Frais Amazon FBA et stocks : décompte, coût et unités perdues

Les stocks dans un entrepôt Amazon FBA sont-ils toujours mes stocks?

Oui, si vous en êtes toujours propriétaire. Les marchandises que vous possédez restent vos stocks où qu'elles soient entreposées. Les unités qui se trouvent dans un centre de distribution à la fin de l'année, et celles qui sont en route vers ce centre, entrent donc dans vos stocks de clôture. Le Règlement 1.471-1 du Trésor américain place la marchandise dans les stocks lorsque vous en détenez le titre de propriété, même en transit, y compris les marchandises en consignation. La Publication 538 ajoute les marchandises détenues pour la vente dans des salles d'exposition ou des kiosques situés hors de votre lieu d'affaires.

La Publication 538 et les règlements cités ici ne parlent pas de l'exécution des commandes par une place de marché. On applique donc les règles générales sur les stocks aux faits du FBA. Si un contrat avec un fournisseur ou une place de marché change le moment du transfert du titre de propriété, la réponse suit le titre.

En bref : le prix d'achat et le fret à l'achat font partie du coût des stocks. Les frais d'exécution des commandes et de recommandation sont généralement des frais de vente. Le stockage, la préparation et votre propre expédition vers le centre de distribution dépendent de la taille de l'entreprise, comme expliqué plus bas.

Votre cas n'est pas simple dans les situations suivantes :

• Les stocks FBA n'ont jamais été comptés en fin d'année, ou le décompte n'a jamais été rapproché des factures d'achat.
• Vos déclarations antérieures ne montrent aucun stock, ou des stocks de clôture à zéro, alors qu'il y avait de la marchandise.
• Les remboursements pour unités perdues sont importants, ou ont été comptabilisés comme des ventes.
• Les marges de vos livres ne correspondent pas à celles des rapports de la plateforme.
• Vos recettes moyennes sont proches du seuil de petite entreprise ci-dessous ou le dépassent, ou vous possédez plusieurs entreprises.

Rassemblez le rapport des stocks de fin d'année, les registres des expéditions vers le centre de distribution, les factures d'achat avec les factures de fret et les rapports de remboursement. La dernière section donne la liste complète.

Les frais Amazon FBA font-ils partie du coût des marchandises vendues?

En général, non. Le prix d'achat et le fret à l'achat font partie du coût des stocks; les frais qu'une place de marché facture pour vendre et expédier une commande sont des frais de vente. Le Règlement 1.471-3 fixe le coût des marchandises achetées au prix de la facture, moins les escomptes commerciaux ou autres, plus le transport et les autres frais nécessaires pour les acquérir. La Publication 334 range le fret à l'achat dans le coût des marchandises vendues.

Classez chaque frais selon ce qu'il paie, et non selon le nom qu'il porte dans le rapport. Une ligne qui regroupe plusieurs services doit être divisée. Des frais poussés dans le coût des marchandises vendues, ou des unités invendues omises du décompte, faussent tous deux le bénéfice brut.

Les frais de stockage Amazon FBA font-ils partie du coût des marchandises vendues?

Pour un contribuable de petite entreprise, non : les frais de stockage n'ont pas à être capitalisés et peuvent être déduits. Au-dessus du seuil, l'article 263A oblige un revendeur à capitaliser dans les stocks une partie des coûts de stockage et de manutention.

Quatre détails changent la réponse sur le stockage :

• Les recettes brutes se comptent au sens large. Un particulier additionne les recettes de toutes ses entreprises, y compris une quote-part des recettes de toute société de personnes ou société de type S, et des entreprises liées peuvent être regroupées selon l'article 448(c).
• Nouvelles entreprises. Si vous n'avez pas exercé vos activités pendant les trois années complètes, la moyenne porte sur la période d'existence, et les recettes d'un prédécesseur comptent (Publication 538).
• Les abris fiscaux sont exclus. Une société de personnes, une LLC imposée comme telle ou une société de type S est un abri fiscal, et perd l'exemption, pour une année où plus de 35 % de ses pertes vont à des commanditaires ou à des entrepreneurs limités, c'est-à-dire des propriétaires qui ne participent pas activement à la gestion (le conjoint, les enfants, les petits-enfants et les parents d'un propriétaire qui gère activement l'entreprise tout au long de l'année ne comptent pas) (Règlement 1.448-2(b)(2)). Elle peut choisir, au moyen d'une déclaration jointe à sa déclaration produite dans les délais, de tester plutôt la répartition de l'année précédente. Une participation offerte dans le cadre d'un placement de titres qui devait être enregistré en fait aussi un abri fiscal, tout comme un arrangement dont un but important est d'éviter l'impôt fédéral sur le revenu.
• Les frais de place de marché ne sont pas nommés. Le règlement range parmi les coûts de stockage et de manutention les frais d'occupation comme le loyer, et considère que les ventes à des clients qui ne sont pas présents physiquement, comme les ventes par correspondance, ne se font pas sur place. Les deux points mènent à traiter un entrepôt qui expédie les commandes comme un entrepôt hors site. Le règlement ne mentionne pas les ensembles de frais des places de marché : diviser des frais entre stockage, manutention et prélèvement-emballage, puis estimer la part liée aux unités invendues, relève donc du jugement. L'article 263A offre une méthode simplifiée pour la revente aux fins de la répartition.

Au-dessus du seuil, la capitalisation est obligatoire, pas un choix. Passer de l'exemption de petite entreprise à la capitalisation, ou l'inverse, est un changement de méthode comptable (Règlement 1.263A-1(j)(3)). La Rev. Proc. 2025-23 donne un consentement automatique, lorsque ses conditions sont remplies, au revendeur qui doit commencer à capitaliser (section 12.01) comme au contribuable de petite entreprise qui cesse de le faire (section 12.16). « Automatique » veut quand même dire produire le formulaire 3115 : l'original joint à la déclaration produite dans les délais (prolongations comprises) pour l'année du changement, et une copie signée envoyée à l'IRS au plus tard à la date de production de la déclaration (instructions du formulaire 3115). Les stocks d'ouverture sont réévalués, et la différence est un ajustement prévu à l'article 481(a) (Publication 538; voir Corriger les stocks absents des déclarations antérieures pour savoir comment il est étalé). À ou sous le seuil, gardez chaque année le traitement que vous avez choisi.

Les frais d'expédition vers Amazon, de préparation et d'étiquetage entrent-ils dans le coût des stocks?

Le fret qui amène la marchandise jusqu'à vous fait partie du coût des stocks pour tout vendeur qui tient des stocks. Le fret de votre fournisseur directement jusqu'au centre de distribution est généralement traité de la même façon. Votre propre expédition, la préparation et l'étiquetage dépendent de la taille de l'entreprise, comme pour le stockage.

• Fret du fournisseur : fait partie du coût des stocks selon le Règlement 1.471-3, qui ajoute le transport et les autres frais nécessaires engagés pour prendre possession de la marchandise.
• Au-dessus du seuil de petite entreprise : le Règlement 1.263A-3(c) traite le remballage, l'assemblage, l'étiquetage et le marquage, ainsi que le déplacement de marchandises d'un entrepôt du revendeur à un autre, comme des coûts de manutention et de transport en général capitalisés. Le règlement ne dit pas si un centre de distribution tiers est l'entrepôt du vendeur lui-même; le traitement de l'expédition de votre site vers le centre relève donc du jugement.
• Contribuable de petite entreprise : n'a pas à capitaliser ces coûts. Choisissez un traitement et gardez-le.

Les droits de douane, l'emballage et la répartition du fret entre les articles sont traités dans Le coût au débarquement dans le coût des marchandises vendues.

Comment évaluer les stocks FBA en fin d'année : quel décompte et quel coût?

Si vous tenez des stocks, comptez chaque unité que vous possédez en fin d'année et évaluez-la au coût (ou au moindre du coût et de la valeur de marché, si c'est votre méthode), pas à son prix de vente. Un contribuable de petite entreprise qui a choisi de ne pas tenir de stocks suit tout de même les unités invendues; la section suivante explique quand leur coût est déductible.

Décompte. Partez du rapport des quantités de fin d'année du réseau de distribution. Ajoutez les unités que vous possédez ailleurs : en route vers le centre, dans un lieu de préparation, ou en route vers vous après un retrait. Excluez les unités vendues dont le titre est déjà transféré, et les stocks dont vous n'avez pas encore le titre. Faites ensuite le rapprochement des unités : unités au début de l'année, plus unités achetées, moins unités vendues, perdues, retirées définitivement ou éliminées, égale unités à la fin de l'année. Si ce calcul et le rapport ne concordent pas, trouvez pourquoi avant de clore l'année.

Si vous tenez un suivi permanent des stocks dans vos livres, la Publication 538 exige un dénombrement physique à intervalles raisonnables, avec un ajustement du montant des livres pour qu'il corresponde. Elle ne dit pas comment compter des stocks détenus par une place de marché; un rapport des quantités de fin d'année rapproché de vos propres registres est donc un point de départ raisonnable, et c'est le rapprochement que vous conservez. Le Règlement 1.471-2 range l'omission d'une partie des stocks en main parmi les méthodes qui ne respectent pas les règles.

Coût. Utilisez le coût, ou le moindre du coût et de la valeur de marché, selon ce que vous utilisez de façon constante. Le coût est le prix de la facture moins les escomptes commerciaux ou autres, plus le fret à l'achat, plus les coûts exigés par l'article 263A. Lorsque des unités identiques ont été achetées à des prix différents et que vous ne pouvez pas associer chaque unité à une facture, la Publication 538 mentionne le premier entré, premier sorti (PEPS) et le dernier entré, premier sorti (DEPS) pour ce cas, et qualifie les règles du DEPS de très complexes. Le DEPS s'adopte au moyen du formulaire 970, produit avec la déclaration produite dans les délais pour la première année où vous l'utilisez. Tout autre changement de la méthode ou de la base d'évaluation des stocks exige l'approbation de l'IRS au moyen du formulaire 3115.

Coût des marchandises vendues. Stocks d'ouverture plus achats et autres coûts, moins stocks de clôture, égale coût des marchandises vendues (Publication 334). Un entrepreneur individuel, y compris une LLC à membre unique qui n'a pas choisi d'être imposée comme une société, le déclare à la partie III de l'annexe C; une société de personnes, une société de type S ou une société de type C joint le formulaire 1125-A. Voir Coût des marchandises vendues à l'annexe C.

Puis-je me dispenser de la comptabilité des stocks si mon entreprise est petite?

Un contribuable de petite entreprise peut choisir de ne pas tenir de stocks en bonne et due forme, mais il doit tout de même utiliser une méthode qui reflète clairement le revenu, et les stocks FBA invendus comptent toujours. Le seuil de petite entreprise est de 32 000 000 $ de recettes brutes annuelles moyennes pour les trois années d'imposition précédentes, et l'entreprise ne doit pas être un abri fiscal (défini plus haut) (Publication 538; Règlement 1.471-1(b)).

Selon la méthode des fournitures et matériaux non accessoires, le coût est récupéré l'année où l'unité est fournie au client, ou l'année où vous la payez si elle est postérieure; des stocks qui dorment dans un centre de distribution ne sont donc pas encore déductibles. Selon l'autre méthode, le traitement fiscal suit celui de vos livres ou de vos états financiers; arrêtez donc la méthode avant de monter vos livres. Changer l'une ou l'autre exige le formulaire 3115. Si vous tenez bien des stocks, vous utilisez généralement la méthode d'exercice pour les achats et les ventes et vous évaluez les stocks chaque année.

Les deux méthodes sont décrites dans Stocks ou fournitures pour les petits vendeurs; les déclarations antérieures qui n'en montraient aucun sont traitées dans Corriger les stocks absents des déclarations antérieures.

Comment inscrire les unités FBA perdues ou endommagées?

Si vous tenez des stocks, retirez-les du décompte, au coût. La Publication 538 indique qu'une perte de stocks par sinistre ou vol se réclame par un coût des marchandises vendues plus élevé, en déclarant correctement les stocks d'ouverture et de clôture. Une unité simplement manquante sort de la même façon, car le coût des marchandises vendues est ce qui reste une fois les stocks de clôture soustraits des marchandises disponibles pour la vente (Publication 334).

1. Inscrivez chaque radiation dans un compte d'ajustement des stocks au coût unitaire, avec la date et le rapport qui montre la perte, pour que le rapprochement des unités concorde.
2. Excluez ces unités du décompte de fin d'année.
3. Si une unité radiée réapparaît, remettez-la au coût initial.

Un contribuable de petite entreprise qui applique la méthode des fournitures et matériaux n'a pas de décompte dont retirer l'unité. Selon cette méthode, le coût est récupéré quand une unité est fournie à un client, et les sources citées ici ne disent pas pour quelle année le coût d'une unité perdue est déduit. Réglez ce point avec votre préparateur avant d'inscrire la radiation.

Une unité endommagée qui ne peut être vendue qu'en dessous des prix normaux reste dans les stocks, évaluée à son prix de vente de bonne foi moins le coût direct de son élimination (Règlement 1.471-2).

Puis-je déduire les stocks perdus au prix que je les ai payés?

La déduction correspond généralement à votre coût, pris une seule fois, par le coût des marchandises vendues. C'est la valeur à laquelle vous portiez les unités dans les stocks (prix d'achat plus fret à l'achat, plus les coûts de l'article 263A que vous capitalisez), et non le prix auquel vous les auriez vendues. Les stocks sont évalués au coût; la perte est donc le coût qui en sort.

Ne réclamez pas la même perte deux fois. La Publication 538 indique qu'une fois la perte passée par le coût des marchandises vendues, vous ne pouvez plus la réclamer comme perte par sinistre ou vol. Si vous la réclamez plutôt séparément, vous devez retirer les articles perdus des stocks d'ouverture ou des achats, et réduire la perte du remboursement que vous recevez ou que vous prévoyez recevoir. Une perte réclamée séparément ne peut pas inclure un montant que vous comptez raisonnablement recouvrer mais n'avez pas reçu à la fin de l'année. Conservez le rapport des unités perdues avec la radiation.

Comment inscrire le remboursement d'Amazon pour une unité perdue ou endommagée?

Un remboursement pour une unité perdue ou endommagée est généralement imposable. La Publication 538 indique que toute indemnité d'assurance ou autre remboursement reçu pour une perte de stocks par sinistre ou vol est imposable. Le paiement d'une place de marché pour une unité perdue ou endommagée couvre le même genre de perte; appliquer le même traitement est donc la lecture raisonnable. Inscrivez-le comme un remboursement de la perte, pas comme une vente.

Le paiement peut être inférieur ou supérieur au coût des unités. Le montant entier est imposable dans les deux cas; s'il est supérieur, les sources citées ici ne disent pas comment présenter l'excédent : conservez le rapport de remboursement et demandez à votre préparateur.

Il y a deux façons de le présenter :

1. Autre revenu, avec le coût complet des unités perdues dans le coût des marchandises vendues par le décompte.
2. Une réduction du coût des marchandises vendues.

La Publication 538 ne dit pas laquelle choisir. La même année, les deux donnent le même bénéfice imposable; elles diffèrent par le bénéfice brut et par la ligne où le montant se retrouve. Choisissez-en une, gardez-la chaque année et dites à votre préparateur laquelle.

L'année suit votre méthode comptable. Les sources ne disent pas comment traiter une réclamation encore ouverte à la fin de l'année lorsque la perte passe par le coût des marchandises vendues; dressez donc la liste des réclamations ouvertes pour votre préparateur. Inscrivez le remboursement sur sa propre ligne à partir du rapport de remboursement; les écritures du relevé de règlement sont dans Le relevé de règlement Amazon dans vos livres.

Et les retraits, les éliminations et les retours invendables?

Les unités que vous possédez restent dans vos stocks jusqu'à ce qu'elles soient vendues ou disparues. Voici l'effet de chaque événement sur vos livres :

Le Règlement 1.471-2 définit un prix de vente de bonne foi comme une offre réelle de la marchandise pendant une période se terminant au plus tard 30 jours après la date du dénombrement des stocks.

Que donner à mon spécialiste de la tenue de livres en fin d'année?

Donnez à votre spécialiste de la tenue de livres :

• Le rapport des stocks au dernier jour de l'année, enregistré tel que téléchargé.
• Les registres de chaque expédition vers le centre de distribution, avec les dates, les unités et les factures de fret.
• Les factures d'achat, avec les escomptes, pour que chaque lot ait un coût unitaire.
• Les stocks de clôture de l'an dernier et la méthode d'évaluation du coût que vous avez utilisée.
• Les rapports de remboursement et la liste des réclamations encore ouvertes.
• Les rapports de frais de stockage, d'exécution des commandes, de recommandation et de retrait.
• La liste des unités perdues, endommagées, retirées et éliminées, avec les dates et les coûts unitaires.
• Vos déclarations des années antérieures, si les stocks n'ont jamais été déclarés.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars américains et des montants ronds.

Compter les stocks et répartir les frais

Un vendeur tient des stocks, commence l'année sans marchandise et n'a pas d'autres coûts de stocks. Il achète 1 000 unités à 8 $ et paie 500 $ pour le fret de son fournisseur jusqu'au centre de distribution. Chaque unité coûte 8,50 $ (8 500 $ en tout). Le vendeur vend 700 unités; il en reste 300 à la fin de l'année.

• Coût des marchandises vendues : 700 × 8,50 $ = 5 950 $.
• Stocks de clôture : 300 × 8,50 $ = 2 550 $.

Les frais d'exécution des commandes et de recommandation sur les 700 ventes sont généralement des frais de vente et ne font pas partie des 5 950 $.

Un envoi perdu et son remboursement

Reprenez la même année, mais 20 des 300 unités invendues disparaissent, si bien que le décompte en trouve 280. Les 20 unités perdues coûtent 8,50 $ chacune, soit 170 $.

• Stocks de clôture : 280 × 8,50 $ = 2 380 $.
• Coût des marchandises vendues : 8 500 $ − 2 380 $ = 6 120 $, soit les 5 950 $ des unités vendues plus les 170 $ des unités perdues.
• Le remboursement de 120 $, reçu la même année, est imposable. Inscrit comme autre revenu, il compense 120 $ des 170 $, de sorte que les unités perdues coûtent 50 $ net. Inscrit plutôt comme une réduction du coût des marchandises vendues, le coût des marchandises vendues est de 6 000 $ et l'autre revenu est de 0 $; le bénéfice imposable est le même.
• Écritures : débit ajustement des stocks 170 $ et crédit stocks 170 $; à la réception des 120 $, débit banque 120 $ et crédit autres revenus 120 $.

Le vendeur ne déduit pas en plus les 170 $ comme perte distincte.

Frais de stockage pour un petit vendeur

Une vendeuse dont les recettes moyennes des trois années précédentes sont de 200 000 $ paie 1 800 $ de frais de stockage. Elle est un contribuable de petite entreprise (pas un abri fiscal); elle n'est donc pas tenue de les capitaliser, et ses livres n'ajoutent pas le stockage au coût unitaire. Elle déduit les 1 800 $ comme dépense et traite le stockage de la même façon chaque année. Un vendeur au-dessus du seuil peut devoir plutôt capitaliser la part liée aux unités invendues; diviser des frais regroupés relève du jugement.

Votre situation est différente?

• Les stocks FBA n'ont jamais été comptés, les marges semblent fausses, les remboursements sont importants ou vos déclarations antérieures ne montrent aucun stock : le décompte de fin d'année, le coût, le traitement des remboursements et la correction des années antérieures dépendent les uns des autres. Voir Corriger les stocks absents des déclarations antérieures et aide en tenue de livres.
• Vos rapports de frais regroupent stockage, manutention et prélèvement-emballage, ou des réclamations de remboursement sont ouvertes à la fin de l'année : diviser les frais et choisir comment présenter les remboursements relèvent du jugement et dépendent de vos faits. Voir aide en tenue de livres.
• Vous avez besoin de la routine mensuelle ou des écritures de règlement : voir La tenue de livres d'un vendeur Amazon et Le relevé de règlement Amazon dans vos livres.
• Vous payez des droits de douane ou importez des marchandises : voir Le coût au débarquement dans le coût des marchandises vendues.
• Des stocks sont invendus ou désuets : voir Radier des stocks invendus ou désuets.
• Vous vous demandez ce que fait et coûte un spécialiste de la tenue de livres pour le commerce en ligne : voir Coût et mandat d'un spécialiste de la tenue de livres pour le commerce en ligne.
• Votre LLC appartient à des propriétaires étrangers : voir Versements d'une place de marché dans une LLC détenue par des étrangers.
• Vous êtes un vendeur canadien avec des stocks dans des entrepôts américains : voir Les vendeurs canadiens avec des stocks aux États-Unis.
• Vos recettes moyennes sont proches du seuil ou le dépassent, vous possédez plusieurs entreprises, ou des propriétaires qui ne gèrent pas l'entreprise se voient attribuer une grande part de ses pertes : la capitalisation du stockage et de la manutention peut être obligatoire. Voir Coût des marchandises vendues à l'annexe C et aide en tenue de livres.