De empresa individual a corporação no Canadá: escrituração

De empresa individual a corporação: o que muda na escrituração?

Dois conjuntos de livros substituem um. A escrituração da empresa individual termina na data da transferência. A da corporação começa na constituição, e o negócio entra nela na data da transferência. A CRA trata a constituição de uma corporação a partir de um negócio existente como uma mudança de natureza jurídica: a corporação recebe um novo número de empresa (BN), e as contas de programa do BN antigo não passam para ela (CRA: mudança de natureza jurídica).

O caso deixa de ser simples quando equipamentos, estoque, contas a receber, empréstimos e as contas de GST/HST e de folha de pagamento se movem juntos. Cada peça tem sua regra, seu formulário ou seu prazo: um bem deixado fora da opção é tratado como vendido pelo valor de mercado; uma opção entregue com atraso (até 3 anos após o prazo) tem multa de até $8.000 (Income Tax Act, subseções 85(7) e (8)); e o imposto pode incidir sobre a transferência se as condições do GST/HST não forem cumpridas. O primeiro T2 da corporação também deve fechar com o T2125 final: o que sai da escrituração antiga no corte entra na da corporação pelo lançamento de transferência, e o que o proprietário mantém fica de fora.

Reúna antes de começar:

• A data da transferência e a data da constituição
• O que a corporação pagou ou recebeu desde que foi constituída
• O contrato de transferência assinado, ou seu rascunho
• Cada bem, com seu custo, seu custo fiscal restante (o que ainda resta a deduzir como depreciação) e seu valor de mercado
• Faturas de clientes e contas de fornecedores em aberto na data da transferência
• Empréstimos, arrendamentos e cartões de crédito, com os respectivos contratos
• O BN, os números das contas de GST/HST e da folha de pagamento e as últimas declarações entregues
• A escrituração da empresa individual até a data da transferência

A ordem usual:

1. Defina a data da transferência e o contrato de transferência, com um valor para cada item.
2. Abra as contas da corporação na CRA. Se o proprietário é registrado no GST/HST, registre primeiro a corporação no GST/HST: a opção do GST44 não está disponível quando o proprietário é registrado e a corporação não é.
3. Feche a escrituração antiga no corte.
4. Registre a transferência nos dois conjuntos de livros, na data da transferência.
5. Entregue as opções do imposto de renda e do GST/HST nos prazos.
6. Entregue o T2125 final, as declarações finais de GST/HST e da folha de pagamento e o primeiro T2 da corporação, e encerre as contas antigas.

Esta página trata da escrituração. Sobre a transferência com diferimento do imposto de renda (uma opção pela seção 85, que define um valor acordado para cada bem) e seus formulários, veja como transferir um negócio para uma corporação. Sobre quais contas da CRA abrir, veja depois de constituir a corporação.

Qual data de corte encerra a escrituração da empresa individual, e o que o T2125 final abrange?

Quando o negócio inteiro é transferido, o corte é a data da transferência: a data em que a corporação assume, como está escrita no contrato de transferência. A escrituração antiga vai até o dia anterior, com a própria transferência registrada na data da transferência, e o negócio da corporação começa nessa data. Os autônomos geralmente têm o fim do exercício em 31 de dezembro, e a CRA diz que um período fiscal pode ser mais curto quando um negócio é encerrado (CRA: T4002, capítulo 1). Para um negócio com o fim do exercício usual em 31 de dezembro, o T2125 final abrange, portanto, de 1º de janeiro até o dia anterior à data da transferência, e não o ano-calendário inteiro. Se o proprietário mantém uma parte do negócio, a empresa individual continua e sua escrituração não se encerra: confirme o tratamento antes de fechar qualquer coisa.

A renda de autônomo deve ser declarada pelo regime de competência, exceto que agricultores, pescadores e agentes de comissão podem escolher o regime de caixa (CRA: T4002, capítulo 1). No regime de competência, a renda ganha e as despesas incorridas até o corte pertencem ao T2125 final, mesmo que não tenham sido pagas.

Para encerrar a escrituração antiga:

1. Concilie a conta bancária e os cartões antigos até a data de corte.
2. Liste as faturas de clientes e as contas de fornecedores em aberto no corte.
3. Conte o estoque no corte e registre as últimas provisões por competência.
4. Registre a saída da transferência na data da transferência. Baixe cada bem, conta a receber e dívida que vai para a corporação pelo valor contábil na escrituração antiga (custo menos a depreciação já deduzida), registre as ações recebidas como “Investimento na corporação” e qualquer nota como nota a receber, e lance qualquer diferença como ganho ou perda na transferência. O que o proprietário mantém fica na escrituração antiga.
5. Guarde os relatórios de fechamento. Eles sustentam o T2125 final e o lançamento de abertura da corporação.

A transferência também tem um resultado fiscal, calculado a partir dos valores acordados (com opção) ou do valor de mercado (sem opção), e não a partir da escrituração. A recaptura de depreciação anterior vai na linha 8230 do T2125 final e uma perda final (terminal loss) na linha 9270 (CRA: T2125, coluna 5); o lucro sobre o estoque é renda do negócio (Income Tax Act, subseção 9(1)); e um ganho de capital vai no Schedule 3 (CRA: T4037). Uma opção válida pela seção 85 pode diferir esses valores: veja como transferir um negócio para uma corporação.

O T2125 final vai na declaração pessoal do proprietário do ano da transferência. Quem exerceu um negócio geralmente entrega essa declaração até 15 de junho, mas o saldo a pagar vence em 30 de abril (CRA: datas de vencimento e de pagamento).

O primeiro ano fiscal da corporação começa na data da constituição e não pode ter mais de 53 semanas (CRA: como determinar o ano fiscal da sua corporação). Se a constituição veio antes da data da transferência, os dias intermediários ficam nesse primeiro ano. Registre as operações próprias da corporação desde a constituição, como a subscrição de ações e os custos que ela pagou, e lance a transferência na data da transferência. O T2 vence em até seis meses após o fim do ano fiscal (CRA: guia do T2).

Quais bens, estoque, contas a receber e dívidas vão para a corporação, e por qual valor?

Só passam os bens listados no contrato de transferência, e o contrato dá um valor a cada item. Para fins fiscais, o custo da corporação é o preço, sem uma opção pela seção 85; com a opção, é o valor acordado, o valor que o proprietário e a corporação atribuem em conjunto ao bem. O valor contábil da corporação segue a base contábil de suas demonstrações financeiras e pode diferir desse custo fiscal; por isso, confirme a base antes de lançar e guarde os dois valores.

Se a corporação começou a operar o negócio e nada foi assinado, a escrituração ainda precisa de uma data de transferência. Redija o contrato de transferência agora, com a data real da transferência e um valor para cada item, e não lhe dê uma data anterior à da transferência real. O prazo da opção, abaixo, conta a partir do ano da transferência; por isso, uma transferência sem assinatura não o adia.

O valor acordado é o valor recebido pelo proprietário e o custo da corporação (Income Tax Act, parágrafo 85(1)(a)). Sem a opção, uma venda à corporação por menos que o valor de mercado é tratada, para o proprietário, como feita pelo valor de mercado (Income Tax Act, parágrafo 69(1)(b)), porque uma corporação e a pessoa que a controla são tratadas como partes com relação de dependência (non-arm's-length) (Income Tax Act, seção 251). Para a corporação, a seção 69 apenas limita um custo acima do valor de mercado (parágrafo 69(1)(a)); por isso, o custo dela permanece no preço que pagou.

O valor acordado tem limites que dependem do tipo de bem, e os valores contábeis sozinhos não o definem. Para um veículo de passageiros acima do limite de custo prescrito, a lei fixa o valor acordado; por isso, ele não é de livre escolha (Income Tax Act, parágrafos 85(1)(e.4) e (e.5)).

O que a corporação dá em troca deve incluir pelo menos uma ação (Income Tax Act, subseção 85(1)), e a CRA trata o bem deixado fora da opção como vendido pelo valor de mercado (CRA: IC76-19). Liste tudo o que passa, inclusive o goodwill. O proprietário e a corporação fazem a opção em conjunto no Form T2057, com o seguinte prazo de vencimento: o prazo mais antigo de entrega da declaração de imposto de renda de qualquer das partes para o ano da transferência (Income Tax Act, subseção 85(6)). Para um proprietário autônomo, isso costuma ser 15 de junho após o ano da transferência, a menos que o T2 da corporação para esse ano vença antes. Os limites e a entrega com atraso estão em como transferir um negócio para uma corporação. Para um bem depreciável, o custo de capital da corporação para a CCA segue regra própria: veja dedução por custo de capital (CCA).

Como faço os lançamentos de abertura da corporação?

A corporação lança uma transferência com a data da transferência, além de quaisquer lançamentos anteriores desde a constituição: um débito para cada bem pelo valor contábil de abertura, um crédito para cada dívida assumida, um crédito no capital social pelas ações emitidas e um crédito em valores a pagar ao acionista pelo saldo devido ao proprietário. Débitos e créditos são iguais.

O dinheiro que o proprietário aporta segue o mesmo caminho: débito na nova conta bancária e crédito no capital social ou em valores a pagar ao acionista, como o contrato dispuser. Sobre a conta de valores a pagar ao acionista, veja a conta de empréstimo do acionista.

Guarde o custo fiscal de cada bem em um quadro de ativos fixos ao lado do valor contábil. A CCA e os ganhos futuros partem do valor fiscal, que é o valor acordado (com opção) ou o preço pago (sem opção), exceto onde a regra do custo de capital for diferente. Para nomear as contas de modo que correspondam ao T2, veja plano de contas para o GIFI. Para montar o capital social e a conta bancária, veja escrituração de uma nova CCPC.

O que acontece com a antiga conta bancária, os cartões de crédito, os empréstimos, os arrendamentos e as faturas em aberto?

A partir da data da transferência, o negócio da corporação passa por contas em nome da corporação. Um empréstimo, arrendamento ou cartão em nome do proprietário só passa conforme os termos do próprio contrato.

Manter a conta antiga em uso mistura pagamentos de clientes com gastos pessoais. Cada depósito passa então a ser uma pergunta sobre de quem é a renda. Veja renda da corporação em conta pessoal e corporação que pagou despesas pessoais.

O GST/HST incide sobre a transferência do negócio, e a corporação precisa de conta própria?

A corporação precisa da própria conta de GST/HST (RT) quando suas vendas tributáveis passam do limite de pequeno fornecedor, ou antes, se escolher se registrar; a conta antiga não passa para ela. Para um proprietário registrado no GST/HST, transferir bens tributáveis à corporação é uma venda; por isso, o imposto incide, a menos que uma exceção se aplique. Se o negócio fica fisicamente em Quebec, a Revenu Québec administra o GST/HST: registre-se e entregue as declarações nela, usando os formulários dela (CRA: como obter um número de empresa como residente). Uma opção conjunta no Form GST44 (Quebec usa um formulário da Revenu Québec: veja depois de constituir a corporação) pode eliminar o imposto sobre a maior parte dos bens quando a corporação assume todos ou quase todos (em geral, 90% ou mais) os bens necessários para operar o negócio (CRA: Memorandum 14-4).

As condições decidem a resposta (Excise Tax Act, seção 167):

• A opção não está disponível quando o antigo proprietário é registrado no GST/HST e a corporação não é; por isso, registre primeiro a corporação. A lei não diz em que momento essa condição é testada: confirme que a data do registro cobre a transferência.
• Uma corporação registrada entrega a opção até a data de vencimento da primeira declaração de GST/HST que abrange o imposto que, de outro modo, surgiria na transferência, ou em um dia posterior que a CRA permita a pedido.
• O imposto continua incidindo sobre serviços tributáveis que o antigo proprietário continuar prestando, e sobre arrendamentos e licenças.
• Se a corporação não é registrada, o imposto também incide sobre a venda tributável de imóveis.

A corporação é uma pessoa diferente do empresário individual. A CRA diz para registrar as contas RT e RP no novo BN, se a corporação precisar delas (CRA: mudança de natureza jurídica). O limite de pequeno fornecedor conta as vendas tributáveis da pessoa e de suas associadas (Excise Tax Act, seção 148). Quem controla uma corporação é associado a ela (seção 127); por isso, as vendas tributáveis do antigo proprietário podem entrar no total da corporação. Veja quando se registrar no GST/HST.

Para encerrar a conta antiga, entregue a declaração final. No caso de um negócio que se encerra, a CRA diz que a data de cancelamento é o dia em que o negócio fecha, que o encerramento cria dois períodos de declaração e que cada declaração vence um mês após o fim do período; a segunda declaração só é necessária se houver imposto a recolher nela (CRA: como encerrar sua conta de GST/HST). Essa página não menciona a mudança para uma corporação; por isso, confirme a data de cancelamento com a CRA. Os bens que não são bens de capital e que o antigo proprietário ainda mantém para o negócio quando o registro termina são tratados como vendidos pelo valor de mercado, com o imposto calculado sobre eles (Excise Tax Act, subseção 171(3)). A CRA também trata os bens de capital ainda mantidos para o negócio como vendidos, com imposto igual ao seu conteúdo básico de imposto, e as regras de mudança de uso decidem se algum imposto é devido (CRA: como encerrar sua conta de GST/HST).

O imposto já cobrado em uma fatura emitida pelo antigo proprietário foi cobrado na conta antiga; por isso, a corporação não o cobra de novo quando recebe o dinheiro. As faturas das vendas feitas pela corporação trazem o nome dela e, se ela é registrada, o próprio número RT; veja depois de constituir a corporação para corrigir um número errado. Na escrituração da corporação, registre o GST/HST desde a primeira venda: como registrar o GST/HST na escrituração. O PST e o QST sobre bens transferidos seguem a lei provincial e não são tratados aqui.

O que acontece com a conta da folha de pagamento e as outras contas da CRA?

As antigas contas de folha de pagamento e de GST/HST terminam com a empresa individual. A CRA manda o empresário individual que constitui uma corporação registrar o BN da corporação, registrar contas RT e RP no novo BN, se necessário, e encerrar o BN antigo e todas as contas de programa nele (CRA: mudança de natureza jurídica). Se qualquer parte da empresa individual continua, confirme com a CRA antes de encerrar o BN antigo.

RT é a conta de GST/HST, RP é a de folha de pagamento e RC é a de imposto de renda de corporação (CRA: contas de programa de que você pode precisar).

Antes de encerrar a antiga conta de folha de pagamento, recolha todos os descontos na fonte, entregue as declarações informativas finais e dê a cada empregado as cópias do informe T4 (CRA: como encerrar suas contas). A CRA lista uma mudança de natureza jurídica como motivo para um recolhimento final em até 7 dias corridos (CRA: quando recolher). As declarações informativas vencem 30 dias após a data em que o negócio deixa de operar, mas, quando o saldo de recolhimentos do antecessor passa para a conta de folha de pagamento do sucessor, o sucessor entrega a declaração do ano inteiro e o antecessor não entrega nada pelo período anterior; a CRA aplica essas regras a uma reestruturação de empregadores (CRA: quando entregar). Essa página não cita um empresário individual que constitui uma corporação; por isso, pergunte à CRA se o saldo antigo passará para a conta da corporação antes de emitir informes ou encerrar a conta antiga.

Quando a corporação assume imediatamente os empregados, ela pode contar as contribuições ao CPP e os prêmios do EI que o proprietário já reteve deles naquele ano. A CRA permite que um empregador sucessor, inclusive uma corporação formada por um empresário individual, considere os valores que o empregador anterior descontou, sujeito às suas condições; um empregado contratado depois não se qualifica (CRA: sucessão de empregadores).

Encerrar as contas antigas não encerra a responsabilidade do proprietário por elas. Se a corporação pagou menos que o valor de mercado pelos bens, ela pode dever o imposto e o GST/HST do proprietário do ano da transferência e de anos anteriores, até o valor da diferença, e a CRA pode lançá-los a qualquer momento; o proprietário continua responsável também (Income Tax Act, seção 160; Excise Tax Act, seção 325). Como administrador, o proprietário também pode responder pessoalmente pelos descontos na fonte da folha de pagamento e pelo GST/HST não recolhidos da corporação, e a CRA deve agir em até 2 anos após o proprietário deixar de ser administrador pela última vez (Income Tax Act, seção 227.1; Excise Tax Act, seção 323). Veja depois de constituir a corporação.

Na escrituração, as obrigações antigas da folha de pagamento são quitadas pelo recolhimento final, e a corporação abre as próprias contas de folha de pagamento a partir do primeiro pagamento. Veja como fazer a folha de pagamento e lançamento contábil da folha de pagamento. Sobre o pagamento do próprio proprietário, veja como pagar a si mesmo a partir da corporação no primeiro ano.

Qual entidade fica com as vendas e as contas de datas próximas à da transferência?

A entidade que forneceu os bens ou serviços, ou que incorreu no custo. As datas da fatura e do pagamento sozinhas não decidem: uma fatura emitida após a transferência por um trabalho que o proprietário terminou antes dela continua sendo venda do proprietário (CRA: T4002, capítulo 1, regime de competência). As páginas da CRA sobre mudança de natureza jurídica e encerramento de contas não dão regra especial para uma fatura que atravessa a data; por isso, siga o contrato de transferência e guarde a prova do corte: uma lista datada das faturas e contas em aberto e os saldos bancários nesse dia.

Diga aos clientes e fornecedores a razão social da corporação e a data em que passam a negociar com ela, e guarde uma cópia do aviso.

Que registros guardo para cada lado?

O antigo proprietário guarda os registros da empresa individual e a corporação guarda os seus. Cópias do contrato de transferência e da lista de bens vão para os dois.

A CRA geralmente exige que os registros sejam guardados por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA: registros do negócio). Quando um negócio não constituído em corporação termina, esse prazo conta a partir do fim do ano fiscal em que ele terminou. Os registros do GST/HST também são geralmente guardados por 6 anos. Os registros de compras e alienações de bens de longo prazo devem ser guardados indefinidamente (CRA: por quanto tempo guardar seus registros). Veja por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Uma consultora de Ontário constitui uma corporação em 1º de julho

O T2125 final dela abrange de 1º de janeiro a 30 de junho e mostra C$40.000 de lucro líquido. A corporação assume o negócio em 1º de julho. Equipamentos no valor de C$6.000 passam por C$1.000 em ações e uma nota de C$5.000 devida a ela. O GST/HST sobre a transferência fica fora deste exemplo. Suponha que os equipamentos custaram C$6.000 a ela e ainda estão registrados por esse custo fiscal; assim, um valor acordado de C$6.000 não cria ganho nem recaptura (imposto sobre a depreciação já deduzida). O valor acordado não é menor que a nota de C$5.000 nem maior que o valor dos equipamentos. Suponha também que o valor do contrato, o custo fiscal e o valor contábil sejam todos de C$6.000. Na escrituração antiga, ela baixa os equipamentos por C$6.000 e registra os C$1.000 em ações como investimento na corporação e a nota de C$5.000 como nota a receber.

Um varejista transfere a loja inteira

O varejista e a nova corporação são registrados no GST/HST e a loja inteira é transferida; por isso, a opção do GST44 pode se aplicar se suas condições forem cumpridas. O contrato avalia o estoque em C$20.000 e as contas a receber em C$5.000, e a corporação assume C$3.000 de saldos de fornecedores e emite C$22.000 em ações. Suponha que os valores contábeis sejam iguais a esses valores. O lançamento de transferência debita estoque em C$20.000 e contas a receber em C$5.000, e credita contas a pagar em C$3.000 e capital social em C$22.000. O antigo proprietário entrega uma declaração final de GST/HST, e os clientes pagam à corporação.

Um empreiteiro mantém a conta antiga por mais três meses

Os clientes da corporação pagam C$30.000 na conta antiga. O empreiteiro paga C$12.000 de contas de fornecedores da corporação com ela e gasta C$6.000 em itens pessoais, e C$12.000 continuam na conta. Ignore o GST/HST aqui e suponha que nenhuma dessas vendas ou desses custos tenha sido registrada ainda. A escrituração da corporação registra tudo em um lançamento: débito em despesas de C$12.000 e em valores a receber do acionista de C$18.000, crédito em receita de C$30.000. Se as faturas ou contas já foram lançadas, baixe as contas a receber ou a pagar em vez de registrar de novo a receita ou a despesa. Mover os C$12.000 para a conta da corporação reduz o valor devido pelo proprietário para C$6.000. Esse saldo normalmente é registrado como devido à corporação até ser devolvido ou baixado, e precisa de limpeza antes do primeiro T2. Se alguma parte dele é tributável depende dos fatos; veja empréstimos de acionista.

E no seu caso?

• Equipamentos, estoque, empréstimos, contas a receber e contas da CRA precisam mudar todos de uma vez: os valores da transferência, as opções e os lançamentos de abertura devem concordar entre si e com o T2125 final. Procure ajuda com impostos de corporação antes do primeiro T2.
• Você ainda não transferiu os bens, nunca assinou uma transferência, ou o prazo da opção passou: a transferência com diferimento e as regras de entrega com atraso estão em como transferir um negócio para uma corporação; uma transferência sem assinatura ou uma opção perdida é motivo para procurar ajuda com impostos de corporação.
• Você mantém parte do negócio em seu nome pessoal: confirme com a CRA antes de encerrar o antigo número de empresa ou suas contas, e procure ajuda com impostos de corporação para separar o que passa do que fica.
• A corporação pagou menos que o valor de mercado, ou o antigo negócio deve imposto ou tem um aviso: o proprietário e a corporação podem responder, cada um, pelos valores antigos; por isso, procure ajuda com impostos de corporação antes da transferência.
• A corporação usou seu número pessoal de GST/HST, ou não existe conta de corporação: veja depois de constituir a corporação.
• Sua escrituração está atrasada, ou a conta antiga ainda está em uso: veja como regularizar a escrituração atrasada e a ajuda com escrituração.
• Você tem empregados: veja como fazer a folha de pagamento.
• Um terreno ou prédio é transferido, ou o negócio fica em Quebec: o imposto provincial sobre transferência de imóveis, os impostos sobre vendas, os formulários próprios de Quebec e a folha de pagamento de Quebec seguem regras provinciais, e a Revenu Québec administra o GST/HST lá; procure ajuda com impostos de corporação antes de assinar a transferência.
• Você ainda está decidindo se constitui uma corporação: veja empresa individual ou corporação?.
• Você precisa das demonstrações do primeiro fim de exercício da corporação: veja demonstrações financeiras de fim de exercício de uma corporação.