1099-K errado ou corrigido: peça ao emissor e entregue no prazo

Como saber se o meu 1099-K está errado?

Só o emissor pode corrigir um 1099-K errado, e o IRS diz para não esperar a correção. Peça um formulário corrigido ao emissor que consta no formulário e, se ele não vier, entregue a declaração no prazo com base nos seus registros (IRS: perguntas frequentes sobre o Form 1099-K).

Um Form 1099-K está errado quando o nome, o número de identificação fiscal ou o valor não correspondem ao que aconteceu. Um total maior que seus depósitos bancários não é erro por si só: a caixa 1a é o valor bruto, antes de taxas, reembolsos, frete e descontos (IRS: instruções do Form 1099-K).

O IRS cita três formas de um formulário chegar por engano: ele informa pagamentos pessoais de familiares ou amigos, não é seu, ou duplica um formulário que você já tem (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). Ele também pode trazer um número de identificação fiscal errado ou um valor bruto errado.

Um formulário com valor abaixo do limite de informe não está errado por isso: a plataforma pode enviá-lo mesmo assim, e você declara sua renda com ou sem formulário (IRS: entendendo o seu Form 1099-K). Veja o limite do 1099-K e a renda sem formulário.

Enquanto o formulário não é corrigido, sua declaração informa a renda real, segundo seus próprios registros: um pagamento que aparece no formulário não é necessariamente tributável, e um pagamento que ficou de fora ainda pode ser.

Um caso deixa de ser simples quando:

• O formulário está muito distante dos seus registros.
• Você tem formulários de várias plataformas ou de vários anos.
• O formulário está no nome ou no número errado.
• Chegou um aviso do IRS.

Reúna:

• Todos os 1099-K que você recebeu, inclusive os corrigidos.
• Os relatórios anuais e mensais de cada plataforma.
• Os extratos bancários que mostram os repasses e seus registros de vendas.
• Qualquer pedido enviado ao emissor, com as respostas.

Uma diferença que se resume a taxas, reembolsos ou valores retidos está em conciliar repasses e vendas com o 1099-K.

A quem peço um 1099-K corrigido e o que envio?

Peça ao emissor indicado no canto superior esquerdo do formulário. Se você não o reconhece, peça à entidade de liquidação de pagamentos (payment settlement entity) indicada no canto inferior esquerdo, acima do número da conta. Não peça ao IRS (IRS: o que fazer com o Form 1099-K).

Faça o pedido por escrito e guarde uma cópia. Indique a caixa errada, o valor que você diz ser o certo e o que o comprova. Envie:

• Uma cópia do formulário.
• Os registros por trás do valor correto: o relatório de transações da plataforma no ano ou, se um formulário duplica o outro, os dois formulários.
• Para nome ou número errado, se você é pessoa dos EUA (US person), um novo Form W-9 com o nome e o número que sua declaração usa. Os emissores usam esse formulário para coletar o nome e o número corretos de quem recebe (IRS: instruções para quem solicita o Form W-9). Se você mudou de sobrenome sem avisar a Social Security Administration, o formulário pede que você informe o primeiro nome, o sobrenome que consta no seu cartão do Social Security e o novo sobrenome. Uma pessoa estrangeira usa um Form W-8 no lugar (IRS: Form W-9).

Se o formulário é duplicado, não é seu ou informa pagamentos pessoais, peça um formulário corrigido com valor zero e peça ao emissor que confirme que a correção também foi enviada ao IRS. Guarde o formulário corrigido e todas as respostas (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). Se você nunca teve relação com o emissor, alguém pode estar usando seu número: avise o emissor e veja as etapas do IRS para suspeita de roubo de identidade (IRS: roubo de identidade ligado a emprego).

O emissor pode deixar de corrigir um valor em dólares que esteja errado por $100 ou menos, se qualquer imposto retido estiver errado em no máximo $25, a menos que você opte por receber um informe corrigido. A opção é um aviso por escrito, em papel, salvo se o emissor oferecer outro meio, que diz que você está fazendo a opção e traz seu nome, endereço e número de identificação fiscal. O emissor deve recebê-lo até a mais tardia entre duas datas: 30 dias após o vencimento do formulário para você ou 15 de outubro do ano em que ele é devido a você; vale a correspondência enviada a tempo. A opção abrange todos os informes desse emissor a você, a menos que você a limite, e continua valendo nos anos seguintes até você revogá-la (eCFR: 26 CFR 301.6722-1). Para um número errado, o IRS incentiva a correção para poder atualizar seus registros, mas nem sempre a exige (IRS: instruções gerais). Envie o número certo mesmo que o emissor demore.

Espero o formulário corrigido ou entrego com os meus números?

O IRS diz para não esperar um 1099-K corrigido: se você não conseguir um, entregue a declaração com os números que seus registros sustentam (IRS: perguntas frequentes sobre o Form 1099-K). A orientação geral do IRS é esperar todos os seus documentos de renda antes de entregar (IRS: entendendo o aviso da série CP2000); para um 1099-K errado, o IRS diz o contrário.

• O emissor diz que o formulário está errado e que um novo vai chegar: a regra é a mesma. Guarde essa mensagem com seus registros e entregue no prazo.
• O emissor enrola ou se recusa: nada muda, porque o IRS diz para entregar mesmo sem conseguir um formulário corrigido. Guarde seu pedido e todas as respostas, com as datas.
• O formulário corrigido chega antes de você entregar: confira com seus registros e use-o.
• Ele chega depois de você entregar e bate com o que você declarou: a declaração já está alinhada.
• Ele chega depois de você entregar e difere do que você declarou: compare primeiro com seus registros. Se a sua declaração deve mudar, o IRS orienta os contribuintes a informar o que chega depois da entrega em uma declaração retificadora (IRS: entendendo o aviso da série CP2000). Veja como retificar para incluir renda omitida em declarações anteriores.

Como informar um 1099-K errado para que a cópia do IRS continue batendo?

Declare sua renda real onde ela pertence e use o campo de entrada no topo do Schedule 1 para a parte do formulário que estava errada. Para quem vende, é autônomo ou trabalha por aplicativo como negócio, a renda vai no Schedule C, linha 1, receita bruta (IRS: instruções do Schedule C). O campo de entrada recebe somente o valor informado por engano. O restante do formulário é declarado em outro lugar, conforme o que os pagamentos eram (IRS: instruções do Form 1040; IRS: Schedule 1).

O Schedule 1 mais recente, suas instruções e o rascunho do IRS do próximo Schedule 1 usam esse campo de entrada; confirme-o no formulário final do ano em que você entregar. As declarações de 2022 e 2023 não têm campo de entrada: o IRS manda mostrar o valor errado no Schedule 1, linha 8z, e compensá-lo na linha 24z, ou mostrar os dois na linha 8z, com a compensação como valor negativo (IRS: perguntas frequentes sobre o Form 1099-K, situações comuns).

A cópia do emissor no IRS fica como foi enviada até o emissor corrigi-la. O valor informado no campo mostra ao IRS qual parte do formulário você trata como erro, e seus registros sustentam o restante. Depois de uma correção, a transcrição de salários e rendimentos (wage and income transcript) mostra o que o IRS tem agora. Ela lista só os formulários enviados ao IRS, o que pode não incluir todos os formulários emitidos para você (IRS: tipos de transcrição).

Presentes e contas divididas estão em pagamentos pessoais em um formulário de aplicativo de pagamento. Bens pessoais vendidos com prejuízo estão em o formulário da plataforma para bens pessoais vendidos com prejuízo.

Meu 1099-K cobre só metade do ano, ou recebi dois formulários da mesma plataforma: o que faço?

Some todos os formulários que mostram pagamentos diferentes e descarte qualquer formulário que substitua outro. O IRS diz para usar todos os formulários e seus outros registros quando vários formulários mostram transações diferentes (IRS: perguntas frequentes sobre o Form 1099-K).

Conte cada pagamento uma só vez. Se uma transferência entre suas próprias contas ou aplicativos aparece como pagamento em um segundo formulário, veja a mesma renda em dois formulários fiscais.

Um formulário de meio ano pode estar certo ou errado. Confira as caixas 5a a 5l: os meses com valores devem bater com o relatório mensal da plataforma. Se os outros meses pertencem a outro emissor, procure o formulário dele. Se este emissor cuidou desses meses e os deixou de fora, peça um formulário corrigido.

Um mês sem formulário ainda pode ter renda, e a transcrição de salários e rendimentos mostra os formulários enviados com o seu número. Para uma plataforma que não enviou nada, veja o limite do 1099-K e a renda sem formulário.

Meu 1099-K está no meu EIN, mas entrego o Schedule C com meu SSN: isso é um problema?

Se o EIN foi emitido para você como empresário individual, o formulário é permitido e a renda vai no mesmo Schedule C. É um problema quando o EIN pertence a uma entidade separada ou a outra pessoa; a tabela mostra qual é o seu caso. O IRS informa aos emissores que os números de identificação fiscal servem para cruzar os valores informados com as declarações, então confira o número antes de entregar (IRS: instruções gerais).

As páginas do IRS não dizem como o cruzamento de dados trata um formulário no EIN de uma LLC quando a declaração do proprietário usa o número do próprio proprietário, então não dá para descartar um aviso. Guarde o formulário e seu pedido ao emissor até a correção.

Corrija o número na origem: atualize o nome e o número que o emissor tem em cadastro e peça um formulário corrigido. Um número ausente ou errado, ou um nome que não bate com os registros do IRS ou do Social Security, pode levar o emissor a fazer a retenção adicional (backup withholding) de 24%. Essa retenção aparece na caixa 4, e você a lança na declaração como imposto já pago. Informar ao emissor o número correto faz a retenção parar (IRS: retenção adicional). Um formulário com o seu ITIN é aceito se você não tem direito a um SSN (IRS: perguntas frequentes sobre o Form 1099-K). Se você já recebeu um SSN, pare de usar o ITIN, dê o SSN ao emissor e avise o IRS para que ele una os seus registros (IRS: ITIN).

O 1099-K está no nome da minha LLC ou no nome de outra pessoa: de quem é a renda?

A renda pertence ao contribuinte a quem as regras fiscais atribuem o ganho, não ao nome impresso no formulário. No caso de uma LLC, é o proprietário ou a própria LLC, conforme a forma como a LLC é tributada: veja como as LLCs são tributadas.

• Vendas de outra pessoa pela sua conta, ou uma maquininha de cartão compartilhada: as páginas do IRS não dizem que o campo de entrada serve para esses casos, então veja um 1099-K por vendas de um parente.
• Você comprou ou vendeu o negócio, ou mudou o tipo de entidade, durante o ano: o formulário pode incluir pagamentos de antes ou depois da mudança se a maquininha não foi atualizada. Depois de uma venda, peça ao emissor um formulário corrigido e guarde o contrato que mostra a data. Depois de mudar de entidade ou de número fiscal, informe ao processador o novo nome e o novo número e guarde os registros das duas entidades (IRS: o que fazer com o Form 1099-K).

Uma divergência gera um aviso do IRS, e como respondo?

Uma divergência entre um 1099-K e a sua declaração pode gerar um aviso do IRS. O IRS compara o que terceiros informam com a sua declaração e, quando os dados diferem, pode enviar um aviso da série CP2000 que propõe alterações. O aviso não é uma cobrança, e pode ser exigida uma resposta (IRS: entendendo o aviso da série CP2000). Nada nas páginas do IRS diz que o aviso é certo, nem que ele não virá.

Se chegar um, leia o aviso inteiro e compare com o formulário, com qualquer formulário corrigido e com seus registros. Diga se você concorda, no todo ou em parte. Se o aviso se baseia em um 1099-K errado, sustente sua discordância com seu pedido ao emissor, o formulário corrigido (se tiver), o relatório da plataforma e os registros bancários, e responda até a data indicada no aviso. As etapas completas, incluindo mais prazo e declarações retificadoras, estão em como responder a um aviso de subdeclaração do IRS.

Pode ser aplicada uma multa por imprecisão (accuracy-related penalty) de 20% sobre a parte do imposto não pago devida a negligência ou a subdeclaração substancial. O IRS lista a omissão de renda mostrada em uma declaração informativa como uma ação que pode indicar negligência, e diz que pode cancelar ou reduzir algumas multas quando você agiu de boa-fé e consegue mostrar causa razoável (IRS: multa por imprecisão na declaração). Guarde seu pedido ao emissor e todas as respostas.

Que registros comprovam o número real se o formulário nunca for corrigido?

Os registros que comprovam o número real ligam cada dólar do formulário a uma venda, a um reembolso ou a um pagamento que não era renda. Para a receita bruta, o IRS lista informações de depósitos, talões de recibos e faturas como documentos de apoio (IRS: que tipos de registros guardar). Monte uma ponte curta do formulário até a sua declaração:

Guarde os registros até acabar o prazo da declaração correspondente (IRS: por quanto tempo guardar os registros). Quanto tempo isso pode levar está em retificar para incluir renda omitida em declarações anteriores.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma duplicidade dentro do formulário

O formulário de uma vendedora mostra US$42.000. Os registros dela mostram US$30.000 em vendas, e os outros US$12.000 são as mesmas vendas contadas duas vezes. Ela pede um formulário corrigido ao emissor e guarda a resposta. A declaração vence antes de a correção chegar, então ela entrega no prazo. Informa US$12.000 no campo de entrada do topo do Schedule 1 e declara US$30.000 de receita bruta no Schedule C, linha 1, com o relatório da plataforma e o pedido dela no arquivo. Quando o formulário corrigido mostrar US$30.000, a cópia do IRS e a declaração dela vão bater.

Um formulário no EIN da LLC

O proprietário de uma LLC de um único membro recebe um formulário de US$55.000 no EIN da LLC. A LLC não optou por ser tributada como corporação, e os registros dele concordam com o valor. O valor está certo e o número está errado. Ele declara os US$55.000 como receita bruta no Schedule C, envia ao emissor um novo Form W-9 com seu nome e SSN e pede um formulário corrigido. Nada vai no campo de entrada.

Uma loja que trocou de processador

Uma loja passou para um novo processador de pagamentos em julho. Um formulário mostra US$18.000 de janeiro a junho e o outro mostra US$26.000 de julho a dezembro. Os registros dela mostram que os formulários cobrem meses e pagamentos diferentes, então os dois contam. Juntos, informam US$44.000 em pagamentos, antes de reembolsos e descontos. A receita bruta do Schedule C dela parte desse total e soma qualquer venda em dinheiro ou em outras plataformas. Ela confere as caixas 5a a 5l de cada formulário com o relatório mensal desse processador.

E no seu caso?

• O formulário está longe dos seus registros, você tem formulários de várias plataformas ou anos, ou o formulário está errado em mais de um ponto: o que declarar, o que pedir a cada emissor que corrija e como responder ao IRS com registros que se sustentam dependem dos seus números. Procure ajuda com imposto de pessoa física. Se os próprios registros de vendas estão espalhados, comece pela ajuda com escrituração contábil.
• Chegou um aviso do IRS: veja como responder a um aviso de subdeclaração do IRS e procure ajuda com imposto de pessoa física antes da data da resposta.
• O formulário está no EIN da sua LLC ou no nome errado, e você entrega o Schedule C: veja como as LLCs são tributadas. O que pedir ao emissor que corrija e o que declarar neste ano é uma questão para ajuda com imposto de pessoa física.
• O negócio entrega a própria declaração (uma sociedade, uma LLC tributada como corporação, uma corporação): a renda pertence a essa declaração; procure ajuda com imposto de corporação.
• O formulário estava errado em anos que você já entregou: anos anteriores podem usar outro lançamento no Schedule 1. Veja como retificar para incluir renda omitida em declarações anteriores e procure ajuda com imposto de pessoa física se houver mais de um ano ou de uma plataforma.
• Você mora fora dos EUA, ou a plataforma trata você como vendedor estrangeiro: o Form W-9 pode não ser o formulário certo. Veja o 1099-K de uma plataforma dos EUA para um vendedor canadense e procure ajuda com impostos entre países.
• O mesmo pagamento está em um 1099-K e em um 1099-NEC: veja a mesma renda em dois formulários fiscais.
• O formulário mostra vendas brutas muito acima do seu lucro: veja vendas brutas e custo das mercadorias vendidas.
• Você não recebeu nenhum formulário: veja declarar a renda de plataforma sem formulário fiscal.