Formulaire 5472 : registres d'une LLC à membre unique étrangère

Quels registres une LLC à membre unique détenue par un étranger doit-elle tenir pour le formulaire 5472?

Des livres permanents et exacts qui montrent chaque opération entre la LLC et ses parties liées, avec les documents à l'appui de chaque écriture. Une LLC américaine détenue en totalité par une seule personne étrangère est une entité ignorée (ignorée aux fins de l'impôt sur le revenu), mais un règlement la traite comme une société par actions pour le formulaire 5472 et ses règles sur les registres (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(vi)). Ses livres doivent suffire à montrer le traitement fiscal américain exact de ses opérations avec des parties liées (26 CFR 1.6038A-3(a); instructions du formulaire 5472). La LLC produit le formulaire 5472 joint à un formulaire 1120 pro forma (une déclaration de société par actions produite seulement pour le porter; mêmes instructions). Ce qu'elle produit, et quand, est expliqué dans ce que produit une LLC à membre unique détenue par des étrangers.

Le formulaire 5472 demande des totaux en dollars par type d'opération; construisez donc le journal à partir des relevés et des documents, et non de mémoire. Le règlement énumère des genres de registres qui peuvent compter. C'est un menu, non une liste de vérification : conservez ce qui se rapporte à vos opérations (26 CFR 1.6038A-3(a) et (c)).

Votre situation n'est pas simple si votre préparateur veut les totaux du formulaire 5472 et que vous n'avez que des relevés bancaires, si l'argent de la LLC et le vôtre sont mélangés dans un même compte, si des clients ou des plateformes paient dans votre compte personnel au lieu de celui de la LLC, si vous payez des factures de la LLC avec une carte personnelle ou étrangère, si la LLC fait affaire avec vos autres sociétés ou votre famille, si un prêt s'étend sur plusieurs années, ou si les années antérieures n'ont jamais été consignées. Le défaut de tenir les registres exigés entraîne la même pénalité de 25 000 $ que le défaut de produire, établie contre la LLC (instructions du formulaire 5472).

À rassembler d'abord :

• Les relevés bancaires du compte de la LLC depuis son ouverture, et de chaque compte personnel ou étranger qui a payé des frais de la LLC ou reçu de l'argent de la LLC
• Les confirmations de virement, avec le montant envoyé et le montant reçu
• Les documents de constitution, la convention d'exploitation et la lettre d'EIN de la LLC
• Les factures de constitution, de l'agent enregistré et des droits de dépôt
• Les billets de prêt et toute entente avec une société liée
• Les numéros d'identification fiscale, américains et étrangers, de vous et de chaque partie liée
• Les taux de change utilisés et la provenance de chacun

L'allègement pour les petites sociétés quant à ces règles sur les registres et à la règle du mandataire ci-dessous, pour de faibles recettes brutes américaines ou de faibles paiements totaux vers et depuis des parties liées étrangères, ne s'applique pas à une LLC traitée de cette façon comme une société par actions (26 CFR 1.6038A-1(h) et (i)). Deux genres de registres doivent être créés et conservés s'ils n'existent pas déjà : les registres comptables de base des opérations avec les parties liées et, le cas échéant, des registres suffisants pour produire des états des résultats importants (26 CFR 1.6038A-3(c)(1), (c)(2)(ii) et (c)(4)).

Qui est une partie liée pour le formulaire 5472?

Vous, ainsi que toute personne liée à vous ou à la LLC selon les critères familiaux, de propriété et de contrôle du code fiscal. Les instructions définissent une partie liée comme un actionnaire étranger détenant directement ou indirectement 25 % (le propriétaire d'une LLC à membre unique en est un), toute personne liée à la LLC ou à cet actionnaire selon l'article 267(b) ou 707(b)(1), et toute autre personne liée à la LLC selon l'article 482 (instructions du formulaire 5472; 26 CFR 1.6038A-1(d)).

La propriété compte aussi par l'entremise d'autres sociétés : dès que vous détenez 10 % ou plus d'une société par actions, ce qu'elle détient est traité comme vôtre en proportion de votre participation (26 CFR 1.6038A-1(e)(1)).

Le tableau suppose que le propriétaire de la LLC est un particulier. Si le propriétaire est une société, les personnes qui lui sont liées suivent d'autres critères, par exemple ses propres propriétaires et les sociétés du même groupe contrôlé selon l'article 267(b)(2) et (3). Établissez la structure avec votre préparateur.

Les ventes à des clients sans lien et les achats auprès de fournisseurs sans lien restent dans les livres ordinaires. Ils ne figurent pas sur le formulaire 5472.

Chaque partie liée ayant une opération à déclarer reçoit son propre formulaire 5472 (26 CFR 1.6038A-2(a)(1)). Tenez une liste des parties liées avec, pour chacune, son nom, son adresse, son numéro d'identification fiscale américain s'il y en a un, son numéro d'identification fiscale étranger s'il y en a un, la nature de son entreprise, le pays où elle produit sa déclaration de revenus comme résidente et son lien avec la LLC (26 CFR 1.6038A-2(b)(2)). Une partie liée étrangère sans numéro d'identification fiscale américain reçoit un identifiant de référence que la LLC s'attribue elle-même : lettres et chiffres seulement, sans espaces, jusqu'à 50 caractères, utilisé de la même façon chaque année. Il ne remplace pas un numéro d'identification fiscale étranger : le formulaire le demande séparément, et l'on inscrit « None » ou « N/A » pour un propriétaire étranger qui n'en a pas (instructions du formulaire 5472).

Les opérations avec une partie liée qui est une personne américaine ne sont pas détaillées dans les parties IV à VI du formulaire (instructions du formulaire 5472). Elles doivent quand même figurer dans les livres.

Qu'est-ce qu'une opération à déclarer sur le formulaire 5472?

Tout transfert d'argent ou de biens, prêt, avance, apport ou service entre la LLC et une partie liée, quelle que soit la façon dont il est fait et qu'il soit consigné par écrit ou non (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Le formulaire les classe par type (formulaire 5472; instructions).

Un prêt reste dans le journal chaque année où il est en cours, car le formulaire compte les emprunts déjà en place au début de l'année (instructions du formulaire 5472). Le nom que vous donnez à un paiement ne change pas son type : un prélèvement, un versement complémentaire ou un remboursement reste de l'argent qui circule entre vous et la LLC.

Savoir si l'argent que vous envoyez est un apport ou un prêt dépend des faits et de vos documents, et cela détermine la partie du formulaire où il va. Consultez apport du propriétaire ou prêt à votre LLC pour décider.

Qu'en est-il des dépenses que je paie pour la LLC, ou que la LLC paie pour moi?

Une facture que vous payez pour la LLC est généralement traitée comme de l'argent envoyé à la LLC en son nom, et une facture que la LLC paie pour vous comme de l'argent qui vous est envoyé. La définition d'une opération couvre tout transfert d'argent, quelle que soit la façon dont il est fait; les deux sont donc consignés (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Savoir s'il s'agit d'un apport ou d'un prêt dépend des faits.

L'IRS conseille à une nouvelle entreprise d'ouvrir un compte d'entreprise et de le garder séparé d'un compte personnel (Publication 583). Lorsque l'argent de l'entreprise et l'argent personnel partagent un compte, les relevés seuls ne peuvent pas montrer quelles lignes appartiennent à la LLC. Pour prouver un paiement sans chèque encaissé, le relevé doit indiquer le montant, le nom du bénéficiaire et la date : la date d'inscription pour un virement, la date de l'opération pour une carte (même source). La façon de trier et d'inscrire ligne par ligne des mois mixtes se trouve dans démêler les fonds mélangés.

Les frais de constitution et de fermeture comptent-ils?

Souvent. Les montants de constitution et de fermeture sont à déclarer lorsqu'ils passent entre la LLC et une partie liée : la partie V couvre toute autre opération, y compris les montants payés ou reçus à l'occasion de la constitution, de la dissolution, de l'acquisition ou de la cession de l'entité, ainsi que les apports et les distributions (instructions du formulaire 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(3)(xi)).

En pratique, consignez les droits de dépôt de l'État ou les frais d'agent enregistré lorsque vous les payez personnellement, l'argent que vous versez pour ouvrir le compte et, à la fermeture, la distribution finale de ce qui reste et tout frais de fermeture que vous payez pour la LLC. L'argent que la LLC paie de son propre compte à un agent sans lien est une dépense ordinaire, et non une écriture de partie liée.

L'exemple du règlement traite comme à déclarer une constitution, un apport ultérieur, un paiement au propriétaire et une distribution de liquidation, sur quatre années successives, avec des obligations de déclaration et de registres chaque année (26 CFR 1.6038A-2(b)(11), exemple 1).

Que doit indiquer chaque écriture du journal?

Les faits dont quelqu'un a besoin pour reconstituer le chiffre du formulaire 5472 et le vérifier d'après un document, sans vous poser de questions.

Une LLC qui utilise la méthode d'exercice déclare les montants lorsqu'ils sont gagnés ou dus, y compris les montants impayés à la fin de l'année (26 CFR 1.6038A-2(b)(10)). Les instructions précisent que pour les parties IV et VI, « payé » et « reçu » comprennent les montants courus, sans cette limite (instructions du formulaire 5472); si les livres sont tenus selon la méthode de caisse, demandez donc au préparateur laquelle s'applique. Consignez à la fois la date de la facture et la date du paiement, pour qu'une facture d'une société liée impayée à la fin de l'année tombe dans la bonne année.

Quelle devise et quel taux de change utiliser?

Les dollars américains, en gardant la devise d'origine sur chaque écriture. Les montants du formulaire 5472 doivent être en dollars américains, avec un état des taux de change utilisés (26 CFR 1.6038A-2(c); instructions du formulaire 5472).

Pour les déclarations de revenus, l'IRS fait convertir chaque élément en dollars au taux en vigueur au moment où il est reçu, payé ou couru, en utilisant le taux qui reflète le mieux le revenu lorsqu'il en existe plusieurs (IRS : devises étrangères). Il n'a pas de taux de change officiel et accepte généralement tout taux publié utilisé de façon constante (IRS : taux de change). Le formulaire 5472 lui-même ne demande que des dollars américains et un état des taux utilisés; choisissez donc une source publiée, appliquez-la de la même façon chaque année à la date de chaque écriture, et inscrivez son nom et sa date sur chaque ligne.

Un virement envoyé dans une devise et reçu dans une autre peut différer à cause des frais bancaires et du taux propre à la banque. Les relevés montrent les deux chiffres. Les sources ne disent pas lequel le formulaire 5472 devrait utiliser; conservez donc les deux sur l'écriture et demandez au préparateur. Pour les gains et les pertes de change dans les livres propres de la LLC, consultez les comptes en devises étrangères dans des livres américains.

Quand puis-je estimer les montants ou utiliser le raccourci pour les petits montants?

Les deux ne s'appliquent qu'aux montants déclarés sur le formulaire, jamais au journal, qui contient toujours chaque écriture. La règle des petits montants est une commodité de déclaration pour tout montant égal ou inférieur au plafond.

• Estimation. Lorsque les montants réels ne sont pas déterminables, les instructions permettent une estimation raisonnable : d'au moins 75 % et d'au plus 125 % du montant réel. Une estimation hors de cette fourchette peut quand même être acceptée si vous exposez les faits pertinents dans une déclaration écrite faite sous peine de parjure, et c'est l'IRS qui décide (instructions du formulaire 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(8)). Le formulaire comporte une case à cocher lorsque des estimations sont utilisées.
• Petits montants. Si un montant réel dans une opération ou une série d'opérations avec une partie liée étrangère ne dépasse pas 50 000 $, il peut être déclaré comme « 50 000 $ ou moins » (instructions du formulaire 5472; 26 CFR 1.6038A-2(b)(9)).

Trois limites aux estimations et à la règle des petits montants. Une estimation ne remplace pas les registres. Les instructions ne disent pas comment regrouper les opérations pour le critère des petits montants, par exemple si les avances, les remboursements et les intérêts d'un même prêt comptent ensemble. Et les instructions de la partie V ne mentionnent ni l'un ni l'autre raccourci, bien que le règlement les prévoie tous deux pour tout montant qu'il exige (26 CFR 1.6038A-2(b)(8) et (9)). Indiquer le montant réel de chaque élément dans ce relevé ne dépend pas de la façon dont ces questions sont tranchées, bien que les instructions n'y voient pas une règle refuge. Confirmez la démarche avec votre préparateur.

Où les registres doivent-ils être conservés, et dans quelle langue?

Aux États-Unis, sauf si la LLC remplit les conditions pour les garder à l'étranger. Les registres qui doivent être conservés aux États-Unis mais qui n'y sont pas habituellement gardés peuvent rester à l'extérieur si la LLC fait l'une de deux choses. Elle remet à l'IRS les originaux ou les copies demandés dans un délai de 60 jours suivant la demande. Ou elle les transfère aux États-Unis dans ce délai, remet à l'IRS un index ainsi que le nom et l'adresse d'un dépositaire américain, et les y garde par la suite (26 CFR 1.6038A-3(f)). Une partie liée étrangère comme le propriétaire, ou un tiers, peut les détenir pour la LLC si les mêmes conditions sont remplies (26 CFR 1.6038A-3(b)(2)). Pour les états des résultats importants que la LLC a dû créer, le délai est de 120 jours au lieu du délai de remise ci-dessus, sauf indication contraire, et leurs titres et leur texte doivent être en anglais (26 CFR 1.6038A-3(f)(2)).

Si l'IRS le demande, le propriétaire, en tant que partie liée étrangère, doit aussi signer une autorisation désignant la LLC comme son mandataire limité pour les demandes de registres et les assignations de l'IRS, et la LLC signe son acceptation. Les deux sont remises à l'IRS dans un délai de 30 jours suivant la demande (26 CFR 1.6038A-5(b)(1); 26 USC 6038A(e)). À défaut, l'IRS peut fixer elle-même les déductions et les coûts des biens de la LLC pour ces opérations (26 CFR 1.6038A-7).

Les registres peuvent rester dans leur langue d'origine. La LLC doit traduire en anglais les documents demandés dans un délai de 30 jours suivant une demande de traduction (26 CFR 1.6038A-3(b)(3)). Chaque état joint au formulaire 5472 doit être en anglais (26 CFR 1.6038A-2(c)).

Conservez les registres aussi longtemps qu'ils peuvent compter pour une opération avec une partie liée, et au moins jusqu'à l'expiration du délai pour établir et recouvrer l'impôt de l'année que l'opération touche (26 CFR 1.6038A-3(g)). Si le formulaire 5472 d'une année n'a jamais été produit, le délai pour établir tout impôt relatif à la déclaration, à l'événement ou à la période visés par les renseignements manquants n'expire pas avant 3 ans après que les renseignements sont fournis à l'IRS. Si le défaut était dû à un motif raisonnable et non à une négligence volontaire, cela ne vise que les éléments liés au défaut (26 USC 6501(c)(8)). Conservez les registres visés tant que ce délai est ouvert. Garder les registres aux États-Unis est le moyen le plus simple de respecter les délais de remise, qui se comptent en jours.

Que faire si je n'ai pas consigné la première année ou les deux premières?

Refaites le journal maintenant à partir des documents sources, en commençant par l'année la plus ancienne. Rien dans les sources ne permet d'ignorer les premières années, et le règlement dit que les registres comptables de base doivent être créés s'ils n'existent pas (26 CFR 1.6038A-3(c)(1)). La règle qui traite une LLC détenue par des étrangers comme une société par actions couvre les années d'imposition commençant après le 31 décembre 2016 et se terminant le 13 décembre 2017 ou après, de sorte que les années antérieures n'y sont pas visées (26 CFR 301.7701-2(e)(9); instructions du formulaire 5472).

Commencez par les relevés de chaque compte qui a fait circuler de l'argent vers la LLC ou à partir d'elle, ou qui a payé ses factures. Marquez chaque ligne où de l'argent a circulé entre la LLC et une personne ou une société liée, ajoutez les frais de constitution que vous avez payés, et calculez le solde de chaque prêt au début et à la fin de chaque année. Notez toute lacune ou estimation sur l'écriture pour que rien ne paraisse exact sans l'être. La méthode complète, année par année, se trouve dans refaire les livres pour les déclarations manquées des propriétaires étrangers.

Une année où de l'argent a été versé dans la LLC ou où des frais de constitution ont été payés peut comporter une opération à déclarer. Savoir si une année donnée exigeait une production dépend des faits. Si les formulaires 5472 de ces années n'ont jamais été produits, le journal ne fait que la moitié du travail : consultez le formulaire 5472 manqué et les pénalités.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains, et chaque LLC utilise l'année civile.

Argent reçu, argent versé et une facture sur une carte personnelle

Un propriétaire à Dubaï crée une LLC et consigne trois éléments.

La facture d'hébergement est aussi une dépense normale dans les livres de la LLC. Le relevé de la partie V indique l'apport de 20 000, les 1 200 convenus et la distribution de 6 000, chacun avec sa date et sa preuve.

Un prêt sur deux années

Le propriétaire prête 40 000 à la LLC le 1er février de l'année 1. Le 1er octobre, la LLC rembourse 10 000 plus 800 d'intérêts. Supposez que la LLC utilise la méthode d'exercice et que les 800 représentent tous les intérêts courus durant l'année 1.

• Journal, année 1 : une avance de 40 000 (solde de 40 000), un remboursement de 10 000 (solde de 30 000) et des intérêts de 800, chacun avec la preuve du virement.
• Formulaire, année 1 : montants empruntés avec un solde d'ouverture de 0 et un solde de clôture de 30 000, ou une moyenne mensuelle, et intérêts payés de 800.
• Année 2 : aucun argent ne circule, mais le solde de 30 000 est toujours en cours; le journal le reporte donc, et le formulaire montre ce solde comme solde d'ouverture et de clôture. Selon l'hypothèse de la méthode d'exercice, les intérêts courus durant l'année 2 vont dans le journal et sur la ligne des intérêts même s'ils ne sont pas payés.

L'autre société du propriétaire facture la LLC

Le propriétaire détient en totalité une société de design au Vietnam. Elle facture 15 000 à la LLC pour des travaux de design, et la LLC paie par deux virements. La société de design est une partie liée; elle a donc ses propres écritures au journal et son propre formulaire 5472, avec un identifiant de référence si elle n'a pas de numéro d'identification fiscale américain. Les paiements vont dans la partie IV, à la ligne des services ou des autres montants payés, selon ce qui convient au travail. Conservez le contrat, la facture et les confirmations de virement. Le contrat et les soumissions montrent aussi comment le prix a été fixé, ce qui est l'une des catégories de registres que le règlement énumère.

Votre situation est différente?

• Votre préparateur a demandé les chiffres du formulaire 5472 et vous n'avez que des relevés bancaires, ou le compte de la LLC et votre propre argent sont mélangés. Le journal doit être construit à partir des relevés, transfert par transfert, et chaque transfert doit être classé. C'est un travail de tenue de livres : consultez l'aide en tenue de livres et démêler les fonds mélangés.
• Les années antérieures n'ont ni journal ni production. Refaites-les en commençant par la plus ancienne, car le solde d'ouverture du prêt de chaque année vient de l'année précédente : consultez refaire les livres pour les déclarations manquées des propriétaires étrangers, avec l'aide en tenue de livres pour la reconstitution elle-même.
• L'IRS a demandé des registres ou une autorisation de mandataire, ou a envoyé un avis ou une pénalité. Les délais courent en jours à partir de la demande : consultez le formulaire 5472 manqué et les pénalités et l'aide en fiscalité transfrontalière.
• La LLC vend par une place de marché ou une boutique d'applications. Les versements d'une plateforme ne sont pas, en eux-mêmes, des transferts du propriétaire : consultez les versements d'une place de marché dans une LLC détenue par des étrangers.
• Vous avez besoin de tous les livres, ou vous retirez régulièrement de l'argent. Consultez la tenue de livres d'une société américaine détenue par des étrangers et se payer comme propriétaire étranger.
• Vous apportez des biens ou des services au lieu d'argent, ou la LLC fait affaire avec des sociétés à l'étranger sans argent. Les opérations non monétaires ou pour moins que leur pleine valeur vont dans la partie VI avec une description et une estimation de la valeur. Un apport non monétaire du propriétaire figure aussi dans le relevé de la partie V, car il n'est pas dans la partie IV (26 CFR 1.6038A-2(b)(3)(xi) et (b)(4); instructions du formulaire 5472). Demandez à un préparateur de coordonner les deux déclarations : consultez l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous payez des intérêts, des frais ou des redevances à une société liée à l'étranger. Le journal consigne le paiement. Savoir si de l'impôt doit être retenu est une question distincte : consultez la retenue omise sur les paiements à l'étranger.
• La LLC a un deuxième propriétaire, ou a choisi d'être imposée comme une société par actions. Cette page traite d'une LLC à membre unique. Consultez une société avec un copropriétaire étranger et la production d'une société de type C détenue par des étrangers. Pour financer une société par actions ou payer ses factures personnellement, consultez verser de l'argent dans votre société américaine depuis l'étranger.
• Vous êtes citoyen ou résident américain, vous avez déménagé aux États-Unis ou le ferez durant l'année, ou vous avez fait le choix de la déclaration conjointe. Le formulaire 5472 s'applique lorsque le propriétaire est une personne étrangère. Pour un particulier, cela signifie généralement ni un citoyen américain ni un résident américain, et un choix de déclaration conjointe en vigueur selon l'article 6013(g) ou (h) fait sortir le particulier de la définition (26 CFR 1.6038A-1(f)(1); instructions). Les instructions ne précisent pas le cas d'un changement de statut en cours d'année; les années visées dépendent donc de vos dates. Rassemblez vos dates de résidence et toute déclaration de choix, et consultez ce que produit une LLC à membre unique détenue par des étrangers et l'aide en fiscalité transfrontalière.