Contabilidade de vendedor da Amazon: fechamento mensal e CPA

Contabilidade para vendedores da Amazon FBA: o que o fechamento mensal cobre?

O fechamento mensal amarra à contabilidade cada liquidação, cada extrato bancário e de cartão, cada fatura de fornecedor e cada contagem de estoque do mês, e depois bloqueia o mês. O fechamento tem sete etapas.

O caso deixa de ser simples, e parte do fechamento vira uma questão tributária, quando:

• O fechamento deixa de terminar a cada mês, ou uma planilha não dá mais conta.
• Há estoque em mais de um estado, ou há imposto sobre vendas devido em mais de um estado.
• As vendas passam por um segundo marketplace, outra moeda ou outra conta de vendedor.
• Meses nunca foram conciliados, ou declarações anteriores não mostram estoque, embora ele existisse.
• O vendedor é uma sociedade de pessoas ou uma corporação, ou o proprietário é estrangeiro.
• Um banco ou um comprador pede demonstrações financeiras.

Reúna antes de começar: 12 meses de arquivos de liquidação, extratos bancários e de cartão, faturas de fornecedores e as duas últimas declarações entregues.

Quais registros comprovam a renda e os custos de um vendedor da Amazon?

Os arquivos de liquidação, os extratos bancários e de cartão, as faturas de fornecedores, as faturas de anúncios, as contagens de estoque e as declarações entregues formam o conjunto básico. O IRS permite que a empresa escolha qualquer sistema que mostre com clareza a renda e as despesas, mas a contabilidade precisa mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, e documentos de apoio precisam sustentar cada lançamento.

O Form 1099-K não substitui a contabilidade. A Publication 334 diz que ele pode não incluir todas as receitas e pode incluir valores que não são receita, como o imposto sobre vendas, e que a renda deve ser declarada com ou sem o recebimento dele. Para ligar o formulário à contabilidade, veja como conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K.

O que o software de contabilidade de um vendedor da Amazon precisa fazer?

Qualquer sistema que você use precisa fazer três coisas: manter registros rastreáveis até os documentos de origem, conciliar com o banco e com a declaração, e controlar unidades e custo. Nenhuma fonte oficial classifica marcas, então teste a sua configuração com a lista abaixo. O IRS define o que qualquer sistema computadorizado deve produzir: registros que conciliem com a contabilidade e com a declaração, com detalhe suficiente para identificar os documentos de origem. A empresa também precisa guardar uma descrição de como o sistema funciona: o que ele faz, os controles que mantêm o processamento correto e impedem alterações não autorizadas nos registros, e o plano de contas.

A Publication 583 também diz para usar o mesmo método contábil para calcular a renda tributável e para manter a contabilidade, e o regulamento inclui entre os registros uma conciliação de quaisquer diferenças entre a contabilidade e a declaração, então uma contabilidade em outra base precisa dessa conciliação; veja contabilidade pelo regime de competência e declaração pelo regime de caixa. Os dados de um vendedor da Amazon trazem necessidades práticas a mais. Isto é prática contábil, não regra do IRS:

• Importe cada linha da liquidação, não o depósito líquido. A documentação da Amazon diz que o relatório de liquidação Flat File V2 coloca todos os valores em uma única coluna, então o mapeamento das contas depende das colunas de tipo e de descrição.
• Mantenha cada liquidação em uma conta de transição até o depósito chegar.
• Controle unidades e custo por item. Um estoque contábil é debitado com o custo real das mercadorias compradas e creditado quando elas são vendidas, para que a contabilidade possa ser comparada com uma contagem.
• Emita relatórios de vendas brutas por estado e por canal.
• Bloqueie os meses fechados.

Um feed bancário conectado não faz a conciliação: veja feeds bancários não são conciliação.

Vale a pena fazer eu mesmo com um software de contabilidade?

Fazer sozinho pode funcionar enquanto o fechamento bater todo mês: um só marketplace, liquidações lançadas logo depois de chegarem, uma contagem no fim do ano e imposto sobre vendas em poucos estados. Pode deixar de funcionar quando os meses param de fechar ou quando algum item da lista da primeira seção se aplica. Isto é prática contábil, não regra do IRS. Uma planilha segue o mesmo teste: veja contabilidade em planilha e fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.

Um vendedor da Amazon precisa de um método de estoque, e isso obriga a usar o regime de competência?

Um vendedor cuja receita bruta anual média dos três anos fiscais anteriores é de $32.000.000 ou menos pode optar por não manter estoque, se não for um tax shelter (estrutura de abrigo fiscal) e se o método refletir com clareza a renda. Um vendedor maior precisa manter estoque e usar o regime de competência para compras e vendas. O IRS diz que, quando a compra e a venda de mercadorias geram a renda, o estoque é necessário e compras e vendas devem seguir o regime de competência; os demais itens de renda e despesa podem, em geral, ficar no regime de caixa, que o IRS chama de método híbrido (Publication 538). Uma C corporation, ou uma sociedade de pessoas com um sócio que seja C corporation, acima do limite, e um tax shelter de qualquer tamanho, não podem: a seção 448 os impede de usar o regime de caixa, e uma combinação que inclui o regime de caixa conta como regime de caixa (26 CFR 1.448-2), então eles usam o regime de competência em tudo.

A exceção para empresas menores é um teste de contribuinte de pequena empresa (26 U.S.C. 471(c)). Entidades tratadas como um único empregador pelas regras de agregação da lei somam suas receitas brutas, e devoluções e abatimentos reduzem a receita bruta (26 U.S.C. 448(c)). O valor acima é o de 2026, do boletim do IRS; as publicações do IRS ainda podem mostrar o de um ano anterior. O teste é refeito todo ano com os três anos anteriores, então um vendedor em crescimento pode perder a opção.

Um vendedor que mantém estoque o avalia todo ano para apurar o custo das mercadorias vendidas. As duas formas de uma pequena empresa tratar o estoque estão em estoque ou materiais de consumo para pequenos vendedores. Se a declaração segue a contabilidade quanto ao estoque, é preciso o consentimento do IRS antes de a contabilidade mudar o tratamento do estoque, como passar a registrá-lo (26 CFR 1.471-1(b)(8)); por isso, um vendedor cuja contabilidade hoje lança as compras como despesa deve verificar antes de o fechamento começar a controlar unidades. Avaliação, taxas do FBA e unidades perdidas estão em taxas do Amazon FBA e estoque; a escolha geral do método está em regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

Como o imposto sobre vendas que a Amazon cuida difere do imposto que devo sobre outras vendas?

Onde um estado tem uma regra de marketplace, o marketplace em geral cobra e recolhe o imposto sobre as vendas que faz pelo seu site. O vendedor continua responsável pelas vendas que o marketplace não trata, como as feitas pelo seu próprio site. Os estados diferem. Na Califórnia, o marketplace facilitator é o varejista responsável pelo imposto sobre as vendas facilitadas, e um vendedor cujas vendas no varejo são todas facilitadas em geral não precisa se registrar. O Texas permite que o vendedor deixe de cobrar nas vendas de marketplace se o provedor tiver certificado que assume essa obrigação (até a certificação chegar, o vendedor cobra), mas o vendedor no Texas ainda precisa de uma licença e deve entregar declarações.

Na contabilidade, o imposto que o marketplace cobra e recolhe não é venda nem o seu imposto sobre vendas a pagar. Se uma liquidação mostra o imposto somado e depois retido, lance as duas linhas em uma conta de passagem (pass-through, uma conta intermediária mantida separada das vendas), e as duas devem se anular e chegar a zero. O imposto que você mesmo cobra é um passivo até você recolhê-lo. O imposto cobrado de você como vendedor faz parte da receita bruta.

As vendas de marketplace ainda podem contar para o limite de vendas de um estado. A Califórnia as inclui no teste de $500.000, então o fechamento deve registrar as vendas brutas por estado de destino, não os depósitos líquidos. Se você precisa cobrar está em quando você precisa cobrar imposto sobre vendas; outros limites estão em limites de nexus econômico para imposto sobre vendas por estado.

O estoque nos centros de distribuição da Amazon cria obrigações nos estados?

Pode criar. A Califórnia lista manter estoque no estado como presença física. O guia dela diz que um vendedor de outro estado com estoque em um centro de distribuição da Califórnia, misturado ao de outros vendedores, que também faz vendas no varejo para entrega na Califórnia pelo próprio site, exerce atividade lá e precisa se registrar e entregar declarações. Outro estado pode tratar os mesmos fatos de forma diferente, e as regras de imposto de renda e de franchise tax são separadas das regras de imposto sobre vendas.

Por isso, o fechamento deve registrar as unidades pelo estado onde estão, as vendas pelo estado de destino e as vendas feitas fora do marketplace, e sinalizar qualquer estado em que estoque e vendas fora do marketplace se encontram. Veja nexus de imposto sobre vendas e nexus de imposto de renda e imposto de renda de empresas em outros estados.

Preciso fazer pagamentos trimestrais de imposto estimado sobre o lucro da Amazon?

Em geral, sim, quando você espera dever $1.000 ou mais no ano, depois das retenções e dos créditos, como empresário individual, sócio ou acionista de uma corporação S. Uma corporação em geral precisa pagar quando espera dever $500 ou mais; para uma corporação S, só contam os impostos da própria entidade listados nas instruções do Form 1120-S (IRS; Publication 583).

Calcule a estimativa sobre o lucro, depois dos custos que o fechamento registra, não sobre os depósitos. O imposto estimado cobre o imposto de autônomo (self-employment tax) e o imposto de renda. Se a renda chega de forma desigual, como no fim do ano, anualizar pode reduzir a multa. A reserva do fechamento mensal é um hábito, não uma exigência do IRS. Os limites de proteção (safe harbors), os vencimentos e a multa estão em pagamentos trimestrais de imposto estimado.

Por quanto tempo guardo os registros da Amazon, do banco e das compras?

Guarde os registros que sustentam um item de uma declaração até o fim do prazo de prescrição dessa declaração (IRS). Em geral, são 3 anos a partir da entrega, contando uma declaração entregue antes do prazo como entregue na data de vencimento. São 6 anos quando a renda omitida é maior que 25% da renda bruta declarada, e prazo indefinido quando não houve declaração ou ela foi fraudulenta. Um pedido de restituição, os registros de impostos sobre a folha de pagamento e os registros de bens têm prazos próprios, e outras partes, como bancos, podem exigir os registros por mais tempo. A lista completa está em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

O que meu preparador de declarações e meu banco precisam da contabilidade?

Um preparador precisa da receita bruta, das devoluções, de cada despesa e do custo das mercadorias vendidas: estoque inicial mais compras, frete de entrada e outros custos, menos o estoque final (Publication 334). A receita bruta não inclui o imposto sobre vendas imposto ao comprador que você cobrou para o estado, então a contabilidade deve mostrar esse imposto à parte.

Um banco ou um comprador define a própria lista, e as fontes do IRS desta página não a cobrem. Peça a lista antes do fechamento, não depois. Veja como comprovar renda a um banco e da contabilidade para a declaração de imposto da empresa. Onde os valores entram na declaração está em imposto de renda de vendedores online.

Preciso de um CPA para meu negócio na Amazon ou um responsável contábil basta?

Um CPA pode ser necessário quando a questão é um julgamento tributário, não um lançamento. O responsável contábil mantém o fechamento em andamento; as situações abaixo mudam o que a contabilidade precisa dizer ou o que uma declaração anterior exige.

Uma LLC não é uma categoria fiscal própria. Uma LLC americana com dois ou mais membros é uma sociedade de pessoas, a menos que opte pelo regime de corporação. A opção é feita no Form 8832 e pode valer até 75 dias antes da entrega e até 12 meses depois. Com um só membro, a LLC é desconsiderada como separada do proprietário, a menos que opte pelo regime de corporação, então um proprietário pessoa física em geral a declara no Schedule C para um negócio ou atividade comercial. Cônjuges que são donos e administram juntos um negócio sem personalidade jurídica são, em geral, sócios, com exceções para bens comuns do casal (community property) e joint ventures qualificadas. Uma LLC pertencente apenas a cônjuges como bens comuns pode ser tratada como desconsiderada ou como sociedade de pessoas; uma LLC não pode fazer a opção de joint venture qualificada.

Quem pode preparar e assinar uma declaração, e quem pode falar com o IRS, está em responsável contábil, contador ou CPA. O que um responsável contábil faz e o que define o valor dos honorários está em responsável contábil para e-commerce: custo e escopo.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma planilha com US$400.000 por ano

Um vendedor fatura US$400.000 por ano, recebidos em uma liquidação a cada duas semanas, mais ou menos. São 26 liquidações, 12 conciliações bancárias e 1 contagem de estoque por ano. Um só marketplace e uma contagem no fim do ano mantêm o fechamento curto, e uma planilha dá conta enquanto cada liquidação é lançada logo depois de chegar. Um segundo marketplace, um segundo estado com estoque ou um pedido de empréstimo fazem o caso deixar de ser simples.

US$60.000 de estoque em três estados

Um vendedor mantém US$60.000 de estoque em centros de distribuição de três estados, US$20.000 em cada, e também vende pelo próprio site. Nos estados com regra de marketplace, o marketplace em geral cuida do imposto sobre as vendas de marketplace. O fechamento mensal registra as unidades por estado e as vendas do site por estado de destino, o que mostra se algum dos três estados também é destino de vendas do site. Se a Califórnia for um dos três e o site também fizer vendas no varejo para entrega lá, o guia da CDTFA diz que o vendedor exerce atividade na Califórnia e precisa se registrar e entregar declarações; cada um dos outros estados exige a sua própria verificação.

Compras lançadas como despesa, sem estoque

O preparador de declarações de um vendedor pede o estoque final e uma demonstração do resultado. A contabilidade lançou todas as compras como despesa e não registrou estoque. O vendedor não tinha estoque no início do Ano 1.

O Ano 1 deduz US$20.000 a mais do que custaram as mercadorias vendidas, e o Ano 2 deduz US$5.000 a menos, então US$15.000 de estoque ficam fora da contabilidade. Acima do limite de pequena empresa, a última linha é o resultado tributário e as declarações estavam erradas por esses valores. Um contribuinte de pequena empresa cuja contabilidade nunca registrou estoque pode ter tido permissão para deduzir as compras quando pagas. Se é o caso de retificar ou mudar de método, é uma questão para um CPA antes de o próximo mês fechar.

E no seu caso?

• Seu volume já passou da planilha, um banco ou comprador quer demonstrações financeiras, ou o estoque está em vários estados: isso decide quais partes entregar a um profissional (o fechamento mensal, o estoque, o imposto sobre vendas) e quais problemas de anos anteriores corrigir primeiro. Veja ajuda com contabilidade.
• Sua contabilidade está meses atrasada: veja como atualizar uma contabilidade atrasada e ajuda com contabilidade.
• Declarações anteriores não mostram estoque, ou você lançou as compras como despesa: o primeiro passo são as declarações anteriores, não o próximo mês. Veja como corrigir estoque ausente de declarações anteriores e ajuda com contabilidade.
• Você tem uma sociedade de pessoas ou uma corporação, ainda não escolheu a entidade ou está prestes a mudá-la: a entidade define a declaração e a contabilidade de que você precisa. Veja vale a pena optar pelo regime de corporação S e ajuda com contabilidade.
• Chegou um aviso de imposto: veja um aviso do IRS para a sua empresa.
• Você precisa dos lançamentos da liquidação ou do tratamento das taxas do FBA: veja como registrar uma liquidação da Amazon e taxas do Amazon FBA e estoque.
• Você vende por uma LLC de propriedade estrangeira: veja repasses de marketplace em uma LLC de propriedade estrangeira.
• Você quer saber quanto custa contratar: veja responsável contábil para e-commerce: custo e escopo.