Costo de los bienes vendidos (COGS) sin recibos ni inventario

¿Qué es el costo de los bienes vendidos y por qué reduce el impuesto sobre los ingresos de reventa?

El costo de los bienes vendidos (COGS) es lo que le costó la mercancía que vendió. El Schedule C lo resta de sus ventas, junto con las devoluciones, para llegar a la utilidad bruta, y el resto de la declaración de impuestos parte de esa utilidad. Si lo omite, la declaración grava las ventas brutas como si la mercancía no hubiera costado nada.

Con el método de inventario habitual, el COGS es el inventario al inicio del año, más las compras, menos la mercancía que queda sin vender al cierre del año (Publication 334, capítulo 6). La mercancía que compró y todavía no vendió aún no es COGS: espera en el inventario final hasta el año en que se venda, salvo que un pequeño negocio siga libros que deducen la mercancía cuando se paga (sección siguiente).

Lo que complica un caso sin registros:

• Varios años anteriores: el inventario final de cada año es el inventario inicial del siguiente, así que un año equivocado se arrastra a los demás.
• Mercancía comprada en efectivo, o pagada desde cuentas mezcladas con gastos personales.
• Ningún conteo de inventario al cierre de ningún año.
• Declaraciones anteriores ya presentadas que omitieron el COGS, o que dedujeron la mercancía al comprarla sin un método que lo permita.
• Algunos años presentados y otros nunca presentados (los años presentados pueden necesitar una corrección de método), o un aviso o una auditoría.
• Ventas ocasionales, o mercancía que usted tenía antes de iniciar el negocio: se aplica otra respuesta (vea la última sección).

Si se cumple más de una de estas situaciones, el método y el orden de presentación dependen del criterio profesional; vea la última sección.

Reúna primero: los estados de cuenta bancarios y de tarjeta de cada cuenta que usó para comprar mercancía, incluidas las personales; los historiales de pedidos de aplicaciones de pago, marketplaces y proveedores, y los correos de confirmación; las facturas de importación y de agentes de carga; las etiquetas de envío; los totales de ventas por año; y un conteo de la mercancía que tiene ahora.

Trabaje en este orden:

1. Reconstruya las compras de cada año.
2. Cuente la mercancía actual y trabaje hacia atrás.
3. Haga la comprobación de utilidad bruta.
4. Escriba un memorando de una página con el método.
5. Trate todos los años de la misma manera.

¿Necesito un conteo físico del inventario, o un pequeño negocio puede omitir el inventario formal?

Un negocio que vende mercancía generalmente debe tomar inventario al inicio y al final de cada año (26 CFR 1.471-1), pero un contribuyente de pequeño negocio puede optar por no llevarlo. Aun así, necesita un método que refleje claramente el ingreso.

Un contribuyente de pequeño negocio tiene ingresos brutos anuales promedio iguales o inferiores al límite durante los tres años fiscales anteriores y no es un refugio fiscal. El límite se ajusta por inflación: la cifra actual es $32,000,000, y cada año anterior usa su propio límite, más bajo. En general se suman los ingresos de todos sus negocios y de los negocios tratados como un solo empleador con el suyo, más su parte de los ingresos de cualquier sociedad de personas o corporación S de la que sea propietario (Publication 334; 26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 471(c); 26 U.S.C. 448(c)). La excepción se aplica a los años fiscales que comienzan después de 2017; los años anteriores siguen reglas más antiguas que esta página no cubre.

Omitir el inventario formal cambia el año en que se deduce el costo. Un vendedor pequeño puede tratar la mercancía como materiales y suministros no incidentales, o seguir sus estados financieros o sus libros. Cuál le conviene se explica en inventario o suministros para vendedores pequeños. Si los libros deducen la mercancía cuando se paga, sin usar ningún conteo en los libros y sin dar una cifra de inventario a un prestamista ni a accionistas, respaldan deducir el costo al pagarlo, así que la mercancía sin vender no importa; los libros que llevan inventario no lo respaldan (26 CFR 1.471-1). Sin libros no hay nada que seguir, así que primero hay que reconstruirlos.

Use un solo método para todos los años anteriores: un tratamiento que no es uniforme de un año a otro puede no reflejar claramente el ingreso. Si ya se presentó un año anterior, su método es el punto de partida, y uno distinto después es un cambio de método (Form 3115); vea cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores. Si nunca se presentó ningún año, la primera declaración que reporte el ingreso del negocio puede adoptar cualquier método permitido sin el consentimiento del IRS (26 CFR 1.446-1); cuál año anterior cuenta como el primero depende del criterio profesional. Un negocio que supera el límite de tamaño no tiene un método simplificado y debe llevar inventario.

No tengo recibos: ¿qué registros pueden demostrar lo que pagué?

Los estados de cuenta pueden probar que se hizo un pago, y los historiales de pedidos y los correos pueden mostrar lo que compró; la mayoría de las reconstrucciones necesitan ambos. La Publication 583 indica que un estado de cuenta bancario o de tarjeta puede probar el pago en lugar de un cheque cancelado cuando muestra el monto, el beneficiario y la fecha (y el número de cheque, en el caso de un cheque). También advierte que la prueba del pago por sí sola no establece una deducción: conserve registros, como facturas o comprobantes de venta, que muestren que el costo se incurrió. Para la mercancía, los registros deben mostrar el monto pagado y que fue para inventario. Para otros costos del negocio sin recibos, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

Pida a cada banco, emisor de tarjeta, aplicación de pago, marketplace y proveedor los estados de cuenta y los historiales de pedidos anteriores. La propia capacitación del IRS sobre reconstrucción de ingresos indica que los estados de cuenta bancarios, las facturas, los cheques cancelados y los comprobantes de tarjeta son la base (diapositivas del IRS National Tax Forum).

Comprar en efectivo no deja beneficiario. Los retiros de efectivo en los estados de cuenta muestran el efectivo que sacó, no lo que compró, y el efectivo de las ventas también pudo haber pagado mercancía (vea registros de ventas de un negocio en efectivo). Las fotos, publicaciones, calendarios y notas hechas al momento de comprar pueden respaldar el resto, y lo que el papel no puede respaldar es una estimación (vea más abajo).

Rotule cada registro reconstruido como una reconstrucción hecha ahora, con la fuente y la fecha de cada cifra. Nunca cree ni altere un documento para que parezca hecho en su momento: una estimación revelada y respaldada es distinta de un registro inventado.

¿Cómo reconstruyo las compras de cada año con estados de cuenta bancarios, de tarjeta y de aplicaciones de pago?

Revise cada salida de dinero del año, conserve solo lo que compró mercancía y súmelo por el año en que se compró.

1. Haga una lista de cada cuenta que usó para comprar mercancía ese año, incluidas las personales, más los historiales del marketplace y de las aplicaciones de pago.
2. Marque cada salida como mercancía, otro costo del negocio, gasto personal o transferencia entre sus propias cuentas. Cuente cada compra una sola vez: pagar el saldo de una tarjeta, o pasar dinero a una aplicación de pago, es una transferencia, así que cuente los artículos del historial de la tarjeta o de la aplicación, y la línea del banco solo cuando ningún historial los muestre. La mercancía va a la línea 36. Otros costos del negocio, como materiales de envío y comisiones de plataformas, van a otras líneas del Schedule C; vea gastos del Schedule C en años sin presentar.
3. Reste los reembolsos y créditos de proveedores, porque las devoluciones y rebajas reducen las compras, y reste los bienes que se quedó para uso personal (Publication 334, capítulo 6).
4. Sume el flete de entrada y los derechos de importación de la mercancía que compró, que forman parte del COGS (Publication 334; 26 CFR 1.471-3; vea costo puesto en destino dentro del costo de los bienes vendidos).
5. Fije la fecha de cada compra según cuándo la hizo, no cuándo se vendió, y sume por año.
6. Compare las compras de cada año con las ventas de ese año. Lo que se compró y no se vendió es inventario final, no COGS.
7. Lleve un registro de una página: las cuentas usadas, cómo clasificó cada tipo de salida de dinero y cada vacío.

Una línea de estado de cuenta sin beneficiario claro, como un retiro de efectivo o una transferencia a una persona, necesita una nota de lo que compró para contar como compra respaldada. Sin ella, déjela en el registro como un vacío; si alguna parte puede estimarse es la pregunta de la sección de estimaciones más abajo.

¿Cómo valoro el inventario inicial y final de años en que nunca conté?

Cuente lo que tiene hoy al costo y luego trabaje hacia atrás, un cierre de año a la vez, con las fechas de compra y de venta.

1. Cuente cada unidad que tiene ahora y valórela a lo que pagó. Relacione los artículos con las compras donde pueda (identificación específica). Cuando hay bienes idénticos mezclados que no pueden vincularse con facturas, el método de primeras entradas, primeras salidas (first-in, first-out) valora la mercancía restante con sus compras más recientes (Publication 538). Con el método de materiales y suministros no incidentales, use identificación específica, primeras entradas primeras salidas o costo promedio (26 CFR 1.471-1).
2. Trabaje hacia atrás. Un artículo estaba en el inventario al cierre de un año anterior si ya lo había comprado para entonces y seguía en sus manos: se vendió después, todavía lo tiene, o salió del inventario de otra forma (descartado, perdido, donado, devuelto o tomado para uso personal). Sume el costo de esos artículos para el inventario final de ese año. Los historiales de pedidos y de ventas dan las fechas; para los bienes que salieron sin venta, vea cómo dar de baja la mercancía sin salida.
3. Si lleva un inventario formal, valore los bienes que no puede vender a precios normales, como los dañados, pasados de moda o lotes sueltos, a su precio de venta genuino menos el costo de venderlos (Publication 538). Ese precio debe ser uno al que los bienes se ofrecieron realmente dentro de los 30 días posteriores al cierre de ese año, y debe conservar registros de cómo se dispuso de ellos (26 CFR 1.471-2); las publicaciones con fecha pueden demostrarlo, un valor elegido ahora no. La línea 33 del Schedule C permite el costo, el menor entre costo y valor de mercado, u otro método que apruebe el IRS (instrucciones). El método de materiales y suministros no incidentales no permite esta reducción del valor ni el menor entre costo y valor de mercado (26 CFR 1.471-1).
4. Enlace los años. El inventario inicial normalmente debe ser igual al inventario final del año anterior, y una diferencia necesita una explicación adjunta (Publication 334). El primer año comienza en cero solo si no tenía nada antes; vea el inventario inicial que ya tenía.
5. Compruebe la aritmética: en cada año, el inventario inicial más las compras, menos el inventario final, es igual al COGS.

¿Se permite una estimación razonable y qué la limita?

A veces, para la parte que los registros no pueden cubrir, y solo con respaldo. La ley exige registros suficientes para establecer los ingresos y las deducciones (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), y el contribuyente tiene la carga de sustentar lo que reclama (registros del IRS). Una regla creada por los tribunales, la regla Cohan, permite que un contribuyente que prueba que incurrió en un costo estime su monto. Es jurisprudencia que el IRS cita en sus diapositivas de capacitación, no una regla del Code ni de los reglamentos, y cada caso depende de sus hechos (diapositivas del IRS National Tax Forum).

• Debe probarse algún costo. La regla completa un monto; no crea un costo sin ninguna evidencia.
• La duda recae en el contribuyente. Los tribunales ponderan la imprecisión en contra del contribuyente que la causó por no llevar registros (diapositivas).
• La carga de la prueba sigue siendo del contribuyente, salvo que, ante un tribunal, presente evidencia creíble y además haya sustentado las partidas, llevado los registros exigidos y cooperado con el IRS (26 U.S.C. 7491(a)). Una sociedad de personas, corporación o fideicomiso también debe cumplir los límites de patrimonio neto y de empleados. La falta de registros puede mantener la carga donde está.
• Una estimación necesita una fuente visible. Un caso del Tax Court en las mismas diapositivas rechazó un informe externo sobre el costo de los bienes vendidos que no mostraba los datos detrás de sus conclusiones.
• El IRS no tiene que estimar por usted. Cuando un contribuyente que no presentó declaración no puede sustentar sus gastos, el IRS no tiene ninguna obligación legal de estimarlos, y en un caso sin respuesta eso incluye el costo de los bienes vendidos. Puede usarse una estimación si el contribuyente da una base razonable, por ejemplo gastos probados de otro año del mismo tipo de negocio (IRM 4.10.4).

¿Qué comprobación de utilidad bruta mantiene creíble la cifra?

Divida la utilidad bruta entre los ingresos netos (ventas menos devoluciones y rebajas) de cada año y compare el resultado con su margen habitual. Una diferencia pequeña sugiere que las cifras son sólidas; una grande sugiere que las ventas, las compras o el inventario no se calcularon con exactitud, y conviene encontrar la razón (Publication 334, capítulo 7).

1. La utilidad bruta es los ingresos netos menos el COGS.
2. Encuentre su propio margen rastreando una muestra de artículos vendidos, cada uno desde lo que pagó hasta lo que se vendió. Los examinadores comprueban la utilidad bruta de la misma forma, rastreando artículos específicos desde la compra hasta la venta (IRM 4.10.4). Use la comprobación para encontrar errores, no para fijar la cifra de inventario: elegir el inventario final para que la utilidad bruta coincida con el margen es una estimación sin respaldo.
3. Convierta antes de comparar. Un margen sobre costo se mide sobre el costo y la utilidad bruta es un porcentaje de las ventas; el ejemplo muestra ambos para los mismos artículos.
4. Compare año con año. Una utilidad bruta que cambia mucho entre años, o que es inusualmente alta o baja para el tipo de negocio, es una de las señales que el IRM enumera como apoyo para que un examinador use métodos indirectos (IRM 4.10.4).

La comprobación también funciona en sentido contrario. Si el costo de los bienes vendidos reconstruido (compras ajustadas por la mercancía disponible), aumentado con su propio margen rastreado, da más que las ventas que declaró, es posible que las ventas estén subdeclaradas, lo cual es una cuestión mayor que el costo de los bienes vendidos. El método de margen del IRS parte del costo y aplica el margen propio del negocio para ver cuáles debieron ser las ventas. El IRM usa el margen real cuando se conoce y acepta una explicación plausible de una diferencia con los promedios nacionales (IRM 4.10.4).

¿Dónde va la cifra en el Schedule C y una corporación lo hace de otra manera?

Un propietario único la anota en la Parte III del Schedule C y traslada la línea 42 a la línea 4. Una sociedad de personas o una corporación la reporta en el Form 1125-A, adjunto a su declaración. Las reglas de costo son las mismas; lo que difiere son los libros de la entidad.

En el Schedule C, las líneas 33 y 34 registran cómo se valoró el inventario final y cualquier cambio en cantidades, costos o valuaciones. Para verlo línea por línea, vea costo de los bienes vendidos en el Schedule C.

Una sociedad de personas o corporación que deduce el COGS adjunta el Form 1125-A. Su línea 8 va en la página 1 de la declaración: la línea 2 del Form 1120, o la línea que la declaración indique para el costo de los bienes vendidos. La línea 9a registra el método de valuación. Para los años fiscales que comienzan después de 2023 tiene casillas para las opciones de pequeños negocios (materiales y suministros no incidentales, estados financieros o libros); para años anteriores, use el formulario de ese año. La misma prueba de tamaño se aplica a la propia entidad (26 U.S.C. 471(c)).

Para una corporación, «seguir los libros» significa libros que reflejen correctamente el negocio para fines no tributarios. Una corporación que contó su inventario para sus libros, o que dio una cifra de inventario a un prestamista o a accionistas, puede tener que seguir ese registro. El reglamento no dice si los libros reconstruidos después cumplen, y los libros ausentes o poco confiables pueden requerir reconstruirse primero, lo cual depende del criterio profesional (26 CFR 1.471-1). Para elegir el método, vea inventario o suministros para vendedores pequeños.

¿Qué hacen los examinadores cuando faltan registros y qué ayuda en una auditoría?

Primero, los examinadores intentan conciliar la declaración con los libros. Cuando los libros faltan, están incompletos o son irregulares, los procedimientos del IRS les indican usar métodos indirectos que estiman el ingreso una vez que encuentran una probabilidad razonable de ingresos no declarados, como depósitos bancarios, margen y patrimonio neto (IRM 4.10.4; diapositivas del IRS). Para el costo de los bienes vendidos, el IRM describe estos pasos:

• Comprobar el porcentaje de utilidad bruta rastreando artículos desde la compra hasta la venta, y compararlo con otros años y con razones de la industria.
• Preguntar cómo se valoró el inventario, revisar los artículos valorados en cero y rastrear los valores hasta las facturas de compra.
• Preferir las cifras del propio contribuyente a los promedios de la industria cuando existen, y aceptar explicaciones plausibles de las diferencias.

Los registros deficientes también alimentan la multa por precisión: 20% de la parte de un pago insuficiente atribuible a negligencia, que según el reglamento incluye no llevar libros adecuados ni sustentar debidamente las partidas (26 CFR 1.6662-3). El Code también tiene una multa civil por fraude, separada, para un pago insuficiente debido a fraude (26 U.S.C. 6663). En una declaración conjunta, ambos cónyuges deben todo el impuesto (26 U.S.C. 6013(d)(3)). Vea multas por no llevar registros del negocio.

Lo que suele ayudar:

• Responda a tiempo cada aviso y envíe el archivo de la reconstrucción, no solo un total.
• Conserve todo el archivo de la reconstrucción: estados de cuenta, historiales, hojas de conteo y un memorando breve del método. Los registros deben conservarse mientras puedan ser relevantes (26 CFR 1.6001-1).
• Use cifras rastreadas en lugar de promedios, un solo método cada año, y explique cada diferencia.

Ninguna reconstrucción tiene garantía de ser aceptada; cada examinador y cada tribunal ponderan el respaldo. Para ver el proceso completo, vea una auditoría del IRS a un pequeño negocio.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas. Los dos primeros ejemplos suponen un inventario formal o el método de materiales y suministros no incidentales.

Tres años con solo estados de cuenta

Un revendedor comienza sin inventario, no guarda recibos y tiene tres años de estados de cuenta bancarios, de tarjeta y de aplicaciones de pago. Un conteo al cierre del año 3, valorado al costo, muestra US$12,000 de mercancía sin vender. Los historiales de pedidos y de ventas dan el costo de los artículos que tenía en cada cierre de año anterior.

El inventario final del año 3 es el conteo; los años 1 y 2 salen de los historiales. El inventario final de cada año es el inventario inicial del siguiente, y el inventario inicial más las compras, menos el inventario final, da el COGS. Comprar US$45,000 en el año 3 no hace que el COGS sea de US$45,000: US$3,000 de aumento del inventario siguen en el estante. Un año con una utilidad bruta muy distinta de los otros dos sería lo primero que se revisaría.

Un comprador en efectivo que nunca contó

Un vendedor compra en ventas de bienes de sucesiones pagando en efectivo y vende US$50,000 en el primer año. Los estados de cuenta muestran US$30,000 de efectivo retirado. El calendario, las notas de las publicaciones y las fotos del vendedor vinculan esos retiros con compras en ventas de sucesiones, así que cuentan como compras. Sin una cifra de inventario final, tratar todo como costo da una utilidad bruta de US$20,000, o 40% de las ventas.

Una muestra de 20 artículos vendidos, con notas de publicación de lo que se pagó, muestra un costo cercano al 40% del precio de venta. Eso es una utilidad bruta cercana al 60% de las ventas y un margen sobre el costo de 150%, porque un costo de US$40 vendido a US$100 deja US$60. La diferencia de 20 puntos indica que alguna cifra está mal. El conteo de hoy, trabajado hacia atrás hasta el cierre de ese primer año con los historiales de pedidos y de ventas, muestra US$9,000 de mercancía sin vender al costo, así que el COGS es 0 + 30,000 − 9,000 = US$21,000 y la utilidad bruta es US$29,000, o 58%. Los retiros por sí solos no probaron nada; las notas los vincularon con compras, y el conteo y la muestra dan a la cifra un respaldo que se puede mostrar.

Una corporación cuyos libros nunca llevaron el inventario

Una corporación vendió US$300,000 de mercancía. Sus libros agrupan las compras en gastos generales, nunca se contó el inventario y no se dio ninguna cifra de inventario a un prestamista ni a accionistas. Como contribuyente de pequeño negocio, puede seguir esos libros conforme a la sección 471(c); como deducen la mercancía cuando se paga, el reglamento le permite deducir el costo al pagarlo. El Form 1125-A aún exige separar la mercancía de los demás gastos: al clasificar sus estados de cuenta y los historiales de proveedores se ve que US$195,000 del gasto fue mercancía.

¿Su caso es distinto?

• Tiene varios años de ingresos por reventa y solo estados de cuenta, el IRS le pidió respaldo, o la comprobación de utilidad bruta sigue muy desviada después de revisarla de nuevo: el inventario final de cada año es el inventario inicial del siguiente, y qué años presentar primero y si las declaraciones ya presentadas requieren un cambio de método dependen del criterio profesional. Vea ayuda con la contabilidad para reconstruir el costo de cada año.
• El costo de los bienes vendidos reconstruido, aumentado con su propio margen, da más que las ventas que declaró: es posible que las ventas estén subdeclaradas, lo cual es una cuestión mayor que el costo de los bienes vendidos. Vea ayuda con la contabilidad para la reconstrucción, y una auditoría del IRS a un pequeño negocio si recibió un aviso.
• Su corporación o sociedad de personas nunca llevó el inventario en sus libros: los libros deben, como mínimo, separar la mercancía de los demás gastos para poder reportar el costo de los bienes vendidos; vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Las declaraciones anteriores mostraron inventario en cero, o dedujeron la mercancía al comprarla, y no está seguro de que eso correspondiera a un método permitido: vea enmendar o presentar el Form 3115.
• Nunca se presentaron años de ingresos del negocio: vea gastos de años sin presentar y cómo ponerse al día con declaraciones personales sin presentar.
• Un Form 1099-K muestra ventas brutas muy superiores a la utilidad: vea ventas brutas de plataformas y costo de los bienes vendidos.
• Quiere deducir la mercancía al comprarla, o llevarla como inventario: vea inventario o suministros para vendedores pequeños.
• Era propietario de la mercancía antes de iniciar el negocio, o vende de forma ocasional: vea el inventario inicial que ya tenía y pasatiempo o negocio para revendedores.
• Necesita la Parte III del Schedule C línea por línea: vea costo de los bienes vendidos en el Schedule C.
• Recibió una carta de auditoría del IRS: vea una auditoría del IRS a un pequeño negocio.