Nouvelle LLC : liste de départ pour la tenue de livres

Que doit décider une nouvelle LLC avant sa première écriture dans les livres?

Une nouvelle LLC règle huit questions avant d'inscrire une opération : comment l'IRS l'impose, son année d'imposition, sa méthode comptable, son EIN et son compte bancaire, si elle a besoin d'un permis de taxe de vente, comment elle paie ses travailleurs, comment elle inscrit les coûts déjà payés par le propriétaire et qui tient les livres. Ces choix sont liés, et plusieurs exigent l'EIN : demandez-le donc dès que l'État a constitué la LLC.

Un dossier cesse d'être simple quand la LLC compte au moins deux membres, pourrait choisir le statut de société de type S, vend des biens imposables dans plus d'un État, embauchera ou a déjà des mois d'opérations dans un compte personnel. Après la première déclaration, changer la méthode comptable exige généralement l'approbation de l'IRS, et changer l'année d'imposition peut l'exiger (Publication 538; Publication 583).

À rassembler d'abord : les documents de constitution de l'État, la convention d'exploitation, la lettre de confirmation de l'EIN, les coordonnées du compte bancaire et tout numéro d'inscription d'un État. Décidez qui tiendra les livres et avec quel outil (un logiciel, une feuille de calcul ou un spécialiste de la tenue de livres); voyez tenir ses livres soi-même ou embaucher un spécialiste et la tenue de livres dans une feuille de calcul. Un plan comptable qui correspond à la déclaration vient après ces décisions; voyez le plan comptable pour l'annexe C. Les productions exigibles après la constitution se trouvent dans ce qu'il faut produire après la constitution de votre entreprise.

De quelle tenue de livres une LLC à membre unique a-t-elle besoin, comparativement à une LLC à plusieurs membres?

Une LLC à membre unique tient les livres d'un entrepreneur individuel : revenus, dépenses, investissement du propriétaire et retraits du propriétaire, avec un compte d'entreprise et un document à l'appui de chaque écriture. Une LLC à plusieurs membres ajoute un compte de capital pour chaque membre. Une LLC imposée comme société par actions ajoute la paie pour les propriétaires qui y travaillent.

C'est la classification fiscale fédérale, et non l'étiquette LLC, qui détermine ce qui s'applique. Une LLC américaine à membre unique fait partie de la déclaration de son propriétaire, et une LLC à deux membres ou plus est une société de personnes, sauf si elle produit le formulaire 8832 pour être imposée comme une société par actions (IRS; formulaire 8832). Un changement de membres change la catégorie : une LLC à membre unique qui ajoute un membre devient une société de personnes, et une société de personnes qui n'a plus qu'un membre devient une entité ignorée (26 CFR 301.7701-3(f)(2)). L'imposition des LLC traite du choix lui-même.

Un compte de capital est un registre continu de ce qu'un membre a apporté, gagné et retiré. Les écritures de chaque compte de propriétaire se trouvent dans les comptes de capitaux propres d'une LLC.

Le choix de société de type S se fait au moyen du formulaire 2553, avec le consentement de chaque propriétaire. La date limite ordinaire est 2 mois et 15 jours après le début de l'année d'imposition où le choix doit prendre effet; une nouvelle LLC compte à partir du premier jour où elle a eu des propriétaires, des actifs ou des activités. Un choix tardif prend généralement effet l'année suivante, sauf si un allègement est accordé, ce qui exige un motif raisonnable et une demande dans 3 ans et 75 jours de la date prévue (instructions du formulaire 2553). Seule une entité qui respecte les critères d'une société de type S peut faire le choix, par exemple sans actionnaires qui sont des étrangers non-résidents et avec une seule catégorie d'actions. Un choix fait à temps traite la LLC comme une société par actions à partir de la date d'effet, sans formulaire 8832 distinct, et les livres changent à cette date : une société de type S doit verser à un actionnaire qui travaille dans l'entreprise une rémunération raisonnable sous forme de salaire avant de faire d'autres distributions (IRS). Voyez faut-il choisir le statut de société de type S pour l'admissibilité et le calendrier, l'allègement pour un choix tardif de société de type S pour une date limite manquée et les livres après un choix de société de type S.

Des conjoints qui détiennent une LLC hors d'un État de biens communs devraient généralement produire comme une société de personnes. Dans un État de biens communs, l'IRS accepte soit le traitement de société de personnes, soit celui d'entité ignorée pour une LLC que les conjoints détiennent entièrement en biens communs (IRS). Voyez les LLC entre conjoints et en famille.

Une nouvelle LLC devrait-elle choisir l'année civile ou un exercice différent?

L'année civile est l'année d'imposition la plus courante (Publication 538). Une LLC à membre unique suit l'année de son propriétaire; les sociétés de personnes et les sociétés de type S ont moins de liberté.

Sauf si elle a une année obligatoire, une LLC adopte une année en produisant sa première déclaration sur cette année. Obtenir un EIN, produire une demande de prolongation ou verser un impôt estimatif n'adopte pas d'année (Publication 538).

Une société de personnes ou une société par actions constituée en cours d'année produit une première déclaration qui ne couvre que la période où elle a existé (Publication 538). Pour trouver ou changer une fin d'exercice, voyez exercice ou année civile.

Méthode de caisse ou méthode d'exercice : laquelle une nouvelle LLC devrait-elle choisir?

La plupart des particuliers et beaucoup de petites entreprises utilisent la méthode de caisse (Publication 538), et une nouvelle LLC peut commencer avec elle, sauf si l'une des trois limites ci-dessous s'applique. Selon la méthode de caisse, un revenu compte quand il est reçu et une dépense quand elle est payée; selon la méthode d'exercice, un revenu compte quand il est gagné et une dépense quand elle est engagée (Publication 583). Une nouvelle LLC peut choisir toute méthode permise dans sa première déclaration sans l'approbation de l'IRS (Publication 538), et la Publication 583 demande d'utiliser la même méthode pour calculer le revenu imposable et pour tenir les livres (Publication 583).

Trois situations peuvent écarter la méthode de caisse :

• Statut de société par actions. Une société de type C, y compris une LLC qui choisit de l'être, et une société de personnes qui a une société de type C comme associée ne peuvent généralement pas utiliser la méthode de caisse, sauf si elles respectent le critère des recettes brutes (recettes brutes annuelles moyennes des 3 années d'imposition précédentes égales ou inférieures à 32 000 000 $) ou sont une société de services personnels admissible (la quasi-totalité de ses activités dans la santé, le droit, l'ingénierie, l'architecture, la comptabilité, l'actuariat, les arts d'interprétation ou la consultation, et la quasi-totalité de ses actions détenues par les employés qui les exercent, des retraités, leurs successions ou leurs héritiers pendant 2 ans après un décès). Les entreprises liées traitées comme un seul employeur comptent ensemble; une entreprise qui existe depuis moins de trois ans utilise les années qu'elle a, ramène à l'année toute année courte et compte les recettes d'un prédécesseur (26 U.S.C. 448; Publication 538). Une société de type S ne fait pas partie de ce groupe.
• Statut d'abri fiscal. Un abri fiscal, terme que la loi définit, ne peut utiliser la méthode de caisse à aucune taille; l'exception des recettes brutes ne s'y applique pas. Le terme comprend un syndicat : une entité autre qu'une société de type C qui attribue plus de 35 % de ses pertes à des commanditaires ou à des entrepreneurs à responsabilité limitée, des propriétaires qui ne gèrent généralement pas activement l'entité (26 U.S.C. 448; 26 CFR 1.448-2).
• Stocks. Quand l'achat et la vente de marchandises font partie de la façon de gagner un revenu, les achats et les ventes sont comptabilisés selon la méthode d'exercice. Un contribuable petite entreprise (recettes égales ou inférieures à la même limite, et qui n'est pas un abri fiscal) peut choisir de ne pas tenir de stocks, mais doit quand même utiliser une méthode de stocks qui reflète clairement le revenu (Publication 538).

Après la première déclaration, passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, ou l'inverse, exige généralement l'approbation de l'IRS au moyen du formulaire 3115 (Publication 538). Si un prêteur, un investisseur ou un propriétaire de local voudra des états selon l'autre méthode, décidez avant la première déclaration : des états selon la méthode d'exercice à côté d'une déclaration selon la méthode de caisse exigent des registres qui les rapprochent de la déclaration (26 CFR 1.446-1(a)(4); instructions de l'annexe M-3, ligne 14). Voyez les livres selon la méthode d'exercice et une déclaration selon la méthode de caisse et méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.

La LLC a-t-elle déjà besoin d'un EIN, et quand une LLC à membre unique en a-t-elle besoin?

La plupart des nouvelles LLC en ont besoin, comme le montre le tableau. Faites la demande dès que l'État a constitué la LLC, parce que les banques demandent l'EIN et que l'IRS indique qu'une demande peut sinon être retardée. L'EIN est gratuit, et l'IRS met en garde contre les sites qui en font payer un. L'outil en ligne exige un établissement principal aux États-Unis et une personne responsable qui a un SSN ou un ITIN; une LLC qui ne peut pas l'utiliser fait sa demande par téléphone, par télécopieur ou par la poste (IRS).

Faites la demande assez tôt pour avoir le numéro au moment où une déclaration est exigible ou où un dépôt est fait (Publication 583).

Un piège : quand un client demande un formulaire W-9 à une LLC à membre unique, l'IRS indique qu'une LLC ignorée détenue par un particulier donne le SSN ou l'EIN du propriétaire, et non l'EIN de la LLC (IRS). Si le propriétaire est une personne étrangère, il donne plutôt le formulaire W-8 approprié, même avec un numéro d'identification fiscale américain. Une LLC classée comme société par actions ou comme société de personnes donne son propre EIN (instructions du formulaire W-9).

Une nouvelle LLC a-t-elle besoin d'un compte bancaire et d'une carte distincts dès le premier jour?

L'IRS conseille aux nouveaux propriétaires d'entreprise d'ouvrir tôt un compte chèques d'entreprise et de le garder distinct du compte personnel. Le carnet de chèques de l'entreprise est la source de base pour inscrire les dépenses d'entreprise : un compte mixte oblige donc à trier chaque écriture plus tard (Publication 583).

Les banques demandent couramment l'EIN, les documents de constitution et la convention entre propriétaires, et séparer l'argent de l'entreprise de l'argent personnel appuie la protection de la responsabilité personnelle limitée (SBA). La question de savoir s'il faut en ouvrir un et quand figure dans le compte bancaire d'entreprise d'une LLC.

Dès le premier dépôt :

• Déposez toutes les recettes dans le compte d'entreprise, et indiquez pour chaque dépôt s'il s'agit d'un revenu d'entreprise, de fonds personnels ou d'un prêt (Publication 583).
• Payez les coûts d'entreprise à partir du compte ou de la carte d'entreprise, et les coûts personnels avec de l'argent personnel. Un retrait personnel n'est pas une dépense d'entreprise; le compte de propriétaire qu'il touche dépend de l'imposition de la LLC (voyez les comptes de capitaux propres d'une LLC).
• Rapprochez le compte des livres chaque mois (Publication 583).

L'argent personnel et l'argent d'entreprise déjà mélangés sont traités dans corriger le mélange des fonds d'entreprise et des fonds personnels.

La LLC a-t-elle besoin d'un permis de taxe de vente, et qu'ajoute-t-il aux livres?

Seulement si les règles d'inscription de l'État s'appliquent à elle : ce que la LLC vend, son lien avec l'État et toute exception, comme une place de marché qui perçoit la taxe à sa place. Chaque État décide : vérifiez auprès de l'agence fiscale de votre État avant la première vente. La Californie en est un exemple : un vendeur doit détenir un permis de vendeur californien s'il exerce des activités dans l'État et a l'intention de vendre ou de louer des biens personnels corporels qui seraient normalement assujettis à la taxe de vente au détail. La règle vise les LLC, le permis est gratuit, et il est distinct d'une licence d'entreprise locale (Publication 73 de la CDTFA). Un vendeur dont toutes les ventes de marchandises au détail passent par un exploitant de place de marché inscrit auprès de la CDTFA n'a pas à s'inscrire; toute vente directe peut changer cela (CDTFA). Les cas où une LLC doit percevoir la taxe quand elle vend dans d'autres États se trouvent dans quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Un permis change ce que les livres suivent. Il y a au minimum un compte de taxe de vente à payer, parce que la taxe perçue est due à l'État et n'est pas un revenu (Publication 583). Les règles propres à un État ajoutent des détails. La Californie, par exemple, exige qu'une vente soit déclarée pour la période où elle a lieu même si elle est payée plus tard, exige des déclarations pour les périodes sans ventes et exige que le vendeur conserve les certificats de revente des clients qui achètent sans taxe. Elle indique aussi que les personnes responsables peuvent être tenues personnellement responsables de la taxe qu'une société par actions ou une LLC doit (Publication 73 de la CDTFA). Les autres États diffèrent. Les écritures se trouvent dans les écritures de journal de la taxe de vente.

Que doit mettre en place la LLC pour ses employés et ses entrepreneurs indépendants?

Une LLC qui a des employés met en place la paie avant le premier chèque de paie, et une LLC qui paie des entrepreneurs indépendants recueille un formulaire W-9 de chaque entrepreneur américain avant le premier paiement. Les propriétaires ne sont pas à la paie par défaut.

Une LLC à membre unique reste une entité distincte pour l'impôt sur l'emploi : elle déclare donc les salaires sous son propre nom et son propre EIN (IRS). La plupart des employeurs paient une assurance chômage d'État en plus de l'impôt fédéral (Publication 15). Traiter à tort un employé comme un entrepreneur indépendant peut rendre la LLC responsable des impôts sur l'emploi, plus une pénalité (Publication 583). L'impôt retenu sur la paie est détenu en fiducie : une personne responsable qui omet volontairement de le verser, comme un dirigeant, un associé ou quiconque a le pouvoir de dépenser l'argent de l'entreprise, doit une pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie égale à l'impôt impayé, et l'IRS dispose généralement de 3 ans pour l'établir (Publication 15; 26 U.S.C. 6672). Un entrepreneur à l'extérieur des États-Unis n'utilise pas de formulaire W-9 (instructions du formulaire W-9); voyez payer des entrepreneurs à l'étranger. Sans numéro d'identification fiscale correct, un payeur doit généralement retenir 24 % des paiements à déclarer au titre de la retenue de réserve, que la LLC paie un entrepreneur ou soit payée par un client (IRS). La mise en place formulaire par formulaire se trouve dans mettre en place la paie; la déclaration des entrepreneurs se trouve dans quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal.

Propriétaires. Un entrepreneur individuel n'est pas un employé de l'entreprise (Publication 334). Les paiements aux associés sont exemptés de la retenue d'impôt sur le revenu, des cotisations de sécurité sociale et Medicare et de l'impôt fédéral de chômage, alors que les dirigeants d'une société par actions qui travaillent dans l'entreprise sont des employés (Publication 15). Les membres d'une LLC qui produit une déclaration de société de personnes paient généralement plutôt l'impôt sur le travail autonome sur leur part des bénéfices (IRS). La paie des propriétaires ne commence donc généralement qu'après un choix de société de type S ou de société par actions.

Comment inscrire les coûts que j'ai payés personnellement avant que la LLC ait un compte?

Inscrivez chaque coût à sa date et à son montant d'origine, avec le propriétaire comme source de l'argent. L'argent qu'un propriétaire apporte à la LLC est l'investissement du propriétaire, ou un prêt si le propriétaire et la LLC conviennent qu'il sera remboursé comme tel; ce n'est pas un revenu pour la LLC. L'IRS indique que les registres devraient identifier la source des encaissements pour que l'argent d'entreprise et l'argent hors entreprise, ainsi que le revenu imposable et le revenu non imposable, restent distincts (Publication 583).

1. Dressez la liste de chaque coût avec sa date, son bénéficiaire, son montant et son objet, et gardez le reçu.
2. Inscrivez le coût et l'apport correspondant du propriétaire (ou le prêt) à la date du paiement.
3. Quand la LLC rembourse le propriétaire, soldez d'abord ce qu'elle lui doit : un remboursement de prêt ou un remboursement documenté n'est pas un retrait. Le remboursement d'un apport en capitaux propres est un retrait pour une LLC à membre unique et une distribution pour une société de personnes ou une société par actions, et la distribution d'une société par actions peut être un dividende imposable (26 U.S.C. 301(c)). Le remboursement d'une LLC à plusieurs membres a ses propres limites. Rembourser le propriétaire n'est pas en soi une dépense.

Savoir si le coût lui-même est déductible maintenant, inscrit à l'actif ou amorti est une question fiscale distincte : la même publication traite la plupart des coûts engagés avant le début des activités comme des dépenses en capital, avec des choix limités. Voyez les frais de démarrage payés personnellement avant la LLC, qui traite aussi du remboursement dans une LLC à plusieurs membres.

Quels registres la LLC devrait-elle conserver dès le premier jour?

Sauf dans quelques cas, la loi n'exige pas de type de registres particulier, mais le système doit montrer clairement les revenus et les dépenses, et des documents à l'appui doivent soutenir chaque écriture (IRS; Publication 583).

La durée de conservation de chaque registre se trouve dans combien de temps conserver les registres d'entreprise; les reçus manquants sont traités dans les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les chiffres sont en dollars américains.

La LLC à membre unique d'un designer, constituée le 1er octobre

La LLC dépose ses documents de constitution auprès de l'État le 1er octobre, reçoit son EIN et ouvre un compte chèques avec l'EIN et les documents de constitution. Ses livres commencent le 1er octobre, sur l'année civile du propriétaire et selon la méthode de caisse. Avant que le compte existe, le propriétaire a payé 2 000 $ de frais de constitution avec une carte personnelle. Les livres inscrivent 2 000 $ de coûts et 2 000 $ d'investissement du propriétaire, datés du moment du paiement. Le 5 novembre, la LLC rembourse 2 000 $ au propriétaire, inscrits comme un retrait du propriétaire, et non comme une dépense. La question de savoir si les coûts sont déductibles est distincte.

Une LLC de produits à deux membres avec taxe de vente

Deux amis, tous deux des particuliers qui travaillent dans l'entreprise, constituent une LLC qui revend des marchandises. C'est par défaut une société de personnes : elle produira donc le formulaire 1065 et tient un compte de capital pour chaque associé; chaque associé apporte 25 000 $ comptant, et chaque compte s'ouvre donc à 25 000 $. La LLC obtient son permis d'État. Sans associé qui soit une société de type C ni investisseurs passifs, et avec des recettes bien inférieures à la limite des recettes brutes, elle peut utiliser la méthode de caisse et, comme contribuable petite entreprise, choisir de ne pas tenir de stocks, même si elle doit quand même utiliser une méthode de stocks qui reflète clairement le revenu. Elle vend 150 000 $ de biens imposables, avant taxe, dans son État d'origine. À un taux illustratif de 6 %, les clients paient 9 000 $ de taxe de vente, qui reste dans un compte de taxe de vente à payer jusqu'à la production et n'est pas un revenu.

Une LLC qui prévoit un choix de société de type S et un employé

Une LLC de consultation à membre unique, détenue par un citoyen américain, prévoit un choix de société de type S en vigueur le 1er janvier suivant et embauche en novembre un employé à temps partiel à 2 000 $ par mois. Avant le premier chèque de paie, elle met en place des comptes de dépense de salaires, de dépense de charges sociales et de passif de paie, recueille le formulaire I-9 et le formulaire W-4 de l'employé, et exploite la paie sous l'EIN de la LLC. Elle produit le formulaire 2553 au plus tard le 15 mars, la date limite pour une date d'effet au 1er janvier; produit plus tard, le choix prend généralement effet un an plus tard, sauf si un allègement est accordé. Jusqu'au 31 décembre, le propriétaire prend des retraits. À partir du 1er janvier, le propriétaire est aussi à la paie avec une rémunération raisonnable, tout autre paiement au propriétaire est une distribution, et les comptes de capitaux propres passent des retraits aux distributions à cette date.

Votre situation est différente?

• La LLC compte au moins deux membres, ou pourrait en ajouter un : chaque membre a besoin d'un compte de capital conforme à la convention d'exploitation, et les coûts qu'un membre a payés personnellement passent par ce compte. Une LLC à membre unique qui ajoute un membre devient une société de personnes à cette date. Voyez les comptes de capital des associés, les comptes de capitaux propres d'une LLC et le partage de la propriété entre associés d'une LLC, ainsi que l'aide en tenue de livres si les livres doivent correspondre à la première déclaration de société de personnes.
• Vous prévoyez un choix de société de type S : les livres et la paie changent à la date d'effet, et un choix tardif exige un allègement. Voyez faut-il choisir le statut de société de type S et les livres après un choix de société de type S, ainsi que l'aide en tenue de livres si la paie et les comptes des propriétaires doivent changer à la date d'effet.
• Vous vendez dans plus d'un État : chaque État peut exiger son propre permis et ses propres déclarations. Voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente, le suivi des ventes par État pour le lien fiscal et l'inscription dans un autre État, ainsi que l'aide en tenue de livres si les comptes de taxe de vente doivent correspondre aux déclarations de plusieurs États.
• Vous aurez des employés : voyez mettre en place la paie, ainsi que l'aide en tenue de livres si les comptes de paie doivent correspondre à la première déclaration trimestrielle.
• Des mois d'opérations se trouvent déjà dans un compte personnel : les livres doivent être réparés avant la première déclaration. Voyez corriger le mélange des fonds d'entreprise et des fonds personnels et rattraper des livres en retard, ainsi que l'aide en tenue de livres si la réparation dépasse ce que vous pouvez régler seul.
• Un propriétaire vit à l'extérieur des États-Unis : la demande d'EIN devra peut-être se faire par téléphone, par télécopieur ou par la poste, et le choix de société de type S est fermé aux actionnaires qui sont des étrangers non-résidents. Une LLC américaine détenue entièrement par une seule personne étrangère produit un formulaire 1120 pro forma avec le formulaire 5472 pour toute année comportant une opération à déclarer, et la pénalité pour défaut de produire ou de tenir les registres est de 25 000 $ (instructions du formulaire 5472). Voyez constituer et exploiter une entreprise depuis l'étranger, la tenue de livres d'une société américaine détenue par des étrangers et les déclarations d'une LLC à membre unique détenue par un étranger, ainsi que l'aide en tenue de livres si les livres doivent être mis en place autour d'un propriétaire à l'étranger.
• Vous hésitez à tenir les livres vous-même : voyez tenir ses livres soi-même ou embaucher un spécialiste, ainsi que l'aide en tenue de livres si les livres doivent suivre une déclaration de société de personnes ou de société de type S dès le premier mois.