d'imposition 2019, une société de personnes pouvait déclarer la rubrique L selon le coût de base fiscal, les PCGR ou une autre méthode, avec un état nommant la méthode (instructions de 2019). La méthode du coût de base fiscal est devenue obligatoire pour l'année d'imposition 2020. Pour cette année-là, une société de personnes qui avait déclaré une autre méthode mais tenu dans ses livres le capital selon le coût de base fiscal devait ouvrir selon le coût de base fiscal. Celle qui n'avait ni déclaré ni tenu ce capital pouvait recalculer le solde d'ouverture selon une méthode choisie, pour cette année seulement, avec un état nommant la méthode (instructions de 2020).

En quoi un compte de capital diffère-t-il du coût de base fiscal d'un associé?

Ce sont des chiffres différents, tenus par des personnes différentes, et ils concordent rarement. Les instructions du K-1 indiquent que la rubrique L vient des livres de la société de personnes et ne peut pas servir à calculer le coût de base de l'associé (instructions de l'associé).

Reconstituer les comptes de capital ne reconstitue le coût de base d'aucun associé. Un associé qui a retiré plus qu'il n'a apporté peut constater que son propre registre du coût de base diffère du compte de capital. Voyez compte de capital négatif sur un K-1.

Puis-je produire d'abord le formulaire 1065 en retard et corriger les comptes de capital plus tard?

Omettre la rubrique L peut être pénalisé comme une production tardive. L'IRS indique que les renseignements exigés par les instructions doivent être inclus, et la rubrique L est obligatoire sauf si la question 4 de l'annexe B est Oui. La pénalité continue de courir jusqu'à ce que les renseignements manquants soient produits, pendant au plus 12 mois (avis CP162C; 26 U.S.C. 6698).

La société de personnes doit la pénalité : un montant établi pour chaque personne qui a été associée à un moment de l'année, pour chaque mois ou partie de mois, indexé selon l'inflation d'après l'année où la déclaration devait être produite (26 U.S.C. 6698). Elle est de 255 $ par associé pour les déclarations dues en 2026 et de 260 $ pour celles dues en 2027; les dates d'échéance antérieures utilisent des montants moins élevés (IRS : pénalité pour défaut de produire), et chaque année tardive entraîne sa propre pénalité. Des pénalités distinctes par K-1 peuvent s'appliquer (instructions du formulaire 1065). Une petite société de personnes peut avoir droit à une dispense, et un motif raisonnable peut excuser la pénalité, mais la déclaration doit quand même être produite (avis CP162C). L'allègement est expliqué dans allègement de la pénalité du formulaire 1065 tardif; les montants selon l'année d'échéance et la façon de compter les mois sont dans pénalités pour déclaration d'entreprise tardive.

Deux voies existent, et aucune règle n'en choisit une :

• Reconstituer d'abord, puis produire une déclaration complète par année.
• Produire avec les chiffres que les registres appuient, puis corriger. Les instructions du formulaire 1065 demandent de remplir chaque inscription, et non d'écrire « Voir pièce jointe » à la place, et précisent que des pénalités peuvent être imposées sur une déclaration incomplète (instructions du formulaire 1065). Elles ne décrivent aucune façon de marquer une inscription comme estimée; savoir si et comment produire ainsi relève donc du signataire et d'un professionnel.

Ce qui tranche : combien de mois ont déjà couru, combien il y a d'associés, jusqu'où les estimations pourraient s'écarter, et si un avis est arrivé. Corriger des chiffres après la production dépend de la soumission ou non de la société de personnes aux règles fédérales centralisées de vérification, et peut modifier la déclaration de chaque associé : voyez corriger une déclaration d'entreprise produite. Un formulaire 1065 n'est pas considéré comme une déclaration à moins qu'un associé ou un membre de la LLC ne le signe (instructions), et le signataire déclare qu'il est véridique, exact et complet sous peine de parjure (formulaire 1065).

Quand ne dois-je pas signer un chiffre reconstitué sans un professionnel?

Ne signez que lorsque les associés s'entendent sur les montants, que les registres les appuient et qu'aucun des cas ci-dessous ne s'applique.

Si une ligne s'applique, les registres rassemblés et le tableau année par année sont le point de départ de la personne qui prépare les déclarations. La dernière section indique où va chaque cas.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Deux associés égaux, trois ans

A et B forment une LLC à l'année 1 et chacun apporte 20 000 $ US. Les relevés bancaires le montrent. Une fois les livres rattrapés, le revenu de la LLC est de 20 000 $ US, 30 000 $ US et 40 000 $ US aux années 1 à 3, partagé également. Chaque associé retire 8 000 $ US, 10 000 $ US et 12 000 $ US, soit 30 000 $ US au total.

Compte de capital de chaque associé :

Les deux soldes de fin totalisent 70 000 $ US. La vérification : des apports de 40 000 $ US plus un revenu de 90 000 $ US, moins des retraits de 60 000 $ US, donnent 70 000 $ US, ce qui correspond à un solde bancaire de 70 000 $ US si la LLC ne possède rien d'autre et ne doit rien. Si la banque détenait 62 000 $ US, les 8 000 $ US manquants indiquent un paiement sorti de la banque mais jamais inscrit, ou inscrit dans la mauvaise année.

Une LLC 60/40 sans convention et une facture de démarrage de 15 000 $ US

A détient 60 % et B détient 40 % sur une poignée de main. À l'année 1, A a payé 15 000 $ US de frais de démarrage avec une carte personnelle. La LLC ne l'a jamais remboursé, et aucun billet n'existe.

Les instructions du formulaire 1065 et la Publication 541 ne donnent aucun critère pour distinguer un prêt d'associé d'un apport; ce sont donc les faits qui décident. Un billet, des messages qui conviennent d'un remboursement ou des remboursements réels indiquent un prêt. L'absence de tout cela, avec l'argent laissé dans l'entreprise, indique un apport. Ce sont des indices, pas une règle. Voyez associé qui a payé personnellement des dépenses de la LLC pour le traitement complet.

Un partage des bénéfices 60/40 ne rend pas le capital 60/40. Sans convention, la part de chaque associé suit les faits et la loi locale; un professionnel devrait donc confirmer les parts avant l'envoi des K-1.

Un associé est parti à l'année 3

A, B et C détiennent chacun un tiers et chacun a 30 000 $ US de capital à la fin de l'année 2. C part le 30 juin de l'année 3. Les livres montrent 24 000 $ US de revenu de la LLC jusqu'à cette date; la part de C est donc de 8 000 $ US. La LLC n'a pas de dette, et C n'a rien apporté ni retiré d'autre à l'année 3. Le capital de C juste avant son départ est de 38 000 $ US.

• La LLC verse 38 000 $ US à C à partir de son compte bancaire. Le K-1 de C pour l'année 3 montre 30 000 $ US au début, 8 000 $ US de revenu et 38 000 $ US retirés; le solde de fin est donc zéro. C'est son dernier K-1. A et B gardent leurs comptes ouverts. Si le versement n'est pas de 38 000 $ US, ou si une partie sert à payer des créances ou l'achalandage, les chiffres et l'impôt changent.
• A et B rachètent la part de C à titre personnel pour 45 000 $ US à eux deux, moitié chacun. Aucun argent de la LLC ne bouge. La rubrique L de C montre une « autre diminution » de 38 000 $ US et se termine à zéro. A et B montrent chacun une « autre augmentation » de 19 000 $ US. Le prix de 45 000 $ US reste en dehors de ces soldes; il compte pour l'impôt de C, pas pour les comptes de capital.

Votre situation est différente?

• Les associés ne s'entendent pas sur qui a apporté ou retiré quoi, ou l'un de vous part ou entre : les chiffres fixent ce que chacun doit ou ce qui lui est dû. Voyez racheter la part d'un associé et inscrire le rachat de la part d'un associé, ainsi que l'aide en tenue de livres pour les registres derrière les chiffres.
• Des K-1 doivent être remis pour plusieurs années manquantes, ou un avis de l'IRS est arrivé : voyez rattraper des déclarations d'entreprise non produites et allègement de la pénalité du formulaire 1065 tardif, ainsi que l'aide en tenue de livres pour les livres derrière chaque année.
• Il n'existe ni convention, ni documents de constitution, ni soldes d'ouverture : les parts et les soldes passés reposent sur les faits et la loi locale; jusqu'où remonter dans la reconstitution est donc une question de jugement : voyez l'aide en tenue de livres.
• Les livres eux-mêmes sont en retard : le capital de chaque année dépend du bénéfice de cette année-là. Commencez par rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Un associé vit à l'extérieur des États-Unis ou est une société étrangère : la société de personnes peut devoir retenir de l'impôt et produire d'autres formulaires pour cet associé (instructions du formulaire 1065). Voyez associés étrangers et retenues.
• Une déclaration ou des K-1 ont déjà été produits avec le mauvais capital : voyez corriger une déclaration d'entreprise produite.
• Un K-1 montre un compte de capital négatif : voyez compte de capital négatif.
• Vous voulez tenir les comptes à partir de maintenant : voyez comptes de capital des associés et comptes de capitaux propres d'une LLC.
• Seuls des conjoints ou des membres d'une famille la possèdent, ou vous n'êtes pas certain qu'elle soit imposée comme une société de personnes : produire ou non une déclaration de société de personnes dépend des faits. Voyez LLC de conjoints et de famille et comment les sociétés de personnes sont imposées.