Options d'achat d'actions et 409A : formulaire 3921, retenues

Que doit produire la société lorsqu'elle attribue des options d'achat d'actions?

Rien n'est envoyé à l'IRS à l'attribution lorsque le prix de levée de l'option est égal à la juste valeur marchande et que l'option n'a pas de valeur facilement déterminable, ce qui est le cas habituel d'une startup privée (Publication 525). Les obligations commencent à la levée de l'option :

L'écart est la valeur de l'action à la date de levée moins le prix de levée. Certains cas sont moins simples : une attribution datée d'avant la décision du conseil d'administration ou fixée sur une évaluation périmée, des ISO qui dépassent la limite annuelle, une levée plus de trois mois après un départ, la levée anticipée d'actions non acquises ou une vente à la société. Chacun peut changer le formulaire, la retenue ou la déduction.

Rassemblez : le régime d'options et l'approbation des actionnaires, les approbations du conseil pour chaque attribution, tous les rapports d'évaluation 409A, le registre des attributions et des levées, ainsi que les formulaires 3921, W-2 et 1099-NEC des années précédentes.

Pourquoi le prix de levée doit-il être au moins égal à l'évaluation 409A, et combien de temps une évaluation reste-t-elle valable?

Une NSO dont le prix de levée est inférieur à la juste valeur marchande à la date d'attribution constitue généralement une rémunération différée visée par l'article 409A. Une ISO dont le prix est inférieur à cette valeur n'est pas une ISO, sauf si l'écart vient d'une tentative de bonne foi d'évaluer les actions (26 U.S.C. 422(c)(1)). Une NSO échappe à l'article 409A seulement si son prix ne peut jamais être inférieur à la juste valeur marchande à la date d'attribution et si le nombre d'actions est fixé à l'attribution (26 CFR 1.409A-1(b)(5)(i)). Lorsqu'un manquement à l'article 409A survient, le titulaire inclut le montant dans son revenu et doit un impôt additionnel de 20 % plus des intérêts (26 U.S.C. 409A(a)(1)(B); instructions du formulaire W-2, code Z).

Pour des actions privées, le règlement présume qu'une valeur est raisonnable si elle provient d'une évaluation indépendante datée d'au plus 12 mois avant l'attribution, ou d'un rapport écrit admissible pour une startup illiquide. Même dans ces 12 mois, une valeur n'est plus raisonnable si elle ignore une information postérieure qui peut l'affecter de façon importante. Les exemples du règlement sont le règlement d'un litige important ou la délivrance d'un brevet, et un nouveau tour de financement peut aussi compter (26 CFR 1.409A-1(b)(5)(iv)(B)). La société fait appel à son propre évaluateur; cette page traite de ce qui suit.

La date d'attribution est le jour où la mesure de la société qui attribue l'option est complète, le nombre d'actions et le prix étant fixés (26 CFR 1.421-1(c)). Une lettre d'attribution datée d'avant l'approbation du conseil ne recule pas la date d'attribution : fixez le prix selon la valeur à la date de l'approbation.

ISO ou NSO : laquelle pouvons-nous attribuer, et à qui?

Seuls les employés peuvent recevoir des ISO; les entrepreneurs indépendants, les conseillers et les administrateurs externes reçoivent des NSO. L'article 422 fixe les conditions d'une ISO (26 U.S.C. 422) :

Une option qui échoue à un critère est imposée comme une NSO : la paie doit donc retenir l'impôt à sa levée. Suivez la limite annuelle selon l'année où les actions deviennent levables pour la première fois (l'année d'acquisition des droits, ou l'année d'attribution si la levée anticipée est permise), car une même attribution peut être en partie une ISO et en partie une NSO. Pour la situation de l'employé après son départ, consultez lever ses options en quittant une startup.

Formulaire 3921 pour la levée d'une ISO : que produit la société, et pour quand?

La société produit un formulaire 3921 pour chaque levée d'ISO de l'année civile et en remet une copie à l'employé. Le formulaire indique la date d'attribution, la date de levée, le prix de levée par action, la juste valeur marchande par action à la date de levée et le nombre d'actions (instructions du formulaire 3921). Aucun formulaire 3921 n'est requis pour un employé étranger non-résident à qui la société n'était tenue de remettre aucun formulaire W-2 pour les années allant de l'année d'attribution à l'année de levée.

Une date limite qui tombe une fin de semaine ou un jour férié est reportée au jour ouvrable suivant. Une société qui produit 10 déclarations de renseignements ou plus, tous types confondus, doit les produire par voie électronique (instructions générales pour certaines déclarations de renseignements). Un formulaire en retard ou manquant peut coûter de 60 $ à 340 $ par déclaration, et la pénalité s'applique de nouveau pour la copie de l'employé. Pour les formulaires omis les années passées, consultez la mise en conformité fiscale avant la vérification diligente d'un investisseur.

La levée d'une ISO n'est pas un salaire : aucune retenue d'impôt sur le revenu, aucune cotisation de sécurité sociale (Social Security), de Medicare ni d'impôt fédéral de chômage (FUTA) (Publication 15-B). L'écart peut tout de même compter dans l'impôt minimum de remplacement (AMT) de l'employé.

Levée d'une NSO : que doit retenir et déclarer la paie?

Pour un employé ou un ancien employé, l'écart d'une NSO est un salaire assujetti à la retenue d'impôt sur le revenu, aux cotisations de sécurité sociale (Social Security) et de Medicare ainsi qu'à l'impôt fédéral de chômage (FUTA). Il est déclaré sur le formulaire W-2 à la case 1, à la case 3 jusqu'au plafond de 184 500 $, à la case 5 et à la case 12 avec le code V (instructions du formulaire W-2; Publication 15-B).

• Impôt sur le revenu : l'écart est un salaire supplémentaire (26 CFR 31.3402(g)-1). La société peut retenir un taux fixe de 22 % si elle a retenu de l'impôt sur le salaire ordinaire de l'employé cette année ou l'an dernier. Le salaire supplémentaire qui dépasse 1 million $ dans l'année doit être assujetti à une retenue de 37 % (Publication 15).
• Sécurité sociale (Social Security) et Medicare : 6,2 % et 1,45 % de chaque côté (employeur et employé), plus une retenue de cotisation Medicare additionnelle de 0,9 % dès que le salaire de l'employé dépasse 200 000 $.
• Dépôts et déclarations : incluez l'impôt dans le dépôt habituel et sur le formulaire 941. Une levée importante peut déclencher la règle du dépôt le jour ouvrable suivant, au seuil de 100 000 $.

L'écart est payé en actions, non en argent : prévoyez comment l'employé financera la retenue avant de traiter la levée. La société doit l'impôt qu'elle aurait dû retenir. Si les montants retenus ne sont pas versés et que la société ne peut pas payer, l'IRS peut imposer la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), la totalité de l'impôt sur le revenu retenu impayé et de la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé, à chaque dirigeant ou employé chargé de percevoir ou de verser ces montants qui a agi délibérément (Publication 15); consultez le retard dans les charges sociales. La retenue d'impôt de l'État peut aussi s'appliquer et varie d'un État à l'autre.

Pour un entrepreneur indépendant, un conseiller ou un administrateur externe, il n'y a pas de paie. Déclarez l'écart à la case 1a du formulaire 1099-NEC lorsque cet écart et les autres sommes versées pour des services atteignent 2 000 $, au plus tard le 31 janvier (instructions du formulaire 1099-NEC; Publication 5992). L'impôt du titulaire est traité dans lever des options d'achat d'actions de startup.

Levée anticipée d'options non acquises : quels documents la société conserve-t-elle?

Conservez la convention de levée avec le droit de rachat de la société, le calendrier d'acquisition des droits et une copie de tout choix 83(b). La personne qui fait un choix 83(b), dans les 30 jours suivant le transfert des actions, doit aussi en remettre une copie à la société (26 CFR 1.83-2).

Le choix 83(b) détermine quand une NSO levée de façon anticipée est imposée. Sans ce choix, le revenu apparaît à mesure que les droits sont acquis, selon la valeur à la date d'acquisition (Publication 525) : les dates d'acquisition d'un employé deviennent alors des événements de paie, avec retenue et déclaration sur le W-2. Une ISO levée de façon anticipée va sur le formulaire 3921 de l'année de la levée, selon la valeur à la date de levée, car les actions sont considérées comme transférées même si elles ne sont pas acquises (26 CFR 1.421-1(g)). La question de savoir si l'employé devrait faire le choix est traitée dans la levée anticipée d'options de startup.

Déduction fiscale pour la rémunération à base d'actions : la société en obtient-elle une?

Pour les NSO, oui : la société déduit le montant que le titulaire inclut dans son revenu, dans son année d'imposition qui comprend la fin de l'année d'imposition du titulaire (26 U.S.C. 83(h)). Lorsque les actions sont déjà acquises à la levée, la déduction suit plutôt la méthode comptable de la société, habituellement l'année de la levée (26 CFR 1.83-6(a)(3)). Le titulaire est réputé avoir inclus le montant lorsque la société produit à temps le W-2 ou le 1099 (26 CFR 1.83-6(a)(2)). Aucune déduction n'est permise tout de suite pour la partie que la société doit inscrire à l'actif, comme les frais de recherche qu'elle amortit (26 CFR 1.83-6(a)(4)); consultez la déduction des frais de développement de logiciels.

Pour les ISO, en général non. La société n'obtient aucune déduction lorsque l'employé respecte les périodes de détention : deux ans après l'attribution et un an après la levée (26 U.S.C. 421(a); 422(a)). Si l'employé vend plus tôt, il y a disposition non admissible (disqualifying disposition) : l'employé a un revenu ordinaire et la société déduit le même montant dans l'année de la vente (26 U.S.C. 421(b)). Déclarez ce revenu à la case 1 du W-2, sans retenue ni cotisations de sécurité sociale (Social Security) et de Medicare (Publication 15-B). Pour obtenir la déduction, le W-2 ou le W-2c doit être remis et produit au plus tard au moment où la société produit la déclaration qui la réclame (26 CFR 1.83-6(a)(2)). La société n'apprend la vente que si quelqu'un l'en informe : demandez aux employés de signaler les ventes hâtives.

Comment les options apparaissent-elles dans les livres, et pourquoi la déclaration de revenus diffère-t-elle?

Les livres et la déclaration de revenus comptent le coût des options à des moments et pour des montants différents. Les états financiers inscrivent une charge de rémunération à base d'actions selon le référentiel comptable de la société, souvent étalée sur la période d'acquisition des droits. La déduction fiscale suit les règles ci-dessus : l'écart d'une NSO à la levée ou à l'acquisition des droits, et celui d'une ISO seulement lors d'une disposition non admissible.

L'écart se concilie sur l'annexe M-1 du formulaire 1120 (non requise lorsque les recettes totales et l'actif total à la fin de l'exercice sont tous deux inférieurs à 250 000 $), ou sur l'annexe M-3 lorsque l'actif total atteint 10 000 000 $; à la ligne 9 de la partie III, on compare la charge d'options selon les livres à la déduction (instructions du formulaire 1120; instructions de l'annexe M-3). Le guide de vérification de l'IRS destiné aux vérificateurs, qui ne lie pas l'IRS, les fait concilier la déduction des options avec les montants du code V du W-2 (Publication 5992) : conservez donc un rapport par titulaire avec les dates de levée, l'écart, la retenue et le formulaire émis.

Offre publique de rachat ou rachat auprès des employés : que doit retenir la société?

Cela dépend de ce qui est vendu :

• Options levées pour vendre : la levée d'une NSO est un salaire pour un employé, avec la retenue habituelle et le code V du W-2.
• Actions d'une ISO vendues avant la fin des périodes de détention : il s'agit d'une disposition non admissible; déclaration à la case 1 du W-2, sans retenue.
• Un prix supérieur à la juste valeur marchande : toute partie payée pour des services plutôt que pour les actions est une rémunération, et pour un employé, un salaire. Le traitement d'une prime dépend des faits; aucune règle ne vise les offres publiques de rachat : considérez la question comme non réglée.

Le point de vue du vendeur, y compris le moment où un rachat par la société compte comme une vente, est traité dans vendre des actions de startup dans une offre publique de rachat. Un rachat de plus de 5 % des actions de la société peut aussi faire perdre le statut d'actions admissibles de petite entreprise (QSBS) aux actions qu'elle émet dans l'année qui précède ou qui suit (26 U.S.C. 1202(c)(3)); consultez les QSBS pour les fondateurs et les premiers employés.

Que doit contenir le registre des options?

Le registre doit permettre à n'importe qui de reconstituer chaque formulaire et chaque déduction à partir d'un seul dossier :

• Titulaire, type de titulaire (employé, ancien employé, entrepreneur indépendant, administrateur) et pays de résidence
• Date d'approbation du conseil, date d'attribution, ISO ou NSO, nombre d'actions et prix de levée
• Le rapport 409A utilisé et sa date d'évaluation
• Calendrier d'acquisition des droits et répartition de la limite annuelle des ISO par année
• Chaque levée : date, nombre d'actions, juste valeur marchande, écart, retenue et formulaire émis
• Levées anticipées, droits de rachat et copies des choix 83(b)
• Dates de fin d'emploi et dates limites de levée après le départ
• Ventes hâtives d'actions d'ISO qui ont été signalées

Exemple

Ces scénarios sont illustratifs et utilisent des dollars américains.

Un employé lève des ISO

Un employé lève des ISO visant 10 000 actions à 1 $ alors que la valeur 409A est de 4 $. La société produit le formulaire 3921 qui indique la date d'attribution, la date de levée, le prix de 1 $, la valeur de 4 $ et 10 000 actions. Elle ne retient rien et n'inscrit rien sur le W-2. L'écart de 30 000 $ peut compter dans l'impôt minimum de remplacement (AMT) de l'employé. La société n'obtient aucune déduction, sauf si l'employé vend plus tard avant les périodes de détention.

Un employé lève des NSO

La levée de NSO d'un employé donne un écart de 50 000 $, soit 50 000 $ de salaire. Si la société a retenu de l'impôt sur le salaire ordinaire de l'employé et applique le taux fixe, elle retient 11 000 $ d'impôt fédéral sur le revenu à 22 %. En supposant que le salaire de l'année de l'employé, écart compris, reste sous le plafond de la sécurité sociale (Social Security) et sous le seuil de la cotisation Medicare additionnelle, elle retient aussi 3 100 $ de sécurité sociale (Social Security) et 725 $ de Medicare, et verse sa part équivalente. Le W-2 indique 50 000 $ à la case 12 avec le code V, et la société déduit 50 000 $.

Un conseiller lève des NSO

Un conseiller qui n'est pas un employé lève des NSO avec un écart de 20 000 $. Il n'y a ni paie ni retenue. La société déclare 20 000 $ à la case 1a du formulaire 1099-NEC et déduit 20 000 $.

Votre situation est différente?

• Des attributions sont datées d'avant l'approbation du conseil ou fixées sur une ancienne évaluation : un problème d'article 409A ou d'ISO peut devoir être corrigé avant le prochain tour de financement; obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Des formulaires 3921 ou des montants du code V du W-2 ont été omis les années passées : consultez la mise en conformité fiscale avant la vérification diligente d'un investisseur et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous êtes l'employé qui lève ses options : consultez lever des options d'achat d'actions de startup et l'AMT sur les options d'achat d'actions incitatives.
• Votre personnel vit et travaille au Canada : les règles canadiennes s'appliquent; consultez les options d'achat d'actions des employés au Canada.
• La société mène une offre publique de rachat ou un rachat d'actions : consultez vendre des actions de startup dans une offre publique de rachat et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Un titulaire d'options vit ou travaille hors des États-Unis : les retenues et les formulaires peuvent différer; consultez payer des entrepreneurs indépendants à l'étranger et embaucher des employés à l'étranger.
• Les fondateurs fixent leur propre rémunération : consultez le salaire d'un fondateur dans une société financée par capital de risque.