Salaire des fondateurs d'une société de type C après un tour

Salaire des fondateurs d'une société de type C : ce que la loi exige

Le droit fiscal fédéral ne fixe aucun salaire minimum pour les fondateurs d'une société de type C, avant ou après un tour de financement. Le montant à verser est une décision du conseil d'administration, et les documents de financement peuvent donner un droit de regard aux investisseurs. Ce que la loi fixe, c'est la forme du paiement : un fondateur qui est dirigeant, qui travaille dans l'entreprise et qui est payé est un employé de la société, de sorte que la rémunération passe par la paie, avec retenues et formulaire W-2 (26 CFR 31.3121(d)-1(b); IRS : se verser une rémunération).

Le dossier d'un fondateur se complique lorsque :

• un cofondateur a été payé sur un formulaire 1099, ou payé sans aucune retenue;
• la société doit à des fondateurs un salaire qu'elle a inscrit dans ses livres sans l'avoir payé;
• un fondateur travaille dans un État qui a ses propres règles sur les salaires et les heures de travail, ou vit hors des États-Unis;
• la société prévoit d'utiliser le crédit pour la recherche contre les charges sociales, ce qui exige des salaires versés.

À rassembler : l'approbation du conseil d'administration (ou le plan pour en obtenir une), le titre et le rôle de chaque fondateur, les pourcentages de propriété, l'État où chaque fondateur travaille, la date prévue du début de la paie, et tout salaire déjà couru ou payé hors paie.

Un fondateur qui travaille dans la société de type C est-il un employé aux fins des charges sociales?

Oui, dans la plupart des cas. Un dirigeant d'une société est un employé, sauf s'il n'exécute aucun service ou seulement des services mineurs et ne reçoit aucune rémunération et n'y a pas droit (26 CFR 31.3121(d)-1(b)). La Publication 15 le dit clairement : les dirigeants qui travaillent dans une entreprise constituée en société en sont des employés.

Un fondateur qui n'est pas dirigeant est évalué selon les règles ordinaires de la common law : qui contrôle comment, quand et où le travail est fait (Publication 15-A). Un fondateur qui construit le produit à temps plein sous la direction de la société est généralement un employé selon ces règles aussi. Siéger seulement comme administrateur n'est pas un emploi (Publication 15-A).

Les fondateurs peuvent-ils ne recevoir aucun salaire, avant ou après un tour de financement?

Pour l'impôt fédéral, oui. Un fondateur qui travaille comme dirigeant est quand même un employé sans rémunération; seul un dirigeant qui n'effectue aucun travail ou un travail mineur, et qui n'est pas payé et n'y a pas droit, échappe à cette définition (26 CFR 31.3121(d)-1(b)). Mais sans rémunération, il n'y a pas de salaires, donc rien à retenir. Un tour de financement n'y change rien. Ce qui change la réponse, c'est une promesse de paiement : un salaire auquel un fondateur a droit selon une lettre d'offre ou une résolution du conseil est dû, et passe par la paie quand il est payé.

L'absence de rémunération est surtout une question de droit du travail. Selon la loi fédérale sur les salaires, un employé qui détient au moins 20 % de l'entreprise et la gère activement est un cadre exempté, sans critère de salaire (29 CFR 541.101). Cette exemption fédérale ne l'emporte pas sur une loi étatique ou locale plus exigeante (29 U.S.C. 218), et les États fixent leurs propres critères d'exemption. Un fondateur qui détient moins que cette part, ou qui travaille dans un État aux règles plus strictes, devrait faire confirmer par un avocat en droit du travail si le travail non rémunéré est permis.

Retirer de l'argent d'une autre façon n'écarte pas la question. L'argent versé à un fondateur-actionnaire qui n'est pas un salaire est généralement un dividende, un remboursement de capital ou un prêt, chacun avec ses propres règles; voir l'imposition des sociétés de type C.

Peut-on payer les salaires des fondateurs avec l'argent des investisseurs?

Le droit fiscal fédéral ne demande pas d'où vient l'argent. Un salaire est déductible s'il est raisonnable et payé pour des services réellement rendus (26 CFR 1.162-7), que la société le paie avec ses revenus ou avec un SAFE ou un tour de financement à prix fixé. Les limites à la dépense des fonds levés viennent du conseil d'administration et des documents de financement, et non du droit fiscal : lisez donc les conventions d'investissement avant de fixer la rémunération.

La rémunération elle-même est imposée de la même façon quelle que soit sa source de financement : charges sociales et retenues sur chaque paie, comme expliqué plus bas.

Qui fixe la rémunération des fondateurs, et quel dossier conserver?

Le conseil d'administration fixe normalement la rémunération des dirigeants. Pour une société du Delaware, la loi donne à la société le pouvoir de nommer des dirigeants et de leur verser une rémunération convenable (Code du Delaware, titre 8, article 122), et le conseil gère les affaires de la société, sauf disposition contraire de l'acte constitutif (article 141(a)). Les documents de financement peuvent aussi exiger le consentement des investisseurs pour modifier la rémunération des fondateurs.

Conservez un dossier écrit qui appuierait la déduction et les déclarations de paie :

• une résolution ou un consentement écrit du conseil d'administration qui indique le nom, le titre, le salaire et la date de début de chaque fondateur;
• une lettre d'offre ou un contrat de travail pour chaque fondateur;
• les formulaires W-4 et le registre de paie dès le début des versements;
• les raisons du montant, comme le rôle, les heures et l'étape de financement.

Le critère de la déduction examine les faits au moment où la rémunération a été convenue, et non au moment où on la conteste plus tard (26 CFR 1.162-7(b)(3)) : un document du conseil d'administration daté est donc important.

Que coûte un salaire de fondateur à la société et au fondateur en impôt?

La société paie sa part de la sécurité sociale (Social Security), de Medicare et de l'impôt fédéral de chômage en plus du salaire; le fondateur assume la part correspondante, et l'impôt sur le revenu est retenu. Tous les chiffres proviennent de la Publication 15.

Certains États excluent les salaires des dirigeants de société de leur impôt de chômage même si le FUTA s'applique; la société peut alors devoir plus que 0,6 % de FUTA sur ces salaires (Publication 15). Vérifiez l'État de travail.

La société déduit le salaire et ses propres charges sociales. Une société de type C rentable économise de l'impôt fédéral au taux de 21 % sur ces déductions. Avant le début de l'entreprise, une rémunération qui n'est pas un coût de recherche peut plutôt être un frais de démarrage, dont la déduction est limitée (26 U.S.C. 195); voir les frais avant le lancement. Une startup en perte les ajoute plutôt à sa perte d'exploitation nette; voir l'imposition des sociétés de type C.

Une société de type C a-t-elle une règle du salaire raisonnable comme celle d'une société de type S?

Pas de la même façon. Une société de type S doit verser un salaire raisonnable à un propriétaire qui travaille avant de lui faire des distributions; voir le salaire du propriétaire d'une société de type S. Une société de type C n'a pas un tel plancher. Son critère de caractère raisonnable fixe un plafond pour la déduction : la rémunération doit être raisonnable et payée uniquement pour des services, et une rémunération bien supérieure au marché qui suit les participations peut être traitée comme un dividende non déductible (26 CFR 1.162-7).

Les directives de l'IRS ajoutent que la rémunération d'un dirigeant devrait généralement correspondre à ses fonctions, et que l'IRS peut rajuster les déclarations de la société et de l'actionnaire si un dirigeant est sous-payé (IRS : se verser une rémunération). Ces directives n'indiquent aucun montant ni aucune formule.

Un cofondateur peut-il être payé sur un formulaire 1099 plutôt que par la paie?

Généralement non, si le cofondateur est un dirigeant qui fait un vrai travail. Le formulaire ne détermine pas le statut : une entreprise ne peut pas faire d'un travailleur, y compris un dirigeant de société, un entrepreneur en produisant un formulaire 1099-NEC (IRS : se verser une rémunération). Donner un autre nom à la relation n'a aucune importance si une relation employeur-employé existe (26 CFR 31.3121(d)-1(a)(3)).

Lorsqu'une société traite un dirigeant-employé comme un entrepreneur, elle est responsable de la sécurité sociale (Social Security), de Medicare et de l'impôt sur le revenu qu'elle n'a pas retenus, à des montants réduits selon l'article 3509 si la classification erronée n'était pas intentionnelle (IRS : se verser une rémunération; 26 U.S.C. 3509). Les personnes chargées de verser l'impôt qui ont agi volontairement peuvent être personnellement responsables de la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), soit 100 % de l'impôt retenu non versé (Publication 15); voir le retard dans les charges sociales. Mettez le cofondateur à la paie dès le prochain versement, puis réglez les périodes passées. Les correctifs, y compris les déclarations corrigées et les programmes de règlement, sont traités dans les entrepreneurs qui pourraient être des employés.

Un fondateur qui n'est pas dirigeant et qui travaille vraiment de façon indépendante, comme un conseiller pour un court projet, peut être un entrepreneur selon le critère de la common law (Publication 15-A). C'est une question de faits, et non un choix.

Et si nous faisons courir le salaire des fondateurs maintenant pour le payer plus tard?

Un salaire couru dû à un fondateur qui contrôle la société n'est pas déductible tant qu'il n'est pas payé. Si un fondateur détient, directement ou indirectement, plus de 50 % de la valeur des actions de la société, la société ne déduit le salaire que le jour où le fondateur l'inclut dans son revenu, soit, pour un particulier qui utilise la méthode de caisse, le jour où il est payé (26 U.S.C. 267(a)(2) et (b)(2)). Les actions détenues par la famille du fondateur comptent dans cette part (26 U.S.C. 267(c)). Dans une société de services personnels, comme un cabinet de consultation dont les propriétaires font le travail, la même règle vise chaque fondateur qui détient des actions, peu importe la part (26 U.S.C. 267(a)(2); 26 U.S.C. 441(i)(2)).

Pour les autres fondateurs, une société qui utilise la méthode d'exercice peut déduire le salaire l'année où il est gagné seulement s'il est payé dans les 2 mois et demi suivant la fin de l'année, au plus tard le 15e jour du troisième mois; la rémunération payée plus tard est présumée être une rémunération différée et se déduit quand elle est payée (26 CFR 1.404(b)-1T). Une société qui utilise la méthode de caisse déduit tout le salaire quand il est payé.

Deux autres points :

• Les dépôts de charges sociales suivent la date de paiement des salaires, et non celle où ils courent (Publication 15).
• Un salaire gagné et payé après cette même période de 2 mois et demi peut être une rémunération différée selon l'article 409A, qui comporte des règles de calendrier strictes (26 CFR 1.409A-1(b)(4)). Faites examiner tout plan de paiement d'un salaire une année ultérieure avant de le signer.

Pour une startup en perte, retarder la déduction ne change souvent que l'année de perte à laquelle elle s'ajoute, mais le dossier doit quand même être exact.

Verser un salaire aux fondateurs aide-t-il pour le crédit pour la recherche contre les charges sociales?

Oui, si les fondateurs font de la recherche. Les salaires versés à un employé pour des services de recherche admissibles comptent dans le crédit pour la recherche, et « salaires » s'entend des salaires au sens de la retenue d'impôt sur le revenu (26 U.S.C. 41(b)). Le temps d'un fondateur non payé n'ajoute rien. Une petite entreprise admissible peut choisir d'utiliser le crédit contre les charges sociales de l'employeur et calcule ce crédit sur le formulaire 8974 (IRS : à propos du formulaire 8974) : le crédit peut donc compter avant même que la société doive de l'impôt sur le revenu.

L'admissibilité, la limite annuelle et le choix sont traités dans le crédit pour la recherche contre les charges sociales.

Que mettre en place avant la première paie d'un fondateur?

Inscrivez la société comme employeur dans l'État de travail, mettez en place les dépôts d'impôt fédéral, recueillez le formulaire W-4 et le formulaire I-9 de chaque fondateur, et faites passer chaque paie de fondateur par la paie. Ensuite, la société produit le formulaire 941 chaque trimestre, le formulaire 940 chaque année et les formulaires W-2 pour chaque année civile, exigibles au plus tard le 1er février 2027 pour les salaires de cette année (Publication 15).

L'ouverture des comptes, les calendriers de dépôt et la déclaration des nouvelles embauches sont expliqués étape par étape dans la mise en place de la paie.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Deux fondateurs salariés après un tour d'amorçage

Une startup lève 1 500 000 $ et le conseil d'administration approuve 120 000 $ par année pour chacun de ses deux fondateurs, tous deux dirigeants.

La société paie aussi l'impôt de chômage de l'État au taux de cet État. Si cet État exclut les salaires des dirigeants de son impôt de chômage, le FUTA peut atteindre 420 $ par fondateur (6,0 % de 7 000 $). Les mêmes 9 180 $ sont retenus sur la paie de chaque fondateur, plus l'impôt sur le revenu selon leurs formulaires W-4. La société produit le formulaire 941 chaque trimestre et le formulaire 940 chaque année, et remet à chaque fondateur un formulaire W-2 au plus tard à la date limite.

Un cofondateur payé sur un formulaire 1099

Le directeur technique de la société, un dirigeant qui travaille à temps plein, est payé 8 000 $ par mois par virement bancaire, avec un formulaire 1099-NEC. Un dirigeant qui fait ce travail est un employé. La société est responsable de la sécurité sociale (Social Security), de Medicare et de l'impôt sur le revenu qu'elle n'a pas retenus, avec d'éventuelles pénalités. Elle met le directeur technique à la paie dès la prochaine période de paie et examine les périodes passées.

Un salaire dû au fondateur majoritaire à la fin de l'année

Une startup qui utilise la méthode d'exercice doit à son fondateur à 60 % un salaire impayé de 200 000 $ au 31 décembre de l'année 1.

• Année 1 : aucune déduction, parce que le fondateur détient plus de la moitié des actions et n'a pas été payé.
• Année 2 : la société paie les 200 000 $, les fait passer par la paie et les déduit cette année-là; le fondateur les déclare cette année-là.

Si le même salaire était dû à un fondateur à 10 % sans participation familiale, dans une société qui n'est pas une société de services personnels, et payé au plus tard le 15 mars de l'année 2, la société pourrait le déduire dans l'année 1.

Votre situation est différente?

• La société est une LLC, et non une société par actions : voir comment les propriétaires d'une LLC se paient.
• La société a choisi le statut de société de type S : voir le salaire du propriétaire d'une société de type S.
• Un fondateur vit hors des États-Unis : voir comment vous payer comme propriétaire étranger.
• Un fondateur travaille dans un autre État que celui de la société : voir les employés dans un autre État.
• Un cofondateur ou un autre travailleur a été payé comme entrepreneur : voir les entrepreneurs qui pourraient être des employés et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés pour corriger les déclarations passées.
• Un salaire a couru sans être payé, ou la paie a été omise : obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés; voir aussi le retard dans les charges sociales.
• Vous prévoyez demander le crédit pour la recherche contre les charges sociales : voir le crédit pour la recherche contre les charges sociales.
• Vous démarrez la paie pour la première fois : voir la mise en place de la paie.
• Les actions de vos fondateurs sont assujetties à l'acquisition des droits : voir les actions des fondateurs soumises à l'acquisition des droits.
• La startup est canadienne et demande la RS&DE : voir le salaire d'un fondateur dans une startup qui demande la RS&DE.