Réduire légalement l'impôt de votre entreprise aux États-Unis

Où une petite entreprise peut-elle légalement réduire son impôt?

Une petite entreprise devrait d'abord vérifier les revenus et les dépenses déjà inscrits dans ses livres, puis comparer les déductions, les crédits et les choix possibles avec la déclaration de revenus complète du propriétaire. Une déduction réduit le revenu imposable; un crédit réduit l'impôt. Aucun des deux n'est utile sans que ses conditions soient remplies et sans pièces justificatives (IRS : crédits et déductions pour les entreprises).

Suivez cet ordre : rapprochez les ventes et les coûts, repérez les biens mis en service, estimez le revenu du propriétaire, vérifiez les cotisations de retraite, puis vérifiez l'admissibilité aux crédits et aux choix de l'État. Un achat fait uniquement pour créer une déduction coûte tout de même de l'argent à l'entreprise. Si votre tenue de livres est en retard, rattrapez-la avant de planifier.

Est-ce que je déduis toutes les dépenses d'entreprise possibles?

Les dépenses d'entreprise doivent généralement être ordinaires et nécessaires au travail, et l'entreprise doit pouvoir montrer ce qu'elle a acheté et pourquoi. Passez en revue les coûts souvent oubliés comme les fournitures, les honoraires professionnels, l'assurance d'entreprise et la part professionnelle du téléphone ou d'Internet; séparez les dépenses personnelles des dépenses d'entreprise (IRS : publication 334; IRS : registres à conserver).

Pour le bureau à domicile d'un travailleur autonome, un usage professionnel régulier et exclusif s'applique généralement, avec des exceptions limitées, et l'espace doit satisfaire à un critère d'usage professionnel admissible. Pour une voiture dont vous êtes propriétaire, comparez les frais réels et le taux au mille standard la première année d'usage professionnel : réclamer l'article 179 ou l'amortissement accéléré (bonus depreciation) exclut ensuite le taux au mille standard pour cette voiture. Tenez un registre des milles parcourus; les trajets domicile-travail et les trajets personnels ne deviennent pas des déplacements d'affaires parce que le véhicule appartient à l'entreprise (IRS : publication 587; IRS : publication 463).

Un employeur peut rembourser les frais d'entreprise documentés d'un employé dans le cadre d'un régime de dépenses admissibles (accountable plan) si les frais ont un lien avec l'entreprise, si l'employé en rend compte et si les avances excédentaires sont retournées. Cela compte lorsque le propriétaire d'une société de type S paie personnellement des frais de la société : une allocation forfaitaire sans ces étapes peut devenir un salaire (IRS : publication 463).

Puis-je déduire l'équipement et les véhicules dans l'année de leur achat?

L'équipement admissible peut être déduit lorsqu'il est mis en service, par l'article 179 ou l'amortissement accéléré (bonus depreciation). Acheter un bien ne suffit pas : il doit être prêt et disponible pour l'usage professionnel, et l'usage personnel, les plafonds applicables aux véhicules et d'autres limites peuvent réduire la déduction. Une voiture soumise aux règles des biens listés exige un usage professionnel admissible de plus de 50 % pour l'article 179 ou l'amortissement accéléré; une baisse ultérieure à ce niveau ou en dessous peut entraîner une récupération (IRS : publication 946).

La déduction immédiate réduit le coût de base fiscal d'un bien, de sorte qu'une vente ultérieure peut produire un gain imposable ou une récupération de l'amortissement. Un véhicule dont l'usage professionnel diminue plus tard peut aussi entraîner une récupération. Pour les propriétaires d'entités transparentes, une dépense permise peut réduire le revenu d'entreprise admissible et la déduction qui s'y rattache (IRS : publication 946; IRS : instructions du formulaire 8995). La Californie n'adopte pas l'amortissement accéléré fédéral; une déclaration californienne peut donc avoir une déduction et un coût de base différents (California FTB).

Ai-je droit à la déduction pour revenu d'entreprise admissible?

Le propriétaire d'une entreprise individuelle, d'une société de personnes ou d'une société de type S peut avoir droit à une déduction fédérale pouvant atteindre 20 % du revenu d'entreprise admissible (QBI). Le revenu d'une société de type C, les salaires d'employé et le revenu qui n'est pas effectivement lié à une activité commerciale aux États-Unis n'y donnent pas droit. La déduction finale peut être plus faible selon le revenu imposable, les pertes admissibles antérieures, le type d'entreprise, les salaires ou les biens de l'entreprise (IRS : revenu d'entreprise admissible; IRS : instructions du formulaire 8995).

Vérifiez cette déduction après avoir calculé les dépenses d'entreprise et l'amortissement. Un propriétaire qui participe de façon significative à une entreprise admissible peut avoir droit à une déduction minimale de 400 $ lorsque le QBI total des entreprises actives atteint 1 000 $ (26 U.S.C. 199A(i)). La déduction peut réduire l'impôt sur le revenu, mais elle ne rend pas valide une dépense sans pièces justificatives; la Californie n'adopte pas la déduction fédérale pour revenu d'entreprise admissible (IRS : instructions du formulaire 8995; California FTB).

Quelle part de revenu le régime de retraite d'un propriétaire peut-il mettre à l'abri?

Les cotisations avant impôt et les cotisations déductibles de l'employeur peuvent réduire l'impôt sur le revenu courant; les cotisations Roth ne le font pas. Le montant dépend du type de régime, de la rémunération, des autres régimes et des employés admissibles (IRS : comptes Roth). Pour le propriétaire d'une société de type S, les cotisations reposent sur les salaires du W-2, et non sur les distributions (IRS : cotisations de retraite des sociétés de type S). La cotisation d'un travailleur autonome se calcule à partir de ses revenus nets rajustés, et non en multipliant simplement le bénéfice de l'annexe C (IRS : publication 560).

Pour le régime d'un même employeur, n'ajoutez pas la limite de cotisation salariale à un 401(k) à la limite totale employé-employeur : les cotisations salariales comptent dans ce total, sauf les cotisations de rattrapage admissibles. Les cotisations à un SEP sont financées par l'employeur et ont un calcul de rémunération distinct (IRS : limites de cotisation; IRS : limites d'un SEP).

Les dates limites des régimes diffèrent. Un SEP peut généralement être établi et financé d'ici la date limite de production de la déclaration, prolongations comprises. Un employeur peut aussi adopter un nouveau régime admissible d'ici cette date et le traiter comme adopté le dernier jour de l'année, ce qui permet des cotisations de l'employeur pour cette année. La plupart des choix de cotisation salariale à un 401(k) exigent une action avant la fin de l'année. Un entrepreneur individuel sans employé qui adopte un nouveau 401(k) après la fin de l'année peut faire ses cotisations salariales de la première année d'ici la date limite de production de la déclaration, sans prolongation (IRS : publication 560; IRS : questions sur les SEP; IRS : régimes adoptés après la fin de l'année).

Le statut de société de type S réduirait-il mon impôt sur le travail autonome?

Le bénéfice d'une société de type S, imposé par transparence, évite généralement l'impôt sur le travail autonome, mais l'actionnaire qui travaille doit recevoir un salaire raisonnable assujetti aux impôts sur l'emploi. L'IRS peut requalifier des distributions en salaire si la rémunération des services est trop faible; la paie, les impôts de l'État et les frais de production des déclarations comptent aussi (IRS : rémunération des sociétés de type S). Une société qui a un actionnaire étranger non résident ne peut pas faire ce choix, et un choix existant prend fin lorsque la société cesse d'être admissible, par exemple lorsqu'un actionnaire devient un étranger non résident (IRS : admissibilité des sociétés de type S; 26 U.S.C. 1362(d)(2)); consultez le guide pour les propriétaires à l'étranger. Consultez aussi quand le statut de société de type S est avantageux et comment fixer le salaire du propriétaire.

Payer des membres de la famille ou l'assurance maladie du propriétaire peut-il réduire l'impôt?

La rémunération versée à un membre de la famille est déductible lorsque la personne travaille réellement pour l'entreprise et que la rémunération est raisonnable pour ce travail; conservez les registres du poste, des heures et de la paie (IRS : publication 334). Le lien familial a une incidence sur les impôts de paie; consultez donc le guide sur l'emploi des membres de la famille avant de modifier la rémunération.

L'assurance maladie du propriétaire peut aussi donner une déduction, mais la marche à suivre diffère pour un entrepreneur individuel, un associé et un actionnaire de société de type S. Consultez les déductions pour l'assurance maladie des propriétaires avant d'inscrire des primes ou des remboursements (IRS : assurance maladie des sociétés de type S).

Le choix de l'impôt de mon État sur les entités transparentes m'avantage-t-il?

Selon les directives de l'IRS, un impôt d'État admissible payé par une société de personnes ou une société de type S peut être déductible au niveau de l'entité aux fins fédérales. Savoir si le choix avantage un propriétaire dépend de la date limite de paiement de l'État, du crédit accordé au propriétaire et des déclarations fédérale et d'État complètes du propriétaire (IRS : avis 2020-75). Consultez le guide du choix de l'impôt sur les entités transparentes pour la décision État par État.

Quels crédits d'impôt une petite entreprise peut-elle réclamer?

Les crédits visent des activités précises, et non le simple fait d'être une petite entreprise. Associez chaque crédit à son activité, aux registres d'employés et de dépenses, et au formulaire exigé; une même dépense ne peut pas toujours appuyer à la fois une déduction complète et un crédit (IRS : crédits d'entreprise).

Une entreprise qui satisfait aux critères de recettes brutes et d'âge du crédit de recherche peut choisir d'appliquer une partie du crédit à l'impôt de paie de l'employeur au moyen des formulaires 6765 et 8974. Le choix est à faire d'ici la date limite de la déclaration de revenus d'origine, prolongations comprises; une société de personnes ou une société de type S le fait au niveau de l'entité (IRS : instructions du formulaire 6765).

Le crédit de démarrage d'un régime de retraite ne peut pas être réclamé en même temps qu'une déduction pour les mêmes frais de démarrage. Le choix du crédit réduit de recherche selon l'article 280C, à la rubrique A du formulaire 6765, modifie la déduction de dépenses connexe; il doit être fait dans une déclaration d'origine produite dans les délais, prolongations comprises, et ne peut être fait ni modifié dans une déclaration modifiée. Calculez donc les deux avant de produire (IRS : crédit de démarrage; IRS : instructions du formulaire 6765).

Que puis-je encore faire avant la fin de l'année?

Avant la clôture de l'année d'imposition, rapprochez l'état des résultats de l'année en cours et la paie, examinez les achats de biens qui peuvent réellement servir à l'entreprise, et vérifiez les choix de régime et les dates limites de l'État. Pour une entreprise qui utilise la comptabilité de caisse, payer une facture déductible peut déplacer une déduction vers cette année, mais un paiement anticipé n'est pas automatiquement déductible maintenant; le moment de la déduction suit d'autres règles pour la comptabilité d'exercice (IRS : publication 334; IRS : publication 560).

Rassemblez la dernière déclaration produite, l'état des résultats à jour, le bilan, les rapports de paie, les registres des milles et du bureau à domicile, les dates d'achat des biens et les documents du régime de retraite. Si vous prévoyez une perte d'entreprise, vérifiez si le propriétaire peut l'utiliser avant d'acheter des biens uniquement pour obtenir une déduction immédiate.

Contre quels stratagèmes de réduction d'impôt l'IRS met-il en garde les propriétaires d'entreprise?

L'IRS met en garde contre les crédits inventés, les retenues gonflées et les demandes fondées sur de faux conseils fiscaux, y compris un faux crédit général sur l'impôt sur le travail autonome. Une vraie dépense d'entreprise exige tout de même des registres et une règle fiscale admissible; la promesse d'un préparateur ne transfère pas la responsabilité de la déclaration (IRS : Dirty Dozen).

Une pénalité pour inexactitude peut atteindre 20 % de la partie d'un impôt insuffisamment payé causée par la négligence ou par une sous-déclaration importante. Comparez les déductions et crédits agressifs aux textes officiels avant de produire (IRS : pénalité pour inexactitude).

Exemple

À titre indicatif seulement; tous les montants sont en dollars américains, et aucun impôt n'est calculé. Un entrepreneur individuel a 200 000 $ de ventes, 80 000 $ de dépenses d'exploitation documentées et une machine de 20 000 $ achetée pour l'entreprise et mise en service avant la fin de l'année. Si la machine donne droit à la déduction immédiate complète de la première année, le bénéfice de l'entreprise avant les cotisations de retraite du propriétaire est de 100 000 $. Il s'agit du bénéfice de l'annexe C, pas nécessairement du QBI : la part déductible de l'impôt sur le travail autonome, ainsi que l'assurance maladie et les cotisations de retraite admissibles du propriétaire attribuables à l'entreprise, peuvent réduire le QBI (IRS : revenu d'entreprise admissible). La déduction pour la machine peut réduire à la fois le revenu d'entreprise imposable et la déduction pour revenu d'entreprise admissible; une déclaration d'État peut amortir la machine différemment.

Votre situation est différente?

• Vous changez de type d'entité ou prévoyez un bénéfice bien supérieur à ce que vous devez dépenser : comparez une LLC et une société de type C et obtenez de l'aide pour la préparation de vos déclarations avant de faire un choix.
• Vous possédez une société de type S et prévoyez des distributions : vérifiez le salaire raisonnable du propriétaire avant de retirer de l'argent.
• Vous avez une perte plutôt qu'un bénéfice : consultez les limites des pertes d'entreprise.
• Votre État offre un choix d'impôt au niveau de l'entité ou vous exercez vos activités dans plusieurs États : utilisez le guide du choix de l'État et obtenez de l'aide pour la préparation de vos déclarations avant la date limite.
• Votre entreprise possède un bien locatif : utilisez les règles fiscales des biens locatifs pour ces dépenses.
• La fin de l'année approche et vous choisissez des achats, des cotisations de retraite ou des crédits : apportez votre dernière déclaration, vos livres à jour, la paie et vos achats prévus à un service de préparation de déclarations.