Custo das mercadorias vendidas no T2125: estoque inicial e final

Preencho o custo das mercadorias vendidas no meu T2125 e em qual parte?

Sim, se a sua empresa compra mercadorias para revender ou fabrica mercadorias para vender. O custo das mercadorias vendidas é a Parte 3D do T2125. O guia da CRA (Agência da Receita do Canadá) diz que você deduz o custo das mercadorias no período fiscal (o ano da sua empresa) em que as vende, não no período em que as compra ou fabrica. Assim, o estoque que você comprou e ainda não vendeu não é dedução neste ano: o estoque final na linha 8500 o retira e ele se torna o estoque inicial do ano seguinte. Uma empresa sem estoque e sem custo de mercadorias geralmente deixa a Parte 3D em branco.

Esta página trata do T2125 federal, que é igual em todas as províncias. Residentes de Quebec também entregam a declaração à Revenu Québec, que esta página não aborda.

O caso deixa de ser simples quando:

• Este é o seu primeiro T2125 com estoque, ou o primeiro ano em que você o conta.
• O estoque final do ano passado está faltando, foi um palpite ou não bate com os seus registros.
• A sua contabilidade registrou as compras, mas nunca controlou o que sobrou na prateleira.
• Você mesmo fabrica as mercadorias, então o estoque final também leva mão de obra e custos indiretos.
• Você tem sócios, ou uma sociedade mantém o estoque.
• Você comprou estoque em dólares americanos.
• Parte do estoque agora vale menos do que custou.

Reúna antes de começar: uma planilha de contagem do fim do ano, as faturas de fornecedores do ano, o estoque final informado na declaração do ano passado e as vendas por mês.

Qual é a fórmula do custo das mercadorias vendidas no T2125?

O custo das mercadorias vendidas é o estoque inicial, mais as compras, os salários diretos, os subcontratos e outros custos, menos o estoque final. A Parte 3D do formulário mostra isso linha por linha e manda informar só a parte empresarial dos custos.

A Parte 4 do formulário parte da linha 8519 quando você preenche a Parte 3D; por isso, um erro na Parte 3D vai direto para a renda líquida.

Por que o estoque inicial deve ser igual ao estoque final do ano passado?

Porque o Income Tax Act liga os dois: o estoque no início de um ano é avaliado pelo mesmo valor pelo qual foi avaliado no fim do ano anterior (seção 10(2)). O guia da CRA diz o mesmo para a linha 8300. No seu primeiro ano de atividade, não há estoque inicial a informar.

O valor do fim de cada ano é o estoque final de um ano e o estoque inicial do seguinte; por isso, um erro nele move lucro entre esses dois anos pelo mesmo valor. Se o estoque final do ano passado está faltando ou errado, mudar só o estoque inicial deste ano rompe a ligação que a lei exige; a seção sobre o primeiro ano, abaixo, explica o que fazer.

O que entra nas compras da linha 8320?

A linha 8320 reúne suas compras líquidas do ano: o que você comprou, menos devoluções, abatimentos e descontos, incluindo as despesas de entrega, frete e encomendas expressas, menos o custo de qualquer mercadoria que você levou para uso pessoal (guia da CRA).

Informe tudo o que você comprou no ano, inclusive o estoque ainda não vendido. O estoque final retira de volta o que não foi vendido.

Que mão de obra conta: salários diretos, subcontratos e minha própria remuneração?

Salários diretos e subcontratos contam; a sua própria remuneração nunca conta. A linha 8340 é para o pagamento de empregados que trabalham diretamente na fabricação das suas mercadorias. A linha 8360 é para o custo de contratar ajuda externa em tarefas ligadas às mercadorias que você vende (guia da CRA).

A linha 8340 exclui salários indiretos, um salário pago a você ou a um sócio e as retiradas que você fez da empresa. O que um empresário individual tira para si é uma retirada, não um salário; veja retiradas do empresário individual. O pagamento de pessoas que não trabalham diretamente na fabricação das mercadorias é indireto; o guia das linhas de despesa mostra onde ele vai. Deduza um salário uma só vez, na linha 8340 ou na Parte 4, nunca nas duas.

Uma empresa que só revende mercadorias geralmente não tem salários diretos.

Como conto e avalio o estoque final?

Conte o estoque no fim do período fiscal e avalie-o por um de dois métodos. O guia da CRA diz para fazer uma contagem física do estoque no fim de cada período fiscal, a menos que você use um sistema de estoque permanente (perpetual inventory), no qual você faz contagens periódicas e mantém um registro escrito de cada contagem. O estoque final na linha 8500 inclui matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados e material de embalagem e suprimentos não usados (CRA).

Uma planilha de contagem lista cada item ou grupo com a descrição, a quantidade em mãos, o custo unitário e o total. Conte o estoque que você possui no último dia do período, onde quer que ele esteja guardado.

No método do menor valor entre custo e mercado, o valor justo de mercado de material de embalagem, peças e suprimentos em estoque é o custo de reposição, exceto para itens obsoletos, danificados ou defeituosos (Income Tax Act, seção 10(4) e 10(5)).

Se um item vale mais do que custou, o método do estoque inteiro o conta pelo valor mais alto, o que reduz o custo das mercadorias vendidas e aumenta o lucro do ano. O método item por item nunca conta um item acima do custo e exige um custo para cada item ou grupo.

Para mercadorias que você compra, custo significa custo posto no local (laid-down cost): o preço da fatura mais impostos de importação, transporte e outros custos para o item chegar a você. Para mercadorias que você fabrica, o boletim arquivado da CRA sobre estoque (1998) soma a mão de obra direta aplicada ao produto e não aceita deixar os custos indiretos de fora. Quais custos indiretos incluir, e qual custo vale quando você pagou preços diferentes pelo mesmo item, são decisões de julgamento; pergunte antes de configurá-las.

Preciso usar o mesmo método de avaliação do estoque todo ano?

Sim, a menos que a CRA concorde com uma mudança. A seção 10(2.1) do Income Tax Act exige que o método usado no fim de um ano seja usado no fim do seguinte, a menos que você adote outro método permitido com a concordância do Ministro e nos termos que ele especificar. O guia da CRA diz para manter o método escolhido e permite escolher qualquer um dos dois métodos no seu primeiro ano de informar renda da empresa.

Portanto, a sua primeira declaração define o método dos anos seguintes. Para mudá-lo, você precisa da concordância da CRA; por isso, pergunte antes de entregar a declaração do ano da mudança. Se você mudou de método sem perguntar, procure orientação antes de entregar.

Como devo controlar o custo do estoque na minha contabilidade durante o ano?

Escolha um registro periódico ou permanente e faça a sua contabilidade gerar os mesmos números que a Parte 3D pede.

Seja qual for o método:

• Registre o preço, o frete e o imposto de importação de cada compra, para que o custo possa ser rastreado até uma fatura, e registre devoluções e descontos como reduções.
• Mantenha o GST/HST que você recupera fora do custo do estoque.
• Tire do custo das mercadorias vendidas as mercadorias que você usa para fins pessoais e registre-as como retirada.
• Guarde cada planilha de contagem junto com os seus outros registros; veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.
• No fim do ano, confira se o custo das mercadorias vendidas da contabilidade bate com a linha 8518 e se o saldo inicial do ano seguinte é igual ao saldo final deste ano.

Sobre as próprias contas, veja como organizar a contabilidade de uma nova empresa. Para estoque comprado em dólares americanos, veja custo de estoque em USD na contabilidade em CAD.

Como o GST/HST e o PST afetam as compras e as vendas que informo?

Quanto ao GST/HST, deixe-o fora do custo das mercadorias vendidas se você o recolheu ou pediu um crédito de imposto sobre insumos (o GST/HST que você recupera nas compras da empresa); no Quick Method (método simplificado de apuração do GST/HST), inclua-o. O T2125 diz isso para as Partes 3D, 4 e 5. Um inscrito que pede crédito de imposto sobre insumos reduz o custo pelo valor do crédito (guia da CRA, capítulo 3).

Uma empresa sem inscrição no GST/HST não tem crédito para pedir. O formulário diz para deixar o imposto de fora só quando ele foi recolhido ou pedido como crédito, e o guia da CRA diz que as despesas dedutíveis incluem o GST/HST incorrido menos qualquer crédito pedido; portanto, o imposto que você paga e não pode recuperar fica nas suas compras. Se você se inscrever no meio do ano, a divisão depende das datas; procure ajuda com escrituração contábil. A contabilidade no Quick Method está em Quick Method na contabilidade.

Nas vendas, o T2125 começa as vendas brutas com o GST/HST cobrado ou a cobrar e depois retira o GST/HST, o imposto provincial sobre vendas, devoluções, abatimentos e descontos no valor 3B. Se o imposto que você cobra é renda está respondido em o GST/HST cobrado é renda?.

O PST nas compras depende da sua província. Na Colúmbia Britânica, por exemplo, mercadorias obtidas exclusivamente para revenda são isentas quando você dá ao fornecedor o seu número de PST ou um certificado, mas não para pequenos vendedores (PST 208). Veja imposto provincial sobre vendas e confira as regras da sua própria província.

E se este é meu primeiro ano com estoque, ou nunca o contei antes?

O seu caso decide o que vai na linha 8300. Conte o estoque no último dia do período fiscal, avalie-o e informe-o na linha 8500.

Se declarações anteriores deduziram toda compra e nunca mostraram estoque final, você não pode simplesmente definir o estoque inicial deste ano com um novo número (seção 10(2)), e só a CRA pode agir com base na seção 10(3): ela pode determinar que um estoque inicial não avaliado como exigido seja tratado como avaliado como exigido, o que o seu manual de auditoria descreve como uma forma de corrigir uma avaliação inaceitável do fim do ano sem ajustar também o valor inicial. Uma declaração entregue é alterada por um pedido à CRA (como alterar uma declaração). A CRA normalmente pode fazer um novo lançamento da declaração de uma pessoa física em até três anos do aviso de lançamento original, e uma restituição não pode ser paga para um pedido de ajuste feito mais de 10 anos-calendário depois do fim do ano fiscal; veja até quando a CRA pode fazer um novo lançamento. Quais anos alterar, qual deve ser o estoque final de cada ano e como o lucro se move entre eles dependem dos fatos; por isso, procure ajuda antes de entregar. Se a contabilidade também está atrasada há meses, veja como atualizar uma contabilidade atrasada.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses e não incluem o GST/HST.

Fabricante de velas em Alberta, ano inteiro

As vendas são de C$60.000. O estoque inicial é de C$3.000, o estoque final do ano passado. As compras, líquidas de devoluções e incluindo o frete, são de C$22.000. Não há salários diretos, subcontratos nem outros custos. A contagem de 31 de dezembro, ao custo, é de C$4.000.

O custo das mercadorias vendidas é 3.000 + 22.000 − 4.000 = C$21.000. O lucro bruto é 60.000 − 21.000 = C$39.000. A linha 8300 do ano seguinte começa em C$4.000.

Revendedor que começa em julho

O revendedor não tem estoque inicial, então a linha 8300 fica em branco. Ele compra C$15.000 em mercadorias até o fim do ano, e a contagem de 31 de dezembro do estoque não vendido, ao custo, é de C$6.000. O custo das mercadorias vendidas é 15.000 − 6.000 = C$9.000. O estoque inicial do ano seguinte é de C$6.000.

Jaquetas que valem menos do que custaram

Uma loja tem 40 jaquetas que custaram C$3.000 e agora valem C$2.000. Avaliadas item por item pelo menor valor entre o custo e o valor justo de mercado, elas entram no estoque final por C$2.000; assim, o custo das mercadorias vendidas deste ano é C$1.000 maior do que se fossem mantidas pelo custo. O estoque inicial delas no ano seguinte é de C$2.000, não de C$3.000.

E no seu caso?

• Este é o seu primeiro T2125 com estoque, o estoque final do ano passado está faltando ou errado, ou a sua contabilidade nunca controlou o estoque: os números inicial e final, o método de avaliação e a correção de anos anteriores exigem julgamento profissional. Procure ajuda com escrituração contábil para resolvê-los e leve a sua planilha de contagem, as faturas e a última declaração.
• A sua contabilidade está atrasada há meses: veja como atualizar uma contabilidade atrasada e peça ajuda com escrituração contábil.
• Você mesmo fabrica as mercadorias: o estoque final então leva mão de obra e custos indiretos, além de materiais. Peça à ajuda com escrituração contábil que monte o cálculo de custos.
• Você compra estoque em dólares americanos: siga custo de estoque em USD na contabilidade em CAD.
• Algumas compras de estoque não têm fatura: veja despesas da empresa sem recibo.
• Você precisa da linha do T2125 de cada despesa: use linhas de despesa do autônomo.
• Você cobra GST/HST ou usa o Quick Method: veja o GST/HST cobrado é renda? e Quick Method na contabilidade.
• Você é sócio: uma sociedade de pessoas calcula a própria renda como se fosse uma pessoa separada (Income Tax Act, seção 96(1)(a)), por isso apura o próprio custo das mercadorias vendidas; a primeira declaração de uma sociedade de pessoas geral mostra como cada sócio o informa. Pergunte sobre ajuda com escrituração contábil para a contabilidade da sociedade.
• Sua atividade pode ser uma adventure or concern in the nature of trade (empreendimento de natureza comercial): o estoque deve então ser avaliado pelo custo, não pelo valor justo de mercado nem pelo menor valor entre custo e mercado (seção 10(1.01)). Se uma atividade é desse tipo é uma questão de fato; pergunte sobre ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você cria obras de arte originais para vender: se o negócio é a sua própria atividade artística (obras que você cria, como pinturas, gravuras ou esculturas, não reproduções), você pode optar, na declaração do ano, por avaliar o estoque em zero (Income Tax Act, seção 10(6) a 10(8)). O guia da CRA manda informar zero na linha 8500, e a opção vale também para os anos seguintes, a menos que a CRA concorde com uma mudança. Defina se você se qualifica antes de entregar; pergunte sobre ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você é uma corporação, ou está prestes a se tornar uma: uma corporação informa o custo das mercadorias vendidas na declaração T2; veja um plano de contas para o GIFI. Para levar a contabilidade e os saldos iniciais de uma empresa individual para uma corporação, veja a contabilidade depois de constituir uma corporação.
• Você quer saber quanto a renda do negócio custa em imposto: veja como a renda de autônomo é tributada.