RS&DE avec la T2 : produire soi-même, délai de remboursement

La RS&DE vaut-elle la peine pour une startup de logiciels?

Souvent, oui. La plupart des sociétés privées sous contrôle canadien (SPCC) obtiennent un crédit d'impôt fédéral à l'investissement de 35 % sur les dépenses admissibles de RS&DE jusqu'à 6 millions $ par année, et 100 % du crédit sur les coûts courants est versé en argent, même si la startup n'a pas d'impôt à payer (ARC). La demande ne rembourse que les travaux qui répondent au critère de l'ARC, et non tout le développement.

La demande n'est plus simple quand :

• la société n'est peut-être pas une SPCC, par exemple une filiale canadienne d'une société mère américaine, ou après l'arrivée d'investisseurs étrangers;
• les fondateurs sont payés en dividendes, ou l'équipe compte des sous-traitants à l'extérieur du Canada;
• la startup a aussi reçu du financement du PARI ou une autre aide gouvernementale;
• l'année visée approche de son délai de 18 mois, qui ne peut pas être prolongé.

À réunir avant de commencer : la paie par personne, les relevés de temps par projet, les factures et contrats des sous-traitants, l'historique du dépôt de code et les notes de conception, ainsi que la T2 de l'année.

Quels travaux de développement de logiciels sont admissibles à la RS&DE?

Les travaux de logiciels sont admissibles lorsque l'équipe ne pouvait pas savoir, à partir de la technologie existante, si ou comment un résultat technique pouvait être atteint, et qu'elle a résolu cette incertitude en testant des idées de façon planifiée. Le critère de l'ARC compte trois volets : un progrès, une incertitude et une investigation systématique (ARC).

Une investigation systématique consiste à définir le problème, à formuler une hypothèse, à la tester par l'expérience ou l'analyse et à tirer des conclusions. Le succès importe peu : des travaux qui échouent peuvent quand même être admissibles (lignes directrices de l'ARC). Travailler de façon systématique ne suffit pas à soi seul, et de simples objectifs de coûts ne créent pas d'incertitude.

Une startup qui doute d'un projet prévu peut demander l'approbation préalable facultative de l'ARC, idéalement avant le début des travaux, si son revenu brut d'entreprise est inférieur à 25 million $ (ARC). Une demande reste nécessaire par la suite.

À combien s'élève le crédit d'impôt remboursable de RS&DE pour une SPCC?

La plupart des SPCC obtiennent 35 % sur les dépenses admissibles jusqu'au plafond de dépenses, entièrement remboursable sur les coûts courants et remboursable à 40 % sur les coûts en capital. Les autres sociétés obtiennent 15 %, non remboursable, sauf les sociétés publiques canadiennes admissibles, qui obtiennent maintenant aussi le taux majoré (ARC).

Le remboursement en argent sur les coûts courants jusqu'au plafond ne dépend pas des profits : il s'applique à une SPCC, que son revenu imposable de l'année précédente lui ait fait perdre ou non le statut de société admissible (article 127.1). Un crédit non utilisé ni remboursé peut être reporté sur les 3 années précédentes ou les 20 années suivantes.

Le plafond de dépenses commence à diminuer dès que le capital imposable du groupe dépasse 15 millions $; voyez la RS&DE et les limites de petite entreprise après un grand tour. Perdre le statut de SPCC met généralement fin au crédit remboursable; voyez perdre le statut de SPCC à cause d'investisseurs étrangers. La question de savoir si le PARI réduit la demande et si le remboursement est imposable est traitée dans le PARI et les autres aides gouvernementales.

Quels coûts comptent : salaires, sous-traitants, matériaux, frais généraux, équipement?

Les salaires des employés qui font directement de la RS&DE au Canada forment le cœur d'une demande de logiciels, calculés selon la part du temps consacrée à la RS&DE. Les salaires doivent être payés avant la fin de l'année ou dans les 180 jours qui suivent (ARC).

Le montant de substitution donne droit au crédit mais n'est pas une déduction, et il ne peut pas dépasser les frais généraux admissibles de la société pour l'année. Les fondateurs payés en dividendes n'ajoutent rien à la base salariale; voyez le salaire d'un fondateur dans une startup qui demande la RS&DE.

Peut-on produire soi-même une demande de RS&DE avec la T2?

Oui. L'ARC publie des étapes pour « préparer votre demande vous-même », et aucune loi n'exige un consultant (ARC). La demande se compose du formulaire T661 et de l'annexe 31, produits avec la T2 initiale ou une T2 modifiée de l'année (ARC).

La demande comporte deux volets :

1. Le volet technique. Les descriptions de projet du T661 aux lignes 242, 244 et 246, limitées à 350, 700 et 350 mots (T4088). Elles viennent des personnes qui ont fait le travail; l'ARC suggère d'y associer le personnel technique et financier supérieur.
2. Le volet des coûts. Les lignes de dépenses du T661, le calcul du montant de substitution, l'annexe 31 et la T2 elle-même, établis à partir de la paie et des livres.

La société est responsable de tout ce que contient la demande, peu importe qui la prépare (ARC). Pour les dates limites de la T2 et les bases de la production, voyez produire votre déclaration de société.

Que faut-il divulguer si un consultant prend un pourcentage?

La partie 9 du formulaire T661 demande si un préparateur de demandes rémunéré a aidé, qui il est, comment il facture (pourcentage conditionnel, taux horaire ou frais fixes), le taux et les honoraires totaux payés ou prévus (T4088). Si personne n'a été payé pour aider, cochez plutôt la case 2. Les employés qui la préparent dans le cadre de leur travail ne sont pas des préparateurs de demandes.

Des renseignements manquants ou faux sur le préparateur entraînent une pénalité de 1 000 $ par demande, dont la société et le préparateur sont solidairement responsables (article 162). Lisez la convention d'honoraires avant de signer : sur quoi le pourcentage s'applique, s'il est dû sur la demande ou sur le remboursement, et qui répond à un examen de l'ARC.

Quelle est la date limite de la demande de RS&DE, et une demande tardive est-elle acceptée?

La date limite de déclaration de la RS&DE est 12 mois après la date d'échéance de la T2, soit, pour la plupart des sociétés, 18 mois après la fin d'exercice (article 37; ARC). Une demande tardive n'est pas acceptée : les dépenses sont traitées comme n'étant pas de la RS&DE, et le crédit de cette année est perdu (article 127).

La T2 est due six mois après la fin d'exercice. Les renseignements manquants sont aussi soumis à la date limite : l'ARC n'accepte rien après, et les coûts et le crédit s'y rapportant sont perdus (ARC). Une startup qui a sauté une année peut encore ajouter la demande par une T2 modifiée si la date limite de cette année n'est pas passée.

Combien de temps prend un remboursement de RS&DE?

Pour les demandes remboursables, la norme de service de l'ARC est de 60 jours si la demande est acceptée telle que produite, et de 90 ou 180 jours si elle est choisie pour un examen (ARC). Le compte à rebours commence quand l'ARC a reçu à la fois la demande complète et la T2.

Ce qui ralentit le processus : un examen, une demande de l'ARC pour des détails manquants, un projet sans approbation préalable, ou une T2 non encore produite, puisque le traitement attend la déclaration.

Quels registres l'ARC demande-t-elle lors d'un examen?

Un examen demande à la société de montrer quels travaux ont été faits, par qui, quand, et comment chaque coût a été calculé, parfois lors d'une rencontre sur place ou virtuelle (ARC). Les registres tenus pendant les travaux pèsent plus lourd que ceux reconstitués après coup.

Les provinces ajoutent-elles leur propre crédit à la RS&DE?

Oui, plusieurs provinces ajoutent un crédit à celui du fédéral, chacune avec ses propres règles. Les crédits de l'Ontario et de la Colombie-Britannique se demandent avec la T2; le Québec administre ses propres crédits de recherche par l'entremise de Revenu Québec.

Un crédit provincial compte comme aide gouvernementale, ce qui peut réduire la demande fédérale (article 127). Vérifiez chaque province où les travaux ont été faits.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et en dollars canadiens.

Une équipe SaaS en Ontario

Une SPCC verse 400 000 $ CA à ses développeurs. Les relevés de temps montrent 75 % de leur temps consacré à des travaux admissibles : 300 000 $ CA. Le montant de substitution ajoute 55 %, soit 165 000 $ CA, en supposant que ses autres dépenses sont assez élevées pour que le plafond du montant de substitution ne s'applique pas, pour des dépenses admissibles de 465 000 $ CA. À 35 %, le crédit fédéral est d'environ 162 750 $ CA, entièrement remboursable parce que la société est une SPCC dans les limites du plafond de dépenses. Tout crédit provincial s'ajoute et réduit ce chiffre.

La date limite pour une fin d'exercice en décembre

L'exercice d'une société se termine le 31 décembre 2025. Sa T2 est due le 30 juin 2026. La demande de RS&DE de cette année doit parvenir à l'ARC au plus tard le 30 juin 2027. Le 1er juillet 2027, le crédit de cette année est perdu.

Des honoraires conditionnels

Un consultant facture 25 % d'un crédit de 160 000 $ CA : 40 000 $ CA. La société déclare le consultant, le code de facturation conditionnelle, le taux de 25 % et les honoraires de 40 000 $ CA à la partie 9 du T661.

Votre situation est différente?

• Le PARI ou d'autres subventions ont payé une partie des travaux : voyez le PARI et les autres aides gouvernementales.
• Les fondateurs sont payés en dividendes : voyez le salaire d'un fondateur dans une startup qui demande la RS&DE.
• Vous avez levé un grand tour de financement : voyez la RS&DE et les limites de petite entreprise après un grand tour.
• Des investisseurs américains ou une société mère américaine : voyez perdre le statut de SPCC à cause d'investisseurs étrangers.
• La société est une société américaine : voyez le crédit pour la recherche appliqué aux charges sociales.
• Des années manquées, une date limite proche, ou la T2 et l'annexe 31 à préparer : obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.