Gemeinsam vermietete Immobilie: Schedule E oder Form 1065?

Wann reichen Miteigentümer einer Mietimmobilie jeweils Schedule E ein?

Miteigentümer, die eine Immobilie nur besitzen, instand halten und vermieten, bilden in der Regel keine Personengesellschaft. Jeder Eigentümer reicht daher für seinen Anteil seine eigene Schedule E (Form 1040) ein. Die Vorschrift besagt, dass bloßes Miteigentum an Vermögen, das instand gehalten, repariert und vermietet wird, keine eigene Einheit begründet (26 CFR 301.7701-1). Publication 541 ergänzt, dass keine Personengesellschaft vorliegt, solange die Miteigentümer den Mietern keine Leistungen erbringen. Auch Eigentum als Miteigentümer zu Bruchteilen (Tenants in Common) zu ungleichen Anteilen ändert das für sich allein nicht.

Jeder Eigentümer meldet dann in Schedule E nur seinen Teil der Miete und der Ausgaben (Anleitung zu Schedule E; Publication 527).

Der Fall ist nicht einfach, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Die Immobilie wird in einer LLC oder einer anderen Einheit mit zwei oder mehr Eigentümern gehalten.
• Die Eigentümer erbringen den Mietern auch Leistungen.
• Die Eigentümer teilen Gewinn oder Verlust in einem Verhältnis, das vom Eigentumsanteil abweicht.
• Ein Eigentümer zahlt die meisten Kosten, hält das Darlehen oder zieht die Miete ein, sodass das Geld nicht den Anteilen folgt.
• Ein früheres Jahr wurde anders eingereicht, etwa Schedule E für eine LLC mit mehreren Mitgliedern, die nie Form 1065 eingereicht hat.
• Ein Eigentümer tritt ein, scheidet aus, verkauft oder lebt außerhalb der USA.

Trifft einer dieser Punkte zu, hängt die Antwort von den Tatsachen ab; siehe „Anders in Ihrem Fall?“ am Ende.

Sammeln Sie vor der Entscheidung: die Eigentumsurkunde, alle LLC-Unterlagen und das EIN-Bestätigungsschreiben, jede schriftliche oder mündliche Vereinbarung zwischen den Eigentümern, den Darlehensauszug und Form 1098 sowie eine Liste, wer was bezahlt und wer die Miete erhalten hat.

Wann wird eine gemeinsam vermietete Immobilie zur Personengesellschaft?

Eine gemeinsam vermietete Immobilie wird zur Personengesellschaft, wenn die Eigentümer gemeinsam ein Geschäft betreiben und dessen Gewinne teilen, oder wenn sie in einer US-LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern liegt, die nicht als Kapitalgesellschaft besteuert wird (Publication 541).

Leistungen. Das Beispiel der Vorschrift sind Miteigentümer eines Apartmenthauses, die Flächen vermieten und den Bewohnern außerdem Leistungen erbringen, selbst oder über einen Beauftragten (26 CFR 301.7701-1). Weder die Vorschrift noch Publication 541 sagt, welche Leistungen zählen. Einen Verwalter einzustellen begründet für sich allein keine Personengesellschaft: Revenue Procedure 2002-22 beschreibt Revenue Ruling 75-374, wo der Beauftragte der Miteigentümer Mieten einzog, Ausgaben zahlte und den Mietern übliche Leistungen erbrachte (Heizung, Klimaanlage, Müllabfuhr, unbewachtes Parken, Pflege der Gemeinschaftsflächen). Diese Leistungen galten als eigene der Eigentümer, waren aber nicht umfangreich genug, um das Miteigentum zur Personengesellschaft zu machen. Ein Ruling ist Verwaltungsauffassung des IRS, nicht die Vorschrift, und umfangreichere Leistungen, von den Eigentümern oder einem Beauftragten, können das Ergebnis ändern. Publication 527 nennt gesondert regelmäßige Reinigung, Wäschewechsel und Zimmerservice als erhebliche Leistungen für Schedule C; das ist ein anderer Test, keine sichere Grenze (Safe Harbor) hier (Publication 527).

LLC. Eine US-LLC mit mindestens zwei Mitgliedern wird als Personengesellschaft eingestuft, es sei denn, sie reicht Form 8832 ein, um als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden, oder wählt den Status einer S Corporation (IRS; 26 CFR 301.7701-3). Die Bezeichnung der Eigentümer als „Miteigentümer“ ändert daran nichts; für Ehepartner, die die LLC als Gütergemeinschaftsvermögen (Community Property) besitzen, gilt eine eigene Regel, weiter unten. Eine LLC mit einem Mitglied wird für die Einkommensteuer ignoriert, ihr Eigentümer nutzt daher in der Regel Schedule E; kommt ein zweites Mitglied hinzu, wird sie zur Personengesellschaft (Revenue Ruling 99-5). Zur Frage, ob überhaupt eine LLC genutzt werden sollte, siehe Mietimmobilie in einer LLC.

Wahl des Ausscheidens. Miteigentümer, die eine Personengesellschaft sind, aber nicht aktiv ein Geschäft betreiben, können nach section 761(a) wählen, von der Behandlung als Personengesellschaft ausgenommen zu werden. Alle Mitglieder müssen zustimmen. Die Wahl ist eine Erklärung, die der fristgerechten Form 1065 des ersten Jahres beigefügt wird, Verlängerungen eingeschlossen, und nach diesem Jahr ist keine Form 1065 mehr nötig (Anleitung zu Form 1065, Frage 32; Publication 541). Ob eine Vermietung mit Mieterleistungen dafür infrage kommt, hängt von den Tatsachen ab.

Wie teilen Miteigentümer zu Bruchteilen mit ungleichen Anteilen Miete und Ausgaben?

Jeder Eigentümer meldet seinen Eigentumsanteil an der Miete und zieht seinen Eigentumsanteil an jeder Ausgabe in seiner eigenen Schedule E ab. Ein Eigentümer eines halben Anteils meldet die Hälfte der Miete (Publication 527; Anleitung zu Schedule E).

Verlustgrenzen gelten dann je Eigentümer, anhand der Werte in dessen eigener Steuererklärung. Die Sonderregel für Mietverluste setzt aktive Beteiligung voraus: das ganze Jahr über mindestens 10 % des Werts zu besitzen (der Anteil des Ehepartners zählt mit) und Verwaltungsentscheidungen in bedeutendem und echtem Sinn zu treffen (Publication 527; Publication 925). Ein Eigentümer mit kleinem Anteil kann sie verfehlen. Zu den Grenzen siehe Steuern auf Mietimmobilien.

Ein Eigentümer zahlt die Rechnungen oder hält das Darlehen: Ändert das die Aufteilung?

Nach Publication 527 darf, wer mehr als seinen Anteil zahlt, nicht mehr als seinen Eigentumsprozentsatz abziehen. Ein Eigentümer zieht die von ihm gezahlten Ausgaben nach diesem Prozentsatz ab und hat Anspruch darauf, dass die Miteigentümer ihm den Rest erstatten. Das Beispiel dort ist ein Eigentümer eines halben Anteils, der eine Reparaturrechnung bezahlt hat: Er zieht die Hälfte ab und hat Anspruch auf Erstattung der anderen Hälfte durch den Miteigentümer (Publication 527).

Publication 527 behandelt nicht, ob der andere Eigentümer einen Anteil abziehen kann, den jemand vorgestreckt hat, bevor er ihn zurückzahlt, oder wie ein unbezahlter Anteil behandelt wird, wenn die Eigentümer nie abrechnen. Das hängt davon ab, was sie vereinbart haben.

Drei verwandte Fallen:

• Darlehen auf einen Namen. Haben Sie und mindestens eine weitere Person (Ihr Ehepartner in einer gemeinsamen Erklärung nicht mitgezählt) für die Zinsen gehaftet und sie gezahlt, und die andere Person hat Form 1098 erhalten, melden Sie Ihren Anteil in Zeile 13 von Schedule E und fügen eine Erklärung bei, die die Person nennt, die die Form erhalten hat (Anleitung zu Schedule E). Dass Sie nicht im Darlehen stehen, schließt den Abzug für sich allein nicht aus: Ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Eigentümer, der Zinsen auf ein Darlehen auf die Immobilie zahlt, darf sie ohne persönliche Haftung aus dem Schuldschein abziehen (26 CFR 1.163-1(b)), vorbehaltlich der üblichen Grenzen für Vermietung und der oben genannten Regel zum Eigentumsprozentsatz aus Publication 527. Die Bücher sollten zeigen, wem die Immobilie gehört und wer die Zinsen gezahlt hat.
• Form 1099 an einen Eigentümer ausgestellt. Ein Eigentümer, der eine Form 1099 für Beträge erhält, die zum Teil anderen gehören, ist ein Nominee-Empfänger (Nominee Recipient). Die Allgemeine Anleitung sagt, dass der Nominee, nicht der ursprüngliche Zahler, für jeden anderen Eigentümer eine Form 1099 mit dessen Anteil einreicht; ein Ehepartner muss das für den anderen Ehepartner nicht tun (Allgemeine Anleitung zu bestimmten Informationserklärungen). Zu einer Form einer Zahlungsplattform siehe den Ratgeber zu Form 1099-K.
• Ausgaben der Personengesellschaft. Ein Gesellschafter kann nicht erstattete Ausgaben der Personengesellschaft, die er bezahlt hat, nur abziehen, wenn der Gesellschaftsvertrag ihn zur Zahlung verpflichtete und es sich um Betriebsausgaben handelt (Anleitung zu Schedule E).

Schedule E, Form 8825 oder Schedule K-1: Was reicht eine LLC ein, und bis wann?

Eine als Personengesellschaft besteuerte LLC reicht Form 1065 mit Form 8825 für die Vermietung ein und stellt jedem Eigentümer eine Schedule K-1 aus; jeder Eigentümer meldet die K-1 in Schedule E, Teil II. Jede US-Personengesellschaft muss Form 1065 einreichen, es sei denn, sie hat weder Einkünfte noch Abzüge oder Steuergutschriften; für eine als Personengesellschaft eingestufte LLC gilt dieselbe Pflicht (Anleitung zu Form 1065).

Form 8825 erfasst nur Vermietungen von Immobilien. Kurzzeitvermietungen und Vermietungen mit erheblichen persönlichen Leistungen können außerhalb davon liegen (Anleitung zu Form 1065); siehe Schedule C oder Schedule E für eine Kurzzeitvermietung.

Die Form 1065 einer Personengesellschaft mit Kalenderjahr ist 15. März fällig. Ein fristgerechter Antrag auf Fristverlängerung mit Form 7004 verlängert die Einreichung um 6 Monate. Jede K-1 ist bis zu dem Tag fällig, an dem die Erklärung einzureichen ist, einschließlich einer Verlängerung (26 CFR 1.6031(b)-1T).

Eine verspätete oder unvollständige Form 1065, die in 2027 fällig ist, kann $260 für jede Person kosten, die im Jahr zu irgendeinem Zeitpunkt Gesellschafter war, für jeden Monat oder angefangenen Monat nach dem Fälligkeitstermin einschließlich Verlängerungen, bis zu 12 Monate, es sei denn, das Versäumnis beruht auf einem triftigen Grund (Reasonable Cause). Der IRS passt den Betrag jedes Jahr an; für eine in einem anderen Jahr fällige Erklärung gilt daher ein anderer Betrag. Section 6698 setzt den Strafzuschlag gegen die Personengesellschaft fest (Anleitung zu Form 1065; Revenue Procedure 2025-32).

Können Eigentümer den Gewinn anders teilen, als sie beteiligt sind?

Miteigentümer, die keine Gesellschafter sind, melden Miete und Ausgaben nach Eigentumsanteil (Publication 527). Die Posten einer Personengesellschaft folgen ihrem Gesellschaftsvertrag, der schriftlich oder mündlich sein und von den Eigentumsprozentsätzen abweichen kann (Publication 541). Schweigt der Vertrag oder fehlt einer Zuweisung die wesentliche wirtschaftliche Wirkung, folgt der Anteil jedes Gesellschafters seiner Beteiligung an der Personengesellschaft (Anleitung zu Form 1065). Wie Anteile festgelegt werden, behandelt wie Personengesellschaften besteuert werden.

Ob Miteigentümer, die die Miete in einem Verhältnis teilen, das von der Eigentumsurkunde abweicht, weiterhin nur Miteigentümer sind oder eine Personengesellschaft geworden sind, hängt von den Tatsachen ab; weder Publication 541 noch die Vorschrift gibt eine sichere Grenze (Safe Harbor). Eine solche Aufteilung ist ein Zeichen dafür, dass Vereinbarung und Rechtsform vor der Einreichung geklärt werden sollten.

Und ein Ehepaar oder eine Familien-LLC?

Ehepartner mit gemeinsamer Veranlagung, die eine Mietimmobilie gemeinsam besitzen, die keine Personengesellschaft ist, melden sie in ihrer gemeinsamen Erklärung und reichen keine Form 1065 ein. Ist es eine Personengesellschaft, etwa weil die Ehepartner den Mietern auch Leistungen erbringen, können sie statt Form 1065 ein Qualified Joint Venture (QJV, qualifiziertes Gemeinschaftsunternehmen von Ehepartnern) wählen. Die Wahl setzt voraus, dass beide Ehepartner wesentlich mitwirken, und gilt nicht für eine Vermietung, die in einer LLC oder einer anderen Einheit nach dem Recht des Bundesstaates gehalten wird. Sie wird in der gemeinsamen Erklärung getroffen, indem in Zeile 2 von Schedule E das QJV-Kästchen angekreuzt wird, und ein Widerruf braucht die Erlaubnis des IRS (Anleitung zu Schedule E; Publication 527). Bundesstaaten mit Gütergemeinschaft (Community Property) haben eine eigene Regel für eine LLC im Eigentum von Ehepartnern (IRS). Siehe LLCs von Ehepartnern und Familien.

Eine LLC im Eigentum von Verwandten, die keine Ehepartner sind, ist eine LLC mit mehreren Mitgliedern wie jede andere.

Was sollte die Buchhaltung zeigen, damit der Anteil jedes Eigentümers nachweisbar ist?

Die Buchhaltung sollte den Anteil jedes Eigentümers zeigen, was jeder Eigentümer eingebracht und entnommen hat und jede Zahlung zwischen den Eigentümern. Der IRS akzeptiert jedes System der Aufzeichnung, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, und erwartet Unterlagen, die belegen, was die Erklärung meldet (Aufbewahrung beim IRS).

• Ein Hauptbuch für die Immobilie: Mieteingänge und jede Ausgabe, nach Datum und nach Zahler.
• Eine Aufstellung des Anteils jedes Eigentümers und des Datums, an dem sich ein Anteil geändert hat.
• Geld, das Eigentümer persönlich für die Immobilie gezahlt haben, und jede Rückzahlung zwischen Eigentümern.
• An jeden Eigentümer ausgezahlte Miete.
• Die Vereinbarung der Eigentümer oder der Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag) der LLC.
• Darlehensauszüge, Forms 1098 und alle Forms 1099, mit dem Eigentümer, dem jeder Betrag gehört.

Zur Einrichtung siehe Unterlagen und Belege für Mietimmobilien und ein eigenes Bankkonto für jede Mietimmobilie.

Was ist, wenn die Eigentümer bisher falsch eingereicht haben?

Eine LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern, die nie Form 1065 eingereicht hat, hat möglicherweise für jedes Jahr mit Einkünften oder Abzügen eine Erklärung versäumt, es sei denn, sie wurde als Kapitalgesellschaft besteuert. Der Verspätungszuschlag zählt jeden Gesellschafter für jeden Monat, bis zur Obergrenze (Anleitung zu Form 1065). Haben die Eigentümer für diese Jahre Schedule E eingereicht, ersetzt das Nachreichen der fehlenden Erklärungen den direkten Anteil jedes Eigentümers durch einen Betrag aus der K-1, und ein Eigentümer mit abweichenden Werten muss eventuell ändern. In manchen Fällen gibt es Erlass; siehe Erlass beim Verspätungszuschlag für Erklärungen von Personengesellschaften und nicht eingereichte Geschäftserklärungen nachholen.

Der umgekehrte Fall, eine Form 1065 für Miteigentümer, die nie eine Personengesellschaft waren, wird in der Anleitung zu Form 1065 und in Publication 541 nicht behandelt. Ob und wie man damit aufhört, hängt von den Tatsachen und den eingereichten Jahren ab.

Zeigt eine eingereichte Form 1065 oder K-1 die falsche Aufteilung, siehe eine eingereichte Geschäftserklärung korrigieren.

Was passiert, wenn ein Eigentümer ausscheidet oder verkauft?

Ein Miteigentümer, der verkauft, meldet seinen eigenen Verkauf; in einer als Personengesellschaft besteuerten LLC verkauft ein ausscheidender Eigentümer einen Gesellschaftsanteil und erhält für das Jahr seines Ausscheidens eine K-1.

Miteigentum, keine Personengesellschaft. Der Verkäufer meldet den Verkauf in seiner eigenen Erklärung; siehe Verkauf einer Mietimmobilie. Die übrigen melden weiter nach Eigentumsanteil; die Buchhaltung braucht daher das Datum, an dem sich die Anteile geändert haben.

LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird. Ein Eigentümer, der seinen ganzen Anteil verkauft, meldet den Verkauf eines Gesellschaftsanteils (Publication 541). Die Personengesellschaft muss jeder Person, die im Jahr zu irgendeinem Zeitpunkt Gesellschafter war, eine K-1 geben (Anleitung zu Form 1065).

Kauft ein Eigentümer in einer LLC mit zwei Mitgliedern den anderen aus, endet die Personengesellschaft, und eine letzte Form 1065 ist der 15. Tag des 3. Monats nach dem Monat, in dem die Personengesellschaft endet fällig, ein Termin, den eine fristgerechte Form 7004 verlängern kann; die Einkünfte der LLC gehen dann in die eigene Erklärung des verbleibenden Eigentümers (Publication 541; Revenue Ruling 99-6). Siehe einen Gesellschafter auskaufen.

Ein Eigentümer oder Käufer mit Wohnsitz außerhalb der USA bringt Regeln zu Einbehalt und Einreichung mit, die diese Seite nicht behandelt; siehe nicht ansässige Vermieter.

Beispiel

Alle Beträge sind in US-Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Drei Freunde als Miteigentümer zu Bruchteilen

Drei Freunde besitzen ein Doppelhaus als Miteigentümer zu Bruchteilen, 25 %, 25 % und 50 %. Es nimmt $48.000 Miete ein und hat $30.000 Ausgaben. Sie halten es in eigenem Namen und erbringen den Mietern keine Leistungen; nach diesen Tatsachen gibt es daher keine Erklärung der Personengesellschaft. Das Nettoeinkommen beträgt $18.000. Jeder meldet einen Anteil in seiner eigenen Schedule E: $4.500, $4.500 und $9.000.

Dieselben drei, in einer LLC

Die drei bringen das Doppelhaus in eine LLC ein, bei gleicher Miete und gleichen Ausgaben. Eine US-LLC mit drei Mitgliedern und ohne Wahl als Kapitalgesellschaft ist standardmäßig eine Personengesellschaft. Für ein Kalenderjahr reicht sie bis zum 15. März des Folgejahres Form 1065 mit Form 8825 ein und stellt drei K-1 aus; jeder Eigentümer meldet seine K-1 in Schedule E, Teil II. Behält die Vereinbarung die Aufteilung 25 %, 25 % und 50 % bei, stimmen die Beträge mit dem ersten Fall überein, stammen aber nun aus der Vereinbarung. Ist die Erklärung verspätet, zählt der Strafzuschlag alle drei Gesellschafter für jeden Monat.

Ein Eigentümer zahlt eine Reparatur

Eine Schwester besitzt 60 % und ihr Bruder 40 % einer Mietimmobilie, in eigenem Namen und ohne LLC. Sie zahlt eine Reparatur von $10.000. Sie zieht $6.000 ab, ihren Anteil an der Rechnung. Die übrigen $4.000 sind der Anteil ihres Bruders. Publication 527 behandelt sie als erstattungsberechtigt dafür, die Buchhaltung weist daher einen Saldo von $4.000 aus, den er ihr schuldet, bis er zurückzahlt. Ob er ihn vorher abziehen kann, wird dort nicht behandelt.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre LLC hat nie Form 1065 eingereicht, oder ein früheres Jahr lief anders: Der Strafzuschlag läuft pro Gesellschafter und Monat; Rechtsform und nicht eingereichte Jahre kommen daher zuerst. Siehe Erlass beim Verspätungszuschlag für Erklärungen von Personengesellschaften und holen Sie sich Hilfe bei Unternehmenssteuern.
• Die Anteile sind ungleich, und Geld oder Kosten folgen ihnen nicht: Die Aufteilung bestimmt die Erklärung jedes Eigentümers und die Buchhaltung. Holen Sie sich Hilfe bei Unternehmenssteuern mit der Vereinbarung und Buchhaltung, die den Anteil jedes Eigentümers zeigt.
• Sie kaufen gemeinsam und haben noch nicht abgeschlossen: Wie der Eigentumstitel gehalten wird und ob eine LLC genutzt wird, entscheidet über die Erklärung. Siehe Mietimmobilie in einer LLC und holen Sie sich vor dem Abschluss Hilfe bei Unternehmenssteuern.
• Ein Eigentümer tritt ein, scheidet aus, verkauft oder lebt im Ausland: Siehe einen Gesellschafter auskaufen und nicht ansässige Vermieter, und holen Sie sich vor der Änderung Hilfe bei Unternehmenssteuern.
• Sie sind verheiratet, oder die LLC ist eine Familien-LLC: Siehe LLCs von Ehepartnern und Familien.
• Sie bieten Gästen Leistungen wie in einem Hotel: Siehe Schedule C oder Schedule E für eine Kurzzeitvermietung.
• Jede Mietimmobilie hat ihre eigene LLC: Siehe Buchhaltung für eine LLC pro Mietimmobilie.
• Die Immobilie gehört zu einem operativen Unternehmen: Siehe Eigentumsanteile unter LLC-Gesellschaftern aufteilen und wie Personengesellschaften besteuert werden.