Frais avant la constitution d'une société de type C : déductions

Une société peut-elle déduire des dépenses payées avant sa constitution?

Oui, mais seulement les frais que la société assume elle-même, et la plupart ne se déduisent pas en une fois. Un coût qu'un fondateur a payé avant la constitution devient celui de la société lorsqu'elle le rembourse, le doit à titre de prêt ou l'inscrit comme apport du fondateur. Rien de cela n'est automatique : sans écriture, le coût n'aide généralement aucune déclaration.

Une fois que la société assume un coût, ce qu'il a servi à acheter détermine son traitement fiscal :

Le dossier se complique lorsque la société n'a pas encore commencé ses activités, lorsque des développeurs ou des entrepreneurs ont été payés avant l'existence de la société, lorsqu'un fondateur apporte du code ou de l'équipement contre des actions, ou lorsque la première déclaration est déjà produite. Rassemblez les reçus, la preuve de qui a payé et quand, les contrats, les factures qui séparent les travaux juridiques, les cessions de propriété intellectuelle et la trace du remboursement de chaque fondateur.

Frais d'organisation ou frais de démarrage : lesquels sont lesquels?

Des frais d'organisation servent à créer la société elle-même; des frais de démarrage servent à analyser ou à mettre sur pied l'entreprise qu'elle exploitera. Ce sont deux ensembles distincts, et chacun a son propre montant de première année.

• Les frais d'organisation doivent être liés à la création de la société et inscrits au compte de capital. Le règlement énumère les travaux juridiques sur les statuts, les règlements administratifs, les procès-verbaux d'organisation et les conditions des certificats d'actions initiaux, la comptabilité nécessaire, les assemblées provisoires des administrateurs et les assemblées d'organisation, ainsi que les droits payés à l'État de constitution.
• Les frais de démarrage sont les sommes payées pour analyser ou créer une entreprise active, ou pour une activité à but lucratif avant le début de l'entreprise, qui seraient déductibles si la même entreprise était déjà en exploitation (article 195(c)(1)).
• Aucun des deux ne couvre les frais d'émission ou de vente d'actions, ni les frais de transfert d'actifs à la société (26 CFR 1.248-1(b)(3)). L'équipement est un bien amortissable, et non un frais de démarrage.
• La recherche est exclue : l'article 195(c)(1) écarte toute somme déductible selon l'article 174A, de sorte que la recherche admissible n'est jamais un frais de démarrage.

Combien se déduit la première année, et que s'étale sur 15 ans?

L'année où la société commence ses activités, chaque ensemble permet une déduction allant jusqu'à 5 000 $, réduite dollar pour dollar du total de l'ensemble qui dépasse 50 000 $. Le reste se déduit également sur 180 mois, à partir du mois où l'entreprise débute, de sorte que la première année comprend aussi la part de ces mois (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.248-1).

L'ensemble des frais d'organisation suit les mêmes chiffres : 5 000 $ et 50 000 $ (article 248(a)). Rien dans l'un ou l'autre ensemble ne se déduit avant le début de l'entreprise.

Quand une startup sans revenus commence-t-elle ses activités au sens de ces règles?

Une société commence ses activités lorsqu'elle entreprend les opérations pour lesquelles elle a été organisée, ce qui n'est pas le jour de sa constitution. Le règlement sur les frais d'organisation y voit une question de fait : obtenir les statuts ne suffit pas, mais des activités assez avancées pour établir la nature de l'entreprise suffisent, et l'achat des actifs d'exploitation dont l'entreprise a besoin peut suffire.

Le règlement ne fait pas du revenu le critère. Pour les frais de démarrage, l'article 195(c)(2) laisse la date de début aux règlements, et le 26 CFR 1.195-1 ne la définit pas : la date relève donc aussi d'un jugement sur les faits. Une startup qui construit encore son produit n'a peut-être pas commencé ses activités, et ses frais de démarrage et d'organisation attendent alors une déclaration ultérieure. Choisir la mauvaise année coûte cher à défaire : une fois l'amortissement appliqué sur deux déclarations ou plus, changer l'année de début est un changement de méthode comptable.

Les frais de développeurs et d'entrepreneurs sont-ils plutôt des frais de recherche selon l'article 174A?

Souvent, oui. L'article 174A permet à une société de type C de déduire ses frais de recherche et d'expérimentation faits aux États-Unis l'année où elle les paie ou les engage, et il traite comme de la recherche toute somme payée pour développer un logiciel. Comme l'article 195 exclut ces sommes, le travail de développement admissible réalisé aux États-Unis n'attend pas dans l'ensemble des frais de démarrage.

Deux conditions rendent le travail d'avant la constitution moins clair :

• Payé ou engagé par la société. L'article 174A couvre les frais du contribuable lui-même. Le travail qu'un fondateur a commandé personnellement, avant l'existence de la société, devient un frais de la société seulement si elle le prend en charge : par exemple, le contrat a été conclu pour la société en formation, le code lui est cédé et elle rembourse le fondateur. Si le fondateur possédait le code et le transfère plus tard, la société acquiert plutôt un bien (sections suivantes).
• Lié à l'entreprise de la société. L'article 174A(b) emploie ces mots. Savoir si une entreprise qui n'a pas encore été lancée y répond dépend des faits; réglez la question avec la personne qui prépare la déclaration.

Le travail réalisé hors des États-Unis est de la recherche étrangère, étalée sur 15 ans : voir le développement de logiciels réalisé à l'étranger. La rémunération continue des développeurs, l'option d'étaler les frais et les montants de 2022 à 2024 sont traités dans la déduction des frais de développement de logiciels aux États-Unis. Les prototypes et l'outillage sont traités dans la déduction des frais de recherche et de prototypes matériels.

La société doit-elle rembourser un fondateur, lui devoir un prêt ou émettre des actions?

Les trois voies peuvent faire d'un coût celui de la société; elles diffèrent par ce que le fondateur récupère. Choisissez la voie et consignez-la avant la préparation de la première déclaration.

Quelle que soit la voie, le coût est ensuite classé comme frais d'organisation, de démarrage ou de recherche selon ce qu'il a servi à payer. Le règlement traite les paiements volontaires et proportionnels des actionnaires à leur société comme un supplément au prix de leurs actions (26 CFR 1.118-1). La question de savoir si un prêt de fondateur exige des intérêts, et comment les propriétaires à l'étranger financent la société, est traitée dans l'apport d'argent à votre société américaine depuis l'étranger.

Et si un fondateur apporte du code ou de l'équipement contre des actions?

Un bien apporté contre des actions est un actif de la société, et non une dépense. Lorsque les fondateurs qui transfèrent des biens détiennent au moins 80 % des droits de vote et des actions de toutes les autres catégories immédiatement après l'échange (article 368(c)), l'article 351 signifie généralement qu'il n'y a ni gain ni perte, et l'article 362(a) donne à la société le coût de base du fondateur.

• Le coût de base est ce que le fondateur a payé, et non la valeur. Un code acheté d'un entrepreneur garde le prix payé par le fondateur; un code écrit par le fondateur seul a généralement peu de coût de base.
• Le travail du fondateur n'est pas un bien. L'article 351(d)(1) prévoit que les actions émises contre des services ne sont pas émises contre un bien : les actions reçues pour du travail passé ou futur sont donc imposées comme une rémunération.
• Pas une dépense. La société récupère le coût de base par l'amortissement, selon le type d'actif.
• Des états sont exigés. Un fondateur qui détient au moins 1 % des actions par le vote ou la valeur après l'échange (lorsque les actions ne sont pas cotées en bourse), et la société, joignent chacun un état à la déclaration de cette année-là (26 CFR 1.351-3).

Les frais du transfert lui-même sont inscrits à l'actif (26 CFR 1.263(a)-5(a)(5)).

Les fondateurs peuvent-ils déduire des frais que la société ne rembourse jamais?

Généralement non. Ces coûts appartiennent à l'entreprise de la société, et non à une entreprise exploitée par le fondateur. Un paiement non remboursé est généralement traité comme un apport au capital; le règlement traite les paiements volontaires et proportionnels des actionnaires comme un supplément au prix de leurs actions (26 CFR 1.118-1). Cela augmente le coût de base des actions et n'aide que lorsque les actions sont vendues ou deviennent sans valeur : voir la déduction des actions d'une startup qui échoue.

Si la société n'inscrit jamais le coût comme un remboursement, un prêt ou un apport, elle n'a aucune preuve de l'avoir assumé, et le fondateur n'a pas non plus de réclamation claire sur le coût de base. Si les fondateurs ont travaillé ensemble un certain temps avant la constitution, voir le bon moment pour constituer une startup en société.

Les frais juridiques pour émettre des actions ou lever des fonds sont-ils déductibles?

Pas au moment du paiement. Les sommes payées pour faciliter une émission d'actions ou un emprunt sont inscrites à l'actif (26 CFR 1.263(a)-5(a)(8) et (9)), et les frais d'émission ou de vente d'actions ne sont pas des frais d'organisation (26 CFR 1.248-1(b)(3)). Les frais d'un prêt se déduisent sur la durée du prêt (26 CFR 1.446-5). La façon de récupérer les frais d'émission d'actions est laissée « [Reserved] » (26 CFR 1.263(a)-5(g)(3)) : aucune déduction ultérieure n'est donc prévue pour eux.

Le même cabinet d'avocats rédige souvent les statuts et les conventions sur les actions des fondateurs. Demandez une facture qui sépare les travaux de constitution, qui sont des frais d'organisation, des travaux d'émission d'actions, qui sont inscrits à l'actif. Les frais d'un tour de financement par SAFE ou billet convertible sont traités dans les SAFE et les billets convertibles.

Comment le choix se fait-il dans la déclaration, et que faire si la première déclaration l'a omis?

La société est réputée avoir choisi la déduction de la première année et l'amortissement pour l'année où l'entreprise débute; aucun état n'est nécessaire (26 CFR 1.195-1(b); instructions du formulaire 4562). Les montants vont à la ligne 26 du formulaire 1120, et la partie VI, ligne 42, du formulaire 4562 énumère l'amortissement qui commence cette année-là, avec l'article du Code à la colonne (d) (instructions du formulaire 1120).

• Renoncer : la société peut plutôt choisir d'inscrire les frais à l'actif dans une déclaration produite à temps, prolongations comprises. L'un ou l'autre choix est irrévocable et vaut pour tout l'ensemble.
• Omis dans une déclaration : le choix présumé s'applique quand même; la correction habituelle est donc une déclaration modifiée pour cette année-là. Les instructions du formulaire 1120 décrivent aussi un choix fait dans une déclaration modifiée produite dans les 6 mois suivant la date limite d'origine (prolongations exclues), portant la mention « Filed pursuant to section 301.9100-2 ».
• Mal traité dans deux déclarations ou plus : corriger la catégorie d'un coût, ou l'année où l'entreprise a débuté, est un changement de méthode comptable selon les articles 446 et 481 (26 CFR 1.195-1(b); 26 CFR 1.248-1(c)), qui suit les procédures de changement de méthode de l'IRS.

Quels registres prouvent chaque coût?

Conservez, pour chaque coût, la preuve qu'il a été payé, de ce qu'il a servi à acheter et que la société l'a assumé :

• Reçus et factures, avec les factures juridiques séparées entre travaux de constitution et travaux d'émission d'actions
• Preuve de qui a payé, à partir de quel compte et à quelle date
• Date à laquelle la société a commencé ses activités, avec les preuves à l'appui
• Contrats des développeurs et des entrepreneurs indiquant qui les a engagés, où le travail a été fait et qui est propriétaire du résultat
• Cessions de propriété intellectuelle des fondateurs et des entrepreneurs à la société
• Un document du conseil d'administration qui adopte les frais d'avant la constitution et choisit le remboursement, le prêt ou l'apport, avec la preuve de chaque remboursement
• Pour les biens apportés, les registres de coût du fondateur et les états de l'article 351

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains. Chaque société utilise l'année civile.

Frais de constitution remboursés au deuxième mois

Un fondateur paie 14 000 $ de frais pour les statuts, les règlements administratifs et les droits de l'État avant la constitution, plus 3 000 $ pour faire rédiger les conventions sur les actions des fondateurs. La société rembourse 17 000 $ à son deuxième mois, avec un document du conseil d'administration et des reçus. Les 14 000 $ sont des frais d'organisation. La société commence ses activités en juillet : sa première déclaration déduit 5 000 $ plus 300 $ (6 mois de 9 000 $ ÷ 180), puis 600 $ par année. Les 3 000 $ sont inscrits à l'actif.

Un développeur à contrat payé personnellement

Un fondateur paie 60 000 $ à un entrepreneur américain pour créer la première version du produit. Si le contrat visait la société en formation, que le code est cédé à la société et qu'elle rembourse le fondateur, les 60 000 $ peuvent être des frais de recherche de la société, déduits en entier si le travail est admissible. Si le fondateur possède plutôt le code et l'apporte contre des actions, la société détient un actif de 60 000 $, récupéré par l'amortissement plutôt que par une déduction pour recherche.

Études de marché avant le lancement au-delà de la limite

Une société paie 72 000 $ en études de marché, en déplacements et en consultants avant le lancement. L'excédent sur 50 000 $ est de 22 000 $, soit plus de 5 000 $, de sorte que le montant de la première année est nul. Les 72 000 $ s'étalent à raison de 400 $ par mois. L'entreprise débute en juillet : 2 400 $ la première année, puis 4 800 $ par année complète. Si l'entreprise n'avait débuté que l'année suivante, la première déclaration n'en aurait rien déduit.

Votre situation est différente?

• Des propriétaires à l'étranger ont payé les frais ou financent la société : voir l'apport d'argent à votre société américaine depuis l'étranger.
• Des développeurs à l'étranger : voir le développement de logiciels réalisé à l'étranger.
• Prototypes matériels et outillage : voir la déduction des frais de recherche et de prototypes matériels.
• Les frais proviennent d'années comme LLC avant la conversion : voir le passage d'une startup à une société du Delaware.
• Frais d'un tour de financement par SAFE ou billet convertible : voir les SAFE et les billets convertibles.
• Les déductions créent une perte : voir les pertes d'exploitation nettes des startups.
• Préparation de la première déclaration, apport de code contre des actions, ou première déclaration qui a déjà omis ces frais : voir la première déclaration d'une société sans revenus et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.