Responsável contábil, contador ou CPA: quem faz o quê na empresa

Qual é a diferença entre responsável contábil, contador e CPA?

O responsável contábil mantém o registro do que aconteceu, o contador trabalha com esse registro para preparar e examinar informações financeiras, e o CPA é um contador licenciado por um conselho estadual. Os papéis se sobrepõem, então o título sozinho não mostra quem pode assinar a sua declaração ou falar por você com o IRS.

Um caso deixa de ser simples quando você tem dois orçamentos que se sobrepõem, o seu responsável contábil e o seu preparador nunca trocam arquivos, a empresa tem empregados, cobra imposto sobre vendas ou entrega como corporação ou sociedade de pessoas, a escrituração está atrasada, ou uma carta do IRS exige alguém que possa agir por você. Cada um desses fatores acrescenta uma entrega ou uma decisão de que alguém precisa se encarregar, e quem você quiser que trate de um assunto do IRS por você precisa ter o direito de agir em seu nome.

Reúna antes de contratar: a última declaração da empresa e quem a preparou, o seu provedor de folha de pagamento e os relatórios dele, acesso ao seu arquivo de contabilidade e uma lista de todos os estados onde você tem empregados, vendas ou escritório.

Como dono de uma empresa nova, preciso primeiro de um responsável contábil ou de um contador?

Você precisa de dois trabalhos feitos, não necessariamente de duas pessoas: registros o ano todo e uma declaração no fim do ano. Alguém precisa manter os registros que sustentam a declaração, e pode ser você ou um responsável contábil (veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil). Alguém também precisa preparar a declaração, e o preparador pago precisa ter um PTIN (número de identificação de preparador do IRS); as duas próximas seções tratam de quem pode prepará-la e assiná-la.

A contratação seguinte acompanha o trabalho que você acrescenta; com poucas transações e nenhum empregado, talvez você precise apenas da declaração preparada, por você ou por um preparador pago:

Uma mesma empresa de serviços pode fazer a escrituração e a declaração; veja a seção sobre uma ou duas empresas, abaixo.

“Responsável contábil” ou “contador” é um título licenciado, e o que a licença de CPA acrescenta?

Nem “responsável contábil” nem “contador” é uma credencial federal. O Bureau of Labor Statistics diz que em geral não se exige certificação para auxiliares de escrituração (BLS), e a lista de credenciais do IRS é CPA, enrolled agent e advogado (IRS).

A lei estadual decide quem pode usar cada título. A Flórida, por exemplo, proíbe pessoas sem licença de se chamarem “certified public accountant” ou “public accountant”, diz que não é preciso licença de CPA para fazer escrituração ou preparar declarações de imposto, e exige licença de empresa de CPA para serviços de auditoria ou de atestação (attest), como a auditoria de demonstrações financeiras (Florida Department of Business and Professional Regulation). Outros estados têm as próprias regras; pergunte ao conselho estadual de contabilidade.

A licença de CPA acrescenta:

• Uma licença estadual obtida ao passar no Uniform CPA Examination, concluir estudos de contabilidade e cumprir as regras de experiência e boa conduta, mantida ativa com regras de ética e educação continuada (IRS).
• Direitos ilimitados de representar você perante o IRS, compartilhados com enrolled agents e advogados (IRS; 31 CFR 10.3).
• Quando a lei estadual a reserva, a auditoria e o trabalho de atestação que um credor ou investidor pode pedir.

A licença de CPA não mostra quais serviços a pessoa oferece. O IRS observa que os CPAs podem oferecer uma gama de serviços e que só alguns se concentram em impostos.

Quem pode preparar e assinar a declaração de imposto da minha empresa?

Qualquer pessoa com PTIN pode preparar uma declaração federal mediante pagamento, e o proprietário ou um diretor também a assina. O IRS diz que quem prepara ou ajuda a preparar declarações federais mediante pagamento deve ter um PTIN (IRS). Em geral, o preparador pago assina a declaração, informa o PTIN e entrega uma cópia à empresa. Isso vale para declarações federais; alguns estados também licenciam preparadores pagos, como o Oregon faz para declarações de imposto de renda de pessoa física, com isenções que incluem CPAs e advogados licenciados (ORS 673.610 e 673.615).

O empresário individual declara a renda do negócio no próprio Form 1040, onde vale a mesma regra do preparador pago (instruções do Form 1040).

Se um empregado da empresa, ou um sócio ou membro da LLC, preenche a declaração, a seção do preparador pago fica em branco (instruções do 1120-S; instruções do 1065). Um responsável contábil externo pode preparar a declaração mediante pagamento? Só com um PTIN, em geral assinando como preparador pago. Fornecer a escrituração e os relatórios não torna, por si só, o responsável contábil um preparador de declaração, mas a pessoa que fornece informações e orientações suficientes para que preencher a declaração seja, em grande parte, um trabalho mecânico ou de escritório é tratada como preparador (26 CFR 301.7701-15).

A assinatura do preparador não transfere a responsabilidade. Os contribuintes são legalmente responsáveis pelo que consta de uma declaração mesmo quando outra pessoa a preparou (IRS).

Quem pode me representar perante o IRS em uma auditoria, uma carta ou um caso de pagamento?

CPAs, enrolled agents e advogados podem representar você em qualquer assunto, inclusive auditorias, questões de pagamento e cobrança, e recursos. O título de “responsável contábil” ou “contador” não acrescenta nenhum direito de representação (IRS).

O Annual Filing Season Program é um programa voluntário de educação continuada do IRS para preparadores que não são CPAs, enrolled agents nem advogados (Publication 947).

Você também pode agir por conta própria. Uma pessoa física pode comparecer em nome próprio. Um diretor de boa-fé ou um empregado regular em tempo integral pode representar uma corporação, um sócio geral ou um empregado regular em tempo integral pode representar uma sociedade de pessoas (fora das regras de auditoria abaixo), e um empregado regular em tempo integral pode representar um empregador pessoa física (31 CFR 10.7; Publication 947). A regra cita sócios gerais, não membros de LLC, então uma LLC com vários membros deve confirmar quem pode agir por ela.

Uma sociedade de pessoas, ou LLC com vários membros tributada como sociedade de pessoas, fica sob as regras centralizadas de auditoria de sociedades de pessoas do IRS, a menos que tenha optado validamente por sair. Nesse caso, só o representante da sociedade (partnership representative), ou o indivíduo designado por ele, age pela sociedade, vincula todos os sócios e assina o Form 2848 para esses assuntos. O representante não precisa ser sócio nem ter credencial. Confira quem está indicado para o ano em exame (26 USC 6223; instruções do Form 2848; IRS); veja como as sociedades de pessoas são tributadas.

Uma carta nem sempre exige um representante externo: leia-a para ver o que o IRS pede e a data de resposta, e depois decida quem deve responder.

Para indicar alguém, entregue o Form 2848 com uma pessoa habilitada a atuar; uma empresa de serviços não pode ser indicada (instruções do Form 2848). O formulário cobre apenas os assuntos e períodos listados na linha 3: uma procuração para o seu Form 1040 não cobre uma multa de recuperação de impostos retidos (trust fund recovery penalty) proposta contra você pelo imposto sobre a folha da empresa (instruções do Form 2848). O Form 2848 vale só perante o IRS; um órgão estadual define as próprias regras sobre quem pode agir por você. Indicar um representante não livra você das suas obrigações fiscais. O Form 8821 é uma autorização separada, só para informações: permite que um responsável contábil veja os seus registros no IRS, mas não que aja por você. Sobre o Form 8821 e o Form 2848, veja como trocar de contador.

Enrolled agent ou CPA: qual é a diferença para uma empresa?

Os dois podem preparar e assinar declarações de empresas e representar a empresa em qualquer assunto do IRS. A diferença está em quem os licencia e no que mais a licença cobre.

O enrolled agent é licenciado pelo IRS, passou por uma verificação de idoneidade e por um Special Enrollment Examination de três partes, que cobre declarações de pessoas físicas e de empresas e a representação, e faz 72 horas de educação continuada a cada três anos (IRS). O IRS também credencia alguns ex-funcionários do IRS por experiência (IRS).

O CPA é licenciado por um conselho estadual e pode oferecer uma gama de serviços; alguns CPAs se especializam em impostos (IRS). Onde a lei estadual reserva o trabalho de auditoria e de atestação a empresas de CPA, só uma empresa de CPA pode fazê-lo.

Se a necessidade é uma declaração e assuntos do IRS, qualquer das duas credenciais dá os direitos. Se um credor ou investidor pede demonstrações auditadas, pergunte sobre o licenciamento de empresas de CPA no seu estado. Em qualquer caso, pergunte quais declarações de empresas a pessoa prepara todo ano. Para declarações pessoais, veja CPA, enrolled agent ou software de impostos.

Onde entram o responsável contábil com responsabilidade total e o controller?

Os dois são cargos, não licenças. O Bureau of Labor Statistics descreve os auxiliares de escrituração com responsabilidade total (full-charge) como quem mantém toda a escrituração de uma organização, e os controllers como quem dirige a preparação dos relatórios financeiros (auxiliares de escrituração; gerentes financeiros).

Nenhum dos dois títulos traz direitos de representação perante o IRS; eles vêm das credenciais acima. Peça o escopo por escrito e pergunte se alguém da equipe tem credencial de CPA, enrolled agent ou advogado; há mais perguntas em perguntas para fazer antes de contratar um responsável contábil.

Startups que precisam escolher entre um controller e um CFO devem ler como escolher um contador para uma startup.

Quem faz o quê: escrituração, depósitos da folha de pagamento, imposto sobre vendas, a declaração e a passagem de bastão no fim do ano?

O responsável contábil em geral mantém a escrituração e um preparador pago com PTIN assina a declaração, mas a empresa responde ao IRS e aos estados por tudo isso.

Com um provedor comum de serviços de folha de pagamento ou agente de declarações, o empregador continua responsável pelos depósitos e pelas entregas (Publication 15, seção 16). Uma organização profissional de empregadores certificada (CPEO, certified professional employer organization) é em geral o único empregador responsável pelos impostos federais sobre o emprego incidentes sobre os salários que paga aos empregados que atuam nos locais de trabalho de clientes (IRS; 26 USC 3511). Veja o provedor de folha de pagamento não pagou os seus impostos. Se o imposto retido do pagamento dos empregados não é recolhido, a multa de recuperação de impostos retidos (trust fund recovery penalty) é igual a 100% do imposto não pago e pode ser imposta a uma pessoa responsável que agiu de forma deliberada, grupo que pode incluir um contador (Publication 15); veja multa de recuperação de impostos retidos. Sobre o que um serviço mensal entrega, veja o que um serviço mensal de escrituração inclui.

Preciso de um responsável contábil e de um CPA separados, ou uma só empresa pode fazer os dois?

Uma só empresa pode fazer os dois. O conselho da Flórida, por exemplo, diz que um CPA individual licenciado pode prestar serviços de consultoria, de impostos e de escrituração (Florida Department of Business and Professional Regulation). Os papéis continuam sendo trabalhos distintos, então combine três pontos por escrito, seja qual for o arranjo: qual pessoa assina a declaração e se ela tem um PTIN e uma credencial com direitos de representação, quem responde às cartas do IRS e do estado e se isso está dentro dos honorários, e quem guarda os logins das contas do banco, da folha de pagamento e da contabilidade (dar a um responsável contábil acesso às suas contas).

Com dois prestadores, dê ao preparador acesso de leitura ao arquivo de contabilidade e peça a lista dos relatórios de que ele precisa e a data em que precisa deles antes do fim do ano, para que o que o responsável contábil entrega combine. Um pacote vendido por um único valor pode deixar de fora cartas ou declarações estaduais; veja serviço de escrituração online ou empresa de CPA.

Como confiro as credenciais de alguém?

Peça o nome da pessoa que vai assinar ou representar você e confira essa pessoa, não a empresa. O Form 2848 indica só pessoas, nunca uma empresa (instruções do Form 2848).

1. CPA: confira a licença e eventuais sanções no conselho estadual de contabilidade (IRS).
2. Enrolled agent: o IRS os licencia e o Office of Enrollment dele pode confirmar a situação (IRS). O diretório de preparadores federais de declarações do IRS lista enrolled agents, CPAs e advogados com PTINs válidos, além dos participantes do Annual Filing Season Program (IRS; diretório).
3. Advogado: confira a situação na ordem dos advogados do estado (IRS).
4. PTIN: peça o número. O preparador deve informá-lo na declaração entregue ao IRS, mas não necessariamente na sua cópia (IRS).
5. Ausente do diretório: o IRS diz que preparadores com PTIN que não aparecem na lista ainda podem fazer um bom trabalho, e recomenda perguntar sobre a formação e o treinamento deles.

Responsáveis contábeis não têm licença federal nem diretório, então referências e um escopo claro pesam mais; veja perguntas para fazer antes de contratar um responsável contábil. O IRS recebe reclamações sobre má conduta de preparadores; veja como escolher um profissional de impostos.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Elena: dois prestadores que nunca conversam

A LLC de design de uma só pessoa de Elena é tributada como empresa individual e tem US$90.000 de receita. Ela paga US$200 por mês a um responsável contábil e US$900 por ano a um preparador, US$3.300 no total. Os relatórios do responsável contábil não estão no formato que o preparador pede.

As regras federais não exigem licença de CPA para preparar a declaração dela: o preparador precisa de um PTIN e em geral a assina, e o estado dela pode acrescentar regras próprias para preparadores. Elena pede ao preparador uma lista por escrito dos relatórios de que ele precisa, passa a lista ao responsável contábil e dá aos dois acesso de leitura ao arquivo de contabilidade. Se uma empresa de serviços cota os dois trabalhos juntos, ela compara quem assina, o escopo por escrito e quem responde às cartas do IRS, não só o preço.

Marcus: folha de pagamento, escrituração e uma declaração

A corporação S de Marcus tem US$600.000 de receita e 4 empregados. Um provedor comum de serviços de folha de pagamento (não uma organização profissional de empregadores certificada) faz os depósitos, um responsável contábil fecha cada mês e um CPA assina o Form 1120-S como preparador pago. Marcus assina como diretor.

A corporação continua responsável pelos depósitos. Se o provedor deixar de fazer um, o IRS pode lançar multas e juros na conta da corporação. Se o IRS escrever sobre a declaração, Marcus pode assinar o Form 2848 pela corporação, indicando o CPA para o Form 1120-S e os anos listados.

Ivy: uma carta sobre uma declaração que outra pessoa preparou

Ivy recebe uma carta do IRS sobre a declaração da sua corporação, preparada por um preparador que tem só um PTIN, sem credencial e sem registro no Annual Filing Season Program. Esse preparador não tem direito de representá-la. Ivy lê a carta para ver o formulário, o ano fiscal e a data de resposta, e confere se o preparador assinou e informou um PTIN na declaração entregue.

Ela pode responder como diretora, ou assinar o Form 2848 pela corporação indicando um CPA, enrolled agent ou advogado para esse formulário e esse ano. Se a carta propõe uma multa sobre a folha de pagamento contra ela pessoalmente, ela precisa de um Form 2848 em nome próprio que liste essa multa na linha 3.

E no seu caso?

• Você tem dois orçamentos que se sobrepõem, ou o seu responsável contábil e o seu preparador nunca trocam arquivos: compare escopo, quem assina e quem responde à correspondência do IRS, usando serviço de escrituração online ou empresa de CPA e custo mensal da escrituração; depois peça ajuda com escrituração contábil para definir de quais funções você precisa agora, quem assina e representa você, e se uma só empresa pode fazer a escrituração e a declaração.
• Sua escrituração ou suas declarações estão atrasadas: comece por como pôr em dia a escrituração atrasada e como regularizar declarações de empresa não entregues, e peça ajuda com escrituração contábil se houver anos perdidos.
• Chegou uma carta do IRS ou uma multa da folha de pagamento: se você quer que alguém aja por você, essa pessoa precisa ter direitos de representação; veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento e um contador que perdeu o prazo. Se a escrituração por trás da carta também não está em dia, peça ajuda com escrituração contábil para definir quem cuida de cada parte.
• O seu responsável contábil ou preparador cometeu erros: veja erros do responsável contábil: quem paga as multas e como trocar de contador.
• Você precisa de uma demonstração do resultado ou de uma carta de CPA para um credor: veja como comprovar renda a um credor.
• Você administra uma corporação financiada por venture capital: veja como escolher um contador para uma startup.
• Você é dono de uma LLC ou corporação dos EUA morando fora dos EUA: uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira pode ter entregas anuais extras, conforme o tipo de entidade e as transações; veja entregas de uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira e entregas de uma corporação C de propriedade estrangeira, e saiba mais sobre ajuda com impostos entre países.
• Sua empresa ou seus proprietários também estão no Canadá: veja o guia do Canadá sobre responsáveis contábeis, contadores e CPAs e quando uma empresa canadense precisa de um contador para questões entre países.