판매세 신고 업무: 소프트웨어, 외주, 직접 처리 비교

판매세 업무를 직접 처리할까요, 소프트웨어를 쓸까요, 전문가에게 맡길까요?

신고하는 주의 수, 상품의 과세 여부가 얼마나 분명한지, 누가 신고서를 장부와 맞춰 보는지에 맞춰 방식을 고르세요. 소프트웨어는 결제 시점에 세금을 계산해 줍니다. 어느 주에 세금을 내야 하는지, 신고서가 장부와 맞는지는 판단하지 않습니다. 상품을 잘못된 규정으로 설정하면 그 세금을 직접 내거나 서비스 업체에 변상해야 할 수 있습니다.

한 사람이 매달 대사할 수 있는 범위를 신고 목록이 넘어서거나, 아무도 답할 수 없는 주 서신이 오면 직접 처리가 어려워질 수 있습니다. 도움을 받는 비용은 연간 신고서 수(주의 수 곱하기 각 주가 요구하는 신고 횟수), 앞으로 등록해야 할 곳의 수, 먼저 정리해야 할 판매 데이터의 양이 좌우합니다.

여러 주에 등록했거나 곧 등록할 예정이거나, 상품의 과세 여부가 불분명하거나(소프트웨어 구독이 대표적입니다), 신고서를 건너뛰었거나, 신고서가 장부와 맞지 않는다면 간단한 경우가 아닙니다. 사업자 허가 목록, 주·월별 판매 내역, 최근 신고서부터 준비하세요. 전체 목록은 글 끝에 있습니다.

판매세 준수 소프트웨어는 무엇을 계산하고 신고할 수 있나요?

판매세 준수 업무는 여섯 가지입니다. 등록, 상품 과세 여부 설정, 계산, 신고와 납부, 장부와의 대사, 통지서 대응입니다. Streamlined 회원 주에서는 인증 서비스 제공업체가 대부분을 맡을 수 있고, 계산 전용 소프트웨어는 계산만 맡습니다. 나머지는 사람이 해야 합니다.

판매세 신고를 완전히 자동화할 수 있나요?

일부만 가능합니다. 계산은 자동화할 수 있고, Streamlined 회원 주에서는 인증 서비스 제공업체가 신고와 납부까지 할 수 있습니다. 그 밖의 주에서는 본인 또는 그 주의 방식으로 위임받은 사람이 각 주의 자체 시스템에서 신고서를 제출합니다. 도구마다 신고하는 주와 점검하는 내용이 다릅니다. 도구가 어느 주에서 신고하는지, 영(0)세 신고서도 제출하는지, 각 주 계정에 누구의 이름이 올라 있는지 물어보세요. 대사하지 않은 데이터로 신고하는 도구는 받은 그대로 신고합니다.

자주 반복되는 함정이 세 가지 있습니다.

• 대사하지 않은 판매 데이터로 신고하기. 주문, 환불, 마켓플레이스 보고서와 맞추지 않은 판매 데이터로 만든 신고서는 기한에 맞춰 제출해도 틀릴 수 있습니다. 예를 들어 마켓플레이스 판매가 쇼핑몰 합계와 마켓플레이스의 징수 보고서에 모두 잡히는 경우입니다. 판매와 정산금 대사하기를 참고하세요.
• 납부할 세금이 없는 곳에 등록하기. 등록하면 신고 의무가 시작됩니다. 판매자는 등록일부터 세금을 징수해 납부할 책임이 있으며, Streamlined 시스템(회원 주들이 함께 운영하는 공동 등록 제도)으로 등록해도 이전 판매의 세금이 없어지지는 않습니다. 사면 제도를 두는 주는 예외입니다(Streamlined 등록). 등록하기 전에 그 주의 기준을 충족하는지 확인하세요.
• 영(0)세 신고서 누락. Streamlined 회원 주, 캘리포니아 주, 뉴욕 주에서는 판매가 없어도 신고서를 제출해야 합니다(Streamlined 등록, 캘리포니아 주, 뉴욕 주). 세금이 있을 때만 신고하도록 설정한 도구는 이를 놓칠 수 있습니다. 기한, 가산세, 누락된 신고서는 판매세 신고서 제출하기를 참고하세요.

어떤 도구를 골라도 사람이 해야 하는 일은 무엇인가요?

도구가 계산이나 신고를 해 주더라도 대부분은 사람이 맡습니다.

• 어느 주에서 세금을 내야 하는지. 물리적 또는 경제적 세무 연관성 기준(그 주에 매장, 직원, 재고가 있거나 판매가 기준액을 넘는 등의 연결)이나 다른 요건을 충족한 주마다 등록해야 합니다(Streamlined 등록). 판매세를 징수해야 하는 경우를 참고하세요.
• 상품의 과세 여부. 인증 서비스 제공업체는 각 상품이 매핑된 방식에 따라 과세 여부를 판단하며, 주의 데이터 오류 구제는 잘못된 매핑에는 적용되지 않습니다. 요금제, 서비스, 묶음 상품이 주에서 과세 대상인지는 별개의 문제입니다. SaaS와 소프트웨어의 판매세를 참고하세요.
• 면세 증명서. 캘리포니아 주는 세무 전문가에게 고객이 비과세 판매를 뒷받침하는 서류를 보관해야 한다고 안내합니다(CDTFA). 고객의 면세 증명서를 참고하세요.
• 제공업체 범위 밖의 통지서와 세무조사. 제공업체가 본인 계정에 대해 대가를 받지 않는 한 주는 대체로 직접 연락하며, 그때도 제공업체가 본인에게 기록을 요청할 수 있습니다(CSP FAQ). 판매세 세무조사를 참고하세요.
• 과거 기간. 한 번도 과세하지 않은 판매는 별도의 계획이 필요합니다. 징수하지 않은 판매세 따라잡기를 참고하세요.
• 장부. 신고서와 다른 부채 잔액은 사람이 추적해야 합니다. 판매세 미지급금이 신고서와 맞지 않을 때를 참고하세요.

인증 서비스 제공업체란 무엇이고, 어떤 판매자가 무료로 이용하나요?

인증 서비스 제공업체(CSP)는 Streamlined Sales and Use Tax Agreement에 따라 인증받은 대리인으로, 판매자 본인의 구매에 대한 세금을 제외한 판매세와 사용세 업무를 대신 처리합니다. Streamlined 회원 주는 아래 요건을 충족하는 판매자를 대신해 제공업체에 비용을 지급하므로, 그런 판매자는 해당 서비스에 대해 제공업체에 아무것도 내지 않습니다(What is a CSP). 주에 따라 이런 판매자에게 징수 수수료(collection allowance)를 허용할 수도, 허용하지 않을 수도 있으므로 주마다 확인하세요(CSP FAQ).

어떤 주에서 무료 서비스를 받으려면, 판매자는 Streamlined Sales Tax Registration System으로 그 주에 등록하고, 제공업체와 계약하며, 그 주에 등록하기 직전 12개월 동안 다음을 모두 충족해야 합니다(무료 서비스).

• 그 주에 30일을 넘게 고정 사업장을 둔 적이 없음
• 그 주의 자산이 $50,000 미만이고 급여가 $50,000 미만임
• 그 주의 자산 총액 또는 급여 총액이 전체의 25% 미만임
• 판매자나 관계회사가 그 주에 공급업체가 되는 조건으로 그 주의 세금을 징수하지 않음

이 요건에서 자산은 판매자가 소유하거나 임차한 부동산과 유형 자산입니다. 소유 자산은 취득 원가로, 임차 자산은 연간 순임차료의 여덟 배로 계산하며, 12개월의 시작과 끝 시점의 평균을 씁니다. 급여는 직원에게 지급한 보수로, 계약서의 소재지 규정에 따라 주에 배정합니다(제공업체 계약서).

주의 경제적 세무 연관성 기준액을 넘어서 어떤 주에서 징수해야 하는 원격 판매자는 그 주에서 자격이 있습니다. 판매자가 그 주에서 이 요건을 충족하지 못하는 사업체와 특수관계(Internal Revenue Code section 267(b) 또는 707(b) 기준)인 경우, 그 사업체가 판매자를 대신해 상품 배송, 신고서 접수, 고객 불만 처리 같은 서비스를 제공하거나, 둘의 구조를 2018년 6월 21일 이후 설계 또는 재설계해 판매자가 자격을 얻게 되었다면 자격이 없습니다. 이 제외 규정은 2020년 9월 1일 이전에 Streamlined 시스템으로 CSP 비용 지원 판매자로 적법하게 등록한 판매자에게는 적용되지 않습니다. 단, 2018년 6월 21일 이후 구조를 설계하거나 재설계한 경우는 예외입니다(제공업체 계약서). 판매자가 어떤 주에 등록해야 하는데 이 요건을 모두 충족하지 못하게 되면 그 주에서 무료 자격이 끝납니다. 이 요건은 Streamlined Governing Board와 제공업체 사이의 계약에서 나온 것이므로, 등록할 때 시행 중인 조건은 무료 서비스 페이지에서 확인하세요. "대가 지원 판매자(compensated seller)"라는 표현은 누가 제공업체에 비용을 내는지만 정할 뿐, 세금을 징수해야 하는지는 정하지 않습니다(CSP FAQ).

자격이 없는 주, Streamlined 시스템이 아니라 주에 직접 등록한 주, Streamlined 회원이 아닌 주, 회계나 컨설팅 같은 추가 서비스, 주의 연간 거래 중 30%를 넘는 비과세 거래 처리에 대해서는 제공업체가 요금을 받을 수 있습니다. Streamlined의 등록 페이지에서 회원 주를 확인할 수 있습니다. 캘리포니아 주, 뉴욕 주, 텍사스 주는 회원이 아니므로, 이 주들의 신고서는 판매자나 전문가가 주에 직접 제출합니다.

Streamlined 회원 주는 계산 전용 소프트웨어도 인증합니다. 이 소프트웨어를 쓰는 판매자는 신고와 납부를 계속 직접 하며, 세무조사 때 주가 판매자에게 직접 연락합니다(CSP FAQ).

소프트웨어나 제공업체가 잘못 처리하면 누가 세금을 내나요?

도구에 따라 다릅니다. 계산 전용 소프트웨어는 판매자가 주에 세금을 신고하고 납부할 책임을 계속 집니다. 소프트웨어 제공업체는 소프트웨어 작동 방식의 오류로 생긴 과소 납부에 대해 주에 책임을 집니다. 인증 서비스 제공업체는 판매자가 판매 품목을 허위로 알렸거나 사기를 저지른 경우가 아니면, 처리한 거래의 세금에 대해 주에 책임을 집니다. Streamlined 시스템 밖에서는 그 주의 구제 규정이 적용되지 않는 한 등록한 판매자가 대체로 세금을 내야 합니다.

Streamlined 협약을 시행하는 워싱턴 주 법은 이를 명시합니다(RCW 82.58.080). 본인이 있는 주의 법을 확인하세요. 한계가 두 가지 있습니다. 제공업체가 처리하지 않은 거래는 판매자가 세무조사를 받을 수 있고, 신고서 기한까지 제공업체에 보내지 않은 세금은 판매자가 여전히 내야 합니다(제공업체 계약서, Section E.2).

Streamlined 회원 주는 인증 서비스 제공업체나 인증 계산 소프트웨어를 쓰는 판매자의 일부 오류 책임도 면제해 줍니다(CSP FAQ).

잘못된 매핑은 주 데이터의 오류가 아니므로 주의 구제가 적용되지 않습니다. 제공업체 계약서에 따라, 세금이 징수되지 않게 한 매핑 오류에 대해서는 누가 매핑했든 제공업체가 주에 책임을 집니다. 다만 판매자와의 자체 계약에서, 판매자의 행위나 부작위로 오류가 생겼다면 판매자에게 변상을 요구할 수 있습니다(제공업체 계약서, Section E.3(c), CSP FAQ). 제공업체의 계약이 시작되기 전에는 판매자가 직접 신고하고 납부합니다. 다른 주는 자체 구제 규정을 정하므로, 그 주의 안내를 확인하세요.

장부 담당자나 CPA를 고용해도 누구의 계정인지는 바뀌지 않고 일하는 사람만 바뀝니다. 전문가는 판매자의 위임에 따라 판매자를 대신해 일합니다. 뉴욕 주의 위임 양식에서는 납세자가 보고한 정보를 검토하고 그 내용이 사실이고 정확하며 완전함을 확인하는 데 동의합니다(Form TR-2000).

사업체 뒤에 있는 사람들도 세금을 개인적으로 낼 수 있고, 개인사업자는 직접 냅니다. 캘리포니아 주에서는 사업이 끝난 뒤, 임원, 구성원, 관리자, 파트너 또는 사업체를 지배했거나 신고서나 세금 납부를 맡았던 사람이 고의로 납부하지 않았다면, 고객에게서 받은 납부하지 않은 판매세(또는 특정 사용세)와 이자·가산세를 개인적으로 내야 할 수 있습니다. 이는 그 사람이 그 책임을 졌던 기간에만 해당하고 기한 제한이 있습니다(Revenue and Taxation Code section 6829). 다른 주는 자체 규정이 있습니다. 판매세 신고서 제출하기를 참고하세요.

장부 담당자나 CPA는 소프트웨어가 하지 못하는 일로 무엇을 하고, 어떻게 접근 권한을 받나요?

장부 담당자나 CPA는 도구가 할 수 없는 부분을 처리합니다. 등록이 필요한 곳 판단, 상품 매핑 점검, 각 신고서를 장부와 맞추기, 제공업체 밖의 주에서 신고하기, 주 서신에 답하기입니다. 주에서 일하려면 전문가에게 판매자의 위임이 필요합니다.

주는 이를 두 가지 권한으로 나눕니다. 하나는 온라인으로 신고하고 납부하는 권한, 다른 하나는 통지서와 세무조사에서 본인을 대신해 말하는 권한입니다. 규정은 주마다 다르며, 아래 두 주가 그 양상을 보여 줍니다.

캘리포니아 주에서는 위임장만으로는 온라인 신고 권한이 생기지 않습니다. 온라인 업무를 하려는 대리인에게는 Third Party Access도 필요합니다(CDTFA). CDTFA-392는 대리인 한 명당 CPA, 변호사, PTIN, 등록 세무사(enrolled agent) 번호 중 하나의 식별번호를 요구하므로, 대리인이 CPA일 필요는 없습니다(CDTFA-392). 각 주의 양식에 어느 개인이 올라가는지, 누가 신고서에 서명하는지 물어보세요. 다른 주에는 자체 양식, 로그인, 신고 주기가 있습니다. 두 주의 절차가 적용된다고 가정하기 전에 해당 주 세무 당국 사이트를 확인하세요. 기한과 판매가 없을 때의 신고는 판매세 신고서 제출하기를 참고하세요.

마켓플레이스 판매가 있으면 직접 신고할 내용이 달라지나요?

그 판매를 신고하는 방식과 그에 대해 내야 할 세금이 달라집니다. 사업자 허가와 신고서가 계속 필요한지는 주마다 다릅니다. 등록한 판매자는 계속 신고하고, 주가 정한 방식으로 마켓플레이스 판매를 보고하며, 마켓플레이스가 세금을 징수했다는 증빙을 보관합니다. 본인 사이트나 직접 청구서로 한 판매는 계속 본인 책임입니다.

• 캘리포니아 주. 유형 상품을 등록된 마켓플레이스 사업자를 통해서만 파는 판매자는 대체로 등록할 필요가 없습니다. 자기 사이트의 직접 판매가 있으면 여전히 등록 의무가 생길 수 있습니다. 등록한 판매자는 사업자의 계약서나 사업자가 등록되어 있다는 다른 증빙과 허가 번호를 보관합니다(CDTFA).
• 뉴욕 주. 뉴욕 주에 기반을 둔 판매자가 마켓플레이스 사업자를 통해서만 판매해도 여전히 등록하고 신고서를 제출합니다. 일부 타주 판매자는 등록하지 않아도 됩니다. 등록한 판매자는 사업자의 Certificate of Collection이나 사업자의 공개 계약서를 보관합니다(뉴욕 주).

두 규정 모두 유형 상품에 관한 것입니다. 플랫폼을 통한 소프트웨어나 서비스 판매는 다른 문제입니다. SaaS 판매세의 merchant of record를 참고하세요. 마켓플레이스 판매가 신고서에 어떻게 나타나는지는 판매세 신고서 제출하기를 참고하세요. 플랫폼을 운영한다면 스타트업을 위한 마켓플레이스 사업자 규정을 참고하세요.

시작할 때 무엇을 넘겨야 하나요?

도구의 합계가 아니라 기록에서 각 신고서를 다시 만들 수 있을 만큼 자료를 넘기세요.

• 주별 사업자 허가 목록: 허가 번호, 신고 주기, 기한, 각 로그인을 가진 사람.
• 최근 제출한 신고서, 납부 확인서, 주 서신.
• 주·월별 판매 내역: 총판매, 마켓플레이스 판매, 직접 판매, 환불.
• 상품과 각 주에서 상품이 과세되는 방식 또는 매핑.
• 면세 증명서와 재판매 증명서, 마켓플레이스 계약서나 징수 보고서.
• 결제 처리 업체와 마켓플레이스의 정산 보고서.
• 장부의 판매세 부채 계정.
• EIN, 주 위임장에 서명할 수 있는 소유주·임원·파트너, 주 서신이 가는 각 주 계정의 우편 주소와 이메일.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 미국 달러입니다.

일부 주에만 허가가 있는 온라인 쇼핑몰

한 온라인 쇼핑몰은 12개 주의 구매자에게 배송하고 6개 주에 허가가 있으며, 연간 판매액은 US$400,000, 그중 US$100,000가 마켓플레이스 판매입니다. 계산 소프트웨어는 허가가 있는 6개 주에서 결제 시점에 각 판매가 소싱되는 곳의 세율을 적용합니다. 매달 누군가가 주별 판매를 6개 신고서와 마켓플레이스의 징수 보고서에 맞춰 봅니다. 나머지 6개 주는 각 주의 기준액에 비추어 확인합니다. 주별 판매세 경제적 세무 연관성 기준액을 참고하세요.

요금제 하나를 잘못 매핑한 소프트웨어 회사

한 소프트웨어 회사는 연간 구독 매출이 US$800,000이고 4개 주에 허가가 있습니다. 그중 이 상품에 과세하는 Streamlined 회원 주 한 곳에서 인증 서비스 제공업체를 쓰지만 요금제 하나를 비과세로 매핑했습니다. 주의 구제는 잘못된 세율, 경계, 과세 여부 라이브러리 데이터에만 적용되고 잘못된 상품 매핑에는 적용되지 않습니다. 그 요금제 매출 US$60,000에 세금이 붙지 않았고 예시 세율이 6%라면, 이자나 가산세를 빼고도 US$3,600의 세금이 징수되지 않은 것입니다. 이에 대해 제공업체가 주에 책임을 지지만, 회사가 매핑했으므로 제공업체와의 계약에서 회사에 변상을 요구할 수 있습니다. 매핑 오류는 그 요금제를 파는 모든 주에서 반복될 수 있습니다.

캘리포니아 주에서 CPA에게 접근 권한을 주는 판매자

캘리포니아 주에 사업자 허가가 있는 판매자가 CPA에게 월별 신고서를 제출하고 주 서신에 답하도록 맡기려 합니다. 판매자는 CPA가 신고하고 납부할 수 있도록 CPA의 Third Party Access를 승인하고, 통지서와 세무조사를 위해 회사가 아니라 CPA 개인을 지정한 위임장에 서명합니다. 허가는 계속 판매자 이름으로 유지되며, 판매자는 신고 전에 숫자를 여전히 검토합니다.

상황이 다르다면?

• 여러 주에 등록했거나 곧 등록할 예정이거나, 상품의 과세 여부가 불분명하거나, 신고서와 장부가 서로 다른 경우: 어떤 신고를 소프트웨어에 맡기고, 어떤 신고에 사람이 필요하며, 무엇을 위임할지는 실제 등록과 기록을 검토해야 정할 수 있습니다. 장부 관리 도움을 받으세요.
• 어느 주에서 세금을 내야 하는지 확실하지 않은 경우: 판매세를 징수해야 하는 경우를 참고하세요.
• 본인이나 사업체가 미국 밖에 있는 경우: 외국인 판매자와 판매세와 캐나다에서 파는 소프트웨어의 미국 판매세를 참고하세요.
• 과세 대상 품목을 팔고도 세금을 징수하지 않은 경우: 징수하지 않은 판매세 따라잡기를 참고하세요.
• 쇼핑몰 플랫폼으로 판매하고 어느 주를 켜야 하는지 알고 싶은 경우: Shopify 주별 판매세를 참고하세요.
• 대신 판매해 주는 플랫폼을 통해 소프트웨어를 판매하는 경우: SaaS 판매세의 merchant of record를 참고하세요.
• 주에서 세무조사 통지서나 정보 요청을 보낸 경우: 판매세 세무조사를 참고하세요.
• 부채 보고서가 제출한 신고서와 맞지 않는 경우: 판매세 미지급금이 신고서와 맞지 않을 때를 참고하세요.
• 신고서를 누락했거나 기한을 알아야 하는 경우: 판매세 신고서 제출하기를 참고하세요.
• 여러 해의 장부가 밀린 경우: 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요.