Cómo presentar su primera declaración fiscal empresarial

¿Qué debo definir antes de empezar la primera declaración?

Antes de anotar cifras, defina cómo trata el gobierno federal a la empresa, cuál es su primer año fiscal y qué método contable usará. El tipo de entidad que aparece en los documentos de constitución de una LLC no indica por sí solo qué declaración de impuestos sobre la renta debe presentar. Use las declaraciones que presenta su empresa para identificar la declaración y saber si debe presentarla aunque no haya tenido ingresos. Si una LLC de un solo miembro ignorada (disregarded entity) suma otro propietario, su clasificación predeterminada cambia a sociedad de personas desde ese momento (IRS: cambios de clasificación de una LLC).

En una corporación S, revise la notificación del IRS que acepta la elección y su fecha de entrada en vigor. El Form 2553 generalmente vence dentro de los dos meses y 15 días posteriores al inicio del año fiscal. En una entidad nueva, la fecha de vigencia del primer año suele ser la fecha más temprana en que tuvo propietarios, activos o actividad comercial. Un ejecutivo autorizado firma el Form 2553 y los accionistas requeridos dan su consentimiento en la Part I. El IRS indica que el Form 1120-S solo se presenta por un año cubierto por una elección aceptada. Haber presentado solo el Form 2553 no confirma la aceptación. Si no recibió respuesta, haga el seguimiento según las instrucciones del Form 2553. Una corporación cuya elección S entra en vigor después de su primer año fiscal puede necesitar otra declaración por el período anterior. Además, incorporar a un accionista no elegible puede poner fin a la condición de corporación S (instrucciones del Form 1120-S).

Elija el cierre de año y el método contable que permiten las reglas. Una entidad nueva generalmente adopta su año fiscal en su primera declaración. Un propietario único generalmente sigue el año fiscal que ya tiene el propietario. Solicitar un EIN (número de identificación del empleador) o una prórroga no equivale a adoptar un año fiscal. Las sociedades de personas y las corporaciones S generalmente tienen opciones limitadas de año fiscal. La contabilidad por método de efectivo generalmente reporta los ingresos cuando se cobran. La contabilidad por método de acumulación generalmente los reporta cuando se ganan. Cambiar el año o el método más adelante puede requerir la aprobación del IRS o una solicitud formal de cambio (Publication 583; Publication 538).

¿Cuándo vence la primera declaración si el negocio empezó a mitad de año?

Que el negocio empiece a mitad de año no traslada la fecha límite al aniversario de la empresa. Una sociedad de personas o una corporación nueva puede tener un primer año fiscal corto, que termina en el cierre de año que elija o que se le exija. Su declaración cubre ese período y la fecha límite se cuenta desde ese cierre (Publication 538).

Estas son las reglas generales del calendario tributario del IRS y de las instrucciones del Form 1120. Si la fecha cae en fin de semana o día feriado legal, el vencimiento pasa al siguiente día hábil. Antes de presentar, confirme la fecha real del año y si el IRS otorgó algún alivio por desastre.

Si una sociedad de personas o una corporación necesita más tiempo para preparar su declaración, debe presentar el Form 7004 antes de la fecha límite original. Generalmente da seis meses más para presentar. Un propietario único generalmente pide la prórroga del Form 1040. Ninguna de las dos prórrogas da más tiempo para pagar el impuesto adeudado (instrucciones del Form 7004; calendario tributario del IRS).

¿Qué vence en el primer año y en qué orden?

Concilie los libros mientras revisa las fechas de la nómina y de las declaraciones informativas, porque esos trámites pueden vencer antes que la declaración de impuestos sobre la renta. Una sociedad de personas o una corporación S entrega los Schedules K-1 a los propietarios antes de que presenten las declaraciones que reportan esas partidas. Una corporación C presenta el Form 1120 por separado. Sus accionistas reportan sus propios salarios y dividendos gravables, no las ganancias que la corporación no distribuyó (fechas de vencimiento de los impuestos sobre la nómina del IRS; IRS: cómo constituir una corporación).

La declaración federal de impuestos sobre la renta no sustituye las declaraciones de nómina ni las informativas. Los empleadores generalmente presentan el Form 941 cada trimestre y los Forms W-2 después del cierre del año. La mayoría también presenta el Form 940 anual para el impuesto federal por desempleo. Los pagos a contratistas pueden obligar a presentar el Form 1099-NEC (fechas de vencimiento de los impuestos sobre la nómina del IRS). Las reglas exactas sobre la declaración federal y sobre la presentación sin ingresos están en las declaraciones que presenta su empresa.

¿Puedo deducir los costos de antes de abrir el negocio?

Algunos costos previos a la apertura pueden recuperarse a partir del momento en que empieza el negocio activo. Manténgalos separados de los costos ordinarios que paga después de abrir y de activos como el equipo, que siguen otras reglas (Publication 583).

La fecha de apertura importa: un gasto hecho antes de que empiecen las operaciones no es automáticamente un gasto operativo corriente. Anote qué compró cada pago, su fecha y la fecha en que el negocio quedó listo para operar. Si el negocio aún no ha comenzado operaciones activas, no suponga que la deducción por gastos de inicio empieza solo porque la entidad ya se constituyó (26 U.S.C. § 195).

¿Qué decisiones del primer año son difíciles de cambiar después?

La primera declaración puede fijar métodos que continúan en los años siguientes. Antes de presentar, revise el año fiscal permitido, el método de efectivo o de acumulación, el tratamiento del inventario cuando corresponda y cualquier clasificación de LLC o elección de corporación S (Publication 538; instrucciones del Form 2553).

Estas reglas y los procedimientos de cambio aparecen en la Publication 583, la Publication 538 y las instrucciones del Form 1120-S. Si falta una elección o no está confirmada, consulte el alivio por elección tardía de corporación S antes de tratar a la entidad como corporación S.

¿Qué registros debo reunir?

Reúna los documentos que expliquen tanto las cifras como quién es dueño de cada parte. El IRS exige registros que muestren los ingresos y los gastos del negocio. Un pago bancario por sí solo no prueba que un gasto sea deducible (Publication 583; conservación de registros del IRS).

• Documentos de constitución, fecha de inicio, notificación del EIN, elecciones fiscales y respuestas del IRS, acuerdo entre los propietarios, y el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal y la participación en ganancias y pérdidas de cada propietario (instrucciones del Form 1065).
• Estados de cuenta bancarios y de tarjeta del negocio, reportes de ventas, facturas, recibos y los Forms 1099-K, 1099-NEC o 1099-MISC recibidos. Concilie los pagos brutos con las ventas, los reembolsos, las comisiones y los depósitos. Separe los préstamos y los aportes del propietario de las ventas, y los retiros y distribuciones de los gastos (IRS: Form 1099-K).
• Recibos de antes de la apertura, con el propósito de cada costo y la fecha en que comenzaron las operaciones activas.
• Registros de compra de activos, fechas del primer uso, conteos de inventario si corresponde y saldos de préstamos.
• Registros de nómina, Forms 941 y W-2, registros de pagos a contratistas, Forms 1099 y pagos de impuestos estimados.
• En una sociedad de personas o una corporación S, los montos que cada propietario aportó, prestó, retiró y recibió. La declaración puede exigir un balance general y anexos específicos por propietario (instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120-S).

Si los libros están atrasados, use cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada antes de copiar totales sin conciliar en una declaración. Para decidir cómo llevar los registros de forma continua, consulte llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable.

¿Puedo preparar yo mismo el Form 1120-S o el Form 1065?

Sí. Las instrucciones del IRS permiten que la empresa prepare y presente su propia declaración. La prueba práctica es si usted puede conciliar los libros y reportar correctamente la participación, los aportes, las distribuciones, los préstamos y los anexos requeridos de cada propietario, y no solo anotar ventas menos gastos (instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120-S).

La declaración de una sociedad de personas asigna las partidas entre los socios y entrega a cada uno su Schedule K-1. La declaración de una corporación S entrega a cada accionista su Schedule K-1 y debe reflejar una elección S válida. Según los hechos, cualquiera de las dos declaraciones puede exigir anexos de balance general y de conciliación. Las instrucciones del formulario enumeran las excepciones. Un cambio en la participación de un socio activa reglas especiales de asignación. Si un accionista de una corporación S sale, la corporación puede elegir asignar las partidas como si su año hubiera cerrado en esa fecha. Todos los accionistas afectados deben dar su consentimiento, y la declaración de la elección se adjunta al Form 1120-S original presentado a tiempo o al enmendado. Una declaración con propiedad aportada, cambios de propietarios, deudas, pérdidas o actividad en más de un estado requiere una revisión más cuidadosa. Para conocer el funcionamiento de cada tipo de entidad, consulte cómo tributan las sociedades de personas o cómo tributan las corporaciones S (instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120-S).

Revise la declaración terminada y conserve sus registros de respaldo, ya sea que la prepare usted o contrate a un preparador de impuestos. La guía del IRS para elegir a un profesional fiscal explica que los preparadores pagados tienen distintas calificaciones. Pregunte quién preparará y firmará la declaración y cómo se revisarán los anexos de los propietarios.

¿Debo presentar la declaración por vía electrónica o puedo enviarla por correo?

Si usted prepara su propio Form 1040 con el Schedule C, puede presentarlo por vía electrónica o enviarlo por correo (IRS: cómo presentar su declaración de impuestos). Revise por separado las reglas de presentación electrónica de las declaraciones de nómina o informativas que su empresa deba presentar.

Una sociedad de personas generalmente debe presentar el Form 1065 por vía electrónica si debe presentar al menos 10 declaraciones de cualquier tipo durante el año calendario que termina con su año fiscal o dentro de él. Una corporación S generalmente debe presentar el Form 1120-S por vía electrónica si debe presentar al menos 10 declaraciones en ese período de año calendario. Una corporación C generalmente debe presentar el Form 1120 por vía electrónica si ella o su grupo controlado, en conjunto, alcanza ese umbral en ese período. Si el primer año fiscal es corto, use el año calendario en que termina. Cuente las declaraciones de impuestos sobre la renta, de nómina, de impuestos especiales y las informativas, incluidos los Forms W-2, 1099 y 941, según el momento en que deban presentarse y no según el año fiscal que reportan (IRS: reglamento de presentación electrónica).

Una sociedad de personas con más de 100 socios directos durante el año fiscal debe presentar el Form 1065 por vía electrónica sin importar ese conteo general (IRS: reglamento de presentación electrónica). Si el negocio está por debajo del umbral aplicable y las instrucciones del formulario lo permiten, puede presentar en papel. Use las instrucciones de envío por correo vigentes de esa declaración. Cuando se exige la presentación electrónica, el IRS tiene procedimientos de dispensa por dificultades y de exención por motivos religiosos, con condiciones propias (IRS Topic 803). Conserve la prueba de que se aceptó la presentación electrónica o de que se envió a tiempo la declaración en papel.

¿Cuándo suele necesitar un profesional la primera declaración?

Pida una revisión antes de presentar cuando un hecho del primer año cambie el tratamiento fiscal o exija una elección, una valuación o una distribución que usted no pueda respaldar. Las señales principales son una elección S sin confirmar, propiedad aportada por un propietario, una división compleja de la participación, varios estados, propietarios extranjeros o una pérdida del negocio que usted espera usar en su declaración personal (instrucciones del Form 1120-S; instrucciones del Form 1065).

Lleve los registros de constitución y de elecciones, los libros conciliados, los recibos previos a la apertura, la lista de activos, las declaraciones de nómina y el historial de operaciones de los propietarios. Así, el preparador puede comprobar la declaración contra los registros en lugar de reconstruir el año a partir de los depósitos. Si la fecha de vencimiento está cerca, solicite a tiempo la prórroga que corresponda y pague el impuesto adeudado. La prórroga no resuelve las posiciones inciertas de la declaración (instrucciones del Form 7004).

Ejemplo

Los montos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses. Una sociedad de personas con dos propietarios individuales de año calendario se constituye el 1 de julio, abre el 1 de septiembre y usa el 31 de diciembre como cierre de año. Su primer Form 1065 cubre el período corto que termina el 31 de diciembre. Su fecha límite general es el 15 de marzo del año siguiente, ajustada por fines de semana y días feriados.

Entre la constitución y la apertura, la sociedad de personas gastó $8,000 en gastos de inicio que califican. Si los $8,000 cumplen las reglas de gastos de inicio, deduce $5,000 cuando empieza el negocio y reparte los $3,000 restantes en 180 meses a partir de septiembre. De septiembre a diciembre, la amortización es $3,000 ÷ 180 × 4 = unos $67, y la deducción total de gastos de inicio del primer año es de unos $5,067. El equipo comprado por $4,000 se clasifica por separado. Los socios terminan los libros y el Form 1065 antes de usar sus Schedules K-1 en sus declaraciones personales.

¿Su caso es distinto?

• La empresa no tuvo ingresos, o no sabe qué declaración le corresponde: consulte las declaraciones que presenta su empresa.
• Su elección S falta o no fue aceptada: consulte el alivio por elección tardía de corporación S.
• El propietario de su corporación S trabajó en el negocio sin nómina: consulte el sueldo del propietario de una corporación S.
• Espera compensar salarios con una pérdida del primer año: consulte pérdidas del negocio.
• Su empresa es una LLC o una corporación en California: consulte el impuesto mínimo de California y la tarifa de las LLC para conocer las reglas estatales y del primer año.
• El negocio pertenece a una persona extranjera: una LLC de un solo miembro puede necesitar la presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera. Una sociedad de personas o una LLC con varios miembros puede necesitar la retención a socios extranjeros. Una corporación C puede necesitar la presentación de una corporación C de propiedad extranjera.
• La primera declaración ya está vencida: consulte las multas por presentación y pago tardíos.
• Una elección a mitad de año, propiedad aportada o varios estados complican la declaración: reúna los registros de la elección, de las transferencias y de los estados para la preparación de declaraciones fiscales.