Tenue de livres d'une société américaine détenue par un étranger

Que doivent montrer les livres d'une LLC ou société américaine détenue par un étranger?

Une LLC ou une société américaine qui a un propriétaire étranger doit tenir des livres permanents, exacts et complets de ses revenus, déductions et crédits, ainsi que les registres qui montrent ses opérations avec son propriétaire et les autres parties liées. Toute personne assujettie à l'impôt américain, ou tenue de produire une déclaration de renseignements, doit tenir des livres (26 CFR 1.6001-1). La détention étrangère ajoute une obligation : montrer avec qui la société a fait affaire, pour quel montant et pourquoi (instructions du formulaire 5472; 26 CFR 1.6038A-3).

Cette obligation vise une « société déclarante » : une société américaine dont une personne étrangère détient, directement ou indirectement, au moins 25 % des voix ou de la valeur à un moment de l'année, ou une LLC américaine détenue en totalité par une seule personne étrangère qui n'a pas choisi d'être imposée comme une société (elle compte alors comme une société pour ces seules règles). Une LLC qui a fait ce choix est ici une société ordinaire. Une société déclarante produit le formulaire 5472, la déclaration de renseignements d'une société américaine à capitaux étrangers, pour chaque partie liée avec laquelle elle a fait une opération à déclarer, et les livres doivent appuyer chaque chiffre du formulaire.

Un dossier n'est pas simple quand l'argent du propriétaire passe par des comptes personnels ou étrangers, que la société fait affaire avec vos autres sociétés, votre famille ou une société mère étrangère, qu'il manque des années de livres ou de formulaires 5472, ou que la société a des employés, perçoit la taxe de vente ou accueille un deuxième propriétaire. Dans ces cas, les livres peuvent nécessiter l'examen d'un professionnel avant qu'une déclaration s'y appuie.

À rassembler d'abord : les documents de constitution, la convention d'exploitation ou le registre des actions, la lettre de confirmation du numéro d'identification de l'employeur (EIN), tous les relevés bancaires et de carte depuis la constitution (y compris les comptes personnels ou étrangers qui ont payé des frais de la société), la liste de tous les transferts entre vous et la société, les contrats et conventions de prêt avec des sociétés liées ou des membres de la famille, et les déclarations antérieures.

Les livres alimentent aussi la déclaration américaine. Une LLC à membre unique détenue par un étranger n'a pas de déclaration de revenus à elle, mais, toute année où elle fait une opération à déclarer, elle produit un formulaire 1120 pro forma, presque vide, avec le formulaire 5472 joint (instructions du formulaire 5472; détails dans production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger). Une société détenue par un étranger joint le formulaire 5472 à son formulaire 1120 les mêmes années (instructions du formulaire 1120). La question de savoir si le propriétaire doit de l'impôt américain sur le bénéfice est distincte : voir quand les propriétaires étrangers doivent l'impôt américain.

Qui tient les livres : moi, un spécialiste américain de la tenue de livres ou mon comptable à l'étranger?

N'importe lequel des trois, car les règles sur les registres ne disent pas qui doit saisir les opérations. La loi permet à la société de tenir les registres ou de les faire tenir par une autre personne (26 USC 6038A(a)). Le règlement permet à la société, à une partie liée étrangère (souvent le propriétaire) ou à un tiers de les détenir, si les règles d'emplacement ci-dessous sont respectées (26 CFR 1.6038A-3(b)(2)). La pénalité pour registres manquants frappe la société, et non la personne qui les tient (26 USC 6038A(d)).

Le choix est pratique, et non une règle fiscale :

Pour les logiciels et l'embauche, voir tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres. Si l'erreur d'un spécialiste de la tenue de livres cause une pénalité, voir erreurs d'un spécialiste de la tenue de livres : qui paie.

Quelles opérations du propriétaire figurent au formulaire 5472, et comment les marquer dans les livres?

Le formulaire 5472 déclare les opérations d'une société avec ses parties liées. Une opération est toute vente, tout prêt, toute avance, tout apport ou autre transfert d'argent ou de biens, et tout service, qu'il soit consigné par écrit ou non (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Avec une partie liée étrangère, ce qu'il faut déclarer dépend de l'entité (26 CFR 1.6038A-2(b)(3) et (4)) :

Les parties IV à VI sont des sections du formulaire 5472 : la IV énumère les opérations en argent, la V les autres opérations d'une LLC détenue par un étranger, la VI les opérations non monétaires ou conclues sous la pleine valeur. Qu'un élément relève ou non d'un type énuméré peut dépendre des faits : faites confirmer le classement par un préparateur avant d'omettre un élément du journal.

Dans les parties IV et VI, un montant lié à une opération ou à une série d'opérations avec une partie liée étrangère qui totalise au plus 50 000 $ peut être déclaré comme ce montant ou moins (instructions du formulaire 5472). Les instructions de la partie V ne mentionnent aucun raccourci de ce genre : inscrivez donc ces éléments à leur montant réel. Le registre devrait tout de même contenir chaque élément, car l'IRS peut demander les registres.

Pour marquer ces éléments dans les livres :

• Créez un contact pour le propriétaire et pour chaque personne ou société liée. Conservez son nom, son adresse, son pays de résidence fiscale, son numéro d'identification fiscale s'il en a un, la nature de ses activités et son lien avec la société : ce sont les renseignements que demande le formulaire 5472 (26 CFR 1.6038A-2(b)(2)).
• Associez à chaque opération son type : vente, achat, loyer, redevance, service, commission, prêt, intérêts, apport ou distribution.
• Enregistrez sur chaque ligne le montant dans la devise d'origine, le taux et le montant en dollars américains.
• Produisez un rapport par partie liée et par année. Un formulaire 5472 distinct est exigible pour chaque partie liée qui a fait une opération à déclarer (26 CFR 1.6038A-2(a)(1)).

La présentation du journal et les transferts à déclarer sont expliqués dans registres des opérations d'une LLC détenue par un étranger.

Comment inscrire l'argent que j'apporte et que je retire?

Un transfert est un apport, un prêt ou le paiement de quelque chose selon ses conditions réelles. Convenez des conditions par écrit avant le transfert d'argent et faites-les paraître dans les livres. Ce que chacun signifie pour le formulaire 5472 figure dans le tableau ci-dessus.

Une société doit conserver les documents qui établissent le traitement fiscal américain des apports en capital, des dividendes et des prêts d'un détenteur étranger (26 CFR 1.6038A-3(a)(3), exemple 2). Les prêts sont déclarés dans la partie IV selon leurs soldes; les apports en capital et les dividendes n'y ont aucune ligne propre.

Pour choisir entre prêt et apport, voir apport du propriétaire ou prêt à votre LLC; pour financer une société depuis l'étranger, voir mettre de l'argent dans votre société américaine depuis l'étranger; pour l'argent de proches, voir argent de la famille à l'étranger. Les intérêts, dividendes, loyers et paiements semblables de source américaine versés à une personne étrangère peuvent aussi être soumis à une retenue américaine, et la société qui paie est responsable de l'impôt qu'elle aurait dû retenir (26 USC 1441; 26 USC 1442; 26 USC 1461); se verser une rémunération comme propriétaire étranger précise les cas.

Qu'en est-il des paiements à mes autres sociétés, à ma famille ou à une société mère étrangère?

Les paiements à vos autres sociétés, à votre famille ou à une société mère étrangère sont des opérations avec des parties liées, traitées comme celles que vous faites avec la société. Pour le formulaire 5472, est une partie liée le propriétaire étranger qui détient au moins 25 %, toute personne liée à la société ou à ce propriétaire selon les critères de famille et de contrôle du code fiscal, et toute personne liée selon les règles de l'article 482 (instructions du formulaire 5472).

Le critère familial vise les frères et sœurs, le conjoint, les ascendants (parents, grands-parents et au-delà) et les descendants en ligne directe (enfants, petits-enfants et au-delà). Le critère de contrôle vise une société dont le propriétaire détient plus de la moitié, en comptant les actions détenues par sa famille, par exemple une société sœur à l'étranger qui facture la société américaine (26 USC 267(b) et (c)). Un proche ou une société qui est une personne américaine est une partie liée américaine. Les parties IV à VI ne détaillent pas ces opérations, mais un formulaire 5472 distinct peut tout de même être exigible pour cette partie, et les livres doivent quand même les consigner (instructions du formulaire 5472).

Marquez chacun comme partie liée. Des honoraires versés à un proche pour un travail sont un paiement de services. L'aide gratuite du personnel ou des bureaux d'une société sœur est une opération conclue sous la pleine valeur, à décrire avec une estimation de sa valeur (partie VI). Conservez les contrats, les factures, les relevés d'heures et tout ce qui montre comment le prix a été fixé; la liste des registres du règlement vise aussi les registres qu'une partie liée étrangère détient sur ces opérations (26 CFR 1.6038A-3(a)(1) et (c)(2)).

Ai-je besoin d'un compte bancaire américain distinct?

Aucune règle du formulaire 5472 ni des registres ne l'exige. L'IRS recommande toutefois à une nouvelle entreprise d'ouvrir un compte chèques d'entreprise et de le garder distinct d'un compte personnel (Publication 583). C'est une recommandation, et non une loi, mais elle garde chaque opération de la société visible sur ses propres relevés. Les banques et les plateformes de paiement fixent leurs propres règles : voir adresse et compte bancaire américains depuis l'étranger.

Si vous payez des frais de la société avec votre compte ou votre carte, chaque paiement peut constituer un transfert d'argent que vous faites à la société pour son compte (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Si c'est le cas, inscrivez-le à la date du paiement, au taux de ce jour, et gardez le relevé. Qu'il s'agisse d'un apport ou d'un montant qui vous est dû dépend des conditions : voir dépenses d'entreprise payées avec une carte personnelle.

Si des clients paient votre compte personnel ou étranger, l'argent peut quand même être un revenu de la société, car les livres doivent établir le revenu brut de la société (26 CFR 1.6001-1(a)). Inscrivez la vente et ce que vous avez remis à la société; pour les versements des plateformes, voir versements de places de marché dans une LLC détenue par un étranger.

Une société qui détient un compte à l'étranger peut avoir sa propre obligation de produire le FBAR (déclaration des comptes bancaires et financiers étrangers) : voir FBAR pour les comptes de société à l'étranger.

Quelle devise les livres utilisent-ils, et quels taux de change la déclaration utilise-t-elle?

Le dollar américain, avec la devise d'origine enregistrée sur chaque ligne. Les montants du formulaire 5472 doivent être en dollars américains, avec un état des taux de change utilisés (26 CFR 1.6038A-2(c)), et les instructions demandent un tableau de ces taux (instructions du formulaire 5472).

Selon l'IRS, le dollar est la monnaie fonctionnelle de tous les contribuables, sauf certaines unités d'exploitation admissibles, c'est-à-dire des unités distinctes d'une entreprise qui ont leurs propres livres. Une société gérée entièrement à l'étranger dans une monnaie locale peut en être une, et un préparateur devrait en décider (IRS : devises étrangères).

Convertissez chaque élément au taux en vigueur lorsque la société le reçoit, le paie ou le comptabilise. L'IRS n'a pas de taux de change officiel et accepte généralement tout taux publié utilisé de façon constante (IRS : taux de change). Gardez la source du taux sur chaque ligne : le tableau des taux du formulaire 5472 découle de ces lignes. Les gains et pertes de change sur les soldes en devises sont expliqués dans comptes en devises étrangères dans des livres américains.

Les registres doivent-ils être conservés aux États-Unis ou en anglais?

Les registres liés aux opérations avec des parties liées doivent être conservés aux États-Unis, sauf si une exception pour petite société s'applique ou si la société remplit les conditions pour les garder à l'étranger.

Une société échappe à ces règles particulières sur les registres, sans échapper au formulaire 5472 ni aux registres fiscaux ordinaires, si ses recettes brutes américaines sont inférieures à 10 000 000 $, ou si ses paiements bruts à des parties liées étrangères et en provenance de celles-ci sont d'au plus 5 000 000 $ et inférieurs à 10 % de son revenu brut américain. Les sociétés déclarantes liées sont comptées ensemble. Une LLC détenue par un étranger sans choix d'imposition ne peut utiliser aucune des deux exceptions (26 CFR 1.6038A-1(h) et (i)).

Sans exception, pour les registres qu'elle ne garde pas habituellement aux États-Unis, la société doit soit remettre à l'IRS les originaux ou copies demandés dans un délai de 60 jours suivant la demande, soit les transférer aux États-Unis dans ce délai, avec un index et un dépositaire américain (26 CFR 1.6038A-3(f)).

Les autres registres peuvent rester dans une autre langue. La société doit fournir la traduction anglaise de documents précis dans un délai de 30 jours suivant une demande (26 CFR 1.6038A-3(b)(3)). Les états joints au formulaire 5472 doivent être en anglais (26 CFR 1.6038A-2(c)).

Méthode de caisse ou d'exercice : qu'est-ce que le formulaire 5472 compte comme payé et reçu?

Une société qui utilise la méthode d'exercice compte les montants liés aux parties liées lorsqu'ils sont courus, et pas seulement lorsqu'ils sont payés. Le règlement et les instructions exigent tous deux d'une société à la méthode d'exercice qu'elle utilise les paiements et recettes courus, et les instructions ajoutent que, pour les parties IV et VI, « payé » et « reçu » comprennent les montants courus (instructions du formulaire 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(10)). La facture d'une société liée impayée à la fin de l'année appartient aux registres des parties liées de cette année-là.

La règle pour une société à la méthode de caisse est moins claire : la note des parties IV et VI ne se limite pas aux sociétés à la méthode d'exercice, alors que la règle générale et le règlement ne parlent que d'elles. Tant qu'un préparateur ne dit pas le contraire, gardez une liste distincte des factures des parties liées, par date de facturation et par date de paiement; le registre lui-même suit la méthode comptable de la société.

Les prêts se déclarent par soldes d'ouverture et de clôture ou par moyenne mensuelle, et non par la somme de chaque avance. Les livres et la déclaration de revenus doivent utiliser la même méthode comptable (Publication 583); voir méthode de caisse ou d'exercice pour une petite entreprise.

Déclarer un montant couru sur le formulaire 5472 ne détermine pas le moment où il est déductible. Pour les montants dus à une personne étrangère liée, comme des intérêts courus au profit du propriétaire, la loi prévoit des règlements qui ne permettent au payeur de les déduire que lorsqu'ils sont payés, avec des exceptions (26 USC 267(a)(3)). Remettez au préparateur les soldes impayés envers les parties liées et leur objet.

Combien de temps garder les registres, et que coûtent des registres manquants?

Gardez les registres aussi longtemps qu'ils peuvent compter pour une opération avec une partie liée, et jamais moins que le délai dont dispose l'IRS pour établir ou percevoir l'impôt de l'année qu'ils touchent (26 CFR 1.6038A-3(g); 26 CFR 1.6001-1(e)).

Des registres manquants peuvent coûter cher à la société de trois façons :

• Une pénalité de 25 000 $ pour chaque année d'imposition où elle ne produit pas correctement le formulaire 5472 ou ne tient pas les registres qu'exige le règlement. Le règlement applique la pénalité une fois par partie liée et par année : deux parties liées peuvent donc entraîner deux pénalités. Un formulaire substantiellement incomplet est considéré comme non produit (26 USC 6038A(d); 26 CFR 1.6038A-4).
• Une autre pénalité de 25 000 $ pour chaque partie liée, pour chaque période de 30 jours ou toute partie de celle-ci pendant laquelle le défaut se poursuit après 90 jours à compter de l'avis de l'IRS.
• Si l'IRS assigne à comparaître pour obtenir des registres sur une opération avec une partie liée étrangère et que la société ne peut les produire parce qu'elle ne les a pas tenus, l'IRS peut fixer à sa seule discrétion la déduction ou le coût de cette opération (26 USC 6038A(e)).

Pour les années manquées et l'allègement des pénalités, voir formulaire 5472 manqué et allègement des pénalités.

Que doit avoir prêt une nouvelle société du Delaware ou d'un autre État américain durant sa première année?

Mettez les choses en place dans cet ordre :

1. Commencez les livres à la date de constitution, avec les frais de constitution et le premier apport du propriétaire (mettre en place les livres d'une nouvelle LLC).
2. Ouvrez un compte d'entreprise. Avant le premier transfert, créez des comptes distincts pour les apports du propriétaire, les distributions et les prêts du propriétaire, puis créez les contacts et les marqueurs des parties liées.
3. Consignez chaque transfert du propriétaire au moment où il se produit (date, montant, devise, taux, libellé), en mettant d'abord par écrit les conditions de l'apport ou du prêt.
4. Rapprochez chaque mois les comptes bancaires et ceux du propriétaire (bonne pratique, et non une règle). À la fin de l'année, produisez le rapport des parties liées et sauvegardez le tableau des taux de change.

Le formulaire 5472 est joint à la déclaration de la société, au plus tard à la date d'échéance de cette déclaration, prolongations comprises : en général le 15e jour du 4e mois suivant la fin de l'année d'imposition, soit le 15 avril pour une année civile, avec jusqu'à six mois de plus au moyen du formulaire 7004 produit à cette date (instructions du formulaire 5472; instructions du formulaire 1120; instructions du formulaire 7004). Pour savoir comment une LLC détenue par un étranger le produit, voir production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger.

Chacun des cas énumérés dans la première section est une raison de faire appel à un spécialiste américain de la tenue de livres avant la première déclaration. Une année sans journal, ou de l'argent du propriétaire passé par des comptes personnels ou étrangers, oblige à reconstituer des pièces datées pour chaque transfert. Un deuxième propriétaire met fin au statut de société « détenue en totalité » sur lequel reposent les règles de la LLC à membre unique (instructions du formulaire 5472). La LLC devient alors une société de personnes, à moins qu'elle ne choisisse d'être traitée comme une société (26 CFR 301.7701-3(b)(1)).

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains, sauf indication d'une autre devise. Dans chacun, le propriétaire n'est ni citoyen américain ni résident fiscal des États-Unis, et aucune LLC n'a choisi d'être imposée comme une société.

Un designer à l'étranger avec une LLC à membre unique du Delaware

Un designer de Tel-Aviv détient une LLC à membre unique du Delaware. Elle facture 80 000 $ US à des clients sans lien avec elle : ces ventes ne sont donc pas des opérations avec des parties liées et le formulaire 5472 ne les énumère pas. Le designer paie 6 000 $ US de logiciels avec une carte personnelle, en shekels. Le spécialiste de la tenue de livres saisit chaque achat à sa date, avec le montant en shekels, le taux publié ce jour-là et le montant en dollars américains, comme dépense de logiciel jumelée à un apport ou à un montant que la LLC doit au designer, selon ce qui a été convenu au préalable. S'il s'agit d'un apport, il figure dans l'état de la partie V. S'il s'agit d'un prêt, il s'ajoute au solde du prêt. Dans les deux cas, le taux du shekel entre dans le tableau des taux.

Une société qui achète auprès d'une société sœur

La société de type C du Wyoming d'un propriétaire de Shenzhen achète pour 40 000 $ US de services à une société sœur de Hong Kong, en quatre factures de 10 000 $ US. Chaque facture est un achat auprès d'une partie liée, conservé avec sa date, son montant dans la devise d'origine et son taux. Supposons que la société utilise la méthode d'exercice pour l'impôt américain et que les services ont été rendus en décembre : cette facture, payée en janvier, appartient aux registres des parties liées de décembre. Le préparateur doit décider si le coût est déductible cette année-là, comme expliqué plus haut. Le formulaire permet de déclarer un montant de 50 000 $ US ou moins sous la forme « 50 000 $ ou moins », mais le registre contient quand même chaque facture.

Un propriétaire de Vancouver qui finance une LLC américaine

Un propriétaire de Vancouver finance une LLC américaine à membre unique par quatre transferts totalisant 25 000 $ US : 5 000 $ US en janvier (le 15), 8 000 $ US en mars (le 3), 7 000 $ US en juin (le 20) et 5 000 $ US en septembre (le 9). En novembre (le 14), la LLC renvoie 10 000 $ US. Chaque mouvement exige une date, un montant et un libellé : les quatre transferts sont des apports et le paiement en retour est une distribution. La LLC énumère les cinq dans son état de la partie V, et ceux convertis à partir de dollars canadiens vont dans le tableau des taux. Le Canada a ses propres règles pour le propriétaire d'une LLC américaine : voir propriétaire canadien d'une LLC américaine.

Votre situation est différente?

• La société fonctionne depuis un an ou plus sans journal des opérations, ou l'argent du propriétaire a transité par des comptes personnels ou étrangers. Les livres peuvent nécessiter la reconstitution de pièces datées pour chaque transfert avant que la société produise sa déclaration : voir reconstituer les livres après des déclarations de propriétaire étranger manquées et aide en tenue de livres.
• Un premier formulaire 5472 est exigible, un a été manqué, ou un avis est arrivé. La déclaration dépend des livres de ces années : voir formulaire 5472 manqué et allègement des pénalités, avec la tenue de livres de rattrapage pour ces années.
• Votre comptable à l'étranger tient les livres américains, mais pas en dollars américains, ou sans marquer les transferts du propriétaire. Les registres peuvent devoir être convertis et marqués, pour l'avenir et pour les années passées : voir tenue de livres américaine.
• La société ajoute des employés, la taxe de vente ou un deuxième propriétaire. La paie et la taxe de vente ajoutent des registres mensuels : envisagez la tenue de livres mensuelle. Pour un deuxième propriétaire, voir société avec un copropriétaire étranger.
• Votre société est une filiale américaine d'une société étrangère, ou vend par des places de marché. Voir livres d'une filiale américaine d'une société mère étrangère et versements de places de marché dans une LLC détenue par un étranger.
• Vous voulez vous verser une rémunération, ou votre préparateur demande les livres à l'appui d'une déclaration de société. Voir se verser une rémunération comme propriétaire étranger et ce dont votre préparateur a besoin pour une société détenue par un étranger.
• Vous vivez aux États-Unis, détenez une carte verte ou avez un choix de déclaration conjointe en vigueur. Un citoyen américain, un résident fiscal américain selon le critère de la carte verte ou de présence réelle, et un particulier dont le choix de déclaration conjointe de l'article 6013(g) ou (h) est en vigueur ne sont pas des personnes étrangères ici, et le formulaire 5472 peut alors ne pas s'appliquer (IRS : résidence fiscale; 26 CFR 1.6038A-1(f)(1)). Voir fiscalité transfrontalière.