Amazon FBA: comisiones, inventario y unidades perdidas

¿La mercancía en un almacén de Amazon FBA sigue siendo mi inventario?

Sí, si todavía es suya. Los bienes que usted posee siguen siendo su inventario donde sea que estén guardados. Por eso, las unidades que están en un centro de logística al cierre del año forman parte de su inventario final, junto con las que van en camino hacia allí. La Regulation 1.471-1 incluye en el inventario la mercancía sobre la que usted tiene la titularidad, incluso mientras está en tránsito, y también la que está en consignación. La Publication 538 añade los bienes mantenidos para la venta en salas de exhibición o puestos fuera de su lugar de negocios.

La Publication 538 y las regulaciones citadas aquí no mencionan la logística de los marketplaces, así que las reglas generales de inventario se aplican a los hechos de FBA. Si un contrato con un proveedor o con un marketplace cambia el momento en que pasa la titularidad, la respuesta depende de la titularidad.

En resumen: el precio de compra y el flete de entrada son costo de inventario. Las comisiones de logística y de referencia son, por lo general, gastos de venta. El almacenamiento, la preparación y su propio envío al centro de logística dependen del tamaño del negocio, como se explica más abajo.

Un caso no es sencillo cuando:

• El inventario de FBA nunca se contó al cierre del año, o el conteo nunca se cotejó con las facturas de compra.
• Las declaraciones anteriores no muestran inventario, o muestran inventario final de cero, aunque había mercancía.
• Los reembolsos por unidades perdidas son grandes, o se registraron como ventas.
• Los márgenes de su contabilidad no coinciden con los márgenes de los informes de la plataforma.
• Sus ingresos brutos promedio están cerca o por encima del umbral de pequeño negocio que se indica más abajo, o usted tiene varios negocios.

Reúna el informe de inventario al cierre del año, los registros de envíos al centro de logística, las facturas de compra con los comprobantes de flete y los informes de reembolsos. La última sección enumera todo.

¿Las comisiones de Amazon FBA forman parte del costo de los bienes vendidos?

Por lo general, no. El precio de compra y el flete de entrada son costo de inventario; las comisiones que un marketplace cobra por vender y enviar un pedido son gastos de venta. La Regulation 1.471-3 fija el costo de la mercancía comprada como el precio de la factura menos los descuentos comerciales u otros, más el transporte y demás cargos necesarios para adquirirla. La Publication 334 incluye el flete de entrada como parte del costo de los bienes vendidos.

Clasifique cada comisión por lo que paga, no por el nombre que tiene en el informe. Una línea que mezcla servicios debe dividirse. Si se meten comisiones en el costo de los bienes vendidos, o se dejan unidades sin vender fuera del conteo, el margen bruto queda distorsionado en ambos casos.

¿Las comisiones de almacenamiento de Amazon FBA forman parte del costo de los bienes vendidos?

Para un contribuyente de pequeño negocio, no: las comisiones de almacenamiento no tienen que capitalizarse y pueden deducirse. Por encima del umbral, la sección 263A exige que un revendedor capitalice en el inventario una parte de los costos de almacenamiento y manejo.

Cuatro detalles cambian la respuesta sobre el almacenamiento:

• Los ingresos brutos se cuentan de forma amplia. Una persona cuenta juntos los ingresos de todos sus negocios, incluida su parte de los ingresos de cualquier sociedad de personas o corporación S, y los negocios relacionados pueden combinarse según la sección 448(c).
• Negocios nuevos. Si no ha operado durante los tres años completos, el promedio usa el período en que ha existido, y cuentan los ingresos de un predecesor (Publication 538).
• Los refugios fiscales quedan excluidos. Una sociedad de personas, una LLC que tributa como tal o una corporación S es un refugio fiscal, y pierde la exención, en un año en que más de 35% de sus pérdidas se asignan a socios comanditarios o a empresarios limitados, es decir, propietarios que no participan activamente en la administración (no cuentan el cónyuge, los hijos, los nietos ni los padres de un propietario que administra activamente la entidad durante todo el año) (Regulation 1.448-2(b)(2)). Puede elegir, con una declaración adjunta a su declaración presentada a tiempo, usar en su lugar la asignación del año anterior. También lo es una participación ofrecida en una oferta de valores que debía registrarse, así como un acuerdo cuyo propósito importante sea evitar el impuesto federal sobre la renta.
• Las comisiones de los marketplaces no se nombran. La regulación cuenta los costos de ocupación, como el alquiler, entre los costos de almacenamiento y manejo, y trata las ventas a clientes que no están presentes físicamente, como las ventas por correo, como ventas fuera del sitio. Ambos puntos llevan a considerar un almacén que envía pedidos como almacenamiento fuera del sitio. La regulación no menciona los paquetes de comisiones de los marketplaces, así que dividir una comisión en almacenamiento, manejo y recoger y empacar, y calcular la parte ligada a las unidades sin vender, es un criterio profesional. La sección 263A ofrece un método simplificado de reventa para la asignación.

Por encima del umbral, capitalizar es obligatorio, no una opción. Pasar de la exención de pequeño negocio a capitalizar, o al revés, es un cambio de método contable (Regulation 1.263A-1(j)(3)). La Revenue Procedure 2025-23 da consentimiento automático, cuando se cumplen sus condiciones, tanto al revendedor que debe empezar a capitalizar (sección 12.01) como al contribuyente de pequeño negocio que deja de hacerlo (sección 12.16). Automático sigue significando presentar el Form 3115: el original se adjunta a la declaración presentada a tiempo (prórrogas incluidas) del año del cambio, y se envía al IRS una copia firmada a más tardar en la fecha en que se presenta la declaración (Instrucciones del Form 3115). El inventario inicial se revalúa, y la diferencia es un ajuste de la sección 481(a) (Publication 538; consulte cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores para ver cómo se reparte). En el umbral o por debajo de él, mantenga el tratamiento que eligió todos los años.

¿El envío a Amazon, la preparación y el etiquetado forman parte del costo del inventario?

El flete que trae la mercancía hasta usted es costo de inventario para todo vendedor que lleva inventario. El flete de su proveedor directo al centro de logística, por lo general, recibe el mismo trato. Su propio envío, la preparación y el etiquetado dependen del tamaño, igual que el almacenamiento.

• Flete del proveedor: costo de inventario según la Regulation 1.471-3, que suma el transporte y demás cargos necesarios en que se incurre para tomar posesión de la mercancía.
• Por encima del umbral de pequeño negocio: la Regulation 1.263A-3(c) trata el reempaque, el ensamblaje, el etiquetado y marcado, y el traslado de bienes de una instalación de almacenamiento del revendedor a otra como costos de manejo y transporte que por lo general se capitalizan. La regulación no dice si un centro de logística de un tercero es una instalación de almacenamiento del propio vendedor, así que el envío desde su sitio hasta el centro es un criterio profesional.
• Contribuyente de pequeño negocio: no está obligado a capitalizar estos costos. Elija un tratamiento y manténgalo.

Los derechos de aduana, el empaque y el reparto del flete entre artículos están en costo puesto en el almacén dentro del costo de los bienes vendidos.

¿Cómo valoro el inventario de FBA al cierre del año: qué conteo y qué costo?

Si lleva inventario, cuente al cierre del año cada unidad que posee y valore cada una a su costo (o al menor entre costo y valor de mercado, si ese es el método que usa), no a su precio de venta. Un contribuyente de pequeño negocio que decidió no llevar inventario igual debe dar seguimiento a las unidades sin vender; la próxima sección explica cuándo su costo es deducible.

Conteo. Parta del informe de cantidades al cierre del año de la red de logística. Sume las unidades que usted posee en otros lugares: en camino al centro, en un lugar de preparación o de regreso hacia usted después de una remoción. Deje fuera las unidades vendidas cuya titularidad ya pasó, y la mercancía cuya titularidad todavía no es suya. Luego haga la conciliación de unidades: unidades al inicio del año, más unidades compradas, menos unidades vendidas, perdidas, retiradas definitivamente o desechadas, es igual a las unidades al cierre del año. Si esa conciliación y el informe no coinciden, averigüe por qué antes de cerrar el año.

Si lleva un inventario perpetuo (según los libros), la Publication 538 exige un inventario físico a intervalos razonables, con el monto de los libros ajustado para que coincida. No dice cómo contar la mercancía que guarda un marketplace, así que un informe de cantidades al cierre del año conciliado con sus propios registros es un punto de partida razonable, y esa conciliación es lo que usted conserva. La Regulation 1.471-2 menciona omitir parte de la mercancía disponible como un método que no cumple las reglas.

Costo. Use el costo, o el menor entre costo y valor de mercado, el que haya usado de forma uniforme. El costo es el precio de la factura menos los descuentos comerciales u otros, más el flete de entrada, más los costos que exija la sección 263A. Cuando se compraron unidades idénticas a precios distintos y no puede asociar cada unidad con una factura, la Publication 538 enumera para ese caso el método de primeras entradas, primeras salidas (FIFO) y el de últimas entradas, primeras salidas (LIFO), y califica las reglas de LIFO de muy complejas. El LIFO se adopta en el Form 970, presentado con la declaración a tiempo del primer año en que se use. Cualquier otro cambio en el método o la base para valorar el inventario necesita la aprobación del IRS mediante el Form 3115.

Costo de los bienes vendidos. El inventario inicial más las compras y otros costos, menos el inventario final, es igual al costo de los bienes vendidos (Publication 334). Un propietario único, incluida una LLC de un solo miembro que no ha elegido tributar como corporación, lo reporta en la Parte III del Schedule C; una sociedad de personas, una corporación S o una corporación C adjunta el Form 1125-A. Consulte el costo de los bienes vendidos en el Schedule C.

¿Puedo omitir la contabilidad de inventario si mi negocio es pequeño?

Un contribuyente de pequeño negocio puede decidir no llevar un inventario formal, pero igual debe usar un método que refleje con claridad el ingreso, y la mercancía de FBA sin vender sigue importando. El umbral de pequeño negocio es de $32,000,000 de ingresos brutos anuales promedio en los tres años fiscales anteriores, y el negocio no debe ser un refugio fiscal (definido arriba) (Publication 538; Regulation 1.471-1(b)).

Con el método de materiales y suministros no incidentales, el costo se recupera en el año en que la unidad se entrega al cliente, o en el año en que usted la paga, si es posterior; por eso la mercancía que está en un centro de logística todavía no es deducible. Con el otro método, el tratamiento fiscal sigue el método que usan sus libros o estados financieros, así que defina el método antes de armar la contabilidad. Cambiar cualquiera de los dos requiere el Form 3115. Si sí lleva inventario, por lo general usa un método de acumulación para las compras y las ventas y valora el inventario todos los años.

Los dos métodos están en inventario o suministros para vendedores pequeños; las declaraciones anteriores que no mostraban inventario están en cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores.

¿Cómo registro las unidades perdidas o dañadas en FBA?

Si lleva inventario, sáquelas del conteo, a su costo. La Publication 538 dice que una pérdida de inventario por siniestro o robo se reclama mediante un costo de los bienes vendidos más alto, reportando correctamente los inventarios inicial y final. Una unidad que simplemente falta sale de la misma manera, porque el costo de los bienes vendidos es lo que queda después de restar el inventario final de los bienes disponibles para la venta (Publication 334).

1. Registre cada baja en una cuenta de ajuste de inventario al costo unitario, con la fecha y el informe que muestra la pérdida, para que la conciliación de unidades cuadre.
2. Excluya esas unidades del conteo al cierre del año.
3. Si aparece una unidad que usted dio de baja, vuelva a ingresarla a su costo original.

Un contribuyente de pequeño negocio con el método de materiales y suministros no tiene un conteo del cual sacar la unidad. Con ese método, el costo se recupera cuando una unidad se entrega a un cliente, y las fuentes citadas aquí no dicen en qué año se deduce el costo de una unidad perdida. Defina eso con su preparador antes de registrar la baja.

Una unidad dañada que solo puede venderse por debajo de los precios normales sigue en el inventario, valorada a su precio de venta de buena fe menos el costo directo de deshacerse de ella (Regulation 1.471-2).

¿Puedo deducir el inventario perdido al precio que pagué por él?

Por lo general, la deducción es su costo, tomado una sola vez, mediante el costo de los bienes vendidos. Es el valor con que tenía las unidades en el inventario (precio de compra más flete de entrada, más los costos de la sección 263A que capitalice), no lo que habría cobrado por venderlas. El inventario se valora al costo, así que la pérdida es el costo que sale de él.

No reclame la misma pérdida dos veces. La Publication 538 dice que, una vez que la pérdida pasa por el costo de los bienes vendidos, no puede reclamarla de nuevo como pérdida por siniestro o robo. Si en cambio la reclama por separado, debe quitar los artículos perdidos del inventario inicial o de las compras, y reducir la pérdida por el reembolso que reciba o espere recibir. Una pérdida reclamada por separado no puede incluir un monto que usted espera razonablemente recuperar pero que no ha recibido al cierre del año. Conserve el informe de unidades perdidas junto con la baja.

¿Cómo registro el reembolso de Amazon por una unidad perdida o dañada?

Un reembolso por una unidad perdida o dañada, por lo general, es ingreso gravable. La Publication 538 dice que todo seguro u otro reembolso que usted reciba por una pérdida de inventario por siniestro o robo es gravable. El pago de un marketplace por una unidad perdida o dañada es un pago por el mismo tipo de pérdida, así que lo razonable es darle el mismo tratamiento. Regístrelo como reembolso por la pérdida, no como venta.

El pago puede ser menor o mayor que el costo de las unidades. El monto completo es gravable en ambos casos; si es mayor, las fuentes citadas aquí no dicen cómo presentar el exceso, así que conserve el informe de reembolsos y consulte a su preparador.

Hay dos maneras de mostrarlo:

1. Otros ingresos, con el costo completo de las unidades perdidas en el costo de los bienes vendidos a través del conteo.
2. Una reducción del costo de los bienes vendidos.

La Publication 538 no dice cuál usar. En el mismo año, ambas dan la misma utilidad gravable; difieren en el margen bruto y en la línea donde cae el monto. Elija una, úsela todos los años e infórmele a su preparador cuál es.

El año depende de su método contable. Las fuentes no dicen cómo tratar un reclamo aún abierto al cierre del año cuando la pérdida pasa por el costo de los bienes vendidos, así que haga una lista de los reclamos abiertos para su preparador. Registre el reembolso en su propia línea a partir del informe de reembolsos; los asientos del informe de liquidación están en el informe de liquidación de Amazon en su contabilidad.

¿Qué pasa con las remociones, los desechos y las devoluciones que no se pueden vender?

Las unidades que usted posee siguen siendo inventario hasta que se venden o desaparecen. Así afecta cada evento a la contabilidad:

La Regulation 1.471-2 define el precio de venta de buena fe como una oferta real de la mercancía durante un período que termina a más tardar 30 días después de la fecha del inventario.

¿Qué le entrego a mi responsable contable al cierre del año?

Entregue a su responsable contable:

• El informe de inventario a la fecha del último día del año, guardado tal como se descargó.
• Los registros de cada envío al centro de logística, con fechas, unidades y comprobantes de flete.
• Las facturas de compra, con los descuentos, para que cada lote tenga un costo unitario.
• El inventario final del año anterior y el método de costo que usó.
• Los informes de reembolsos y una lista de los reclamos que siguen abiertos.
• Los informes de comisiones de almacenamiento, logística, referencia y remoción.
• Una lista de las unidades perdidas, dañadas, retiradas y desechadas, con fechas y costos unitarios.
• Sus declaraciones de años anteriores, si nunca se reportó inventario.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y cifras redondas.

Cómo contar la mercancía y dividir las comisiones

Un vendedor lleva inventario, empieza el año sin mercancía y no tiene otros costos de inventario. Compra 1,000 unidades a $8 y paga $500 por el flete de su proveedor hasta el centro de logística. Cada unidad cuesta $8.50 ($8,500 en total). El vendedor vende 700 unidades; al cierre del año quedan 300.

• Costo de los bienes vendidos: 700 × $8.50 = $5,950.
• Inventario final: 300 × $8.50 = $2,550.

Las comisiones de logística y de referencia de las 700 ventas son, por lo general, gastos de venta, no parte de los $5,950.

Un envío perdido y su reembolso

Tome el mismo año, pero 20 de las 300 unidades sin vender desaparecen, así que el conteo encuentra 280. Las 20 unidades perdidas costaron $8.50 cada una, es decir, $170.

• Inventario final: 280 × $8.50 = $2,380.
• Costo de los bienes vendidos: $8,500 − $2,380 = $6,120, que son los $5,950 de las unidades vendidas más los $170 de las unidades perdidas.
• El reembolso de $120, recibido ese mismo año, es gravable. Registrado como otros ingresos, compensa $120 de los $170, así que las unidades perdidas cuestan $50 netos. Registrado en cambio como reducción del costo de los bienes vendidos, ese costo es $6,000 y los otros ingresos son $0; la utilidad gravable es la misma.
• Asientos: cargo a ajuste de inventario por $170 y abono a inventario por $170; cuando llegan los $120, cargo a banco por $120 y abono a otros ingresos por $120.

El vendedor no deduce además los $170 como una pérdida aparte.

Comisiones de almacenamiento de un vendedor pequeño

Una vendedora con ingresos brutos promedio de $200,000 en los tres años anteriores paga $1,800 en comisiones de almacenamiento. Es una contribuyente de pequeño negocio (no un refugio fiscal), así que no está obligada a capitalizarlas, y sus libros no suman el almacenamiento al costo unitario. Deduce los $1,800 como gasto y trata el almacenamiento de la misma manera todos los años. Un vendedor por encima del umbral podría tener que capitalizar en cambio la parte ligada a las unidades sin vender; dividir una comisión agrupada es un criterio profesional.

¿Es distinto en su caso?

• El inventario de FBA nunca se contó, los márgenes se ven mal, los reembolsos son grandes o las declaraciones anteriores no muestran inventario: el conteo al cierre del año, el costo, el tratamiento de los reembolsos y la corrección de los años anteriores dependen unos de otros. Consulte cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores y ayuda con la contabilidad.
• Sus informes de comisiones agrupan almacenamiento, manejo y recoger y empacar, o hay reclamos de reembolso abiertos al cierre del año: dividir las comisiones y elegir cómo mostrar los reembolsos son criterios profesionales que dependen de sus hechos. Consulte ayuda con la contabilidad.
• Necesita la rutina mensual o los asientos de liquidación: consulte contabilidad de vendedores de Amazon y el informe de liquidación de Amazon en su contabilidad.
• Usted paga derechos de aduana o importa mercancía: consulte costo puesto en el almacén dentro del costo de los bienes vendidos.
• Hay mercancía sin vender u obsoleta: consulte cómo dar de baja inventario sin vender u obsoleto.
• Quiere saber qué hace y cuánto cobra un responsable contable de comercio electrónico: consulte costo y alcance de un responsable contable de comercio electrónico.
• Su LLC es de propiedad extranjera: consulte los pagos de un marketplace a una LLC de propiedad extranjera.
• Usted es un vendedor canadiense con mercancía en almacenes de EE. UU.: consulte vendedores canadienses con inventario en EE. UU..
• Sus ingresos brutos promedio están cerca o por encima del umbral, usted tiene varios negocios, o a propietarios que no administran el negocio se les asigna gran parte de sus pérdidas: puede ser obligatorio capitalizar el almacenamiento y el manejo. Consulte el costo de los bienes vendidos en el Schedule C y ayuda con la contabilidad.