Certificado de revenda: compre sem imposto ou recupere o imposto

O que é um certificado de revenda e quem pode usá-lo?

O certificado de revenda é um formulário assinado que a empresa entrega ao fornecedor para dizer que está comprando mercadorias para revender, de modo que o fornecedor não cobre imposto sobre vendas nessa venda. O imposto é adiado, não cancelado: a venda seguinte ao cliente final é a tributável, se as mercadorias forem tributáveis. As regras de revenda são leis estaduais. Esta página usa Texas, Nova York e Califórnia como exemplos práticos. Para outro estado, procure a página do departamento de receita dele sobre certificados de revenda e confira o formulário, o número exigido, quando entregá-lo e se o comprador pode pedir restituição.

Em geral, só pode usar o certificado a empresa que revende as mercadorias, ou, em alguns estados, as aluga. A Califórnia limita o certificado de revenda a compradores que atuam no ramo de venda de bens tangíveis. Nova York limita o Form ST-120 a vendedores registrados em Nova York e a certos compradores de fora do estado. O Texas pede o número da licença do comprador no Texas. Saber se um negócio paralelo conta mesmo como empresa é outra questão: veja revender como hobby ou como negócio.

O problema mais comum é o fornecedor que já cobrou o imposto: peça a ele primeiro o reembolso ou um crédito. Alguns estados também permitem que o titular da licença peça ao estado, mas com prazo, e por isso as faturas mais antigas vencem primeiro.

O que torna um caso mais complexo: imposto pago sobre o estoque há meses, vários fornecedores ou estados, itens usados na empresa, ou uma carta de um estado. Nos três estados dos exemplos, o certificado vai para o fornecedor, não para o estado. O Texas diz para não enviá-lo ao Comptroller.

Reúna antes:

• O número da sua licença de vendedor ou do seu registro em cada estado.
• Todas as faturas de fornecedores que mostram imposto.
• Cada certificado que você enviou, com a data.
• Comprovante de pagamento.

O que preciso ter para o fornecedor aceitar um certificado de revenda?

O fornecedor precisa de um certificado completo, com o número de registro do seu estado e a descrição do que você está comprando. Sem ele, cabe ao fornecedor provar que a venda foi para revenda, e por isso ele normalmente cobra o imposto. Nova York trata vendas sem certificado válido como vendas de varejo tributáveis, e a Califórnia põe o ônus da prova no vendedor, a menos que ele receba o certificado de boa-fé e dentro do prazo.

Ainda não tem número de registro? A maioria dos certificados pede um, com exceções. O Texas aceita um certificado que diga que o pedido de licença está pendente; o manual de auditoria do Comptroller diz que ele é válido por apenas 60 dias, e depois é preciso um novo com o número definitivo. A Califórnia aceita uma explicação suficiente de por que o comprador não precisa de licença californiana. Na Parte 2 de Nova York, o comprador cujo local de origem não exige registro de imposto sobre vendas nem de VAT informa o endereço do seu negócio e escreve “not applicable” (não se aplica) no campo do número. Para saber onde você precisa se registrar, veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas. Caso contrário, o estoque comprado antes do registro normalmente será tributado, e, no Texas, o comprador que não tinha licença quando pagou precisa pedir pelo vendedor a restituição.

No Texas e na Califórnia, o número da licença sozinho não é um certificado. O Texas diz que o número da licença do cliente ou uma cópia dela não substitui o certificado de revenda. A Califórnia diz que informar o número da licença, ou dizer ao vendedor que a venda não é tributável, não livra o vendedor que não recebeu o certificado no prazo, e quer ver no documento as palavras “for resale” (para revenda), não “exempt” (isento) nem “non-taxable” (não tributável).

O prazo importa. A Califórnia considera o certificado dentro do prazo se o vendedor o recebe antes de faturar, dentro do ciclo normal de faturamento e pagamento, ou na entrega ou antes dela; um certificado tardio não retroage. Nova York protege o vendedor que aceita de boa-fé um certificado completo e o tem em mãos em até 90 dias da transação. Envie o certificado junto com o pedido.

Entrego um certificado de revenda a cada pedido ou um certificado único para todos?

Qualquer um dos dois: um certificado para um pedido, ou um certificado geral (blanket) para compras repetidas do mesmo fornecedor. Os três estados dos exemplos permitem o certificado geral, com condições; fora isso, cada compra precisa do seu próprio certificado.

Um mesmo certificado de revenda vale para fornecedores de outros estados?

Não um só para todos os estados, mas existem formulários multiestaduais que cobrem grupos de estados; dois são mostrados aqui. Cada formulário indica um vendedor, então você preenche um por fornecedor, e cada estado decide o que aceita. As regras costumam seguir o estado para onde as mercadorias são entregues, não o estado do fornecedor: o Streamlined Board liga o seu certificado a uma venda atribuída a um estado membro, e Nova York diz que vendas entregues fora do estado de Nova York são isentas de imposto.

Qual número informar: as instruções do Streamlined dizem que, se o estado em que você pede a isenção exige registro, você informa o número desse estado; se você não está registrado lá, informe um número de imposto sobre vendas de qualquer estado. A seção de Nova York para compradores de fora do estado aceita um registro em outro estado, em uma província canadense ou em outro país.

Mercadorias enviadas diretamente ao seu cliente em outro estado (drop shipment, ou entrega direta pelo fornecedor) têm regras próprias: o Streamlined Board manda os vendedores consultarem esse estado.

O que posso comprar com um certificado de revenda e o que não posso?

Você pode comprar mercadorias que vai revender, do jeito que as comprou ou como parte de algo que vende. Você não pode usar o certificado para coisas que vai consumir ou guardar: suprimentos, equipamentos, móveis ou qualquer coisa que a empresa consuma.

Exemplos dados pelos estados:

• Texas: itens que você vai revender na forma em que os comprou ou como parte integrante de outra mercadoria; bens que você vai alugar a um cliente; um serviço tributável sobre itens do seu estoque de revenda; e bens usados na prestação de um serviço tributável quando a guarda e o controle passam ao cliente (FAQ do Comptroller).
• Nova York: bens para revenda na forma atual ou como componente físico de outro bem, e serviços comprados para revenda (ST-120). Empreiteiros não podem usar o ST-120 para comprar materiais; veja empreiteiros e imposto sobre vendas dos materiais.
• Califórnia: itens prontos para revenda, materiais que se tornam parte física de um item mantido para revenda e itens mantidos apenas para demonstração ou exposição. Não valem itens que você vai usar na empresa antes de vender, usar para fins pessoais ou manter como investimento (Publication 103).

Em um pedido misto, marque quais itens são para revenda. O Texas diz que o comprador deve indicar com clareza quais itens o fornecedor não deve tributar, e que ele não deve usar o certificado quando houver qualquer dúvida se vai revender o bem.

Tirei um item do estoque de revenda para uso próprio: o que devo?

A empresa que usa um item comprado para revenda deve imposto sobre esse uso, em geral calculado sobre o que pagou pelo item, não sobre o preço pelo qual o venderia. Esse é o imposto de uso (use tax): o imposto devido sobre mercadorias que você usa quando não houve imposto sobre vendas na compra.

• Texas: você deve pagar o imposto no momento do uso, sobre o preço de compra ou sobre o valor justo de aluguel pelo período de uso. O exemplo do Comptroller é uma vassoura tirada do estoque para varrer a loja; você inclui o valor na linha de “taxable purchases” (compras tributáveis) da sua declaração.
• Nova York: a empresa que retira bens do estoque para uso próprio deve imposto de uso sobre o preço que pagou. A empresa registrada informa o valor na sua declaração de imposto sobre vendas e de uso.
• Califórnia: imposto de uso sobre o custo do bem, devido quando ele é armazenado ou usado pela primeira vez e informado na declaração do período. O comprador não pode revogar o certificado retroativamente para transformar o imposto de uso em imposto sobre vendas.

Manter mercadorias à venda, ou demonstrá-las ou expô-las enquanto as mantém à venda, não é uso (Texas, Califórnia). Como informar e pagar o imposto de uso está em imposto de uso sobre compras da empresa.

O fornecedor cobrou imposto sobre vendas em mercadorias que eu revendo: como recupero?

Peça primeiro ao fornecedor. Ele cobrou o imposto e o repassou ao estado, então a restituição normalmente começa por ele e, em alguns estados, só o fornecedor pode pedi-la ao estado.

1. Confirme que as mercadorias se qualificavam: a sua empresa as vende e as regras de revenda do estado as cobrem. O imposto sobre itens que você usou não pode ser recuperado por esse caminho.
2. Liste cada fatura que cobrou imposto: fornecedor, data, itens, preço e imposto.
3. Envie ao fornecedor um certificado de revenda preenchido, só para mercadorias que você revendeu ou ainda mantém para revenda. O Texas não restitui o vendedor até que ele tenha obtido de você um certificado de revenda ou de isenção. Em outros estados, um certificado tardio pode não bastar: a Califórnia diz que ele não retroage, então o fornecedor pode ter de mostrar que as mercadorias foram revendidas, e depois de 90 dias Nova York coloca o ônus de provar que a venda era isenta sobre ambas as partes.
4. Peça um reembolso ou um crédito na sua conta. No Texas, o crédito precisa do seu consentimento por escrito no Form 89-123.
5. Se o fornecedor não agir, use o caminho direto da próxima seção, nos estados que o permitem.
6. Peça uma vez só. O Form AU-11 de Nova York faz o requerente declarar que nenhuma parte do imposto já foi creditada ou restituída por quem o cobrou.

Posso pedir ao estado a restituição do imposto sobre vendas por conta própria, e de quanto tempo disponho?

Em Nova York, quem pagou imposto por engano pode fazer o pedido. No Texas, o comprador que tinha licença quando pagou pode pedir; caso contrário, o pedido passa pelo vendedor. Na Califórnia, o imposto sobre vendas passa pelo varejista; o comprador só pede direto o imposto de uso cobrado por um varejista obrigado a cobrá-lo.

Os prazos contam a partir de quando o imposto era devido ou foi pago, conforme o estado, nunca do dia em que você percebeu a cobrança. A data da declaração do fornecedor não aparece na sua fatura, então, por segurança, conte a partir da data da fatura; as faturas mais antigas vencem primeiro.

A Califórnia também permite que o varejista que pagou imposto ao fornecedor e depois revendeu o item, antes de qualquer uso tributável, deduza o preço sem imposto na declaração que informa a revenda; a Regulation 1701 cita o imposto pago por engano em mercadorias compradas para revenda. Se a dedução não foi feita naquele período, é preciso um pedido de restituição. Fazer a dedução impede a restituição ou o crédito ao fornecedor por aquela venda, então use um só caminho. Isso é uma dedução, não uma restituição.

Fique atento a:

• Pedido incompleto. No Texas, o prazo só deixa de correr quando o pedido cumpre todos os requisitos.
• Auditoria em andamento. O Texas sugere perguntar ao auditor se a restituição pode ser incluída na auditoria.
• Negativa. O Texas dá 60 dias a partir da carta de negativa para pedir uma audiência ou apresentar um aviso de intenção de pular essa etapa; Nova York dá 90 dias para apresentar uma petição.
• Outros estados. Cada um define o seu prazo: leia a página de restituição do estado antes de confiar nestes.

Comprei online para revender e o checkout cobrou imposto: o que faço?

Trate como qualquer fornecedor que cobrou imposto. Se o site tem como receber um certificado, envie-o antes de o pedido ser faturado. Se o site cobrar o imposto mesmo assim, guarde a confirmação do pedido e a fatura que mostra o imposto e depois siga as etapas de restituição acima. Na Califórnia, pergunte se a cobrança foi de imposto de uso recolhido por um vendedor de outro estado: é o único caso em que você pode pedir à CDTFA por conta própria. O prazo da restituição continua correndo enquanto você espera o fornecedor.

Que registros um pedido de restituição de imposto sobre vendas exige?

Um pedido de restituição de imposto sobre vendas exige prova da compra, do imposto pago e do motivo pelo qual a compra se qualificava para revenda; Texas, Nova York e Califórnia pedem esses itens.

• Texas: o Comptroller pode pedir faturas, datas, descrições dos itens, valores, um diário de vendas e o livro-razão, certificados de revenda, comprovantes de pagamento, as jurisdições locais de imposto pagas e o nome e o número de licença do vendedor. Mais de 10 faturas entram em um demonstrativo.
• Nova York: um Form AU-11 assinado, uma explicação do fundamento do pedido e os documentos que o sustentam; para grandes volumes, aceita-se uma tabela-resumo. Um representante que assine por você também precisa do Form POA-1.
• Califórnia: o pedido informa os motivos, o valor e os períodos de declaração, e vai com faturas ou certificados de isenção.

Mantenha o imposto cobrado por engano em uma linha própria, separada do custo do estoque, e identifique cada compra por fornecedor, data e se um certificado foi enviado. Quando uma restituição ou um crédito chegar, ele zera essa linha em vez de ser contado como renda: veja como registrar restituições na escrituração. Um pedido, um lançamento de imposto de uso para um item tirado do estoque e uma auditoria partem dessa mesma lista.

O que acontece se eu entregar um certificado de revenda para algo que uso?

A empresa que entrega um certificado de revenda para itens que usa deve o imposto, e no Texas, em Nova York e na Califórnia entregar esse certificado pode ser crime. Cada estado olha o que o comprador sabia na compra, e Nova York e a Califórnia também olham se o comprador pretendia sonegar o imposto. O imposto é devido de qualquer forma. A responsabilidade criminal recai sobre quem assina.

Exemplo

Os valores são ilustrativos e estão em dólares americanos.

Uma loja do Texas pagou imposto sobre peças que revende

Uma loja do Texas com licença de imposto sobre vendas compra US$5.000 em peças por trimestre para revender. Durante seis trimestres, o fornecedor cobra US$400 de imposto em cada pedido porque não há certificado arquivado. A loja envia um certificado completo que cobre as seis faturas e pede a restituição. O fornecedor não responde. A loja tinha licença quando pagou, e o Texas permite que esse comprador retifique declarações, use um crédito ou faça o seu próprio pedido. O prazo de quatro anos em geral corre a partir da data de vencimento de cada imposto, então a loja lista as faturas da mais antiga para a mais nova e faz primeiro os pedidos mais antigos. O total em jogo é de US$2.400, antes de qualquer parte que o Comptroller não aceite.

Um varejista de Nova York usa uma mesa que comprou para revenda

Um varejista de Nova York compra uma mesa por US$750 com o Form ST-120, sem pagar imposto, pretendendo vendê-la por US$1.250. Depois, passa a usar a mesa no próprio escritório. Se ele já soubesse na compra que usaria a mesa, entregar o certificado foi uso indevido: veja a seção sobre uso indevido acima. O imposto de uso é devido sobre os US$750 que pagou, não sobre o preço de revenda de US$1.250. Com uma alíquota ilustrativa de 8%, são US$60, e não US$100. Em geral, vale a alíquota do local onde o varejista recebeu a mesa, ou do local onde a usa, se essa alíquota for maior. O varejista registrado informa o valor na sua declaração de imposto sobre vendas e de uso.

Um revendedor online compra de cinco estados

Um revendedor online gasta US$20.000 por ano com fornecedores em Ohio, Utah, Texas, Califórnia e Nova York. O que decide o certificado é o local de entrega de cada pedido, não o local do fornecedor. Mercadorias entregues em Ohio ou Utah, ambos estados membros do Streamlined, podem usar o certificado do Streamlined, um por fornecedor. Mercadorias entregues no Texas, na Califórnia ou em Nova York seguem as regras do respectivo estado: o certificado Border States pode servir para o Texas ou a Califórnia se as licenças do revendedor corresponderem ao que esse formulário pede, e Nova York exige o ST-120, com a seção para compradores de fora do estado só se o revendedor não for obrigado a se registrar em Nova York e um dos dois casos do formulário se aplicar. O revendedor envia cada certificado antes de o pedido ser faturado e mantém um registro por fornecedor.

E no seu caso?

• Você pagou imposto sobre o estoque por meses, em vários fornecedores ou estados: os prazos de restituição variam por estado, e só alguns pagamentos podem ser pedidos diretamente. Quais ainda estão dentro do prazo, e quem pode pedi-los, depende de cada estado. Se a escrituração nunca separou as compras com imposto pago do estoque de revenda, a lista do pedido precisa ser refeita a partir das faturas e dos registros bancários: veja ajuda com escrituração contábil e estoque ou suprimentos para pequenos vendedores.
• Um estado pediu imposto sobre estoque que você usou, ou abriu uma auditoria: veja auditorias de imposto sobre vendas e conte com ajuda com escrituração contábil para refazer antes os registros de compras e retiradas.
• Você recebe certificados dos seus próprios clientes: veja certificados de isenção de clientes.
• As mercadorias chegaram sem imposto e você as usou: isso é imposto de uso: veja imposto de uso sobre compras da empresa.
• Você não tem certeza de onde precisa se registrar: as regras de registro variam por estado, e a maioria dos certificados pede um número. Veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas.
• Você precisa retificar uma declaração de imposto sobre vendas ou usar um crédito: veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.
• Você é empreiteiro e compra materiais: veja empreiteiros e imposto sobre vendas dos materiais.
• Você vende online e quer ver o lado do imposto de renda: veja imposto de renda para vendedores online.
• As mercadorias serão revendidas fora dos Estados Unidos, ou você é uma empresa canadense ou de outro país não americano que compra estoque nos EUA: um certificado de revenda do Texas cobre apenas os Estados Unidos e o México, então podem valer outras isenções que esta página não aborda. Veja vendedores canadenses com estoque nos EUA, vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas e ajuda com impostos entre países.